1文书档案概论(二)

《秘书文档管理》期末复习资料第一章档案概论1.载体：将档案信息记录于其中或其上的物质材料。

甲骨，金石，青铜，简牍，缣帛，纸质，声像，电子档案2.名称：殷商：“册”、“典”；周：“中”；秦汉：“典籍”、“简牍”；魏晋：“文书”、“文案”；唐宋：“文卷”、“案卷”、“案牍”3.保存在文物部门，是文物，又是档案，具有双重性质。

4.“档案”一词初见于清代顺治年间。

5.文件作为档案保存的3个条件：（1）办理完毕的文件才能作为档案保存（2）有一定的查考利用价值（3）按照一定的规律保存起来的。

6.档案是原始的历史记录，注重原本、原稿。

7.档案的属性：一般属性：知识属性、信息属性，并具有原始性（本质属性）和记录性。

8.伪误档案：“失真”、“失时”、“失实”、“失辨”9.档案的种类划分①中国常见的：文书档案，科学技术档案，专门档案②来源；国家机关档案、党派团体机关、企业档案、事业单位档案、名人档案③内容标准：直接分党务档案、军事档案、诉讼档案等；普通、专门④载体形式：⑤时间标准：古代、近代、现代⑥所有权：国家、集体、个人10.国家全部档案：①定义是归国家所有，由国家统一管理的全部档案的总和1955《政府改“芬特”为“全宗”的通知》将“国家档案芬特”改为“国家档案全宗”②分类：按历史时期划分：中华人民共和国成立后的档案，中华人民共和国成立之前的档案（革命政权档案，旧政权档案）③国家档案全宗构成中，历史时期和政权性质两级层次的划分方法，常被省略和并排使用，简称为中华人民共和国成立后档案、革命政权档案（1919-1949），旧政权档案（内容广泛，稿本孤稀，是难得的历史财富）11.档案的作用：（1）行政管理的查考凭据。

（2）生产建设的参考依据。

（3）政治斗争的必要工具。

（4）科学研究的可靠材料。

（5）宣传教育的生动材料。

（6）维护国家、集体和个人权益的法律书证。

12.档案的基本价值：凭证，参考第二章档案工作概论1.第8号令：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》2.基本内容：收集，鉴定，整理，保管，检索，编研，利用，统计3.基本原则：①统一领导、分级管理，②维护档案的完整与安全，③便于社会各方面的利用，综上所述，我国档案工作的基本原则是一个辩证统一的有机整体。

档案岗位培训课程（一）：档案工作概论[2023]-课后作业【单选题】以下哪项不属于档案工作的主要性质特点？(5分)A:管理性B:文化性C:技术性D:经济性标准答案：D【单选题】《中华人民共和国档案法》首次正式施行的时间是？(5分)A:1949年B:1958年C:1988年D:1991年标准答案：C【单选题】以下哪个不属于档案信息化建设的概念内涵？(5分)A:实现档案信息的数字化和网络化B:实现档案信息的严格控制C:实现档案信息接收、传递、存储和利用的一体化D:实现档案信息高度共享标准答案：B【单选题】以下哪项不属于档案主管部门的基本任务？(5分)A:参与档案馆的档案接收整理工作B:掌管同级档案事务C:开展档案事业统计工作D:对档案工作进行指导标准答案：A【多选题】我国新《档案法》（2020年通过）之中对“档案”的定义包含哪些属性？(5分) A:在实践活动中直接形成B:对国家和社会具有保存价值C:不同形式的历史记录D:作为一种社会记忆标准答案：ABC【多选题】档案鉴定包括：(5分)A:归档鉴定B:销毁鉴定C:移交鉴定D:开放鉴定标准答案：ABCD【多选题】档案业务“六环节”包括：(5分)A:编研B:整理C:统计D:利用标准答案：BCD【多选题】主要的档案制度包括：(5分)A:文件材料归档制度B:档案保密制度C:档案统计制度D:档案销毁制度标准答案：ABCD【多选题】档案工作人员的主要任务包括：(5分)A:档案整理B:档案规划C:改正档案中的文字错误D:提供档案利用服务标准答案：ABD【多选题】档案馆的职责包括：(5分)A:为社会服务B:监督指导档案形成单位的档案业务工作C:政府公开信息查阅场所D:爱国主义教育基地标准答案：ACD【判断题】我国历史档案和现行档案的区分以新中国成立为分界线。

