公司内会议审批管理制度
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公司部门会议管理制度第一篇总则第一条为加强公司各部门的协调沟通和工作推进,促进公司整体运营效率和经济效益的提升,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内各部门的会议管理工作。
公司各部门在召开、组织、记录、汇总会议等相关工作过程中,必须遵循本制度。
第三条公司部门会议应体现科学务实、高效便捷、民主平等、文明规范的原则,做到建议熟悉、议事清晰、会议纪律,确保会议效果的最大化。
第四条本制度的遵守和执行是公司全体员工应尽的职责,违反本制度的将给予相应的纪律处分。
第二篇会议召开第五条公司各部门应根据需要定期召开工作会议,会议召开时间应提前至少三个工作日确定,具体时间由部门负责人确定。
第六条会议召开的领导人员应按时参加,缺席者必须提前请假并说明原因,会议开始后不得擅自离开。
第七条会议召开的地点应选定在公司内具备会议条件的会议室,确保会议的正常进行。
第八条会议召开前,部门应准备好相关资料和会议内容,保证会议的顺利进行。
第三篇会议组织第九条会议组织应由部门负责人或指定的负责人负责,组织者应提前整理好会议议程,并发送给参会人员。
第十条会议期间,应由会议组织者主持会议,统筹和引导全场,确保会议的效果。
第十一条会议组织者应在会议过程中及时汇总和记录重要意见和建议,做好会议记录。
第十二条会议组织者应根据会议内容和讨论情况,及时确定会议纪要的撰写人员,并要求撰写人员在会议结束后三个工作日内完成会议纪要。
第四篇会议记录第十三条会议记录应真实记录会议的整个过程,包括会议的时间、地点、参会人员、议题、讨论内容和结论等。
第十四条会议记录应由记录人员在会议结束后三个工作日内完成,报送给会议参与人员和会议组织者。
第十五条会议记录应加盖部门公章,确保记录的真实性和有效性。
第五篇会议总结第十六条会议结束后,部门负责人或指定的负责人应对会议进行总结,包括会议的主要议题、讨论结果、问题解决情况和工作计划等。
第十七条会议总结应及时向参会人员和有关部门通报,确保相关工作的顺利推进。
公司审批权限管理制度
一、定义
二、制度范围
1.该制度适用于公司财务管理中的所有审批事项,包括采购、预算、付款、报销、招投标、会议、备用金、各项补助等;
2.该制度不适用于公司内部管理规定、政府法律法规、其他管理制度中的审批程序。
三、审批权限
1.总经理审批权限:总经理对所有审批事项有最终决定权。
2.主管副总审批权限:主管副总审批事项有实际总经理审批的事项,以及投资总额超过500万,月度支出总额超过1000万的事项。
3.分管副总审批权限:分管副总审批事项有实际总经理和主管副总审批的事项,以及投资总额不超过500万,月度支出总额不超过1000万的事项。
4.主管部门领导审批权限:主管部门领导审批事项有实际总经理、主管副总和分管副总审批的事项,以及投资总额不超过20万,月度支出总额不超过50万的事项。
四、审批流程
1.部门发起审批:首先各部门要根据审批事项类别和审批权限确定审批流程。
会议管理制度及规定第一章总则第一条为规范会议管理工作,提高会议效率,制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有会议的组织与管理工作。
第三条会议是公司内部各个部门之间开展沟通协作、汇报工作、决策制定等活动的重要平台,必须按照本制度规定进行统一管理。
第四条公司全体员工应当严格遵守本制度的规定,认真履行会议相关职责,保证会议顺利进行。
第五条具体会议的组织形式、议程安排等细节由召集人事先制定,并在会议召开前告知各与会人员。
第六条会议记录应当按时整理并归档,确保会议的讨论内容、决议以及行动计划得以有效执行。
第二章会议流程第七条会议按照事先确定的时间、地点召开,迟到者视同缺席。
第八条会议召集人应当提前确定议程,并根据议程内容准备好相关资料。
第九条会议开始时,会议召集人应当简要介绍会议议程,说明会议宗旨,并同与会人员确认出席名单。
第十条会议讨论应当严格按照议程进行,不得擅自跑题或偏离主题。
