基础资料建档指引

资料归档指导资料盒脊背名称目录及内容1、科室概况1）科室简介（体现本科室技术水平，除与评审细则要求的基本诊疗技术一致外，还具备哪些专业技术以及与本地同级医院的技术比较）.2）科室管理架构（质控小组、诊疗分组情况）3）科室医护人员基本情况（综述）4）科室基本人员的流动情况记录5）科室专家简介及专家门诊时间6）科室开展的社会公益活动登记表7）科室获得的荣誉和奖励2、依法执业1）本院下发的相关文件（2013）29号，（2013）32号2）医护人员资格证书与执业证书登记表及复印件3）上级检查及职能部门的监管记录4）诊疗组长变更交接登记本3、人力资源1）下发相关文件（2013）33,34,35，36 (2012)年42号2）有科内人员紧急替代程序与替代方案。

3）有紧急替代人员的有效联络方式。

4）有人才培养计划和人才梯队。

5）新员工岗前培训制度（人事科）6）科内新进医师培训计划（必须包括病历书写基本规范），记录本讲义考核试题汇总分析4、培训考核1）法律法规培训记录及考核等级（试卷、成绩）2）三基培训记录及考核等记（讲义、课件、试卷，签到、成绩、每月汇总分析）3）业务培训记录与考核登记4）科室的持续改进记录（每年的培训考核计划、不合格处理措施、补考记录等）5、业务记录1）疑难、危重病讨论记录2）住院超过30天患者登记本，住院超过30天患者上报表，评价分析记录，职能部门监管。

2）死亡讨论记录4）院内会诊、院内多学科综合诊疗会诊记录（同一时间三个以上专科同时会诊）记录5）本科医师外出会诊记录表6）院外专家来院会诊记录表7）院发平均住院日指标要求，缩短平均住院日的措施6、质量管理1）医院下发的相关文件（2013）51号，（2013）89号2）质量手册3）安全管理标准与措施（重点部门、重点环节）4）医疗质量与安全管理小组的组成人员及分工5）科室质量管理目标6）质控小组的工作制度、岗位职责、工作计划和工作总结7）上级检查及职能部门的监管记录（质量简报）及其它检查反馈8）质控小组的工作会议记录本（2013年、10月以后）9）病情评估制度，有培训、试卷、成绩。

基本资料档案(主档)及建档要求
一、档案内容
1、企业基本情况简介(包括各工艺流程图)
2、企业工商营业执照
3、组织机构代码证
4、税务登记证
5、环评报告及环评批复文件
6、环境保护“三同时”验收批复文件
7、排污许可证
8、危险废物经营许可证
9、其他资格证照(包括安全、质量、标准等方面)
10、企业各类规章制度和其他规范化管理文件
11、法人代表身份证复印件
12、应急预案备案文件
二、建档要求
1、除环评报告和环评批复文件外，其他资料均装订成册，可以采用复印件或扫描件。

2、档案内容发生变化时，及时更新。

创建国家卫生城市资料建档指南创建国家卫生城市资料建档指南创建国家卫生城市资料建档指南一般单位建档指南（适用于市区所有单位）一、基本情况单位设置情况、人数、职责及主要工作情况等。

