文件修改、销毁、留存申请表

公文销毁的范围公文销毁的范围通常是指机关、单位、企事业单位以及其他组织产生的公文。

具体包括：1. 文件：包括公告、通知、命令、纪要、决议等各类文件。

2. 信函：机关或单位同其他机关、单位或个人之间往来的信件。

3. 报告：对某一问题或情况作出的说明、建议、汇报的文件。

4. 表格：包括各类报表、记录表、登记表等。

5. 文件背景材料：包括企事业单位和公务员个人的工作记录、备忘录、工作手册等。

6. 各类备案、审批、审计、调查、核查、批复等的材料和相关的面谈记录、讨论纪要。

7. 其他与机关、单位工作有关的文件或记录。

在销毁时，应根据规定进行分类、整理，并依法进行销毁。

销毁方式可包括纸质文件的碎裂、烧毁、深埋或回收利用，电子文件的删除、格式化等。

销毁必须确保文件的机密性，防止泄密。

销毁后应备案，留存销毁证明和销毁记录。

公文销毁的范围还可以包括以下内容：1. 文件草稿：在起草过程中产生的稿件、修改记录等。

2. 文件副本：包括复印件、打印件、传真件等。

3. 文件附件：与公文相关的附件资料，如报告、调查材料、会议纪要等。

4. 公文备考材料：包括对即将发出或已发出公文进行备考时所使用的参考资料。

5. 归档公文：已经完成办理而需要转交或归档的公文。

6. 临时公文或通知：临时性问题产生的公文或通知，一般用于内部流转和办理。

7. 公文抄送单：公文在传阅过程中产生的抄送单、签收单等。

要注意，具体销毁范围可能因机关、单位或者组织的不同而有所差异。

在销毁过程中，应按照相关规定进行分类和整理，并采取安全可靠的方式销毁，防止文件的泄露和滥用。

同时还要遵守相关法律法规和保密政策，确保文件的合法、规范销毁。

质量体系程序文件目录01 DL- QP 401-2011 《文件控制程序》02 DL - QP402-2011 《质量记录控制程序》03 DL - QP 601-2011 《人力资源控制程序》04 DL - QP701-2011 《与顾客有关过程的控制程序》05 DL - QP702-2011 《采购控制程序》06 DL - QP703-2011 《生产与服务运作控制程序》07 DL - QP 801-2011 《顾客满意度控制程序》08 DL - QP802-2011 《内部质量管理体系审核控制程序》09 DL - QP803-2011 《过程和产品的监视和测量程序》10 DL - QP804-2011 《不合格品控制程序》11 DL - QP805-2011 《纠正和预防措施控制程序》文件控制程序DL-QP401-20111 目的对质量管理体系中的管理性、技术性文件和资料，包括外来文件进行控制，确保对质量有影响的场所均能得到和使用有效版本的文件和资料。

2 适用范围本程序适用于与质量管理体系和产品质量有关的文件和资料的控制。

3 职责总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责程序文件的批准和发布；相关部门主管负责第三层次文件的批准和发布；办公室负责文件和资料的统一归档、借阅和保存等管理工作，有关人员配合执行。

4 工作程序文件和资料的范围a) 质量管理体系管理性文件：包括质量手册、程序文件和各类管理办法、制度等与质量管理有关的文件和资料；b) 质量管理体系技术性文件: 包括监视和测量规范/规程、技术规范、技术图纸等；c) 外来文件和资料：顾客或供方提供的文件和资料；监视、测量装置和产品销售以及服务所用设备的有关技术资料；本公司采用的有关国家标准、行业标准、法律、法规等。

文件和资料的标识4.2.1质量管理体系管理性文件的标识由管理者代表负责按本程序要求实施；外来文件和资料的编号沿用原有编号。

4.2.2质量管理体系管理性文件的编号方法：a) 质量手册的编号方法：DL – QA -χχχχ发布年号质量手册代号（第一层次文件）企业代号b) 程序文件的编号方法：DL – QP χχχ–χχχχ发布年号文件顺序号要素号程序文件（第二层次）代号企业代号c) 第三层次文件的编号方法：DL – WI X X X – X X X X发布年号(版号)顺序号标准条款号第三层次文件企业代号文件和资料的形式文件和资料除书面形式外，还有硬拷贝、电子媒体等形式存在。

