如何提升时间管理的能力（上）张学栋中国行政管理学会副秘书长各位学员，大家好，我是中国行政管理协会的副秘书长张学栋，今天我和大家分享的题目是《如何提升时间管理的能力》。
一、时间管理这个问题，我们每个人每时每刻都会需要到，时间的管理，因为时间是流动的，它是不可复的，走过去就过去了，因此这个管理和其它的管理不一样。
我在讲课之前，想到了一句话，谁的话呢？就是一千多年前，朱熹的话和一千多年前颜真卿的话，颜真卿说过，就是那颜体书法的那个创始人，三更灯火五更鸡，正是男儿读书时，黑发不知勤学早，白发方悔读书迟，这是颜真卿说的。
而朱熹，朱熹，一个哲学家，宋朝的著名的哲学家，他说少年易学老难成，一寸光阴不可轻，我们常知道的少壮不努力，老大徒悲伤，很多了。
那么国外的人对时间的感觉，其实真正的珍惜的人是都有感觉的，高尔基曾经说过，世界上最快而又最慢，最长而又最短，最贫乏而又最珍贵，最轻易被人忽视而又最令人后悔的，就是时间。
你看不同的人对时间的感觉是完全不同的，鲁迅先生说过，时间先天得到的都是二十四小时，可是一天的时间给勤勉的人带来聪明和气力，给懒散的人只留下一片悔恨，这就是古人、外国人对时间的感觉。
实际上，时间就是生命，时间就是速度，时间就是气力。
（一）时间管理的含义现在流行的一个叫高效的时间管理，我先给大家介绍一下，为什么会流行这个时间管理呢？刚才主持人也讲过了时间的问题，就是在这个时代时间过得太快了，你存在微信、微博、网上，你看任何一个东西，时间悄悄地就溜走了。
那么时间怎么管理呢？实际上，所谓时间的管理，就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标，时间管理并不是要把涉及所有的事情都做完，这点很重要，比如说我们要写一万字的文章，必须一天完成，那也没效率，也不是时间管理，那是实际上脑子也累了，效率也不高了，还不如不这么做呢，它是更有效的应用时间。
（二）时间管理的目的与功能时间管理的目的，除了要解决你该做什么事情以外，这是一条该做的事，第二，什么事先做，什么事后做，因为只有做事、想事会花时间，所以大家对时间管理的意识起来，怎么叫起来呢？就是先做什么、后做什么，该做什么、不该做什么，如果今天听完我讲的课程，大家能够知道在有限的时间里边能够做到该做什么事情思考了，什么事情先做思考了，今天的课程就达到目的了。
卡尔·马克思说过，时间就是人类发展的空间，他的时空观，这是他对时间的一个迄今为止最科学的、最富有想象力的理解，所以它是一个空间概念。
空间呢，我把它理解为我们认知的范围和思考的范围，一个人认知的范围越大，思考的范围越大，时间的管理效率是立体化的，所以大家好好的听了这个马克思的话，思考一下我们是怎么管时间的。
什么是时间管理另外一个重要的目的？就是决定什么事情不该做，不该做是选择，不该做是放弃，时间管理不是完全的掌控，而是减低它的变动性，因为定好的事情不能老变，变了又重复，那就是浪费时间。
因此，时间管理最重要的功能是透过事先的规划，作为一种提醒与指引，然而有关时间管理已经有相当多的历史。
那么怎么提醒呢，怎么指引呢？比如说我们要了解，我现在是中国行政学会，我们有几十个分会，几十个省的学会，还有七八个分会，那么这些分会我们要负责联系，怎么联系呢？如果一天都打不完电话也不行，因此就要分清轻重缓急做好规划，这一周联系哪些省，谈什么事先都计划好，那好，你谈起来的效率就完全不一样了。
（三）时间管理的阶段回顾历史，回顾高效时间管理的历史，它可以分为四个阶段，当然今天是我们第四阶段，这四个阶段大家可以回顾一下，其实在你成长的过程中，也对时间管理进行了一个不自觉的分类的阶段。
