探讨学校人事档案的信息化管理

［摘要］信息化建设不仅提高了人事档案管理的效率和质量，而且保证了档案信息的安全和可持续利用。

首先探讨了人事档案管理信息化建设的必要性，其次分析了当前人事档案管理中存在的问题，最后提出了一系列建设策略。

［关键词］人事档案管理；信息化建设；实践路径［中图分类号］G717［文献标志码］A［文章编号］2096-0603（2023）36-0165-03人事档案管理信息化建设分析陈永东（文水县教育科技局人事股，山西吕梁032199）人事档案管理作为组织人力资源管理的重要组成部分，其信息化建设对提升组织效率具有不可替代的作用。

在数字化时代背景下，传统的人事档案管理方式已不能满足现代企业的发展需求。

信息化建设使得人事档案管理工作从烦琐的手工操作转变为电子化、自动化、网络化的管理模式。

这种转变不仅优化了人事档案的存储、检索和利用流程，还显著提升了数据处理的准确性和安全性。

然而，在实际操作过程中，信息化建设也面临着硬件设施不完善、标准规范不统一、管理人员素养参差不齐等问题，这些问题的存在不仅影响了信息化建设的效果，也制约了组织效能的提升。

因此，针对人事档案管理信息化建设路径进行深入分析就显得尤为必要了。

一、人事档案管理信息化建设的必要性（一）信息资源的利用更加高效人事档案作为组织的重要信息资源，其有效管理直接关系到组织决策的准确性和人力资源的合理配置。

在信息化建设之前，档案的整理、存储和检索均依赖于手工操作，耗时耗力，且容易出错。

信息化建设通过引入数据库管理系统、云存储服务和人工智能等技术，实现了档案的电子化管理，极大地提升了信息检索的速度和准确性。

例如，采用先进的搜索算法，员工可以快速找到自己需要的档案信息，而管理者也可以迅速汇总分析员工档案数据，为决策提供支持。

（二）提高档案管理的质量信息化建设不仅加快了人事档案的处理速度，而且提升了档案管理的质量。

电子化档案减少了纸质档案因环境、使用等因素导致的损坏和丢失，确保了信息的完整性和持久性。

随 着全 国 各 地 档 案 工 作 “ 一 五 ” 规 十 划 的 实 施 ， 案 信 息 化 建 设 已放 到 突 出位 档 置 。高 校 档案 管 理 信 息 化 工 作 既是 高 校 信 息 化 建 设 的 必 然 要 求 ， 是 全 国 档 案 信 息 也 化 建 设 的 重要 组 成 部 分 。重视 和 推 进 高 校 档 案 信 息 化 建 设 ， 为 高 校 发 展 提 供 有 效 是 服 务 的切 实保 证 。在 坚 持传 统 的 人 事 档 案 收集 、保 管 、利 用 的原 则下 ， 分应 用计 算 充 机 等 现 代 办 公手 段 对 人 事档 案 实施 信 息 化 网络 化 管 理 ， 高 人 事 档 案 管 理 工 作 的 效 提 率， 充分 发挥 人 才 信息 资 源 的使 用价 值 ， 是 人事档案工作发展的必然趋势。
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Ｃｈ ａ １ Ｅｄ ａｔｏｎ ｎ ｖｅ ｌ Ｈｅｒ ｌ ｒ ｌ ｕｃ ｉ Ｉｎｏ ｔ ｏｎ ａｄ
教 育 管 理
Hale Waihona Puke 高校 人 事档 案 的信 息 化 管 理 浅 议
范军 豪
（ 南科 技大学档案 管理 中心 湖 南湘潭 湖
４ １０ ） １ ２ １
摘 要 ：高校人 亨档案 的信息化 管理是全 国档案信 息化建设的 重要 组成部 分和 高校 信息化建设 的必 然要 求 ， 文主要论述 了高校人 事 本 档案信息化管理有诸 多优点 ， 实现高校人事档 案信息化管理的建设策略 ， 同时高校 档案信息化建设上还存在标 准化 水平低 ， 数据库建设滞 后， 档案 管理人 才素质有待提 高 等同题迫 切需要 解决 。 关键 词 ：高校 人 事档案 信息化 策略 中图分 类号 ： ６ ７ Ｇ ４ 文献标识码 ：Ａ 文章编 号 ：１ ７ － ７ ５ ２ ０ ） ６ ａ 一 ２ ０ ６ ３ ９ ９ （ ０ ９ ０ （） ０ １ － １ ２ 理 工作 规范 、有 序 。为 避免 差错 ， 据库 在 数 信 息 录 入 时 ，要 由专 人 进 行 核 对 。 （） ３ 建立 动 态 的人 事 档案 信 息分 类数 据 库。 人 事 档 案 数 据 库 的 数 据 包 括 ① 由档 案 管理 人 员编 制 的数 据 ， ： 如 个人 基本 情 况 。 ② 电子 档 案 。 ③数 字 化 档 案 。 对个 人档 案 中某 些 重 要 的 纸 制 材 料 ， 助 多 媒 体 设 备 借 （ 电 子 扫描 仪 或 数码 相 机 ） 行数 字化 处 如 进 理 后 形 成 的 档 案 。 