文秘信息工作课考试一．文秘专业文秘是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。
作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。
它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。
文秘专业已经成为二十一世纪中国经济发展十大需求专业一。
二．文秘信息课程体系1.信息工作概述2.信息工作的基本环节收集、整理、存储、传递、利用、反馈、开发3.信息工作的应用辅助决策、辅助事务处理第一章信息工作概述一、信息工作的发展和作用二、信息的概念、特征和分类三、信息工作的要素及内容四、信息工作能力一．发展和作用发展：随着信息时代的到来，信息技术已成为当代最具潜力的生产力，信息资源已成为国民经济和社会发展的战略资源，信息化水平也已成为一个地区和城市现代化程度的重要标志。
作用：信息是决策的基础和依据。
二．概念、特征和分类概念：不同于消息特征：真实性、及时性、针对性、应用型分类：重点信息、热点信息、亮点信息、预警信息（动态型、建议型、经验型、问题型、预测型）三、要素及内容（一）要素1.主体2.客体（二）内容收集、整理加工、开发利用、反馈四、信息工作能力（一）要素1.信息源2.信息渠道3.信息搜集系统4.信息整理能力（二）提高途径目的性、预测性、判断力第二章信息的收集一、概述三段论：为什么收集收集什么怎么收集二、为什么收集即收集目的及针对性1 . 为谁收集2 . 用来干什么三、收集什么七要素：时间、地点、经过、结果、原因、影响、分析等四、怎么收集1.把握原则：真实（全面）、及时、针对、应用2.把握要领：信息队伍、信息渠道、信息源3.把握方法：社会调查、查阅文献4.注意三个意识：政策意识、全局意识、主动服务意识第三章信息的加工一、概念信息的加工是指将收集到的信息按照不同的目的和要求，进行鉴别和筛选，剔除虚假、过时和无用的信息，使信息条理化、规范化和准确化的过程。
简言之，信息加工即秘书对收集到的信息加以必要的吸收和消化，提炼出精华性的信息以供利用。
二、内容筛选→鉴别→提炼→研究→撰写1.筛选：对收集到的大量信息进行去粗取精的工作，从中挑选出典型的、有价值的信息以供利用。
2.鉴别：用科学的方法对信息进行去伪存真的工作，并对信息的性质、真伪、价值、作用等作出鉴定和判断。
3.提炼：对信息进行编辑、统计、分类、综合、提要等工作，让领导及其他信息利用者用较少的时间阅读和掌握必要的信息，获得最大的信息量，减少不必要的或低价值的信息对他们的干扰。
办公室部门编写的简报、摘报、快报等都是对各种信息进行浓缩和提炼的成果。
4.研究：对所获得的原始信息和其他信息进行分析、推论、归纳、综合、以形成明确的观点、概念和结论，创造出新的更有价值的信息，成为更高层次的信息和知识。
有时在这个活动中秘书还会发现一些现有信息的不足，以便进一步采集、补充；另外，对一些焦点信息还要进行专门的调查研究，以获取更深层次的信息。
5.撰写：将那些经过加工的信息转换为新的书面信息。
一般说来，信息的加工工作是一项艰巨的工作，而且决策的层次越高，需要的信息加工程度越深，从事这项工作必须要有深厚的对事物分析、判断和研究的能力。
随着信息生成的不断加快，决策对信息质量要求的不断提高，信息加工工作的难度也在增加。
第四章信息的存储一、概述信息的存储是指对加工后的信息进行科学、有序的存放，以便使用的过程。
它包括两层含义：一是将加工后的信息按一定的规则记录在相应的载体上；二是将这些信息载体按一定的特征、内容性质进行综合，组成系统有序、方便检索利用的体系。
有些信息在收集、加工处理完毕后并不是马上就要被利用，这样就需要把这些信息先保存起来。
另外，一些有价值的信息被使用过后还有第二次，甚至第三次被使用的价值，因此需要将这些信息留存。
所以，研究信息如何存储是非常有意义的。
二、信息存储规划（存什么、存哪儿、怎么存）具体回答下列问题：⒈要有什么样的信息材料需要保存下来？⒉分散保存，还是集中保存？⒊此类信息每年的产生量大致是多少？⒋此类信息的使用频率有多大？⒌需要保存较长的时间？要保存多久？⒍信息载体需要什么样的保存条件？⒎放在哪儿比较合适（方便、安全、经济）？⒏可提供的存储空间有多大？⒐重要的、保密的信息放在哪儿？⒑需要购买什么样的储存柜或其他装具？三、储存信息的分类从内容、性质、特征、用途、载体等角度，将有内在联系的信息分门别类地作和在一起，对信息进行分类。
一方面可以将原来零散的、孤立存在的信息有效地组合在一起，增加信息的价值；另一方面也便于有序地保存信息。
信息的分类有多种方法，如通常人们会首先将信息按载体分类，然后再按其所反映的问题等特征分类，再按时间顺序排列。
四、信息的编码和编目按一定的体系给每一份信息材料一个独特的编码，进行登记，并编制目录索引等检索工具以方便今后的检索。
在电子类信息中，这项工作在信息输入阶段即可以建立一些特征，然后利用计算机的强大功能，进行多种方便快捷的检索，大大降低了这方面的工作强度。
五、存储方式对信息进行存储有多种方法。
随着信息量的增加，需要存储的信息越来越多，对信息存储的要求也越来越高。
因此，传统的手工存储已满足不了需要，必须借助于现代化的手段，如计算机、缩微技术等，目前，常用的存储方法主要有：人工存储、缩微存储、光盘存储。