1、利用便签和备忘录第一代主要注重利用便条和备忘录，其实我看到很多老先生老同志都有记日记的习惯，好记性不如烂笔头的，他希望有任何重要的事情，他就拿个笔记一下，其实笔的记忆是动手的记忆，动手的记忆比过眼云烟脑子里的记忆要稳一些、久一些，所以他用便条和备忘录，这个他事情多了以后，忙碌中调配时间和精力。
我曾经见过一位管登记客户信息的一个老先生，这个登记客户信息，他在社区里登记信息的变化，我看他有好多种备忘录，他的办公室里有四本备忘录，其中最重要的一本是当今的事，另一本是这一年重要的事，还有就是需要拜访的人，常一块时间做的，还有是我要完成的事。
他这样一归类以后，他的那个备忘录其实很薄，我打开看过一下，它就只有几十个字，比如说记住重阳节见谁，他就有数了，他就不至于抓瞎，不至于忙中出错，所以这个确实也提高了效率，记忆力再好也会忘事，因为事情叠加以后他就会忘掉。
2、强调事例和日程表第二代强调事例和日程表，就是工作的计划，我第一个月做什么，第二个月做什么，第三个月学什么。
我认识一位作家，他写书，写八九十章的书，他计划用半年的时间，他绝对不会每天想着八十章怎么写，而是先从最轻松的容易入进去的章节去写，然后再写最能写的，能写的一写，他告诉我后面的就顺着就下来了，如果说你就坐到这里每天要想八十章，那就写不下去，而且他很注意在这个写完十章、八章的时候，一段写完以后他就马上的做一些调整，怎么调整呢？根据难易程度，根据资料的收集程度，他今天写累了，他剩下的时间就开始收集资料，琢磨别的事情，重点的情节怎么突破，怎么避免雷同，怎么寻求更精彩的部分，怎么注意语言的组织总结、素材的收集积累。
我看他两本书，他说两本书起码要参考一百多本书，就是上下卷两卷，所以这个他是事例。
日程表是什么呢？一般都是一周的日程，我们经常在接待代表团的时候会做一个日程表，如果你不做日程表就抓瞎，另外什么时间去哪儿，比如说我们接待一个来访的团，在北京活动三天，他要去北京大学、清华大学，去人民大学，去很多院校，同时还要拜会很多专家，同时还要给学生做讲座，同时还要晚上宴请，在这么短的时间，这么多的内容如何办呢？这就需要我们事先把这个日程规划好，规划好以后，把各种需要联系的人联系好。
有一次我们到北京大学，警卫、门卫把我们挡住了，新的门卫换了，他不知道昨天有这样一个活动，你就要想方设法说服门卫让车进去，不然的话车待了十五分钟，那边等十五分钟，这边等十五分钟，既浪费了时间又坏了情绪，这就反映出时间观念与主导规划未来的重要性。
所以，如果说第一代早期的是备忘录的话，那么第二代就是日程表，这个大家都做过，其实不难的，而这个始终是很有效的，你可以写在你的手机里边的日历提醒你，我们也是这样，经常会注意调整，把我们日历里重要的事情做调整，做好安排，做好安排就会忙而不乱，心情也不会烦躁，准备好的东西总比打乱战强。
3、讲究优先序列第三代是目前正在流行的一个时间的管理，讲究优先顺序的系列，也就是按照轻重缓急设定短、中、长期的目标，再逐日制定实现目标的计划。
这个比较好，为什么？事情多，节奏快，变化大，面对事多、节奏快、变化大的情况，面对互联网时代信息泛滥的情况，必须根据事情的重要性，不管是个人的事情、组织的事情，都要做好先做轻重缓急的设计。
