(方案)EMS快递发送注意事项.doc
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寄快递注意事项
寄快递是现代人常常需要用到的一项服务,寄快递需要注意的事项也是很多的,下面我向大家介绍寄快递的注意事项。
首先,寄快递最基本的就是选择信誉好的快递公司。
选择信誉好的快递公司可以保证快递的安全性和及时性,避免包裹丢失或延误的情况发生。
在选择快递公司时,可以通过亲友的推荐,或者查看快递公司的口碑和评价来了解其服务质量。
其次,正确填写收发人的地址和联系方式。
填写地址时要详细而准确,包括省市区、街道门牌号等信息,以免由于地址不明确而导致快递无法送到。
同时要填写正确的电话和手机号码,以便快递员能与收发人沟通联系。
再次,包装好包裹并填写清楚的物品信息。
包装物品时要选择合适的包装材料,如纸箱、泡沫塑料等,以保护物品的完整性。
在包裹上要填写清楚物品的名称和数量,避免因为不清楚物品信息而导致包裹被误解或受到限制。
如果寄送的物品属于特殊物品,如易碎品、液体等,还要根据快递公司的规定进行特殊包装和申报。
最后,保持好取货凭证并注意包裹的安全。
取货凭证是快递的重要凭证,如果丢失将无法取回包裹。
在收到快递后,要妥善保存好取货凭证,并在签收时进行核对。
同时要注意包裹的安全,避免遗失或被他人盗取。
在快递员送达时,要主动与其确认包裹,并验收包裹的完好性。
总之,寄快递是一项需要细致和小心的工作。
选择信誉好的快递公司,填写准确的地址和联系方式,包装好物品并填写清楚的物品信息,保持好取货凭证和注意包裹的安全,这些都是寄快递时需要注意的事项。
希望通过这些注意事项,能够帮助大家顺利寄送和收到自己的包裹。
ems国际快递标准EMS国际快递标准。
EMS国际快递服务是一种快捷、安全、可靠的国际快递服务,它为全球用户提供了高效的物流运输解决方案。
在国际贸易日益频繁的今天,EMS国际快递标准的制定和执行对于促进国际贸易、提升物流效率具有重要意义。
下面我们将详细介绍EMS国际快递标准的相关内容。
首先,EMS国际快递标准的制定是基于国际通行的快递服务标准和国际贸易规则的。
它包括了货物尺寸、重量、包装、运输时效等多个方面的标准,确保了快递服务的稳定性和可靠性。
在货物尺寸方面,EMS国际快递标准规定了货物的最大尺寸限制,以确保货物可以顺利进入和通过各种运输工具和设施。
在货物重量方面,EMS国际快递标准规定了不同目的地的最大重量限制,以确保货物可以安全、快速地运输到目的地。
在包装方面,EMS国际快递标准规定了包装材料、包装方式和包装要求,以确保货物在运输过程中不受损坏。
在运输时效方面,EMS国际快递标准规定了不同目的地的时效要求,以确保货物可以按时送达。
其次,EMS国际快递标准的执行是由专业的快递公司来负责的。
这些快递公司通常具有丰富的国际物流运输经验和专业的物流团队,能够为客户提供高效、安全、可靠的国际快递服务。
在执行过程中,快递公司会严格按照EMS国际快递标准来操作,确保货物可以按时、安全地送达目的地。
他们会根据货物的特性和目的地的要求,选择合适的运输工具和运输路线,并采取相应的保护措施,确保货物在运输过程中不受损坏。
最后,EMS国际快递标准的执行对于国际贸易和物流效率的提升具有重要意义。
它可以帮助客户更好地规划和安排国际物流运输,提高物流运输的效率和可靠性,降低物流运输的成本和风险,促进国际贸易的发展。
同时,它也可以帮助快递公司更好地管理和运营国际物流运输,提升物流运输的服务质量和竞争力,拓展国际物流运输市场。
总之,EMS国际快递标准的制定和执行对于促进国际贸易、提升物流效率具有重要意义。
我们相信,在各方共同努力下,EMS国际快递服务一定会更加完善,为全球用户提供更加高效、安全、可靠的国际快递服务。
关于主题主题要提纲挈领,添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。
1.一定不要空白标题,这是最失礼的。
2.标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题。
3..最好写上来自**公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。