第十一条与会人员在发言之前应当提前准备好发言稿,避免出现临时性错误或遗漏。
第十二条会议结束时应当总结会议内容,确认决议事项,明确行动计划,并明确责任人及时间节点。
第三章会议责任第十三条会议召集人应当对会议的组织和进程负责,确保会议安排合理,议程清晰,并激发与会人员的积极性。
第十四条会议记录人应当认真记录会议过程,确保会议纪要的准确性和完整性。
第十五条与会人员应当积极参与会议讨论,发表自己真实的意见和建议,并认真执行会议决议。
第十六条会议参与人员对于自己不能出席会议的情况,应当提前通知会议召集人,并请假。
第十七条会议纪要应当在会议结束后的24小时内整理完成,并交予相关领导审核。
第四章会议文化第十八条公司倡导尊重、合作、高效的会议文化,营造良好的会议氛围。
第十九条会议中应当尊重他人的发言权,谦虚接受批评和建议,并注重团队精神和合作意识。
第二十条会议应当避免无效讨论,减少空转时间,提高会议效率。
第二十一条会议管理人员应当时刻注意会议参与人员的情绪变化,及时进行调解和疏导,确保会议和谐进行。
公司会议管理制度细则范本
一、会议目的与分类
会议应明确目的,区分为日常工作会议、项目进度会议、决策性会议等类型,并根据不同
类型设定相应的召开标准和程序。
二、会议申请与审批
所有会议均需提前书面申请,注明会议主题、时间、地点、参会人员及预期成果等。
部门
负责人审核后,提交至上级管理者或行政部门进行审批。
三、会前准备
会议召集人负责会前准备工作,包括会议通知的发放、资料的准备、设备的检查等,确保
会议能够顺利进行。
四、会议纪律
规定会议开始时间准时,迟到者需说明原因并记录。
会议期间手机等通讯设备应保持静音
状态,避免影响会议进程。
五、会议议程
会议应有明确的议程安排,包括讨论的主题、发言顺序、每个议题的时间控制等,以提高
会议效率。
六、会议纪要
指定专人负责会议记录,包括出席人员、讨论内容、决议事项等,并在会后整理成文,及
时分发给相关人员。
七、后续跟进
对于会议中提出的决议和任务分配,应明确责任人和完成时限,由专人负责跟进执行情况,并进行定期评估和反馈。
八、异常处理
对于无法按时召开的会议或需要调整的议题,应及时通知所有参会人员,并说明变更原因
和新的时间安排。
九、会议效果评估
定期对会议管理制度的执行情况进行检查和评估,收集参会人员的意见和建议,不断优化
会议流程和管理措施。
十、制度修订
随着企业发展和管理需求的变化,会议管理制度应适时进行修订,以适应新的管理环境和提升会议质量。
公司会议制度及分类细则第一章 总则为保证公司会议的效率与效果,规范会议的组织与管理,特制定本会议制度及分类细则。
本制度适用于公司内所有层级会议,旨在通过明确会议目的、规范会议流程、强化会议纪要的跟踪落实以及优化会议室管理规定,提升公司决策效能和团队协作效率。
一、会议目的1. 公司会议旨在促进沟通与协作,解决工作中的重大问题,推动公司战略目标的实现。
2. 会议应聚焦主题,确保讨论内容具有针对性和实用性,避免形式主义和无效沟通。
二、会议分类1. 公司级会议:包括董事会、总经理办公会等,主要讨论公司战略、重大决策及重要事项。
2. 部门级会议:包括部门例会、专题会等,主要协调部门内部工作,解决部门间协作问题。
3. 项目级会议:针对特定项目召开的会议,旨在推进项目进度,解决项目中的问题。
4. 临时会议:针对突发事件或紧急事项召开的会议,旨在快速响应和解决问题。
三、会议原则1. 重视会议准备工作,提前确定会议主题、议程、参会人员等。
2. 原则上,会议时间应控制在1-2小时内,避免长时间占用工作时间。
3. 会议主持人负责维护会议秩序,确保会议高效、有序进行。
4. 参会人员应积极参与讨论,遵守会议纪律,按时提交会议材料。
四、参会人员1. 公司级会议:公司领导、相关部门负责人及必要时的其他人员。
2. 部门级会议:部门全体人员或相关人员。
3. 项目级会议:项目组成员及相关人员。
4. 临时会议:根据会议主题和需要,由主持人指定参会人员。
五、会议纪律1. 参会人员应按时参会,如有特殊情况不能参加,需提前向主持人请假。
2. 会议期间,手机静音或振动,避免影响会议进程。
3. 会议内容保密,未经许可不得泄露给无关人员。
4. 会议结束后,参会人员应按照会议纪要的要求执行相关任务。