建 设 分 类 数 据 库 ， 人 是 事 档 案 信 息管 理 方 面 十 分 重要 的基 础 性 工 作 ， 人 事 档案 信 息化 系 统 的核 心 ， 是 数据 库 集 中 了组 织 、人 事 部 门 管 理 工作 所 需 要 的 不 提高 数 １高校 人事档案 信息化 管理的优 点 全 部 基础 数据 ， 仅能 够 重 复使 用 ， 而 随 着 我 国教 育 体 制 改 革 的 不 断 深 化 ， 据 的 利 用 率 ， 且 能 够 消 除 重 复 的 数 据 存 是 高 校 正在 积 极 创 新 管 理 理念 。加 强 档 案 信 储 ，减 少 数 据 的 冗 余 ， 一 个 结 构 比 较 合 息 资源 建 设 ， 高 档案 信 息存 储 能 力 ， 加 理 ， 提 是 功能 比较 完 善 ， 可以 共享 的人 才 信息 资 ２ 】 实 快 档 案信 息 资 源 开 发 、提 升 高校 档 案 管 理 源库 【。该 数据 库 可 同计算 机 中心 联 网 ， 服 务 能 力 的 基 础 ， 是 实 现 高 校 档 案 管 理 行 资 源共 享 、信 息 互 联 。档 案 工作 人 员和 也 规 范 化 、流 程 化 、信 息 化 的有 效 途 径 。长 利 用 者 还 可以 方 便 地 通过 计算 机 和 网络 在 期 以 来 ， 校 一 直 使 用 传 统 人 工 的 方 式 管 档 案 室 以 外 的 地 方 查 阅 利 用 档 案 基 本 信 高 理 人 事 档 案 ， 种 管 理 方 式 存 在 着 许 多 缺 息 。 这 （ 人 事 档案 信 息化 管 理 的 安 全机 制 。 ４） 点， 如效 率低 、保密性 差 ；另外大 量 的文 件 安 和 数据 对 于 查 找 、更新 和 维 护 带 来 了 很 大 人 事 档 案 信 息 涉 及 个 人 机 密 ， 全 保 密 设 的 困 难 。作 为 档 案 管 理 信 息 化 的一 部 分 ， 计 是 信 息化 管 理 中 最 重要 的环 节 。就 安 全 人 使用计算机对人事档案信息进行管理 ， 具 性 来 讲 ， 事 档 案 网 络 化 后 必 须 保 证 信 息 有 手 工 管 理 所 无 法 比拟 的优 点 ，如 信 息 录 的 真 实性 、访 问 控 制 安全 性 和 信 息 通 讯 保 入规 范、信 息存储 量大 、信 息资源 共享 、保 密 性 。这 样 就 应 对 每 一类 信 息 设 置 不 同 的 在 密性 好 、 工作 效 率 高 等 。这 些 优 点 能 够 极 密 级 ， 使 用 数 据 库 时 可 根 据 用 户 不 同 权 大地 提 高 人 事 档 案 管理 的效 率 ，也 是 实 现 限 对 用 户分 级 别 开 放 档案 信 息 。要 采 取 切 做 高 校 的 科 学 化 、规 范化 管理 ， 实现 高 校 快 实 有 效 的 技 术 手 段 和管 理措 施 ， 好 身 份 认 证 和 密 钥 管 理 ， 强 计 算 机 网络 管 理 系 加 速和 谐 发 展 的重 要 组 成部 分… 。 统 的 监 控 ， 储 档 案 信 息 的 设 备 要 加 装 有 存 ２高校 人事档 案信 息化 管理的建 设策 略 效 的 防 毒 软 件 ，内 部 局 域 网 要 与 一 切 外 部 各 （） １ 建立 数据 库 管理 系统 。开 展人 事 档 网实 行 物 理 隔 离 ， 种 数 据 库 要 及 时 进 行 保存 到 符 合保 管 要求 的脱 机 载体 上 ， 案 信 息化 建 设 ， 须 首 先 建 立 一 个 优 化 的 备 份 ， 必 数 据 库 管 理 系 统 ，包 括 档 案 材 料 的 接 收 、 确 保 档案 信 息 的 安 全 保 密和 系统 运 行 安 全 在 转 出、借用 、查 阅、复 制、删 除 、统 计 、收 可 靠 ， 利 用 安 全 上 应 坚 持 利 用 和 保 密 并

谈人事档案管理工作的创新6篇篇1人事档案管理是现代社会不可或缺的一部分，它涉及到人才的选拔、培养和使用，对于企业的发展和国家的治理都具有重要的意义。

随着科技的进步和社会的发展，人事档案管理工面临着新的挑战和机遇。

本文将从人事档案管理的现状、存在的问题、创新的意义以及具体的创新措施等方面进行探讨，旨在为人事档案管理工作的进一步提升提供有益的参考。

一、人事档案管理现状当前，我国的人事档案管理工作取得了一定的成绩，但仍存在一些问题和不足。

一方面，一些单位对人事档案管理的重视程度不够，导致管理工作不到位，存在档案遗失、损坏等情况。

另一方面，由于人事档案涉及到个人隐私和单位机密，因此需要加强档案的安全保密工作，但目前一些单位在档案安全方面存在漏洞。

此外，随着社会的快速发展，人才流动日益频繁，人事档案的管理和使用也面临着新的挑战。

二、存在的问题在人事档案管理工作中，存在的问题主要有以下几个方面：一是管理理念落后，一些单位仍采用传统的管理模式和方法，无法适应现代社会的需求；二是管理手段单一，缺乏现代化的管理技术和设备，导致管理效率低下；三是管理人员素质不高，一些管理人员对档案管理的专业知识和技能掌握不够扎实，无法胜任现代化档案管理的要求；四是缺乏完善的法规制度，导致档案管理工作的规范性和科学性有待提高。

