下载文档原格式
公司文件管理方法6篇公司文件管理方法 (1)1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。
2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。
3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。
4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。
文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。
4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。
4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。
5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类：5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。
“条例”一般应用于系统性制度汇编;“制度”一般应用于某一方面职能的明确;“规定”应用于一项具体工作的明确;“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。
5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项;5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。
5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。
5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。
5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。
5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。
5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。
5.10批复：答复请示事项用“批复”。
6.文件格式：6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式; 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。
单位内部文件管理制度第一章总则为了规范单位内部文件的管理，提高工作效率，强化信息安全意识，特制定本文件管理制度。
第二章文件的定义和分类1. 文件的定义文件是指单位工作中产生的文字、图表、图纸、电子文档等载体，用于记录信息和指导工作的载体。
2. 文件的分类根据文件的性质和用途，将文件分为内部文件和外部文件。
内部文件包括单位内部使用的文件，如工作计划、会议纪要、报告材料等。
外部文件指单位与外部单位或个人交流使用的文件，如合同、协议、函件等。
第三章文件的起草、审批和签发1. 文件的起草文件的起草应当准确、明确、规范，内容真实可靠，格式统一规范。
2. 文件的审批文件的审批应经过相应部门的负责人审批，审批程序应当严格按照规定的程序进行。
3. 文件的签发经过审批的文件由文件起草人签发，签发人应当核对文件内容的准确性和完整性。
第四章文件的保管和归档1. 文件的保管文件的保管应当根据文件的重要性和保密级别进行分类存放，设置专门的文件保管室进行管理。
2. 文件的归档文件的归档应当按照规定的文件归档规范进行，包括整理、编目、分类、封存等工作。
第五章文件的传递和转交1. 文件的传递文件的传递应当按照规定的传递程序进行，确保文件的传递过程安全可靠。
2. 文件的转交文件的转交应当由责任人亲自转交，并及时向接收人说明文件的内容和使用要求。
第六章文件的销毁和报废1. 文件的销毁文件的销毁应当按照规定的文件销毁程序进行，包括审批、归档、销毁等环节。
2. 文件的报废文件的报废应当经过审批并按照规定的程序进行，确保文件报废的合法性和规范性。
第七章文件管理的责任和监督1. 文件管理的责任文件管理应当由单位领导来负责，各部门负责人应当对本部门的文件管理工作负责。
2. 文件管理的监督文件管理工作应当接受上级单位的监督，定期进行文件管理的检查和评估，及时发现问题并进行整改。
第八章外部文件和内部文件的关系1. 外部文件外部文件是单位与外部单位或个人交流使用的文件，应当按照外部文件管理制度进行管理。
公司文件的收发管理制度一、总则1. 本制度适用于公司所有文件的收发管理，包括但不限于内部文件、外部来文及机密文件等。
2. 所有员工必须严格遵守本制度，确保文件传递的安全、准确和及时。
3. 综合管理部负责监督本制度的执行情况，并定期对制度进行评估和更新。
二、文件接收管理1. 公司设立专门的文件收发室，负责统一接收和分发所有进出公司的邮件和文件。
2. 收到文件后，文件收发室应当立即进行登记，记录文件来源、类型、收件人及收到时间。
3. 对于加急或重要的文件，文件收发室应优先处理，并立即通知相关部门或人员领取。
4. 所有接收到的文件应当妥善保管，防止丢失或泄露。
三、文件发送管理1. 各部门需发送文件时，应填写文件发送申请单，明确文件的接收单位、内容摘要及发送方式。
