办公自动化概述1.1.1办公自动化的功能是指办公自动化系统可能具备的功能。
不同的系统具备不同的功能。
从功能角度看, 办公自动化可能具有事务处理、信息管理和辅助决策三种功能。
1. 事务处理功能这种完成事务处理功能的办公自动化系统称为事务处理系统, 简称EDP。
这类系统比较简单, 一般由分立式的电子计算机和复印机等设备构成。
2. 信息管理功能办公部门最本质的工作是对信息的流通进行控制和管理。
担任信息管理功能的办公自动化系统称为信息管理系统, 简称MIS。
这种系统的办公自动化设备呈分布式组合, 具有计算机通讯和网络功能。
3. 辅助决策功能决策是根据预定目标作出的行动决定, 是办公活动的重要内容之一, 是较高层次的管理工作。
决策的正确与否往往对一个企业产生重大影响。
这类系统必须建立起许多能综合分析、预测发展、判断利弊的计算机运算模型, 从而可以根据大量的原始信息，自动作出比较符合实际的决策方案。
这种系统叫做决策支持系统, 是一种高层次的智能型的系统, 简称DSS。
1.1.2办公室信息处理方法1. 信息的生成和输入办公信息的生成和输入包括信息的产生、获取和存储。
按输入的方式, 原始输入可分为录音输入、键盘输入、自动扫描输入。
1) 录音输入2) 键盘输入3) 自动扫描输入2. 信息处理信息处理是指对已输入系统的信息进行加工, 使之转换成可供使用者显示、存储或复制的电子存储格式。
信息处理包括数据处理和文字处理。
利用不同的处理软件, 计算机能分别对数据和文字进行处理。
3. 信息的输出及复制1) 信息的输出经过处理后的信息要输出、分发给他人, 其输出的形式和方法很多。
2) 信息的复制通常是将信息复制在纸上。
4. 文件的存储、归档及销毁办公室的重要工作之一就是做好文件的存储和归档。
之所以要对文件进行存储和归档，是因为文件中所包含的信息在今后一段时间内有使用的可能,1.1.3办公自动化设备办公自动化系统应以人为主体, 融数据、文字、语言、图像信息的存储和处理等功能为一体,具有完善的相互融洽的人—机接口界面。
