沟通控制程序

ZL/QP-11 沟通控制程序1 目的确保与员工及顾客就相关质量信息进行相互沟通。

2 适用范围适用于各类质量信息的内外部交流沟通。

3 职责3.1总经理建立内部沟通系统，主持公司层级会议。

3.2质量管理部负责质量方针、目标、审核、管理评审信息和质量信息的传递和沟通，负责有关质量问题与顾客的沟通。

3.3各部门负责本部门范围内的相关信息的上传下达和横向沟通。

4 工作程序4.1 内部沟通的形式内部沟通可视情况和需要采取请示、汇报、会议、文件、电子邮件、网络电话等传递形式。

4.1.1 请示超出部门或岗位职责权限范围的工作应向直接领导请示后进行，直接领导不便联系且事情紧急时可越级请示，事后应向直接领导汇报。

4.1.2 汇报下级应及时向上级汇报布置工作的完成情况、工作中遇到的问题、经验教训和改进的建议。

汇报可采用个别口头汇报、在会议上汇报或邮件、微信、短信、书面汇报的方式。

4.1.3 会议4.1.3.1 总经理办公会议（包括管理评审会议）根据需要，由总经理不定期主持召开办公会议，听取质量管理运行过程中遇到的困难和对质量管理的改进意见，并进行处理，全体中层以上干部参加。

关于质量管理评审的公司级会议至少每年召开一次。

综合办公室负责《签到表》和《会议记录》。

4.1.3.2 质量调度会质量管理部部长主持，每月召开一次，相关部门的部长及车间主任以上领导参加。

1）讨论本月发生的质量和质量管理问题。

382）传达公司对质量管理的意见﹑要求和改进。

3）听取各部门在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见，并进行处理。

4）对上月布置的事项完成情况进行跟踪检查。

质量管理部指定人员负责《签到表》和《会议记录》。

4.1.3.3 部门会议各部门至少每月召开一次本部门质量会议：1) 传达公司对质量管理的意见、要求和改进方针。

2) 总结上阶段工作情况，布置本阶段工作重点，协调解决相关问题；3) 听取员工在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见,并进行处理。

1.目的建立适当的沟通与交流过程，及时地收集和反馈公司内部和外部的信息交流，多层次、多渠道地加强沟通和交流，确保管理体系相关信息在内部和外部得到及时传递与沟通。

2.范围适用于公司内不同层面和岗位之间的相互沟通和交流以及与外部相关方进行信息交流和沟通。

交流和沟通的信息包括与质量、环境、职业健康安全体系相关的信息。

相关方包括客户、工程合同方、供应商、废弃物收购方、运输公司、政府机构、消防部门、医院、社区、环保组织、认证机构、监测站、环卫部门等与本公司有直接或间接关系或关注本公司质量、环境、职业健康安全行为和业绩的组织或个人。

3.职责3.1运营部职责负责本程序文件的起草。

3.2体系管理负责人职责负责本程序文件的批准；负责本程序文件日常执行的监督。

4.定义无。

5.工作程序5.1沟通与交流职责a）运营部负责对管理体系的建立、实施与维护情况进行沟通，负责信息沟通与交流的归口管理，协调公司部门之间的沟通及公司对外的沟通，并向管理层汇报；负责与外部的政府、环境、安全主管部门、服务商等相关方沟通；b）供销部负责与客户、供应商沟通；c）各部门负责本部门内部的沟通，确保工作范围内相关信息在本部门得到沟通和理解。

5.2沟通与交流范围a）公司各层面和各部门之间就内部和外部信息进行广泛地沟通和交流；b）内部信息指各部门管理体系中所进行的过程实施和运行结果、体系运行的有效性、内部体系审核的结果、纠正预防措施及员工建议等；c）外部信息包括国家相关政策及法律法规、上级主管部门及政府有关部门相关文件资料、客户的有关信息、相关方的反馈及投诉，以及建议和可借鉴的经验。

5.3沟通与交流要求a）沟通与交流必须及时、有效，内容必须准确；b）明确各自职能和权限，使信息逐级传递和及时反馈,保证信息的畅通性，并且将信息传递到所有需要得到和利用信息的相关部门和人员；c）可采取书面或口头进行交流和沟通；可采取自上而下或自下而上的双向渠道；d）利用一切通讯和宣传工具，如发文、会议、网络、简报、公告栏、员工满意度调查等，会议若有决议项，需做《会议纪要》。