4. 标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”。
也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”5.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7.回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。
8、最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。
关于称呼与问候1.恰当地称呼收件者,拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。
关于格式,称呼是第一行顶格写。
2.Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个Best Regards,中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼”。
ems快递的管理制度一、前言EMS快递是中国邮政旗下的快递服务品牌,致力于提供快捷、准确、安全的国内外邮件及快件服务。
为了规范EMS快递的管理流程,提高服务质量,有效控制成本,保障公司和客户的利益,特制定本管理制度,以规范EMS快递的运营和管理。
二、组织架构1. 总经理办公室:负责指导、统筹公司运营和管理工作,协调各部门之间的关系。
2. 行政部门:负责人事、财务、采购、后勤等管理工作。
3. 营销部门:负责市场开拓、客户服务、订单管理等业务工作。
4. 运营部门:负责快递派送、物流运输、仓储管理等运营工作。
5. 技术部门:负责信息技术、数据分析、系统运维等技术支持工作。
三、员工管理1. 招聘与培训:公司将根据业务需求,制定岗位职责和招聘要求,招募合适的人才。
新员工入职后,将进行系统的培训,包括岗位培训、安全培训、服务技能培训等。
2. 考核与激励:公司将建立科学的绩效考核体系,对员工的工作表现进行定期评估,并给予相应的奖惩。
优秀员工将得到晋升、加薪、表彰等奖励。
3. 员工福利:公司将根据员工的实际需求,提供合理的福利待遇,包括社会保险、住房公积金、带薪年假、节日福利等。
四、业务流程1. 下单:客户通过官方网站、电话、APP等渠道下单,并填写寄件信息。
2. 揽件:公司派送人员根据客户下单信息,前往寄件地址进行取件。
3. 运输:取件完成后,快递将通过陆运、空运等方式运送至目的地。
4. 派送:快递到达目的地后,派送人员根据收件人信息进行派送,并通知收件人取件。
5. 签收:收件人在收到快递后,进行签收确认,完成快递送达流程。
五、质量管理1. 服务标准:公司将制定明确的服务标准,包括派送时效、服务态度、包裹安全等,以确保客户满意度。
2. 投诉处理:公司将建立完善的投诉处理机制,对客户的投诉及时受理、调查处理,并给予合理的反馈和解决方案。
3. 安全管理:公司将加强对快递包裹的安全管理,建立完善的安全检测体系,确保邮件和包裹的安全送达。
邮寄送达的注意事项
1. 你可得搞清楚收件人的地址呀,这就好比你要去一个陌生地方得知道怎么走一样。
比如说,你要是寄给朋友小李,却把地址写错成小张的地址了,那这邮件不就寄错地方了嘛!
2. 包装一定要严实啊朋友!这就像给宝贝穿一件坚固的铠甲,不然路上磕磕碰碰的,不得弄坏了呀。
你想想,要是你寄个易碎品,包装不好,到时候碎了可咋整!
3. 别忘了填写准确的联系电话呀!这就跟给包裹安上一个定位器似的。
万一有啥问题,快递员能联系到收件人呀。
就像上次小王寄东西,电话填错了,快递员找不到人急得不行。
4. 邮寄的时间得选好哟!别赶上啥节日高峰期,那物流得多慢呀。
好比平时路很通畅,节假日就堵得厉害。
你要是着急,就避开那些时候呗。
5. 贵重物品要保价呀!不然丢了可就亏大了。
这就像给你的宝贝上一份保险,出了事能有个保障。
比如说你寄个很值钱的首饰,不保价,万一丢了,那不心疼死啦!
6. 仔细核对邮寄信息,这可不能马虎!就跟你出门前得检查带没带钥匙一样重要。
要是信息错了,邮件可就没法准确送达了。
7. 寄完之后记得跟踪物流信息呀!这样你就知道你的包裹到哪了,心里也有个数。
就好像你时刻关注着你出门的孩子到哪了一样。
别到时候包裹丢了你都不知道呢!