文件和档案管理制度1.目的通过对安全管理制度、文件和档案的有效控制，确保所使用的文件和档案为有效版本。

2.适用范围适用于公司安全管理所有管理制度、文件和档案的编制、批准、发布、评审、修订、撤消、销毁等全过程的控制。

3.职责3.1办公室负责管理制度、文件和资料的归口管理。

3.2公司各有关部门负责本部门与安全有关的文件、资料和档案的控制。

4. 程序要求4.1 文件和资料的分类1.安全管理内部文件：安全管理制度、安全操作规程、作业文件、记录和档案等。

2.外来文件：安全法律法规、标准、规范、通知等。

4.2 安全管理内部文件的编写、审核、批准4.2.1安全管理制度由办公室编写，办公室经理审核，总经理批准。

4.2.2安全操作规程由各部门编写，生产部长审核，行政经理批准。

4.2.3作业文件由各部门编写，生产部长审核，各部门主管批准。

4.3文件的发放各种文件的发放范围由文件编制部门或发放部门确定并填写《文件发放登记表》。

4.4文件的存档及使用4.4.1各部门负责文件存档工作，建立本部门《文件清单》和《记录清单》。

每月进行自查，对照文件清单整理归档文件。

4.4.2办公室汇总各部门的文件录入《文件清单》和《记录清单》，结合各类检查和自评对文件归档情况进行抽查。

4.4.3当文件使用人的文件破损严重影响使用时，可到文件控制部门办理更换手续，交回破损文件，换取新文件。

新文件仍沿用原发放号码。

4.5文件的修改4.5.1文件修改时，应填写《文件申请表》，报请原审批人批准后进行修改。

1. 安全管理制度由办公室进行修改意见。

2. 作业文件和安全操作规程由各相关部门进行修改。

3. 公司其它文件的修改，由各部门进行修改。

4. 若原审批人不在时，原文件审批部门应向修改部门提供有关的背景材料。

4.5.2修改方式1.安全管理制度由办公室以换页、换版和手写更改的形式进行修改，并负责更换。

换页：当一页中出手写更改超过1/4内容时，应换页。

换版：文件大大幅度修改或安全管理结构、经营方针及策略发生变化后，应换版。

关于误销毁文件的情况说明
XXX领导：
由于我的个人工作失误将误销毁文件有关情况说明如下：
在日常的公文办理工作中，我每天在按时进行文件传阅的同时应做到文件的及时回收和整理。

并应当严格按照保密制度管理文件，对文件传阅、借阅制度，对留存文件进行分门别类，立卷归档。

XXXX年XX月XX日由于个人疏忽，进行归档时，错误将不该销毁的XXX文件销毁，造成文件丢失，给部门造成极大影响和损失，为此我接受上级的一切批评处理。

总结错误，我检讨同时提出改正建议：任何销毁文件今后做好事前、事中和事后记录，建立审批记录，经领导同意方可进行，做到及时确认的安全处理机制。

今后，我会加强自我管理，不松懈，不马虎。

希望上级领导能再给我一次机会，我保证下不为例。

说明人：XXX
XXXX年XX月XX日。

文件编号：WJGL-004文件版次：D / 0文件修改及作废管理规范1．0目的规范文件资料的修改及作废控制，实现文件修改和作废过程的受控。

2．0适用范围适用于本公司TMS体系文件中所涉及的所有文件的修改及作废过程。

3．0工作要求3．1文件修改3.1.1当文件需要更改时，各部门文件使用人员、部门管理人员或人资中心制度维护部人员填写《文件更改申请表》（参看《文件和资料控制程序》附表WJGL-001-04），说明更改原因，经部门负责人审核同意后交人资中心制度维护部；在以下情况下，可以不用填写《文件更改申请表》，提交《文件使用问题点反馈表》（WJGL-004-01）即可：a、错别字的修改；b、文件错页、错码；c、个别参数或个别标准的修改，且不影响文件的其它任何操作环节；d、文件表达语句的简单调整，不会影响到其它部门和其它岗位的工作要求的修改；e、其它等。

3.1.2人资中心制度维护部收到部门提交的《文件更改申请表》或《文件问题点记录表》后，由文件管理人员交管理者代表在两个工作日内完成审批，审批同意的《文件更改申请表》由文件管理人员实施文件更改工作，不同意更改的《文件更改申请表》，人资中心制度维护部应在当日向申请部门解释清楚不同意更改原因。

