浅议高校档案信息化建设
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一
２ 高校档案管理模 式的变化 ．
传 统 的档 案 Ｔ作是 对档 案 实体 进行 管 理 ，而 电
、
高校档案工作发生的变化
子文什是以 一进制代码形式存储在计算机 中的， ： 信
档案 人员 必须 以实 事求 是 的精神 和 客观 公 正 的 形 式 的档 案服 务 ，要 充分 发挥档 案 工作 在 学校 教育
中不断地学习， 认真钻研业务技能， 精通现代科学技 社 会 。 术，熟练掌握管理技术 ，以适应档案１作发展的需 二
要。 Байду номын сангаас
７运用现代化技 术手段 ， ． 加快 实现 高校档案工 作的服务创新
５恪守职责， 守秘 密 ． 保 随着信息时代的到来，计算机和 网络通讯技术 保守国家机密是每个公民的义务 ，更是档案管 的普及和应用正改变着人们的思维和工作方式 ， 高 理人员的神圣职责 。除法律规定和单位领导人同意 校在应用新技术方面更是走在前头， 因此 ， 高校档案 外， 不能私 自向外界提供或泄露单位 的档案信息。 严 工作服务手段由传统的手工方式 向现代化方式转变 格遵循查看、 借阅秘密档案的批准程序和复制原则 ， 是必然趋势。 当前， 高校档案部 门在服务创新过程中 使档案管理各环节都在受控范围之 内，减少失泄密 应重视运用数字化技术 ， 实现档案信息的数字化 、 网
自身发展建设的必然 。 长期以来， 高校的档案多数是 是 以书 写或 印刷 的 形式将 语 言 、 文字 、 号等 记录 在 符 以纸张的形式存在； 对档案材料的收集、 整理、 目、 实实在在的物质载体上，而 电子文件则多以磁性或 编 检索等都以手工方式完成， 由于工作量大 、 重复劳动 光存储介质为载体，借助计算机可转变为视频信息 多 ， 成 Ｔ作 效率低 ； 索 ＿具落 后 、 索途 径少 ， 造 检 Ｔ 检 造 或 输 出打 印成纸 质 载体信 息 。电子文件 有便于 编辑 、 成档案查阅不方便； 库房紧张， 设备简陋 ， 档案信息 查询 、 分类等特 点， 还具有信息 的非人工识读性、 系
加工 存贮 、 递速 度缓 慢 ， 传 致使 大量 档案 得 不到 开发 统 的依赖 性 、 信息 存 储 的高密 度性 、 息 的可操 作 性 信
利用 。高校档案信息化 的各项基础工作亟待完善和 等许多方面 的特性。 提高 ， 真正实现信息化还有大量工作要做 ， 的挑战 新 和发展机遇摆在我们面前。
隐患 的几 率 。
络化 、 多媒体服务， 为档案利用者提供方便、 快捷、 宽 松、和谐的服务环境和服务方式 ，提高服务工作效 （ 责任编辑 朱亚宏）
６围绕中心， ． 主动服务
适 应 高校档 案工 作创 新 的发 展要求 ，提供 多种 率。
１ ６
《 电兵船档案 ） ０ ６ 机 ２ ０ 年第 ６ 期
维普资讯
专题研 讨
于 ０４ ８日第十届全国人大常 息 的存 储 、 加工 、 管理 、 使用 方 法都 发 生 了变化 ， 从而 子签名法》 ２ ０ 年 ８月 ２ 委会 第 １ １次会 议 上获 得 通过 ， 正式 确 立 了 电子 签 名 使高校档案馆摆脱了库房式的管理方式。 ３ 高校档案利用方式的变化 ． 的法律效力。 使用数字签名的用户， 由数字签名软 将
点 ， 动 、 时地 提 供 有 效服 务 ， 主 及 档案 部 门要通 过 各 种 途径 ， 校 园 网、 如 会议 、 报等 ， 校 时刻关 注 学校 各项
档案工作是…项专业性较强 的工作，要求档案 重 大 活动 的动 向， 找其与 档案 工作 的切入 点 ， 寻 积极
人员 必须 具备 必要 的专 业 知识和 专业 技 能 ，在实 践 储 备各 种 信息 ，在 适 当时候 主 动将 其提 供给 学 校和
态度 ， 如实地 反映情 况， 隐瞒歪 曲， 不 不弄虚作假 。 中 的作 用 ， 还必 须 增强 服务 意识 、 宽服 务 内容 和方 拓 “ 为现实服务， 对历史负责， 替未来着想 ” 这是档案 式 。档案工作要同绕学校的中心Ｔ作和社会需求热 ， 人员应具备的职业道德 。 ４精通业务， ． 搞好服务
