第二章 领导活动安排与服务 文秘

教学过程第三节办公室日常事务管理一、管理印章和介绍信（一）印章1．种类：公务印章有正式印章、套印章、钢印、领导人签名章、专用章。

2．样式：印章的质料、形状、印文、图案、尺寸规格。

3．印章的管理与使用要求：（1）专人负责。

（2）确保安全。

（3）防止污损。

4．印章的刻制与启用：（1）刻制：必须严格执行国家的有关规定。

要有上一级主管单位的正式公文，在批准后由制发单位开具公函，附章样到所在地的公安部门办理登记手续，由公安部门指定专门的刻字单位承担印章的刻制任务。

印章刻制完毕，刻字单位一律不得留存章样。

（2）颁发与启用：1）启用前准备：选定印章的启用时间；提前向有关单位发出正式启用的通知并附上印模；填写“印模卡”一式两份；在印章规定生效日前，印章不得使用。

2）印章颁发与启用的要点：取公章实行双人同行制；取回后，交办公室负责人拆封检验，指定专人保管；启用新印章要将印模和启用时间报送上级主管部门。

2．印章的使用程序（1）申请用印；（2）正确用印；（3）用印登记。

3．如何使用经理名章经理名章多用于书信、票证、合约、报表、文件等方面，具有法定的权威性和代表性，其管理和保管要和公章一样，防止他人利用经理名章招摇撞骗，进行非法活动。

4．印章的停用与缴销因机构变动、名称改变或公章损坏需启用新公章而停止使用旧公章时，要将旧公章送缴制发机关封存或销毁。

自行销毁的，要经上级部门批准方可。

属于机构撤销的，应在撤销决定下达之日起，停止使用公章并缴销。

销毁旧公章要登记造册，要经上司批准，要有两人监督。

（二）介绍信1．介绍信的使用要求介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。

秘书部门掌握的主要是工作介绍信，这是统一印制的。

出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。

介绍信有时限要求。

2．介绍信的管理（1）指定专人负责管理，一般由印章管理人员负责管理。

《文秘实务》练习题第一章：秘书工作概述简答题1 、秘书的含义：秘书是从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导的决策及其实施服务的人员。

2、秘书工作的主要作用：(1) 枢纽作用 (2)助手作用(3) 参谋作用 (4)协调作用(5) 耳目作用 (6)窗口作用多项选择题1 、对秘书的工作，下列理解正确的有：ABC DA、是程序性工作B、服务对象是领导者C、其服务职能是辅助管理D、服务方式是处理事务2、下列说法正确的是：ACDA 、以秘书的服务对象划分，可分为公务秘书和私人秘书。

B 、随着社会的发展，私人秘书已经成为我国秘书的主体，人数众多，地位十分重要。

C 、行政秘书在党委部门称为党务秘书，在企业单位一般成为企业秘书。

D 、按知识和技能的不同要求，秘书分为初级秘书、中及秘书和高级秘书三个等级。

3 、秘书的知识结构分为：BCDA、扩展知识B、基础知识C、专业知识D、相关知识4、秘书恪守信用主要包括：B、DA 、不轻易承诺 B、遵守时间 C、言必信；行必果 D、恪守诺言5 、秘书人员的心理素质主要包括：ABCDA、兴趣B、意志C、情感D、性格6、秘书实务的内容主要包括以下三个方面：ABCA、办文B、办事C、办会D、办公7 、我国秘书工作的三项基本原则是：ACDA、保密B、细致C、准确D、效率8 、秘书机构的基本特征：BCDA 、服务性B 、从属性 C、中介行 D 、综合性第二章：接待工作选择题(第一题为单选)1、秘书工作的“窗口”作用，最直接地体现在 ___工作的过程中：CA、信访B、保密C、接待D、会务2 、___ ___ ___是接待工作中的基本环节，也是接待工作的基本礼仪要求：ABCA、迎客B、待客C、送客D、留客3 、符合礼节的握手顺序是：ACDA、先女士后男士B、先晚辈后长辈C、先上级后下级D、先长辈后晚辈4、如右图，是上座的座位为：C5、下列属于接待工作的基本要求D C的有：ABCDA、诚恳热情B、注重礼仪A BC、细致周到D、讲究时效判断题1 、宾主之间握手时，主人有向客人先伸手的义务。

第一节 秘书工作的环境——领导活动教学目标知识目标：1．领导和领导活动的含义2．领导活动的三要素——领导者、被领导者、作用客体能力目标：准确把握秘书工作的环境是领导活动德育目标：通过对秘书工作环境——领导活动的全面了解，让学生认识到秘书在领导活动中必须正确地认识自我，始终保持清醒的头脑，摆正自己的位置，甘当配角，甘当无名英雄。

