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规范用字管理要求一、背景介绍在现代社会中，文字是人们交流和沟通的重要工具。
准确、规范的用字能够提高信息传达的准确性和效率，避免产生误解和歧义。
因此，对于各类文档和文字材料的用字要求十分重要。
二、目的和范围本文旨在规范用字管理，确保文字的准确性和规范性。
适合范围包括但不限于公文、商务文件、学术论文、广告宣传、网站内容等。
三、用字要求1. 字体要求（1）使用常见的字体，如宋体、黑体等，确保文字清晰可读。
（2）字体大小普通为12号，标题可适当调大。
（3）避免使用特殊字体和艺术字体，以免影响阅读和理解。
2. 拼写要求（1）严格按照词典规定的拼写方式拼写单词。
（2）避免拼写错误，特殊是常见的易混淆词汇。
（3）对于专有名词和外来词汇，应按照规定的拼写方式使用。
3. 标点符号要求（1）使用标点符号时，应符合语法规范。
（2）避免滥用标点符号，特别是感叹号和问号。
（3）注意标点符号的位置和使用方式，确保句子结构清晰。
4. 语法要求（1）使用正确的语法结构和句式，避免句子结构混乱。
（2）注意主谓一致、时态一致等语法规则。
（3）避免使用过于复杂的句子结构，以免引起理解难点。
5. 用词要求（1）使用准确、恰当的词汇，避免使用含糊、含糊不清的词语。
（2）避免使用俚语、口语和不规范的词汇。
（3）注意词语的搭配和用法，确保表达准确。
6. 表达要求（1）表达要简洁明了，避免冗长和啰嗦。
（2）注意段落结构，合理分段，使文章结构清晰。
（3）避免使用过多的修辞手法和夸张的修饰词。
四、监督与检查1. 监督责任（1）各部门和单位应建立用字管理制度，并明确责任人。
（2）监督部门应定期检查各部门和单位的用字情况，及时发现和纠正问题。
2. 检查方式（1）抽查样本，进行随机检查。
（2）对重点文档和重要场合的用字进行全面检查。
3. 处理措施（1）对于发现的用字问题，应及时指出并要求整改。
（2）对于重复浮现的用字问题，应进行严肃处理，并追究相关责任人的责任。
财贸学院团总支、学生会材料规范要求为使我院相关材料收集与整理工作更加规范化，特制定本规范如下：一、原始文件材料的质量要求1、纸质文件材料必须使用碳黑墨水笔或黑色签字笔写，不能使用字迹容易扩散的圆珠笔、铅笔、彩色笔、纯蓝墨水笔写。
2、所有形成文件材料的纸张必须用A4纸二、材料的格式要求1、文字材料制作工具使用Microsoft Word2000/XP/2003/2007中文版。
2、页面设置1、纸型采用国际标准A4型纸且激光单面打印或复印。
2、打印方向（1）文字材料采用纵向打印。
页边距：上25mm，下22 mm，左28 mm，右26 mm。
（通知除外）（2）表格采用横向单面打印，上边距为28mm，下边距为26 mm，左边距25 mm，右边距22 mm。
（通知除外）（3）文中表格采用纵向打印，页边距同（1）。
（通知除外）3、文字材料字体、字号、结构层次等方面的要求1、标题标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
一级标题：2号黑体（如有副标题，用3号楷体;行距为固定值25，居中排版）。
二级标题：3号黑体。
三级标题：3号仿宋加黑。
文中小标题：4号仿宋加黑。
2、正文正文字体大小采用4号仿宋体字，行距为固定值25磅，段后0.5行，表格内文字的字号、行间距可适当调整。
大标题下空一行，每自然段左缩进两个字，回行顶格。
数字、年份不能回行。
文中如有小标题，结构层次序号为：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。
结构层次如为三层，取上述层次中的第一、三、四层；如为两层，取上述层次中的第一、三层；如为一层，取上述层次中的第一层。
所有标题独立成行，不加标点，标题前左缩进两字符。
3、附件文件资料如有附件，在正文下空一行左缩进两个字用3号仿宋字体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称，附件如有序号使用阿拉伯数字。
4、落款凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期，用3号仿宋字体字标识。
有关公文、材料用字及格式的几个规范问题（一）文字材料中序号、标点的正确使用1．“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。
2．“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”、“二、”、“三、”。
3.“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“ 2.”、“ 3.”或“A.”、“B.”、“C.”。
4．序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。
（二）年份中“零”的正确使用年份如用中文形式表示，如“二○○五年十月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2005年10月”。