本制度自发布之日起实施,如有未尽事宜,可根据实际情况予以调整。
各部门应认真贯彻执行本制度,确保公司会议的效率与效果。
后续章节将分别就会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容进行详细阐述。
会议管理制度
一、总则
为了规范公司会议管理,提高会议效率,确保会议决策的有效性和执行力,特制定本制度。
二、会议类型与目的
1、公司例会:每周一上午定期召开,总结公司运营情况,布置工作任务,协调部门间工作。
2、部门会议:各部门根据工作需要召开,原则上每周一次,解决部门内部问题,推动部门工作开展。
3、专题会议:针对特定议题或项目召开,集思广益,制定解决方案。
4、临时会议:根据需要临时召开,解决突发事件或紧急问题。
三、会议组织与管理
1、公司例会、专题/临时会议由公司行政部组织召开,部门会议由各部门自行组织。
2、会议组织者应提前确定会议时间、地点、参会人员及会议议程,并提前通知参会人员。
3、参会人员应按时参加会议,如有特殊情况需请假,应提前向会议组织者报备。
4、参会人员应提前根据会议议程做好会议内容准备,积极发言,提高会议质量与效率。
5、会议期间,参会人员应遵守会议纪律,保持手机静音,不得随意离席。
6、会议组织者应负责会议记录,确保会议内容准确、完整。
会议记录应在会议结束后及时整理并发送给参会人员。
7、会上各项决策和工作部署应明确责任人、完成时间和执行标准,会议组织者负责后续完成情况的督办与跟踪,并在下次会议上通报完成情况。
8、各部门应积极配合执行会议决策,如有困难或问题应及时向相关部门或上级领导反馈。
四、附则
1、本制度自发布之日起执行,如有需要,可适时修订。
2、本制度的解释权归公司行政部所有。
公司会议管理制度总经办第一章总则第一条为了保证公司会议的高效进行,加强公司内部沟通和协调,促进公司各部门间的合作和协作,特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有的会议活动,包括但不限于董事会、高管会议、部门会议、项目会议等。
第三条所有的会议必须严格按照本制度的规定进行,不得擅自变更。
第四条会议管理工作由公司总经理办公室负责组织实施。
第五条公司会议的召开应遵循确保会议高效、准确、及时、完整的原则。
第六条公司会议应主要议事议事情;会议不得以其他名义违规审批或决定不属于本单位的业务事项。
第七条任何单位或个人不得违反法律、法规和公司章程的规定而召开和参加会议。
第八条公司会议必须严格按照事先发布的议程和计划进行,确保会议效率和结果。
第九条会议参与者应按时参加会议,不得私自迟到或早退。
迟到者从第二次开始需进行处罚。
第十条会议纪要应当实事求是,公正客观,不能为空表述或造成任何误解。
第十一条会议记录应及时整理并保存,需要守密的,应做好防护措施。
第十二条会议管理应当遵守相关会议有关规定的规定。
第十三条会议室申请和使用规定详见公司会议室使用管理制度。
第十四条与会人员的行为要严格遵守公司相关规定和纪律。
第十五条会议的组织和安排应当遵循公平、公开、公正的原则。
第十六条有关费用开支应当合理,并按公司相关规定执行。
第十七条对于会议中出现的问题和纠纷,应当根据情况及时解决,以维护公司整体利益。
第二章会议召开原则第十八条会议召开应当有明确的目的和议程,保证会议的目的明确,议程明确,确保会议的高效、专业和秩序井然。
第十九条会议召开应当综合考虑各方面的因素,合理安排时间和地点,不得影响正常工作秩序。
第二十条会议召集人应当提前通知参会人员,并发送会议通知,明确会议时间、地点、议程、参会人员名单等信息。
第二十一条会议召集人应当合理安排会议时间,以确保各部门和人员能够参加,并尽量避免影响正常工作。
第二十二条会议召集应当坚持信息公开原则,对于需要隐私保护的事项应当做好保密工作。
公司会议管理制度制度第一章总则第一条为了统一公司会议管理制度,提高会议效率和质量,规范会议行为,保障公司决策的科学性和合理性,特制定本制度。
第二条公司所有部门和人员在组织、参加会议过程中,应遵循本制度规定,严格执行。
第三条公司会议分为常规会议和临时会议两种,按照会议层次可分为董事会、管理层会议、部门会议等。