教学重点：理解秘书工作的环境教学难点：领导活动三要素之间的关系教学方法：设问导疑教具安排：投影仪课时安排：一课时教学过程【导入新课】在日常生活中，人们常说秘书是领导的耳目、助手和参谋，也有称秘书为领导的“智囊”和“管家”的，这说明秘书与领导有着非同寻常的密切关系。

秘书是直接为领导服务的，这就好比领导是一个圆心，秘书则是环绕圆心在圆周轨道上运行的各个点；领导工作好比是一条主线，秘书工作则是围绕主线上下、左右、前后同步行进的一条曲线。

秘书不能脱离领导而单独存在，同样秘书工作也不能脱离领导工作而单独存在。

换句话说，领导活动是秘书工作的环境。

为什么这么说呢？这节课我们来分析这个问题。

【讲授新课】一、领导和领导活动1．领导和含义是什么？教师启发学生思考并分析：“领导”这一词语，《现代汉语词典》（修订本）的释义是“率领并引导朝一定方向前进：如‘集体领导’、‘领导人民由一个胜利走向另一个胜利’。

担任领导的人；领导者：如‘领导和群众相结合。

’”这就是说，领导这个词有两个基本含义。

作为名词，它指担任领导职务的个人或群体，可以是领导人，可以是领导班子，也可以是领导机关；作为动词，它是指率领、引导、指挥人们实现某一特定目标的行为过程。

2．领导活动的含义是什么？明确：领导活动是在一定领导环境确定的范围内进行的一种有向性的人的综合活动。

（含义）对上述含义的理解要注意：“在一定领导环境确定的范围内”指的是作为领导者，他的领导活动是在人与人之间进行的，而“有向性的人的综合活动”则是指领导者通过决策、威望和领导艺术的感召力引导人们朝着一定方向前进的一种社会实践活动，或者说是领导者指引和影响社会组织内的人们在特定的时空条件下实现预定目标的过程。

秘书处工作细则第一章总则第一条为规范秘书处工作，提高工作效率，制定本细则。

第二条秘书处是负责协助领导履行职责、组织协调工作的机构，是各部门和单位之间的桥梁和纽带。

第三条秘书处的工作任务是起草、协调、督办或负责落实机关事务和对外联络等。

第四条秘书处工作要秉持公正、务实、高效、便捷的工作原则。

第五条秘书处下设办公室、文件室、综合管理室和对外联络室。

第六条秘书处负责制定机关工作计划和安排，协调领导工作安排。

第七条秘书处负责组织召开机关各类会议、调研、座谈和考察活动。

第八条秘书处负责起草、审稿和发文。

第九条秘书处负责对机关文件的收、发、登、录、传、存。

第十条秘书处负责制定和组织机关档案管理办法。

第十一条秘书处负责编辑和印制机关期刊、内部刊物等。

第十二条秘书处负责接待来访宾客和对外联络工作。

第二章秘书处组织架构第十三条秘书处设办公室、文件室、综合管理室和对外联络室。

第十四条秘书处办公室负责起草、组织审稿、发文等工作，协调领导工作安排。

第十五条秘书处文件室负责机关文件的收、发、登、录、传、存等工作。

第十六条秘书处综合管理室负责机关行政管理、档案管理、会务协调等工作。

第十七条秘书处对外联络室负责接待来访宾客和对外交流合作工作。

第三章秘书处工作流程第十八条秘书处负责起草、审稿和发文的流程如下：1.协助领导起草、修改机关文件；2.组织相关人员进行意见征集和修改；3.对文件进行审定，并报请领导签发；4.组织文件的归档和传达。

第十九条秘书处文件的收、发、登、录、传、存的流程如下：1.接收文件并做好登记记录；2.确定文件分类，并交由相关人员处理；3.核实文件的传达，并向领导汇报核实结果；4.组织对机关文件进行归档。

第二十条秘书处负责制定和组织机关档案管理办法的流程如下：1.制定档案管理办法，并组织相关人员进行培训；2.监督机关各部门的档案管理工作；3.组织对机关档案进行整理和归档。