三、创新的意义针对以上问题，对人事档案管理工作进行创新具有重要的意义。

首先，创新可以推动人事档案管理工作的现代化进程，提高管理效率和服务质量。

其次，创新能够更好地适应人才流动的需求，为人才的选拔、培养和使用提供更加便捷、高效的服务。

此外，创新还有助于保障档案的安全性和完整性，维护个人和单位的合法权益。

四、具体的创新措施为了推动人事档案管理工作的创新发展，可以采取以下措施：一是更新管理理念，树立现代化管理理念和方法论思想体系；二是引入先进的管理技术和设备手段；三是提高管理人员的素质水平；四是完善相关法规制度建设保障机制。

新时代高校人事档案信息化管理探析孙保惠2018年11月，中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》要求把干部人事档案作为新时代党的重要执政资源，持续推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。

[1]如何利用大数据对人事档案进行管理，是高职院校目前急需解决的问题。

1 大数据时代我国高职院校人事档案管理现状1.1 管理制度不够完善。

目前，我国各高职院校虽明确了人事档案管理制度，但缺乏完善和执行。

高校普遍把工作重点集中在扩大办学规模、抢占生源、科研等问题上，而人事档案管理制度成为一纸空文，缺少执行力度和责任担当，将对人事档案管理制度的完善造成巨大的影响。

1.2 管理模式单一，管理意识薄弱。

现阶段，我国大多数高职院校仍采用传统的管理方式对人事档案进行管理，信息化管理意识极弱。

且在人事档案管理中，没有充分认识到在高校发展中的重要作用，使得人事档案管理发展比较片面，因此，出现硬件设施不达标，人员配备不齐全等现象，大大降低了高校人事档案工作的效率。

[2]1.3 管理人员综合能力不够，难以保证数据安全。

在互联网环境下，数据安全非常重要，人事档案是个人职业生涯中最重要的凭证，关乎到个人利益，[3]因此对管理人员的管理水平提出了更高的要求。

2 大数据时代人事档案信息化管理的必要性和特殊性2.1 必要性2.1.1 有助于提高人事档案利用率和效能。

高职院校人才队伍集中，近年来，随着事业单位人事制度改革不断深入，招才引智力度不断加大，人才流动日趋频繁。

高职院校要加大人才培养力度，对人事档案管理便捷化、信息化提出更高的要求。

对高职院校人事档案工作来说，其人事档案的保管形式应当紧跟时代发展的潮流，更新保管模式，提高人事档案管理的综合效能。

2.1.2 有助于保证人事档案真实性完整性。

干部人事档案是记录干部个人从事各种社会活动的文件，是高职院校组织人事部门对干部管理的重要凭证和开展各种工作的基础，加强干部人事档案信息化管理，对学校考察和识别干部、选拔优秀人才，加强高校师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。

２高校人事档案信息化管理的建议 与措施 ２ ． １ 增 强人 员素质 ，提 高信 息化 意识 。高校 档案 人员 的职业素 质主要 包括政 治素质 、职业道 德素 质、业 务素质 和科 学文 化素质 等方面 。因此 ，高校 的人事档 案工 作需要 支稳 定成熟 的管理 队伍 ，需要能够 熟练掌握 将现代 化信 息 手段 与专业档 案知识 融会 贯通起来 的复合 型人才 ，而且 应 有高度 的政 治责任感 、较 高的政策水 平 、严 格 的保 密意 识 。因此 ，人事 管理工 作 中要优 先关注 复合 型档案人 员 的 引进和培养 ，这 是推进 高校人 事档案 管理信 息化建设 的核 心工作 ，也是推动高校档案建设的关键。 ２ ． ２ 进一 步加 快 高校人 事档 案的信 息化 建设 步伐 。依 靠 现代化 科技手 段实现 档案 的现 代化 管理 ，提 高档案 信息 利用 率 ，实现信 息资源 共享 。选 用适合 本校人 事档案 管理 工 作的管 理软件 ，实现 人事档 案信息化 。利用 计算机 、扫 描 仪、数 字影像 等现代 技术 ，将 人事档 案信 息整理输 入计 算 机 ，在 档案 的查阅 、借阅 、归档 、统计等 日常工作 中实 行 计算机操 作 ，建立人 事档案信 息查询 系统 。使人事 档案 管 理与计 算机和现 代信 息技术 有机结合 ，为干 部人事 工作 提 供及 时高效 的服务 ，对相关 管理部 门和个 人设置访 问权 限，利用 网络平 台 了解 人事档案 信息 ，在一 定范 围内实现 人 事档案信 息公 开 。这 样不仅 可 以使人 事档 案管理人 员从 繁 杂的档 案收集 、整理 、保 管、检索 工作 中解 放 出来 ，而 且可 以更快 捷 、更 准确 地为人事 工作提 供全方位 的优 质服 务。 ２ ． ３ 提 高高校 对外 影 响力度 ，确保 高校 人事 档案 的信 息 安全 。高 校 人事 档 案 是高 校对 外交 流 的重 要 渠道 和 纽 带 ，也是扩 大高校 影 响力的重 要形式和 途径 。因此 ，高校 人 事档案科 研部 门通过 编研 出版 学校人 才库 、教授风 采录 等方 式展示 人才 资源和 实力 ，可 以起到 吸引 生源 、师 资、 投 资、交流 项 目的 目的，更可 以宣传 高校建 设 内涵 ，扩大 高 校 的 社 会 影 响 。 但 是 ， 人 事 档 案 的对 外 服 务 职 能 必 须 在 信 息安全 的前提下 进行 ，这也是 人事档 案管理信 息化 建设 过程 中一个 需要特 别关注 的 问题 。档案 人员 需要 对相 关政 策加 以认真 研究 ，严格 界定和 区分各种 档案 资料 的保 密级 别 ，合 理运 用计算 机加密 功能 ，正确处 理好保密 和利用 之 间 的关系 。加强保 密业 务培训 ，加大保 密监管 ，确保 人事 档案信 息化 系统运 行安全 ，确保 数据完 整 ，及 时排除 和防 范不安全因素的影响。 ３ 结语 综上所述 ，人 事档案管 理在高校 人事管 理中 占有 很重 要 的角 色 ，要求管 理者采用 科学 合理 的模 式对每 一个环 节 进行规 范管 理 ，从 实际 出发 ，在 确保信 息安全 的前提 下， 进行 管理制 度创新 ，进一 步完善 高校人 事工作 ，实现 高校 教育教学的稳步发展 。

