浅析档案数据库建设
档案数据库是档案管理的根本，满足数据库设计以及发展需求，将档案实体数据以及管理数据运用一定的管理模式形成数据库，能够为以后档案的使用提供便利。档案数据库是档案数据系统建设的重要组成部分，同时，也是档案数据信息化发展的重要组成部分。
标签：档案数据库；档案分类；全宗原则；电子文件
引言
长久以来，数据库建设为人类社会的发展提供了很大的便利，同时，其也是经济社会发展的重要体现。数据库是信息构成以及管理方式的重要表现形式，能够对数据进行很好的管理，同时，在数据完整性方面具有良好的优势。对档案数据库建设进行重视，能够为经济社会以后的发展提供依据，同时也能更好的完善档案信息化建设。
1 档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用
从管理学方面来看，管理行为的目标性非常重要，因此，在档案管理中，对档案管理的目标问题也要进行重视。档案管理中，对档案本身的管理以及信息的管理都要进行重视，同时，对比较复杂的档案进行管理时，要提高其管理的质量。很多的档案在数量上非常多，同时，在种类上也非常多，因此，在档案管理方面要对很多的细节问题进行重视。档案管理中，对种类的划分问题要进行重视。对档案的种类进行划分是为了实现档案管理的条理性，在很多情况下，档案的类型和级别都会存在问题，在这种情况下，按照其种类进行管理，能够在使用时实现更高的效率。对档案分类理论进行重视，能够对档案数据库的建设起到很好的导向性。
将档案种类划分当做对档案数据库创建的根本原理，其对档案资料库的创建方向存在直接作用。在档案种类划分中逻辑以及历史主义的划分方式获得广泛认同。逻辑主义的划分方式将档案的普遍特性作为划分规范以及根据，是按照严格的样式逻辑开展区分的分类观念，例如根据保管年限、保密等级开展区分。历史主义的划分思维是根据事物的现存状况和边界对事物开展划分，着重按照事物的现实状况开展划分，尽量靠近事物最真实的样貌，是客观主义的划分思维。历史主义技术在档案管理范畴的详细表现是全宗准则，在种类划分时先根据档案归属的全宗开展划分。逻辑主义划分思维能够协助某一详细特点开展区分，方便对档案开展多方位的灵活位置确定；历史主义主要着重于档案根源归类这个基本特点，健全了档案的实质，同时也是数据库和别的资料库区分的重要因素。在档案管理的过程中，这两类划分思维相互辅助，但是，却不能够互相替代。
2 全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用
《[高校档案信息化建设思考]档案信息化建 设方案》 随着形势的发展，档案信息化建设已经成为档案管理的重要内容，信息化程度的高低也直接决定了档案的管理与利用工作质量与效率。高校档案作为档案工作的重要组成部分，其信息化建设也得到了较快的发展。但由于档案信息化管理标准、档案信息化管理软件开发、高校自身条件等限制，高校档案信息化建设仍处于探索完善之中，如何做好高校档案信息化建设，使其能够结合高校档案工作实际，在较长时间内发挥作用，是档案行政管理部门、信息技术开发部门和高校共同探讨的话题。现在结合实际工作，对这一工作进行尝试性探讨。 一、做好高校档案信息化、现代化建设必须具备的基本条件 高校档案管理信息化建设是高校信息化建设的重要组成部分，也是高校档案工作在新形势下确保高校档案信息资源的齐全、安全，提高服务效率和服务质量的有效途径。烟台大学、鲁东大学等单位档案信息化建设走在全市的前列，为全市数字化档案室建设开了个好头。结合他们建设与实施档案数字化工作的经验，我们认为做好这项工作必须具备以下几个条件： 1、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，领导是关键 高校档案信息化、现代化建设首先需要一定的资金投入，没有经济上的保证，档案信息化建设就如同空中楼阁。如果单位领导认识不到档案对各项工作的依据作用和参考价值，认识不到档案信息化建设将为领导决策、各项工作开展提供更快、更系统、更全面的信息，他
就不会舍得投入。这项工作也就无法开展。 2、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，高校经济实力是物质基础 从烟台大学等单位数字化档案室建设情况看，要真正实现档案管理现代化，没有几十万，甚至上百万的投入是不行的。如果单位经济上条件不允许，即使领导再重视，档案工作人员再争取，档案信息化建设也达不到应有的效果。当然，经济条件差也不能做等靠，档案信息化建设，资金只是一个方面，大量的基础工作需要我们档案工作人员去完善，只有这样，一旦经济条件许可，档案信息化建设也就有了很好的基础，从而发展也会很快。 3、高校档案管理信息化、现代化建设的好坏，档案管理软件是前提 高校档案信息化建设要求高校档案部门要做好对计算机系统及数字设备中形成的电子文件（数据）的采集、归档、存储和管理工作，做好对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，为高校提供档案网络化服务，并实现档案管理系统与高校信息系统的无缝链接。这必然要求档案管理软件具有较高、较全的性能。如果档案管理软件达不到要求，那么其他工作也就无从谈起。我们花费大量人力、物力、财力在档案信息化建设上，自然希望能够一次性投入，无限次产出，这就要求我们的档案管理软件具有一定的稳定性和前瞻性，不但当前的情况能处理，随着科技的快速发展，出现的新载体、新情况也能处理。这样，才有利于档案信息化建设的健康发展。
