文件格式和编号管理规范

各种发文格式、用纸规格及编号管理规定
各种发文格式、用纸规格及编号管理规定作者：佚名
时间：2008-4-10
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各种发文格式、用纸规格及编号管理规定
为规范XX物业管理有限公司各种文件的颁发，树立良好的视觉形象，有关各种文件的格式、用纸规格及编号的要求，现制定本规定。

1.报告（请示）类。

XX物业管理有限公司各部门的报告（请示），必须按办公室要求的格式进行撰写，用A4规格的白纸打印。

2.通知、通告类。

所有各种通知、通告由物业公司办公室统一拟写、审核和颁发。

有关格式由办公室统一制定。

对内通知、通告类用A4规格的白纸打印；对外的通知、通告类，用公司大号信笺纸打印；文件的编号分为“对内类（A字）”和“对外类（B字）”两种。

如：“物管A字【2003】第0505号”——视为XX物业管理有限公司2003年5月第5号文件（通知或通告）。

3.温馨提示类。

由物业公司办公室统一颁发，格式由办公室制定。

用公司大号信笺纸打印。

4.其它喜讯、特殊广告或特别抗灾告示类，一律用粉红色A4纸打印。

以上规定，从2003年5月18日正式执行。

1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。

2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。

3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。

（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。

）3.1.2文件编写条目按照以下格式。

1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。

3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。

3.1.5文件文档为word文件，表单不限。

3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。

3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。

图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。

3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。

3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。

3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。

工程公司文件编号管理制度第一章总则为规范工程公司文件的管理和利用，提高工作效率，保障工程公司工作的顺利进行，制定本管理制度。

第二章文件编号管理1. 文件编号原则（1）所有工程公司文件均需编号管理，包括但不限于合同、协议、报告、备忘录等。

（2）文件编号格式为“年度+编号”，例如2022-001。

（3）文件编号统一管理，避免重复使用。

2. 文件编号的生成（1）文件编号由文件管理部门负责生成。

（2）文件编号应在文件正式发放前生成并填写文件的标识。

3. 文件编号的分配（1）文件编号应根据文件的性质、内容和重要性进行分配。

（2）文件编号应统一记录在文件管理系统中，方便查阅和查询。

第三章文件存储与归档1. 文件存储原则（1）工程公司文件应按照文件保密等级和重要性进行分类存储。

（2）文件存储应采取防火、防潮、防盗等措施，确保文件安全。

2. 文件归档管理（1）文件归档应按照文件的性质和年份进行分类。

（2）文件归档应按照一定的规则和流程进行，确保文件的整齐、规范。

第四章文件利用与借阅1. 文件利用原则（1）文件利用应遵循公司的相关规定和要求。

（2）文件利用应按照文件编号和存储位置进行查找和利用。

2. 文件借阅管理（1）文件借阅须经相关负责人批准。

（2）文件借阅应填写文件借阅登记表，确保文件的安全和完整。

第五章文件销毁与备份1. 文件销毁原则（1）文件销毁应按照公司相关规定和流程进行。

（2）文件销毁应经过相关负责人批准，避免误删误毁。

2. 文件备份管理（1）重要文件需定期备份，确保文件的安全性和完整性。

（2）文件备份应保存在安全可靠的地方，避免丢失和泄露。

第六章监督和评估1. 监督管理（1）文件管理部门应定期对文件管理情况进行检查和监督。

（2）对文件管理存在的问题和不足应及时整改和改进。

2. 评估机制（1）工程公司应建立文件管理评估机制，定期对文件管理工作进行评估和考核。

（2）对文件管理工作好的部门、个人应给予奖励和表彰。

规范文件格式一、文件标题。

文件标题应简明扼要地概括文件内容，采用宋体加粗，居中排列，字号为小三号，标题与正文之间空一行。

二、文件编号。

文件编号应按照一定规则编制，以便于查找和管理。

编号格式为“年份-月份-日期-序号”，例如“2022-01-01-001”。

编号采用宋体，字号为小四号，居右排列，编号与标题之间空一行。

三、文件正文。

1. 字号、字体、行距。

文件正文采用宋体，字号为小四号，行距为1.5倍行距，段前段后间距均为0.5行。

2. 段落格式。

每一段之间空一行，段落首行缩进2个字符，采用首行缩进格式。

3. 标点符号。

标点符号使用规范的中文标点，句号、逗号、叹号、问号、顿号等符号使用正确。

4. 图表插入。

文件中如有图表，应按照顺序编号，并在文中引用，如“见图1”、“表2所示”。

5. 表格排版。

表格应采用规范的格式排版，表头加粗居中，表格内文字居中，表格与文中文字之间空一行。

四、文件结尾。

1. 结论。

文件结尾应包括结论部分，对文件内容进行总结归纳，采用宋体加粗，居中排列，字号为小四号。

2. 附件。

如有附件，应在结尾处注明，并列出附件清单。

3. 签署。

文件结尾应有签署人姓名、职务、签署日期，签署人签名及单位盖章。

五、其他注意事项。

1. 文件应保持整洁，排版规范，避免错别字、排版错误等问题。

2. 文件应根据内容确定文件格式，如通知、报告、会议纪要等。

3. 文件应在文件夹中按照日期和编号进行归档管理，以便于查找和管理。

以上为文件格式规范，希望各部门同志在文件起草时能够严格按照规范执行，确保文件的规范、统一和规范。

公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。

文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。

所有文件流水号在每年1月1日自动归零。

管理制度格式及文体规范
第一条正文字体排版
（一）制度标题：华文中宋、小二号字、不加粗、居中、1。

5倍行间距、段前1行、段后1。

5行；
（二）正文标题:小三号仿宋GB2312字体（加粗）、居中、1。

5倍行间距、段前0。

5行、段后0.5行
（三）正文:每自然段开始左空2个字距（首行缩进）,回行顶格，采用小三号仿宋GB2312字体。

第二条格式排版
（一）一般文件每面排22行，每行28个字(缩进左3。

1字符、右2。

27字符）。

（二）段落格式行距为1.5倍，对齐方式为两端对齐.
（三）制度文件需加页眉、页脚，用小五号仿宋GB2312字体,页眉采用居左标注制度名称,居右标注制度编号，页脚应设“页码”,选择居中位置,“1/3"形式.
第三条结构层次
正文中结构层次依次为“第一章"（仅用于涉及内容较多的制度正文，不适用于附件）、“第一条”(连续编号)、“(一）”、“1。

”、“(1）”。

第四条附件及目录
（一）制度文件中如含有附件,需附目录，在正文下空一行，左空2个字距用小三号仿宋GB2312字体标识“附件”，后标序号、冒号及名称，附件如有序号可使用阿拉伯数字，如：“附件1: ＊*＊*＊*”，附件名称后不加标点符号。

（二）附件内容应与文件正文一起装订，并在附件文本首页左上角第一行顶格用五号仿宋GB2312字体标识“附件"，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致.
（三）附件需加页眉、页脚，同制度要求一致,需将制度编号改为附件编号。

文件编码及管理制度一、总则为规范文件编码及管理，加强文件管理工作，提高文件管理水平，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本单位所有相关文件管理工作。

