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档案数字化管理随着数字化时代的到来以及信息技术的不断发展，各种档案数字化管理的应用也越来越普及。
档案数字化管理是将传统纸质文档数字化，并将其存储、管理、共享和利用的过程。
由于数字化档案管理的便捷性和高效性，它已经成为许多组织进行信息管理的首选。
本文将从档案数字化管理的概述、优势、缺点及注意事项进行讨论。
一、档案数字化管理的概述档案数字化管理是档案管理的重要组成部分，它利用数字化的技术手段对档案文献进行数字化、传输、存储、检索、利用、共享等方面的处理，实现对档案电子化的管理。
数字化档案管理的出现大大提高了档案信息处理的效率，提高了档案信息的可读性、可用性和可查性。
数字化档案管理不仅可以实现档案资源共享、信息交流与合作，还可以提高档案管理的效率、实现操作自动化等，从而提高管理服务的质量和水平。
数字化档案管理的主要特点是信息无纸化，信息的存储、处理和传输都是依据电子化标准进行的，实现了信息的数字化和电子化。
同时，数字化档案管理也具有信息管理的高效性、精确性、安全性、便捷性和实用性等特点。
二、档案数字化管理的优势1. 节约时间和空间数字化档案管理实现了档案资料的无纸化，可以将大量的纸质文件转换为数字文件，从而减少了对传统纸质档案室的依赖。
数字化档案可以存储在网络、云平台等电子设备上，大大节约了物理空间，也加速了文献的检索速度，为用户提供了更便捷的服务。
2. 增加档案信息的可用性与可读性数字化档案管理实现了档案文献的通用化、标准化，减少了档案文献的损坏、遗失和误用等风险，避免了复印、扫描等重复的操作。
同时，数字化档案管理也可以实现档案文献的增值服务，如文献的数据挖掘、文献的关键词检索等，用户可以方便地获取信息，提高了档案信息的可用性与可读性。
3. 实现档案共享性数字化档案管理可以实现档案文献之间、档案馆之间的无缝连接，共享信息资源，实现对资源的利用和再利用，加强了档案之间的交流合作，避免了信息孤岛的出现。
档案数字化建设中存在的问题及对策分析摘要：随着网络时代的发展，国家档案事业战略定位，档案工作在向信息化建设快速发展，档案数字化是档案走向信息化建设的开始，因此开展企业档案数字化工作迫在眉睫。
基于此，文章详细分析了档案数字化建设中存在的问题及对策，以期为相关同行业者提供有效的参考依据。
关键词：企业档案；数字化建设；问题；对策前言：信息化时代，数字化建设已成为各行各业发展的趋势。
档案作为企业重要信息资源和历史文化遗产，对企业发展具有基础性和支撑性作用。
开展档案数字化建设；从多方面发挥档案价值作用更具有重要意义。
本文阐述了档案数字化建设的必要性、数字化建设优点及其主要注意事项。
1档案数字化建设的必要性1.1实现档案数字化建设是时代潮流和历史发展的必然趋势目前，企业已基本实现数字化办公，大多数员工更习惯利用网络平台获取信息和利用信息。
纸质档案完成数字化，并上传档案系统，可以达到共享档案信息，在系统上查阅信息，提高档案的利用效率。
档案管理工作从实体转向网络，从实物转向电子，从在库房查阅原件转向企业档案网络系统。
1.2档案数字化建设提高企业管理效益随着档案管理工作要求不断提高，档案的精细化管理，需要增加档案管理人员和管理费用，这样会造成企业管理成本增加。
而档案数字化管理使纸质档案转换为电子信息，能节约人员成本、保管费用、库房费用的同时，不用再反复印制资料，从而避免了纸张的浪费。
1.3档案数字化建设能够提高档案办公效率数字化档案管理使得档案资料能随产生随归档，且能随时提供利用。
以企业办公室为例，各种企业资质在招投标过程中需要准确详细的档案资料，如资质、证书、工程业绩等，且频繁反复使用。
数字化后的档案管理就能够轻松满足需求，提供所需的电子证照及相关资料。