2. 文件发送前，必须经过部门负责人的审核批准。
3. 文件收发室根据审核通过的申请单进行文件封装和发送，确保文件安全送达。
4. 发送完成后，文件收发室应及时更新登记记录，并保存相关邮寄凭证。
四、电子文件管理1. 电子文件的收发应使用公司指定的邮箱或系统，不得使用私人邮箱进行公务交流。
2. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限制文件的转发和打印权限。
3. 电子文件的备份应由专人负责，定期进行数据备份和安全检查。
五、责任与违规处理1. 任何违反本制度的行为，将根据情节轻重给予相应的纪律处分。
2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，相关责任人应承担相应的责任。
3. 综合管理部有权对文件收发过程进行抽查，以确保制度的执行效力。
六、附则1. 本制度自发布之日起生效，由综合管理部负责解释。
2. 本制度如有更新，将及时通知全体员工。
总结：。
关于规范公司内部文件管理的办法公司内部文件管理是企业管理中至关重要的一环，良好的文件管理能够提高工作效率、减少错误和纠纷，并保障公司的合法权益。
为了规范公司内部文件管理，制定一套有效的办法是非常必要的。
本文将就规范公司内部文件管理的几个方面进行探讨。
一、文件命名规范在公司内部文件管理中，一个重要的环节是文件命名规范。
合理的文件命名能够方便文件的检索和归档，避免混乱和遗失。
以下是一些适用的文件命名规范的建议：1.使用简洁明了的名称：文件名应该以能够清晰表达文件内容的词语命名，尽量避免使用过于复杂和冗长的词汇。
2.采用标准化的格式：建议按照一定的格式规范来命名文件，如日期-文件名、文件类别-日期-文件名等。
3.避免使用特殊字符：文件名中不应包含特殊字符，如斜杠、问号、星号等，以免导致文件在不同操作系统下的不兼容问题。
二、文件分类与归档规范的文件分类与归档是有效管理文件的关键。
以下是一些建议：1.按照文件类型进行分类：可以将不同类型的文件分为合同文件、财务文件、人事文件等不同类别，便于查找和整理。
2.制定明确的归档流程：建立文件归档的操作流程，包括文件整理、分类、编号和存储位置等，确保文件的整齐有序。
3.设立文件保管责任人：指定专人负责文件的保管和管理，确保文件的安全性和完整性。
三、权限管理与访问控制为了保护公司的机密信息和文件安全，合理的权限管理和访问控制措施是必不可少的。
以下是几点建议：1.明确权限分级：对公司内部文件根据敏感程度和机密性进行分级，设定不同的访问权限，确保文件只能被授权人员获取。
2.建立访问记录制度：记录每个人对文件的访问情况，包括时间、文件名和目的等，便于追溯和管理。
3.定期权限审查：定期对员工的权限进行审查，确保权限的合理性和及时性。
四、电子化管理与备份随着信息技术的发展，电子化文件管理已经成为现代企业的主流趋势。
以下是几点建议：1.建立统一的电子档案库：建立一个集中管理公司内部电子文件的数据库，便于文件的共享和访问。
文件管理制度标准版_文件管理制度标准版规范文件管理制度标准版_文件管理制度标准版规范为做好文件的整理工作，提高公司整体工作效率，应制定规范的文件管理制度。
下面店铺为大家整理了有关文件管理制度标准版的范文，希望对大家有帮助。
文件管理制度标准版篇11.目的为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2.职责2.1总经理负责公司所有对外发文审批。
2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。
物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。
3.文件种类3.1上行文：请示，报告，计划，总结;3.2下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定;3.3平行文：信函，会议纪要。
4.文件格式4.1发文统一使用以上文件类别之一。
4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
4.3收文单位。
是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
4.4正文。
是文件的主体部分。
文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置;4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。
每段开头空两个字;要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1.5倍，以清晰、美观为原则;4.7附件。
通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：XXX"字样;如果附件较多，还须编上序号;文件无附件的，无须注明;4.8落款。
指发文单位全称或规范化的简称。
公司归档管理制度第一章总则第一条为规范公司的文件管理流程，提高工作效率，保障公司信息的完整性和安全性，制定本制度。
第二条公司的文件管理归档工作，包括文件的归档、装订、保管、借阅、销毁等管理。
第三条公司所有部门及员工都必须遵守本制度，认真执行文件的管理制度。