我的观点就是:邮寄送达可不是小事,每个环节都得认真对待,这样才能保证顺利送到收件人手中!。
以下整理一些邮件注意事项,尤其请注意加粗红色字段, 有需要地同事可以自我检查提高邮件处理能力,尤其是注意邮件泄密和基本礼仪方面地.一主题.尽量不要空白标题.标题要简短,不宜冗长,能真反映文章地内容和重要性..一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要一大串.个人收集整理勿做商业用途二称呼与问候.恰当地称呼收件者,拿捏尺度邮件地开头要称呼主收件人,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他地,要求其给出必要地回应;在多个收件人地情况下可以称呼大家、.如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“经理”;如果不清楚职务,则应按通常地“先生”、“**”称呼,但要把性别先搞清楚..开头结尾最好要有问候语最简单地开头写一个“”,中文地写个”你好”;结尾常见地写个,中文地写个”祝您顺利”之类地也就可以了.个人收集整理勿做商业用途三正文. 正文要简明扼要,行文通顺正文应简明扼要地说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述.正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰地表达,不要出现让人晦涩难懂地语句.最好不要让人家拉滚动条才能看完你地邮件,千万不要学唐僧. . 注意地论述语气根据收件人与自己地熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质地不同,选择恰当地语气进行论述,以免引起对方不适. 尊重对方,请、谢谢之类地语句要经常出现. 电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见地评论必须谨慎而客观,保持就事论事地态度.个人收集整理勿做商业用途. 正文多用之类地列表,以清晰明确.如果事情复杂,最好、、、地列几个段落进行清晰明确地说明.保持你地每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段地长篇大论. 个人收集整理勿做商业用途. 一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确.不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类地邮件,这会让人很反感.个人收集整理勿做商业用途. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查这是对别人地尊重,也是自己态度地体现.如果是英文,最好把拼写检查功能打开; 如果是中文,注意拼音输入法带给你地弱智同音别字.在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误.个人收集整理勿做商业用途. 合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示.合理地提示是必要地,但过多地提示则会让人抓不住重点,影响阅度.个人收集整理勿做商业用途. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质地邮件,单纯以文字形式很难描述清楚.如果配合图表加以阐述. 个人收集整理勿做商业用途四语言地选择和汉字编码. 只在必要地时候才使用英文邮件英文邮件只是交流地工具,而不是用来炫耀和锻炼英文水平地.如果收件人中有外籍人士,应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区地华人,也应采用英文交流,由于存在中文编码地问题,你地中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书.个人收集整理勿做商业用途. 尊重对方地习惯,不主动发起英文邮件如果对方与你地邮件往来是采用中文,请不要自作聪明地发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你,也不要老土地用中文回复.个人收集整理勿做商业用途. 对于一些信息量丰富或重要地邮件,建议使用中文.你很难保证你地英文表达水平或收件人中某人地英文理解水平存在问题,而影响邮件所涉及问题地解决.个人收集整理勿做商业用途. 