会务的准备工作

会务工作流程

首先预定会场酒店要注意以下几点：宾馆的硬软件、会场方面、餐饮方面、租车问题、价格问题、酒店的确认协议、确保会议的顺利进行、把费用降到最低。

会议流程总结归纳为几个步骤：

会议前期：1.会议的排期制定、2. 确定会议主题、3.会议预算、4.会议规模、5.会场勘察“踩点”、6.预定

会议前期准备：1.与酒店详细沟通会议细节及会议所需物料准备、包括：（座位摆放、音响、麦克、茶水、纸笔、鲜花、车位、住宿、餐饮、等详细细节）2.合同确认并预付定金、

启动会议：目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人。

会前准备：1.会议所需物料清点、2.会议会场人员分工安排、

会中把控：会议前：策划人一定要把控全局，从最高点俯视整体会场。

1. 座位的排放是否达到想要的效果，需要不需要微调；

2. 督促会场工作人员布置进行；

3. 音响麦克的调试定位，等等还有会议意想不到的麻烦。

会中：在会议会场一定要服务人员，会中服务人员起到一下几点作用：1.让顾客觉得本次会议的高档、2.与客户服务给客户好感，同时消除一定的戒备心；比如：有的客户觉得像

传销等一些类似的心理。

4. 有客户会在会议中拍照、说话、睡觉等起到提醒作用。

会后：清理会议场地，做好会议总结。

一、会议会务是一件非常繁琐而又要非常细心的工作，沟通是极为重要的。

二、会务人员就像一个导演在全盘操纵。

三、会议是有着好多的不定因素的，例如：会议中麦克突然没电、

投影停止工作、酒店突然停电或网络中断，等等一些棘手的情况时有发生，所以每场会议都必须极为谨慎。

每场会议每个点都要做好，这样连起来才是一场成功的会议，有一个点失败这场会议都不能算成功的会议，最后我个人认为：“态度决定高度；细节决定成败！

130 第六章 会务工作

【内容提示】

●会议的作用和分类

●会务工作的流程

●会务工作的要求

●会务工作的技巧

6.1会议工作概述

会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常而广泛的活动形式。开会，同人们关系极为密切；而组织安排会议，则同秘书部门、秘书工作人员的关系极为密切。秘书必须了解会务工作的一般程序和工作方法，并掌握会议服务的操作技巧，使会议举行达到预期的目的。

6.1.1会议的概念

会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，比如全国人民代表大会、党委会、厂长办公室等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。它至少包含四个要素：1、有组织；2、有领导；3、商议事情；4、集会（至少3人以上）。四个要素缺一不可，否则就不成其为会议。

6.1.2会议的作用

在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，进行决策，布置工作，调查研究，交流经验，统筹协调，纠正失误，解决问题等方面都有重要的作用。

当然，这并不意味着会议是解决问题的唯一途径，会议并不是目的，只是一种手段；也不意味着会议越多越好，开的时间越长越好，相反，那种流于形式的会议不如不开。正确的态度是，会议不可不开，也不可多开；既要解决问题，又不能沉溺于"会海"；既要提高会议效率，也要讲求社会效益。

