常用公文

第四章常用公文写作常用公文，是指根据《中国人民解放军机关公文处理条例》规定单独成类的文种以外，在部队各机关、单位工作中经常使用的其它不单独成类的文书。

各单位将常用公文的内容作为正式公文制发时，则必须根据《中国人民解放军机关公文处理条例》的有关规定处理。

除了《条例》规定的12类13种可以上传下达的通用公文之外，武警部队机关还存在一部分经常使用的文书，如计划、总结、简报、调查报告和讲话稿等，这些文书一般不单独作为正式文件上报或下发，在实际行文中，有的以固定格式出现，如简报；有的则作为机关内部工作文书留存；有的作为通用公文的附件上传或下达。

一、常用公文的处理方法除12类13种种正式公文之外，还有几种常用的非正式公文即常用公文，如计划、方案、规定、调查报告、总结等。

对常用公文处理的方法通常采用以下三种处理方法：（一）归类行文归类行文，就是把常用公文归到与其性质相近的通用公文种类内，尔后以通用公文的文种行文。

一般情况下，下发的方案、预案、计划归类于指示或通知类；把上报待批的方案、计划归类于请示类；把上报的总结归类于报告类；工作要点、决议归类于指示类。

用这种办法行文时，注意两个问题：一是公文的标题仍以常用公文的标题作为行文的标题（即是什么就写什么）；二是文种使用与其性质、作用相近的通用公文的文种（即用什么就写什么）。

如：中国人民武装警察部队（报告）一九九八年工作总结（二）通知转发通知转发，就是把常用公文作为通知的附件，用颁发、印发、转发、或批转的方法行文。

因此，凡要求下级执行、办理和了解的常用公文，都可以用通知的形式转发、批转或印发。

用这种方法行文时应注意以下四点：一是标题中不能省略“通知”二字；二是转发的常用公文必须是规定性和执行性文书；属于上报备案或批准的文书不能用通知转发；三是通知的正文中，必须说明转发的目的和要求，这个要求具有指示性，下级要遵照执行；四是作为附件的常用公文应保持原来的标题、结构，如有变更或删除，必须在正文中加以说明。

（三）内部发送对于一些内容不甚机密，事项不太重要的常用公文，则不必按正式文件的种类、格式和程序办理，而把它作为一般性内部材料发送处理。

如某项活动的宣传教育材料、某阶段的工作安排等。

常用公文作为内部材料发送有关单位，只是行文程序的变化，其公文的准确性和有效性并没有因此而降低。

因此，拟制时仍应严肃认真，确保质量。

对文书中要求执行或办理的事项，下级应认真贯彻落实。

内部发送的文字材料，一般不再使用特制的红头文件纸，也不经文书部门统一编号和发出，通常由承办单位直接发至有关单位或人员，一般不必收回。

第一讲计划计划，是用于部队、机关对未来一段时期内的工作进行筹划并作出具体安排、部署的一种公文。

我们通常所说的规划、方案、设想、想定、打算、意见、安排、纲要、要点等，都属于计划的范畴，但侧重不同，表达详略不一。

计划具有指导性、针对性、程序性、预见性、可行性、可变性等特点。

使用形式一是主要供机关内部使用，各机关、单位在日常工作中使用的规划、方案、意见、要点、设想、安排等，也属于计划的范畴；二是有时也可以报告的形式上呈，主要供上级了解情况；三是有些须经上级批准方能实施的计划应以请示的形式呈请上级批准；四是对下级可以以“指示”、“通知”附件的形式下发，用于布置工作,交待政策，提供方法等。

其基本作用：一是指导作用；二是督促作用。

是工作的基本依据，是检查工作完成情况的重要尺度。

一、计划的种类计划的应用广泛，种类繁多，从不同的角度可以划分为不同的种类。

（一）按内容划分：有综合计划，专项计划；（二）按性质划分：有工作计划，学习计划，训练计划，作战计划，教学计划，科研计划等；（三）按范围划分：有国家计划，部门计划，单位计划，机关计划，中队计划，个人计划等；（四）按时间划分：有长期计划（即规划），中期计划（年度计划），短期计划（季度计划，月计划，周计划）；（五）按形式划分：有文字叙述式计划，图表式计划，文字图表结合式计划,网络计划等；（六）按详略程度划分:有规划,纲要、意见、要点,打算,安排、方案、设想、部署等；（七）按法律效力划分：有指令性计划（通常用“指示”下发）和指导性计划（有时用“通知”或其它非正式文类形式下发）;（八）按使用时机划分：有战时计划和平时计划。

二、拟制计划的一般方法（一）标题计划常用的标题形式主要有三种：1．单位名称加计划时限加文种。

如《××省总队19XX年军事训练计划》、《ｘｘ省总队19XX年干部教育计划》等。

2．计划时限加事由加文种。

如《19X×年参谋业务培训计划》、《19Xx年党委工作计划》等。

3．单位名称加事由加文种。

如《ｘｘ学院第ｘ期参谋培训班教学计划》、《××省总队学习××文件的计划》等。

无论用哪种标题形式，都应力求简明、准确、一目了然。

（二）正文计划的正文一般由导语、主体和结尾三个部分组成，这是计划的主要部分，也是写好计划的关键。

1．导语。

说明制定计划的依据,指导思想、目的和总体要求等。

导语部分应力求准确、客观、求实，简明扼要。

如《ｘｘ省总队19XX年军事、业务训练考核计划》的导语是这样写的：“为检查年度训练效果，总结经验，表彰先进，发现问题，研究措施，有针对性地部署复训补训任务，深化训练改革，总队定于10月20日至30日组织各支队一个建制班，在指挥学校进行军事、业务训练年终考核。

