浅谈高校档案管理信息化建设

浅谈高校档案信息化建设

摘 要：计算机技术和网络技术在档案工作中的应用日趋广泛，信息社会化进程的不断加快以及高等教育的迅猛发展,使高校档案工作迎来前所未有的挑战。高校档案信息化建设是高校档案工作的必然趋势。本文结合高校档案工作实际阐述了高校档案信息化建设的含义、必要性、主要问题及提出建议。

关键词：高校档案；信息化；含义；必要性；问题；建议

中图分类号：g642 文献标识码：a 文章编号：1009-0118（2011）04-0147-01

一、高校档案信息化的含义

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。智能化生产工具与过去生产力中的生产工具有所不同，它不是孤立分散的某一件东西，而是一个具有庞大规模的、自上而下的、有组织的信息网络体系。高校档案信息化，就是要建设以数据库和网络为中心主体，把档案部门收集的文字、图纸、声像、实物等档案信息变成数字信息存储在磁介质等载体之中，通过计算机网络和客户终端实现档案信息资源的有效利用、管理和共享，为各部门提供更为便捷、丰富的档案信息服务。

二、高校开展档案信息化建设的必要性

高校档案一般是纸质文档保存在档案管理部门，查找检索起来费时费力，在检索过程中有些档案很容易受到破损，影响到档案的凭证价值。采用信息化的高校档案，是把纸质文档通过扫描、整理、录入等工作，把档案信息采集到计算机数据库中，这样对于档案信息的管理和使用都十分便利。

（一）有利于档案管理和使用。随着高校的合并和扩招，高校档案部门的馆藏量剧增，各类各式档案杂陈于档案管理部门，对于高校尤其重要的学生学籍档案，数量多且时间跨度大，管理起来难度很大。因此迫切需要加快推进档案信息化建设步伐，利用现代化的科学手段对档案进行管理，从而提高档案作用，更好地为高校的改革发展服务。

（二）有利于提高档案服务质量和水平。在传统文件管理时代，档案管理内容和管理方式主要是“接收—保管—查阅—回收”这样的基本模式，且“重藏轻用”或是“只藏不用”。有些人想查阅档案资料，但因程序繁琐或审批麻烦，或难以理出头绪而不得不放弃。随着信息化档案投入使用，利用计算机和档案管理软件对档案进行收发、归档、查询、销毁等综合管理，使整个过程更加准确、快捷，既节省了人力物力，又提高了工作效率。就高校而言，档案信息化平台建成后，学校各部门可通过校园网、局域网及时准确地获取信息，从而大大提高档案的服务质量和水平。

浅谈档案信息化建设的意义

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录， 是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。

人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。

一、档案管理的信息化、网络化对管理人员的意义

（一）档案管理不再费时费力

1.档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。具体表现为：数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。

2.各种报表可以自动打印：数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。自动统计档案信息：档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。

（二）检索查询更为方便

1.传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。

2.提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。

3.提供网上查询手段：单位内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。

中国电力教育　

２００８年１２月上总第１２６期　

浅谈高校教学档案管理的信息化　

张金来　

摘要：信息技术应用于高校教学档案管理，是实现教学档案信息化、数字化的必然选择，对提高高校教育教学水平具有重要的现　

实意义。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，教学档案管理是各高校教学管理的重要组成部分，为此，将信息技术引入高校教　

学档案管理是各高校实现教学档案信息化、科学化管理的重要标志。　

关键词：高校；教学档案；档案管理；信息技术　

作者简介：张金来（１９５８－），男，河北保定人，天津电子信息职业技术学院教务处，助理馆　主要研究方向：教学档案管理。（天津　

３００１；５２）　

教育部、国家档案局联合制定的《高等学校档案管理办法　

于２００８年９月１日实施，其中第三　条明确规定：各高校要　

保障高校档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。高校档　

案管理工作是高等学校重要的基础性工作，教学档案管理是各　

高校教学管理的重要组成部分。信息技术应用于高校教学档案　

管理，是实现教学档案信息化、数字化的必然选择，对提高高　

校教育教学７Ｊ￣－＇Ｙ－具有重要的现实意义。　

一、高校教学档案管理的主要内容及特点　

高校教学档案是指高校从事教学管理、教学实践、教学安　

排、科研等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值　

的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。教学　档案的形成，是教学管理的真实记录，客观地反映了学校的教　

学情况。其内容是在教学实践、教学研究、教学管理、教学安　

排等一系列的教学过程中自然形成的原始记录材料的统称。基　

于高校教学档案形成的基本规律，教学档案自然有区别于其它　

类型档案的特点，除具有一般类型档案的共性外，教学档案有　

其独有的特点，主要表现在以下几个方面。　

１．信息资源的分散性　

高校教学档案来源比较分散、信息量庞大，表现在教学活　

动中形成的各种教学资料记载，教师教学与科研以及学生学习　

与实践活动中形成的具有保存价值的各种载体等。　

第２６卷第８期　２０１０年８月　赤峰学院学报（自然科学版）　Ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　Ｃｈｉｆｅｎｇ　Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ（Ｎａｔｕｒａｌ　Ｓｃｉｅｎｃｅ　Ｅｄｉｔｉｏｎ）　Ｖ０１．２６　ＮＯ．８　Ａｕｇ．２０１０　

浅谈高校档案的信息化管理　

赵淑英　

（赤峰学院职教部，内蒙古赤峰０２４０００）　

摘要：随着信息化新技术革命的到来，计算机的广泛应用，使档案领域进入电子时代．全国档案信息　

化建设正在掀起新的热潮，为档案管理建设注入了新的活力，加快了档案进入信息社会的脚步．档案信息网　

络化是在加强档案信息数字化管理基础上，逐步向网络化发展．通过网络最大限度的开发利用档案资源，使　之更好地为经济和社会发展服务．　

关键词：高校档案；计算机管理；数字化；网络化　

中图分类号：Ｇ２７１　文献标识码：Ａ　文章编号：１６７３—２６０Ｘ（２０１０）０８—０１７２—０３　

档案信息化是我国信息化建设的重要组成部　分，档案信息化水平对档案事业的发展有着举足轻　

重的作用．国家档案局制定的《全国档案信息化实　

施纲要》要求，把建设数字档案馆列人事业发展规　划，充分运用信息化建设这一新的发展突破口，积　

极探索数字档案之路，以发展数字档案馆为目标，　

创新档案服务工作机制，由档案实体的传统管理向　

档案信息现代化管理转型，以适应信息化社会对档　案的新要求．　

１　档案信息网络化的必要性　２ｌ世纪，是一个网络的时代．但随着科学技术　

的迅猛发展，档案工作始终还处于从属的地位．究　

其原因，主要有如下三方面：一是档案信息形式多　样、年代跨越大、内容宽广，很难把握，同时从事档　

案工作的人员少、事情杂、整天忙于简单的琐碎的　

工作之中．而对所藏档案价值也不完全了解，更不　

可能去研究，所以就无法超前地为社会开发提供服　务，利用率就不高；二是档案面对的利用者，是一群　

要求各异又是及其复杂的需求者．档案人员很难预　

见利用者的利用意图，显然就不能按需主动提前编　

辑提供利用，也就只能是被动的要什么找什么的服