我认识一个很优秀的办公室主任，他告诉我办公室人的诀窍就一个轻重缓急，但是经验不足，孰轻孰重如何把握？经验不足，孰缓孰急如何把握？用短期、中期、长期，把长期的目标费了很多时间想，但是到时候目标变了、环境变了、形势变了，白干，中期的目标想不细，近期的目标老想又想不透，所以想不透的问题放下，想不细的问题分四处想，长远的问题大致描绘方向，千万不可在短、中、长期的事情上同时用力，这样，你的精力固然有，但是最后的效果不好，因此着力点是短期，关注点是长期，注意的是中期，这样把握一个精力丰沛的丰充，然后再按轻重缓急进行设计，逐日制定实现目标的计划，这个是个真正的动脑子的地方。
在今天这个时代，最好是以周来制定工作计划，从远处有了计划，大计划以后，分解下来以后，我们的工作每周，把它落实到每周，先落实到每季度，每一季度每一周，然后每一日，这才是一个大的计划，有了计划就不会急了，我们也常常容易没有计划的情况下，来了一件事情把它应对，来一件事情应对，就会导致疲于奔命。
当然，应对状态下时间的管理会打乱，因此，在做计划的时候总要留点富余，不要打得太满。
有个人写东西，他说我写一个文件，他说我每天要写三千字，我十天，两周我写三万字，可是写到二三天的时候，又有一个特殊的事影响了，写不完了，所以他心里又焦急，因此就写的质量降低，所以这些东西一定是要有余地，你为什么要定两周呢？你最好是三周，你有修改的时间，有思考的时间，有缓冲的时间，将有限的时间和精力加以分配，争取最高的、最好的效率，这种做法实实在在是有它的可取之处的，他最后不像那个小珍珠一样的写个备忘录，一条一条它没有序列，没有顺序，重要性都写出来，比如说有二十天事情，可是他没有分配，没有重点，这样很容易没有效率，另外也达到不了目标。
在这用心的过程中，有人发现，过分强调效率，刚才我说了，就会把时间绷的死死的，其实是适得其反的，最典型的就是考试前的复习，考试前的复习，都想复习好，所以每一课程都绷的满满的，甚至考试前的头一天，还在做作业，还有学习，然后大人还催着，在旁边陪着，使人增加了无形中的很多负担，这样的话就不能有一点点空间，不能有一点点放松，使事的以后越受到过失，这样就影响了一个人在生活上的从容和淡定、自信。
那情绪坏了，所以没有效果，因此做时间管理分配的时候，还是要张弛有度。
4、个人管理现在，又有了所谓第四代的出现，和以往截然不同的是，处于它根本否定时间管理这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。
这是个新观点，与其着眼于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上，这样，就可以合理安排一些事情的先后顺序，而应该什么时候去做，这样就有了规划了，就有了一个明确的目标了，阶段性目标明确了，这也是一个在企业里边引申出来的。
因为如果时间管理它是假定这个需求是固定的。
现在海尔集团它推行的一种理论就是这个，它是每个人都是创造者，每个人都是定制者，因为客户的需求是千变万化的，不是从生产线出来的，而是根据个性化的需求定制的，因此在这种情况下，如果你按照时间的管理我生产同样型号的5000台，我慢慢卖出去，这个也不是很好的时间管理，不是一个高效的时间管理，它就是一种根据事情、根据事务，以事情为导向的、以需求为导向的时间管理，这一点，大家也可以琢磨一下。
这个我想起了陶渊明先生曾经说过，盛年不重来，一日再难晨，即使一直勉，岁月不饶人。
时间管理它是一种意识。
刚才讲的是一些想到的方法和思考，但是更重要的是你观念里边就要有一点细思的感觉，无畏的浪费时间，把它碎片化的时间，一天坐车的时间、走路的时间、坐高铁的时间、睡前醒来的时间都可以用起来，可以读书、可以写字、可以学习、可以听收音机、可以做很多这种喜欢的事，那么可以想象自己的工作，也可以锻炼身体，先有一个整的人生的计划，当然在人生的不同的阶段对于时间管理也是不一样的。
