文件编号格式与版本规定

1目的1.1为了使公司内部的管理体系文件统一协调，达到规范化和标准化要求,对文件编号、版本变更、部门代码及文件分发编号等做出管理规定。

2范围2.1本管理规定适用于与正裕工业有限公司管理体系有关的文件编号的管理。

3定义3.1无4涉及部门4.1所有部门5一般原则5.1质量手册的编号原则5.1.1质量手册的编号为：A DD QM-流水号ADD——公司英文名称QM——质量手册的英文缩写流水号——从01至995.1.2版本：第一次出版，版本号为“A”，二版为“B”，依次类推5.1.3版次的修改状态号，用0至9的阿拉伯数字表示。

5.2程序文件/作业指导书/管理规章制度/通告/作业流程的编号5.2.1ADD□□□-部门代号-X X X□□□——文本格式代号；XXX——文件流水号（从001至999）；5.2.2文本格式类别：PCD——程序指导书；WKI----作业指导书；RNC----管理规章制度；NTC----通告；FLW----作业流程；5.2.3部门代码：5.35.3.1表格编号格式为：A D D-部门代码-流水号/版本号ADD——公司名称的英文缩写；F——表格的英文缩写；流水号——从001至999；版本号——首版为“A”，二版为“B”，依次类推；5.3.2以上的表格编号为程序文件附表以外的编号，程序文件的表格编号规则见《程序文件编写程序》。

5.4外来文件的编号为：5.4.1FD-类别-流水号/□□-原标准号（YYYY/MM/DD）FD——外来文件的英文缩写；□□——外来文件来源处或客户的缩写；5.4.2注：外来文件的类别缩写：TN---技术标准类；AM---行政管理类；CM---客户资料类；OT---其他类文件。

5.4.3外来文件来源处名称为客户名称的两位英文或汉语拼音缩写；5.4.4入库年月日作为外来文件的文件版号。

5.5各类外来文件的流水号为各自独立的流水系列。

5.6传真、会议记录等编号：5.6.1编号格式为： A D D/□□□-部门代码-Y Y/M M/D D-流水号ADD——公司英文缩写；□□——文件格式；其中文件格式缩写： FAX---传真文件； MTR---会议记录。

文件编号及格式规定第一章总则第一条目的为规范公司各项文件编写格式与风格的统一，统一公司办公管理水平。

第二条范围适用于茂烨集团总公司与各分公司所有文件的分类及编号、格式。

第二章文件分类及编号第一条文件分类文件种类包含文件行政类通知、通告、报告、工作总结、汇报、行政制度、人事制度、财务制度、采购制度、工程管理制度、考核制度、提成制度、新员工培训、公司业务培训、产品培训、红头文件（机密文件、紧急文件、重大决定说明文件）商务类项目方案书、可行性报告、招投标文件、工程合同、采购合同、销售合同、协议书、工程前期资料、工程施工资料、工程验收资料、技术方案、图纸、设计资料、开发资料、函件等第二条文件编号1、公司所有文件由行政部统一编号存档。

2、编号原则为：公司编码MY-执行部门编码-文件名缩写-文件发布时间。

例如：2014年7月11日行政部出台《OA使用及管理制度》文件编号为：MY-XZ-OASYJGLZD-20140711第三章文件版面及格式1、用纸要求采用A4纸，上下2.5cm，左2.7cm，右 2.5cm。

2、封面书写格式封面的版面以本规定版面为准，公司的汉语名称采用1号宋体，居中，单倍行距；封面标题为1号仿宋字体，居中，单倍行距，封面表格内字体为小五仿宋字体，居中，16磅行距；3、页眉、页脚的书写格式页眉统一靠左使用茂烨集团LOGO，靠右书写文件档案编号。