与此同时，企业分公司、办事处、项目部等分布在多个城市，数字化档案管理使共享查询资料变得更加便捷，让办公人员不必借阅档案原件，通过网络便可借阅，满足工作所需。
这样使得数字档案从文件实体的管理变成提供利用的信息集散中心。
事业 / 兰台纵横总第208期 / 2019年第2期档案信息化建设及数字化质量状况调研报告□ 四川省档案科学技术研究所2018年6月，四川省档案科学技术研究所（以下简称省档案科研所）根据省档案局（馆）的工作安排，组成调研组分别对自贡、宜宾、资阳等市、县档案信息化建设和档案数字化质量状况进行调研。
调研以走访参观、实地调查和研讨会等形式进行。
一、基本情况1.基础设施建设调研走访的市、县档案局（馆）均按照当地政府信息化建设的统一规划，将网站管理统一纳入政府网站集约式管理范畴，网站设计、运行维护等具体事项由政府负责管理，信息内容更新由档案局（馆）相关科室负责。
在硬件建设方面，自贡市档案局（馆）有独立的数据机房，用以存放档案综合管理系统数据和电子档案文件数据，各县（区）档案局（馆）均配备有至少1台服务器，个别条件较好的县（区）设置有独立机房及存储、备份设备；资阳市档案局（馆）有专用中心机房，存储空间为3T的服务器1台，交换机2台，机柜2个，UPS供电系统1套；宜宾县档案局（馆）按照B级机房的标准建设了中心机房，并组建了用于利用数字档案的局域网，机房配备2台服务器，磁盘阵列为20T，5台查阅终端机。
在软件配备方面，自贡市档案局（馆）自2003 年开始逐步推广使用省档案科研所研发的单机版档案管理软件，截至目前，该市共有300余家档案室使用《四川电子文档管理系统》3.0或3.1版软件。
2.档案数字化工作自贡市档案局（馆）借助馆藏档案数字化项目，配备了数字档案馆综合管理系统，基本具备数字化档案副本及数据条目的存储、查询、管理，以及导入功能，初步具备数字档案馆雏形。
近年来，该市一些部门开始利用现有软件挂接管理档案数字化原文，并探索机关档案室原生电子文件的归档。
同时，完善电子文件归档和电子档案移交机制，逐步实现电子文件归档与电子档案接收的规范化、常态化。
宜宾市档案局（馆）已开展近9010万页档案数字化工作。
目前，该市5家单位被纳入首批数字档案馆建设试点单位。
档案数字化建设的主要内容
档案数字化建设的主要内容包括以下几个方面：
1. 数字化档案管理系统建设：建设一套完善的数字化档案管理系统，用于实现档案资料的数字化存储、检索和管理。
系统应具备安全可靠的数据存储和备份功能，能够有效地保护档案的完整性和机密性。
2. 档案数字化扫描：对纸质档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子文件。
扫描过程中需要采用高分辨率的扫描设备，确保图像清晰度和质量。
3. 档案数字化编目：对数字化档案进行编目工作，为档案文件增加必要的元数据和索引信息，便于后续的检索和利用。
4. 数字化档案存储：建立适当的存储设备和系统，存储和管理大量的数字化档案文件。
存储设备可以采用硬盘阵列、光盘、磁带等介质，存储系统应具备高可靠性、高可用性和可扩展性。
5. 档案数字化检索：通过数字化档案管理系统实现对档案文件的快速检索和访问。
用户可以通过关键词、日期、文件类型等方式进行检索，系统能够提供准确的查询结果。
6. 档案数字化安全保护：建立档案数字化安全管理制度，采取技术手段和管理措施保护档案的机密性、完整性和可用性。
包括建立权限管理机制，限制档案的访问权限；采用加密技术，保护档案数据的安全传输和存储等。
7. 档案数字化利用和共享：通过建立数字档案平台，实现数字档案的共享和利用。
利用数字化档案可以更加方便和高效地进行文献查询、研究分析以及服务公众等工作。
总的来说，档案数字化建设的主要内容是通过采用先进的信息技术手段，将传统的纸质档案转化为电子文件，实现档案的数字化存储、管理、检索和利用。
这将有助于提高档案工作的效率和质量，促进档案信息资源的开发和共享。