作的效率 ，充分发挥人才信息资源的使用价值 ，是人事档案工 作发 展 的必然 要求 ，科 学 有效 地做 好人 事 档案 信 息化 管理 ，对
学校 改革 和人 事管 理都 将起 到积 极 的促进 作用 。 高校人 事档 案信 息 化管理 的必要 性 目前 ，高 校 人 事 档 案 工 作 仍 然 侧重 于 档 案 实 体 管 理 ，纸 质管 理 ，依 赖 手工 操作 ，人 Ｔ 进行 收集 、整理 、提 供利 用 。这 种 传 统的 管理 手段 不仅 工作 量 大 ，且效 率很 低 ，劳 动强 度 大 ， 费时 费力 。 随着高 校 近几年 扩 招 ，教 职工 大量 增加 ，档 案信 息 量 也 随着 快 速增 长 ， 这种 大 量信 息 的处 理 仅靠 人 工 已经 无法 满 足需 ，因 此必须 转 变 和创新 当前 高 校人 事档 案 管理 ＿作 观念 ， ［ 这 就需 要我 们摆 脱 陈 旧的管 理思 路 ，切 实提 高人 事档 案 工作 质 量 和效 率 ，实 现技术 创 新 。高校 人事 档 案管 理必 须 而且 也有 条 件 综合 利用 现代 信 息技 术 ，如计 算机 技 术 、扫描 仪 、数 据库 。 人 事档 案信 息化 管理 ，有 利 于提 高人 事档 案 现代 化管 理水 平 ， 使人 事 档案 管理 与计 算 机和 现代 信息 技术 有 机结 合 ，将 人事 档 案 管理 的重 心从 纸质 档案 实体 管 理逐 步转 移 到档 案信 息 资源 建 设 、利 用和 管理 上来 ，从 被 动管 理转 变 为主 动管 理 。利用 计 算 机软 件 的强 大功 能 ，还 可 以协 助管 理 人员 对档 案信 息 资源 进行 分类 、提取 、分 析 、加工 ，促 进档 案 编研 和统 计 工作 的进 行 ， 同时 与传统 纸质 档 案资 料相 比， 数字 档案 也更 易 于保存 和 利用 。 高校是 优 秀人 才 和专家 学 者高度 集 中的地 方 ，人事 梢案 是组 织