第四条公司会议的召开应当具有明确的目的,充分调动各方面的积极性,达到会议效果的最大化。
第五条公司高管人员应当发挥表率作用,对会议管理制度的贯彻执行负有直接责任。
第六条本制度经公司法律事务部门起草,经公司董事会审议通过,并于__________年月日起正式实施。
第二章会议的召开第七条会议的主要形式有实体会议和远程会议两种。
实体会议一般应当选在公司内指定的会议室进行,远程会议可通过电话、视频会议等方式进行。
第八条会议应当提前确定会议主题、议程、参会人员、时间地点等相关信息,并及时通知参会人员。
第九条参会人员应按时到达会议现场,不得擅自离场或迟到早退,否则应当说明理由并经组织者批准。
第十条会议的召集人应当主持秩序,使会议有序进行。
第十一条会议应当按照议程安排时间顺序进行,不得随意更改议题顺序,确保会议进程的合理性和高效性。
第十二条会议中出现问题时,应提倡积极讨论、理性辩论,并严禁激烈争执和人身攻击。
第十三条会议中的发言应当遵循礼貌原则,不得使用攻击性言辞或谩骂他人。
第三章会议的资料和纪要第十四条会议的主办部门应当提前准备好相关资料,并按照议程顺序进行说明。
第十五条会议资料应当真实可靠,不得夸大事实或隐瞒信息。
第十六条会议纪要应当真实完整,记录会议的主要内容和结论,并按照公司规定归档保存。
第十七条会议纪要应当及时完成,在会议结束后的三个工作日内发给参会人员并报批记录。
第十八条参会人员对会议纪要有异议的,应当在纪要发放后的一个工作日内向主办部门提出,经协商解决。
第四章会议的执行第十九条会议的决议应当经过讨论,达成共识后予以执行。
内部审批与决策制度第一章总则第一条目的和依据为了规范企业内部的审批与决策流程,提高决策的科学性和效率,订立本制度。
第二条适用范围本制度适用于本公司全体员工,包含各级管理人员和员工。
第三条审批与决策原则审批与决策应遵从公平、公正、公开、透亮的原则,充分发挥多方参加、民主决策的作用,确保决策科学、稳定、高效。
第四条术语解释审批:指企业内部对各类事项进行审核、批准的过程。
决策:指企业内部对各类事项进行选择和决策的过程。
第二章决策流程第五条决策责任人每个部门设立决策责任人,由部门负责人兼任或委托特定人员担负。
第六条决策的程序决策程序一般遵从以下步骤: 1. 准备工作:明确决策事项、收集必需信息、进行初步分析。
2. 决策议题提交:决策责任人将决策议题提交给相关部门负责人或决策委员会。
3. 权限审批:相关部门负责人或决策委员会对决策议题的合理性进行审批。
4. 决策会议:相关部门负责人或决策委员会组织召开决策会议,商讨决策议题并达成共识。
5. 决策实施:决策责任人负责将决策结果落实到具体行动计划中,并监督落实情况。
6. 决策评估:决策责任人对决策结果进行评估、总结和反馈。
第七条决策会议1.决策会议应提前通知参会人员,确保参会人员能够定时参加。
2.决策会议应有明确的议题,主持人应确保会议依照议程进行,保证参会人员的发言权和表决权。
3.决策会议的决策结果应以正式决策文件形式发布,并及时向相关人员通报。
第八条决策效力决策责任人对决策结果负有最终责任,相关部门负责人应确保决策结果的执行。
第三章审批流程第九条审批程序审批程序一般遵从以下步骤: 1. 提交审批申请:申请人将审批申请提交给审核部门。
2. 预审环节:审核部门对审批申请进行初步审核,确认申请料子是否齐全。
3. 审批环节:审核部门依据规定的权限、程序对审批申请进行审批。
4. 决策环节:若涉及重点事项或跨部门的审批,则需由决策责任人组织决策会议进行决策。
简单公司会议管理制度范文一、总则1. 本公司会议管理制度旨在规范会议召开流程,提高会议效率,确保会议目的性和实效性。
2. 本制度适用于公司内部所有部门及全体员工召开的各类会议。
二、会议分类与召开原则1. 根据会议性质和目的,公司会议分为日常工作会议、项目进度会议、决策讨论会议等。
2. 日常工作会议由各部门负责人定期召开,主要用于交流工作进展、协调任务分配。
3. 项目进度会议针对特定项目成立,由项目负责人组织召开,重点跟踪项目实施情况。
4. 决策讨论会议用于重大事项决策前的意见征集和方案讨论,由相关高层管理人员召集。