发出数字确认 ， 同时鉴定 中心 向数据库发送确 利用 档 案信 息 的有 效途 径 。高 校档 案馆 的职 能也 将 份后 ， 认信 息。 然后用户使用私有 密钥对所传信息签名， 保 从单 ・ 保管机构变为综合性信息服务机构 。 二、 加强高校档案信息化建设 １ 开发馆藏资源， ． 加强数据库建设 数 据 库 是 档 案馆 网络 建 设 的重 要 组 成 部分 ， 是 用公开密钥确认数字签名，进入数据库检查用户确 网络的信息资源。 考虑到数据格式的兼容问题， 数据 认信息的状况和可信度 ：最后数据 库向接收方返回 也是一种防抵赖的手段 。 前提 。 一方面可 以选用业 内比较通用的、 开放式的网 证手段， 在保证信 息使用 安全的同时，还要注意档案馆 络协议及数据库产 品，另一方面可以请有关专家共
软件 自动 向外 界传 送公 开 密钥 。 这 档案部门保存着大量的档案信息 ，如果将这些 件产 生一 对密 钥 ， Ｃ ） 信息公布于网 ｝ 凭借 其原始性 、 ： ， 真实性、 权威性的 个 公 开密钥 存储 在一 个 鉴定 中心 （ Ａ 。鉴 定 中心完 特 点 ， 吸 引大 量读 者 ， 是 档 案 馆扩 大影 响 、 发 成个 人 信 息及 其 公开 密 钥 的确 定工 作 ，确 认 用 户身 会 这 开
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专 题 研 讨
沈阳化工 学院 朱晓 棠 曹明远
随着社会进入信息化时代，国家档案局颁布了 《 全国档案信息化建设实施纲要》 提出了全国档案 ，
１ 电子文件 的 产生 ．
随 着讣 算机 技 术 的发展 产生 了一 种 新 犁信 息形 信息化建设的 目 标和主要任务。作为档案事业重要 态， 即电子文件。电子文件与纸质文件相 比较， 主要 组成部分的高校档案工作 ，档案信息化建 设已成为 是载 体 材料 和记 录 方式 发生 了变 化 。纸 质文件 大 多
２ 高校档案管理模 式的变化 ．
传 统 的档 案 Ｔ作是 对档 案 实体 进行 管 理 ，而 电
、
高校档案工作发生的变化
子文什是以 一进制代码形式存储在计算机 中的， ： 信
档案 人员 必须 以实 事求 是 的精神 和 客观 公 正 的 形 式 的档 案服 务 ，要 充分 发挥档 案 工作 在 学校 教育
中不断地学习， 认真钻研业务技能， 精通现代科学技 社 会 。 术，熟练掌握管理技术 ，以适应档案１作发展的需 二
要。 Байду номын сангаас
７运用现代化技 术手段 ， ． 加快 实现 高校档案工 作的服务创新
５恪守职责， 守秘 密 ． 保 随着信息时代的到来，计算机和 网络通讯技术 保守国家机密是每个公民的义务 ，更是档案管 的普及和应用正改变着人们的思维和工作方式 ， 高 理人员的神圣职责 。除法律规定和单位领导人同意 校在应用新技术方面更是走在前头， 因此 ， 高校档案 外， 不能私 自向外界提供或泄露单位 的档案信息。 严 工作服务手段由传统的手工方式 向现代化方式转变 格遵循查看、 借阅秘密档案的批准程序和复制原则 ， 是必然趋势。 当前， 高校档案部 门在服务创新过程中 使档案管理各环节都在受控范围之 内，减少失泄密 应重视运用数字化技术 ， 实现档案信息的数字化 、 网
自身发展建设的必然 。 长期以来， 高校的档案多数是 是 以书 写或 印刷 的 形式将 语 言 、 文字 、 号等 记录 在 符 以纸张的形式存在； 对档案材料的收集、 整理、 目、 实实在在的物质载体上，而 电子文件则多以磁性或 编 检索等都以手工方式完成， 由于工作量大 、 重复劳动 光存储介质为载体，借助计算机可转变为视频信息 多 ， 成 Ｔ作 效率低 ； 索 ＿具落 后 、 索途 径少 ， 造 检 Ｔ 检 造 或 输 出打 印成纸 质 载体信 息 。电子文件 有便于 编辑 、 成档案查阅不方便； 库房紧张， 设备简陋 ， 档案信息 查询 、 分类等特 点， 还具有信息 的非人工识读性、 系
