Abstract: A personal archives information management system was designed and implemented. A series works of user requirement, system design and system testing are analyzed to realize the login and authority control module, query module, maintenance module, report form statistics module and usinghelp module. The personal archives information management system can help the personal department manage the archives and staff information effectively. This system development has great importance in archives management and application, and plays an important part for the standardization of the personal archives management.
Keywords: personal information management; data window control; authority control; project object
0 引言人事档案是人事部门开展工作的重要基础和管理个人信息的主要依据 , 对优秀人才的提拔 ,干部的识别考察 , 干部人才队伍建设的推动 , 各项工作的推动开展具有重要意义 [1] 。本文以研究院为背景 , 进行人事档案信息管理系统的设计工作。
由于人员信息改动复杂 , 研究单位人员流动大 , 开发此类信息化管理系统具有四大优点: 档案管理员的工作水平可以得到有效提高 ;有利于提高档案管理人员日常工作的效率 ; 有利于保护人事档案纸制载体 ; 有利于改革干部人事制度[2] 。利用本系统的查询、修改、删除等功能可以减少人事部门人员的工作时
间 , 进一步提高工作效率。工作信息化后 , 人员的信息都可以从数据库中求
得 ,减少了工作人员与原始材料的接触 , 有利于人事档案纸制载体的保护。
本文的研究目标是按照管理信息系统的方法和原理 , 基于 PowerBuilde 以及SQL Server 数据库技术 , 满足研究院人事部门和上级领导不同岗位和不同层次上使用者的实际需求 [3] 。
1系统需求分析
1.1系统功能需求分析系统采用从上往下式开发模式 , 根据研究院人事部门员工管理人事的工作流程和该部门对员工档案、考评、职称、工资等员工各类信息属性的管理 , 系统的主要功能模块包括 :添加模块,主要是用于新进员工录入信息 ;修改模块 ,主要录入员工信息、删除、修改以及报表模块功能 ;权限控制模块 , 主要是用来约束管理员和一般用户对人事档案信息管理系统的操作权限。人事档案信息管理系统的子模块功能图如图 1 所示。
其中, 人事档案信息管理系统通过登录模块进入到档案、查询、设置、管理和退出单元 ; 人事管理单元包括基本信息、年度考核、员工退离功能 ; 人事查询包括员工生日、基本信息查询、年度考核查询、员工退离查询等。系统具有如下五方面的任务和目标 :录入员工的信息 ;修改员工的信息 ; 可进行模糊查询 , 也可按照某种条件统计、查询各类符合条件员工的信息 ; 删除辞职、转出、离退员工的信
息 ; 输出打印统计、查询结果。
1.2系统实现的策略
本系统开发选择快速原型法 [4-6] 进行开发 ,先实现出具有简单功能的系统 , 然后根据使用情况进行详细设计。
1.3数据流图
通过考核表可以实现各单位与子单位之间统一化的人事管理 , 人事管理系统可查询人事档案 , 同时完成对信息的增加、删除和修改等功能 , 上述功能可以被政工部门充分利用 ,其中人事部门主要负责分配员工职务 [7], 如图 2所示。
根据各个部门或单位的员工考核表 , 人事信息管理部门可以进行人事信息的录入以便于各个部门或单位人员查询人事方面的信息 , 人事部门还可以修改人事调动、分配信息从而进行人事方面的各类安排。通过数据流图可以清晰地发现各实体之间的关系以便详细设计和编码阶段对系统功能的实现 , 增强可用性。
2数据库设计
基于企业和事业员工人事管理过程的实际数据 ,该系统处理的数据流程如图 3 所示。
2.1数据库结构实现根据数据流可以清晰地发现系统中各项数据的处理和流动状况 , 因此数据流设计过程中只需考虑基本逻辑功能而不用考虑实现方法 , 所以数据流图是较好的逻辑系统图[7] 。人事档案信息管理系统的数据流如图 4 所示。
2.2数据库概念结构设计
E?R图可以清楚地描述实体之间的关系[8?9],E?R图主要表述各个岗位是由员工来担任 , 而且各员工是属于其部门管理的 , 而工资应该发到各个员工的手里是工资和员工的关系 , 两种不同的权限分属不同的员工 , 其一是普通权限的员工可以进行查询 , 其二是具有管理员身份的员工可以进行修改、删除、增加等相应的操作。员工与职务的关系具体的体现在 E?R图中,每个员工都有其对应的职务[10] 2.3逻辑结构设计
各实体之间的关系采用E?R图体现,将其转化成如表1,表2所示的关系模型和数据库表。
3代码设计与实现 3.1 系统菜单功能设计与实现
总体菜单下设系统、窗口切换、职工信息维护、部门信息维护、岗位信息维护、工
资信息维护、报表处理、帮助 8 个功能模块。
部门信息维护及时更新部门动态 ,明确部门性质、级别 , 从而确定人员的性质 (主要有行政、事业以及事业单位分类 ), 界定人员身份 (行政部门都是国家公务
员 ) 、职称(只有事业单位才有 )等, 随时可以掌握全地区各种身份工作人员的数量 , 克服了每年干部年报统计系统的及时性 (干部年报每年统计一次 ,是上年情况 )。
人员信息维护可以实现人员信息的动态管理 , 发生变动 , 即时更新, 使人员的年龄、身份、学历、工龄等一目了然 , 为工资套改、办理退休等工作提供依据。
其中, 各页面都具有的功能是维护信息窗口 ,设计的主要目的在于实现原有信息的浏览、查询、录入、修改 , 包括员工号、姓名、性别、民族、籍贯等 32项数
据。
3.2登录与权限的设计与实现
(1)登录功能
登录功能的目的是基于普通用户登录 , 对于不同业务科室的需求有独立的交互页面,为管理干部档案的专职人员设计了登录页面进行相关信息的整理 , 后台维护管理员具有独立权限进行信息维护 , 可以对相关人员信息进行查看。登录界面如图5 所示。
(2)账户确认功能
根据信息的保密原则 , 在进入 w_login 窗口后设置账号和密码。据此 , 按管理权限的不同在登录后弹出信息不同 ,其中弹出的 w_accounts 窗口用户需要输入账号和密码 ,同时设置一个保密程序 , 经过认证后直接进行信息操作。进入操作程序的前提是账号和密码的输入无误。
(3)密码修改功能
通过更改密码可以进一步提高保密系数 , 因此根据工作的需要密码必须可以修改如图 6 所示。
3.3系统维护功能设计
(1) 职工信息维护模块主要包括员工号、姓名、性别、民族、籍贯等 32 项数据
(2) 部门维护模块主要包括部门名称、部门代码、部门职能 3 项数据信息和密码修改、录入、保存、删除、刷新、关闭、打印等 21 个功能键 , 具体的控件代码和设计模型与员工信息维护窗口大致相同 , 而数据信息的不同是两者的主要区别。部门维护窗口如图 7 所示。
3.4报表模块实现
用户登录根据权限有不同的功能。普通员工可以对自己个人档案信息、考勤、奖惩
