采购管理制度及流程
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采购管理制度及流程(总16页)
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This document is for reference only-rar21year.March 第二章 采购计划管理制度
第一节 采购计划编制制度
一、目的
为编制合理的采购计划，加强对采购计划的管理，确保公司的生产经营活动顺利、有序的进行，特制定本制度。
二、适用范围
适用于公司采购计划的编制工作
三、编制采购计划的重要性
1、预估用料数量、交期，防止断料。
2、避免库存过多、资金积压、空间浪费。
3、配合公司资金运用、周转，配合生产、销售计划的顺利达成。
四、采购计划分类
包括：年度采购计划、月度采购计划、日采购计划。
1、年度采购计划是根据公司年度经营计划，在对市场信息和需求信息进行充分分析与收集的基础上，依据往年历史数据对比预测制定的采购计划。
2、月度采购计划是指在对年度采购计划进行分解的基础上，依据上月实际采购情况、库存情况和市场行情等制定的采购计划。 3、日采购计划是指在对月采购计划进行分解的基础上，依据各部门每日经营所需物资的汇总及审核制定的采购计划。
五、采购计划的编制依据
在编制采购计划时应考虑到经营计划、需求部门的申请、年度采购预算、库存情况、公司资金供应情况等相关因素。
六、采购计划的编制步骤
七、采购计划编制注意事项
1、采购计划要避免过于乐观或保守
2、考虑公司年度目标达成的可能性
3、生产、销售计划的可行性和预见问题
4、物料需求与物料清单、库存状况的确定性
5、物料标准成本的影响
6、保障生产与降低库存的平衡
7、物料采购价格和市场供需的可能变化 1 2 3
明确销售计划 明确生产计划 制定采购计划
◆公司每年年底制定次年度的经营目标，销售部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料进行销售预测，并制定年度销售计划 ◆生产部根据销售预测计划制定次年度生产计划，根据生产计划、库存状况，制定次年度物料需求计划
◆各部门根据年度目标、生产计划预估次年各种消耗物资的需求量，并制定预估计划 ◆采购部汇总各种物料、物资的需求计划，并据此编制次年度采购计划 八、采购部应审查各部门的申请采购物资是否能由现有库存满足或有无替代的物资，只有现有库存不能满足的申请采购物资才能列入采购计划中。
九、对于已申请的采购物资，请购部门若需要变更规格、数量或撤销请购申请时，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。
十、如遇急需物资，请购部门应填写“紧急采购申请表”，由该部门负责人审核签字后，报公司领导核准后列入采购范围。
十一、采购部负责本制度的制定、解释、修订、废止等工作。
十二、本制度自公布之日起执行。
第二节 采购预算管理制度
一、目的
为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。
二、采购预算的编制
1、采购预算的编制目标
（1）采购部凭采购预算进行采购，并控制采购费用的支出。
（2）方便财务部据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。
2、采购预算的编制依据
（1）生产经营所需的物资数量
（2）预计物资期末库存量 （3）本期计划末结转库存量。结转库存量由各部门根据物资的安全库存量和提前采购期进行确认
（4）物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格并结合可能影响物资价格变化的因素进行确定
3、影响采购预算编制的因素
（1）采购环境
（2）公司销售计划
（3）物资使用清单
（4）物料标准成本的设定
4、编制步骤
（1）采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并以此为依据编制采购预算，编制的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。
（2）采购部应与财务部进行协商，在充分考虑公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算。
（3）报领导审批。
三、采购预算的执行与调整
1、采购预算的执行 （1）经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续
（2）未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续
