Excel2003电子表格教程

1 Excel电子表格教程 编著：罗国松 第一章 Excel电子表格概述 Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件，很多企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算。 在桌面上打开EX软件后，窗口的组成和WD一样由菜单栏、工具栏、工作区、状态栏等组成，但WD的工作区是一张白纸，而EX的工作区就是一个灰色的表格，所以如果说WD是专业文档处理软件，那么EX就是专业处理与表格数据相关的软件，如报表、工资表、资产表、商品明细表、销售表等。 在日常办公中，如果是文字居多而表格相对较简单时就用WD来处理，如果更多的是表格或数据较多要计算处理的就一定用EX来处理，你会发现相当的顺手(如有问题联系 ８２３６５６４)。 一、基本概念： 单元格：屏幕上一个个长方形格就是单元格，是构成工作表的基本单位，如果一个单元格被选中，会以粗线方框文围着。 工作薄：一个EX文档称为工作薄。 行号和列标：行号用数字1 2 „„表示，列号用字母A B „„表示，相当于一个二维坐标，每个单元格在这个坐标中有一个固定而唯一的名称，由列号+行号表示，如A1，C3，在引用单元格时与内容无关。 工作表标签：单元格的集合构成工作表，也称作电子表格。工作表的集合构成工作簿。 名称框：显示当前活动单元格的地址。 编辑栏：显示当前活动单一格的内容，可以在这里输入和编辑数据、公式等数值。 二、基本操作： 1、单元格的选择： 1）选定整个表格：单击行和列交汇点左上角的空格。 2）选定行、列：通过单击行号或列号选定单行或单列。按住鼠标左键在行号或列号上拖动，选中连续的多行或多列。 3）改变行列的大小：，在各行或各列的分界线上鼠标变成双向箭头，按住左键拖动可改变大小。设置固定的行高或列宽，点击 格式——行或列——行高或列宽，输入数值。如果要统一改变多行或多列的大小，可选中这些行或列，改变其中一行或列的大小那么其它行或列也会变成一样。 4） 选定不连续的区域： 按住Ctrl建选定不连续的区域。按住Shift建选定连续的区域。 5）合并单元格：首先选定要合并的多个单元格，单击 合并 按钮。如果合并错了再点击 合并 按钮可取消合并。利用控制柄可复制一样的格式。 注意：在电子表格中行和列是固定的，不能像在WD中的表格操作一样有拆分，也就是说一列是固定的，不能在一列中再拆分成二列，要实现一列中分成二列，只能占用二列，而将前面的单元格合并成一个。 2、插入和删除： 2

插入单元格：右击要插入单元格的位置，选择插入，“活动单元格右移”将选定的区域右移动，“活动单元格下移”将选定的区域下移动，“整行”将选定区域所在的行全部向下移动。“整列” 将选定区域所在的列全部向右移动。 插入行或列：右键单击要插入行或列的行号或列号，选择“插入”。或用菜单 插入——行； 删除单元格中的内容：选定一个和多个单元格，按Delete建，只清除数据，要清除单元格的格式批注等内容，要使用“编辑”菜单中的“清除”下拉菜单中的“全部、格式、内容、批注”等选项。其中“全部”是把单元格回到原始状态。 3、输入数据 在工作表的单元格中可以输入两种类型的数据：文本数据和数值数据。 1）文本数据： 文本数据包含汉字、英文字母、数字、空格以及其他可从键盘输入的符号，即字符数据。默认情况下，文本数据沿单元格左边对齐。在一个单元格中要另起一行输入可按 Alt+Enter键。 如果与活动单元格右相邻的单元格没有数据，输入文本数据超出的部分会延伸到该右邻单元格：如果右邻单元格已有数据，则超出部分不显示，但并没有删除。在改变列宽或后可以看到全部的文本数据。 文本中的数字：如果在数字前加一个英文状态下的单引号 ’，输入的内容为文本数据。例如输入邮政编码“0599”时，应该键入：’0599，否则其中的0就会消失，因为在数字前有0和没有是一样的。在输入如身份证号码是数字但内容很长时，应以文本的方式输入，否则数据将会不正确。 2）数值数据： Excel的数值数据只能含有以下字符：0，1，2，3，4，5，6，7，8，9，+，-，（，），！，$，%，E，e。默认情况下，数值数据在单元格中自动右对齐。 如果要输入分数，比如9/10，应先输入0及一个空格，然后再输入9/10。如果要输入一个负数，则需要在数值前加上一个减号或将其用括号括起来。例如（910）表示-910 当输入一超过列宽的较长数字时，Excel会自动采用科学计数法（如3.1E-12）表示，或者只给出“####”标记。 3）修改数据：正在输入数据时完全错误，可按Esc建取消输入，然后重新输入。如果只是部分错误，可在先选中该单元格，在编辑栏中修改。或双击单元格在单元格内修改，Delete 4）复制或移动数据：一种是用复制或剪贴工具栏实现，这方法在WINDOWS所有软件中通用，还可以用拖动鼠标来实现，方法是： ① 选定要被复制的单元格区域，再将鼠标指针移动到该区域边框线上，这时，鼠标形状变成箭头状。 ② 按住Ctrl键，箭头光标上方增加一个“+”号，同时拖动鼠标到需要复制数据的位置松开按键。这是复制，如果在移动时没有按住Ctrl键将是移动数据。 注意：在复制多个单元格数据时，在粘贴区只要选中左上角第一个单元格就可以了。 三、数据填充 用户在创建工作表过程中，对有一定规律的数据序列或有固定顺序的名称等，如“第一、第二、第 3

