文书档案管理技术规范-《5、档案盒图样》

一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。

确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。

“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。

文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

（档案管理）文书档案归档制度西北有色地质勘查局七一七总队《文书档案归档制度》第一章总则第一条为加强本队文书档案管理工作，特制订本制度。

第二条实行文书处理部门或业务部门兼职文书人员立卷制度。

各单位（部门）文书人员或业务部门兼职文书将处理完毕的文件（连同处理结果）整理为归档文件并装盒后，定期移交档案室归档。

第三条本单位各级领导和业务工作人员，将办理完毕的文件材料及时送交文书人员。

公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文的各种附件一律不准抽存），为结后连同处理结果一并转交文书人员，以便他们按期整理、组件、归档。

任何个人不得以任何理由将应归档的文件材料据为已有或私自销毁。

工作变动或因故离岗（职）时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章归档范围第四条凡是在本单位工作中形成的并办理完毕的，又具有查考和利用价值能在维护国家、单位权益等方面提供凭证价值和信息的各种门类和不同载体的文件材料，包括文字、声像、实物等均属归档范围。

第五条归档范围详细如下：一、收发文件1、收文、来自两个渠道，一是本单位办公室收到后经文书处理程序分发各业务部门或业务人员承办的文件；二是各业务部门或业务人员直接收到或者向上级部门索取的需本部门承办的文件。

这些文件来自三级行文机关。

（1）上级机关来文，凡反映本单位工作活动和需要本单位贯彻执行的文件，无论是办公室收文分发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。

（2）下级机关来文，凡上报请示需要答复、批复的文件，重要的备案性文件材料或是重要的工作汇报，无论是办公室收文颁发的，还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。

（3）平行机关和无隶属关系机关与本单位协商问题和联系工作的重要的文件材料及平行机关非隶属关系机关制发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的重要文件材料，无论是办公室收文分发的还是各业务部门直接收到的，都属于归档范围。

2、发文。

一般有两种形式。

一种是单位或部门有正式文头，经编号，经打印盖章发出的文件（包括本单位制发、转发及与其它单位联合颁发的各种文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿及两份正文）。

文书档案整理及管理方法要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。

一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。

二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。

（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。

（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。

一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。

（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。

因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。

必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。

如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。

②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

文书档案管理办法第一章总则第一条为了加强xxx档案工作的业务建设，逐步实现xxx文书档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为xxx积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《归档文件整理细则》（DA/T22-2000）和xxx实际情况，档案工作要“全面、及时、真实、规范、考核、保密”的重要指示，特制定本办法。

第二条文书档案是指xxx各部门在各种社会活动中形成的对xxx具有保存价值的各种文字形式的历史记录。

文书档案包括党群管理类档案、行政管理类档案、经营管理类档案、生产技术管理类档案。

第三条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整和安全。

第二章文书档案管理机构及其职责第四条xxx行政中心主管整个xxx的文书档案工作，对xxx的文书档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导。

第三章文书档案的收集第五条凡是反映xxx工作活动、具有查考利用价值的重要文书类文件材料都是xxx归档材料的范围。

主要有：一、xxx召开的重要会议资料、在重大活动形成的重要指示等材料；二、xxx党委、工会在工作中形成的重要文件材料；三、xxx颁布的各种正式文件；四、xxx及内部职能活动中形成的工作计划、总结、报告；五、xxx业务活动和科学技术管理的专业文件材料；六、xxx检查下级部门汇总的统计报表和统计分析资料；七、下级单位报送的重要文件材料和备案材料；八、xxx成立、合并、撤销、更名、启用印章及人员编制等文件材料；九、xxx制定的工作条例、章程、制度等文件材料；十、xxx大事记及反映xxx重要活动的简报；十一、xxx人事任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、纪律检查及职工录用、转正、定级、调资、退职、退休等工作文件材料；十二、党工团组织介绍信及存根；十三、xxx编印的简报等刊物定稿、样本；十四、xxx与有关单位签订的各种合同、协议书等资料；十五、与同级单位和非隶属单位颁布的需要执行和协商的重要文件材料；十六、其它对xxx有保存价值的文件材料。

文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

三、文件材料归档整理的具体操作方法（一）收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确（二）确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。

确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。

“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。

一般以每份文件为一件。

具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。

附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。

如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；（三）件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。