注：对于涉及《职位手册》的内容变更时，先经人资中心考核部给出意见后，再交人资中心制度维护部审核。

a、文件修改的内容比较少，不会影响其它页面时选择换页。

b、文件修改的内容比较多，或文件经多次换页更改一般须进行换版。

c、如属文件打印出现的错别字或笔误，经人资中心制度维护部同意后统一通知文件持有人使用红色签字笔在文件上予以修改。

d、文件更改时需在更改页上注明更改状态和更改生效时间。

e、电脑中须保留修改后的文件，有备份的其它磁盘或电子信息时，须一同进行更新。

f、《文件更改申请表》须与正版文件的修改页（或整份文件）配对保存。

g、人资中心制度维护部收到审批通过的文件更改申请表后，须在3天内完成文件的修改工作。

目录融信企业签呈融信企业发文单会议纪要融信企业用印申请单融信企业发文登记处理簿融信企业对外邮件发文登记薄融信企业用印登记表融信企业督办单（存根）融信企业督办单融信企业授权书函件、报刊签收薄融信企业文件传阅单融信企业报刊订阅登记表融信企业档案保存年限表融信企业整改通知单融信企业用车申请可会议通知融信企业公共活动场所使用申请单..融信企业大事记融信企业来宾参观接待计划表融信企业来宾参观意见及建议薄......融信企业文件复印、打印、传真申请单融信企业提案单合理化建议案评审表合理化建议评审汇总表合理化建议反馈信息单业务招待请款单（存根）档案移交签收单融信企业档案借阅申请表融信企业传真融信企业出差通知单融信企业档案借阅登记表融信企业文件复印、打印、传真登记薄融信企业收文登记处理簿融信企业行政检查表融信企业防火安全检杳表融信企业卫生情况检查表融信企业档案销毁申请单融信企业签呈融信企业发文单主题词:呈报部门: 年 月 日附件: 主送 抄报 抄送 抄发:打字: 发文 字[]号 年 月 日校对: 缮印: 监印:会议地点:出席人员: 缺席人员及事由: 列席人员: 主持人: 议题：’ 序号 会议纪要会议时间： 年 月 日 时分起年 月 日 时分止记录人:责任人 完成时间主持人意见: 签字:抄报: 抄送融信企业用印申请单编号:注：本单由办公室管理。

融信企业发文登记处理簿融信企业对外邮件发文登记薄融信企业用印登记表融信企业督办单（存根）编号：年月日融信企业督办单编号：年月日授权时限：自授予职责及权限:授权人融信企业授权书日起至月日止被授权人函件、报刊签收薄注：本薄一式两份，警卫签收后，连同本薄送行政秘书签收后，警卫班留存一份，行政秘书将函件报刊发送由接收部门指定人员签收后，办公室留存。

融信企业文件传阅单批准人: 经办人:融信企业报刊订阅登记表年月 日报刊名称订阅部门（人）份数金额合 计批示:签字:日期:处理结果:签字:日期: 说明：承办单位自收文之日起（不含）三天之内将此单处理结果填毕送达办公室。

质量体系程序文件目录01 DL—QP 401—2011《文件控制程序》02 DL - QP402-2011《质量记录控制程序》03 DL - QP 601—2011《人力资源控制程序》04 DL —QP701-2011《与顾客有关过程的控制程序》05 DL —QP702-2011《采购控制程序》06 DL - QP703—2011《生产与服务运作控制程序》07 DL —QP 801-2011《顾客满意度控制程序》08 DL - QP802—2011《内部质量管理体系审核控制程序》09 DL - QP803-2011《过程和产品的监视和测量程序》10 DL - QP804-2011《不合格品控制程序》11 DL —QP805-2011《纠正和预防措施控制程序》文件控制程序DL—QP401—20111 目的对质量管理体系中的管理性、技术性文件和资料,包括外来文件进行控制，确保对质量有影响的场所均能得到和使用有效版本的文件和资料。

2 适用范围本程序适用于与质量管理体系和产品质量有关的文件和资料的控制.3 职责3。

1总经理负责质量手册的批准和发布;3.2管理者代表负责程序文件的批准和发布;3.3相关部门主管负责第三层次文件的批准和发布；3。

4办公室负责文件和资料的统一归档、借阅和保存等管理工作，有关人员配合执行。

4 工作程序4.1 文件和资料的范围a）质量管理体系管理性文件:包括质量手册、程序文件和各类管理办法、制度等与质量管理有关的文件和资料；b) 质量管理体系技术性文件: 包括监视和测量规范/规程、技术规范、技术图纸等；c) 外来文件和资料：顾客或供方提供的文件和资料;监视、测量装置和产品销售以及服务所用设备的有关技术资料；本公司采用的有关国家标准、行业标准、法律、法规等。

