行政部门档案管理制度

档案管理制度

总 则

第一条 为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

文件材料的收集管理

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知公司。

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由公司统一收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1. 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加各种会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、综合部签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2. 本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续。

第七条 各部门专(兼)职文书的职责：

1. 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2. 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3. 承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

归档范围

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条 接收来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

行政部门管理制度

为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。

(一)、文件收发规定

1、董事会和公司的文件由行政部门拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或部门经理审核、签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。

2、董事会和公司的文件由行政部门负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。

3、经签发的文件原稿送行政部门存档。

4、外来的文件由行政部门负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办;属急件的，应在接件后即时报送。

(二)、文印管理规定

1、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

2、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

3、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予10—100元罚款处理。

4、公司发出的传真使用统一的传真格式。见附件。

5、公司的各种公文及内部交流的文字性材料执行统一的排版要求：

使用公司统一的页眉、页脚； 标题：黑体，小二号字，加粗；

正文：仿宋_GB2312，小四号字；

页面设置：上2.54 厘米，下2.54 厘米，左2.8 厘米，右2.8 厘米；

段落为两端对齐，1.5倍行距。

(三)、办公用品 购置领用规定

办公用品分消耗品和管理品两种：

1、消耗品。铅笔、油笔、胶水、胶带等。

2、管理品。剪刀、裁纸刀、钉书机、打孔机、钢笔、打码机、计算器等。

3、消耗品办公人员按需领用，注意节约。

4、管理品限人员使用，列入移交转送。如有故障和损坏，可以旧品换新品，如遗失或人为损坏将由个人或部门自购。

档案管理制度

总 则

第一条 为进一步加强集团档案管理，现根据《中华人民共和国档案法》及《企业档案管理规定》，结合我公司具体情况制定本制度。

第二条 集团公司档案管理基本原则：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，便于及时利用，维护档案的完整与安全。集团公司档案指对公司管理工作中形成的文字、图表、声像（磁带、光碟）等不同形式的历史记录进行保存、查考和利用。

第三条 集团公司总裁办是公司档案管理工作的主管部门，公司内实行网络分级管理、集中规档的体制。

第四条 档案管理工作在业务上接受上级档案部门的监督和指导。公司建立以集团公司档案室归口管理为主，各部门兼职档案人员为辅的管理网络，使企业档案实行规范、标准化管理。

第五条 档案资料的形成与收集要求：应遵照本制度的总则和文件材料规档要求进行；公司在各项管理工作中形成的各类文件资料，由各部门兼职档案员负责积累、收集，并按制度具体要求进行整理立

第六条 档案移交接收时，必须按文件材料规档要求移交，办理有关移交手续；档案入库前必须按规范组卷、标题、卷内目录填写规范、完整、及时输入电脑管理系统。

第七条 档案库房的管理对档案的统计、利用、借阅、复制等工作必须按本制度要求执行。

第八条 本制度执行权、监督权及最终解释权归集团公司总裁办，总裁办有权对本制度进行适时调整，各分（子）公司的档案管理工作可参考执行。

文件材料归档

第九条 文件材料归档范围：

1.公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。

2.公司会议纪要（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）

3.公司制定的计划、统计、预决算、工作总结。 4.公司各部门的发文。

5.其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。

6.外单位直接发送给公司各部门的抄送文件。

第十条 文件材料归档要求：

1.归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。

企业集团数字档案馆建设策略研究

随着信息技术的广泛应用，现代企业在生产、经营、科研、管理等工作中必将会产生大量的电子文件(数据)，企业集团成员之间，除了通过资产、契约、人事、技术等纽带将企业集团内部各成员联系起来外，通常还通过信息纽带，即通过集团的信息网络将各成员联系起来，达到实现管理控制和信息资源共享的目的，而档案信息是企业生产、管理、经营的重要信息资源，所以档案信息资源也是企业集团相互连接的重要纽带。因此，企业集团群体数字档案馆建设是现代企业集团发展到一定阶段的必然需求。

企业集团档案工作的特点

所谓“企业集团”，是指由若干具有独立法人地位的企业在统一管理基础上，根据相互关系的紧密程度由不同层级的个体企业组成的经济联合体。由于企业集团是由多个独立法人成员单位组成的多层次、多组织的结构，致使企业集团管理内容复杂，在内部管理体制上采取企业集团中各成员既保持相对独立的地位，又实行统一领导和分层管理，即实行集权与分权相结合的管理体制。企业集团总部(核心层)实行集权管理，其档案工作在组织机构和管理体制上也实行集中统一管理的原则，即集团总部档案工作实行统一领导，统筹规划，组织协调，负责对集团内各类档案统一管理；集团总部各职能部门在集团的统一领导、监督、指导下，负责将形成的各类文件材料定期向集团档案管理机构移交归档；在管理机构设置上，集团总部设专门的档案管理机构，代表集团行使对集团总部和对企业集团下属企业档案工作的管理职能。集团总部对于下属企业(紧密层)实行统一领导分级管理，具有行政管理职能和监管职责，档案管理也实行统一领导分级管理的方式，即制定统一的制度进行指导和监督；紧密层企业设置自己独立的档案管理机构，负责管理本企业的档案，同时其产生的档案除了由本企业档案机构保存外，还要向集团总部档案机构移交；紧密层企业与企业集团总部存在着信息资源共享和数据移交的需求。集团总部，对于关联不紧密的企业(半紧密层)一般不直接管理。紧密层企业对下属企业(集团的半紧密层)的档案工作具有指导监督职责；下属半紧密层企业设置独自的档案管理机构，管理本单位的档案；紧密层企业与下属企业之间有资源共享的需求。