审计资料档案管理

1 审计资料档案管理

第一节 审计档案管理制度

为了加强我司的审计档案工作，充分发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国审计法》和《中华人民共和国档案法》，结合我司审计工作的具体情况，特制定本制度。

一、本制度中所称审计档案，是指审计部门在进行审计监督或审计调查活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。

二、我司的审计档案工作由审计部主管。

三、审计部和档案人员的职责是：

（一）认真贯彻执行国家关于审计档案管理工作的法规，依法建立我司的审计档案管理工作规章、制度；

（二）按照国家有关规定，做好审计档案的收集、整理、保管、利用、编研、统计工作。

四、审计档案的建立实行谁审计谁立卷、审结卷成、定期归档的责任制度；采取按职能分类、按项目立卷、按单位排列的立卷方法。

2 五、应当归入审计档案的文件材料是： （一）审计通知书、审计意见书、审计决定、审计建议书、移送处理书等审计公文；

（二）审计证据、审计工作底稿、审计报告及审计报告征求意见书；

（三）审计工作方案、检查审计决算执行情况的记录等文件材料；

（四）有关审计项目的请示、报告、批复、批示、问函、复函等文件材料；

（五）其它应归入审计档案的文件材料。

六、不归入审计档案的文件材料是：

（一）与具体审计项目无关的行政文书及审计综合管理文书；

（二）未用作审计依据，或未经核实的证明性材料；

（三）审计所依据的法规，政策文件中的无条款及其他参考材料；

（四）未经领导审签的文电草稿；

（五）其他不应归入审计档案的文件材料。

七、审计文件材料按项目立卷，一个审计项目可立一个卷或几个卷，一般不得将几个审计项目的文件材料合并为一个卷。跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。

3 八、审计案卷的文件材料一般应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料三个单元为序进行排列。结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程序的方法进行排列；证明性文件材料，按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序，对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列；立项性文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。

九、审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则是：

（一）正件在前，修改稿在后；

（二）定稿在前，修改稿在后；

（三）批复在前，请示在后；

（四）批示在前，报告在后；

（五）重要文件在前，次要文件在后；

（六）汇总性文件在前，原始性文件在后。

十、审计项目一经实施，立卷责任人即应及时收集本项目的文件材料。审计终结时，立卷责任人应对本审计项目形成的全部文件材料进行整理、鉴别和取舍，并按立卷的方法和规则进行组卷，经审计部部长复查后，依照有关规定进行案卷的编目和装订。

十一、审计文件材料的归档时间不得迟于该审计项目结 4 束后的X个月。

十二、借阅审计档案，一般应当限定在公司内部。凡需将审计档案借出公司或要求出具审计档案证明的，应由公司主管领导审批。

第二节 审计档案管理

为规范审计档案管理工作，根据《中华人民共和国审计法》和《中华人民共和国档案法》对审计档案的有关规定，结合公司的实际情况，制定本管理方案。

一、审计档案的归档范围

审计档案是指审计机关在进行审计监督或审计调查活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、审计档案的整理、保管

档案管理人员，由审计部指定专人负责审计档案管理工作，有专人整理立卷或装订成册。审计档案管理人员要认真执审计档案管理的规定，做好审计档案管理工作。

（一）审计档案的立卷、编号

审计档案管理人员应将归档的审计资料，按项目立卷，一个审计项目可立一个卷或几个卷，一般不得将几个审计项

5 目的文件材料合并为一个卷。跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷并分拒保管。

（二）审计档案的整理装订

审计档案管理人负责内部审计档案的整理装订。各种审计档案应按期进行装订成册，装订前对各种审计档案要顺序排列，严格审查，确保无错、无漏。做到装订整齐、完整、牢固，妥善保管，便于查阅。

（三）审计档案的借阅

公司内部人员如有借阅档案者，按公司规定办理手续后方可查阅，查阅后应立即归档。借阅档案应在公司档案室查阅。非本公司人员借阅档案，应持所在单位介绍信，填写“档案借阅审批单”，由审计部负责人签字后，报总经理批准后方可借阅。对于属于本公司商业秘密的审计档案，除履行上述手续外，应按照《公司保密工作暂行规定》办理借阅审批手续。

审计档案原则上不得借出。如因工作需要借出时，应填写“审计档案借出（复印、摘抄）审批单”，经申请的部室负责人、审计部负责人签字后，报总经理批准。

（四）审计档案保管期限

审计档案的保管期限应当按照项目审计案卷的保存价值确定，分为永久、长期（XX年至XX年）和短期（XX年及其以下）三种三、审计档案的移交和销毁单位之间交接审计档案的，交接双方应当办理审计档案交接手续。移交审计档案的单位，应当编制审计档案移交清册，列明应当移交的审

6 计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案号、应保管期限、以保管期限等内容。交接审计档案时，交接双方应当按照审计档案移交清册所列内容逐项交接，并有交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在审计档案移交清册上签名或盖章。