信息化时代人事档案信息管理的现状与对策随着信息化时代的到来，人事档案信息管理面临着新的机遇和挑战。

本文将对现阶段人事档案信息管理的现状进行分析，并提出相应的对策。

一、现状分析1. 数字化程度较低：目前许多企业和机构仍然采用传统的纸质档案管理方式，人事档案信息存储在纸质档案室中，不便于查找和管理。

2. 信息化平台不完善：对于已经进行数字化管理的企业和机构来说，其人事档案信息往往存储在多个不同的系统中，缺乏统一的信息化平台，导致信息互通不畅。

3. 安全性问题：人事档案信息涉及个人隐私，泄露和篡改风险较高。

目前的信息安全技术和管理手段并不能完全保障人事档案信息的安全。

二、对策提出1. 推进数字化转型：各企业和机构应加大对人事档案信息数字化的推进力度。

通过数字化将纸质档案转化为电子档案，并建设完善的电子档案管理系统，实现档案信息的快速查找和管理。

2. 建设统一的信息化平台：企业和机构应建设统一的人事档案信息管理平台，将各个系统中的人事档案信息整合到一起，实现信息的共享和交流。

要确保平台的安全性和稳定性。

3. 强化信息安全管理：加强对人事档案信息的安全管理，包括设置权限控制，制定信息安全政策和规定，加密关键信息等措施，确保人事档案信息不受未经授权的访问和篡改。

4. 优化流程和服务：与人事档案信息管理相关的流程和服务要不断优化和改进，提高办理效率和用户体验。

可以引入自助查询系统，方便员工查询和打印个人档案信息。

三、实施路径在信息化时代，人事档案信息管理面临着新的机遇和挑战。

通过加大数字化转型的力度，建设统一的信息化平台，强化信息安全管理，优化流程和服务，可以有效提升人事档案信息管理的效率和质量，为企业和机构的发展提供有力的支撑。

学校人事档案管理制度学校人事档案管理制度的重要性及改进建议在教育领域中，学校人事档案管理制度扮演着至关重要的角色。

它不仅关系到全体教职员工的个人信息管理，还直接影响到学校的日常运行和未来发展。

为了更好地理解学校人事档案管理制度的重要性，以及如何改进和完善这一制度，本文将从以下几个方面进行探讨。

一、学校人事档案管理制度的重要性1、提供决策支持：学校人事档案记录了教职员工的个人信息、教育背景、工作经验和业绩表现等重要信息。

这些信息为学校领导在人事决策中提供了可靠的依据，有助于确保人力资源的合理分配和有效利用。

2、维护员工权益：人事档案还记录了教职员工的薪酬待遇、社会福利、考核奖惩等信息。

通过妥善保管这些信息，学校能够保障教职员工的合法权益，避免因信息管理不当而引发的劳动纠纷。

3、提高管理效率：完善的人事档案管理制度有助于学校实现人员信息的规范化和标准化管理，提高信息查询和处理的效率。

这不仅能减轻人事部门的工作负担，还能提高整个学校的运行效率。

二、学校人事档案管理制度的起源和发展学校人事档案管理制度起源于新中国成立初期，当时主要采用纸质档案管理方式。

随着信息化技术的发展，电子化人事档案管理逐渐得到广泛应用。

目前，大部分学校已实现了纸质档案和电子档案并存的管理模式，以提高档案管理效率。

三、学校人事档案管理制度的现状和存在的问题1、信息更新不及时：在一些学校中，人事档案信息更新缓慢，导致记录的信息与实际情况存在较大偏差。

这不仅影响了决策的准确性，还可能损害员工的权益。

2、信息安全问题：在电子化人事档案管理过程中，一些学校缺乏足够的信息安全保护措施，容易发生信息泄露和被恶意篡改的情况。

3、管理流程不规范：部分学校在人事档案管理流程中存在漏洞，如借阅手续不健全、档案归还迟缓等，导致档案信息的完整性、准确性和安全性得不到保障。

四、改进学校人事档案管理制度的建议和措施1、建立动态更新机制：为了确保人事档案信息的准确性，学校应建立动态更新机制，及时更新和修正员工个人信息。

或永 久保存 ，它 是人事 档案 信息 化 的原 始数 据来
源 。而人事 档案 的数字 化信 息容 易被重 新 编辑且
高校人事 档案 的信 息化 管理 是新 的历史 条 件 下 出现 的一种 新 的管 理模式 ，它是对 传统 人事 档 案 管 理模 式 的补 充 ，二 者相 辅 相 成 、缺一 不 可 。 高校人事档案 管理人员必须 转变观念 ，解 放思想 ，
学习新 的管理 方法和手段 ，提高计算机应 用能力 ， 逐步实 现管理 手段 的转变 ，使 高校 人事档 案成 为 高校人 力资 源开发 的信息 平 台 ，更 好地 为高校 各 项事业的发展服务。
不 留痕 迹 ，难 以确认 信息化档 案的真实性 ；同时 ， 由于计算 机本身存 在 的风 险 ，信息化档案在存 储 、
（ 者单 位 ： 作 漳州师 范学院档 案馆 ）
季 ・
般不 用予上 网，以避免病毒侵入破 坏信息数 据 。
事档 案 的接 收和 转递 、查 借 阅记 录等登 记册 就有
厚厚 好几 大本 ，手工查 找和 统计 耗时 费力 。将这
总 之 ，要 通过各种 有效 手段 杜绝泄 密及 丢失 数据
情况 的出现 。
些登 记册 中 的信 息 录入 电脑 后 ，人事 档案 的材料
信息 完整充 实 ，为今后 的业务 工作 提供 真实 准确
的信息数据 。 ３ ． 必须保证高校人事档 案信息化数据 的保密性
学 校发展 决策及 时提 供可靠 依据 。同时 ，高校人 事 档案实 行信息 化管 理后 ，高校 人才 的基 本信息 可 以从数 据库 中直接 获得 ，减少 了查 阅人 员与原 始 档案材 料 的接触 ，减少 了档案 材料 的人 为磨损

高校人事档案信息管理化建设一、高校人事档案信息化管理的内涵《档案学词典》中对人事档案的解释为“人事档案是专门档案的一种，是人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案。

记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理集中保存。

”高校人事档案管理是在高校人事管理活动中形成的，是对人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供服务利用的过程，是个人经历、学历、社会关系、政治思想、品德作风、业务能力、工作状况以及奖励惩处等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的和个人自然情况的真实反映，也是高校人事、组织等部门培养、选拔和使用人才的重要依据。

信息化指的是应用数字化、网络化信息技术开发和充分利用信息资源，不断提升现代化水平的过程。

高校人事档案信息化管理的主要特征是依托电子技术和网络技术引入电子文件管理。

所谓电子文件就是只在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上进行传送的文件。

高校人事档案管理信息化就是档案管理者全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。

人事档案信息化管理过程中，可以直接通过计算机对档案信息进行分类、提取、分析和加工，以便于档案查阅，将档案管理者从纷繁复杂的档案管理过程中解放出来。

加快人事档案信息化建设不仅能改变传统的档案管理模式，提高工作效率，还能为领导者作决策以及教职工本人提供方便、快捷、高效的服务。

随着高校人事改革制度的不断深入，要充分认识人事档案信息化建设的重要性，要在国家政策的指导下积极稳妥地推动人事档案信息化建设的进程，不断加大财力和人力投入，加强基础设施建设，提供必要的物质基础。

要积极采取措施，加大基础设施建设力度，把加强人事档案信息化作为高校人事工作中的一个重要组成部分来进行建设。

二、高校人事档案信息化建设存在的问题1.对人事档案信息化建设工作重视程度不够。

从现阶段各高校人事档案管理的实际情况来看，对人事档案信息化建设工作不够重视，存在财力、人力及物力投入不足等各方面问题，这些问题制约了人事档案信息化管理的速度。

浅谈高校人事档案管理的信息化建设摘要：随着科技的发展、网络的普及，档案管理工作也由最初的手工管理逐步演变为信息化管理，高校人事档案信息化建设不仅可以弥补传统纸质档案管理方式的不足，也提高了档案管理工作的有效性，使其更好地发挥档案信息的作用。