档案数据库建设要求 1、数据库建设原则 1.1、标准性与规范性； 数据库建设所采用词汇、表格、数据等应标准、规范，遵照执行国家颁布的与档案管理有关的最新或现行的制度与标准以及即将推出的各类规范。 1.2、综合性与平台性； 数据库应该可以存储综合的档案数据，管理的对象应包括业务档案、文书档案、会计档案、科技档案、声像档案（音频、视频、照片、光盘等档案）、设备档案、实物档案等多种档案对象，该数据库能完成档案的所有管理环节，可以兼容多种不同介质的档案，包括纸质档案、电子档案、音频、视频、图片、光盘、奖杯、奖牌、锦旗等。1.3、可行性与安全性； 应充分考虑在实现管理对象从“物质流”（纸质档案）向“电子流”（数字信息：电子档案）的转变过程中，确保信息采集和信息处理的安全、准确、完整；能够有效提高效率和降低工作人员的工作强度，改善工作人员的工作环境。档案管理工作是一项严格的工作事项业务，所设计的档案影像管理系统应在档案的处理、存储、管理、分类和安全分级和授权查询方面提供安全的、有效的、统一的、细致的权限管理机制和审核机制；提供完善的数据备份方案以及集中的系统监视与系统日志，使运行状态一目了然。系统留有完整的备份数据及日志记录，具备在任何情况下不使档案数据意外丢失。并可以根据用户实际要求，提供完善的图形、图像分级加密功能，可实现页面加密及权限设置，使权限机制更加完善。
1.4、先进性与开放性； 所建设数据库采用目前IT领域中稳定高效、应用广泛的计算机设备和网络设施，和先进成熟的图像处理技术、数据库技术、网络与信息安全技术等作为集成环境，充分利用先进的、成熟的、有生命力的技术成果，建立一个高起点并有良好伸缩性数据库，能满足今后一个时期内的需要。具有开放性，无论是网络操作系统、网络协议、软件体系结构，还是传输介质、数据交换协议、通讯方式和接口等方面，充分利用开放的平台，均符合国际标准系统。可以和包括OA系统及其它业务系统等进行接口衔接。 1.5、实用性与经济性； 设计以用户需求为主导，以完整地实现预期功能为目标，系统设计同时遵循“保护用户投资、全面降低成本”的原则，充分考虑建设成本、运行成本和维护成本，提高项目建设的性价比和效益。 1.6、可扩展性与灵活性； 系统架构在开放的安全应用支撑体系结构之上，软硬件配置具备可伸缩及动态平滑扩展能力，通过系统框架和相应服务单元的配置，适应业务量的变化，以获得良好的性能价格比。易于扩展，扩建新的业务功能，使得数据库具有良好的可扩充性。完全可以适应今后档案规模的不断扩大和档案管理对象的调整、增加。可根据用户的特殊需要随时增加新的功能，版本升级换代容易。 1.7、易维护性与易操作性； 较好的易维护性和较低的维护费用，而且操作简单、直观，便于学习掌握。有详细的操作手册和安装说明，操作人员只要阅读手册，就可掌握该数据库的基本使用方法。
课程设计题目一：学生档案管理系统 一、系统需求分析： 学生档案管理系统的用户是有负责学籍管理的教师（下称为管理员）、任课老师、和学生，系统包括院系管理、学生基本信息管理、学生照片管理、学生奖惩管理、休学及调转管理、选课信息管理等主要功能，具体功能如下：（1）院系信息的添加、修改、删除和查询，此功能为学生档案的分类管理提供依据。 （2）学生基本信息的添加、修改、删除和查询。 （3）学生教育经历的添加、修改、删除和查询。 （4）学生奖励和处罚信息管理。 （5）学生学籍变动信息管理，包括休学，转专业，休学，留级和调转管理。 （6）学生政治信息的变动，包括变动的各个阶段。 （7）学生每学期成绩信息，包括补考、及重修。 （8）用户信息的注册，包括用户名和密码。 （9）选课信息管理，包括选修学期、教员信息。 1
(一)理解需求 1.学生档案管理系统分为以下几个模块： 用户信息管理系统 该系统涉及用户的基本信息包括、用户名、密码、用户权限分类，例如：用户管理员具有添加、修改、删除和查询雪上档案管理系统的四项子功能，而用户任课教师和学生只能查询该系统， 学生基本信息管理系统 在这个系统中，又分为学生基本信息管理和学生在校信息管理两个子系统。学生基本信息管理和学生在校信息管理是学生档案管理的重要组成部分，也是录入完整、有效的新生信息是学生课程信息管理、学生成绩管理、学生奖惩信息管理的基础。 课程信息管理系统 在此系统中，包括学生各个年级和学期所选的课程信息，这是学生成绩管理的基础，只有有了课程才能在期末对学生的成绩进行管理；这里包括了对学生课程的录入、查询、修改、删除等功能。 成绩管理系统 2