第二十一条秘书处负责编辑和印制机关期刊、内部刊物等的流程如下：1.确定刊物的主题和内容；2.征集稿件，并进行编辑和排版；3.组织印刷和发行。

办公室秘书职责范文办公室秘书是一个非常重要的职位，对于一个公司或组织的顺利运营起着至关重要的作用。

办公室秘书需要具备良好的组织能力、沟通能力和协调能力，以及处理各种工作任务。

以下是一个关于办公室秘书职责范文，共____字。

第一章：引言1.1 背景和目的办公室秘书是组织中的关键职位之一，负责协助和支持管理层的日常运营和运营活动。

本文旨在明确办公室秘书的职责和职责范围，为办公室秘书提供一个清晰的工作指导。

1.2 范围和限制本文主要关注办公室秘书的一般职责和职责，不涉及特定行业或组织类型的特殊职责。

本文的范围限于办公室秘书在组织中的一般工作职责。

第二章：办公室秘书的职责和职责范围2.1 行政支持办公室秘书的主要职责是为管理层提供行政支持。

这包括安排和协调会议、预订差旅安排、处理文件和资料、起草和编写文件、筹备和记录会议、跟进和执行决策等。

2.2 日常行政管理办公室秘书需要管理和处理各种日常行政任务，如接待来访者、接听电话、处理邮件和传真、购买办公用品、维护办公室设备等。

办公室秘书还需要制定和执行行政政策和程序，确保办公室的顺利运作。

2.3 信息管理办公室秘书需要负责组织和管理组织的信息和文件。

这包括建立和维护文件系统、处理和分类文件、保护机密文件等。

办公室秘书还需要更新和维护组织的联系人和数据库，确保信息的准确性和完整性。

2.4 会议和活动协调办公室秘书需要协调和组织各种会议和活动。

这包括安排会议地点、预订会议室、通知参与者、准备会议议程和材料、跟进和记录会议决议等。

办公室秘书还需要协调和组织组织的各种活动，如培训、研讨会、庆祝活动等。

2.5 社交和客户关系管理办公室秘书通常是组织的第一个接触点，因此需要具备良好的社交和客户关系管理能力。

办公室秘书需要接待来访者，回答电话和电子邮件，处理客户的查询和投诉，提供支持和协助。

2.6 其他职责办公室秘书可能还需要执行其他与工作相关的职责，如支持项目组、参与团队会议、参与决策过程等。

办公室文秘如何处理领导的日常行程安排做好办公室文秘工作的基本前提是要善于处理领导的日常行程安排。

领导的日常行程繁忙而复杂，文秘需要具备良好的组织能力、时间管理能力和沟通协调能力。

本文将从准备工作、日程安排、会议安排和出差安排等方面介绍办公室文秘如何处理领导的日常行程安排。

1. 准备工作在开始日常行程安排之前，办公室文秘需要提前了解领导的工作习惯、喜好和优先事项，以便更好地进行安排。

这可以通过与领导交流、询问或观察得来。

另外，文秘还需要收集各种必要的信息，如会议安排、企业活动等，确保有足够的背景知识来准备安排领导的日程。

同时，文秘需要熟悉各种工具和软件，如日历应用程序、邮件软件等，以便更好地管理和安排日程。

2. 日程安排在安排领导的日程时，文秘需要考虑领导的优先事项，并灵活调整行程。

首先，文秘应根据领导的工作性质和工作重点确定工作时间的长短和具体时间段。

其次，文秘需要合理安排会议、内部交流和拜访等活动的时间和地点，以确保领导的工作效率最大化。

同时，为了避免冲突和交叉安排，文秘应及时与领导和相关人员进行沟通并共享日程信息。

3. 会议安排会议是办公室工作中必不可少的一部分，文秘需要根据领导的日程安排安排会议。

首先，文秘需要根据会议的重要性和紧急程度进行筛选和排序，确保领导能参加最重要和紧急的会议。

其次，文秘需要与会议组织者和与会人员沟通，确定会议时间、地点和议程，并及时将这些信息通知给领导和参会人员。

在会议前，文秘还需要协助领导准备会议材料和文件，并确保会议场地和设备的顺利安排。

4. 出差安排领导的出差安排同样需要文秘的协助和安排。

在安排出差时，文秘需要与领导详细了解出差目的、时间和地点等信息，并及时预订机票、酒店和交通工具等。

在出差期间，文秘需要与领导保持紧密联系，及时提醒和协助解决可能出现的问题。

在领导出差回来后，文秘还需要协助整理和归档与出差相关的文件和报告。

在处理领导的日常行程安排时，办公室文秘需要灵活应对各种突发情况，并做好时间管理和优先级排序。