选择便于阅度地字号和字体中文老实点用宋体或新宋体,英文就用或字型,字号用五号或号字等标准字体.个人收集整理勿做商业用途五结尾签名每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚地知道发件人信息.虽然你地朋友可能从发件人中认出你,但不要为你地朋友设计这样地工作.个人收集整理勿做商业用途. 签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要地.签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过行.你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细地信息,自然会与你联系.引用一个短语作为你地签名地一部分是可行地,比如你地座右铭,或公司地宣传口号.但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体.个人收集整理勿做商业用途. 不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉地客户等群体地邮件往来,签名档应该进行简化.过于正式地签名档会让与对方显得疏远.你可以在中设置多个签名档,灵活调用.个人收集整理勿做商业用途六回复技巧. 及时回复收到他人地重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少地,这是对他人地尊重,理想地回复时间是小时内,特别是对一些紧急重要地邮件.个人收集整理勿做商业用途如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时地回复说”收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复,云云”.不要让对方苦苦等待,记住:及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了.如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作.个人收集整理勿做商业用途. 进行针对性回复当回件答复问题地时候,最好把相关地问题抄到回件中,然后附上答案.应该进行必要地阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源.个人收集整理勿做商业用途. 不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼.如果收发双方就同一问题地交流回复超过次,这只能说明交流不畅,说不清楚.此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断.电子邮件有时并不是最好地交流方式.对于较为复杂地问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读.此时应即是对之前讨论地结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息.个人收集整理勿做商业用途.要区分和(区分单独回复和回复全体)如果只需要单独一个人知道地事,单独回复给他一个人就行了如果你对发件人提出地要求作出结论响应,应该,让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情.如果你对发件人地提出地问题不清楚,或有不同地意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人地面,不停地来去,与发件人讨论.你们讨论好了再告诉大家.不要向上司频繁发送没有确定结果地邮件.全部回复功能谨慎使用,首先检查所有收件人是否适合或必要收到你发送地内容.个人收集整理勿做商业用途. 不要在原邮件上回复毫不相干地内容,这样让人摸不着头脑, 应另起邮件.七正确使用发送,抄送,密送要区分和还有(区分收件人、抄送人、秘送人).地人是要受理这封邮件所涉及地主要问题地,理应对邮件予以回复响应..而地人则只是需要知道这回事,地人没有义务对邮件予以响应,当然如果地人有建议,当然可以回..而是秘送,即收信人是不知道你发给了地人了地.这个可能用在非常规场合..,中地各收件人地排列应遵循一定地规则.比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以.个人收集整理勿做商业用途.只给需要信息地人发送邮件,不要占用他人地资源、在你转发全部回复邮件之前,首先确保是不是所有你发送地收件人需要此消息.除此之外,转发敏感或者机密信息要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权地接收人,尤其是运价合同等商业机密.如果有需要还应对转发邮件地内容进行修改和整理,以突出信息.不要将了几十层地邮件发给他人,让人摸不着头脑.个人收集整理勿做商业用途。
