档案的定义
档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像及其他各种形式的历史记录。
档案的特点
1. 在社会实践活动中直接形成
2. 文件转变成档案是有条件的
3. 形式变化多样
4. 档案的本质属性是原始记录性
5. 档案内容有社会实践性
档案的价值
1. 凭证价值和信息价值（核心价值）由档案的本质属性决定
2. 现实价值和长远价值
3. 第一价值和第二价值
档案的作用
1. 政治作用
2. 行政作用
3. 经济作用 4. 科学作用
5. 教育作用
6. 法律作用档案工作的内容
1. 档案的收集
2. 档案的整理
3. 档案的鉴定
4. 档案的保管 5. 档案的统计
6. 档案的检索
7. 档案的编研
8. 档案的利用档案工作的性质
1. 管理性
2. 政治性
3. 服务性 4. 科学性
5. 文化性
档案工作的基本原则
1. 统一领导，分级管理
2. 维护档案的完整与安全
3. 便于社会各方面的利用（根本目的）
我国档案工作机构的类型
1. 公共档案馆
2. 内部档案机构 国家档案馆
专业档案馆
企事业档案馆
档案室 档案室的性质
1. 内部机构，为内部服务
2. 是机关工作的组成部分
3. 是全国档案工作组织体系中的基层组织，是整个国家档案工作的基础
文件整理的工作内容
确定归档范围、分类、组卷、卷（盒）内文件整理、编目、装订或装盒等工作
机关文件整理归档的范围
1. 本机关文件（红头文件、辅助文件批复等、会议文件材料、内部管理文件及业务文件、外事活动材料、反映本单位基本历史面貌的文件）
2. 上级所发且与本机关有密切联系的文件
3. 下级送来的与本机关有密切联系的文件
4. 同级或不相隶属机关与本机关有密切联系的文件
企业文件整理归档的范围
1. 党群工作形成的文件材料
2. 行政管理工作形成的文件材料
3. 经营管理工作形成的文件材料
4. 生产技术管理工作形成的文件材料
秘书文档管理试题
秘书文档管理试题
一、档案利用
(一)档案利用的含义
档案利用工作是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。
(二)档案利用的要求:1.依法开展利用工作。2.主动、及时开展利用工作。3.不断完善档案服务方式和手段。4.掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。
(三)档案利用的工作程序
1.熟悉库藏;2.分析利用需求;3.选择档案利用方式;4.获取档案;5.提供档案
二、档案参考材料的编号
(一)档案参考材料的含义
档案参考资料是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的提供人们参加的档案材料加工品。
(二)档案参考资料
档案参考资料编写要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性;问题集中，内容准确，文字凝炼，概括性强。
(三)编写档案参考资料的工作程序
1.确定编写档案参考资料的种类;2.收集档案材料;3.进行编写
三、电子档案管理
(一)电子档案的含义:电子档案是在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。
(二)电子档案的特点有：①非人工识读性;②对电子技术和设备的依赖性;③信息的可变性;④信息与载体的可分离性;⑤信息的可共享性;⑥多种信息载体的集成性。
(三)电子档案的种类
1.按照电子档案的存在形成划分，可分为：①文本文件;②数据文件;③图形文件;④图像文件;⑤声音文件;⑥多媒体文件;⑦命令文件。
2按照电子档案的功能划分，可分为：①主文件;②支持性文件;③辅助性、工具性文件。
3.按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和制造中产生的文件。
4. 按照电子档案的属性划分,可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等。
苏 州 工 业 职 业 技 术 学 院 教师备课首页 Suzhou institute Of industrial Technology
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课 题 实训项目五 公文处理与文档管理 课 型 新授
授 课 班 级 商英10C3 授 课 时 数 2
教 学 目 标 1、了解公文种类、格式、适用范围、行文规则、行文关系以及公文处理工具
2、掌握平行文、下行文和上行文的发文与收文处理程序
3、掌握公文归档与公文管理的方法
4、掌握主要公务文书的拟写
5、掌握公文审核、传阅的要求和办法
教 学 重 点 1、了解公文种类、格式、适用范围、行文规则、行文关系以及公文处理工具
2、掌握公文归档与公文管理的方法
3、掌握公文审核、传阅的要求和办法
教 学 难 点
掌握公文归档与公文管理的方法
学 情 分 析
从公文的写作能力上来说，虽然以前学习相关课程，但是实战能力还是相对不足。对于公文审核、传阅的办法和要求，由于缺乏相应的实际经历，此方面更是知之甚少。
教 学 效 果
教 后 记 苏 州 工 业 职 业 技 术 学 院 教师备课纸 Suzhou institute Of industrial Technology
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第一节
【实训任务】
任务1 收集公文处理过程中的各种工具，说明其具体功能、使用环节和运转流程。
公文处理的主要工具：发文稿纸、发文登记簿（主要用于发文审批环节），收文登记簿、公文处理笺、文件传阅单（主要用于收文处理环节）等。
任务2 请按照以上发文流程，自行分组（三人一组，分别扮演黄总经理、潘主任和刘秘书角色）演示发文办理过程，并将相应内容填写在发文稿纸上。注意要在发文登记簿上做好发文登记。
发文办理流程：交拟、起草、审核、签发（会签）、复核、编号、印制、用印、登记、分发
任务3 请你分别指出《关于组织评选2007年度“天地之星”、“最佳敬业团队”等先进个人（集体）的通知》的各公文要素，并标引主题词，说明标引规则。
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《秘书文档管理》复习资料
1.文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。
2.文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作。
3.文书制作是文书形成主体为了一定的目的，以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为。【文书制作是文书与档案工作的第一步，是开展文档管理活动的前提和基础。】
4.文书工作组织机构，是指社会组织中担负文书工作任务的部门和人员以及这些部门和人员之间的关系。
5.广义的文书办理是指包含文书制作、文书处理和文书管理在内的所有文书工作，相当于秘书实务中所说的办文工作。
6.狭义的文书办理主要指按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、传递、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理两个方面，一般不包含文书的保管和立卷、整理和归档等环节。
7.档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、军事、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。
8.广义的档案工作是指档案事业工作，包括社会组织档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科研工作和档案宣传出版工作等。【档案教育】
9.狭义的档案工作是指档案业务工作，也就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。【档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案检索、档案提供利用和档案编研八个环节，通常称为档案业务工作八环节】
10.文书档案连锁法，就是以集中统一地原则组织文书、档案工作，由总收发室统一进行分类和登记，分发至主办单位，各单位办完公文，随即由档案室进行立卷归档。【民国】
11.交拟是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点。【拟稿是拟稿人根据组织的负责人的意图，在发文稿纸上起草文件。 】