三、其他

审计部负责收集、整理、归档、保管公司法律诉讼文件等资料，借阅手续按照公司相关管理规定。

第三节 审计档案的重要性

一、审计档案的作用

（一）证明、查考提供依据审计监督是审计部的主要职能，查处违规犯法的现象是审计工作的重点。

通常情况下审计工作的重要材料都包含在审计档案里，在需要的时候作为查证复审的有力证据，供审计部门了解整个案情。

（二）积累材料，提高审计工作质量能够从客观、公正的角度反映本级审计部的相关政策水平的是审计文件材料，它可以作为上级机关向下级机关检查时的重要依据。深入研究审计文件材料不仅能够使审计人员深刻了解审计工作的基本规律，还能从根本上提高审计工作的质量。

（三）提供信息，供审计工作综合研究审计机构以及科

7 研部门进行综合研究的重要素材就是审计档案中保存的各种案例，有计划、有目的地对审计档案中有价值的信息进行综合研究以及开发应用，对宏观经济控制有着很重要的不可替代的作用。

（四）为开展审计宣传提供大量可用素材审计档案可以向国家干部以及人民群众对党的国家财经法规以及国家财经政策进行大力宣传，因为审计档案包含着有关国家经济效益、财务收支以及经济规律的大量材料，进而提高社会效益和经济效益，为经济建设服务和深化改革起到良好的宣传教育作用。

二、进一步提升审计档案管理工作

（一）增强档案管理意识审计工作的一个重要组成部分是审计档案，它是审计人员辛苦劳动的成果，同时它也真实、全面地记录着整个审计工作的过程。

我们要始终坚持档案工作的基本原则，重点把握档案工作的基本环节，完全符合档案工作的基本要求，为了保证档案管理工作的有序进行，我们应该把档案管理工作纳入机关日常考核制度中，从而也能更好地推进审计档案的现代化进程。

（二）提高档案工作人员素质为了使档案管理工作能够有效进行，档案工作人员要不断提升自身的业务素质，这就要求有关部门加强对他们专业知识的培训。

审计人员要严格按照要求对每个审计项目进行装订以

8 及归档处理。

此外，要把档案管理和整理工作作为档案人员业务评比与考核的一项重要内容纳入绩效考核制度中，让档案管理人员具有更强的责任意识。

三、完善档案工作制度

档案工作制度进一步健全完善档案管理工作制度，加强档案管理工作法制建设，体现审计程序的规范性、审计定性的准确性、证据要素的可靠性、归档文件的完整性等特点，要使审计档案的格式、核查、内容、借阅、管理、考核以及归档等一系列文件更加完善，要求档案整理人员严把档案形成关、收集关、检查关以及归档关，促进档案管理工作的科学化、法制化以及规范化。

四、审计档案计算机应用

推进审计档案计算机运用进程，发挥办公自动化技术效应审计部管理档案应当顺应时代发展的要求使用计算机进行资料的整理，提高档案管理的效率。

应当加大审计档案管理技术和物质的投入的力度，有条理地实现审计档案管理工作。

同时要加快推进档案管理的手工操逐步向自动化操作转化，利用计算机自动进行编目、检索、借阅、立卷、统计，从而提高档案管理工作的工作效率，达到利用办公自动化技术的高效率推进审计事业健康蓬勃发展的目的。

9 第四节 审计档案工作规范

一、为了加强审计档案工作，确保审计档案的安全完整，充分发挥审计档案的作用，根据我司《内部审计办法》、《档案管理规定》和保密管理规定及有关电脑文件资料管理规定等，制定本规范。

二、本规范所称审计档案，是指审计中心在进行审计监督或审计调查活动中直接形成的，具有保存价值的以书面或电子介质表达的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

三、本规范所称审计档案工作，是指审计中心对审计档案进行的搜集、整理、保管、利用、统计、鉴定和移交。

四、审计中心档案管理员的职责是：

（一）认真贯彻执行国家和集团关于档案管理工作和保密管理工作的法规、规定，依法建立本中心的审计档案管理工作规章、制度；

（二）按照集团有关规定，做好审计档案的搜集、整理、保管、利用、统计工作，为审计工作服务；定期对本中心库存审计档案进行鉴定，如期移交存入应由集团秘书部保管的审计档案；

10 五、审计档案的建立实行谁审计谁立卷、审结卷成、定期归档的责任制度；采取按项目立卷、按单元排列的立卷方法。

六、应当归入审计档案的文件材料是：

（一）审计通知书、审计意见书、审计决定（代拟稿）、审计报告、审计建议书等审计公文；

（二）审计工作底稿、审计证据；

（三）审计工作方案、审定审计报告的会议纪要、检查审计决定、审计意见书或建议书执行情况的记录等文件材料；

（四）有关审计项目的请示、报告、批示、询证函、复函等文件材料；

（五）与具体审计项目或审计事项有关的员工来信等举报材料；

（六）其他应归入审计档案的文件材料。

七、不归入审计档案的文件材料是：

（一）与具体审计项目无关的行政文书及审计综合管理文书；

（二）未用作审计依据，或未经核实的证明性材料；

（三）审计所依据的法规、政策文件中的无关条款及其他参考材料；

（四）其他不应归入审计档案的文件材料。

八、审计文件材料按项目立卷，一个审计项目可立一个