基建档案整理流程

35 基建档案整理要求

基建档案，全称是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档的科学技术文件材料。一个具体项目的基建档案是指从整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。

基建档案的特点是以工程项目为中心形成的科技文件材料具有成套性。包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。

一、归档范围

每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段和使用维护阶段）形成的文件。

基建项目中形成的照片一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题的照片，可同基建文字材料一起立卷。

与基建工程连在一起的设备，比如某些化工装置、电梯安装等的档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作为基建档案的一个组成部分，但设备主体及设备开箱和运转维护过程的文件材料归入设备类。

有产权分属的基建项目，要视具体签定的协议涉及的产权比例来确定归档单位。所占比例大的，视为基建项目归档单位，进行整理归档；占有部分产权的另一方有权保管其拥有产权的那部分档案资料。

35 若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年的文书档案，视具体情况，划分为长期或短期。

具体归档范围参阅基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限（附件一）

二、归档要求

1、归档的基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。

2、归档时间

负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。

3、分类与代号

B基建类

B1基建项目类（按单项工程排列）

基建工程文件归档要求与档案整理规范

1总则

1.1 为了规范彭水水电站基建工程档案案卷格式，明确归档文件质量要求及档案分类、整理原则，特制定本办法。

1.2 本办法适用于彭水水电站基建工程档案的收集、整理和移交。工程各参建单位均应遵照本办法执行。

2依据文件及术语

2.1 依据文件

2.1.1 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）

2.1.2 《大唐国际发电股份有限公司档案案卷质量规范》

2.1.3 《大唐国际发电股份有限公司档案目录格式标准》

2.1.4 《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）

2.2 术语

2.2.1 原件 original document

最初产生的区别于复制件(2.2.2)的原始文件。

2.2.2 复制件 copy; duplicated document

即复印件，指与原件(2.2.1)内容相同的复制品。

2.2.3 正本 official text

有规范格式和生效标志的正式文本。

2.2.4 副本 copy; duplicate

再现正本(2.2.3)内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。

2.2.5整理 archival arrangement

按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目(2.2.10)，使之有序化的过程。

2.2.6 案卷 file

由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

2.2.7立卷 filing

将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷(2.2.6)的过程。

2.2.8 卷内备考表 file note

卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。

2.2.9档号 archival code

以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

2.2.10编目 cataloguing ;description

按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。

Q/CSG

中国南方电网责任有限公司企业管理制度

Q/CSG213058-2011

中国南方电网责任有限公司

基建项目档案管理规定2011-01-31 发布

中国南方电网责任有限公司 2011-01-31 实施

发 布目 次中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定.............. 1

1 总则 ................................................................................... 1

2 规范性引用文件 ......................................................................... 1

3 术语和定义 ............................................................................. 1

4 职责 ................................................................................... 2

5 管理内容与方法 ......................................................................... 3

6 附则 .................................................................................. 11

附录A：基建项目档案工作交底记录 ......................................................... 12

附录C：案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷脊背 ......................................... 43

1 公司基本建设项目档案归档整理办法

1 目的

为规范公司基本建设项目文件归档、整理、保管、利用程序，特制定本办法。

2 适用范围

本办法适用于公司新建、扩建、改建、年修和技术改造等建设项目。

3 职责

3.1 综合档案室

3.1.1 负责《公司基本建设项目档案归档整理办法》的制定与修订。

3.1.2 负责基本建设项目案卷的接收、整理、归档、保管、利用等。

3.1.3 负责对指挥部各部门档案收集、整理、立卷、保管、利用的指导。

3.2 相关部门

3.2.1 项目前期管理部门、工程科、设备科、各项目部、施工单位、监理单位应根据本办法要求，完成各职责范围内，对项目从立项到竣工的过程中的所有编制和项目文件整理、归档工作。

3.2.2 按照《公司基本建设项目档案归档整理办法》，向综合档案室移交基建档案。

4 术语定义

4.1 单项工程

指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

4.2 单位工程

指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

4.3 项目文件

指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

4.4 项目前期文件

指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

4.5 项目施工文件

指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

4.6 项目监理文件

指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

4.7 项目竣工图

指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

4.8 项目竣工文件

指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。