人工存储人工存储属传统存储方式，即在纸上记录，并人工保存在档案室或其他处所。
这在今天仍然是最常用的方法。
特点：手工存储信息容易理解和使用，一旦找到就能阅读，不需要特别昂贵的设备，但大量的纸质材料会占据很多空间，而且需要长期保存的材料还有较高的环境要求。
缩微存储所谓缩微技术就是将资料或图书通过专用设备利用照相原理缩小到底片上，使用时再用专用设备阅读或复印。
特点：使用不广泛。
光盘存储光盘存储是指将文字、影象等信息以数字的形式存储在光盘上。
特点：光盘信息存储的密度非常高，可以进行海量存储，与纸质文件相比，可以节约大量空间、存储成本，总体核算较低；信息的检索存取操作简单快捷；可以与计算机联机使用，易于远距离传输和随机检索等。
计算机存储要采用科学的编码体系，缩短相同信息所需的代码，从而节约空间；计算机存储应对数据进行科学合理的组织，要按照信息本身和他们之间的逻辑关系进行存储。
信息存储注意事项：1.安全可靠！各种自然技术及社会因素可能造成的资料毁坏或丢失，都必须有相应的处理和防范措施。
2.存取方便！信息存储必须满足存取方便、迅速的需要，否则就会给信息的利用带来不便，第五章信息的传递秘书机构的枢纽地位决定了它是联系内外、沟通组织上下左右的信息中心，因此，秘书进行信息传递的范围非常广泛。
传递范围就信息传递方向划分，包括：⒈上而下：将管理层的决策管理信息传递给下级部门；⒉下而上：将下级部门的工作动态、成果、问题、要求等及时汇报给管理层；⒊行往来：通过各种信息传递，使各部门协调工作、互相配合；⒋内而外：将组织内的信息传递给社会其他组织，如信息发布；⒌外而内：将各种对企业经营管理活动有用的信息及时传递给组织内的有关部门或人员。
传递方式办公室作为领导和管理工作的辅助部门，在进行信息传输时，往往负责各种正式信息的传递，其主要方式有：⒈书面形式。
它包括：正式文件；内部文件（便条、备忘录等）；邮件；传真；电子邮件（计算机网络）⒉口头形式。
它包括：电话；会议；比较正式的谈话。
上述不同传递方式的传递速度、质量、保密效果等各有不同，各有所长。
因此，在选择传输方式时，秘书必须根据信息的具体情况综合考虑，选择一种最为妥当的方式。
第六章信息的利用一、概念信息提供者——信息利用者二、特点周期性、经常性、广泛性、时效性三、要求合法、安全、满足需求、注意积累信息工作的核心阶段和终极目的。
其内容包括：1.领导或有关部门利用提供的信息，辅助决策，或参考制定政策，或掌握基层情况；2.采用恰当的方式，及时发布、传播给有关组织和人员加以利用；3.采取恰当形式，将信息保存、形成信息中心或信息库，供有关组织和人员进行浏览查阅。
第七章信息的反馈一、概述（一）概念信息的反馈是指将信息使用中的效果及使用中新产生的信息进行再收集、再加工、再传递。
（二）目的1.检验和调整信息传递；2.检查信息真实性；3.为决策提供依据。
（三）特点针对性、及时性、连续性二、信息反馈的形式和要求（一）形式1.时间上：前反馈与后反馈；2.方向上：纵向反馈与横向反馈；3.性质上：正面反馈与负面反馈。
（二）要求真实、及时、全面（三）特点针对性、及时性、连续性三、信息反馈的程序1.明确目标；2.选择方法（系列型、连续型、广角型）；3.获取反馈信息；4.加工分析反馈信息；5.传递反馈信息；6.利用反馈信息。
第八章信息的开发概述、形式、途径和方法一、概述信息是可以不断再生的资源，人们可利用失去原有价值的信息经过加工而得到新的信息。
对信息进行增值开发，是进一步丰富信息资源的重要手段。
信息开发是对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。
信息开发具有多次性，共享的特性。
二、信息开发的类型1.一次信息开发（无序变有序）提高信息利用率2.二次信息开发（加工整理）提供信息线索3.三次信息开发（）三、形式/方法1.简报2.索引3.目录编制4.文摘5.信息资料册6.简讯7.调查报告信息的增值开发可通过下面途径获得：1、控制潜在信息。
立足微观、着眼宏观，抓住对全局有一定借鉴作用的微观信息，挖出潜藏的、对宏观有指导价值的信息进行细整理、精加工，努力使其上质量上档次。
使原有的信息大幅度增值。
2、发现超前信息。
苗头信息的价值大部分是潜在的，往往被遮盖而不受重视。
为使信息不断增值，秘书人员不仅要主动去发现和捕捉苗头性信息，还要进行深入分析和研究，多发现有倾向性的信息，以更能够好地发挥参谋助手作用。
3、实现信息的多次利用。
信息不只是有一次价值，好好利用会出现多次增值。
对内涵容量大的信息要进行系列开发和连续开发。
不但要抓住对全局有较大影响的重要问题，使信息在连续开发过程中不断增值。
还要围绕领导者决策的实施过程，开发相关信息，及时掌握热点、难点、亮点问题，不断进行更大范围和更深层次的开发，使一次性信息发展成为多次性信息。
4、开发预测信息。
要想在诸多信息中发现未知的事物发展规律，并根据这一规律去预测未来，就需要通过艰苦细致的努力，在总结过去和现在的事物发展中，去描述事物前进的直线或曲线轨迹，从中发现事物本质的运动规律，为准确预测未来的发展趋势寻找信息依据。
第九章信息的应用信息的应用体现在辅助决策和辅助事务处理。
1、辅助决策。
立足微观、着眼宏观，抓住对全局有一定借鉴作用的微观信息，挖出潜藏的、对宏观有指导价值的信息进行细整理、精加工，努力使其上质量上档次。