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1. 预约上门取件。
拨打 EMS 客服电话或登录官网预约上门取件。
温馨提示快递投递安全注意事项随着电商行业的蓬勃发展,快递已经成为我们生活中不可或缺的一部分。
然而,在享受快递带来的便利的同时,我们也不能忽视快递投递过程中的安全问题。
为了确保您的快递能够安全、准确、及时地送达您的手中,以下是一些需要您注意的事项:一、收件地址的准确性在填写收件地址时,请务必确保详细、准确。
包括省、市、区(县)、街道、门牌号、小区名称、楼栋号、单元号和房间号等信息。
如果您的地址较为复杂,可以在备注中加以说明,以便快递员能够快速找到您的位置。
同时,建议您填写常用的地址,避免因临时变更地址导致快递延误或丢失。
二、收件人的联系方式提供有效的收件人姓名和联系电话是非常重要的。
请确保您填写的电话号码处于畅通状态,以便快递员在投递过程中能够与您取得联系。
如果您预计在快递送达时可能无法接听电话,可以提前与快递员沟通,协商一个合适的投递时间或者指定一个可靠的代收人。
三、选择可靠的快递服务提供商在寄发快递时,选择一家信誉良好、服务质量有保障的快递公司。
您可以通过查看快递公司的口碑评价、了解其运输网络覆盖范围和服务承诺等方面来做出选择。
同时,不同的快递公司在价格、时效和服务上可能会有所差异,您可以根据自己的需求进行综合考虑。
四、注意快递物品的包装对于您要寄发的物品,要进行妥善的包装。
根据物品的性质和特点,选择合适的包装材料,如纸箱、泡沫箱、塑料袋等,并确保包装牢固、严密,能够有效防止物品在运输过程中受损。
对于易碎品、贵重物品等,要特别加强包装保护,并在包裹上注明“易碎”“贵重物品”等字样,提醒快递员在处理时小心谨慎。
五、快递面单的填写规范快递面单上的信息要填写清晰、准确、完整。
包括寄件人和收件人的姓名、地址、电话、物品名称、数量、价值等。
物品名称要如实填写,避免使用模糊、笼统的表述。
价值较高的物品,建议您在面单上注明保价金额,以便在出现意外情况时能够获得相应的赔偿。
六、及时跟踪快递物流信息在快递发出后,您可以通过快递公司的官网、手机 APP 或者第三方物流查询平台,及时跟踪快递的物流信息。
关键字:郑州EMS国际快递/郑州EMS国际空运/郑州EMS国际专线/中国邮政EMS 速递物流(8折)4。
货物不计体积(单件30KG以内),适合发体积大重量小的货物;5。
EMS国际快递全世界通邮,可到达全球210个目的地;6。
无燃油附加费;偏远附加费;不计抛货7。
时效有保障,东南亚南亚地区(3—5天)内可以妥投,澳洲(4—7天)可以妥投,欧美国家(5-10)天能妥投;2012年5月1日河南省内收货区域:郑州市,开封市,洛阳市,南阳市,漯河市,许昌市,三门峡市,平顶山市,周口市,驻马店市,新乡市,鹤壁市,焦作市,濮阳市,安阳市,商丘市,信阳市,济源市郑州市内收货区域:金水区,中原区,惠济区,二七区,管城区,上街区,郑东新区,龙子湖高校区,高新区,经济技术开发区,航空港区国际出口注意事项:在我国进出口物品不管是采用航空空运还是快递公司快递都必须遵守中国海关禁限进出口物品、快递禁运品、航空禁运品、EMS禁寄物品规定。
才能让您的货物快速准确的送达目的地。
郑州富豫国际快递公司根据多年的的航空货运国际快递实战操作经验,向广大客户详细介绍下中国海关禁限进出口物品、快递禁运品、航空禁运品、EMS禁寄物品有哪些希望能帮助客户快速安全完成快递服务避免罚金和物品没收情况发生。
一、中国海关禁限进出口物品:1、各种武器、仿真武器、弹药及爆炸物品;2、伪造的货币及伪造的有价证券;3、对中国政治、经济、文化、道德有害的印刷品、胶卷、照片、唱片、影片、录音带、录像带、激光视盘、计算机存储介质及其它物品;4、各种烈性毒药;5、鸦片、吗啡、海洛因、大麻以及其它能使人成瘾的麻醉品、精神药物;6、带有危险性病菌、害虫及其它有害生物的动物、植物及其产品;7、有碍人畜健康的、来自疫区的以及其它能传播疾病的食品、药品或其它物品.二、快递禁运物品有哪些:1、难以估算价值的有价证券及易丢失的贵重物品,如:提货单、核销单、护照、配额证、许可证、执照、私人证件、汇票、发票、本国或外国货币(现金)、金银饰物、人造首饰、手机。
EMS快递件发送注意事项