浅谈档案管理中的信息化建设 摘要：随着现代信息技术的不断发展，档案信息化和档案管理数字化的建设也逐渐变成了可能，本文首先对档案相关概念、信息管理重要性做了必要的说明，其次针对目前分公司在档案建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。 关键词：浅谈档案管理信息化建设 一、档案信息化概念及开展信息管理的重要性 （一）档案信息化概念。档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为公司提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。就中国石油湖北**销售分公司来讲，档案馆的建立和完善对传承石油文化，承载公司自建立以来的发展历程，对公司的长远发展和科技创新方面，起着越来越不可替代的作用。 （二）开展信息管理的重要性。随着信息时代的到来，现代科学技术在公司经营管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子公文、各类管理系统、应用程序的数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信
息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。分公司档案的建设及管理的信息化程度将影响着档案利用的好坏和保管时间的长短，对档案信息资源加以管理是传统档案管理的必然进步，是档案工作的发展趋势。档案管理的信息化是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。 二、分公司档案建设管理中存在的问题 （一）观念问题 1.各部门档案管理的意识薄弱，对重要文件、资料和凭证的归档还没有引起足够的重视。一些部门主任对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理，而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。一些部门的档案管理人员对档案的分类存放和档案归档的及时性上认识不足，没有认识到这是一个循序渐进的工作，而是通常性的进行集中办理。 2.虽然在各部门建立了兼职的档案管理员制度，也对相关建档、录入标准进行了讲解和培训，但落实到具体部门和岗位人员上，却是贯彻不力，归档意识淡薄。通过档案信息化建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为分公司档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。 （二）技术层面的问题 1.档案系统的传输速度较慢，网络安全也是关系着档案系统
我国档案管理信息化建设论文 一、档案管理信息化建设的必要性 档案管理信息化指运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。档案管理信息化建没的基本内涵包括：档案信息的标准化建设、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程。在信息时代，档案管理信息化建设对推动我国经济社会继续发展具有十分重要的作用。 1、档案管理信息化是实现资源共享的必然要求 在当代，各行各业信息化已经成为世界各国抢占经济发展最高点，加速经济和社会发展的必由之路。加快档案资源信息化的步伐，既是经济和社会全球一体化新形势下加快发展的迫切要求，也是实现档案信息资源共享的现实需要。档案管理信息化可以进一步促进资源的开发、利用、保存和传递，消除了各个信息使用者互相共享资源的壁垒，实现资源的高度共享。 2、档案管理信息化是档案事业发展的必然要求 档案事业是为全局服务的基础性部分，在改革开放和现代化建设中具有十分重要的地位和作用，档案管理信息化无疑是奠定档案事业基础性地位的必然趋势。面对档案工作的新形势，档案工作的外部条件和内部需求都在发生新的变化，在新时期，要适应档案工作的要求，必须冲破“接档案、管档案”的陈旧观念，剔除影响档案事业发展的体制弊端，调整档案工作的结构，使其与社会整体发展相协调、相一致。同时，档案管理信息化建设可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代档案管理体制的建立和完善。 3、档案管理信息化是提高工作效率，节约资源的必然要求 传统档案工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工劳动为主的管理模式，花费了大量的人力、物力。传统的档案管理方法已经在信息技术和通讯技术高速发展的今天突显弊端。档案管理信息化不仅大大提高了档案的储存量，提高了工作效率，还有力地促进了节约型社会的建设。 二、制约我国档案管理信息化建设的主要因素分析