档案数字化建设中存在的问题及对策分析在信息技术时代，档案数字化建设是档案管理适应社会发展的要求。
档案数字化建设是一个复杂的系统工程，受到技术因素、管理因素和安全因素的影响，使档案数字化建设存在诸多问题。
本文分析了当前档案数字化建设中存在的问题，提出了档案数字化建设的策略，使档案数字化建设能够顺利开展。
一、档案数字化建设的作用（一）促进信息资源实现数字化管理。
在信息数字化时代，档案管理运用数字化技术将档案从传统的纸质储存形式转化为数字化储存形式，丰富了档案的内容、方便了档案的查阅、提高了档案的使用效率。
实现档案资源的数字化可分为三种类型：一是传统纸质档案质料的数字化储存；二是图片、视频、声音的档案数字化建设;三是纸质资料和视频、声音、图片资料的整合。
（二）促进档案资源处理过程的数字化。
档案资料管理的内容比较复杂、过程比较持久，不仅仅是档案资料管理要加强数字化建设，而且其他相关的工作也要加强数字化和自动化建设。
档案管理人员通过计算机技术进行信息数字化操作，运用数字化方式综合处理档案信息资源，形成电子文档、图表、视频和声音等档案形式,便于档案使用者便捷、及时的查阅档案信息。
（三）促进档案信息资源共享。
现代的档案信息量越来越大、表现形式越来越复杂，档案数字化的建设非常必要，可以运用计算机网络技术实现各地各部门档案信息资源的共享、互动，及时获取需要的信息资源。
档案资源用户可以根据自己的需求，通过网络下载相关的信息资源，提高档案的利用率。
二、档案数字化建设存在的问题（一）档案数字化存在安全隐患。
档案数字化建设相对复杂，存在档案管理人员对系统的认识和掌握不够明确的现象，导致档案数字化建设系统不够完善。
这些问题必然会造成档案数字化存在大量信息泄露的隐患，特别是许多档案信息化缺乏认识，没有安全知识技术的支撑，在实际操作中很难确保数字化档案信息的安全。
（二）档案数字化存在鉴定问题。
当前，档案数字化建设没有一个统一:的标准，很多地区和部门执行指定操作规范，包括自行定制的数字化管理规范、数据格式、操作程序等。
关于档案数字化建设中存在的问题及对策探讨随着信息技术的发展，档案数字化建设已成为现代档案工作的重要内容。
在实际建设过程中，仍然存在一些问题需要解决。
下面将对档案数字化建设中存在的问题进行分析，并提出相应的对策。
一、问题分析1. 技术问题：档案数字化需要借助于专业的技术设备和软件，但目前一些档案部门技术力量薄弱，缺乏专业人才，无法有效应对技术变化和新需求。
对策：①加强技术培训，提高档案工作者的数字化技能和应用能力；②引进新技术设备和软件，提高数字化建设的效率和质量；③加强与科研机构和高校的合作，共同推动数字化技术的发展。
2. 资金问题：档案数字化建设需要投入大量的资金，但很多档案机构经费有限，无法满足数字化建设的需求。
对策：①完善资金筹措机制，加大对档案数字化建设的资金支持；②积极争取政府和社会各界的资助和捐助；③开展数字化建设项目的市场化运作，吸引社会投资。
3. 安全问题：档案数字化后的电子文件容易遭受网络攻击和病毒侵害，可能导致档案信息泄露或损毁。
对策：①加强网络安全保护措施，建立完善的防护体系，确保档案信息的安全；②定期更新安全设备和软件，及时修补漏洞；③加强员工安全意识教育，增加信息安全管理的重视程度。
4. 法律问题：档案数字化需要符合相关的法律法规，但目前还缺乏完善的相关法律和规章制度，档案数字化的合法性和规范性有待明确。
对策：①建立健全相关法律法规，明确档案数字化的权益保护和管理规范；②加强对法律法规的宣传和培训，提高档案工作者的法律意识和合规意识；③加强与司法和行政机构的合作，共同推动档案数字化的法治化建设。
二、对策探讨1. 加强组织领导：建立专门的档案数字化管理机构或部门，负责统筹档案数字化建设工作。
加强领导层对数字化建设的重视和支持，明确责任分工，确保数字化建设工作的顺利进行。