”2．主体。

主体部分主要有任务、措施和步骤三个方面的内容。

任务。

即拟制计划时所规定的一定时期内所应完成的任务和达到的指标要求。

它是计划的灵魂。

计划是为完成一定任务制定的，因此，必须要有明确的任务指标。

任务在文中具体体现为指标或目的要求。

它既是计划产生的起点，又是计划实施的终点，所以制定计划一定要有明确的任务指标。

任务指标的规定，应该实事求是，过高或过低都会挫伤人们的积极性，使计划落空。

因此，计划既要积极稳妥，又要切实可行。

措施。

措施是完成任务指标的方法，是实现计划的保证。

应充分考虑完成任务或指标的主客观因素，克服不利因素，创造条件，以保证任务的顺利完成和指标的落实。

因此，措施应订得具体，符合实际，才能保证计划的实现和任务的完成。

如一份军事训练计划，在提出或规定出了任务指标后，而没有在措施中提出具体的意见和办法，或脱离客观实际，那么这个计划就不可能实现或不能圆满地实现。

步骤。

步骤是对工作程序和时间要求的安排。

先做哪些，后做哪些，什么时间做完，都要体现出轻重缓急和时间的顺序。

总之，任务是明确“做什么”，措施和步骤是明确“怎样做”。

任务、措施、步骤是制定计划的三要素，缺一不可。

3．结尾。

即结束语部分，它是计划的辅助和补充。

可分析实施计划过程中可能发生的问题，以便提醒执行者注意，保证计划的实施。

也可展望前景，提出希望和号召等。

正文结束后，应写上署名和成文日期。

计划正文部分的结构，通常有以下几种形式。

一是条文式。

即在导语之后把计划分成若干部分或条款，通过文字叙述，逐一说明计划的内容。

单项工作计划通常采用这种形式。

二是表格式，即用表格的形式表达计划的内容。

三是综合式。

既有文字叙述，又有表格显示。

有的以文字叙述为主，附加表格；有的以表格为主，加以文字说明。

这种方式，综合性计划和单项性计划均可采用。

在写作过程中，采用哪一种结构形式，应根据计划的内容和领导的意图灵活安排，不拘一格。

（一）文字记述式计划的内容结构和拟制方法文字记述式计划一般由标题、目的和依据、任务和要求、措施和方法四部分组成。

1．标题（1）行文机关 + 计划期限 + 文种。

如：《××省总队19××年军事训练工作计划》（2）计划期限 + 文种。

如：《19××年党委工作计划》（3）事由 + 文种。

如：《关于学习贯彻总部战备执勤工作会议精神的安排》、《战备检查计划》如果计划未正式确定或有待上级批准，可在标题后面加括号注明“草案”、“讨论稿”、“征求意见稿”等。

2．目的、依据这部分即前言。

是计划的总纲，也是计划的开端。

一般包括基本情况和指导思想两部分，主要写明计划的目的和依据。

即在什么情况下，或依据什么指示，为了何种目的制定该计划。

如：“为贯彻落实总部《关于加强专项勤务训练提高综合执勤能力的指示》，科学合理地安排专项勤务训练的内容和时间，确保训练效果，训练质量，全面提高综合执勤能力，特制定本计划。

”3．任务和要求这是根据前言所写的情况而提出的，包括任务、目标、时限要求等。

任务、目标是计划所要达到的预期目的，是计划的核心内容，一定要写得具体明确，计划中的目标应在充分调查研究的基础上，结合主客观条件，经过充分酝酿讨论后确定。

4．措施和方法这是针对计划的预期目的和要求制定的。

要完成上述任务和目标，应该做哪些工作，怎样做，有什么措施，采取什么步骤等，要一一落实。

这是计划的保证，一般针对第二部分提出的任务和要求，集中写一段，或分条叙述，有时还可与第三部分内容融合在一起写。

三、几种常见计划的拟制方法1．工作规划这是一种时间跨度较长（一般在三年以上）的计划。

正文包括三个部分：第一部分是指导思想。

以简洁的文字阐明应遵循的总的方针、原则。

第二部分是工作目标。

除确立总体目标外，还应提出每项工作的具体目标，包括指标、时限和要求。

这一部分是计划的中心内容，可以分条叙述，并做适当展开。

第三部分是主要措施。

包括组织领导、方法、步骤等，文字不宜过长，点到为止。

2．工作要点这是一种提纲挈领的计划。

其特点是着重写“做什么”。

在阐明某一时期（年度或季度）的指导思想或工作思路之后，将计划要做的主要工作，分条分项地列出即可，具体做法一般不写或不展开写。

3．工作安排这是一种时间较短、内容较为集中的计划。

各机关、单位常用的工作安排计划有季度（月份）工作计划、专项工作（训练）计划等内容。

正文一般包括工作（训练）内容、时间、目的与要求等。

为使眉目清楚，通常采用表格式。

4．实施方案这是内容最全面、最系统、最详尽的计划。

通常包括指导思想和目的，具体任务、方法步骤、时间分配、人员分工、组织领导、保障措施等内容。

文中难以详尽叙述的内容绘制成图表作为方案的附件配套使用。

四、拟制计划的要求（一）实事求是，量力而行。

制定计划一定要从本单位的实际情况出发，把上级的统一部署和要求具体化。

计划中规定的任务、指标，应该是经过努力能够达到或实现的，并且还要注意留有一定的余地。

（二）具体明确，便于执行。

计划中的指标、任务、方法、措施、步骤，负责单位和个人等都应具体明确，使之具有较强的可操作性，便于执行和督促检查，切忌含糊不清，模棱两可，使人无所适从。

（三）顾全大局，兼顾局部。

制定计划要在服从全局的前提下，同时兼顾局部的实际情况，使计划既积极稳妥，又切实可行。