常用公文报告

常用公文写作讲义（三）

目录 一、公文写作基本知识

二、 公文办理

三、 公文管理

四、 常用公文介绍（报告）

一、公文写作基本知识

公文是“公务文书”的简称，是法定组织或个人在公共事务活动中依据规范 的体式形成并固定使用，以直接发挥其社会管理效能和法定效力的文字材料。

对于国家行政机关来说，公文是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有 法定效力和规范格式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

（一）行政公文的特点

1、制发主体的法定性

公文与一般文种和文学作品不同，在制作主体方面，行政公文职能由法定的 机关或者党的机关制成和发布；其作者只能是行政机关或党的机关本身，即使是 这个机关的最高负责人，也不能以个人身份制作与发布公文。

命令（令）虽然很多时候是署名发布，但也是以行政身份发布，而不是以个 人名义发布。

除党政机关及其他法定机关可以发布公文外，—其他任何非官方组织和个人都 不得擅自制作和向社会发布公文。 这一点，受到国家法律和有关机关的组织纪律 的保护。根据我国《刑法》第二百八十条的规定，对于伪造国家行政机关公文的， 要依法追究刑事责任。

2、 公文内容的权威性

行政公文与报纸杂志上所刊载的文章不同，它是法定的国家机关协调运转的 工具，是推动国家、集体公共事务的中介。一经制作发布，即具有法定的权威性 和效力，与之有关的组织和个人必须认真遵照执行，并根据公文规定的处理办法 来处理行政机关的具体工作，任何组织和个人都不得违反，这事受国家法律和有 关的组织纪律加以保证的。

3、 结构模式的程式性

在结构模式上，法定公文与一般文章和文学作品也有很大的区别， 它是“文

有定体”，有明确规范的格式，公文的制作者必须在规范格式的范围内进行写作， 不仅在结构上必须按规范的格式，在行款规格、内容项目的排列乃至用纸规格、 印制装订、字体选择、字号大小等方面都有固定的格式规范。 这是公文办理和处 理准确、迅速、及时、有效的需要，也是公文规范化、科学化建设的必需。

4、 语言表达的特定性—

行政公文以实用为目的，因而在语言表达上除具有一般文章的基本特点之 外，还有其独有特性和要求。

① 准确。准确是行政公文语言的生命线，是行政公文写作的最主要要求。 一 篇公文的准确性程度如何，直接关系到其内容质量的高低和价值的大小。 俗话说： “一字入公文，九牛拔不出”，就现象地说明了行政公文语言的准确性特点。② 明白。这是行政公文用语的又一个基本要求， 也是由其自身的性质和特点 所决定的。公文不一定要好文章，但必须要写得一清二楚，十分明确，句稳词妥， 通体通顺，让人家不知不扣地了解你说的是什么。

③ 简洁。行政公文重在实用，所以在语言表达方面，重在准确。明白的前提 下，还必须简洁。首先要用极简省的文字，表达尽可能丰富的内容；其次在允许 的情况下，适当运用简称；再次适当运用一些文言词语和文言句式， 也可使公文 的语言表达更简洁。

④ 庄重。行政公文是法定的国家行政机关处理公务的工具， 要求其用语必须 做到庄严、郑重。行文中必须运用规范的书面语言； 使用现代汉语通用的标准语 言；多用陈述性、叙述性语言； 适当运用一些文言词语和文言句式， 使公文的语 言表达趋于简洁的同时，还可使之显得庄重。

⑤ 生动。行政公文虽以实用为本，但也讲求生动。在写作时，可适当运用修 辞手法；适当运用惯用语和科学技术专门用语， 可使公文用语具有立体感和时代 感。

（二）行政公文的作用

概括起来，行政公文具有以下的作用：

1、指挥管理的作用。公文的起草、定稿过稈，本身就是管理思想的体现和

管理工作的实施过程。下级机关在工作中遇到自己无法或无权解决的问题时， 需

要向上级机关请示，还必须及时向上级机关汇报工作、 反映情况、提出意见和建 议；上级机关的意图则通过下行文下达。这都跟公文的指挥管理作用密切相关。2、 交流协调的作用。行政公文具有交流信息的基本功能。交流信息，一方 面是上情下达或下情上达；另一方面是友邻单位互通情报，这些都可以通过公文 运行而起到沟通协调的作用。

3、 宣传教育作用。传达贯彻党和国家的方针政策是公文所负的重要任务。

在一般情况下，公文在传达某一方针政策，规定人们应该这么做的同时，还有说 明为什么要这么做。这无疑就产生了宣传和教育的作用。

4、 依据凭证作用。公文作为反映制发机构意图的文字凭证， 具有行政效力。 下行文，是下级机关开展工作的依据；上行文，是上级决策的依据；一个机关制 作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。平时工作中查找公文 寻求相关规定和要求，然后依照行事，就是公文依据和凭证作用的具体体现。

（三）行政公文写作的基本要求

公文是一种特殊的文章，因此在撰写文稿的过程中必须遵循特有的规律， 达到特有的质量标准。其基本要求为：

1主题突出，观点正确。行政公文的主题是行文目的加中心内容，观点 要正确鲜明。单 一集中、标题揭旨。

2、 实事求是，讲求实效。行政公文的材料包括理论材料加事实材料（包 括数据资料和典型事例）.材料诜用要具有相关性、真实性和典型性。

3、 结构完整，疏密适当。行政公文宏观结构是眉首部分加主体部分加版 记部分，篇章结构是开头加中心内容加结尾。疏密适当要做到突出三个围绕： 围绕主旨、围绕时势和需要、围绕已有素材。4、精确庄重，简练平实。行政公文内容在时间上、空间上、数据上要准