主要内容包括单位性质、辖属单位情况、职工人数、承担的职责、开展的主要工作等情况。

二、组织管理（一）爱国卫生、创卫领导组织（文件）及专兼职卫生负责人名单。

包括单位爱国卫生（创卫）领导小组（组长、副组长、成员、职责分工及负责人、专兼职人员名单及联系电话）红头正式文件。

（二）爱国卫生工作会议纪要或记录。

每次召开（部署）爱国卫生、创卫工作会议有纪要或记录（每年不少于6次，内容要具体）。

（三）爱国卫生工作经费开支依据。

用于开展爱国卫生、创卫各项工作费用开支的发票复印件。

三、工作计划、总结（一）爱国卫生工作（包括创卫）计划。

单位年度整个爱国卫生工作（包括创卫）安排，开展的具体工作、达到的目标要求、采取的措施、完成的时限。

（二）爱国卫生工作（包括创卫）总结。

单位年度整个爱国卫生工作（包括创卫）开展情况，每项工作采取的措施、取得的效果、完成的情况。

要求措施要具体，尽量用数据描述。

四、卫生管理（一）卫生工作制度。

爱国卫生（创卫）工作制度、室内外卫生管理制度及卫生检查、评比、奖惩等制度。

（二）室内外环境卫生责任制规定及岗位职责等资料。

（三）卫生检查、评比、奖惩记录。

（四）公厕管理制度及管理责任人员名单。

五、食堂卫生管理（一）食堂卫生管理制度。

岗位责任制度、公用物品消毒制度、卫生清扫制度、卫生检查制度、从业人员健康检查培训等制度。

（二）“三证”及人员培训、考核资料。

（三）索证记录。

所购置的食品索取生产企业卫生许可证、检验报告等资料。

（四）监测资料。

餐具、茶具及相关用具监测资料。

（五）消毒制度及消毒记录。

六、宿舍卫生管理（一）宿舍卫生制度。

（二）宿舍及宿舍区卫生责任制度及落实情况资料。

（三）宿舍卫生检查评比资料。

七、健康教育（一）健康教育组织（文件）。

做好资料建档
要做好资料建档，可以按照以下步骤进行：
1. 确定文件分类: 根据资料的种类、性质、用途等进行分类，可以设置文件夹、文件柜或数据库等分类方式。

2. 设定命名规范: 为每个文件或文件夹设定一个明确的命名规范，便于快速查找和识别。

可以根据日期、主题、文件类型等进行命名。

3. 清理整理: 对已有的资料进行清理整理，删除重复、过期或无用的文件，确保建档只包含必要的资料。

4. 建立索引: 对于较庞大的资料库，可以建立索引，记录每个文件的位置、内容摘要、关键词等信息，便于查询和检索。

5. 设置权限控制: 对于涉及敏感信息或机密文件，要设置权限控制，限制访问和修改权限，确保资料安全。

6. 定期更新: 建档是一个持续的过程，需要定期进行更新和维护。

及时添加新的资料，删除过期的文件，保持建档的准确性和完整性。

7. 备份资料: 对重要的资料建档进行备份，确保在意外情况下能够及时恢复数据。

通过以上步骤，可以更好地管理和利用资料，提高工作效率和信息处理能力。

基础档案操作手册1.部门档案：【基础设置】——【基础档案】——【部门档案】中可以增加、修改、删除部门信息。

【注】：部门一旦被使用，则不能再被删除；编码要符合编码规则。

2.人员档案：【基础设置】——【基础档案】——【单位信息】——【人员档案】中可以增加、修改、删除人员信息。

说明:蓝色字体是必输项如果要添加的用户需要登陆ERP系统进行查询或制单、审核等操作，需要勾选。

3.供应商分类和供应商档案：3.1【基础设置】——【基础档案】——【客商信息】--【供应商分类】中可以进行增加、修改、删除操作。

3.2【基础设置】——【基础档案】——【客商信息】--【供应商档案】中可以进行增加、修改、删除操作。

在左上角的可以增加供应商联系人和银行相关的信息。

4.客户分类和客户档案：4.1【基础设置】——【基础档案】——【客商信息】--【客户分类】中可以进行增加、修改、删除操作。

4.2【基础设置】——【基础档案】——【客商信息】--【客户档案】中可以进行增加、修改、删除操作。

在左上角的可以增加客户的相关信息。

需要开专票的客户要填写银行信息。

5.存货档案：【基础设置】——【基础档案】——【存货】--【存货档案】中可以进行增加、修改、删除操作。

【注】：存货档案一旦被使用，则不能删除；计量单位、保质期管理、批次管理的字段也不能再修改。

【注】：基本页签中要勾选、‘内销’、‘外购’属性。

【注】：如果存货有保质期管理，要在‘控制’页签勾选批次管理和保质期管理并填写保质期单位和保质期；【注】：其它页签的内容根据公司的管理需要填写。

6.会计科目：【基础设置】——【基础档案】——【财务】--【会计科目】中可以进行会计科目的设置。

（1）在“会计科目”设置时需要注意现金、银行科目及现金流量科目的设置；【主要用途】必须在这里指定现金流量科目，才能在填制凭证时录入现金流量项目。

在填制凭证录入分录的同时录入现金流量项目才能为以后的现金流量统计表、现金流量明细表提供数据。

居民建档实施方案为了更好地管理和服务社区居民，提高社区管理的科学化、精细化水平，我社区制定了居民建档实施方案，旨在建立健全的居民档案管理制度，为居民提供更加精准、便捷的服务。

