企业受控文件管理制度

Ｉ　一王程垣簦　………………………　

电子文件的受控与管理　

南京市产品质量监督检验院黄星海　

【摘要】信息化水平的提高和内部局域网的广泛使用，使得电子文件越来越多。由于检测实验室中很多是受控文件，实验室不知道如何对电子文件实施“受控　，使得大　

量文件仍然以纸质版的形武存在。希望通过本文，帮助实验室建立电子文件受控的概念，提出受控的方法，实现电子文件的受控，从而提高管理水平和工作效率。　

【关键词】电子文件；受控；管理　

一、概述　

随着信息化水平的提高，电子政务、网　

络化办公方式已得到越来越广泛的应用，很多　

政府部门、企事业单位建立了内部局域网，建　

立了自己的办公自动化系统（ＯＡ系统），许多　

文件都以电子文件的形式发出，供工作人员使　

用，从而减少纸质文件的发放，办公“无纸　

化”正在逐步取代办公“有纸化”。与传统的　

有纸化办公相比，建立在内部局域网基础上的　

无纸化办公能提高工作效率，减少纸张等使　

用，体现了环保意识。电子文件以其使用方　

便、传播高效、存储空间小而越来越受到欢迎　

并得到广泛的使用。　

许多有一定规模的检测实验室与全国其　

他企事业单位一样，也建立了基于内部局域网　

的、集办公自动化和检测业务管理于一体的管　

理系统，实现了办公和业务管理的自动化，但　

由于检测实验室中很多是受控文件，实验室不　

知道如何对电子文件实施“受控”，使得大量　

文件仍然是以纸质版的形式存在，或者虽以电　

子版的形式存在，但任何人都可以在电脑上对　

文件进行任意修改，文件并不受控　建立电子　

文件受控和管理的规定，是实现实验室无纸化　

办公的必要条件。　

二、电子文件及受控文件的概念　

１．电子文件的概念　

电子文件是随着信息化的发展而出现的以　

新的媒介形式作为载体的文件，随着政务网、　

办公自动化的普及而迅速增长，而《中华人民　

共和国电子签名法》的颁布、实施，也明确了　

电子文件的法律地位。那么，什么是电子文件　

呢？　按照ＧＢ／Ｔｌ８８９４—２００２《电子文件归档和　

编号： 技术文件管理规定 版本号：2/0

1．目的

进一步加强资料的管理，使技术文件得到及时、准确、有序的传递，对各部门的资料管理和资料分发范围作出相应要求；明确不同技术文件的适用范围和使用效力，防止因几类文件具体要求矛盾时延误生产或造成返工返修。