关键词：高校；人事档案管理；信息化建设；必要性随着时代的进步、科技的发展，信息化管理已成为当今世界发展的大趋势，对各行各业的发展起着举足轻重的影响。

档案作为原生的信息资源，档案信息化建设已成为国家信息化建设的一个重要组成部分。

随着高校教育改革的不断发展，高校的建设步伐迅速加快，干部人事档案数量急剧增长，大量的考核、考查、工作实绩、科研成果等材料源源不断地进入人事档案，高校人事档案管理面临管理方法、管理技术、管理理念的全面挑战。

一、高校人事档案管理的现状目前，虽然大部分高校已配备了专门的人事档案管理系统，但受传统管理方式的影响，许多高校仍然使用单一的纸质档案管理方式，具体主要体现在使用传统的档案登记卡片。

档案登记卡片局限于一些人员基本信息，如：参加工作的时间、学历的变更、职称的晋升等简单地查询工作，因此信息无法得到完整的反映。

由于手工翻阅比较频繁，纸质卡片上面的内容变得模糊不清，工作人员为了避免在信息的读取上造成误导，需要重新调阅档案实体，有些早期材料纸质较差，翻阅次数多了，不仅容易破损，并且影响人事档案纸质材料的长久保存。

另一方面，随着时间的推移，卡片夹变得松动，卡片容易丢失，不仅使个人档案信息外泄，也在档案管理的过程中带来很大的潜在风险性。

二、高校人事档案信息化建设的必要性（一）高校人事档案信息化建设是高校档案工作发展的需要档案信息化是指运用现代化信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发、利用。

档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存储、检索、管理形式和载体的变化。

一方面，与传统的人事档案管理相比，通过档案信息化建设，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理的内部进行数据共享，检索查询都变得非常方便，从而大大提高了高校档案工作质量和利用效率。

提高 人事 档案管理工作效率。 本 文就高 校人事 很好的衔接， 并且在数据库建设的同时解决标 信 息进行 存贮 、 加 工、 检索 、 传输 ， 为干部人 事
档案信 息化 管理问题 进行探 讨。 准 化与规范化 的问题 ， 这就 要求我们要有一个 工作提供及 时高效 的服务 。 这个 目标要求我们 完整 的业务规范指导体系 ， 使从事档案信息化 充分利用信息化的机遇， 迅速搭建信息化的平
重视，财力及人力投入不足 等各方面 问题 ， 会 管理工作 向制度化 、 规 范化 发展。特别是人 事
限制人事档案信息化发展的速度， 使之与高等 档案，其内容直接涉及个人的基本情况和隐 主要参考文献： 教育的现代化发展无法适应， 使人事档案在高 私， 所以更要制定出相对完善的管理制度来保 ［ １ ］ 戎晔． 高校人事 档案信息化建设初探［ Ｊ 】 ． 校管理与改革中无法发挥其积极作用。 证人事档案信息化建设的开展。
不适应人事档案信 识 、 创新 能力及 熟练应用现代化管理设备 的能 案工作信息化建设 的重要组成部分 。 重视和推 信息技术能力和水平较差， 进高校 人事档案信息化建 设， 是为高校的改革 息化建设的需要。 与发展提供及时、 准确、 高效的信息依据， 为积 极推动高校各项事业的顺利开展提供有效保 二、 高校人事档案信息化管理对策建议
实把人事档案管理工作列入重要议事日程。 从 各校信息化建设的进度和人事档案信息化管 思想 总揽 全局 ，实现 人事档 案管理 历史性 跨 目前高校人事档案信息化建设的发展状况来 理的实际情况制定相应的工作流程和规章制 越， 从而保证人事档案信息化建设与高校信息 看， 由于高校对人事档案信息化建设工作不够 度， 使档案管理工作有章可循， 促进人事档案 化同步发展， 为高校的教学科研服务。