一、建档对象。

本方案所涉及的建档对象为社区内的常住居民，包括家庭成员、老年人、残疾人等特殊群体。

建档工作将全面覆盖社区内的居民，确保每一位居民都能够享受到建档带来的便利和服务。

二、建档内容。

1. 基本信息登记，对居民的基本信息进行登记，包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等，确保信息的真实性和完整性。

2. 健康档案建立，建立居民的健康档案，包括个人健康信息、疾病史、就诊记录等，为居民提供健康管理和医疗服务提供依据。

3. 家庭情况登记，了解居民的家庭情况，包括家庭成员、家庭经济状况、住房情况等，为社区提供家庭服务提供依据。

4. 特殊群体档案建立，对老年人、残疾人等特殊群体进行重点关注，建立特殊群体档案，为他们提供更加精准的服务和关怀。

三、建档流程。

1. 登记信息，社区工作人员通过走访、登门等方式，对居民进行基本信息的登记工作。

2. 档案建立，根据居民的实际情况，建立相应的健康档案、家庭情况档案等，确保档案的完整性和准确性。

3. 档案管理，建立完档案后，社区工作人员将对档案进行管理，确保档案的安全性和保密性。

四、建档效果。

1. 便捷服务，建档后，居民可享受到更加便捷的社区服务，包括健康管理、家庭服务、社区活动等。

2. 精准扶贫，建档信息将为社区精准扶贫提供重要依据，确保扶贫政策的精准落实。

3. 社区管理，建档信息将为社区管理提供重要依据，为社区管理工作提供更加科学、精准的数据支持。

五、建档保障。

1. 人员保障，社区将配备专门的工作人员负责建档工作，确保建档工作的顺利进行。

2. 技术保障，社区将采用先进的信息技术手段，确保建档信息的安全、准确和便捷管理。

3. 法律保障，社区将遵循相关法律法规，确保建档工作的合法合规。

六、总结。

雨人系统与XXX现行业务系统的对接实施操作流程简述基础操作流程：主要阐述整体业务流程如何在本行业GSP监管需求及零售行业基础运营模式的框架中，结合新系统的实际业务操作而形成的适合于本企业的业务操作指南；（此手册建立在与XXX现代医药物流的业务合作模式下）一、基础资料建档1、供应商基础资料、商品基础资料；执行部门（人）：业务中心-采购部执行标准简述：供应商资料严格按营业执照、药品经营许可证、医疗器械经营许可证、食品经营许可证在系统对应字段填写；建档细节需求见附件《XXX基础资料建档标准手册》执行流程简述：采购部与供应商洽谈--确立首营供应商、首营品种--收集必须批件--国药准字类品种批件信息下传XXX （非药品类直接在雨人系统'基础资料-商品’模块直接新建）--XXX质管部建档并同步回传--在雨人系统‘首营品种审批’模块下刷新首营品种-维护完善品种信息并使用质量负责人工号审核；特殊情况处理：切换系统半年内，旧库存品种在新系统中漏建的情况下，在旧系统资料完善的情况下可由信息部临时加急特殊处理加建;非旧系统库存品种一律由采购部确认是否总部需求采购品种，是否按标准商品引进流程处理，以避免厂家变相被动铺货。

2、门店基础资料、人事基础资料：执行部门（人）：行政质管中心执行标准简述：门店信息严格按营业执照、药品经营许可证、医疗器械经营许可证、食品经营许可证在系统对应字段填写；建档细节需求见附件《XXX基础资料建档标准手册》执行流程简述：新门店由总经办确立新店信息、新员工由公司招聘负责人提供新员工入职表交由行政部门XXX处，由XXX自行或安排相关人员按建档标准在雨人系统‘基础资料- 新职员新增单’新增员工信息，在雨人系统‘分销设置-新开门店初始化’模块新增门店信息；特殊情况处理：门店基础资料与人事基础资料属于无须审批流程，由行政部负责人自行建档或指定部门员工建档;新系统部门员工调动，工号随人事信息移动，不允许一人多工号，门店岗位与总部岗位互调除外，但该员工原工号先行停用。