(5分)标准答案：对【判断题】“档案”一词的出现迄今已有一千多年历史。

(5分)标准答案：错【判断题】历史档案可分为明清以前的古代历史档案、明清档案、中华民国档案、革命历史档案几类。

第一章档案概论第一节档案的起源与沿革1、甲骨档案2、金石档案3、简牍档案4、缣帛档案5、纸质档案6、音像档案7、电子文件（电子档案）第二节档案的特点和范围一、档案的定义（一）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的（二）档案是保存备查的文件（三）档案内容的记录方式和载体是多种多样的（四）档案是原始的历史记录档案与文献档案与文书档案与图书档案与资料档案与文物二、档案的知识属性和信息属性（一）原始记录性是档案的基本属性（二）档案是贮存和传播知识的一种形式（三）档案是一种重要的信息资源三、档案分类的含义和档案种类的划分（一）档案分类的含义（二）档案种类的划分（三）国家全部档案的基本构成第三节档案的作用及其规律一、档案的一般作用（一）行政管理的查考凭据（二）生产建设的参考依据（三）政治斗争的必要工具（四）科学研究的可靠资料（五）宣传教育的生动素材（六）维护国家、集体和个人权益的法律书证二、档案的基本价值（一）档案的凭证作用（二）档案的参考作用（三）对档案真实性的辩证理解三、档案发挥作用的规律性（一）档案作用的时效律和扩展律（二）档案机密性递减律和社会性递增律（三）档案行政作用弱化律和科学文化作用强化律第二章档案工作概论第一节档案工作的内容和性质一、档案工作的内容档案工作的基本要求：（一）了解各环节的特殊性（二）协调系统的整体性（三）掌握诸环节的基本关系二、档案工作的性质和意义（一）档案工作的性质（二）档案工作的意义（作用）第二节我国档案工作的基本原则一、全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则（一）统一领导，统一管理（二）国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党、政档案的统一管理（三）全国档案工作，由各级档案行政管理机构统一地、分层负责地进行监督和指导二、维护档案的安全与完整三、便于社会各方面的利用第三节档案机构一、档案室（一）档案室的地位和作用（二）档案室的性质（三）档案室的任务基本任务具体任务（四）档案室的类型二、文件中心和档案寄存中心（一）文件中心（1）文件中心的含义及其产生背景（2）文件中心的特征（二）档案寄存中心（三）档案事务所三、档案馆国家档案馆（一）档案馆的性质（二）档案馆的基本职责与具体任务专业档案馆（一）专业档案馆的基本含义（二）专业档案馆的类型内部档案机构(企业档案馆、档案室)（一）企业档案馆的含义（二）企业档案馆的特点（三）企业档案馆的职能四、档案行政管理机构（一）档案行政管理机构定义（二）档案行政管理机构的基本职责（三）档案行政管理机构的具体任务五、档案机构之间的相互关系六、我国当前档案机构的状况第三章档案的收集第一节档案收集工作的意义和要求一、收集工作的内容和意义（一）档案收集工作的内容（二）档案收集工作的意义1、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了实际的管理对象。

档案职称考试《档案事业概论》真题卷二[问答题]（江南博哥）1.档案信息的数字化？参考答案：是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库[问答题]2.档案网站？参考答案：是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传[问答题]3.简述档案行政规章的性质。

参考答案：（1）档案行政规章从属于国家的法律（2）档案行政规章具有普遍性的或特定的适用性（3）档案行政规章之间的协调一致性。

除了要做到不得与法律、行政法规相抵触外，还要特别注意规章和规章间的协调一致，避免相互矛盾[问答题]4.简述文件生命周期理论的重要意义。

参考答案：第一，文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础。

第二，文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的阶段性变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础。

第三，文件生命周期理论准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据[问答题]5.简述来源原则的基本内容。

参考答案：来源原则的基本内容可以归纳为三个基本点：（1）尊重来源：指档案馆首先应按照来源标准整理档案，保持档案与其形成者之间的来源联系。

（2）尊重全宗的完整性：指一个全宗是一个有机整体，整理档案必须维护全宗的完整性，做到同一全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不得混淆。