目录第一章秘书处工作职责 (1)第二章秘书处岗位职能 (2)第三章秘书处工作制度 (4)第一节公文管理办法 (4)第二节文件管理办法 (8)第三节报告管理办法 (11)第四节会议管理办法 (13)第五节督办管理办法 (16)第六节档案管理办法 (18)第七节保密管理办法 (20)第八节对外接待管理办法 (23)第九节总经理日程安排管理办法 (25)第十节秘书行为准则与基本素养 (28)第四章工作流程 (30)第五章模板、范文 (37)第一节文件管理表单 (37)第二节报告管理表单 (44)第三节会议管理表单 (52)第四节公文范本 (64)第五节总经理日程安排表单 (70)第一章秘书处工作职责一、在行政副总领导下处理日常工作、协调部门工作，监督各部门认真及时贯彻事业部各项工作决策、指令。

二、负责总经理日程管理，包括会议安排、文件签批安排、总经理日程安排。

三、负责文书工作，包括事业部各类文件的起草、打印、收发、传阅、归档、作废、销毁等工作。

四、负责信息、综合资料的收集整理，为总经理决策提供有价值信息，发挥参谋作用。

五、负责会务管理，包括会议室的管理使用、会议议程安排、会议提案收集、会议材料准备、会议通知、会议签到、会议记录、会议纪要和会议简报的制发。

六、负责会议决议的督办、反馈工作。

七、负责各部门周、月、季、半年、全年计划、总结以及报告的收集、整理和上报工作。

八、负责总经理报告、汇报、致辞的起草工作。

九、负责文件、信息、机要保密工作。

十、负责电话记录、电子邮件的传接。

十一、负责完成总经理交办的其他工作。

第二章秘书处岗位职能一、总经理助理、秘书处主任岗位职责（一）在行政副总领导下协助完成总经理交办的工作任务；（二）协助行政副总做好秘书处团队、文化、制度建设，定期对秘书处人员进行业务技能培训；（三）协助行政副总制定秘书处整体工作规划、工作计划及报告；（四）协助行政副总对秘书处的相关管理工作进行全面监督指导；（五）协助行政副总参与制定、执行事业部内部管理机构设置及各类规章制度、有关方案；（六）负责起草、修改以事业部名义送发的各类公文函件、请示、报告，领导报告、讲话、致辞等；（七）负责汇总实际工作遇到的问题，提出建设性意见并及时呈报行政副总；（八）负责督导秘书做好事业部文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作；（九）负责秘书处保密工作；（十）负责对外联系、督办、催办事项及领导交办的其他临时性工作。

秘书做好领导的时间安排与方案日常事务工作之一就是做好组织的时间安排，包括日程安排、约会安排和旅行安排。

帮助领导安排好时间，主要内容是做好日程安排，包括每月、每周、每天的日常工作安排。

秘书日程安排的内容是把领导或组织的每月、每周、每天的主要活动纳入方案，并下发给组织相关单位和部门。

尽管时间安排不可能天衣无缝，也会出现漏洞，会有变化，但只要沟通及时，并不会有太大的影响。

做好时间安排，有利于组织内部工作的协调，可以按部就班地安排工作，防止出现撞车，同时也方便了其他工作部门。

请示、汇报工作可以提前“挂号”，同时与其他单位的工作联系也可以提前做好准备。

对秘书而言，可以及时掌握领导活动的线索，及时作出相应的调整。

领导或组织日常工作安排一般涉及以下内容：(1)各种接待、约会。

包括接待和会见本单位员工、外单位来宾和国外的来宾。

(2)商务旅行活动。

当前各组织领导特别是企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进展市场调研和参观学习。

(3)参加各类会议。

各类组织都会经常举行不同类型的会议，领导部署重要的任务，听取员工的建议，组织各类表彰会议，等等。

(4)到车间进展实地检查和指导。

优秀的企业家都注重及时了解本组织的生产、、资产运行等方面的情况，这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析的工作。

(5)组织的各类重大活动的安排。

(6)领导私人活动的安排。

在西方国家，包括日本秘书一般都要对领导的私人生活进展安排。

比方何时去休假，替领导安排好接待领导私人亲朋的日程表等。

日程安排主要是对领导或组织日常活动的时间和程度进展统筹方案和安排的过程。

其详细要求如下。

1.统筹兼顾所谓统筹兼顾，就是安排日常活动要从组织的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况。