2. 加强科学规划：制定档案数字化建设的长期规划和中期计划，明确建设目标和路径，合理安排资金和人员的投入。
关于档案数字化建设中存在的问题及对策探讨近年来，随着信息化技术的日益发展，档案数字化建设成为了目前档案行业的热点话题。
随着各行各业对档案管理效率的不断提升要求，许多单位都开始尝试进行档案数字化建设。
然而，在数字化建设中，仍然存在一些问题和困难：一、数字化建设成本高数字化建设需要大量的硬件设备、软件系统以及人力、物力投入。
因此，数字化建设的成本较高，对于一些中小企业和公共机构来说，数字化建设的费用是很难负担的。
对策：应该通过优化数字化建设方案，适当减少硬件设备和软件系统的数量和种类，降低建设成本；并且可以采取阶段性建设，先行实施数字化建设的重点或关键部分，再随着经济条件的改善、技术条件的提高与需求的增加，逐步实现全面数字化建设。
二、数字化建设安全隐患大数字化档案建设中数据的安全性是一个很重要的问题。
数字化档案的泄漏、损失和破坏将给档案管理工作带来不可挽回的影响。
而数字信息的流动性、复制性、存储性也增大了数字信息被攻击和破坏的风险。
对策：应该采用相关的安全技术和措施，对数字化建设中的信息进行加密、备份和恢复，以达到保障数字信息的完整性、可靠性和安全性的目的。
在使用数字信息的过程中，也要注意安全措施的落实，增强安全意识，减小发生安全问题的风险。
三、数字化建设难以推广数字化建设的推广不仅需要现代化的设备和先进的技术，更需要全员的理解和支持和推广参与，因此不少人缺乏对数字化建设的认识和支持。
对于数字化建设的推广难题，需要采取相应的手段和措施才能解决。
对策：可以开展数字化建设的宣传工作，让更多的人了解数字化建设的重要性和优势。
可以采取培训和技术交流的方式，增加人员的数字化素质和知识，提高数字化建设推广的效果。
在数字化建设的过程中，要与各个单位密切协作，共同推动数字化建设的推广和实施。
一些单位虽然进行了数字化建设，但在实际应用中却遇到了困难。
这是因为，数字化档案建设的技术比较复杂，需要专业的人员进行研发和运维。
关于档案数字化建设中存在的问题及对策探讨档案数字化建设是信息化时代的必然趋势，它大大提高了档案管理的效率和可靠性，对保护和利用档案资源具有重要意义。
在实际的数字化建设过程中，仍然存在一些问题，需要采取相应对策加以解决。
一、存在的问题1. 技术设备不足：数字化建设需要使用大量的电脑、扫描仪等设备，而有些档案部门的设备老化严重，无法满足数字化建设的需求。
2. 人员素质不高：数字化建设需要操作人员具备一定的计算机和档案管理知识，但有些档案部门的工作人员仍然缺乏相应的培训和学习，导致数字化建设进度缓慢。
3. 资金投入不足：数字化建设需要大量的资金投入，包括技术设备的购置和技术人员的培训等费用，有些档案部门缺乏必要的资金支持，无法推进数字化建设。
4. 安全隐患：数字化档案的存储和传输涉及到信息安全问题，一旦泄露或遭到病毒攻击，将对档案资源造成严重损失。
5. 可操作性不足：有些档案数字化建设只停留在扫描纸质档案的表面，缺乏对数字档案的深入利用和管理，使数字化建设的效果大打折扣。
二、对策探讨1. 加大技术设备更新力度：档案部门应该定期更新技术设备，保证设备的正常运行，提高数字化建设的效率和质量。
3. 多渠道筹措资金：档案部门可以通过政府补贴、社会捐助等多种途径筹措资金，保证数字化建设项目的顺利推进。
4. 完善信息安全管理：档案部门应该加强对数字档案信息安全的管理，建立健全的信息安全管理制度，确保数字档案的安全存储和传输。
5. 深化数字档案利用：档案部门应该充分发挥数字档案的优势，建立数字档案管理平台，推动数字档案的深度利用和管理。
档案数字化建设中存在的问题是不可避免的，而要解决这些问题就需要档案部门和相关部门的共同努力，加大对数字化建设的重视和支持，从而推动数字化建设向纵深发展，为档案资源的保护和利用提供更加坚实的基础。