（3）尊重全宗内的原始整理体系：指全宗内的档案整理必须充分利用原有的整理基础，不宜轻易打乱重整[问答题]6.简述来源原则的理论意义和实践价值。

参考答案：（1）来源原则从历史主义思路出发，充分体现了档案形成的历史联系，为档案馆馆藏的实体整理和分类提供了合理的客观依据；（2）来源原则有力地维护和保持了档案的本质属性，成为档案整理与分类中的至善原则；（3）来源原则既不是一种纯观念的抽象信条，也不是一种纯实践性的操作经验，而是兼具理论性和实践性的管理思想和原则。

整理档案现代教育管理网上教学题库一、档案工作概论暂缺二、文书档案管理一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）1、不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（）。

A、处置办毕公文B、分发C、签注D 、用印2、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（）。

A、永久B、30 年C、10 年3、（）是机关管理与保存文件的基本方法，通过它建立起文件收进运转记录，它是催办、查阅的索引和档案检索的工具。

A、传阅B、登记C、签注4、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。

A、16 年和50 年B、30 年和10 年C、30 年和15 年5、本单位综合性的、年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（）。

A、永久B、30 年C、10 年6、承办是公文处理过程中的（）。

A、首要环节B、重要环节C、中心环节D 、次要环节二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）1、公文构成要素中的收文单位包括（）。

A、上级单位B、主送单位C、抄送单位D 、下级单位2、归档时每份文件必须齐全完整，即（）必须完整齐全。

A、文件的定稿与正本B、主件与附件C、正本与副本D 、转发件与被转发件3、凡反映本单位( )等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。

A、主要职能活动B、基本历史面貌C、在维护国家、单位和职工权益D 、所有活动4、公文标题由（）组成。

A、公文的责任者B、公文的事由C、公文的文种D 、公文的年度5、各单位档案部门应结合（），制定本单位的归档制度。

A、国家档案行政管理部门关于文件归档的有关规定B、本地区档案行政管理部门关于文件归档的有关规定C、本行业（系统）主管部门关于业务文件归档的有关规定D 、本单位工作职能及文件产生情况6、公文结构的必备要素有( ).A、标题B、正文C、成文日期D 、责任者三、判断题（共8 小题，每题 5 分）1、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件” 文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。

《档案事业概论》第一章、第二章解读第一章档案与档案工作第一节档案本节概要地介绍了“档案的起源与发展”即档案的简史，“档案的概念与性质”即档案的定义，“档案的类型”即档案的种类（档案学术上的分类），“档案的价值与作用”等四个有关档案的最基本的问题。

一、档案的起源与发展（一)档案的萌芽与起源（初始形态）：“助记忆时代”的结绳、刻契、图画档案起源于原始记事即结绳、刻契、图画等记事方式，还不是真正意义上的档案。

但因其在一定范围内有历史记录、契约、凭证、备忘等作用，可以看作是档案的萌芽，即档案起源的初始形态。

（二）档案产生的两个条件：记录符号与国家出现1．客观条件——记录符号文字作为语言记录符号产生以后，为准确地记录事实提供了条件，从而为档案的形成提供了客观条件。

我国现存最早的文字记录档案——甲骨档案：河南安阳小屯村出土的3000多年前殷商时期刻写在龟甲、兽骨上的甲骨文字记录，是当时商王朝使用的一种文件。

2．社会条件——国家的出现在原始社会向奴隶社会过渡，出现了阶级、国家以后，就产生了文书。

文字记录的产生，社会的发展，国家的逐渐形成，进入阶级社会以后特定的社会需要等诸因素影响下，档案逐渐产生与发展。

（三）我国早期档案的载体形态：从甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案到纸质档案档案是承载在一定物质载体上的历史记录，其记录方式与物质载体密不可分，我国古代社会早期先后出现了甲骨、金石、简牍、缣帛、纸张等档案物质载体形态。

金石档案：金是指青铜器、铁器等，石是指石头，金石档案是铭文档案和石刻档案的总称，是将文字铸刻在青铜器、铁器、石头上而形成的档案。

简牍档案：简是指竹简，牍是指木牍，是以竹简、木牍为载体形成的档案。

“册”、“典”是我国最早对文件和档案的称呼。

缣帛档案：缣帛是古时对绢类的丝织品的统称，是以丝织品为载体形成的档案。

用缣帛书写的文件称“帛书”、“卷”、“卷轴”。

纸质档案：是以纸张为载体形成的档案。

最早的纸质档案——甘肃“放马滩纸”，形成于西汉初期，不仅是迄今发现的世界最早的植物纤维纸，也是世界最早的纸质地图实物和最早的纸质档案。

第一章档案概论与档案现象第一节档案的定义及其分析一、对已有档案的定义剖析（一）直观描述型档案定义的优势与劣势定义：档案是某种文书、文件或文书材料优势：直观，易理解，能让人在现实生活中识别什么是档案（档案大部分是由文书、文件转换而来。