资料建档指引一、机关（团体）、事业单位、新闻单位建档工作指引[基础建档（共性部分）]3年创卫资料建档工作指引（参考）（一）基本情况：本单位及管辖行业创卫的背景情况（如单位概况、主要职责、职工人数等）（二）建档资料指引：1.爱国卫生组织管理（1）根据市的创建工作方案，制定单位或系统的创建国家卫生城市工作实施方案(红头文件为据)；（2）成立和调整爱国卫生工作领导小组(红头文件为据)；（3）成立和调整创建国家卫生城市工作领导小组(红头文件为据)；（4）有爱卫、创卫工作每年的计划、部署、总结(红头文件为据)；（5）本单位有关爱卫、创卫开展工作相关的文件、方案(红头文件为据)；（6)创卫工作简报、会议记录、大事记、工作记录等资料，以及其他爱国卫生载体活动资料；（会议每年不少于6次）（7)爱卫、创卫工作各项检查、评比的记录、表彰通报等资料；（8)爱卫、创卫工作的各种音像资料、照片及反映工作成绩的媒体报道的书面或音像资料；（9)爱卫、创卫工作经费开支材料（一览表、发票、收据等）；（10)有投诉电话、投诉办理制度、程序和年度汇报收集的资料；（11）创建卫生先进单位资料；（12）其他创卫、爱卫相关工作资料；（13）上级有关爱卫、创卫工作的文件；2.健康教育与健康促进和控烟工作（1）成立和调整健康教育工作领导小组的文件资料(红头文件为据)；（2）健康教育工作专（兼）职人员、控烟工作专（兼）职人员名册；（姓名、部门、职务、学历、电话）（3）健康教育年度计划、总结(红头文件为据)；（4）编制印发的各类健康教育宣传资料（小册、传单、海报、折页）；（5）单位设置不小于3平方米的健康教育宣传栏，每年有更换不少于4次的宣传栏图片或底稿，以及窗口电子屏健康知识播放记录；（6）健康教育工作记录（会议、培训、讲座、卫生科普知识录像片、文体活动、卫生知识竞赛等）（7）机关、企事业单位落实工作场所工间操制度的相关资料（文件、通知、相片、记录等）；（8）积极开展健康单位、健康食堂等示范场所创建工作的有关资料（包括文件、方案、计划、资料、图片等）；（9）健康教育工作经费开支材料；（一览表、发票、收据等）（10）成立和调整控烟工作领导小组的文件资料(红头文件为据)；（11)控烟工作年度计划、总结等资料(红头文件为据)；（12)开展无烟单位创建活动的相关资料和被评为无烟单位的有关文件(红头文件为据)；（13）控制吸烟工作制度和措施；（14）编制印发的各类控烟宣传资料，局机关以及下属单位公共场所、工作场所张贴禁烟标识和禁止吸烟警语的图片;（15）干部职工人手一册《中国公民健康素养—基本知识与技能》，组织健康教育知识学习和测试的相关资料，干部、职工健康素养达到卫生事业发展规划要求。

二、基本建设项目档案建档规范二、基本建设项目档案建档规范1 总则1.1 为加强中国科学院基本建设项目(以下简称项目)建档工作，确保项目档案的完整、准确、系统，发挥项目档案在运行、维修、管理和改扩建等工作中的作用，制定本规范。

1.2 本规范提出了项目建档工作的基本要求及管理职责，规定了项目文件归档范围、收集、整理及竣工后档案验收，适用于中国科学院基本建设项目。

1.3 项目建档工作除执行本规范外，应符合国家和政府部门的有关标准、规范、规定。

2 规范性引用文件下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。

GB/Tl l822--2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》DA/T28--2002《<国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》3 术语3.1 基本建设项目(construction project)经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。

它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

3.1.1 大中型工程项目(Large and Medium-sized Project)建设投资规模在3000万元以上(含3000万元)的基本建设工程项目。

3.2 单项工程(unit of project)具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。

3.3 单位工程(subunit of project)单项工程中可以独立组织施工的工程，但竣工后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

3.4 项目文件(records of project)基本建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收、项目验收全过程中形成的文字、图纸、图表、声像等形式的全部文件。

3.5 项目前期文件(prophase records of project)项目建设前，在立项、审批、征地、工程咨询服务、勘察和设计、招投标以及项目前期建设准备过程中形成的文件。