学校档案管理信息化建设存在的问题及对策随着信息化技术的发展，学校档案管理也逐渐走向信息化建设的道路。

信息化建设可以提高档案管理的效率和准确性，但同时也带来了一些新的问题。

本文将探讨学校档案管理信息化建设存在的问题，并提出对策以解决这些问题。

一、存在的问题1. 资源投入不足：学校档案管理信息化建设需要大量的技术支持和资金投入，但是很多学校对此并不重视，导致信息化建设无法得到充分的支持和发展。

2. 管理体系不完善：学校档案管理信息化建设的管理体系不完善，缺乏统一的标准和规范，导致档案管理工作缺乏统一的指导和监督。

3. 安全风险：信息化建设在数据存储和传输过程中存在着安全风险，一旦出现安全漏洞或者数据泄露，将对学校档案管理工作造成严重影响。

4. 维护困难：信息化系统的维护工作需要专业人员进行，但是学校普遍缺乏相关专业人才，导致维护困难，系统运行不稳定。

5. 应用不足：学校档案管理信息化系统的应用范围有限，不仅仅局限于档案管理，还需要与其他管理系统进行对接，形成完善的信息化管理体系。

6. 隐私保护不足：学校档案中可能包含一些敏感信息，如学生个人信息、考试成绩等，信息化建设过程中需要加强隐私信息的保护，避免泄露和滥用。

二、对策3. 加强安全保障：学校需要加强信息化系统的安全保障工作，确保数据的安全存储和传输，建立健全的防火墙和加密机制，及时发现和处理安全风险。

4. 培训和招聘人才：学校需要进行相关人才培训，提高员工的信息化技能，同时还需要招聘相关专业人才，确保信息化系统的正常运行和维护。

5. 拓展应用领域：学校档案管理信息化系统可以与教务管理系统、人事管理系统等进行对接，实现信息的共享和互通，提高管理效率和准确性。

6. 加强隐私保护：学校需要加强对档案管理信息化系统中隐私信息的保护，制定相关保护政策和措施，严格管控敏感信息的获取和使用，确保隐私安全。

三、结语学校档案管理信息化建设的发展是大势所趋，它可以提高档案管理的效率和准确性，为学校管理工作提供更多的便利。

Ａ ｓｒｃ： ｉ ｅｐ ｐ ｌｒ ｆｈ ｅｗｏ ｋａ ｄｔｅｄ ｖ ｌｐ ｅ ｔ ｆ ｉｈ ｒｅ ｕ ａｉｎｒｆｒ ， ｅｕ ｉｚ ｔ ｎ ｏ ｂ ｔ ｔＷ ｔ ｔ ｏ ｕａｉ ｏ ｅｎ ｔ ｒ ｎ ｅ ｅｏ ｍ ｎ ｇ ｅ ｄ ｃ ｔ ｏｍ ｔ ｔ ｉａｉ ｆ ａ ｈｈ ｙ ｔ ｔ ｈ ｏｈ ｏ ｅ ｈ ｌ ｏ
案数量急剧增 长， 大量的考核 、 考察 、 工作实绩 、 科 研成果等材料源源不断地进入人事档案， 高校人事
档案管理面临管理方法 、 管理技术、 管理理念的全
面挑战。高校人事档案的信息化建设， 将为整个高
称的晋升等简单查询工作，并且由于计算机存储档
案信息还不完整Βιβλιοθήκη 导致许多工作仍处于传统的手工 的发展起着举足轻重的影响。随着高校教育改革的
不 断发 展 ， 校 的建 设 步 伐 迅 速 加快 ， 部 人 事档 高 干
案管理应用计算机，也开发了相应的人事档案管理 系统 ， 由于受传统管理方式的影响， 但 人事档案管理 观念还未完全更新，人事档案管理系统也局限于一 些人员基本信息， 如参加工作时间、 学历 的变更 、 职
ｐ ｒ ｏ ｎ ｌａ ｃ ｉ ｅ ａ ｎ ｒ ａ ｅ ｒ ａ ｌ Ｂａ ｅ ｎ ｔ ｅ ｃ ａ ａ ｔｒｓｉｓ ｏ ｒ ｏ ｎｅ ａ ａ ｅ ｅ ｔ ｈ ｓ ａ ｔｃｅ ａ ａ ｅ ｓ ｎ ｅ ｒ ｈ ｖ ｓｈ ｓｉ ｃ ｅ ｓ ｄ ｇ ｅ ｔ ｙ． ｓ ｄ ｏ ｈ ｈ ｒ ｃ ｅ ｉｔ ｆｐｅ ｓ ｎ ｌｍ ｎ ｇ ｍ ｎ ，ｔ ｉ ｒｉｌ ｎ — ｃ
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学校学生人事档案管理学校作为一个教育机构，承担着培养、教育和管理学生的重要任务。