档案的实存形态主要是过去的文书、文件。

）劣势：没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在（二）抽象揭示型档案定义的优势与劣势定义：档案是一种信息或历史记录、原始记录、记忆工具优势：有利于人们对档案本质的深入认识与揭示劣势：抽象度较高，理解难度大，确指性差，易产生学术分歧二、档案的本质及其定义表述1、档案的本质特性：档案本质是社会生活的原始记录，即原始记录是档案的本质特性档案的定义：①国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成有价值的各种形式的历史记录（中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》）②档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固定化信息（档案是清晰、确定的原始记录性信息）③“社会记忆”说。

认为档案的本质是“社会记忆”或“人类社会文化的历史记忆”④“归档保存”说。

认为档案的本质是有意识的“归档保存”或“保存备查”⑤“积累物”说。

认为档案是“一种文化的积累”⑥“副产品”说。

认为档案是社会活动过程中形成的一种“副产品”或“分泌物”三、对档案定义的理解（一）社会性档案是人们在社会生活中直接形成的，其内容是对社会活动的内容、过程及结论的原始记录，而非自然界的产物。

（二）历史性从时态上讲，档案时已经形成的，而不是正在形成或尚未形成的东西“让过去告诉现在”“让历史告诉未来”（三）确定性档案内容信息具有清晰性、确定性，依附于一定的物质载体形式而存在的，二者缺一不可没有载体形式的原始记录（如人的口语）不能为档案没有清晰、确定的信息内容的原始记录（如纯粹的文物，器具）不能为档案（四）原始记录性档案是人们在社会生活中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用例：文章、图书不是档案，但其手稿、书稿即是档案；报刊不是档案，但其文稿和发排稿是档案；电影，电视节目不是档案，但其脚本、场记、拍摄图片、播发稿等记录物是档案从信息论和人类之所以保存、使用档案的心理根源及实践需求讲，档案实际是人类追求信息的确定性、可靠性的产物，是社会实践必须有确定、可靠地信息支持方能有效进行的现实需要产物。

第一章：档案概论一、档案的定义档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种形式和载体的文件。

可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。

档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种形式的原始记录。

可简便表述为：原始的历史记录。

二、档案的基本涵义1、档案的来源：形成档案的主体：Ａ、机构Ｂ、组织Ｃ、个人2、档案的形成：档案是在社会实践活动中直接形成的，保存备查的历史记录。

档案是由文件（文书）转化而来的。

转化条件有三：（1）办理完毕的文件才能成为档案（文件是档案的前身，档案是文件的归宿。

）（2）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案（文件是档案的基础，档案是文件的精华。

）（3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案（文件是档案的因素，档案是文件的组合。

）3、档案的形式：档案信息的记录方式很多，载体材料也多种多样。

（1）从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。

（2）信息的基本形式有三种：文字、图像、声音。

（3）记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。

（4）从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。

现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。

（5）从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。

4、档案的内容：档案内容反映了人们各种社会活动档案内容上的特征：（1）十分丰富，无所不包（2）原始性三、档案的属性1、原始记录性是档案的本质属性档案具有原始性，又具有记录性。

这是区别于其他文献资料的本质特征。

档案原始记录性特点对档案管理工作的意义（1）档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用。

（2）由于档案与图书资料、文物既有区别又有联系，因此，档案部门管好档案，也要收藏与档案有关的资料，辅助档案提供利用。

（3）对档案真实性要辩证地理解2、知识性和信息性是档案的一般属性第二章：档案工作概论一、档案工作的基本内容1、档案的收集工作2、档案的整理工作3、档案的鉴定工作4、档案的保管工作5、档案的统计工作6、档案的利用工作7、档案的检索工作8、档案的编研工作二、档案工作的性质1、档案工作是一项政治性工作（1）档案为一定的阶级利益服务（2）机要性是档案工作政治性的重要表现之一2、档案工作是一项管理性工作（1）就总的档案工作看来，档案工作是一项管理档案的专门业务，属于国家科学文化事业的组成部分。