档案管理理论对档案数据库建设的影响分析 档案数据库是以档案的本体管理为基础，兼顾数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在数据冗余度、管理效率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上，档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件，是档案信息化不可或缺的基础工作之一。 在建设结构合理、格式规范、便于共享的档案数据库的过程中，仅仅依靠数据库理论是不能胜任的’数据库管理系统（DBMS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。 ?、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用 从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。” “这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”正因为如此，“说得笼统一点，档案管理理论上的所有能称得上’重大’的分歧和争论，大都围绕着分类方法展开。”① 由是，笔者将档案分类作为影响档案数据库建设的基础理论，该理论直接影响着档案数据库建设的方向。在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的…般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想’比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行
企业诚信档案数据库 诚信承诺书 为维护市场公平竞争，营造诚实守信的市场环境，我单位自愿将本单位相关信息提交“包头市建设工程全流程网上电子招投标平台企业信息库”（以下简称信息库）予以登记并对外发布，信息库发布的我单位相关信息均经我单位确认无误，我单位对此郑重承诺如下： 、凡我单位在包头市参加的投标项目，在资格审查和评标阶段需要提交的企业业绩和获奖等情况，我单位均将事先在信息库对外予以披露，未披露的可不作为我单位资格审查和评标的依据。 、我单位提交并在信息库发布的相关信息均真实有效，提交的材料无任何伪造、修改、虚假成份，材料所述内容均为本单位真实拥有。若违反本条承诺一旦查实，本单位愿意接受公开通报，自愿退出所有正在包头市参加的投标项目，并愿意承担由此给我单位带来的一切不良后果。 承诺人法定名称（单位公章）： 承诺人法定地址： 法定代表人（签字或盖章） 电话：传真： 年月日
企业诚信档案数据库 法人授权委托书 包头市建设工程全流程网上电子招投标平台领导小组办公室： 我，系的法定代表人，现全权委托同志前来新建企业基本信息数据库事宜，以我单位的名义办理，均予以承认。 特此委托 单位组织机构代码证号 联系人联系电话 单位名称：法定代表人（签字或盖章）：（盖章） 年月日
企业基本账户确认承诺书 公司名称：； 开户行：； 账号：； 我公司郑重承诺以上信息真实准确，并为递交投标保证金的唯一账户。我公司将严格按照相关法律法规的规定，在包头市进行招标投标活动。如因以上信息不准确，在招投标活动中造成的一切不良后果，我公司将承担全部责任。 以上信息如有变更，我公司将及时申报更新，在不及时变更的情况下，参加招标投标活动造成的一切不良后果，我公司将承担全部责任。 法人代表（签字或盖章）： 单位盖章（公章）： 年月日
浅析企业档案信息化建设 【摘要】档案信息电子化是大势所趋，势在必行。档案工作必须增强全局观念，进一步树立服务意识，落实创新服务手段，不断拓展服务领域，积累经验完善措施，提升档案事业发展质量和水平，为社会和谐经济建设保驾护航。 【关键词】企业档案；档案管理；信息化建设 目前，随着我国企业信息化建设进程快速发展，档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。应当说，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此，如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。 １．目前档案信息电子化建设存在的问题 (1)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机规格型号不一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。 (2)目前还没有一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。 (3)标准化、规范化档案工作有待提高。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个档案馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，制约了档案信息电子化建设。 (4)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应客观形势发展的要求。 (5)档案信息管理人员的素质有待提高。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更紧缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。 2.档案信息电子化的发展趋势 办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形式，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的机读形式档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。 3.增强档案信息电子化创新服务手段 (1)建立档案业务工作网页，开展网上利用服务。例如:建立档案业务内部局域网，充分利用机关、企事业单位的网站制作网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。 (2)建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业
管理信息化建设研究-档案管理论文-管理论文 ——文章均为WORD文档，下载后可直接编辑使用亦可打印—— 1 管理信息化建设面临的主要问题 1.1缺乏对管理信息化重要性认识。 当前，虽然我国的信息化建设工作取得了一定的进展，但管理工作中“为保管而保管，重保管轻利用”的思想依然存在，思想认识上出现偏差，往往怠于配合、协助。 1.2资金投入不足,基础设施不够完善。 信息化建设必须以高性能的软硬件基础设施来保证，但目前因缺乏对信息化建设的资金投入，相关的软硬件设施配备不全，且维修、更换、升级等未及时跟上，制约着信息化建设。 1.3 管理的标准化水平低。 管理信息化标准的制定和执行是信息化建设的保证，但就目前而言，
我国各地、各系统信息和网络建设的形式尚未建立统一标准和规范，规范性有待提高，信息资源建设落后，无法全面实施。 1.4缺乏专业的管理信息化人才。 由于缺乏一支综合素质高的管理信息化人才队伍，严重阻碍我国管理信息化建设。目前，部分从事信息化管理的人员的综合素质偏低，其技术能力、管理经验等不能适应新时期信息化建设的需求，同时由于人员的稳定性不足，阻碍信息化建设工作的进展。 2推进管理信息化建设的对策 2.1加强管理信息化的基础设施和资源体系建设 管理信息化的基础设施和资源体系建设是管理信息化建设的核心任务和基础工作。加强管理信息化的基础设施建设，一方面要配备质量可靠、性能优良的软、硬件设备。另一方面，综合考虑馆藏规模、管理软件运行要求等诸多因素开发管理软件，提高管理软、硬件的安全、正常运行。同时提高管理计算机和网络技术的应用程度，建立和健全面向社会、服务公众的管理网站，以有效实现信息资源的共享。而加强管理信息化的资源体系建设，应积极运用信息技术与多媒体技术、信息技术等全面整合信息资源，重点加强目录中心建
关于档案信息化建设的调研与思考 一、背景分析 目前全省乃至全国各地都在搞信息化建设，从各级国家档案馆的馆藏数字化到各单位的数字档案室建设；从电子文中心、电子阅览室、登记备份中心到农村档案信息共享等，可说是热火朝天。 档案局作为政府指定的信息管理与服务中心，既要保护传统载体的档案，又要管理数字化的记录。如何加快档案馆的数字化建设及电子档案的安全保管便显得尤为迫切。为贯彻落实省两办下发的《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》，开展以电子文件中心各数字档案馆为基础的“电子文件和数字档案登记备份中心”建设工作，省档案局将电子文件和数字档案登记备份工作列为重点推进的创新工作。 考虑到随着社会进步和档案局的职责功能业务的完善，现在和将来各地档案局的档案相关的业务系统从数量和质量都在增长与提升，信息系统应该支撑起综合各类业务管理的“多核心”要求， 本文基于这样的背景，讨论新形势下档案部门的信息化建设的有序，高效和可持续发展的建设思路。 二、目前档案部门信息化建设方面存在的问题分析 从上文可以看到虽然这些年建设不少的信息化项目，但是由于历史和现实因素难免存在不少问题，汇总为以下5点： 1、各自为政、散乱小。 现在建设档案信息化系统往往是由业务部门发起需求，但是档案局目前的业务范围还是比较广，业务分散，内容繁多，系统之间的关联与整合不够。建设各自系统的时候受部门条条框框的影响较大，缺乏统筹安排，导致每个对应的信息系统都是“麻雀虽小，五脏俱全”，重复度大。 2、费财费力，专业技术力量簿弱。 信息系统有个特点，需要支撑起ISO标准的7层结构，比如物理层，链路层，网络层等等一直到应用层。这样每套系统建设的过程需要覆盖考虑这些层级对应的设备和软件，为了更好的保质保量的完成这些工作，除了购买各类设备之外，在建设过程和运行维护阶段我们还需要配备各个方面的专业人才，但是这些对我