三、文件编码原则1.文件编码应当具有唯一性和确定性。

2.文件编码应当简洁明了，易于理解和使用。

3.文件编码应当便于检索和管理。

四、文件编码规则1.文件编码由字母和数字组成，字母表示文件类型，数字表示文件顺序。

2.文件类型按照文件的性质、用途和内容进行分类设定，编码由大写字母表示。

3.文件序号从01开始递增，每个文件类型单独编号。

五、文件编码管理1.文件编码由文件管理部门统一制定和管理。

2.每个文件类型的编码规则应当制定清晰详细的相关规范。

3.文件编码应当由专门人员进行审核和确认，确保其合法有效性。

六、文件编码的使用1.文件编码应当统一使用格式和规范，不得随意更改或篡改。

2.文件编码应当明显标注在文件正面右上角，并保持清晰可见。

3.文件编码应当及时录入电子文档管理系统，确保信息的完整性和真实性。

七、文件管理1.文件管理应当按照文件编码原则和规则进行规范操作。

2.文件管理应当按照文件密级和保管期限进行分类管理。

3.文件管理应当实行定期清理和归档，确保档案的整洁和完整。

八、文件保密1.文件保密应当严格按照文件密级进行管理和操作。

2.文件保密等级由文件管理部门统一制定和管理，不得私自修改或泄露。

3.文件保密涉及国家机密或单位重要机密的，应当按照国家相关规定进行处理。

九、文件备份1.文件应当定期进行电子备份，保证信息的安全和完整。

2.文件备份应当存放在专门的备份服务器或设备上，确保备份的可靠性和完整性。

3.文件备份的操作应当按照文件管理部门的相关规定进行，确保备份的及时性和准确性。

十、附则1.对于特殊情况下的文件编码和管理，应当根据实际情况进行适当调整和处理。

2.文件编码及管理制度的修订和变更应当经过相关部门的审批和确认。

3.本制度自发布之日起即生效，对以前的文件编码和管理操作有约束力。

文件的文件编号与归档要求文件是组织中不可或缺的重要资源，它记录了各种信息和事务的发展和演变。

为了确保文件的有效管理和使用，文件的准确编号和正确归档是必不可少的环节。

本文将着重介绍文件的文件编号和归档要求，从文件编号的原则、方法和规范到归档的目的、程序和注意事项，全面阐述如何建立高效的文件管理系统。

一、文件编号的原则文件编号是为了方便文件的识别、查询和检索而进行的编码操作。

以下是文件编号的原则：1. 一致性原则：同类文件应使用相同的编号规则，便于管理和查找。

2. 层次性原则：文件编号可按照一定的层次结构编制，如先按工作部门分组，再按时间、序号等细分。

3. 唯一性原则：每个文件的编号应是唯一的，避免重复和混淆。

二、文件编号的方法文件编号的方法多种多样，可以根据实际需要选择合适的方式。

常见的文件编号方法有以下几种：1. 序号编号法：按照文件的产生顺序，逐一编号。

例如：2022-001表示在2022年度中的第一个文件。

2. 日期编号法：以日期为依据进行编号，方便日后的查找和筛选。

例如：220101表示在2022年1月1日产生的第一个文件。

3. 部门编号法：按照不同部门进行编号，便于部门内部的管理和归档。

例如：HR-001表示人力资源部门的第一个文件。

三、文件编号的规范为了保证文件编号的准确性和标准化，有必要制定一些文件编号的规范。

以下是一些常见的文件编号规范：1. 统一编号格式：文件编号应采用统一的格式，如字母+数字的形式。

2. 文件类型标识：可以在文件编号中添加文件类型的标识，便于快速识别和分类。

例如：KT-001表示科技类文件。

3. 版本标识：对于多个版本的文件，可在文件编号中加入版本标识，以区分不同版本。

例如：2022-V1-001表示2022年V1版本的第一个文件。

四、归档的目的文件的归档是将文件按照一定规则和程序进行整理、分类和保存的过程。

归档的主要目的如下：1. 保存历史记录：归档能够保留组织的历史记录，方便查阅和回顾。

1. 目的：规范公司各类文件的格式和编号。

2. 合用范围：本规范合用于公司各管理体系的手册、程序、规范、技术文件、作业指导书、外来文件、记录表单等。