2．适用范围

本规定适用于公司所有产品技术性文件，对外来文件可参照执行。

3．术语

用于指导生产的技术文件包括但不限于以下几项：

转换图纸：根据顾客图纸、样件、技术协议或其他要求并结合公司实际情况绘制的产品图纸。其中的顾客所有特殊要求和产品的特殊特性都已得到了充分识别或认可。

毛坯图、粗加工图：用于定制毛坯或对毛坯进行粗加工的图纸。

工装、检具图：用于制造和检验产品的工艺装备图纸的总称。

工艺规程：包括过程流程图和机械加工卡片，是用于指导加工流程和加工工序内容的技术文件。

控制计划：在产品的先期质量策划或生产件批准中产生的对过程和产品参数控制进行明确规范的技术文件。

作业指导书：针对特殊工序、特殊过程进行生产作业指导的文件。

更改通知单：对顾客提出的工程更改或内部持续改进提出的更改经评审后正式下发的更改通知。

工艺指示单/临时工艺指示单：对产品采取带有普遍性或临时性的工艺调整做出的技术通知。

4. 文件管理的原则

4.1 谁签收谁负责的原则

文件原则上必须由兼职资料管理员签收，因故不能签收的由部门领导签收；谁签收文件，谁就对文件的管理负责。

4.2 以旧换新的原则

已经分发的文件，因破损、脏污或版本更换，必须执旧文件方可更换新文件。

4.3 数量匹配原则

文件应严格按照实际单位的使用份数分发，车间须提供详细的“工位配制表”，资料室按照“工位配制表”印发等数量的文件，车间不提供该表时，资料室按最低数量发放。

车间因生产需要临时增加工位时，须填写“文件补发申请登记表”注明相关信息方可补发。

中山市金哥电器实业有限公司 文件名称：文件受控管理规定

文件类别 管理规定 编号:JG-HR-B-201301 版本：A0 1/3页次 生效日期

1. 目 的：

确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等符合规定，从而保证质量体系文件和资料得到有效的控制。

2. 范 围：

本程序适用于质量体系文件和资料的控制。

3. 定 义：

3.1 一级文件：质量手册（含程序文件）。

3.2 二级文件：管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等）。

3.3三级文件：技术性文件：

3.3.1技术资料：工艺设计部制作的所有技术资料，例：产品生产图、生产责任单、作业指导书等。

3.4四级文件：质量记录（表单记录类）。

4. 职 责：

4.1 文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场所的文件为最新、有效的文件。

4.2 各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。

5. 程 序：

5.1 文件的编写、审核及批准：

项目

序号 文件级别 编 写 审 核 批 准 控 制 部 门

5.1.1 一级文件 ISO专员 管理者代表 总经理 文控中心/部门

5.1.2 二级文件 主管、相关人员 经 理 管理者代表 文控中心/部门

5.1.3 三级文件 相关人员 主管、工程师 经理 文控中心/部门

5.1.4 四级文件 相关人员 主管 经理 文控中心/部门 5.4 文件的更改、回收及作废

5.4.1 程序文件、工作文件的更改、作废由编写部门或相关部门提出，填写《文件新制/更改/作废申请》，交由原文件编写部门更改、审查、批准后交文控中心受控再发放。必要时应邀有关部门召开文件更改讨论会议，商议文件更改的相关事宜。

5.4.2 技术资料的更改，需填写设计或工程更改通知，并与更改的相关文件同时发放。

文件分类标准管理规程SMP页脚内容

中山市金哥电器实业有限公司 文件名称：文件受控管理规定

文件类别 管理规定

编号:JG-HR-B-201301 版本：A0 1/3页次 生效日期 20130621

1. 目 的：

确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等符合规定，从而保证质量体系文件和资料得到有效的控制。

2. 范 围：

本程序适用于质量体系文件和资料的控制。

3. 定 义：

3.1 一级文件：质量手册（含程序文件）。

3.2 二级文件：管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等）。

3.3三级文件：技术性文件：

3.3.1技术资料：工艺设计部制作的所有技术资料，例：产品生产图、生产责任单、作业指导书等。

3.4四级文件：质量记录（表单记录类）。

4. 职 责：

4.1 文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场所的文件为最新、有效的文件。

4.2 各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。

5. 程 序：

5.1 文件的编写、审核及批准：

项目

序号 文件级别 编 写 审 核 批 准 控 制 部 门

5.1.1 一级文件 ISO专员 管理者代表 总经理 文控中心/部门 文件分类标准管理规程SMP页脚内容5.1.2 二级文件 主管、相关人员 经 理 管理者代表 文控中心/部门

5.1.3 三级文件 相关人员 主管、工程师 经理 文控中心/部门

5.1.4 四级文件 相关人员 主管 经理 文控中心/部门 文件分类标准管理规程SMP页脚内容5.4 文件的更改、回收及作废

5.4.1 程序文件、工作文件的更改、作废由编写部门或相关部门提出，填写《文件新制/更改/作废申请》，交由原文件编写部门更改、审查、批准后交文控中心受控再发放。必要时应邀有关部门召开文件更改讨论会议，商议文件更改的相关事宜。