内部沟通控制程序1 目的:通过规范内部沟通的方法及有效沟通以确保质量管理体系的有效性和适宜性。

2 适用范围:公司内部的不同层次和职能之间质量信息、质量目标完成情况、纠正及预防措施等方面的总结与跟踪等的的相互沟通。

3 职责：3.1人事部负责本程序的实施，并对其有效性及适宜性做出评价。

3.2各部门根据需要负责各会议、工作联络的组织与安排，并做好相关的记录。

4 内容：4.1 信息沟通内容4.1.1政策、法规、标准等信息，如国家法律、法规，产品标准、产品认证等。

4.1.2质量管理体系运作达成情况、外部审核与管理评审报告等信息。

4.1.3管理层对上月工作的总结及董事长或其授权人对本月工作计划及实施要求。

4.1.4顾客方反馈的需求、投诉或其它信息。

4.1.5各部门在日常工作中的技术改进，质量管理，法律、法规更新等信息。

4.1.6在质量体系运作过程中，通过内部评审发现的不合格项及纠正预防措施。

4.1.7质量方针、质量目标完成情况等方面的持续改进建议。

4.1.8质量事故、生产事故、设备事故、安全事故的调查情况及处理意见。

4.1.9员工合理化建议或其它信息。

4.2 信息沟通方式4.2.1会议：4.2.1.1在正常情况下并认为有必要时，各部门可每周召开一次部门例会，由部门负责人主持，并指定人员做好记录。

4.2.1.2在正常情况下并认为有必要时，公司可每月召开一次公司管理例会，由董事长或其授权人主持，并指定人员进行管理例会记录。

4.2.1.3公司及各部门在必要时，均可召集相关部门，对公司及部门间需沟通的问题召开会议。

4.2.1.4必要时，可由会议记录人员编写会议纪要，内容应包括时间、地点、参加人、主持人、记录人、会议议题、会议具体内容（含对议题的讨论结果）等。

4.2.1.5对会议纪要中需跟踪和落实的工作事项，由会议组织者进行跟踪检查。

4.2.1.6 入会人员应在《会议签到表》上签名，会议组织部门在会后编制《会议纪要》，发至所有参会人员，抄送给此会议有关的其他人员。

内外部沟通控制程序简介内外部沟通控制程序是一种用于控制组织内部和外部沟通的程序。

这个程序可以帮助组织管理者控制员工的外部沟通，保护组织的机密信息，同时也可以提高组织内部沟通的效率。

在本文档中，我们将会介绍这个程序的主要功能和使用方法。

主要功能内外部沟通控制程序有以下主要功能：管理外部通信：内外部沟通控制程序可以帮助管理员控制员工的外部通信。

管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工使用社交媒体，禁止员工发送机密信息等等。

当员工想要进行外部通信时，系统会弹出警示窗口，提醒员工是否需要继续进行外部通信。

记录外部通信：内外部沟通控制程序可以记录所有的外部通信。

管理员可以查看员工的通信记录，以确保员工不会泄露机密信息或者进行其他不当行为。

此外，系统也可以监控员工的外部通信，以及时发现异常情况。

支持内部通信：内外部沟通控制程序可以支持组织内部通信。

管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工发送垃圾邮件，禁止员工讨论机密信息等等。

此外，系统还可以支持内部邮件、聊天、公告等多种通信方式，以提高组织内部沟通的效率。

安全控制：内外部沟通控制程序可以对组织的通信进行安全控制。

系统可以对外部通信进行传输加密，保护机密信息不被窃取。

同时，系统还可以防止外部黑客攻击，防止绝大部分的网络安全问题。

使用方法管理员可以通过以下步骤使用内外部沟通控制程序：1.下载安装内外部沟通控制程序，根据提示进行安装。

2.进入程序主界面。

在主界面中，管理员可以设置相应的规则，以控制组织内部和外部通信。

3.选择想要控制的通信方式。

系统可以支持邮件、聊天、公告等多种通信方式。

4.设置相应的规则。

管理员可以设置通信规则，如：禁止发送机密信息、禁止发送垃圾邮件等等。

5.应用规则并保存。

管理员可以点击“应用规则”按钮，以应用相应的规则。

6.监控通信记录。

