中等职业学校档案管理制度

学校档案管理制度

一、立卷归档制度

1、凡本单位在党、政、工团、基建、教学形成的具有查考利用价值的文件材料（包括文字、统计数学、图纸、相片、录音（像）、报表等）均属归档范围。

2、每年文书档案由文书人员负责在第二年三月份结束归档工作，学籍档案、德育档案、实验教学档案、信息技术档案、电教档案、图书室档案由负责人在第二年度9月份结束归档工作。立卷归档，并向综合档案室移交。

3、归档文件材料必须收集齐全，组卷合理，分类清楚，卷内文件排列系统，保管期限划分准确，案卷标题简明确切，装订结实、美观，字迹工整、清晰。

二、档案借阅制度

1、凡本单位人员因工作需要查档案，一般在档案室查阅，如需借出，须办妥手续后方可借出，并在2—3天内归还。

2、借阅档案，必须履行登记手续，填写借阅登记及档案利用效果

3、查阅或需摘录机密档案，须经领导批准，并在指定地点查阅，不得翻阅其他无关材料。

4、凡外单位来查阅档案，须持单位介绍信，并说明查阅内容，年代和目的才能查阅，除特殊情况外，一律不外借。

5、借阅档案必须妥善保管，爱惜使用，禁止私看折卷，抽页，随意涂改做记号，不得擅自复制、转借他人或单位，一经发现依法处理。

6、凡未经整理，登记完毕的档案，一律不外借。

三、档案保密制度

1、严守有关保密守则。 2、不随便携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙。

3、不准将机密材料、内部资料、作为废纸出售。

4、提供利用秘密文件资料，严格按照密级规定执行审批手续。

四、档案室管理制度

为了加强档案室管理工作，切实做到“八防”，确保档案的安全和质量，特制定本制度：

1、档案室应有专人专管，非档案工作人员未经同意不得随意入内、开启。

第一章 总则

第一条 为加强中等职业学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于我校各类档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条 档案管理工作遵循以下原则：

（一）统一领导，分级管理；

（二）集中保管，分散利用；

（三）真实记录，全面反映；

（四）科学管理，确保安全。

第二章 档案管理职责

第四条 校长对本校档案工作全面负责，分管领导具体负责档案管理工作。

第五条 档案管理部门负责以下工作：

（一）组织实施档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、提供利用等工作；

（二）负责档案库房、设施、设备的维护和管理；

（三）开展档案业务培训和咨询；

（四）制定档案管理制度，并组织实施；

（五）负责档案工作的监督检查。

第六条 各部门负责人对本部门档案工作负直接责任，具体负责以下工作：

（一）建立健全本部门档案工作制度；

（二）负责本部门档案的收集、整理、归档工作；

（三）对本部门档案进行鉴定、销毁；

（四）协助档案管理部门开展档案工作。 第三章 档案收集与整理

第七条 档案收集应遵循以下原则：

（一）全面性：收集档案应全面反映学校各项业务活动和工作成果；

（二）真实性：收集的档案应真实、准确、完整；

（三）时效性：收集的档案应具有保存价值。

第八条 档案整理应遵循以下原则：

（一）分类整理：根据档案的内容、形式、用途等进行分类整理；

（二）系统化：保持档案的内在联系，便于查找和利用；

（三）标准化：采用统一的标准和规范进行整理。

第四章 档案保管与利用

第九条 档案保管应遵循以下原则：

（一）安全保管：确保档案实体和信息安全；

（二）科学保管：采用科学的保管方法和手段；

（三）合理利用：在确保档案安全的前提下，提高档案利用率。

第十条 档案利用应遵循以下原则：

（一）依法利用：按照档案法律法规和学校规定，提供档案利用；

一、总则

为加强职业技术学校档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围

1. 学校行政、教学、科研、基建、财务、人事、设备、后勤等各项工作活动中形成的各类档案；

2. 学生学籍、成绩、毕业证书等档案；

3. 教师个人档案、职称评定档案、科研成果档案等；

4. 其他应归档的材料。

三、档案管理制度

1. 档案收集与整理

（1）各部门在日常工作活动中形成的档案，应按照规定及时收集、整理，并报送档案管理部门；

（2）档案收集应确保完整性、准确性，对涉及保密的档案，应按照国家保密规定进行管理；

（3）档案整理应遵循档案分类、编号、编目、装订等规范，确保档案有序存放。

2. 档案保管与保护

（1）档案管理部门负责档案的保管工作，确保档案安全、完整；

（2）档案存放应保持干燥、通风，防止霉变、虫蛀、火灾等灾害；

（3）档案查阅、复制、借阅等应按照规定办理手续，确保档案安全。

3. 档案利用与公开

（1）档案利用应遵循便民、高效、安全的原则，为学校各项工作提供有力支持；

（2）档案公开应按照国家有关法律法规和学校相关规定进行，确保档案信息安全；

（3）档案查阅、复制、借阅等应办理相关手续，并按规定收取费用。 4. 档案鉴定与销毁

（1）档案鉴定应遵循真实性、完整性、科学性、实用性原则，确保档案价值；

（2）档案销毁应按照国家有关法律法规和学校相关规定进行，确保档案信息安全。

四、档案管理人员职责

1. 档案管理人员应具备较高的政治素质、业务能力和职业道德；

2. 档案管理人员应严格执行档案管理制度，确保档案安全、完整；

3. 档案管理人员应定期对档案进行整理、鉴定、销毁等工作；

4. 档案管理人员应积极为学校各项工作提供档案服务。

五、监督检查与奖惩

1. 学校应定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的有效执行；

第一章 总则

第一条 为加强职业学院学生档案管理工作，确保学生档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥学生档案在学生教育、管理、就业等方面的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法律法规，结合我院实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于我院全日制在校学生及毕业生。

第三条 学生档案是指学生在校期间形成的各种文件材料，包括入学登记表、学籍变动材料、奖惩材料、毕业论文、体检报告等，是反映学生个人成长经历和德、智、体、美、劳全面发展的重要依据。

第二章 学生档案管理机构及其职责

第四条 学院设立学生档案管理中心，负责学生档案的收集、整理、归档、保管、利用和转递等工作。

第五条 学生档案管理中心的主要职责：

（一）制定学生档案管理制度，组织实施档案管理工作；

（二）负责学生档案的收集、整理、归档和保管；

（三）对学生档案进行分类、编号、归档，确保档案的完整性和安全性；

（四）为学生提供档案查询、利用服务；

（五）负责毕业生档案的转递工作；

（六）对违反档案管理制度的行为进行查处。

第三章 学生档案归档内容

第六条 学生档案归档内容应包括：

（一）入学登记表、学籍变动材料；

（二）学生成绩单、毕业论文；

（三）学生在校期间获得的各类奖惩材料；

（四）学生在校期间的各类活动记录； （五）学生体检报告、个人照片等；

（六）其他与学生学习、生活、成长相关的材料。

第四章 学生档案管理要求

第七条 学生档案管理中心应确保档案的真实性、完整性和安全性，具体要求如下：

（一）档案材料必须真实、准确、完整，不得伪造、篡改；

（二）档案保管应符合国家档案管理标准，采取防潮、防虫、防霉等措施，确保档案安全；

（三）档案查阅、借阅、复制等手续应严格办理，确保档案信息安全；

（四）学生档案的转递应按照规定程序进行，确保档案完整、安全。

第五章 学生档案的利用与保护

第八条 学生档案的利用：