档案数字化工作总结5篇篇1一、引言在过去的一年中，我们致力于推动档案数字化工作，以提高档案管理效率和质量。
通过不断探索和实践，我们取得了一定的成果。
本文将对我们过去一年的档案数字化工作进行总结，分析存在的问题，并提出改进措施。
二、背景与目标档案数字化是指将传统的纸质档案转化为数字档案，以便于计算机进行存储、检索和管理。
随着信息技术的快速发展，档案数字化已成为档案管理的重要趋势。
我们的目标是提高档案管理的效率和准确性，降低人为错误，提高档案的利用价值。
三、实施过程1. 硬件与软件准备：我们购置了高性能的扫描仪、计算机等硬件设备，并开发了档案管理软件，为档案数字化工作提供了基础支持。
2. 档案扫描与录入：我们对馆藏的纸质档案进行了扫描和录入，形成了数字档案。
在扫描过程中，我们严格控制扫描质量，确保数字档案的真实性和完整性。
3. 数据库建设：我们建立了档案管理数据库，将扫描录入的数字档案进行分类、编号和索引，以便于检索和管理。
同时，我们还建立了档案利用数据库，记录档案的利用情况和反馈，为后续的档案利用提供了依据。
4. 网络建设与安全保障：我们建立了档案管理网络平台，实现了档案的远程检索和利用。
同时，我们还采取了多种安全措施，保障档案数字的安全。
四、成果与效益1. 提高了档案管理效率：通过数字化工作，我们实现了档案的快速检索和利用，减少了查找时间，提高了工作效率。
2. 降低了人为错误：数字档案减少了人为因素的干扰，降低了人为错误的可能性，提高了档案管理的准确性。
3. 提高了档案利用价值：数字档案可以实现远程检索和利用，方便了用户的使用，提高了档案的利用价值。
4. 节约了成本：相比传统的纸质档案管理，数字档案管理可以节约大量的存储和管理成本。
五、存在的问题与改进措施1. 数字档案的真实性和安全性问题：虽然我们在扫描和录入过程中严格控制了扫描质量，但数字档案仍可能存在一定程度的数据失真或篡改风险。
为解决这一问题，我们可以加强数字档案的备份和加密措施，确保档案数字的安全性和真实性。
浅谈企业档案数字化随着信息技术的快速发展，数字化已经成为了企业管理的重要趋势之一。
企业档案数字化是指将企业的各类档案以数字化形式储存和管理，以取代传统的纸质档案管理方式。
数字化档案不仅可以节约大量的空间和人力，还能提高档案的安全性和利用率，并且能够更好地满足企业的管理需求。
本文将从数字化档案的意义、数字化档案的优势和挑战以及数字化档案的实施策略等方面进行浅谈。
一、数字化档案的意义1.提高档案利用率传统纸质档案管理中，查找和利用档案需要花费大量的时间和人力。
而数字化档案只需要在电脑上进行检索和查找即可，大大提高了档案的利用率。
2.节约空间和成本传统纸质档案需要占用大量的办公空间，而且还需要投入大量的人力和物力来进行管理和维护。
数字化档案不需要太多的空间，且管理成本相对较低。
3.提高档案的安全性纸质档案很容易受到火灾、水灾等因素的破坏，而数字化档案可以通过备份和加密等措施来确保档案的安全性。
4.便于信息共享和协作数字化档案可以方便地进行信息共享和协作，多方共享数据，提高了工作效率。
5.符合环保理念数字化档案能够减少纸张的使用，有利于节约资源和保护环境。
1.优势（1）提高档案管理效率数字化档案可以通过计算机软件实现档案的分类、检索和管理，大大提高了档案管理的效率。
（2）方便档案共享和传递数字化档案可以快速地传递和共享，提高了工作效率，减少了信息传递的时间成本。
2.挑战（1）信息安全风险数字化档案在传输和存储中存在被黑客攻击、病毒感染等信息安全风险，需要采取相应的安全措施来防范这些风险。
（2）技术门槛数字化档案管理需要相关的信息技术和专业软件支持，对企业的信息技术水平有一定的要求。
（3）传统观念难以改变一些员工对数字化档案管理存在抵触情绪，习惯于传统的纸质档案管理，很难接受和适应数字化档案管理模式。