管理员可以随时查看员工的通信记录，以确保员工遵守通信规则。

7.维护系统安全。

管理员应该定期更新系统版本，保证系统的安全性。

内外部沟通控制程序随着公司的发展，各部门之间的沟通变得越来越重要，管理者需要建立一种内外部沟通机制，以控制和监管员工的沟通行为。

在此基础上，我们提出了一种内外部沟通控制程序。

本文将介绍这个程序的设计思路和实现方法。

设计思路内外部沟通控制程序主要分为两部分，即监控和控制。

监控部分用于监控员工的沟通行为，控制部分用于控制员工的沟通行为。

具体设计思路如下：监控部分1.监控工具我们采用了一款专业的网络监控工具，它能够对员工的网络通信进行实时监测。

该工具不仅可以记录员工的通信内容，还能够记录通信的时间、对方IP地址等重要信息。

同时，该工具还能够生成详细的监控报告，为管理者提供数据支持。

2.监控策略为了保护员工的隐私和合理使用公司资源，我们制定了一些监控策略。

具体规定如下：•仅监控公司内部网络通信，不监控员工个人通信。

•仅监控员工工作时间内的网络通信行为。

•不记录员工的账号和密码等个人隐私信息。

3.监控管理为确保监控工作的有效性和合法性，我们建立了一套监控管理机制。

具体包括：•由专业的管理员负责监控工作，确保监控策略的执行。

•对监控数据进行保密处理，仅授权人员才能查看。

•定期对监控工具进行更新和维护，确保监控工具的稳定性。

控制部分1.沟通规定我们制定了明确的沟通规定，对员工的沟通行为进行规范和约束。

具体规定如下：•员工必须使用公司内部通讯工具进行工作通讯。

•禁止在公司内部通讯工具上发送涉及机密信息的内容。

•禁止在公司内部通讯工具上进行与工作无关的聊天和私人通讯。

2.沟通监督为确保规定的执行，我们建立了一套沟通监督机制。

具体包括：•对员工的通讯行为进行定期的抽查和检查。

•对发现违规行为的员工进行严肃的警告和处理，包括开除处分等。

•定期进行沟通规定的宣传和教育，提高员工的规范意识和合法意识。

实现方法内外部沟通控制程序的实现基于公司内部网络通讯工具，如企业微信、钉钉等。

具体实现方法如下：1.安装监控工具管理员在公司内部通讯工具的服务器上安装监控工具，并对监控工具进行设置和配置。

1、目的通过在公司内部、外部之间建立有效和良好的沟通渠道，确保质量和食品安全信息沟通的及时畅通和有效，确保公司质量管理和HACCP体系的有效性运行。

2、适用范围适用于本公司内部、外部质量和食品安全管理信息的沟通和处置。

3、职责权限3.1办公室负责策划提供适宜的沟通方式，负责收集整理和体系有关的信息，并及时传递给相关部门。

3.2 公司各部门负责本部门职责范围内的信息内外沟通，重要信息应及时向总经理汇报；3.3 管理者代表或者食品安全小组组长负责定期或不定期召开由各部门领导参加的质量管理和HACCP体系协调会议；3.4 HACCP小组应就HACCP体系运行情况和相关问题定期和不定期进行沟通、交流。

3.5 食品防护小组应就食品防护计划运行信息和相关问题定期和不定期进行沟通、交流。

4、管理规定4.1 信息内容主要包括有关产品质量和与食品安全危害的信息。

按信息来源不同，将信息分为两类。

4.1.1 内部信息指在公司体系运行过程中产生的信息，包括但不限于：a)公司管理方针、管理目标；b)各级人员的资格要求、职责、权限分配；c)相关法律、法规及顾客、相关方要求及合规情况；d)内审、外审、管理评审、验证活动情况；e)公司的《良好操作规范（GMP）》、《卫生标准操作控制程序（SSOP）》、《HACCP计划》、《食品防护计划》、产品质量、食品安全有关的信息及关键控制点的监控结果；f)应急准备和响应情况信息；g)顾客及外部相关方的有关问讯，包括：与产品有关的质量、食品安全危害的抱怨，影响产品质量和食品安全的其他条件；h)各部门和工作岗位之间的日常联络，日常报表及其它信息通报等；i)潜在不安全品（不合格品）的控制及产品召回；j)公司各部门的质量管理和HACCP体系运行情况；k)向外界展示公司的管理方针、目标；l)纠正措施、改进措施情况。