页脚对外文件、项目、招投标文件、方案统一使用右边为公司名称，左边为公司电话。

公司内部文件统一为右边为文件名称4、目录的书写格式目录尽可能以自动生成为主，标题为3号加宋体，单倍行距，居中；目录内容为5号宋体，行距16磅。

5、正文书写格式正文的版面以本规定版面为准，一级标题为1号加粗宋体，单倍行距，居中；二级标题为3号加粗宋体；正文内容为4号宋体，16磅行距，首行缩进2字符。

6、页码格式：页码统一为单独页码居中排列，从目录页始编，如：第1页共20页以上段前、段后均为0行距,字体颜色均为黑色。

1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。

2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。

3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。

（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。

）3.1.2文件编写条目按照以下格式。

1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。

3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。

3.1.5文件文档为word文件，表单不限。

3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。

3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。

图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。

3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。

3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。

3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。

文档编码格式文档编码格式：CLPM_XX_XX_(文档中文名称)_文档编号_文档版本号。

1.CLPM为对公信贷流程管理业务子系统的项目代码2.开发阶段和文档类别对应编码请参照附件一和附件二。

3.文档中文名称，请采用能正确表达文档内容的中文名称填写该部分内容；需要提交的工作件或者提交件的中文名称必须是工作件或提交件名称。

4.文档编号，文档创建的日期，即yyyymmdd.例如：文档创建于2005年2月23日，则文档编号为20050223。

5.文档版本，Vn.n。

按照文档修改需要调整文档的版本号。

6.举例说明: 文档命名规范CLPM_SC_STD_文档命名规范_20050223_V1.07.开发阶段编码8.文档类别编码7.5文档模版7.5.1体例要求1.封面（见附件一）1）文档名称：宋体，二号字，采用全称，XXXXX代表文档具体名称，如需求分析说明书。

2）版本号：宋体，二号字。

2.文档信息、修订记录、文档审核/审批、文档分发。

见附件二。

3.目录。

目录由字处理软件的‘插入－索引和目录’功能自动产生，目录采取多级目录形式,一般显示到3级。

4.正文。

1）正文层次结构：分8个层次。

具体为：第一层次表示为：“1 XXXXXX”，第二层次表示为：“1.1XXXXXX”，第三层次表示为：“1.1.1XXXXXX”，第四层次表示为：“一、XXXXXX”，黑体第五层次表示为：“（一）XXXXXX。

”，黑体第六层次表示为：“1.XXXXXX。

”，黑体第七层次表示为：“(1)XXXXXX。

”第八层次表示为:“1)XXXXXXX。

”层次标题：采用自动生成，一般只生成到第三层次，其中：第一层次标题：二号、加粗；第二层次标题：三号、加粗；第三层次标题：三号、加粗。

2）正文字体：宋体，小四号。

3）行间距：1.5倍。

5.文档分节与页眉、页脚设定。

1）文档分节封面单独成节（在封面尾采用插入分节符，选择新建页）；文档信息、修订记录、文档审核/审批、文档分发单独成节（方法同上）；目录单独成节（方法同上）；正文单独成节（方法同上）；对不同节的页眉、页脚分别设定，其中封面不要设定页眉和页脚，其余节的起始页均从1开始，具体见编辑软件的页眉和页脚格式设定、页面设定功能。

7. 质量记录表单序号记录表记录表编号存放地点保存期8. 附表正文格式说明：①标题级别的数字标示不超过三级，前三级分别采用1.、1.1、1.1.1来表示，第四级采用a)、b)、c)……或1)、2)、3)……或●、◆等符号来表示。

②一级标题：两端对齐，宋体三号加粗，1.5倍行距，段前0行，段后0行；二级以下标题：左端对齐，宋体四号加粗，段前0行，段后0行，1.5倍行距；三级以下标题：左端对齐，宋体小四号加粗，段前0行，段后0行，1.5倍行距；正文：首行缩进2字符，宋体小四，段前0行，段后0行，1.5倍行距。

③所有数字均为Arial格式，字体大小遵循各级内容设置④流程图用不同的图形来表示含义：进程用“”表示；判定用“”表示，走向用“”表示。

3.4 作业文件作业文件的封面、前言与程序文件格式相同，但正文内容可根据实际情况灵活运用。

3.5 记录表单格式3.5.1 单页记录记录表格式没有封面、页眉、页脚，但有表头。

表头内容包括表格名称、编号，详细内容可根据要求和实际情况编写。

如附表二：“文件审批单”模版3.5.2 带封面的记录样式对于需要设置封面的记录，封面模版见：附表三。

在封面上写出记录的名称、编号，记录的编制、审核、批准等信息可以根据具体记录审批过程需要确定项目，但每项目应附加上日期。

记录的正文部分设计详细的记录填写样式，可以灵活设置。

记录正文部分设置页眉、页脚，页眉信息：1）程序文件下的记录“表号：SQYL/R-QP-□□-□□第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第□页共□页”。

