会计电算化的档案管理制度

会计电算化档案管理制度

第一条：为了加强会计电算化档案的管理，确保会计档案的安全,提高使用

效率，根据会计电算化档案管理的规定，制订本制度。

第二条：严格执行《会计档案管理办法》。

第三条：电算化会计档案内容：

1、存储在磁盘（包括硬盘和软盘）上的会计文件和会计应用软件。

2、由计算机打印输出的书面会计凭证、会计帐簿和会计报表软件等其他会

计核算专业材料。

3、会计电算化的操作记录资料各项规章制度，核算方法变更记录，有关硬

件的使用说明书、操作规程手册。

4、管理方式视同会计档案。

第四条：磁盘形式的会计档案管理：

1、备份磁盘分别存放保管，须放在清洁、干燥、防热、防火、防磁的场所，

由系统维护员负责。信息部存放期满后,应编造清册移交公司的档案部门保管。

2、根据需要定期整理硬盘数据，如不发生硬盘超容量，不准在一个会计年

度清理有关硬盘内容，清理时必须确认已作磁盘备份方可进行，经由财务负责

人同意，由系统维护员实施。

3、磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目、总帐数

据（月度、年度）必须永久保存，其他会计资料必须确认已有书面形式的档案

后，根据需要两年后决定存毁。

4、磁盘档案不得外借、复制，不得进行数据修改和删除。

第五条：电算化会计资料的输出：

1、记账凭证即时打印

2、现金、银行日记账每月结账后打印一次。

3、银行存款余额调节表每月结账后打印一次。

4、总分类账和各种明细分类账每年度打印一次。

5、会计报表及各种计算分析表视管理需要打印输出。

第六条：电算化输出会计资料的保管

1、由计算机输出的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案的保管期限按照《会计档案管理办法》执行。

2、机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，由操作人员在打

印输出的页面上签字，并由电算主管签字确认。

3、财务部门必须加强会计档案的保密工作，任何人如有伪造，非法涂改变

更、故意毁坏数据文件、账册、备份光盘的行为，将受到严肃处理，情节严重

会计电算化管理制度

1目的

为了指导和规范公司会计电算化工作，保证会计电算化工作的顺利开展，根据财政部《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》，结合公司财务管理和会计核算的有关规定制定本制度。

2范围

本制度适用于公司各核算单位。

3 会计电算化维护岗位职责

3.1公司指定专人对财务软件系统进行日常维护及对数据库的管理。负责公司会计电算化的规划和管理，协调公司财务用计算机的使用及财务软件的运行；对电算化操作人员的权限进行分配及管理；协调、督促财会人员的电算化工作，完善公司的电算化制度。

3.2公司指定专人负责计算机硬件、软件系统管理及维护；负责开、关服务器，维护财务网络的安全、正常运行；管理服务器数据库及数据备份工作。

3.3操作员由各财务核算单位设立，负责对本单位的会计事项进行会计处理并及时输入记账凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，进行部分会计数据处理工作；负责会计资料的整理、登记、保管、保密工作。

3.4审核记账岗负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证）的真实性、合法性、完整性进行审核；操作会计软件登记机内账簿，没有审核的凭证不能记账；对打印输出的账簿、报表进行确认审核。

4会计电算化操作管理制度

4.1操作人员必须以“命名用户方式”登录软件系统，操作人员的密码由操作人员自己拟定。操作人员对自己的密码必须严格保密，泄漏密码产生严重后果的应追究相关责任人的责任。

4.2软件系统登录密码先由电算主管在账套管理中统一设定初始密码，并通知会计电算化操作人员，再由会计电算化操作人员在客户端自行更改。

4.3会计电算化人员在软件系统中均应以实名进行用户登记，并由电算主管根据内部控制制度规定的原则赋予相应操作权限。 4.4 财务软件系统中的服务器操作系统、数据库系统及系统管理的超级管理员密码由电算主管和电算维护员共同管理，密码更换的间隔时间不得超过三个月，在密码输入时应予以回避。超级管理员密码必须密封存放于保险箱中，并登记备案。

会计电算化管理制度

第一章 总则

第一条 为了指导和规范公司会计电算化工作，保证会计电算化工作的顺利开展，根据财政部《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》，结合公司财务管理和会计核算的有关规定制定本制度。

第二条 本制度适用于公司各财务核算单位。

第三条 本制度包括会计电算化岗位责任制度、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和会计数据管理制度、电算化会计档案管理制度。

第四条本制度所指的计算机硬件是指支撑财务软件正常运行的计算机及其相关设备，计算机软件是指用友财务软件及其他相关软件

第五条 信息技术中心应指定专人对财务软件系统进行日常维护及对数据库的管理。各分支机构财务系统技术服务由本单位系统管理员负责。

第二章 会计电算化岗位责任制

第六条公司各财务核算单位必须使用公司指定的财务软件进行本单位的财务核算，并建立本单位的会计电算化岗位责任制，明确各电算化岗位的职责范围。

第七条电算化会计岗位和工作职责划分如下：

（一）电算主管岗

由财务管理总部设立，负责公司会计电算化的规划和管理，协调公司财务用计算机的使用及财务软件的运行；对电算化操作人员的权限进行分配及管理；协调、督促财会人员的电算化工作，完善公司的电算化制度。

（二）电算维护岗

由信息技术中心指派专人兼任，负责计算机硬件、软件系统管理及维护；负责开、关服务器，维护财务网络的安全、正常运行；管理服务器数据库及数据备份工作；协助电算主管规划和推进公司会计电算化工作；负责对VPN证书及密钥的管理、授权工作；会同电算主管负责电算化系统的升级工作等。

（三）软件操作岗

由各财务核算单位设立，负责对本单位的会计事项进行会计处理并及时输入记账凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，进行部分会计数据处理工作；负责会计资料的整理、登记、保管、保密工作；负责建立健全会计档案借阅、使用登记制度。

会计电算化档案管理制度

第一条 为加强我通辉公司会计电算化档案管理，保证会计电算化档案的安全完整，根据财政部《会计电算化工作规范》和财政部、国家档案局《会计档案管理办法》等有关规定，制定本制度。

第二条 会计电算化档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据及其他与会计电算化相关的资料；会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

第三条 设置会计电算化档案管理岗位，负责会计电算化档案管理。档案管理员不得担任会计电算化工作。

第四条 会计电算化档案要存放在专门的档案室，做好防磁、防火、防潮、防尘工作，保证会计电算化档案的安全完整。

第五条 存储会计资料的磁带、软盘或光盘等要进行编号记，清楚地标注备份数据所属期间、备份日期、次数及备份人姓名等。

第六条 采用磁性介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

第七条 记帐凭证、上机日志、会计帐簿（包括总帐、明帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他帐簿）、财务报告（包括月度、季度、年度及不定期会计报表、附表）要定期打印，其中，现金日记帐和银行存款日记帐必须每日打印。全部打印输出的各种会计资料必须按规定整理保存。

第八条 会计电算化档案与手工会计档案的保管期限一致。 第九条 会计电算化档案一般不得外借。因恢复历史数据借用时，要经过单位财务负责人批准，办理借阅手续，经手人必须签字记录。在恢复历史数据过程中，操作人员不得对会计电算化档案的内容进行非法删除和修改，归还时还应认真检查病毒，防止病毒感染。

第十条 因工作岗位调整而更换会计电算化档案管理员时，要办理移交手续，编制会计电算化档案移交清册，列明应当移交的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。

第十一条 移交会计电算化档案要由单位财务负责人监交，交接双方经办人和监交人要在移交清册上签字。