档案管理标准规范档案管理是一项重要的管理工作，它关乎着组织的信息资源的整理、归档、存储和利用。

为了确保档案的有效管理，许多组织都制定了一些档案管理的标准规范。

本文将介绍常见的档案管理标准规范，并探讨它们对组织档案工作的重要性。

一、档案管理的目标与原则1. 目标档案管理的主要目标是确保组织的档案能够被有效地整理、归档、存储和利用。

这包括确保档案的完整性、可靠性和可用性，以及提高档案管理效率和信息资源的利用价值。

2. 原则档案管理的实践需要遵守一些基本原则，包括：（1）原始性原则：档案应当根据生成时的实际情况进行整理和归档，不得随意篡改或删除任何信息。

（2）一致性原则：档案的管理和处理应当遵循统一的标准和规范，确保档案的一致性和可比性。

（3）权限控制原则：档案管理应当明确权限控制的范围和流程，确保只有授权人员才能对档案进行修改和访问。

（4）安全性原则：档案管理应当采取必要的措施，确保档案的安全性，防止未经授权的人员获取和使用档案信息。

二、档案的整理和归档1. 整理档案整理是指对组织的各类文件和记录进行分类、筛选、排序等处理过程。

整理的目标是确保档案能够按照一定的标准和规范被归档和存储。

首先，应当对档案进行分类，根据档案的性质、用途和重要性进行划分。

其次，对每个分类的档案进行筛选和排序，剔除无关或过时的信息，确保档案的内容清晰明了。

最后，对档案进行编目，建立档案的索引和目录，方便后续的检索和利用。

2. 归档档案归档是指将整理好的档案按照一定的标准和规范进行存储和管理。

在归档过程中，应当注意以下几点：（1）标签和编号：为每个档案文件或盒进行标签和编号，确保档案的唯一性和可追溯性。

（2）保护措施：对档案进行适当的保护，如使用酸性纸张、防潮箱等保证档案的长期保存。

（3）存储位置：根据档案的重要性和使用频率，合理选择档案存储的位置，如设立存档室、文档柜等。

三、档案的存储和保管1. 存储环境档案的存储环境应当符合一定的标准和规范，以确保档案的安全性和长期保存。

1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文献的整理原则和方法。

本标准合用于各级机关、团队、企事业单位和其他社会组织相应作为文书档案保存的归档文献的整理。

其他门类档案可以参照执行。

公司单位有其他特殊规定的，从其规定。

2 规范性引用文献下列文献对于本文献的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文献，仅所注日期的版本合用于本文献。

凡是不注日期的引用文献，其最新版本（涉及所有的修改单）合用于本文献。

GB/T 18894 电子文献归档与管理规范DA/T 1-2023 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2023 档案修裱技术规范DA/T 38-2023 电子文献归档光盘技术规定和应用规范3 术语和定义下列术语和定义合用于本标准。

3.1归档文献archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文献材料，涉及纸质和电子文献材料。

3.2整理arrangement将归档文献以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文献还涉及修整、装订、编页、装盒、排架；电子文献还涉及格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

3.3件item归档文献的整理单位。

3.4档号archival code在归档文献整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文献的类别和排列顺序。

4 整理原则4.1 归档文献整理应遵循文献的形成规律，保持文献之间的有机联系。

4.2 归档文献整理应区分不同价值，便于保管和运用。

4.3 归档文献整理应符合文档一体化管理规定，便于计算机管理或计算机辅助管理。

4.4 归档文献整理应保证纸质文献和电子文献整理协调统一。

5 一般规定5.1 组件（件的组织）5.1.1 件的构成归档文献一般以每份文献为一件。

正文、附件为一件；文献正本与定稿（涉及法律法规等重要文献的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文献附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

