原始记录管理制度

原始记录管理制度

1.目的

原始记录是检定、校准和检测过程的实录,是出具检定和校准证书的客观依据,必须真实、准确、清晰、规范。为加强管理,特制定本程序。

2.适用范围

适用于检定站检定、校准和检测原始记录的管理。

3.职责

3。1检验室负责人负责原始记录格式的设计,技术负责人负责审批。

3.2检定、校准和检测人应认真填写原始记录,保证记录的真实、准确、清晰和规范。

3.3质量监督员认真核验原始记录,对记录的完整性负责。

3.4质量监督员负责对原始记录的监督与抽查。

4.工作程序

4.1原始记录的内容与格式:

4.1.1检定、校准和检测记录可以依据项目的要求由检验室负责人设计,技术负责人审批。

4.12内容包括:标题、仪器(样品)名称、型号、编号、生产厂家、样品

规格、送检单位、检定、饺准和检测时间和地点、环境条件、抽样规则、检定、校准和检测项目、方法依据、操作条件、标准物质、计算公式、检定、校准和检测人员、复核人员等。原始记录的内容应根据标准要求尽可能详尽,保证有足够的信息能再现和追溯检定、校准和检测原过程,未尽内容可在“备注”中说明。

4.2原始记录填写要求:

4.2.1原始记录必须用钢笔或签字笔填写,要求正确使用计量单位和符号,字迹清楚、书写工整,保持整洁。数据不得涂改,确因失误需要更改时,应对整组数据“双杠”改,并在该组数据的右上方重新书写,同时签字。

4.2.2原始记录必须按规定的内容填写,不留空白处,有效数字应与仪器设备的技术条件和检定、校准和检测项目的不确定度要求相适应,符合GB8170—87“数字修约规定”的要求。

4.2.3检定、校准和检测过程中,如出现仪器设备故障或电源、水源等环境突发事故,应记载在原始记录中,并说明处理过程。

4.3原始记录的复核与签字:检定、校准和检测结束后,检定、校准和检测人员对原始记录进行自查签字,并对其真实性和完整性负责。质量监督员核验检定、校准和检测过程的正确性及与方法的吻合性,不得更改原数据,如确实有误,由检定、校准和检测测人员负责更改,核验后签字。

4.4原始记录的保管:

4.4.1原始记录反映了样品的质量状况,涉及客户的利益,具有保密性。应执行《文件控制程序》。检定、校准和检测人员应妥善保管原始记录及报告正副本,待检定、校准和检测结束后,一并交办公室保管,定期归档。除检定箍负责人、质量监督员和档案管理负责人外,其他人员不得随意翻阅。未经检定站负责人批准,任何人不得转抄和复制。执行《保密及保护所有权程序》。

4.4.2原始记录应有唯一编号,并与报告的编号一致。

4.4.3原始记录由档案管理负责人进行管理,按年度整理归档,保存五年。查阅存档原始记录,需经技术负责人批准。超过五年期的原始记录及报告应由档案管理负责人提出销毁申请,经副站长批准后做销毁处理。