三、„„”或者“2，4，8，16，„„”，可以利用序列填充功能减少重复输入。 1、序列类型 Excel能识别的序列类型有：等差序列、等比序列、日期序列和自动填充序列。 1）等差序列：等差序列的每个数值由前一个数值加上一个固定值得到。每次增加的固定值称为步长。例如：初始值为1，步长为2，得到的等差序列为1，3，5，7，„ 2）等比序列：等比序列的每个数值由前一个数值乘以一个固定步长得到。例如：初始值为1，步长值为2，得到的等比序列为1，2，4，8，„„ 3）日期序列：日期序列的每个日期数据由前一个日期加上一个日期单位得到。日期单位包括日、工作日、月、年四种。如初始值为1995-7-2，日期单位为年，得到的日期序列为1996-7-2，1997-7-2，1998-7-2， 4）自动填充序列：根据给定的初始值自动递增或递减而形成的，例如：第1组，第2组，第3组，„„ 2、填充序列 1）使用“序列”对话框填充数据序列：单击编辑——填充——序列，可在“序列”对话框的“序列产生在”栏中设定按行或按列进行填充，在“终止值”文本框中输入终止值。 2）快捷方式填充数据序列：建立等差序列数据最简单的方法是先在单元格区域的第一、第二个单元格分别输入初始值和第二个数值，然后选定这两个单元格并拖动填充柄到整个单元格区域，Excel将自动用第二个值与初始值之差作为步长进行等差序列填充。 3）自定义序列：用户可以将经常使用而又带有某种规律性或顺序相对固定的文本，设定为自定义序列，以后只需输入序列的第一个数据，再利用拖动填充柄的方式就可以实现序列填充。 【例】 将“一公司、二公司、三公司、四公司、五公司”文本序列设定为自定义序列。

用户也可以直接在“选项”对话框“自定义序列”标签上的“输入序列”框中输入要定义成序列的数据项，每个数据项以Enter键分隔，输入完毕后再单击添加按钮，这样自定义序列操作即可完成。

第二章 格式化工作表 一、数据的格式化 1、设置数字格式 在一些专业应用要对数字格式进行特殊设置，比如保留小数点二位、采用科学记数法、使用百分比和自带货币符号等，这就需要对数字进行格式化处理。 1）使用“格式”工具栏按钮：在工具栏中有五个数字格式按钮。先选定单元格或单元格区域，再单击工具栏中相应的按钮，则所选定单元格区域中的数字将按指定格式表示。 货币样式￥：在数据前加“￥”符号，保留两位小数，如：68.012→￥→￥68.01 百分比样式%：将当前数据×100后再添加百分号，如：0.68→%→68% 4

千位分隔样式，：财会上在每个千位上用千分号分隔，并保留两位小数，如：6801.01→6,801.01。 增加小数位数。数据的小数位数加1，如：68.01→→68.010 减少小数位数。数据的小数位数减1，如：68.01→→68.0，并进行四舍五入。 2）使用“单元格格式”对话框：执行格式→单元格命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”标签，可以对数字格式进行更多的设置。如设置文本等。 2、设置字体、字号、字形、颜色 Excel工作表中的汉字，其默认格式是宋体、12磅、黑色。设置的方式和WORD中一样。 1）使用“格式”工具栏按钮： 2）使用“单元格——格式”对话框：选字体选项卡。上标设置。 3、设置数据的对齐方式 系统默认的数据对齐方式是：文本左对齐、数值右对齐。使用“格式“工具栏或菜单命令都可以对数据的对齐方式进行重新设置。 1）使用“格式“工具栏按钮 2）使用“单元格格式”对话框：执行格式→单元格命令，打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”标签。设置文本的水平与垂直对方方式，还可以设置文本方向，及对文本的自动换行等。 4、条件格式： 例如，在成绩表中，设定不及格的分数用红色加下划线表示，100分用蓝色加粗字体显示：单击格式——条件格式，在对话框中选择条件和条件值，或单击添加增加条件。 二、单元格的格式化 1、设置边框 为方便用户制表，Excel中的单元格都采用灰色的网格线进行分隔，但这些网格线是不可以打印的。用户如果希望打印网格线，就需要为单元格添加各种类型的边框。 1）使用“格式”工具栏按钮：单击“格式”工具栏“边框”按钮右边的下拉箭头，在弹出的下拉列表框中给出了多种形式的边框，使用方法和WORD一样。 2）在格式——单元格对话框中设置：选择“边框”标签，可以为选定区域中的各个单元格添加上、下、左、右边线以及为所选定的整个区域添加外边框，还可以选择不同的线型和颜色。 如果用户选择了浅色的边框，它与网格线不容易区分，这时，可以执行工具→选项命令，在“选项”对话框的“视图”标签上，取消“网格线”复选框，以隐藏网格线。 2、设置底纹 设置底纹是指为单元格添加背景颜色和修饰图案，其目的是要突出某些单元格或单元格区域的显示效果。使用“单元格格式”话框中的“图案”标签可以设置颜色及图案：如果只进行背景颜色设置，也可以使用“格式”工具栏的“颜色”按钮。