1.明确目标企业在进行数字化档案管理之前，需要明确数字化档案管理的目标和需求，确保数字化档案的实施能够真正提高企业的管理效率和服务质量。
剖析档案数字化建设的质与量
随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。
信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产
业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作提出了更新更高的要求――档案数字化建设。
档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。
档案工作在数字化建设过程中保证其质与量是非常关键的。
一、档案的来源
档案主要来源于电子文件与纸质文件。
电子文件的产生是人类记录史上的一次革命，是因为它与以往记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻，更具实质性的含义和意义。
历史上每一种新的记录形式产生后，都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段，逐渐取而代之，但通常没有为同一份文件制作两种对应版本的必要。
然而电子文件与纸质文件的关系却要复杂得多，二者之前的共存、互动与消长构成了信息时代人类记录方式的动态图像。
电子文件的存在大体上可以归结为以下两种情况：
一是先有纸质文件，之后根据存储、利用等方面的需在形成相应的电子版本，这就是纸质文件的数字化过程。
纸质文件的数字化通常有两个时间点：一是单位收到外来文件后立即实施数字
化，使文件在办理过程中即有纸质和电子两种版本；二是对已经归档的纸质档案实施数字化，文件存档后才有两种版本。
二是在业务活动中用计算机直接生成电子文件，但出于对文件证据要求或长久可读的考虑，又同时存储纸质文件。
这种情况也有两个时间点：一是在办公自动化系统中完成文件制作，以纸质文件形式输出存档生效；二是在归档时或归档后制作电子文件存档，方便查阅。
在电子文件与纸质文件的共存状态下，必然要对这两种文件分别加以管理，这就形成了两种管理系统的共存。
共生于一个机构中的两个文件管理系统不断磨合着相互之间的关系，它们既各自独立，各自发展，又互相依存，互相影响，随时调整着各自的角色与特点，承担着共同的和各自分担的责任。
在这种关系中最富于积极意义的是二者之间的互相影响，两个管理系统都在这种影响之下改造自身功能，提高自身效率。
二、电子文件管理推动纸质文件管理
自从在文件和档案领域实行计算机辅助管理以来，纸质文件管理的方法就开始发生变化，电子文件的管理对纸质文件管理的影响更大、更深，从而引发的变化也更多、更明显。
这种变化主要反映在以下两个方面：
一是推动了文档一体化的实质性进程。
档案管理提前介入。
电子文件管理对前端控制的要求是实持性、甚至是强制性的，理想的解决方案是由一个系统统管全程。
即使沿未建立统一的电子
文件管理系统的机构，也有现在系统中强化了前端控制，将文件阶段、档案阶段的管理任务统筹安排，将可能在文件生成初期完成的工作尽量提前。
由电子文件推动的这种一体化很快带动了纸质文件，在文件――档案全程范围内进行的流程变革使文档一体化进入了新阶段。
纸质文件的归档提前是文书档案工作的进步。
目前使用协同办公以来，我们要求电子文件管理办理完毕实时归档。
由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他部门也可以直接在网上调用，无须到办文部门来查阅，所以，电子文件办理完毕后纸质文件应同时一并移交档案室归档。
这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行的。