4.1.2 外部信息a)在产品质量、食品安全控制中法律、法规及其它要求的发布与变更；b)市场监督管理局（食品药品监督管理局、工商质量技术监督局）、产品检验机构、认证机构以及上级部门传达的通知或要求；包括产品的抽检监测报告；c)客户和相关方的要求、询问、投诉和抱怨；d)原材料供方的信息；e)新的食品危害、新的危害控制方法f)同行业技术信息和专业会议信息，如：竞争对手的产品信息、技术信息。

1目的运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。

2适用范围公司全体员工、各职能部门以及相关方。

3 职责和权限3.1行政部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通联络。

3.2业务部负责与客户的沟通。

3.3质保部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。

3.4 采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。

4 定义无5 工作程序5.1内部沟通5.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。

5.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。

5.1.3公司大会。

5.1.3.1会议内容包括：上月重大事件的回顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。

5.1.3.2会议由总经理主持，公司全体人员必须参加。

5.1.4主管例会5.1.5.1一般为每月一次。

a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，对各部门的合理建议。

b.主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。

必要时，部门负责人可带与会议相关的本部门员工参加会议。

c.会议记录执行情况由行政部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。

5.1.5部门会议5.1.5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。

5.1.5.2部门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会议可形成记录。

5.1.6班组会议5.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。

5.1.6.2班组会议由班组长主持，各班组员工参加。

1）班组会议一般不会形成记录，但会议内容在班组范围内具有强制性。

2）书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告等。

协商和沟通控制程序协商和沟通在个人生活和职业领域中起着至关重要的作用。

良好的沟通和协商能力有助于建立和维持良好的人际关系，促进团队合作，并解决潜在的冲突。

为了有效地进行协商和沟通，控制程序是必不可少的。

本文将重点介绍协商和沟通控制程序的重要性以及如何制定和遵循这些程序。

一、协商的重要性协商是指通过讨论、交流和妥协来达成共识的过程。

在个人生活中，协商有助于解决家庭纠纷、处理个人利益冲突，并建立和谐的家庭氛围。

在职业领域中，协商能力有助于建立积极的工作环境，增强团队协作和解决问题的能力。

通过协商，各方可以共同制定目标并达成共识，避免冲突和不必要的矛盾。

二、沟通的重要性沟通是信息交流的过程，是建立有效人际关系和实现目标的关键。

良好的沟通能力可以改善人际交往，增加彼此的理解和信任。

在工作环境中，沟通能力有助于明确任务、解决问题和提高工作效率。

通过有效的沟通，各方能够清楚地表达自己的观点和需求，并充分理解对方的意图和期望。

三、协商和沟通控制程序的制定为了确保协商和沟通能够顺利进行，控制程序是必需的。

以下是制定协商和沟通控制程序的关键步骤：1.明确目标：在开始协商和沟通之前，明确各方的目标和期望。

确保所有参与者都明白他们希望达成的结果，并寻求共同点和共识。

2.设定规则和约束：制定明确的规则和约束，以确保协商和沟通的公平性和效率。

规定参与者的权利和责任，明确信息的传递方式和时间表。

3.建立良好的沟通渠道：为协商和沟通建立适当的渠道，如会议、讨论板或在线平台。

确保参与者可以自由地表达自己的意见，并提供一个开放的环境来接受反馈和建议。

4.培训和支持：为参与者提供培训和支持，以提高他们的协商和沟通能力。

培训可以包括解决冲突的技巧、有效沟通的方法和跨文化沟通的技巧。

5.监督和评估：对协商和沟通过程进行监督和评估，确保程序的执行和有效性。

通过反馈和调整控制程序，不断改进和优化协商和沟通的结果。

四、遵循协商和沟通控制程序的重要性遵循协商和沟通控制程序对于实现协商和沟通的最佳结果至关重要。