一、本单位行政、后勤管理工作1 本单位负责人办公会，本辖区内工作会议，工作专题会议等文件材料1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决定、决议、纪要、记录 永久1.2 典型材料、代表发言材料、经验交流材料 30年2 本单位与其他机关联合召开会议的文件材料2.1 本单位主办的2.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的原件 永久2.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年2.2 本单位协办的2.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年2.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 30年3 上级领导检查、视察本单位工作时形成的文件材料3.1 上级领导讲话、指示、工作部署或上述领导机关派人督办事件、处理专项业务问题形成的记录、纪要、总结等材料 永久3.2 省部级以下领导一般性检查、视察工作的文件材料 30年3.3 本单位专项或综合工作汇报材料 30年4 本单位业务文件材料4.1 本单位制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件、中长期规划、纲要等文件材料 永久4.2 本单位的请示与上级有关单位的批复、批示、通知4.2.1 方针政策性业务问题的 永久4.2.2 一般业务问题的 30年4.2.3 其他具有参考价值的 10年 4.3 上级机关制发的文件材料4.3.1上级机关制发的属于本单位主管业务的文件材料4.3.1.1 重要的 永久4.3.1.2 一般的 10年4.3.2 上级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年4.4 同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年4.5 下级单位的文件材料4.5.1 重大问题的来函、请示与本单位的复函、批复等30年 4.5.2 其他的 10年4.6 本单位联合行文的文件材料4.6.1 本单位为主办的 4.6.1.1 重要业务问题 永久4.6.1.2 一般业务问题 30年4.6.2 本单位协办的4.6.2.1 重要业务问题 30年4.6.2.2 一般业务问题 10年4.7 计划、总结、统计、调研等方面的材料4..7.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久 4.7.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年4.7.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久4.7.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10年4.8 出国或出境访问考查等外事活动的文件材料4.8.1 发表的公报，签订的协议，重要会谈纪录纪要等永久4.8.2 出国审批手续、执行日程、考查报告、一般性会谈记录 30年4.9 本单位编写的文件材料4.9.1 大事记、组织沿革 永久4.9.2 本单位编辑、编写的制度、文件汇编、报告汇编、工作目标汇编、统计分析汇编、信息汇编和工作手册30年4.9.3 简报、情况反映、工作信息等 10年5 本单位各种规章制度 永久6 本单位事务管理文件材料6.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久6.2 与有关单位签订的合同、协议等文件材料6.2.1 重要的 永久6.2.2 一般的 10年6.3本单位物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料、机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年6.4 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交换）文件材料6.4.1 重要的 永久6.4.2 一般的 10年6.5 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久6.6 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年6.7 职工住房公积金资料 30年二、人事党务与工会工作1 本单位党员大会、党支部支委会议1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决议、选举结果、讨论通过的文件材料 永久1.2 民主生活会、领导成员民主评议产生的文件材料 10年2 计划、总结等方面的材料2.1 年度和年度以上的计划、总结材料 永久2.2 年度和年度以下的计划、总结材料 10年3 党、团、工会工作活动中形成的文件材料3.1 工作报告、总结、换届选举结果 永久3.2 重要专项活动的报告、总结等 永久3.3 党团员名册、工会会员名册、批准加入党团、工会的文件材料 永久4 表彰先进集体、先进个人、优秀党员、党务工作者等文件材料 永久5 本单位党、团员组织关系介绍信及存根 永久6 本单位党员、干部、职工违法违纪等文件材料6.1 案件调查、处理受警告以上处分的有关文件材料永久6.2 受到警告的 30年6.3 查无实据的文件材料 10年6.4 受到通报批评的 10年6.5 本单位党支部组织开展的各项教育活动 30年6.6 情况反映、一般的工作总结、汇报等文件材料10年6.7 职工住房公积金材料在职工退休后移交 30年7 本单位精神文明建设方案7.1 本单位精神文明建设方案 永久7.2 本单位精神文明单位检查评比实施细则 永久7.3 本单位精神文明单位责任书 永久7.4 本单位精神文明建设发展规划 永久8 统计机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年9 本单位机构编制、干部人事文件材料9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久9.2 本单位的人事工作制度、规定、办法等文件材料30年9.3 本单位干部职工的任免文件 永久9.4 本单位职工名册及年度统计报表 永久9.5 本单位干部、职工的录用、转正、聘任、调资、定级、辞职、离退休、死亡、抚恤等有关文件材料 永久9.6 人事考核、职称评审等有关文件材料 永久9.7 本单位职工调入、调出的行政关系介绍信及存根永久。

文书档案管理归档整理操作方法和技巧文书档案归档整理操作方法--收集装订归档判断分类排列编目装盒档案管理分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。

但整理原则是相同。

即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。

二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。

（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理 的起点。

（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。

一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。

（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。

因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。

必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。

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您的努力学习是为了更美好的未来！文书档案管理细则一第一条为加强水行政执法文书档案的科学管理，充分发挥执法文书档案在水行政管理工作中的作用，制定本办法。