3. 职责3.1 总经理室：负责制定本规范。

3.2 各部门：编制文件时应按本规范要求执行。

4. 定义同《文件管理程序》5. 内容：5.1 管理文件的编写格式：5.1.1 管理文件的封面格式参照本文件的附件一，流程文件正文格式参照附件二，程叙文件正文的格式参照附件三。

5.1.2 文件编写条目按以下格式:1.1.11.1.11.1.1.12.2.12.1.12.1.1.1(如此类推，最多不超过 4 层)5.1.3 文件的页次格式为:页次/总页数。

5.1.4 版次:版次号/修订数，可以进行单页修改。

在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:A/0 →A/1→A/2→A/3→A/4B/0 →B/1→B/2→B/3→B/4 (如此类推)5.1.5 文件的字体5.1.5.1 文件大标题----黑体小二加粗5.1.5.2 文件“1--5”标题----黑体小四加粗5.1.5.3 文件“1--5”内容----宋体小四5.1.5.4 流程表框内----宋体五号5.1.6 文档类型为 word 文档，表单不限；5.1.7 文档行距：文档自设最小行距 12 磅5.1.8 文档页面设置：上 2cm，下 1.8cm左 2cm ，右 1.8cm5.1.9 若流程是流程文件，流程框内的表格设为虚线，不设明格；5.1.10 页眉页脚及其他部份的未尽事宜以附件范本为准。

5.1.11 文件中须包含以下内容：1 目的：介绍编制此文件的作用和意义。

2 合用范围：介绍文件合用的范围，如：按使用的场所(组织别、) 产品、职能等进行界定。

3 职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所承担的职责。

(已发行的流程文件中暂时保留“流程相关方”的写法，文件进行修订时均改用“职责”的形式来编写。

)4 定义：在此文件中引用，属公司特定含义的名词或者较难理解的则需要进行解释。

1.0目的对全公司质量管理体系文件、记录统一编号及格式，便于全公司质量管理体系文件的管理。

2.0适用范围适用于全公司各部门制定质量管理体系文件、记录时的编号及格式。

3.0职责3.1法规部负责监督各部门文件、记录编号及格式是否正确。

3.2各部门按规定对本部门质量管理体系文件、记录进行编号与确定格式。

4.0工作程序4.1质量手册的编号规定AHP/QM质量手册爱厚朴X/Y修订次数版本号4.1.1版本号X：用大写字母A、B、……依次排序如：A/0表示，A版没有修订；B/0表示，B版没有修订。

4.1.2修订次数Y：用1、2、……表示如：A/1表示：A版第一次修订；B/1表示，B版第一次修订。

4.2程序文件的编号规定AHP/QP--××文件序号程序文件爱厚朴4.2.1版次号：同4.1.1。

4.2.2修订状态：同4.1.2。

4.3第三层文件编号规定AHP3-XX-XXX文件序号部门代号4.3.1职能部门代号代号QG XS JS ZG SC CG FG 部门企管部销售部技术部质量部生产部采购部法规部例：AHP3-QG-004含义为：本公司企管部第三层文件：文件序号为004。

4.4第四层次文件（记录）编号规定AHP4-XX -XXX例：AHP4-QG-005含义为：本公司企管部质量记录：记录序号为005。

4.5图纸的编号与工艺文件的编号规定按《产品技术文件的编号规定》执行。

4.6外来文件的编号如果原文件有编号，引用原文件编号加流水号，如无编号按下列执行。

WL—××—×××流水号年度外来文件4.7文件受控号与文件发放号相同4.8文件的修订和修改4.9文件的修订：执行4.1.1、4.1.2规定4.10文件编制要求4.10.1每种文件格式统一，文件一律采用标准A4纸张。

页面上为1.8cm，下为1.8cm，左为2.5cm，右为1.8cm。

4.10.2文件全部用标准宋体字，字符间距为“标准”，行距为“固定值”“22磅”。