而学生的人事档案管理是学校管理工作中至关重要的一环。

本文将从学生人事档案的定义、档案管理的重要性、档案管理的流程和措施四个方面展开，对学校学生人事档案管理进行细致介绍。

1. 学生人事档案的定义学生人事档案是学校对学生进行全面记录的重要工具。

它包括学生个人信息、学籍信息、学业成绩、奖惩记录等内容，是学校对学生全面了解和管理的基础。

学生人事档案记录了学生的成长经历和发展轨迹，对于学生的学业指导、奖励评优、资助管理等方面都具有重要作用。

2. 档案管理的重要性学生人事档案管理对于学校管理工作具有重要意义。

首先，档案管理有利于学生信息的统一管理和及时更新，确保学生档案的真实、全面和准确。

其次，档案管理有利于教师和学生之间的交流和沟通，从而更好地了解学生的需求和问题，提供有针对性的帮助和指导。

最后，档案管理有助于学校对学生发展轨迹的分析和评估，为学校制定有效的教育方案和政策提供决策依据。

3. 档案管理的流程学生人事档案管理主要包括档案的收集、整理、存储和运用四个环节。

首先，在学生入学时，学校应向学生及其家长索取相关证明和材料，并建立学生个人档案。

其次，学校应对学生档案进行分类整理，确保每个学生都有对应的档案，并建立档案编号系统进行管理。

然后，学校应该妥善存储学生档案，在保证档案安全和隐私保护的前提下，建立档案库并制定存档期限和销毁规定。

最后，在教育教学中，学校应根据学生档案提供个性化的教学和辅导，定期进行档案调阅和更新，确保档案信息的及时性和准确性。

4. 档案管理的措施为了高效管理学生人事档案，学校可以采取一系列措施。

首先，学校应建立专门的档案管理部门或岗位，负责学生档案的管理和维护工作。

同时，学校应加强对档案管理人员的培训和监督，提高其管理和操作的专业能力。

其次，学校应建立完善的档案管理制度和规范，明确档案的收集、整理、存储和运用流程，确保每个环节的规范和有序。

事业 的顺 利 开 展 。
区别 。
高校人事档案信息化管理 ，其核心内容就是通过档案信息资源的 数字化和档案管理过程的网络化 ， 对高校人事工作 中产生的各类信息 ， 特别是对教职工在教学科研工作中产 生的丰富档案信息 ， 进行存储 、 加 工、 检索 、 传输 ， 为高校人事档案工作提供 即时高效的服务， 以实现档案 资源的共享 ， 提高人事档案管理和利用效率 。它包括 ： 人事档案信息资 源的有序整理 、人事档案信息数据库 的建设 、人事档案信息 网络 的建 设、 人事档案信息技术的应用 、 人事档案信息资源的开发利用 、 人事档 案信息化人才队伍的建设等 。 高校人事档案信 息化管理的必要性及优势 １ ． 充分发挥高校人才 的巨大优势 高校是优秀人才和专家学者高度集中的地方 ，高校人事档案是高 校组织和人事部门对高校人才进行 管理 的重要信息来源 ， 是历史地 、 真 实地 、 全面地了解高校人才的重要依据 。高校人事档案信息化管理后 ， 运 用智 能 检 索 和 网络 检 索 ， 以处 理 大 量 的 复 合 文 档 的数 据 信 息 ， 化 可 强
用计算机等现代办公手段对高校人事档案实施 网络信息化管理 ， 提高
高校人事档案管理工作的效率 ， 充分发挥人才信息资源的使用价值 ， 建 立人机结合的技术性管理系统 ， 实现对 高校人事档案的完整 、 准确和动 态、 立体管理 ， 全面服务于高校 的发展。 ４人才培养是人事档案信息管理 的保证 ． 人事档案信息化管理最终 的决定 因素是人。由传统 的档案实体管 理转变为信息管理 ，只掌握传统 的档案管理职能的档案人员是难以适 应的。因此 ， 现人事档案 的信息化管理 ， 要实 培养高素质的档案管理人 才， 是信息时代的客观要求。 人事档案信息化管理是从原始静态档案管 理到动态档案信息化管理的革命 ， 是人事档案工作 的深入 ， 是工作方法 的改变 ， 是形式的革新 ， 也是人事档案管理 与时俱进 、 开拓创新 的起点。 人事档案管理人员必须 由人事档案实体管理者 向信息管理员和发布者 的角 色 转 换 ， 从封 闭 的心 态 向 开放 心 态 的 心理 转 换 ， 高 计 算 机应 用 能 提 力 ， 用 信 息化 、 字 化 管理 手 段 来 管 理 人事 档 案 信 息 。 能 数 总之 ，高校人事档案信息化管理 的目的是更有效地开发 和利用人 事档案信息资源 ， 提高服务水平 和人事档案利用率 ， 实现人才资源优化 配置 ， 促进 人才 合 理 流 动 ， 大 限度 发 挥 人 才 效 益 ， 学校 的教 学 、 研 最 为 科 及各项管理工作服务。高校人事档案信息化管理的实现 ， 受诸多因素的 影响 ， 是一项艰巨 、 复杂 的系统工程。 以， 所 新时期 的高校人事档案管理 人员 ， 必须不断解放思想 ， 刻苦钻研业务知识 ， 掌握 先进 的科学技术， 大 胆尝试 ，使高校人事档案管理工作的重心逐步由实体管理转 向 信息管 理： 由手工管理转 向计算机管理 ； 由人工检 索转 向网上查询 ， 使高校人 事 档案 真 正 成 为 挖 掘人 才 的 信 息基 地 。

2008年7月第13卷第4期 西　安　邮　电　学　院　学　报JOURNAL OF XI ’AN UN IV ERSI TY OF POST AND TEL ECOMMUN ICATIONS J u l 12008Vol 113No 14收稿日期作者简介李向伟(5),男,陕西宝鸡人,西安邮电学院人事处工程师。

高校人事档案信息化管理探究李向伟(西安邮电学院人事处,陕西西安　710121)摘要:阐述高校人事档案信息化管理的目标和思路,认为必须保证数据采集的真实性、准确性和完整性,保证管理系统的标准化、规范化及安全运行。

高校人事档案信息化管理是对传统的人事管理模式的改革和创新,是高校人事档案工作发展必然趋势。

关键词:高校;人事档案;信息化管理中图分类号:C931.6 文献标识码:A 文章编号:1007-3264(2008)04-0123-03 高校人事档案管理工作是高校管理不可缺少的重要环节之一,也是衡量高校人事管理水平高低重要标志之一。

高校随着建设步伐的迅速加快,对人才的需求和利用日益扩大,人员的流动也不断增加,档案材料数量和种类也逐步增多,加强信息化管理,已成为高校人事档案管理的一个主要趋势和途径。

1　高校人事档案信息化管理工作的基本目标与思路1.1　高校的人事档案信息化管理的基本目标高校人事档案信息化建设是时代发展的需要,是高校人事档案工作的主流,是高校人事档案管理改革方向。

其基本目标就是利用电子计算机和信息网络技术,对高校干部人事工作中产生的各类信息进行存贮、加工、检索、传输,为高校干部人事工作提供及时高效的服务。

这个目标要求我们充分利用信息化的机遇,迅速搭建信息化的平台,把传统的高校干部人事管理工作的目标调整到整体性人才的资源配置上来,使高校的人才资源得到更科学的利用和开发,使高校人事档案工作由过去的纸面操作和人工归档的体力劳动方式向以脑力劳动为主的信息化管理转变,使高校人事档案管理工作由简单利用向多层次、多角度利用,由低水平向高水平转变,从而彻底改变高校人事档案工作投入多、产出少的现象。