课程设计报告课程设计题目：档案管理系统 学生：阳渊 专业：软件工程 班级：081103 学号：08110327 指导教师：小林王红玲 2009年12月13日
目录 一、课程设计题目、时间、地点 (3) 二、系统分析 (3) 三、课程设计目的 (4) 四、课程设计要求 (4) 五、实现思路 (5) 六、实验过程 (13) 七、课程设计总结 (15) 八、心得体会 (18)
（一）课程设计题目、时间、地点： 档案管理系统 2009-12-13 软件楼506 （二）系统分析： 四十年代电子计算机问世以来，计算机科学发展迅速，应用领域不断扩展由于计算机的普及与广泛应用，现代社会正朝着高度信息化，自动化方向发展。随着计算机硬件的不断成熟，成本不断降低，特别是个人台式计算机，已经是各行各业必不可少有办公设备，而且近几年个人台式计算机，笔记本电脑逐步走后门向我国普通家庭，成为“家用电器”中的一员。计算机的普及与广泛应用，除硬件方面的因素外，还有微机所使用的各种软件的开发，推广和应用起了很大的促进作用；特别是近几年来随着计算机网络的不断升温，由其是“因特网”的发展和广泛运用，网民人数在飞速增长，除了获取信息外，网络的一个非常重要的功能是拉近了人与人之间的距离。 档案是科学知识的宝库、是文化的积累和沉淀，是统计分析的第一手资料，是研究决策的权威.随着计算机技术在档案管理领域中的广泛应用，档案系统的通用性，灵活性、可扩展性 .成为最关注的问题。本文提出了动态档案结构的概念，系统没有固定的档案数据库文件、数据库结构和数据库类型，在运行过程中根据使用单位的需求动态生成档案结构，实现了在一个数据库字段存取任何类型电子文件，并自动从数据库提取、识别和运行电子文件的方法，实现了档案管理系统软件的通用性，具有良好的应用推广应用价值。关键词档案管理；通用性；动态管理；电子档案建立基于计算机网络的档案管理信息系统，形成一个现代化的集档案数据采集，加工、存储、检索、输出和发布于一体的档案数据处理中心，是实现各单位档案信息管理标准化和现代化的前提条件，是提高档案管理效率、提高档案服务水平的根本途径。“通用档案信息管理系统”软件的研发促进了档案管理部门以新的观念、新的制度、新的模式与手段开展档案信息管理工作。软件实现了档案信息管理电子化、网络化，增强档案管理的科学性，规性和易操作性，改变了传统繁琐的档案管理模式。该软件的通用性设计避免了各类型档案系统的重复投入开发，具有良好的应用推广价值。 “档案管理系统”主要研究通用的档案管理信息化解决方案，研究各单位各行业档案系统的普遍特征，研发适合各类型层次单位的档案信息管理系统软件。通过通用性的研究，将该系统的可应用拓展到其他单位或者行业的档案信息系统建设，以期提高档案工作信息化水平.
档案馆资源建设之我见 档案资源是档案馆的立馆之本，是档案馆各项工作得以顺利开展的要素资源，是衡量服务能力和水平的重要指标。加强档案资源建设，是档案馆事业可持续发展的基础、是提升档案馆公共能力、实现传统型档案向现代型公共档案馆转变的必经之路。我们常说，资源、资本、劳动力是生产的三要素，其实档案事业发展，也离不开这三要素。资源建设是国家档案馆的重要任务之一。拥有档案资源的规模与质量，是新时期衡量一个档案馆发展水平的重要指标，也是一个档案馆立足社会、服务社会的资本。因此，资源建设永远是档案学理论研究和档案工作实践所必须面对的一个重要命题。为便于论述，本文仅就国家综合档案馆的资源建设，谈点粗浅的认识。 一、认识档案资源的价值 关于档案的价值，许多教科书多概括为凭证价值和参考价值。这种概括至今仍具有科学意义，但以前我们在阐述其具体价值时，往往过于狭隘。例如，对档案的凭证价值，往往解释为对形成单位的查考价值，其实，就档案的凭证价值而言，不仅仅对形成单位的日后工作具有凭证价值，对社会，对大众同样有凭证价值。档案的凭证价值还表现在对社会公众的凭证价值。政府或公共机构在管理社会事物过程中，尤其是在办理行政许可过程中，形成大量涉及社会大众的档案，这些档案既是政府日后工作查考的依据，也是当事人日