第四条公司文件管理的具体执行责任，由文件管理委员会负责监督，并由公司总经理负最终责任。
第五条公司文件管理制度的内容，包括文件的分类、编号、存储、保密、备份等。
第二章文件的归档第六条公司的文件包括纸质文件和电子文件，均应编制文件目录，并按照文件分类的规定进行归档。
第七条文件的归档应按照业务性质、时间顺序分类，并制定相应的文件编号。
第八条公司文件的归档由专门的管理人员负责，按照管理制度和流程进行归档工作。
第九条纸质文件应按照规定存放在文件柜中，电子文件应存放在公司指定的服务器或云存储系统中。
第十条对重要的文件，应根据保密级别进行加密存储，非工作人员无权查看。
第三章文件的保管第十一条公司文件的保管由专门人员负责，对文件的存储空间进行定期检查，确保文件的安全性和完整性。
第十二条文件的保管应定期进行防火、防水等安全检查，并做好相应的备份工作。
第十三条对于一些敏感性的重要文件，应进行定期的保密审查和备份，确保信息不会泄露。
第十四条文件保管人员必须严格遵守保密法律法规，按照公司的规定进行工作，严禁泄露公司机密信息。
第四章文件的借阅第十五条公司文件的借阅由相关部门负责人提出申请，经文件管理委员会批准后方能借阅。
第十六条借阅文件应在规定的借阅室进行，不得擅自带出公司，借阅人员必须自觉遵守借阅纪律。
第十七条文件借阅后，必须按时归还，不得拖延或私自篡改，如有违规行为，将追究相应责任。
第五章文件的销毁第十八条公司已经归档的文件，经过一定时期后，应依据相关规定和流程进行销毁。
第十九条文件销毁必须经过公司总经理批准，由专人进行销毁操作，并做好相关的销毁记录。
第二十条对于一些敏感性的文件，应按照保密规定进行销毁，确保信息不会泄露。
(完整版)文件管理办法一、文件管理的目的和原则文件管理是指对办公室里的各种文件进行组织、归档和检索的一系列管理活动。
有效的文件管理可以提高工作效率，减少时间和资源的浪费，并确保文件的安全性和完整性。
文件管理应遵循以下原则：1. 一份文件只能有一个责任人和归属单位，责任人应负责文件的使用、保存和安全。
2. 文件应按照归档规则进行分类和编号，方便检索和整理。
3. 文件应定期进行归档、备份和销毁，确保文件信息的更新和安全。
4. 文件管理应遵循保密和安全规定，确保敏感信息不被泄露。
二、文件管理的步骤1. 文件创建：每个文件在创建时应填写文件名、责任人、归属单位、创建日期等内容，并将文件存储在适当的位置。
2. 文件分类：根据文件的内容和用途，将文件分为不同的分类，如项目文件、会议文件、行政文件等。
每个分类应有明确的标签和编号。
3. 文件归档：文件归档是指对已完成的文件进行整理、分类和编号，并存储在指定的位置。
归档时应记录归档时间和位置，并制定查找和借阅规程。
4. 文件备份：定期对重要文件进行备份，确保文件的安全性和可恢复性。
备份的文件应存储在不同的位置，以防止因灾害等原因导致的文件丢失。
5. 文件销毁：对于已过期或无用的文件，及时进行销毁。
销毁应按照相关规定进行，确保文件信息不被恶意利用。
三、文件管理的注意事项1. 文件管理应遵循保密规定，对于涉密文件应采取相应的安全措施，如密码保护、限制访问权限等。
2. 文件管理应定期进行检查和整理，确保文件的完整性和可用性。
3. 文件管理应使用专业的文件管理软件或工具，提高管理效率和准确性。
4. 文件管理应施行文件借阅流程和授权管理，避免文件被滥用或泄露。
四、文件管理的责任分工1. 部门领导应负责制定文件管理制度和流程，并监督文件管理的执行情况。
2. 责任人应负责自己负责的文件的使用、保存和安全，并及时进行备份和归档。
3. 文件管理员应负责文件的整理、分类、归档和检索工作，并定期检查文件的完整性和可用性。
文件管理办法范文（优秀模板5套）文件管理办法范文第1篇为加强鼓楼区委办公室涉密文件、资料的管理，规范相关工作程序，根据《中华人民共和国保密法》(以下简称《保密法》)及有关保密工作规定，制定本制度。
一、收文制度接收国家秘密文件、资料，密件包装应当由办公室保密人员拆封。
同时应单独设薄登记，接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。
二、发文制度分发国家秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。
发文人员应履行登记、编号、签收手续，并严格分发范围，遵守相关规定;签收时必须逐件清点、核对。
传递涉密文件、资料应当通过保密员进行，文件应包装密封，严格按规定登记签收。
三、制作(打印)制度制作国家秘密文件、资料，应当按照《保密法》规定，履行定密程序，标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排顺序号。
使用计算机制作秘密文件、资料的，该计算机不能与公共信息网络联接。
密件应当在内部文印室印刷，严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。
四、阅读(传阅)制度涉密文件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。
传阅涉密文件，由办公室保密员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后签字并主动退回，不得横传，对急办的文件，保密员要及时催办。
涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应当即阅即批即退，并有保密员在场。