三、会议准备1. 会议召开前,主持人需明确会议目的、议题、参会人员名单及会议预期成果。
2. 会议通知应至少提前一天发出,内容包括会议时间、地点、议程等,确保参会人员有充分准备。
3. 参会人员应提前阅读会议材料,准备好相关意见和建议。
四、会议召开1. 主持人负责控制会议进程,确保会议按时开始和结束。
2. 参会人员需遵循会议纪律,保持手机静音,不随意打断他人发言。
3. 对于每个议题,主持人应引导讨论,鼓励建设性意见,避免偏题和冗长发言。
五、会议记录与跟进1. 会议记录员负责详细记录会议内容,包括出席人员、讨论要点、决议和行动计划。
2. 会后应及时整理会议纪要,分发给所有参会人员和相关人员。
3. 对于会议中确定的任务和责任分配,应明确完成时限,并由责任人跟进执行情况。
六、会议评估与改进1. 定期对会议效果进行评估,收集参会人员的反馈意见。
2. 根据评估结果,及时调整会议流程和内容,持续优化会议管理。
七、附则1. 本制度自发布之日起实施,由公司管理层负责解释和修订。
2. 各部门可根据具体情况制定相应的实施细则,但不得与本制度相抵触。
会议管理制度
(试运行)
1.目的:
为规范公司各项会议及各类培训流程,统一会议管理模式,减少会议数量、缩短会议时间,提高会议质量,特制定本制度。
2.适用范围:
适用于临沂开元轴承有限公司所有会议,董事会临时安排会议除外。
3.职责:
信息部负责会议的管理,所有会议须在信息部批准后方可召开。
4.工作程序:
4.1.公司级例会
4.1.1周工作例会
此会议的举行时间为每周一13:00,会议由各部门领导参加,总结各部门上周工作,汇报下周工作重点及出现的疑难问题需由其它部门配合或公司领导协调解决事宜;由总经理传达公司的会议精神;布署下周公司的整体工作。
会议要求各部门按顺序汇报:销售-刘元峰、供应链-张连峰、生产-王泽恩、财务-张安云、技术-卢衍村、质量/检测-刘长发、设备-李兆发、人力资源-徐剑冰、技改-王家荣、宏丰-张桓。
每人时间为5-7分钟(大部门7分钟,小部门5分钟)
4.1.2月工作例会
此会议的举行时间为每月第三周的周三09:00,会议由各部门领导参加,总结各部门上月工作,汇报下月工作重点及出现的疑难问题需由其它
部门配合或公司领导协调解决事宜;由总经理传达公司的会议精神;布署下月公司的整体工作。
会议要求各部门按顺序汇报:财务-张安云、销售-刘元峰、供应链-张连峰、生产-王泽恩、技术-卢衍村、质量/检测-刘长发、设备-李兆发、人力资源-徐剑冰、技改-王家荣、宏丰-张桓。
每人时间为10-12分钟(大部门12分钟,小部门10分钟)
4.2部门级例会
部门例会由各部门自行安排,但会议时间、参加人等,不得与公司会议冲突。
总结部门工作,并对下一阶段工作进行布署。
各部门可以根据实际情况自行安排开会时间。
如有固定时间,使用公司会议室的,应向信息部提出申请,信息部确认备案后,召开会议时即可不用再次提交会议申请。
4.3其它会议安排
临时召开的会议,会议召集部门应在召开前1-2天向信息部提报会议申请,批准后方可召开。
4.4凡公司已列入会议计划的会议,遇法定假日或遇特殊情况需临时安排其它会议的,时间将另行安排,由信息部或相关人员提前通知各部门。
未经信息部调整的,任何人(部门)不得随意调整正常会议计划。
4.5会议安排的原则为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。
各类会议的优先顺序为:公司级例会、公司级临时会议、部门会议。
因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
4.6会议一经确定,与会人员应预先做好各项工作安排,原则上不得请假缺席或迟到,遇特殊情况须提前向会议发起人请假,获得批准后方可指派专人代为参加,会后应主动询问会议内容及交办事项,确保会议布署的
各项工作按时保质完成并对工作结果负责。
5.会议的申请及准备:
5.1公司现设有四个会议室(常用会议室为新区的第二、张庄区的第四),供公司人员使用,为了避免会议室及参会人员冲突,保证会议顺利召开,凡需使用公司会议室的,均应提前向信息部提出申请,由信息部批准调度。
具体要求如下:
5.1.1除例会(公司级例会、部门级例会)外的其他会议,应在召开前1-2天通过办公网络向信息部提出会议申请,批准后方可进行。
5.1.2填写会议申请时,除会议参加人员,请在查看部门内添加会议服务部门或人员,务必要填写提醒的时间、次数。
5.1.3会议预约如有冲突,信息部将通知会议申请人,改期或改地点进行。
5.1.4会议申请人应根据会议性质在申请表内注明特殊要求,并发送相关管理部门,对于申请人需要标注的事项安排如下:
a.如需有投影设备演示说明的会议,由信息部提前做好投影设备连接调试工作;
b.会议之前,由人力资源部根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品;
c.上级重要领导检查指导、座谈性质会议及团体会等会议,由人力资源部准备果品和鲜花及其他招待用品;
d.根据会议规模需使用音响设备的,由信息部提前做好音响调试安排;
e.如需留存资料,由信息部负责拍照、摄像工作;
f.特别重大会议,应由人力资源部专人负责各项准备工作,具体包括以下内容:
①会议议程安排(应提前报交公司领导或主要参会者);
②会议资料准备(如需分发应在入场前登记分发);
③会议场所布置;
④会议服务人员的安排;
⑤会议签到;
5.1.5任何人不得在未提交会议申请或未经批准的情况下私自占用公司会议室,否则可被遣散会议。
6.会议通知:
6.1公司级例会,月中无调整的,不再另行通知。
6.2其他会议申请批准后,办公系统将自动提醒参会人员与会务服务部门,申请人也可以邮件或电话的方式另行通知。
7.会议要求及纪律
7.1会议发起人应不迟于会前10分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。
7.2会议期间要做好会议记录及会议考勤,会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,会议发起人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。
7.3任何人员不得无故缺席会议,如确实有紧急情况,须提前向会议发起人请假,否则视为缺席。
7.4与会人员不得因任何理由迟到(提前请假获批者除外)。
7.5遵守会议纪律,召开会议期间,与会人员须将手机关机或调成振动状态,不准接听电话,如有重要电话应向会议组织者请假后离场接听,以免影响会议效果。
7.6与会人员严格按发言限定时间发言,如有超时发言需要,需做出申请,否则将按浪费会议时间的多少进行统计通报。
7.7与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗或随意进出。
8.会后要求:
8.1重要会议决议或记录未正式公布前,与会者不得提前透露会议内容。
8.2会议组织人员做好会议纪要,会后上传至公司办公网络的公共文件柜,以便向部门员工准确传达会议精神,落实各项工作任务。
本制度由信息部负责解释,如有未尽事宜,将按公司相关规定执行。
临沂开元轴承有限公司
二O一一年四月
网络视频会议管理制度
(草稿)
为确保公司网络视频会议系统稳定、高效的运行,减少人为故障。
特制定本制度。
公司网络视频会议由人力资源系统及下属的信息部负责。
信息部负责主、分会场的硬件维护、软件调试,并指导会场的值机人员(会议召集系统的人员)使用网络视频会议系统及设备维护工作。
除公司级、部门级例会外,需要使用网络视频会议系统的部门,应提前2天向人力资源部申请,经批准后,由信息部统一安排使用。
信息部在接到网络视频会议系统使用通知后,及时(一般提前2-4小时)协调主、分会场值机人员进行安装调试,并在会前(至少10分钟)完成相关工作。
主、分会场使用视频会议系统前应认真检查会场设备的完好程度,如有问题及时通知主管人员处理,并详细说明出现的故障和原因。
若当时不报告,事后发现时一切责任由该会场值机人员负责。
若因未完成调试而造成网络视频会议无法正常进行,追究该会场值机人员责任。
未经主管领导批准,主、分会场均不得擅自移动或拆卸任何设施。
网络视频会议系统结束后,主、分会场值机人员应按操作程序关闭电源,整理好仪器设备,妥善保管。
说明:该会议管理草稿属系统管理框架,待确定哪种网络会议后,再进行详尽的补充。