员工人事档案资料管理制度

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员工人事档案管理制度

一、总则

1．目的：为了对人事档案进行妥善保管，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，便于档案材料的使用，同时又能有效的保守档案机密，特制定本制度。

2．范围：本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

3．行政部负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

4．公司行政部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

5．行政经理负责本制度的审议及签核，总经理负责本制度的批准执行。

二、作业内容

6．员工人事档案归档及管理

新员工入职时将《应聘人员登记表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交行政部，行政部根据《应聘人员登记表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。

（1）确立两级档案管理制度

一级员工人事档案为员工加入公司随转的人事档案材料；二级档案为员工加入公司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。

（2）员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。

（3）员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《工作移交清单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调出本公司时，行政部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续见《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。

员工人事档案资料管理规定范文

为了加强本公司员工人事资料管理工作，特制定本规定。

一、各人事命令、通知公布后，连同该案凭证(申请单或签呈)合并归档。

二、每月初依据人员异动记录簿编制“人力异动月报表”，呈核阅后，列入人事流动率检查 依据。

三、员工若有需要“服务证明书”或“离职证明书”，可至人力资源部说明申请理由，由经 办人填写证明，转秘书室盖印。

四、人力资源部应于每月10日编制各主管名册，送总机备查。

五、人力资源部应备档案包括如下内容：

1.人力异动案；

2.员工奖惩案；

3.员工考绩案；

4.员工培训案；

5.人事规章案；

6.人事勤务案；

7.人事报表案；

8.员工福利案；

9.文体活动案；

10.涉外事件案；

11.收发文件登记簿。

六、本规定自公布之日起实施。

XXX（深圳）有限公司

文件名称： 员工人事档案管理制度 生效日期： 2020-12-18

文件编号： 页数 1/4 生效版本： C0

文件制修订记录

NO 制/修订日期 修订编号 制/修订内容 版本 页次

1 2013-03-01 - 新制订 A0

2 2020-12-18 2020/12/18 新版全面升级 C0

核准 审核 制订

XXX（深圳）有限公司

文件名称： 员工人事档案管理制度 生效日期： 2020-12-18

文件编号： 页数 2/4 生效版本： C0

1、目的

为人力资源管理提供丰富翔实的个人资料，满足人事考评管理的需要，规范员工档案管理流程，避免劳资纠纷产生，特制定本制度。

2、范围

适用公司全体员工人事档案。

3、定义

无

4、职责

4.1行政部：对本制度目标达成负全责，对本制度的完善更新和解释负责；

4.2档案管理人员：负责人事档案的日常管理工作，包括在职人员人事档案管理和离职人员人事档案管理。

5、内容及要求

5.1人事档案管理的原则：正确完整、归档及时、排列有序、严格保密。

5.2索引及排序规定：所有人员从入职之日起都需建立人事档案，职员的档案用文件袋管理，个人档案必须包含以下基本有效的资料，并按照以下顺序排列：

5.2.1员工履历表

5.2.2简历（仅限职员，作业员无须提供）

5.2.3毕业证、资格证、等级证复印件

5.2.4身份证复印件

5.2.5数码回执单或社会保障卡复印件

5.2.6劳动合同

5.2.7员工在职期间各项奖惩单、职位异动单等。

5.3存储及归档规定：

5.3.1在职员工人事档案依工号先后排列；离职职员人事档案按离职时间先后顺序排列。 XXX（深圳）有限公司

文件名称： 员工人事档案管理制度 生效日期： 2020-12-18

文件编号： 页数 3/4 生效版本： C0

5.3.2员工在职期间进行的阶段考核、转正考核、岗位或职称变动等所产生的资料，以及奖惩单、薪资异动单等原始单据，所有资料均须归入员工个人档案。

员工人事档案管理制度

一、目的

为有效对员工人事档案进行妥善管理，便于高效、有序的利用档案资料，特制订本制度

二、适用范围

适用于与公司签订《劳动合同》已确定劳动关系并建立劳动档案的员工，有特殊规定的除外。

三、职责

（一）员工

负责提供相应档案资料。

（二）人力资源部

1.人力资源部是员工人事档案管理的主管部门。

2.负责保管人事档案、收集、鉴别及整理档案材料，保证档案资料齐全完整，并做好档案的安全、保密、保护工作。

3.负责本制度的及时修订、维护、执行。

四、管理内容

（一）人事档案内容

1.《员工登记表》。

2.《员工培训通知单》。

3.身份证复印件。

4.学历证明及职称证明复印件。

5.《劳动合同》及《补充协议》。 6.体检证明（特定岗位）。

7.《职工养老保险个人账户手册》。

8．《社会保险参保人员登记表》。

9.《就业登记表》

10.《员工工作安排介绍信》。

11．《员工试用期考核标准确认书》。

12.《廉洁自律承诺书》。

13.《员工入职承诺书》。

14.《杜绝兼职担保书》。

15.《入职声明》。

16.《保险切结书》或《保险交纳申请》

（二）人事档案管理相关规定

1.基础管理

（1）原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

（2）员工入职前，人力资源部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。

（3）人事档案按部门分类，一个员工一个编号，装入档案袋并在档案袋上清楚标识。

（4）当在职员工的基本档案资料有变动时，应及时将相关资料复印件交至人力资源部存档，原件当场查验。

（5）员工离职档案（《员工离职审批表》、《辞职申请》、《离职工作交接表》、《员工登记表》、《劳动合同》、《解除、终止劳动合同证明书》等相关资料），另外存档，档案保存两年后方可销毁。

2.人事档案使用

（1）查阅。查阅人事档案的人员应填写《人事档案使用申请表》，经过人力资源部的审核，确定申请表与使用人一致，并且手续齐全，方可查阅。