五、借阅制度阅读和使用涉密文件、资料应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所外阅读和使用的，要履行严格的借阅记录手续。
借阅人对文件负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场所。
保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。
密级文件资料，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁止复制、复印、摘抄、汇编。
如复印、摘抄、汇编机密级和秘密级文件，必须经批准并履行审批手续，同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。
公司规章制度管理办法文件格式规定
一、规章制度适用范围
1.本规章适用于公司全体职工，包括所有全日制或非全日制工作人员；
2.本规章适用于公司内所有实习生、技术人员和其他协助工作的人员；
3.本规章适用于公司内具有管理职能的人员以及其他在公司工作的人员。
二、工作要求
1.公司职工要做到守时上班，按时完成任务，拒绝无故迟到早退及旷工，不得有任何违反工作纪律的行为；
2.要求职工正确使用工作岗位所属的工具和设备，使用正确的方法，
避免破坏公司资产；
3.职工严禁在工作期间从事违反国家法律法规和企业荣誉的行为；
4.职工要求学习新技术，熟悉公司规章制度，不断提高自身的能力，
担任公司赋予的职责；
5.职工要求加强保密工作，拒绝利用公司资料和工作机会谋取私利，
不得以公司名义做任何违法事情。
三、聘用及招募
1.公司聘用及招募工作人员时，必须按照有关法律法规及公司规定的
权限和程序；
2.公司聘用及招募工作人员时，须根据企业实际情况灵活制定相应招聘、选拔要求，确保招募的工作人员能胜任企业的工作任务；
3.公司聘用及招募工作人员时，必须严格执行劳动合同法及其它有关法律法规，完全遵守公司规章制度。
办公室文件管理制度规章第一章总则第一条为了规范办公室文件管理工作，提高工作效率，保护重要文件资料的安全，根据国家有关文件管理法律法规和有关制度规定，制定本规章。
第二条本规章适用于本公司的所有部门和员工，对公司的文件管理工作负有管理和保管责任，保证文件的合理利用。
第三条公司文件管理要遵循便捷、高效、安全、规范的原则，对重要文件资料要加强保密工作，并提高信息化管理水平。
第四条公司文件的管理属于公司管理系统的一部分，必须严格遵守公司的相关制度和规定，保持文件资料的完整性和有效性。
第五条公司文件管理严禁私自批准、更改文件，严禁随意抄写、篡改文件内容。
第六条公司文件的借阅和传递必须按照规定的流程和程序进行，任何人不得擅自移交文件材料。
第七条公司文件管理应当发扬“严肃、认真、负责、高效”的工作作风，做到科学、规范和制度化。
第八条公司文件管理制度的修订，必须依法、合规，并报公司领导审批，将修订情况及时通知全体员工。
第二章文件的保存、备份和销毁第九条公司文件保存应当分类设置，建立符合文件管理的目录结构和分类标准。
第十条公司文件的保存应当按照文件的重要性、用途、形式加以分类，设置相应的档案室和存储区域。
第十一条公司每年定期对文件进行备份，将备份的文件保存至安全的地方，以便于公司在遇到突发情况能够及时恢复数据。
第十二条公司文件的销毁应当严格按照规定的程序和流程进行，对于不再需要的文件及时销毁，防止造成信息泄露。
第十三条公司文件销毁应当由指定的人员进行，对于重要文件的销毁必须有专人进行监督和审核。
第十四条公司文件销毁必须留下书面备案，明确销毁的时间、内容和原因，并由公司主管领导进行签字确认。
第三章文件的借阅和传递第十五条公司文件的借阅和传递必须按照规定的程序进行，不得越级借阅，不得超出借阅范围。
第十六条公司文件的借阅和传递必须留下书面记录，明确借阅的目的、时间和使用范围。
第十七条公司文件借阅和传递必须有专人进行监督和审核，对于重要文件的借阅必须得到主管领导的批准。
公司文件管理办法为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。
1管理原则1.1行政人事部是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。
各部门需上报总经理或董事长审批的各类文件传递由行政人事部统一呈报总经理或董事长审批并回传发起部门执行、存档。
1.2公司上报下发正式文件由行政人事部负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2基本要求2.1 各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作而需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交行政人事部审核。
经董事长或总经理签批同意发文，则由行政人事部按机构设置与业务分工编制文号发文，详见公司《内部文件及档案管理的制度》。
2.2送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。
行政人事部部应及时把审阅结果反馈给报送部门。
3内部文件3.1文件起草需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。