6.1.3会议的分类

1.按照会议规模（即参加人数多少）划分，主要有4种：

（1）小型会议，人数少则三五人，多则几十人，一般不会超过一百人。

（2）中型会议，人数在一百至一千人之间。

（3）大型会议，人数在一千人至数千人以上。

（4）特大型会议，人数在数万人以上，例如节日集会、庆祝大会等。

2.按照会议性质和内容划分，主要有5种：

大陆桥视野ＮＥＷ　ＳＩＬＫ　ＲＯＡＤ　ＨＯＲＩＺＯＮ

大陆桥视野·２０１６年第２２期 273论会务工作文书写作——会前准备　陈 田　／　上海电机学院机械学院【摘 要】会务工作在企事业单位的日常工作中不可或缺，会务工作文书，尤其是用于会前准备中的会务文书，直接决定了会议的成功与否和效果。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的制作，论述了会前准备中的会务工作文书写作的特点、类型与写作要点，对于会务工作文书写作具有指导意义与借鉴作用。【关键词】文书写作；通知；会议方案；　讲话稿１．引言随着科学技术的进步与发展，为解决某些共同问题或实现某些具体目标，人们聚集在一起开展交流活动的需求越来越多，通过召开不同规模的会议，经过讨论、集思广益、取长补短、形成正确的意见，达成共识。然而为了保证会议的成功举办，会务工作文书不可或缺。尤其是用于会前准备的工作文书成为会议成功和效果的重要影响因素。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点等进行了论述。２．会议方案的制作大中型会议必须要预设会议方案。会议方案是一种为大中型的或重要的会议所做的预设方案，是一种书面文字材料。会议方案要在会议召开前，对会议预期效果、整个日程做出安排，使会议能顺利进行，取得完满的结果［１］。２．１会议方案的特点会议方案主要有如下特点：☆预想性：会议方案是在会议召开之前制定的，会议将达到什么效果，都要事先做出设想和安排。这种设想和安排，一方面要根据实际情况进行，另一方面要凭以往经验。对如何开好会议预想得越周到、越细致越好。　☆程序性：凡召开会议必有一定程序，有些会议其程序大体都是固定的，因此在制定会议方案时，不能不根据某种会议的特点和要求，确定其基本程序，以保证会议井然有序地召开。☆请示性：会议方案还需请示上级领导部门批准，如会议的规模、程序、开法、经费使用等是否合适，都有待于审查批准。２．２会议方案的标题与正文会议方案标题应采用“会议单位名称＋会议事由＋文种”或是直接“会议事由＋文种”的形式，特别是对于单位内部的会议方案多采用简单的“会议事由＋文种”形式。会议方案的正文，可划分为三部分：开头部分、主体部分和结尾部分。☆开头部分：重点叙述指导方针与总体设想，应写明制文单位开会的原由、会议名称、会议时间、地点、会期等。☆主体部分：说明会议所涉及所有事务。应写明会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况，应当具备主要目标、实施步骤、政策措施三项内容。●会前——文件和资料准备、会议通知、会场准备、接待等；●会中——服务安排、会议记录、情况汇总、简报编写等；●会后——记录整理、纪要撰写、返程安排等。☆结尾部分：视会议性质而定。会议方案如果需要报送请示上级机关的审核批准的，要在结尾部分写上类似请示或报告类结尾的用语。如：“以上方案，当否，请批示”；会议方案如果属于本单位职权范围内制定或者上级下发的指导性会议方案，只需在结尾的地方强调对本会议方案的执行。３．会议通知的制作通知是党政机关、人民团体、企事业单位应用最为广泛的公文之一。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。对于大范围的参会人员，以通知的形式告知最为正式，效率也最高［２］。３．１通知的特点通知具有如下特点：☆适用范围的广泛性：通知不受发文机关级别高低的限制，也不受内容繁简的限制。　☆文种功用的晓谕性：通知具有“晓”和“谕”两重功用。或是告知人们某项事项，起知照作用；或是要求办理执行，起指挥指导作用。☆知照事项的时效性：通知是制发快捷、运用灵活的公文。它所办理的事项，都有比较明确的时间限制，一般都是要求立即执行、办理或知晓的，不容拖延。３．２通知的类型通知主要包括下面五类：☆批示类通知用于印发行政管理规章或重要讲话，转发上级机关或不相隶属机关公文，批转下级机关的公文。　☆指示类通知用语上级机关向下级机关布置任务和下达指示性措施。☆事务类通知用于要求下级机关办理或者需要知道有关事务性的事宜。☆会议类通知用于广泛意义的会议事务。☆任免类通知是上级机关对于所任免的人员用通知公布任免和聘用的情况。３．３会议通知的标题与正文会议通知的标题应采用“发文机关＋事由＋文种”或是直接“事由＋文种”的形式，后者更适合于单位内部的会议通知标题。会议通知的正文应包括以下内容：☆召开会议的时间、地点以及会议的名称。☆会议的中心议题和主要程序。☆对与会人员身份要求和与会人员会前准备事项。☆报到时间、地点及联络人。☆会议的住宿、膳食安排等事项。☆会议可能使用的有关票证等。☆会议通知发送的信封应注明“会议通知”字样。３．４会议通知的回执单回执单是对方收到书面通知的回复。接收到通知消息的个人或单位反转给发文单位时用的单子。回执单要包括姓名、性别、职务、电话、到达时间和车次等内容。３．５会议通知的成文日期和印章　会议通知为了显示郑重性，必须加盖组会单位的印章。组会单位署名、成文日期、印章的表现形式依据国家规范标准操作。４．会议讲话稿的制作广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿，是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。４．１会议讲话稿的写作特点会议讲话稿具有如下特点：☆内容的针对性：内容必须针对会议的主题而制作；　☆篇幅的规定性：讲话稿的篇幅有时间限制，要按照会议规定时间而制作；　☆语言的得体性：讲话稿既要便于讲话者表达，又要易于听众理解和接受；　☆起草的集智性：讲话稿的起草要集中全体的智慧，不可闭门造车；☆交流的互动性：讲话稿要符合口语习惯，能与听众形成良好的互动。４．２会议讲话稿类型会议讲话稿大体包括以下三类：☆工作类讲话稿：领导对工作情况进行分析总结和部署时所发表的讲话稿。　☆庆祝类讲话稿：领导在纪念某一历史事件、历史人物或重大庆典等纪念性会议上所发表的讲话稿。☆表彰类讲话稿：领导对先进单位和先进事迹发表嘉奖意见时的讲话稿。４．３会议讲话稿的标题与正文会议讲话稿的标题应采用“讲话人的姓名＋职务＋事由＋文种”或是直接“主标题（概括主旨）＋副标题”的形式。会议讲话稿的正文，可划分为三部分：开头部分、主体部分和结尾部分。☆开头部分：根据与会人员的情况和会议性质确定适当的称谓，然后概括本次讲话的缘由。要注意称呼具有泛指性，即称呼要有包容性，将与会人员全部包容进去。另外，要注意称呼的次第性，即称呼要按主次排列。●庄重式称谓——同志们、各位专家、各位学者；●国际式称谓——女士们、先生们；●亲切式称谓——各位同窗、各位乡亲；●幽默式称谓——各位美女、各位帅哥。☆主体部分●着重追溯历史原因，回顾所庆祝或纪念的节日、事件的主要来历，阐述其重要历史意义、现实意义和国际意义。●着重写最近一个时期以来所纪念、庆祝的事业取得的新成绩、新经验及存在的问题，或借机对这一工作领域中的某些重大问题进行探讨和阐述；●着重号召人们继承发扬过去的优良传统和崇高精神，进一步做好当前工作。☆结尾部分：要总结全篇，照应开头，发出号召，或者征询对讲话内容的意见或建议等。５．结语问题探讨・Ｐｒｏｂｌｅｍ　Ｄｉｓｃｕｓｓｉｏｎ