4.2 文件和资料的标识4.2.1质量管理体系管理性文件的标识由管理者代表负责按本程序要求实施；外来文件和资料的编号沿用原有编号。

广州市*＊机动车检测有限公司程序文件编制:审核:批准:版本号:第3版文件编号:*＊-JCZ-B生效日期:2010年11月19日持有人：分发号：修改页1、目的对质量管理体系文件与检测工作有关的文件，资料及外来法规文件进行控制，确保有关部门使用的文件为有效版本，确保质量工作依据可靠。

2、适用范围适用于质量管理体系文件，检测工作有关的技术标准,技术规范，技术资料和外来法规文件的控制。

3、职责3。

1站长负责批准质量手册和程序文件；3.2技术负责人负责组织技术性文件和记录格式的编制和批准;3.3质量负责人负责组织质量手册、程序文件的编制及审核,批准质量记录格式；3。

4检测组组长负责本部门技术性文件和记录的审核；3。

5质量管理组负责标准、规范、法规文件的收集、查新、保管,负责所有文件的发放控制及跟踪；3.6质量管理体系文件持有人应熟悉并认真执行质量管理体系文件；3.7质量管理组负责质量管理体系文件的控制。

4、程序4.1文件的编号4.1。

1质量管理体系文件分类及代号4。

1。

2质量管理体系文件分类号4.1.3质量计划、质量记录编号格式表格流水号（可略）表格顺序号表格所属文件序号表格所属文件分类号公司简文件顺序号 文件分类号 公司简称4.1。

4外部文件编号依B-X X X（流水号)的方式编制文件编号;4.1。

5本公司的简称为：**—JCZ4。

2文件的编制4.2.1质量管理手册和质量管理体系程序文件及管理性质量记录格式由质量负责人组织编制；4。

2.2作业指导书和技术性质量记录格式由质量负责人组织编制;4。

3文件的审批4.3.1质量管理手册和质量管理体系程序文件由质量负责人审核，站长批准；4.3.2作业指导书和技术性质量记录格式由技术负责人审核批准；4。

3。

3管理性质量记录格式由质量管理组负责人审核，质量负责人批准；4.3。

4所有文件批准后,均由质量管理组负责编号按《受控文件目录》登记。

4。

4文件的发放4。

4.1文件由质量管理组负责在规定范围内发放，保证有关人员使用现行有效的文件；4。

记录控制程序（依据GB/T19001-2000idtISO9001：2000标准）编制：审核：批准：编号：版本号：发布日期实施日期文件修改记录表记录控制程序1．目的证明公司的产品符合规定的质量要求以及为质量管理体系有效运行提供客观证据，并对持续改进提供信息。

2．范围本程序适用于与本公司质量管理体系运行、产品过程和质量管理体系有关的所有记录的控制和管理。

3．职责3．1总经办是记录控制的归口管理部门，负责全公司记录的策划、建立以及对各部门记录的检查、监督和指导的管理和控制，并负责记录归档工作。

3．2各部门负责本部门记录的管理和控制。

3．3实施记录的有关人员按规定填写记录，并对记录的真实性、准确性、客观性、及时性负责。

4．工作程序4．1记录的分类a)与质量管理体系运行有关的记录；b)与产品实现过程质量有关的记录。

4．2记录的标识4．2．1记录应有唯一性的准确标识，以确保追溯性，总经办应制定统一的记录编号规则，各部门应按其规定正确实施。

4．2．2记录的名称应准确概括其活动内容，不得重名，各部门在策划和设计时应予以注意。

4．3记录的填写4．3．1各部门实施记录的人员应认真填写记录，确保理解记录表格中所要求的填写内容，字迹应清晰可辩，所记录数据的活动内容应真实、准确、完整、全面、充分，记录的传递、送达和收取应做到及时。

4．3．2记录的填写不得涂抹、省略。

4．3．3记录不得修改，但可勘误。

4．3．4为更好地监控质量管理体系运行，公司有关经营和生产记录要按照公司规定时间报送总经办、总经理审阅。

4．4记录的保存4．4．1记录的贮存应有适宜的贮存条件，做到专柜存放，专人管理。

4．4．2记录的贮存应有防盗、防火、防霉烂、防蛀虫和防潮等措施。

4．4．3各部门和单位应保护好记录，妥善保管，取保不丢失、不损坏和不变质。

4．5．记录检索4．5．1对归档保存或用其它方式保存的记录应进行编目和分类，便于检索，查阅时应易查找，借阅时应办理借阅手续。

档案销毁审批表格式1. 审批表的作用和目的档案销毁审批表是一种用于记录和审批档案销毁活动的文档。

它具有规范、统一和可追溯的特点，可以确保档案销毁活动的合规性和效率。

审批表的填写和审批过程是档案销毁工作的重要环节，可以确保档案销毁的安全、合法和可靠。

2. 审批表的基本结构和要素审批表通常由以下几部分组成：2.1 档案销毁审批表头部信息档案销毁审批表的头部信息包含了一些基本的信息，如表格的编号、填写日期、编制单位等。