3.2文件审核各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核。
行政人事部门负责上报总经理或董事长签批文件的审核，重点审核：是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。
3.3文件签发文件形成后，由董事长或总经理签发。
行政人事部负责签发后的公司级文件校对，并送拟稿人、核稿人审查合格后，方能复印、盖章、转发（送）、执行和归档。
4外来文件外来的文件由行政部负责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。
文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。
5业务流程5.1文件管理业务流程分为收文和发文。
5.1.1收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；5.1.2 发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。
5.2发文程序与要求拟稿→主办部门负责人审核→总经理审核→相关部门会签→领导签发→编文号→校对→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。
5.2.1拟稿①各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿。
问题比较复杂的，负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。
②草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。
③文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。
5.2.2 审核①主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿。
②行政人事部复核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。
在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。
内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。
③董事长或总经理审核董事长或总经理对文件内容进行批示意见后，返回行政人事部。
由行政人事部返回拟稿部门进行修订或直接进入会签重走相应审批流程。
5.2.3会签需经会签的文件,应在交付打印前送会签部门会签，对文件涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序，取得一致意见后方可行文。
会签文稿以会签部门负责人签字为有效。
5.2.4签发文稿经审核（须经会签）后,送总经理或董事长审定批准签发。
5.2.5复核公司级文件正式印刷（打印）前，行政人事部应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
部门内文件由各部门制定人员复核。
5.2.6印刷（打印）、用印、分发①签发后的文件由行政人事部按《内部文件及档案管理的制度》对文件正式编号、印刷（打印）。
印刷（打印）必须符合规定格式，字迹清楚无误，整洁美观，份数准确。
②印刷（打印）文件均由拟稿人负责校对。
重要文件应进行两次或多次校对，以确保质量。
文件打印清样,应由拟稿人校对.校对人员应在发文稿上签名;③公文盖章只限于发出和存档的公文，留作他用的公文不盖章，印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。
④上报的文件严密装封，并严格执行文件传递签收手续。
凡属重要文件，一律不得托人代签、代捎。
⑤以公司名义发出的文件，底稿与正本1份由行政人事部收存备查。
⑥文件打印后,由行政人事部负责分发并检查落实情况。
5.3收文程序与要求收文办理指对收到文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
5.3.1 文件签收凡公司外来公启文件（除公司领导亲启的外）均由行政人事部前台文员登记签收，后分别交行政主管或经理拆封。
在签收和拆封时，接收人员应注意检查文件包装是否完好，对于封口或邮票撕毁函件应查明原因，并有权拒绝签收。
5.3.2 文件登记编号（1）收到上级或平级文件后应及时附上“外来文件签批单”,并分类登记编号,送部门或公司领导审阅，领导签批处理意见后进入批转或归档流程。
（2）本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送部门或行政人事部进行登记编号保管，不得个人保存。
（3）收到的文件应按本办法编写收文编号，并逐项登记文件标题、份数、制发部门、日期、密级、内容概要等项内容。
5.3.3 审核（1）各部门凡收到需要办理的正式文件，均需由部门负责人进行审核。
审核重点是：是否应由本部门办理；是否符合相应公司规定。
（2）涉及上报董事长、总经理事项，行政人事部还应审核其他部门职权内办理的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范；不符合规定的公文，可退回呈报部门并说明理由。