（三）公文文号的正确使用印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“…‟”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（）”或中括号“[ ] ”。
如：岚语（2009）5号（不规范）岚语 [2009] 5号（不规范）岚语…2009‟5号（规范）（四）正确区分连接号和破折号1．凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”或“──”。
如：2005年9月～10月中的“～”（使用规范）2．凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“──”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。
（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）（五）汉语拼音注音字母的正确使用1．大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。
2．分连写：词内连写，词间分写。
例：“公共场所请勿吸烟”GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，不规范。
文字材料格式规范一、文字材料的格式文字材料的格式一般包括：标题、正文、行文机构、行文日期、附件等。
（一）标题。
标题应当准确、简要地概括文字材料的主要内容，居于正文上端中央，用二号华文中宋体或加粗宋体。
标题较长需回行时不能把完整的词拆开。
标题与正文之间间隔使用“段后间距”适当调整，不可以空行调整或不调整。
（二）正文。
正文是文字材料的主体，叙述文字材料的具体内容。
正文内容要求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法。
1.层次序数要求。
文中的结构层次序数为：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1．”（不能写成“1、”），第四层用“（1）”。
在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”。
层次序数必须为输入格式，不可使用自动生成格式。
第一层为“一、二、三”，第二层为”（一）（二）（三）“，第三层为1.2.3，第四层为（1）（2）（3），第五层为①②③2.字体要求。
正文中只能用仿宋、黑体、楷体等字体，均用三号字，不能加粗。
正文中只有一级小标题的，用黑体字；有两级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字；有多级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字，第三级及以下用仿宋体。
除小标题之外的正文文字用仿宋体，每自然段第一行左空2字。
（三）行文机构。
写在正文下偏右处，又称落款，在正文之下一般空4行（也可根据页面需要适当空行），且一般要写全称，用三号仿宋体。
（四）行文日期。
文字材料必须注明行文日期，行文日期位于文字材料的末尾、行文机构下并适当调整与行文机构的对应位置。
行文日期必须写明“年、月、日”全称，用汉字标注，即“大写”，“零”应写作“〇”，用三号仿宋体。
（五）附件。
附属于正文的文字材料，根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料。
文字材料如有附件，附件的名称和件数应当在正文之后、行文机构之前注明，在正文最后一行后空1行的左侧空2字，用三号仿宋体字标注“附件”2字后标全角冒号和附件名称。
如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。
有关公文、材料“用字及格式”的规范要求一、文字材料中序号、标点的正确使用1“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”“第二，”“首先，”“其次，”等。
2“一，”“二，”“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”“二、”“三、”。
3“l、”“2、”“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点(实心小圆点)，即“1．”“2．”“3．”或“A．”“B．”“C．”。
4序号如加括号，如(1)(2)(3)等，不再加标点符号。
二、年份中“零”的正确使用年份如用中文形式表示，如“二○一三年一月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”，而应该用圆“○”(一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择)；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2013年10月”。