这些信息可以帮助对档案销毁活动进行追踪和管理。

2.2 档案销毁申请信息档案销毁审批表的下一部分是档案销毁申请信息。

这部分记录了申请销毁档案的基本情况，包括档案名称、档案编号、档案所属部门等。

申请信息的填写准确和完整对于后续的审批和执行都至关重要。

2.3 档案销毁的理由和依据在审批表中，档案销毁的理由和依据是一个重要的部分。

档案销毁必须有明确的理由和依据，确保档案的销毁不会影响到组织的正常运转和法律法规的要求。

在这一部分，可以说明档案的保管期限已到期、档案已经过期或无效、档案不再需要等。

2.4 档案销毁的具体内容和方式在审批表中，需要详细描述档案销毁的具体内容和方式。

具体内容可以包括档案的种类、数量、年代等信息，方式可以包括纸质档案的销毁、电子档案的删除等。

这部分信息对于后续的执行和监督都非常重要，因此需要尽可能详细和准确地填写。

2.5 档案销毁的相关责任人在审批表中，需要明确档案销毁的相关责任人。

这些责任人包括申请人、审核人、执行人等，他们各自承担了档案销毁工作的不同责任和义务。

在这一部分，需要填写责任人的姓名、职务、联系方式等信息，以方便后续的协调和沟通。

2.6 审批和批准意见审批表的最后部分是审批和批准意见。

在这一部分，审批人需要对档案销毁申请进行审批和批准，包括对档案销毁的合规性、有效性等方面进行评估。

审批人在审批时需要注明自己的意见和建议，并在相应的栏目签字确认。

3. 总结档案销毁审批表是一种重要的文档，用于记录和审批档案销毁活动。

目录第一章秘书处工作职责 (1)第二章秘书处岗位职能 (2)第三章秘书处工作制度 (4)第一节公文管理办法 (4)第二节文件管理办法 (8)第三节报告管理办法 (11)第四节会议管理办法 (13)第五节督办管理办法 (16)第六节档案管理办法 (18)第七节保密管理办法 (20)第八节对外接待管理办法 (23)第九节总经理日程安排管理办法 (25)第十节秘书行为准则与基本素养 (28)第四章工作流程 (30)第五章模板、范文 (37)第一节文件管理表单 (37)第二节报告管理表单 (44)第三节会议管理表单 (52)第四节公文范本 (64)第五节总经理日程安排表单 (70)第一章秘书处工作职责一、在行政副总领导下处理日常工作、协调部门工作，监督各部门认真及时贯彻事业部各项工作决策、指令。

二、负责总经理日程管理，包括会议安排、文件签批安排、总经理日程安排。

三、负责文书工作，包括事业部各类文件的起草、打印、收发、传阅、归档、作废、销毁等工作。

四、负责信息、综合资料的收集整理，为总经理决策提供有价值信息，发挥参谋作用。

五、负责会务管理，包括会议室的管理使用、会议议程安排、会议提案收集、会议材料准备、会议通知、会议签到、会议记录、会议纪要和会议简报的制发。

六、负责会议决议的督办、反馈工作。

七、负责各部门周、月、季、半年、全年计划、总结以及报告的收集、整理和上报工作。

八、负责总经理报告、汇报、致辞的起草工作。

九、负责文件、信息、机要保密工作。

十、负责电话记录、电子邮件的传接。

十一、负责完成总经理交办的其他工作。

第二章秘书处岗位职能一、总经理助理、秘书处主任岗位职责（一）在行政副总领导下协助完成总经理交办的工作任务；（二）协助行政副总做好秘书处团队、文化、制度建设，定期对秘书处人员进行业务技能培训；（三）协助行政副总制定秘书处整体工作规划、工作计划及报告；（四）协助行政副总对秘书处的相关管理工作进行全面监督指导；（五）协助行政副总参与制定、执行事业部内部管理机构设置及各类规章制度、有关方案；（六）负责起草、修改以事业部名义送发的各类公文函件、请示、报告，领导报告、讲话、致辞等；（七）负责汇总实际工作遇到的问题，提出建设性意见并及时呈报行政副总；（八）负责督导秘书做好事业部文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作；（九）负责秘书处保密工作；（十）负责对外联系、督办、催办事项及领导交办的其他临时性工作。