第二条执法文书是水行政执法人员成果的结晶和执法行为的真实记录。

建立健全执法文书管理制度是水行政执法工作的组成部分，水提高执法工作效率和工作质量的必要条件。

第三条各级水行政主管部门在执法工作中形成的全部文书档案均由本部门执法机构集中统一管理。

第四条水行政执法文书档案是指在水行政执法中形成的各种文书资料(包括文字、图表、音像等资料)。

第五条各级水行政主管部门的执法机构应配备一名专职或兼职档案管理人员，负责执法文书档案的日常管理工作。

第六条执法文书档案的收集与归档(一)在每次执法活动进行完毕后，具体承办人员应及时将执法活动中形成的文书资料交档案管理人员立档;(二)归档的文书材料应完整、齐全，具有保存价值;(三)应归档的执法文书材料范围及分类;1. 水事案件类：水事违法案件的受理、立案呈报表，现场勘察笔录，调查笔录，音像材料，证言证词，责令停止水事违法行为通知书，调查报告，违反水法规行政处理(罚)决定书，送达回执，行政处罚强制执行申请书，结案报告等;2. 行政复议类(区县(市)不适用)：行政复议申请书，行政复议受理、不予受理、限期补正通知书，行政复议申请人、被申请人提供的有关材料、证据、答辩书等，申请人撤回复议申请书，行政复议裁定书、决定书，送达回证等;3. 行政诉讼类：起诉书副本、答辩状、代理词，水行政主管部门提交给法院的与案件有关的材料、证据、委托代理书，判决书以及与案件有关的司法文书等;4. 统计报表类：各种水行政执法统计报表以及其他各类统计报表;5. 法规文件类：上级颁发的有关水行政执法、水资源、水工程、地方电力、水土保持、河道管理等有关法律、法规、规章、决议、决定、指示、批复、通知等以及相应的解释、说明、实施细则等，本部门制定发布的有关水行政执法方面的文件通知、规定等;6. 其他类：人民来信、来访记录及处理意见，水行政执法活动中拍摄、收集的具有保存价值的照片、音像资料等。

文书档案归档整理规范文书档案归档整理规范一、总设（一）、归档文件广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。

《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。

其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。

比如请示与批复，在复文发出或收到以后。

在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。

但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。

有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。

《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。

这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。

暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。

（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。

）（二）、归档文件整理归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。

这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。

整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。

（三）整理原则归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。

与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。

文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。

因为条件的变化，具体整理方法可以不同，但都必须遵循归档文件整理的基本规律，才能达到便于保管和利用的共同目的。

附件：1文书档案整理归档验收标准(一)保证归档文件数量与内容的完整性。

任何单位或个人不得以任何理由和形式扣留对本机关工作有价值的文件材料。

文书人员应根据收文簿、发文簿仔细核对，确保发文和应归档的收文收集齐全。

(二)装订应整齐、安全、美观。

归档文件按“件”装订。

5页以上的以“三孔一线"的方式缝订，须将文件左、下边对齐；5页及以下的以“包边角"的方式缝订，须将文件左、下边对齐。

确保不压字、无金属物，超过A4纸张的应按要求折叠，使其便于查阅和翻印。

(三)文件保管期限划分应科学、准确。

以《省担保集团文书档案归档范围和保管期限表》为基础，结合集团工作实际和为积累集团工作历史的需要，正确分析和鉴别文件资料内容和作用，全面确定和区分不同文件的保存价值，准确划分文件保管期限(永久、30年、10年)，以便于保管和利用。

(四)归档文件排列应正确、有序。

应首先遵循“事由原则”，同一事由的文件应相邻排列。

不同事由的文件，依次按照先发文后收文、文件字号类别、文件字号由小到大等条件进行排列。

每件档案总页数以阿拉伯数字用铅笔在文件末页外边上角标注。

(五)档案排列应体现其特征与逻辑联系。

归档文件依据分类方式和排列顺序逐件编写件号，一个装订件为一件，永久、30年、10年各一个流水号，分别从1号起编。

(六)加盖、填写归档章应清晰无误。

在文件首页上端的空白处中间位置加盖归档章并仔细填入对应内容。

归档章式样如下图：┏━━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 全宗号┃ 文件年度┃ 件号┃┣━━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃处室名称┃保管期限┃ ┃┗━━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛例：担保办[2011]98号文件总经办2011年度永久保存第26件文书档案，则该文件归档章应为：┏━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 66 ┃ 2011 ┃ 26 ┃┣━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃总经办┃ 永久┃ ┃┗━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛(七)档案著录应做到真实、完整。