加工 存贮 、 递速 度缓 慢 ， 传 致使 大量 档案 得 不到 开发 统 的依赖 性 、 信息 存 储 的高密 度性 、 息 的可操 作 性 信
利用 。高校档案信息化 的各项基础工作亟待完善和 等许多方面 的特性。 提高 ， 真正实现信息化还有大量工作要做 ， 的挑战 新 和发展机遇摆在我们面前。
隐患 的几 率 。
络化 、 多媒体服务， 为档案利用者提供方便、 快捷、 宽 松、和谐的服务环境和服务方式 ，提高服务工作效 （ 责任编辑 朱亚宏）
６围绕中心， ． 主动服务
适 应 高校档 案工 作创 新 的发 展要求 ，提供 多种 率。
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《 电兵船档案 ） ０ ６ 机 ２ ０ 年第 ６ 期
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于 ０４ ８日第十届全国人大常 息 的存 储 、 加工 、 管理 、 使用 方 法都 发 生 了变化 ， 从而 子签名法》 ２ ０ 年 ８月 ２ 委会 第 １ １次会 议 上获 得 通过 ， 正式 确 立 了 电子 签 名 使高校档案馆摆脱了库房式的管理方式。 ３ 高校档案利用方式的变化 ． 的法律效力。 使用数字签名的用户， 由数字签名软 将
点 ， 动 、 时地 提 供 有 效服 务 ， 主 及 档案 部 门要通 过 各 种 途径 ， 校 园 网、 如 会议 、 报等 ， 校 时刻关 注 学校 各项
档案工作是…项专业性较强 的工作，要求档案 重 大 活动 的动 向， 找其与 档案 工作 的切入 点 ， 寻 积极
人员 必须 具备 必要 的专 业 知识和 专业 技 能 ，在实 践 储 备各 种 信息 ，在 适 当时候 主 动将 其提 供给 学 校和
态度 ， 如实地 反映情 况， 隐瞒歪 曲， 不 不弄虚作假 。 中 的作 用 ， 还必 须 增强 服务 意识 、 宽服 务 内容 和方 拓 “ 为现实服务， 对历史负责， 替未来着想 ” 这是档案 式 。档案工作要同绕学校的中心Ｔ作和社会需求热 ， 人员应具备的职业道德 。 ４精通业务， ． 搞好服务
发出数字确认 ， 同时鉴定 中心 向数据库发送确 利用 档 案信 息 的有 效途 径 。高 校档 案馆 的职 能也 将 份后 ， 认信 息。 然后用户使用私有 密钥对所传信息签名， 保 从单 ・ 保管机构变为综合性信息服务机构 。 二、 加强高校档案信息化建设 １ 开发馆藏资源， ． 加强数据库建设 数 据 库 是 档 案馆 网络 建 设 的重 要 组 成 部分 ， 是 用公开密钥确认数字签名，进入数据库检查用户确 网络的信息资源。 考虑到数据格式的兼容问题， 数据 认信息的状况和可信度 ：最后数据 库向接收方返回 也是一种防抵赖的手段 。 前提 。 一方面可 以选用业 内比较通用的、 开放式的网 证手段， 在保证信 息使用 安全的同时，还要注意档案馆 络协议及数据库产 品，另一方面可以请有关专家共
软件 自动 向外 界传 送公 开 密钥 。 这 档案部门保存着大量的档案信息 ，如果将这些 件产 生一 对密 钥 ， Ｃ ） 信息公布于网 ｝ 凭借 其原始性 、 ： ， 真实性、 权威性的 个 公 开密钥 存储 在一 个 鉴定 中心 （ Ａ 。鉴 定 中心完 特 点 ， 吸 引大 量读 者 ， 是 档 案 馆扩 大影 响 、 发 成个 人 信 息及 其 公开 密 钥 的确 定工 作 ，确 认 用 户身 会 这 开
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随着社会进入信息化时代，国家档案局颁布了 《 全国档案信息化建设实施纲要》 提出了全国档案 ，
１ 电子文件 的 产生 ．
随 着讣 算机 技 术 的发展 产生 了一 种 新 犁信 息形 信息化建设的 目 标和主要任务。作为档案事业重要 态， 即电子文件。电子文件与纸质文件相 比较， 主要 组成部分的高校档案工作 ，档案信息化建 设已成为 是载 体 材料 和记 录 方式 发生 了变 化 。纸 质文件 大 多