时间内容准备事项负责人备注

12月22日前游园项目物品准备物品清单及实物12月22日前完成

12月25日前游园项目工作人员确定；游戏实操模拟、规则修订人员名单、游戏规则定稿12月25日前完成

1月2日前主席台、奖品区、抽奖区、游戏区规划会场布置平面图1月2日前完成

1月2日前抽奖流程、全员名单、先进名单、抽奖软件抽奖测试1月2日前完成

1月2日前游戏规则及奖票制作X展架、游园项目奖票1月2日前完成

1月2日前奖品购买到位奖品清单、幸运抽奖奖品兑换券1月2日前完成

1月4日游戏项目地面标识黄黑警示胶带1月4日完成

1月5日11:00前会场桌椅、音响、礼品等就位

14:30主席宣布职工新春游园会开始

游园活动（穿插幸运抽奖）总体协调

15:00 幸运奖（80名）

15:15 四等奖（50名）

15:30 三等奖（30名）

15:45 二等奖（10名）

16:00 一等奖（5名）

16:20 特等奖（2名）新春游园会会务准备及流程

抽奖/颁奖人安排/沟通、兑奖券制作14:35～16:40时间内容准备事项负责人备注新春游园会会务准备及流程

14:35～17:00游园奖品兑换1.游园奖品实物；2.幸运抽奖奖品样品

17:00～17:20清理场地