后查考的依据。 二、影响档案资源建设的要素 档案馆保存什么，不保存什么，不是完全凭主观愿望，也不是一成不变的，重要的是看社会需求。有社会需求的档案才有收藏的意义，反过来只要有社会需求就可以去收集。例如各种民生档案，原本没有明确列入档案馆接收范围，因为有社会需求，所以才引起各级档案馆的重视，这也是近几年“建立覆盖人民群众的资源体系”提出的依据。可见社会需求是资源建设的重要因素。 三、当前档案资源建设主要策略 1、拓宽资源建设的主渠道 档案馆的档案主要是接收来得而不是其他途径获取的。这就决定了档案馆要丰富馆藏，要改善结构，必须将着眼点放在主渠道的拓宽和完善上。首先要重新审视原来的接收范围是否适当。所谓拓宽，主要是向过去忽略的经济和社会领域延伸。国有企事业单位的档案自然应是拓展的重点。而向非国有档案（包括集体和民营企事业单位、以及民间组织、家庭、个人所有的档案）延伸也应是有益的考量。其次在接收档案门类上，必须突破单一文书档案的局限，向照片档案、音像档案、涉及民生的专门档案、有时代特点的科技档案和实物档案延伸。要实现这一转变，就必须从档案形成和归档机制、移交机制入手，只有实现了有效的前端控制，接收进馆才能顺利实现。 2、主动拍摄和采集
浅谈档案数据库在档案管理中的作用 随着信息技术的不断变化与发展，人们对于信息的不断完善与强化，使其应用于各个行业之中，档案数据库的建立正式对于信息化需求的完美体现，如何有效的加强档案数据库的建设，以便更好的在档案管理中发挥重要作用，成为了当今档案管理中亟待解决的问题之一，档案信息的发展不仅仅要充分考虑档案信息的资源化，还要考虑到档案对于自身的管理，数据库的安全设立是保证档案管理正常运行的首要条件，也是基础条件。对此文章主要针对档案数据库存在的一些问题进行简要的分析与总结，并提出相应的解决措施。 标签：档案数据库；档案分类；研究分析 档案数据库是以档案的本体管理为基础，兼顾数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在数据冗余度、管理效率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上，档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件，是档案信息化不可或缺的基础工作之一。 1 档案分类理论对档案数据库的建設起着导向作用 档案管理是针对于档案分类而言，进行的一种管理方式，其主要目的就是为了档案信息的管理规范化，流程分类的有序化。档案管理的形式多样且复杂多变，所以在进行管理过程中要尤其注意档案的分类，划分。将不同的档案按照一定的原则进行分类，可以从大的方向向小的方向逐渐分类区分，再从小的方向进行细致的分类，这样做的主要目的不仅仅能够将庞大的档案进行有效的划分和管理，还能够为日后的查询奠定基础。 传统意义上将档案进行分类的过程中主要是依据标准进行的，并没有一个清晰准确的概念和界定。也有一种方法是将档案按照时间，保存时间的长久进行有效的合理分类，这种分类方式可以有效的针对事件存储的时间对档案有一个整体的宏观把握。强调的是一种以现实为基准的生态分析，更加贴近于事实的本身。现实来讲，这种分类方式是一种归于全宗形式的原则分类，有助于了解档案的整体发展内容，这也是有别于数据库管理分类的一个重要特征，所以某种程度上将，传统的分类方式与现代的分类方式所说不同，但两者之间也是相互独立存在的，不能被取而代之。 2 数据库在档案管理中应用的现状与不足 随着各个行业的不断发展壮大，传统的档案管理方式已经很难适应时代社会发展的需要，对此必须加强改革。利用现代化信息技术手段完善档案数据的管理。计算机作为未来发展建设的主流，在整个信息化时代起到了至关重要的推动作用，档案信息化的出现更加说明了数据库建设在档案中的作用。原有的档案信息
档案综合管理系统数据库的标准化建设 作者：李玲 来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第4期 文/贵州财经大学档案馆综合档案科? 李玲 【摘要】本文阐述了当前档案综合管理系统发展过程中在数据库设计方面的问题，并根据 信息工程原理提出建立档案标准化数据库模块的建议，并说明该方法的原理及好处。 【关键词】档案信息化；数据库；标准化 一、档案信息化建设进程 1.1996年国家档案局成立了电子档案归档与电子档案管理研究领导小组，集合有关力量开 展相关研究。2.2002年《全国档案信息化建设实施纲要发布》，将电子文件归档作为主要任务 纳入全国档案信息化建设。3.2007年召开全国电子文件中心经验交流会，鼓励、倡导地方政府 电子文件的集中管理。4.2010年国家档案局在全面分析我国电子文件系统建设现状的基础上， 开展了“国家电子文件支持平台系统”建设项目，目的是认真总结我国十多年来电子政务建设 方面的经验与教训、国内软件企业发展模式的利弊，同时认真梳理、企事业单位、分析党政机 关对电子综合管理系统业务与技术需求，实现对电子综合管理系统标准体系的研究和编写，最 终形成符合我国自身国情、具有自主创新与示范意义、能够被社会认可、可以公开标准的国家 电子文件支持平台系统，初步实现我国电子文件的填写遵循统一标准规划、设计、建设、应用 与管理，推动我国电子政务的标准化、国产化进程。 