三、公文文号的正确使用印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“﹝﹞”(一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择)，而不应该用小括号“( )”或中括号“[ ]”。
如：***教语(2013)5号(不规范)***教语[2013]5号(不规范)***教语〔2013〕5号(规范)四、正确区分连接号和破折号1.凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”或“一”。
如：2013年2月～6月中的“～”(使用规范)2.凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。
(选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找)五、汉语拼音注音字母的正确使用1.大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。
2.分连写：词内连写，词间分写。
例：“公共场所请勿吸烟”GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，不规范。
办公室文稿工作标准一、准确性在撰写办公室文稿时，确保信息的准确性和可靠性是最基本的要求。
文稿内容必须准确反映实际情况，数据和信息来源必须可靠，没有歧义。
如有引用，需注明出处。
二、清晰性文稿应具有清晰的逻辑和条理，表述简洁明了，避免使用模糊或含糊不清的语言。
段落设置合理，使读者能够轻松理解文稿的内容和要点。
三、规范性在文稿中，应遵循公司或组织的行文规范，使用标准的公文格式和语言。
用词要规范，避免使用口语化和不正式的表达方式。
同时，注意文稿的排版和格式，保持美观整洁。
四、完整性在撰写文稿时，应全面考虑问题，涵盖所有相关信息和细节。
对于重要事项或数据，需提供充分的背景信息和解释。
在提交文稿前，确保文稿内容完整无遗漏。
五、时效性办公室文稿工作需注重时效性，确保信息的及时性和有用性。
对于需要快速反馈的事项，应及时撰写并提交相关文稿。
同时，关注行业动态和政策变化，以便及时调整文稿内容。
六、语言简洁在保证清晰性和完整性的前提下，尽量使用简洁的语言表达意思。
避免冗长和重复的句子结构，力求言简意赅，提高文稿的可读性和传达效率。
七、校对审核在提交文稿前，务必进行仔细的校对和审核，确保文稿内容无误。
检查语句是否通顺、数据是否准确、格式是否规范。
如有必要，可请同事或上级领导协助审核。
八、尊重隐私在撰写涉及个人或组织隐私内容的文稿时，应尊重他人的隐私权。
对敏感信息进行适当的处理或保密，避免泄露他人的私人信息。
如需引用或提及隐私信息，需事先征得相关人员的同意。
文字材料格式规范为统一集团各类文字材料格式，提高页面排版质量，现对文字材料的格式规范如下：一、文字材料的格式文字材料的格式一般包括：标题、正文、行文机构、行文日期、附件等。
（一）标题。
标题应当准确、简要地概括文字材料的主要内容，居于正文上端中央，用二号华文中宋体或加粗宋体。
标题较长需回行时不能把完整的词拆开。
标题与正文之间间隔使用“段后间距”适当调整，不可以空行调整或不调整。
（二）正文。
正文是文字材料的主体，叙述文字材料的具体内容。
正文内容要求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法。
1.层次序数要求。
文中的结构层次序数为：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1．”（不能写成“1、”），第四层用“（1）”。
在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”。
层次序数必须为输入格式，不可使用自动生成格式。
2.字体要求。
正文中只能用仿宋、黑体、楷体等字体，均用三号字，不能加粗。
正文中只有一级小标题的，用黑体字；有两级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字；有多级小标题的，第一级用黑体字，第二级用楷体字，第三级及以下用仿宋体。
除小标题之外的正文文字用仿宋体，每自然段第一行左空2字。
（三）行文机构。
写在正文下偏右处，又称落款，在正文之下一般空4行（也可根据页面需要适当空行），且一般要写全称，用三号仿宋体。
（四）行文日期。
文字材料必须注明行文日期，行文日期位于文字材料的末尾、行文机构下并适当调整与行文机构的对应位置。
行文日期必须写明“年、月、日”全称，用汉字标注，即“大写”，“零”应写作“〇”，用三号仿宋体。
（五）附件。
附属于正文的文字材料，根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料。
文字材料如有附件，附件的名称和件数应当在正文之后、行文机构之前注明，在正文最后一行后空1行的左侧空2字，用三号仿宋体字标注“附件”2字后标全角冒号和附件名称。
如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。
附件名称较长需另起一行时，应当与附件名称的文字对齐，序号后面用小圆点，例如“附件：1．×××”，附件名称后不加标点符号。