（3）采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督
（4）预算外的采购必须经部门领导、采购部、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理。
2、采购预算的调整
采购预算的调整审批程序必须与编制审批程序保持一致，不得更改。如遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整：
（1）公司经营方向发生变更
（2）受重大自然灾害的影响
（3）公司内部重大政策调整
（4）外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等
（5）市场经济形式发生重大变化，导致公司经营目标需要调整
四、本制度由采购部负责解释。
五、本制度自公布之日起执行。
第三节 月度采购计划管理制度
一、目的
为加强月度采购计划的编制、审核、执行、增补等管理工作，对预算外的采购计划进行审批，指导采购作业，有效降低采购成本，满足生产经营的需求，现结合公司的实际情况，特制定本制度。
二、月度采购计划的制定与审批
1、采购部应及时跟相关需求上报部门确认采购提前期，并共享采购提前期信息
2、超预算采购计划须经主管经理、财务总监审核
3、本月计划物资应在本月内采购
4、月采购计划的制定程序
（1）采购部根据生产计划制定物料需求计划
（2）采购部每月29日根据各需求部门提交的年度采购计划调整申请和仓管提交的收发存报表，以及公司物资需求计划和年度采购计划等，结合月底库存量、安全库存量和采购提前编制月度采购计划
（3）采购部根据历史交易价格和供应商信息，在月度采购计划上填制价格信息和预计到货日，提交正式的月度采购计划
5、月度采购计划的审批程序 采购部将月度采购计划于每月5日前上报公司财务部审核，经财务部审核后递送主管副总；主管副总如不同意月度采购计划，应组织各部门协调，采购部重新调整月度采购计划。
三、月度采购计划增补办理 1、需求部门的增补采购计划须经部门主管同意
2、采购部、财务、主管副总审核后增补采购计划
3、增补的物资应是对生产经营活动有重要影响、必须紧急订购的物资
4、增补采购计划必须附详细说明
5、非生产类采购计划增补申请：
（1）非生产类采购计划增补由需求部门申请人员根据需要编制“增补需求计划申请表”，依次递交部门主管、财务、主管经理审核
（2）需求相关部门申请人员将审核同意的“增补需求计划申请表”递交采购部
6、仓储安全预警
（1）仓管发现库存低于安全库存预警线时应及时通知采购部，并递送当前库存量
（2）采购部根据当前库存量判断阅读采购计划是否已执行完毕，分析原因并及时进行处理
7、当出现下列情况之一时，相关人员须补报“增补需求计划申请表”
（1）需求部门临时订单
（2）不可预期设备损坏
（3）生产、经营临时需求
（4）月度采购计划已执行完毕又接到安全库存预警四、本制度由采购部制定，解释权和修订权归采购部所有。
五、本制度自公布之日起执行。
第三章 采购计划管理流程
一、采购计划工作流程（如图）：
相关部门 采购部 财务部 主管副总
提出采购需求 物资需求汇查看历史数确定采购编制采购 审核 审批
执行采购问题
确定调整方相关资料存审核 审批
二、月度采购计划增补流程（如图）：
相关部门 相关部门主管 采购部 财务部 主管副总
第四章 相关表格
通过 提交“增补需求计 核准 接收“增补需求分析原编制月度增补采购 审核 审批 执行月度增补采购相关资一、购买申请单
恩施和诺生物工程有限责任公司
采购申请单
年 月 日
董事长： 总经理： 分管副总： 会计： 部门主管： 申请人：
恩施和诺生物工程有限责任公司
生产请购单
年 月 日
采购对象 原料 物料 设备 零配件 其他
采购项目
描述 名称 规格 单位 数量 单价 合计金额 备注
参考资料 库存量 可用天数 需求时间
董事长： 总经理： 分管副总： 会计： 部门主管： 申请人：
二、紧急采购申请单
申请部门
需求时间
申请理由
采购项目
描述 名称 规格 单位 数量 单价 合计金额 备注
预算情况 年度预算 已用预算 部门可用预算 尚余预算
恩施和诺生物工程有限责任公司
紧急采购申请单
年
月 日
董事长： 总经理： 分管副总： 财务部： 部门主管： 申请人：
三、物资采购计划表
恩施和诺生物工程有限责任公司
物资采购计划表
部门： 年 月
日
紧急采购原因
需求时间
序号
物资名称
型号/规格
用途
单位 计划
数量
单价
合计金额
备注
物资名称
规格
全年采购总量
单价
金额 每月采购计划
1月 2月 3月 .....
数量 金额 数量 金额 数量 金额
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