5.3.4 拟办（1）凡正式文件，收文部门根据文件内容和性质审核阅签后，提出拟办意见，送批转部门办理，重要文件应呈送上级部门领导或公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。
（2）一般函、文件、单据、传真等，由部门直接分转处理。
紧急公文，应当明确办理时限；如涉及几个部门会办的文件，应当明确主办部门，协办部门，协调后再分转处理。
（3）为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
5.3.5 批办（1）为加速文件运转，各部门应在当天或第二天将文件送到批转部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
（2）审批文件时，对有具体处理事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体事项的，圈阅表示已阅知。
5.3.6 承办（1）承办部门收到交办的文件后应当及时办理，不得延误、推诿。
紧急文件应当按时限要求办理，确有困难的，应当予以说明。
（2）对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应立即退回批转部门，并说明理由，不得横向传递。
（3）文件办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。
5.3.7 催办（1）经过行政人事部送公司总经理、董事长批示或者交有关部门办理的文件，行政人事部负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。
总经理助理或董事长助理对文件负有催办检查督促的责任。
（2）由发起部门传送的文件，发起部门应指定专人跟踪催办，承办部门接到文件、应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得发文部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时周转或归档。
6文件归档6.1文件办完后，应按照公司有关档案管理规定，及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的文件。
不具备归档和存查价值的文件，经行政人事部鉴别并经文件起草部门及行政人事负责人批准，可以销毁。
6.2归档的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档文件的齐全、完整，能正确反映该项工作的主要情况，便于保管和利用。
6.3工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。
6.4拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
6.5文件的归档范围6.5.1凡下列文件统一由行政人事部负责归档：①上级部门来文，包括总公司对公司报告、申请的批复；②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的报告、计划统计、季度、年度报表等；③中层及以上管理人员会以及各种专业例会记录；④公司一级部门组织召开的会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；⑤参加交流、洽谈召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；⑥上级部门领导来公司检查、视察工作的报告、指示记录，以及公司进行汇报的提纲和材料；⑦反映公司经营活动、先进人物事迹及公司领导工作、团体活动等的音像摄制品；⑧公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
6.5.2 业务部门日常工作中形成的项目活动资料，日常由各业务部门负责立卷归档，每年按《内部文件及档案管理的制度》定期移交行政人事部归档。
6.5.3 联合办理的文件，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的文件副本，每年按《内部文件及档案管理的制度》定期移交行政人事部归档。
7文件传递规定7.1阅批文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交行政人事部。
阅批文件一般不得超过2天，主批人应明确签署意见，并写上姓名和审批时间。
如有领导“批示”、“拟办意见”，行政人事部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
7.2由董事长或总经理批阅的文件，一般应在1个工作日内批阅；因特殊情况需高层会议讨论的，应先告之行政人事部传达，待议后再予以回复。
7.3由各部门办理的文件，最迟不超过2天办理，紧急文件应于当日办理。
7.4对重要文件，主办部门应当随时跟进了解和及时反馈执行情况。
7.5跨部门公司级文件传递要以行政人事部门为中心点，各承办部门收、发文件均直接与行政人事部交接，不得横向传递。
文件阅完后，应送交行政人事部，切忌横传。
7.6传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
7.7阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