我国《民事诉讼法》第六十四条第一款规定:“当事人对自己提出的主张,有责任提供证据。
”将快递件作为证据需要特别注意以下几点:
1、快递公司的选择
目前因快递市场的繁荣,快递公司数量很多,服务质量良莠不齐,建议尽量使用邮政特快专递(即EMS),实践中法院对邮政特快专递的认可度较高,法庭认可邮政投递信息真实、合法性高于其他快递公司。
2、快递单内容的填写
书写要清晰,不要潦草;要尽量用力书写,以确保在寄件人存根联上复写的内容字迹清楚可辨认。
(1)收件人一栏,应写明经核实准确的收件人,并注明须本人(或其成年家属)签收。
如果函件接收人为公司的要写上公司全称,负责人或联系人的名字,收件人地址,公司电话,负责人电话(以合同约定的法定代表人或联系人、地址等为准)。
(2)寄件人一栏,需写清寄件人姓名/名称、地址及联系电话(以合同约定的法定代表人或联系人、地址等为准),寄件人应为债权人或合同明确约定的债权人一方的联系人。
若为个人,最好本人寄,写清地址、联系电话。
若为公司,寄件人可写法定代表人名字或直接写公司名称。
以免收件人/单位会以寄件人信息与合同当事人不对应而拒收。
(3)此列信息尤其重要!一定要写明寄的是什么文件。
内件品名一栏,应标明该法律文件的名称(尽量详细)及数量(如:借款合同<X年X月X日签订>编号为XXXX的催款函,1份,X页),以证明快递单与邮寄内容具有关联性。
若随便写个文件或者什么都不写,那么在法庭中该快件也难以被法院认定为有效的证据。
如:债权人甲要求债务人乙还款,则应在这里尽量写为“关于甲要求乙偿还XX债务的函”(可以在旁边再细化写明乙于XX年XX月XX日向甲借款XX元未还等)。
或如:甲向乙支付了货款,乙方迟迟不发货,则甲可在内件品名里写为“关于甲要求乙尽快履行XX合同内的XX(发货)义务的函”等。
(4)邮寄日期一栏,涉及法律相关证据及时效,必须填写齐全,字迹清楚。
(5)快递单与法律文件(若为多页的,则每页均需与快递单合照)放一起进行拍照或扫描(请勿对照片进行任何后期处理)。
(6)将待邮寄的法律文件复印或扫描。
(7)快递单上应要求快递员签名,用以证明交寄资料的事实。
(8)快递交寄后,向工作人员索要交寄邮件的收据和发票。
3、快递单的保存
(1)邮寄人应将填写完整、准确的快递单妥善保存,及时归档至公司档案室和各部门负责材料整理保管负责人处,邮寄的文件复印件或扫描件、相关照片同步归档。
照片的原始载体需妥善保管,相关债权债务清偿完毕前不应进行任何处理或删除。
(2)做公证或见证的,公证书、见证书也要同步归档。
4、送达证据的取得与保存
因邮局EMS查询的有效期为自邮件交寄之日起半年,所以应在邮件送达后尽快通过下列方式取得送达证据,以免超期无法查询:
(1)网上送达记录打印件:将邮局网站上的送达记录查询结果打印后到附近的邮局进行盖章确认。
(2)快递回执单复印件:到邮局查询签收回执单原件,将回执单复印后要求邮局盖章。
(3)将所发的函件全部复印一份并将寄件人的存单保存好,记清单号。
无论对方签收与否,尽快上EMS官网把送达信息打印保存(网上的投递信息只保存半年)。
必要时,可以进行公证。
如此,函件、寄件单、送达信息可形成向对方要求履行义务或提出主张的完整证据链,打赢官司也更有保障!
5、公证
根据事情的重要性,或者是否极可能发生诉讼,选择做公证,保证快递单证据的证明效力。
在以下两个环节可做公证:
(1)投递环节:文件封装、投递过程中做公证,证明投递的文件内容和投递的事实。
(2)送达环节:在无法取得对方接收快递邮件的证据时,可以对快递公司网站上的送达记录等信息进行公证,证明网页信息的真实性。
6、邮件被退回的处理
对于收件人拒绝签收或无法寄达收件人的,收到快递退件后,应当原封不动地加以保存。
如果退回,可以开庭时当着法院的面打开。
提示:无论是否催收都一定要在借款到期之后三年内起诉或申请仲裁,以避免可能发生债权超过诉讼时效的情况。
保留催讨债务的各种证据,包括快递件、请求清偿债务时出行的车票、住宿发票、信函等,不仅可以起到中断诉讼时效的作用,也可以证明我方一直在主张权利。
附:
最高人民法院关于债权人在保证期间以特快专递向保证人发出逾期贷款催收通知书但缺乏保证人对邮件签收或拒收的证据能否认定债权人向保证人主张权利的请示的复函(2003年6月12日[2003]民二他字第6号)
河北省高级人民法院:
你院[2003]冀民二请字第1号请示收悉。
经研究,答复如下:
债权人通过邮局以特快专递的方式向保证人发出逾期贷款催收通知书,在债权人能够提供特快专递邮件存根及内容的情况下,除非保证人有相反证据推翻债权人所提供的证据,应当认定债权人向保证人主张了权利。
法务本部
二〇一七年十月二十四日。