采购流程及管理制度

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采购流程管理制度

一、总则

为提高公司采购效率，明确岗位职责，有效率降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范采购流程，加强与各部门之间的配合，特制定本制度。

1. 物料采购的部门归属划分：

（1）生产原材料、固定资产采购：由采购部门负责办理；

（2）日常办公用品以及超市物品采购：由综合管理部负责办理；

（3）对于重要物品的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购。

2. 采购工作应以降低成本为目的，规范进、出货流程，做到人员合理分工与定位，通过标准化、简单化、专业化的工作为公司提高经营效益。

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二、采购业务流程

采购业务流程图：

否退货办理索赔取得发票是付款入库采购业务的后评估采购计划请购选择供应商确定采购价格验收订立框架协议或采购合同管理供应过程需求计划是否合格会计控制 第 3 页 共 11 页

三、申请采购

1. 需求部门根据生产经营需要向采购部门提出物资需求，按照规定的格式填写相应的请购单。

2. 请购单应该按照规定格式填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部。

3. 按公司实际需求，请购单主要分为以下几类：

（1）《A类物品请购单》：主要用于采购固定资产（１０００元以上或同一物品累计金额为１０００元以上为固定资产）。具体包括：模具、加工设备、实验设备、量具、办公设备、家具等。

（2）《B类物品请购单》：主要用于采购原材料及外协件。原材料具体包括：漆包线、高温线、绝缘漆、热缩管、绝缘套管、胶水等；外协件具体包括：定子铁芯、转子铁芯、骨架、包装盒、包装袋、缓冲包装盒等。

（3）《C类物品请购单》：主要用于采购易耗物品及工具。具体包括：注焊剂、锡块、融漆剂、防锈漆、工具、工作服等

（4）《D类物品请购单》：主要用于采购行政办公用品及超市用品等。

（5）《E类物品请购单》：可用于采购其他类特殊物品。

4. 需求部门在请购单巡签完毕后提报采购部，应要求采购部签字接收。需求部门留一份作为备份，以供查询核对。

采购流程管理制度

一、 采购物品的分类

1. 农业生产资料：农药、肥料、种子、种苗、农膜等用于农业生产的原料、物品；

2. 劳保用品：手套、口罩、雨衣、雨裤、雨靴、防毒面具等；

3. 工具器具：指生产经营过程必备生产、经营用工具、器材等；

4. 包装物：指用于包装产品的塑料袋、纸张、纸箱等包装用品；

5. 固定资产：指房屋建筑物、机械设备、仪器、电子设备、汽车、冷冻冷藏设备、运输工具等；

6. 办公用品：指公司日常管理过程中所需购买的物品，包括文具、办公、招待用品、后勤物资等。

二、 采购计划

1. 为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。

2. 公司内各部门根据库存情况按程序报物资采购计划，在每月的25日前向采购部报下月的采购计划，然后由采购部汇总后统一上交公司经理办公会。

3. 各部门提供的需采购物资的规格型号必须完整，对于固定资产类的采购要经过充分论证，确保必要性。

4. 采购部编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购计划，避免物资积压损失。

三、 采购部门的划分

1. 生产原材料、劳保用品、工具器具、包装物、固定资产：由采购部门负责办理批准然后采购员购买。

2. 日常办公用品：由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。

3. 对于重要材料或技术要求较高的设备的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。

四、 采购成本控制

1. 建立合格供货方名单，每种产品维持多个供应商。

2. 维持良好的供应商关系，鼓励供应商通过增加供货品种、库存数量和提供其他额外服务等增加其出货量。

3. 选择综合性供应商，可以将同类商品，甚至不同类的商品进行合并采购。

4. 合理规划库存和资金成本，根据财务状况合理使用资金。 5. 领会国家政策导向，了解农业行业特点，分析、预测原材料行情变化。依据内部需求和外部供应变化，把握最佳订货、采购时机。

6. 就近采购，运输的时间和成本在物料采购中的作用不可低估。

集团文件

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采购招标流程及管理制度

（暂行）

第一章 总 则

第一条 为规范采购管理工作，保证物资采购质量，降低采购成本和费用，增加物资采购的透明度，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国合同法》，结合公司实际情况制定本办法。

第二章 适用范围

第二条 本制度适用于具备招标条件的、公司实际需要的工程材料、机电设备、生产物资、办公用品等物资采购。

１、专项物资一次性订货超过50万元的，实行专项招标。

２、同类型或单品种物资半年用量采购值超过30万元的采取半年招标一次。

３、机械设备价值5万元以上、办公用品一次性采购2万元以上的实行招标。

４、其它需要实施招标采购的物资。

第三章 招标采购原则

第三条 遵循公开、公平、公正原则。

第四条 竞争原则。参加投标供应商必须有三家及三家以上有实力、信誉和服务良好的供应商。

第五条 遵循同质低价、同价质优的选择标准。

第六条 遵循及时、适用、合理、节约原则。由各物资需求部门，提供物资采购计划，提供拟采购物资的具体明细和质量技术要求、供货时间等。

第四章 组织实施

集团文件

- 2 - 第七条 物资采购招标工作由采购部及集团招标委员会联合组织实施。

第八条 在实施招标前，由招标组织部门根据各部门提供计划、要求，拟草有关招标文件，其计划、方案上报公司领导，经批准后组织实施。

第九条 采购部门负责采集供应商信息资源，相关部门也可提供供应商信息资源，以形成竞价机制，确保招标工作的实施。

第十条 供应商信息资源必须认真筛选，拟选参与竞标的供应商，必须具备一定生产规模，质保体系完善，招标人认同的厂家。对多次参加投标，报价持续偏高的厂家，逐步由新的符合条件的供应商取代参与投标竞价。

采购管理制度及采购流程

一、目的：

规范公司采购流程，提高采购工作效率，从而为生产的顺利进行提供保障，并最大化降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。

二、适用范围

适用本公司范围内采购管理

三、内容

（一）总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

（二）基本流程：采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算

（三）采购流程图如下：

寻找供应商审批流程询价比价议价采购洽淡签采购合同付款审批流程下采购订单交货验收计划对帐财务结算验收合格验收不合格入库退、换货采购需求 四、制度细则

（一）采购需求的提请

1、采购需求流程如图：

3、请购单应如实填写以下内容：

请购的部门；

请购的物品名；

请购的物品数量；

请购的物品规格；

请购物品的样品、图纸或技术资料等；

请购物品的需求时间；

请购如有特殊需要请备注（如定制刀具应注明规格）；

请购单填写人签字；

请购的部门负责人签字；

请购单的审核人签字；

财务审核人签字；

公司总经理签字。

4、请购单及其提请规定

请购单应按照要求填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购部门。请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收，请购部门备份。

涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交，同时清单的电子文档也需一并提交。

由需求部门填写，按着公司规定的申购单格式，认真详细、清楚的填写各项数据（重点要素见细则要求）。填写后由填写人签字确认。

填报申请单

部门审核

总经理

采购部

由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采购的物品用途、数量、规格等进行审核确认，签字后提交上一级主管领导。

总经理签字批准后，交由采购部进行采购。

采购部收到经过签字批准的采购申请书，要对申请书的内容进行核对，并与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、采购在途等进行订单数量的最终确认。确认后，进入采购环节。 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。