确严密；在使用简称要定性准确，简练明了，在使用语言上要庄重严谨，符 合行政公文用语习惯，平实无华。

二、公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

（一）收文办理主要程序

1、 签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或盖章，并注明签 收时间。

2、 登记。公文收到后要及时登记，对公文的主要信息和办理情况应当详细 _______

记载，登记的内容要准确齐全，不能简化和省略，以防止影响公文的检索和办理。

登记的方式可以是簿册式登记、 联单式登记、计算机登记。登记内容包括编 号、收文时间、来文机关、来文号、标题、密级、主送单位等内容，登记要做到 一要全、二要细、三要准。

3、 初审。对收到的公文应当初审。初审是收文机关对公文内容、格式等进

行审核，决定是否接受办理的关键环节。经初审不符合规定的公文，应当及时退 回来文单位并说明理由。初审合格的公文进入承办程序。

初审的重点是： 是否应当由本机关办理； 是否符合行文规则； 文种、格式是 否符合要求；涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、 会签；是 否符合公文起草的其他要求。

4、 承办。承办分承办阅件和批办办件。阅件是指必须送给一定范围领导和

有关部门阅知的文件， 阅知性公文应当根据公文内容、 要求和工作需要确定范围 后分送。分送要保证分送范围内的每个人都能看到文件， 一种情况是，文件份数 允许的情况下最好没人一份，文件较少的情况下先分送主要负责同志，其他同志 可组织传阅或集体阅读。另一种情况是，对综合性强、阅读面广的阅件，通常分 送范围大一些；对于只涉及某一方面工作的阅件，分送分管负责人即可。

批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理， 即

“转办”或“拟办”；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文 应当明确办理时限。转办适用于党委、政府办公厅（室）根据有关规定有明确的 授权，或请示事项明确在业务部门职权范围内的情况； 拟办是文秘人员提出书面

办理意见报几个负责人审核决策。

承办部门对交办的公文应当及时办理，—有明确办理时限要求的应当在规定时— 限内办理完毕。

5、传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。 传阅一般由文秘人员实施。办理公文传阅应当随时掌握公文去向， 不得漏传、误 传、延误。传阅分类为：

（1） 按顺序传批。根据传阅顺序的不同，可以分为正传、倒传，正传是按 阅批人排序由前往后依次传阅，一般多用于阅知类公文；倒传是按阅批人排序由 后往前依次传阅，一般多用于请示类公文。

（2） 分传。将公文同时分送机关所有相关负责人阅批，适用于有多位阅批 人，并且时限特别紧急的请示类公文或内容较多、阅批耗时的阅知类公文。

（3） 专传。对于保密要求特别严格或时限紧急的公文，可以采用专传的方 式，指定专人负责将公文在规定时间内送机关有关负责人阅批。

（4） 会议集中传达传阅。主要是为了加快传阅速度，提高传阅效率。 6、 催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。催 办应注意事项：

（1） 区别情况及时催办。对于紧急公文或者重要公文应当明确办理时限，

由专人负责催办，确保规定时限内办理完毕；对于一般公文，应定期催办，掌握 公文办理的进度。

（2） 催办要适时。催办要做到适时，对于一般件的催办太勤往往会使承办 部门不能深入研究请示内容，作出一般回复了差；长时间不催又会误事。

（3） 注意加强做好协办单位的协调配合工作。

（4） 及时记载催办情况。

（5） 催办的方式可以是电话催办、发函催办、会议催办、登门催办等。—

7、 答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单 位。对相关单位提出需要办理的事项，要予以认真研究，及时答复。答复方式：

（1） 书面答复。书面答复比较常用的方式是制发答复公文；也可以采用印 送批件作为书面答复，即将单位负责人在办件上的批示复印或抄清后送来文单位 和相关单位。

（2） 口头答复。一个是电话答复，将答复意见电话告知来文单位；另一个

是面谈答复，对有些确实事项较为复杂的问题， 可以当面答复来文单位，以利于 来文单位详细了解答复单位对请示事项的具体意见和考虑。 口头答复后，要详细

记载答复情况以备查询。

（二）发文办理主要程序

1、复核。经发文机关负责人签批的公文，印发前应当复核，只有通过认真 复核，才能有效把住关口。否则，一些不合格的公文就会发出去。复核的重点：

（1） 是否经过发文机关办公厅（室）审核。未经公文机关办公室审核、由 部门直接报机关负责人签批的公文，一般不能直接发文，应向主管机关负责人报 告后进行审核，重新按程序上报审批。

（2） 公文审批手续是否完备。一是审批权限是否准确；二是审批机关负责 人有无遗漏，如有遗漏应及时补签。

（3） 内容、文种、格式是否规范。一是检查公文清样的内容是否完善、表 达是否恰当、语句是否通顺、人名地名是否准确；二是根据行文规则检查文种是 否准确，该用“通知”的不能用“通报”，该用“请示”的不能用“报告”；三 是依照国家标准，检查公文格式要素是否规范。需要做实质性修改的，应当报机 关原签批人复审后再进入发文办理的下一环节。

2、 登记。对复核后的公文，应在发文登记本或计算机系统中认真记载发文 登记的内容，包括发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文 日期、分送范围、印发日期、印制份数等，送印公文清样上的要素应与发文登记 的内容一致。

公文的成文日期一般以机关负责人签发日期为准。

3、 印制。公文印制是最后一个阶段，必须确保质量、确保实效、确保安全 保密。

—公文印制必须以经过机关负责人签发的定稿为依据， 严格履

行校对、制版、印刷、装订等工序，印制的成品文件要确保质量。