纸质文件的随时归档不仅减轻了企业相关部门保管文件的压力，也减少了个人存放文件保管不善等问题，提高了归档齐全率。
提前归档使档案部门控制机构文件信息资源的起点明显前移。
由于文件在办文部门几乎没有停留，归档之时不少文件还与现行事务具有密切的关联，机构内部的查阅还比较频繁。
因此，业务部门需要更多地与档案部门打交道，档案部门需要更清楚地了解文件的现行价值以及运转过程。
这就使得档案部门的介入时机超前于归档，自然而然向文件生命周期的起点延伸。
二是档案实体管理的简化，主要表现在整理方面。
过去对纸质文件整理需要通过实体系统固定文件之间的有机联系，建立档案实体的科学秩序，并支持档案检索的有效实现。
电子文件管理
之所以导致档案实体整理的简化，一方面是因为快速度、多途径的全文检索功能，以及随时随处的网上利用，多用户同时利用的便利让用户更加习惯于利用电子文件；另一方面，电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系，只要在检索软件中记录纸质文件（档案）的存放位置，便可以非常方便地查找到对应的纸质文件。
这样一来，对纸质档案实体秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质档案的快捷查询。
立卷的简化带动了相关工作的简化，如排架方法、档案统计、手工检索工具编制等，档案部门可以从繁重的整理业务中解脱出来，更多地关注档案信息资源的建设、开发与服务。
三、纸质文件促进电子文件完善管理
与纸质文件管理相比，我们管理电子文件的经验要少得多。
尽管电子文件与纸质文件有许多不同之外，但毕竟都是企业各项工作的记录，其管理目标基本一致，在管理内容和方法上也应该有很多共同之处。
电子文件管理面临的最大挑战是如何建立公众的信任，到目前为止，突破的思路主要集中在两条路线上：技术和管理。
技术措施自不必说，加强管理的一些思路是从纸质文件管理的经验中吸取而来的。
仅从技术页言，对纸质文件的伪造、篡改也并非不可实现。
实际上，人们对纸质文件、档案的信任更多是来自对其整个运转、保管过程安全性的默认。
这个过程建立在文件形成与保管规律的
基础上，经过长期的运行和各种复杂情况的检验而日渐严谨与完善，其中蕴涵的科学性对于电子文件也具有应用或借鉴价值。
可见，电子文件与纸质文件管理的共存并不是消极、被动的，二者在互相学习、互丰借鉴中互为条件、互补长短。
在这些相互影响和作用中，各自经历着改造与被改造，同时与被同化以及调整定位的过程，两种管理方法在合理叠加、混合、功能替代中动态确定着共存状态和形式，并逐渐融合为一套综合管理机构各类载体文件的管理方法和管理系统。
四、档案数字化建设的紧迫性
十五期间，国家XX局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家XX局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。
由此，档案数字化工程引起了各行业档案主管部门的关注。
十二五期间，档案数字化的质与量更是提上了日程。
（一）档案数字化，可改善档案管理工作。
只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为公司提供高效、优质的服务。
（二）形势发展的需求
21世纪是信息化的时代，数字档案室是数字临海的重要组
成部分。
以眉山电力公司档案为例，档案室库存档案数万件，是整个公司最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为公司领导和员工提供利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。
所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案室。