2）工作文件下的记录“表号：SQYL/R-QW-□□-部门代号□□-□□ 第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第 □ 页 共 □ 页”。

例如：Ⅱ带封面的记录正文4. 文件发布与修订版本文件版本以文件大批发布或换版年份为大版本号，在此版本下作的修订以“第X 次修订”标识，X 为 “0-N ”的数字。

文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。

2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。

3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。

并保证文件编号、书写符合本规范。

4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。

原则上为纸的右上角。

4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。

4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。

4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。

文件编号规则1、目得加强公司文件得标准化管理,便于文件得识别、追溯与控制,规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。

２、适用范围适用于公司文件得编号管理与控制。

a)技术类文件：就是指在公司得研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关得各类文件与资料。

b)其她文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3、编号办法3、1 公司名称约定公司全称：简称：3、2 日期表示格式:yyｙy－mｍ-ｄd或ｙyyyｍmｄｄyyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如201２表示公元2０1２年。

mm月份：用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。

dd 某日：用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。

例如：2０12-10-１2或20１2１012表示（2０１2年１０月12日)3、3 文件版本编号下面就是对文件版本进行编号要遵守得标准:起草版本得编号为0、1, ０、2, 0、3，、、、, 0、1０。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0、１,０、1、1, ０、1、1、１、一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1、0,版本编号不断变化为:1、０, 1、１, １、2,、、、，1、10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2、0,2、1，2、2 等。

3、4 技术文件命名格式：ＦＩRST－AＡ-ＮＮ-YＹYYMMFIＲST:公司名称缩写AA:项目名称NN:版本号，参见3、3节YYYYMＭ:年月3、5 其她文件得编号3、5、１公司规章制度与管理文件公司规章制度与管理文件得编号格式为:FIRST(-DN)-TT-nnｎ-dd-YYＤN:大写英文字母,部门代号,如该制度就是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件就是部门内部管理制度，则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。

相应得部门代号如下：综管部:ＺG采购部:ＣG生产部:SC销售部:XS财务部:CWTＴ文件类型:①规章制度—RR,指公司颁布执行得各种规章制度;②质量管理文件—QS，公司运转过程中得各类文件与记录。

QCT/WJ-ZH-GZ-1801-001文件编号规则1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。

2.适用范围适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。

3.总则1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。

2.由综合部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

4.文件类别4.1文件1.管理制度2.技术文件3.合同(招投标)4.外来文件4.2记录1.会议记录2.检查记录3.工作总结(周报、月报)4.工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称：XXXXXX有限公司简称：QCT5.1.2部门代号CW--财务部ZH--综合部XM--项目部GC--工程部YX--营销部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1801”代表该文件是2018年1月制定的。

5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。

5.1.5文件版本编号vdd下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1,0.2,0.3,...,1.0。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。

例如，0.1,0.1.1,0.1.1.1。

一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。

版本编号不断变化为：1.0,1.1,1.2,...,1.10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2等。

5.2文件编码结构QCT/XX—XX—XX—YYXX—LLL流水号日期代号(年年月月)文件类型部门代号企业代号/文件(记录)5.3文件分类编码规则5.3.1规章制度和管理文件格式：QCT/WJ-ZH-ZD-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同(招投标)协议格式：QCT/WJ-CW-T-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；O-其他合同）5.3.3外来文件格式：QCT/WJ-AA-RM-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号5.3.4技术文件格式：QCT/WJ-XM-（AB）BB-yyxx-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号5.3.5会议记录格式：QCT/JL-ZH-HY-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-会议缩写-年月-流水号5.3.6工作总结或工作计划格式：QCT/JL-QF-ZJ/JH-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-总结/计划缩写-年月-流水号。