有条不紊地做好时间的协调工作，防止发生撞车，使整个事件安排如同一个流程一样，是一个完整顺畅的动态系统。

每个节点都承接了上了一个过程的成果，担负着本身过程的职责。

只有统筹兼顾，才能做到有条不紊，互不冲突，提高工作效率，取得良好的工作;反之，假设安排不当，顾此失彼，不仅会对领导工作的效率带来影响，而且会给组织全局工作造成。

文秘人员为领导服务工作标准第一篇：文秘人员为领导服务工作标准文秘人员为领导服务工作标准一、联系领导的文秘人员，要时时留心、处处在意，凡事想在前、做在前、服务在前，随时保持清醒，做到脑勤、手勤、腿勤。

二、文秘人员应保持干净、整洁、清爽的仪容仪表。

三、文秘人员手机通讯工具应保持24小时畅通。

特殊情况确需关闭手机的，应在事前以适当的方式（如发短信）将关闭手机的理由和开机的时间等情况向领导报告。

四、文秘人员应坚持每天比领导提前10至15分钟到达办公室，为领导办公准备好各项事务：——如果领导有饮茶习惯，应清洗茶杯，准备好茶水；——细致检查领导办公室的卫生情况，如有异样，请清洁工或由自己进行处理，确保领导办公室干净整洁；——细致检查领导办公室电话、电灯等设备设施是否完好；——细致检查领导办公室办公文具是否齐全；——整理文件夹，清退领导已签阅的文件，放臵待处理的文件；——根据领导的习惯，合理摆放办公桌上的物品，使办公室保持清爽、整洁。

五、领导办公室的报刊、杂志送到后，要及时根据领导的习惯，放入报刊夹或规范的位臵。

六、每天下班后，文秘人员应确认领导离开办公室（陪同领导外出除外），并关好领导办公室灯、门窗和有关电器设备后方能下班。

七、及时补充领导办公室笔、纸、茶叶、纸杯等易耗物资。

八、尽可能掌握与领导工作相关的文件资料和有关数据，随时为领导提供资料查询（原则上在20分钟以内提供准确资料和数据）。

九、尽可能多地掌握与领导工作相关的电话号码资源，随时为领导提供需要的电话号码。

十、熟知区级各部门和各单位所在位臵、负责人姓名。

十一、根据领导的习惯，随身携带领导常用的物品（如笔、打火机、茶杯等），随时满足领导使用。

十二、及时向领导口头汇报有关工作情况，做到：——打好腹稿，简明扼要，按时间、地点、人物、事件、经过、结果六要素客观陈述，不搀杂个人观点，避免影响领导独立思考；——举止沉稳，口齿清晰，语调平和，不卑不亢。

十三、对内容较多的文件、材料，文秘人员要进行过滤，勾勒要点，选择适当时机向领导口头报告或提醒领导及时处理。

2024年行政文秘工作计划书办公室文秘一职，对我而言是一次机会，它能够充分展现自己的理想和抱负。

我非常珍惜也非常感谢领导能给我这样一个发挥自己才能的机会。

我将把这份感激之情化为工作的热情，扎实苦干，一丝不苟地完成领导交给我的任务。

一、对工作岗位的认识首先，办公室文秘这一职位是中介性的职位，整个集团的上传下达都是由办公室承接代办的，因此文秘工作一定要做到以下几点：1.服从，一切工作要听从领导的吩咐和安排。

2.领会，要完全理解、遵照领导的意图办事。

3.执行，要坚决地落实____领导意志，强化执行力，做好办公室文员工作总结。

但是服从并不是被动，很多工作可以提前预测、积极主动地开展，及时准确地掌握各方面的工作动态，及时向领导反馈各方面的信息，注重调查分析，为领导提供决策参考;同时，办公室工作还要讲策略，讲工作艺术，认真、科学地搞好领导与领导、同事与同事、部门与部门之间的沟通协调工作，不能扯皮、推委、出现工作空档。

其次，办公室文秘工作相当于集团的小管家，办公室日常的物品采购、发放;各子公司常用物品的登记、备案等都由办公室完成，因此办公室文秘一定要有足够的耐心并热爱本职工作。

二、对未来工作的计划1.在日常事物工作中，我将做到以下几点：(1)协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作，并把原来没有具体整理的文件按类别整理好放入贴好标签的文件夹内。

(2)做好了各类信件的收发工作。

(3)做好低值易耗品的分类整理、出入库、各类帐务的报销工作。

(4)协助办公室主任做好公章的管理工作。

公章使用做好详细登记，严格执行集团公章管理规定，不滥用公章。

(5)做好办公用品的管理工作。

做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要。

(6)做好办公室设备的维护和保养工作，(7)协助办公室主任做好节假日的排班、值班等工作，确保节假期间集团的安全保卫工作。

(8)认真、按时、高效率地做好领导交办的其它工作。