档案管理流程图

附件一：

阶段 内容 主要形成文件 文件来源（形成）单位

前期阶段施工阶段竣工阶段生产准备于考核期阶段项目立项1.项目核准文件2.可行性研究报告及审查文件3.项目评估及审批文件设计、监理、施工及设备物资招投标合同1.选厂址及审批文件2.建设用地审批文件、建设用地许可证3.征地、拆迁及赔偿、临时用地租赁合同协议4.国有土地使用证发改委、建设、评估、设计及审查单位建设用地审批、征用设计文件施工准备安全、质量、进度管理资金管理质量监督工程会议与统计竣工交接竣工验收工程总结决算与审计竣工图编制与出版机组达标与工程创优生产准备、考核期试运行考核期事故处理及检修项目评估文件1.设计基础文件2.初步设计及审查文件3.施工图设计、设计计算书4.设计优化1.项目招、投标及评标问卷2.项目合同、协议文件1.环保、消防、卫生、劳动安全、规划审批文件2.“五通一平”文件3.开工审批文件1.工程质检大纲、单位工程划分总表等2.质量、安全管理文件、强条及技术规范文件3.工程进度管理文件1.资金计划与调拨文件2.执行概算及批准文件3.工程款支付及结算单1.物资管理台账、设备开箱验收记录2.进口设备免税审批文件、海关报验文件3.设备催交来往文件1.现场质量监督站成立文件与质量监督检查文件2.质量监督中心站阶段检查文件1.工程各种会议纪要2.工程统计报表、工程简报等1.机组移交生产签证书2.竣工档案移交目录及签证（记录）1.项目竣工“六个”专项验收文件2.项目整体竣工验收文件及签证1.工程总结（建设、设计、施工、调试、考核等2.工程质量评估报告1.工程决算书及报批文件2.工程决算审计报告土建、电气、水工、暖通、线路、变电工程等各专业竣工图1.工程质量评估报告2.机组达标考核文件3.工程创优文件1.生产准备大纲、运行、操作规程（规范）2.人员培训材料、试运行记录1.试运行期运行事故记录分析报告、处理记录及结论1.机组并网运行安全评价、风险评估报告2.电力生产许可证政府相关部门土地管理部门设计审查部门设计单位建设单位或委托单位建设单位质量监督部门启动委员会建设、参建单位建设单位及政府相关部门各参建单位及监理单位设计单位及审计单位设计单位建设、施工、调试、监理单位、考核及评优单位建设单位安全行政部门电监部门物资采购管理建设单位及地方相关行政管理部门

档案管理工作流程

具体工作 收集各部门、分公司的文书档案

详

细

工

作

流

程 流程图

下发通知 →审核 →接收 →存档 →没有按时移交的部门向上级领导汇报 →上级领导督办 →移交完毕

对于此流程图的解释

档案室每年1月份下发通知，要求各部门、分公司移交前一年的文书类资料，各部门、分公司秘书按照要求填写移交清单，经部门领导签字确认。档案室秘书对移交清单进行核对，符合要求的进行接收，档案管理员对接收的文件进行整理、立卷。如没有按时移交的部门，档案室进行统计上报董事局办公室，由其再进行督办，直到移交完毕。

具体工作 对集团所有文书材料进行整理

详

细

工

作

流

程 流程图

收集 →分类 →组卷 →录入卷内目录 →编写案卷题名→装订

关于此流程图的解释

收集集团及分公司所有文书材料，按要求进行分类、组卷、录入卷内目录、编写案卷题名，最后装订成册。

具体工作 文件借阅

详

细

工

作

流

程 借阅人填写《文件借阅申请单》—写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅部门、借阅日期、归还日期—借阅部门主管领导签字—持签字齐全的借阅单到档案室借阅—档案管理员在文件目录中查找该文件的编号,将文件编号写在借阅单上—文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记—已到借阅预计归还日期,档案室电话通知其归还或办理续借—文件归还时检查是否完整无损，完好无损,档案室在实际

归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续—档案室将归还文件整理归档

具体工作 合同接收

详

细

工

作

流

程 到董办接收合同—档案室秘书依据合同类移交表对合同进行核对—手续完整签字接收——档案室对合同进行存档并下发相关部门

接收合同要求：1、注意合同及附件、合同转签文件的完整性；2、走特事特办的合同在生效后且下发到各个部门，但经办部门需后补手续。

具体工作 洽商资料接收

档案归档管理流程图

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_ 收集 收集应归档的文件材料 齐全完整

归档判断 判断文件是否归档 依照归档范围，慎决定文件去留

确定期限准确客观

分类 年度-机构（问题或文号）期限 分类方法科学、适用，保持相对稳定

编制页码 只编有文字的部分 不空号、不漏号

装订 用不锈钢钉或线单件装订 便于保管利用 确定归档文件的保管期限

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排序 按期限-机构-时间三个层次排列 顺序相对固定

盖档号章 在每一件的上方空白处盖档号章 清晰、端正，件号不重、准确

电脑著录 有关的信息录入专用的档案管理软件 录入的内容尽可能详细、准确

装盒排架 按件号顺序装盒、上架 不同保管期限，不同机构的不要装入同一盒

打印目录 归档文件目录一式两份 分保管期限按件号顺序打印归档文件目录

编制检索工具 写归档说明、装订成档案目录 目录封面、背脊上的项目要填写完整 档案馆管理流程图

↓

与各部门办理档案交接手续

↓

按档案管理规范进行分类、整理

↓

将整理好的档案入库并做好档案日常保护管理

↓

档案调阅、复制使用等，需依据权限，经相关领导审批，并办理调档手续

↓

档案调阅、复制使用后，应在规定期限内归档

各部门向档案馆提交需归档的档案资料

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;.. 档案管理工作流程图

责任人 流程描述 说 明

档案人员

档案人员

档案人员

档案人员

档案人员

档案人员

档案人员

 每天早上上班后从售后前台拿取资料；

 工单资料要求四单齐全，即维修预检单、工单、常规项目检查表、结算清单等。

 返回前台的单据，二次齐全后档案管理人员第二天拿回，按标准流程入档

 单据分类时新车检查车辆单独挑出。

 在电子档案中列新数据时，核实车辆与客户信息是否准确，无误后更新，如电话不统一，做出相关登记，二次与系统核实。

 核实不清楚的以3DC回访时确认。

 问题客户单据派工单上有注明的，在更新完毕后转3DC回访专员回访时使用。

 查找档案时，核实档案号码相符后挑出，一辆车跟一个档案夹，按不同车辆摆放好，统一挑出后一一填写。

 放回档案柜时一定要物归原位，保证准确。

 定期对一车一档与销售数据进行核实，保证一一对应，避免漏项。 从售后前台领取，准备档案资料

按不同车型把单据分类 与售后DMS核对当天进站车辆是否相符？单据是否齐全？

拒绝接收，返回前台

更新完毕在派工单标注档案号 是否

新车？

更新电子表格档案，核实信息

在档案柜中找出档案夹 N N（不齐全）

Y

N 整理齐全后返回档案室

在电子档案查找车辆信息是否存在？ N

Y

填写维修档案卡上信息 Y

建立新档案夹及标签 确定第一次进站车辆，按新车标准建立

完毕后把档案夹放回档案柜 按新车建档标准填写档案卡，编制档案编号 .

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