二、档案信息化综合管理系统的现状及问题 （一）档案综合管理系统的基本架构。第一层系统层包括：网络平台、硬件平台、系统软 件平台等，这些平台现在已经是高度标准化的，之间的通用性是得到国际标准保证的。第二层 数据层：这一层主要是数据库，常用的数据库为ORACLE和SQL数据库，它的作用就是存放我们的档案管理系统的所有数据，并提供检索支持。第三层平台应用层：这一层主要实现数据接口、文件检测、全文检索、打印报表等基础性功能。第四层软件应用层：这一层主要实现综合管理、信息发布、电子文件归档等功能性作用。第五层数据接入层：该层主要实现与校内其他管理系 统的对接，例如OA系统、各部门的自用系统等实现信息资源的共享。第六层展示层：实现程序最终在电脑、手机和平板电脑等终端的显示功能。 （二）非标准化档案数据存在的隐患。当我们的客户发现所购买的软件功能不能满足自身 发展需要而软件公司也无法提供更新时，或者软件公司由于自身问题倒闭无法提供售后服务时，用户肯定会重新购买软件使用，但是由于各家软件公司的在数据库设计上执行各自的标准，这 就导致两款不同的档案管理软件之间无法共享基础数据，无论是重新建立数据库来适应软件还 是修改软件来适应原有数据库，所耗费的人力和资金比新建一个系统还要多，而我们在做档案 信息化时都了解，搭建一个档案管理系统不算难，难的是将档案电子化录入数据库之后的过程，这个过程有可能消耗的是数年和数十年的时间，资金和人力消耗上也是数十倍余，搭建软件平台，对于档案管理系统来说，数据库无疑是无价之宝。 三、借助信息工程理论来尝试解决问题 信息工程（Information?Engineering）是一门新兴学科，它是数据处理发展过程中，总结了几十年的经验教训、进行了一系列实际考察后，在理论分析与多种方法综合的基础上，于80
第九章建立和使用數據庫檔案 多項選擇題 1.下列哪些項目是需要數據庫來提供資料： (1)網上購物 (2)圖書館系統 (3)機票訂購 (4)銀行證券買賣 A. 只有(1) B. 只有(1) 和(2) C. 只有(2)、(3) 和(4) D. (1)、(2)、(3) 及(4) 2. 數據庫是包含有一個或多個___________。 A. 工作表 B. 資料表 C. 打印表 D. 記錄表 3. 每個資料表中包含一個或多個列，稱為__________。 A. 記錄 B. 欄 C. 工作表 D. 字符串 4. 每一個記錄都有不同的___________或稱字段(field) 。 A. 檔案 B. 字符 C. 欄位 D.符號 5. 在資料表中，有一個或多個欄位會被選擇為________________。 A. 主關鍵碼 B. 特別碼 C. 密碼 D. 連接碼
6. 在學生資料數據中，假若「學生編號」被選為主關鍵碼，這是因為每個學生有 一個______________的學生編號。 A. 容易更改 B. 獨一無二 C. 容易刪除 D. 容易更新 7. 一般數據庫軟件會內置設有下列的功能： (1)排序 (2)搜索 (3)存取 (4)更新 A. 只有(1) 及(2) B. 只有(2) 及(3) C. 只有(3) 及(4) D. (1)、(2)、(3) 及(4) 8. 數據庫在數據組織層次中屬於 A. 最低層。 B. 最高層。 C. 中間層。 D. 非屬上述。 9. 數據庫組織被分為不同層次，下列哪一項是由高至低的正確排列次序？ A. 數據庫、檔案、欄、記錄、字符。 B. 數據庫、檔案、記錄、欄、字符。 C. 檔案、數據庫、記錄、字符、欄。 D. 檔案、數據庫、字符、記錄、欄。 10.在數據庫的檢視模式中，SQL是用作下列哪種功能？ A. 複製 B. 刪除 C. 更新 D. 查詢
浅谈人事档案管理信息化建设 作者：李香仙 来源：《科技创新导报》2011年第17期 摘要:人事档案的信息化管理,是人事档案工作发展的必然趋势。加强人事档案管理信息化、现代化水平,发挥人事档案作用。提出了全面加强高校人事档案管理工作。对传统人事档 案妥理模式的改革和创新。 关键词:人事档案管理人事档案管理制度信息化建设 中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)06(b)-0221-01 人事档案是反映个人经历、思想品德、业务实绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录,真实反映一个人的客观面貌。人事档案中的自传、履历表、登记表,是个人经历、思想演变、 家庭与社会关系的反映;历年的鉴定,记载着个人不同时期的表现和组织的评价;是个人在党和组织的教育培养下成长的佐证;政治与工作情况的考核、考察、奖惩与科研成果的登记等方面的材料,是个人政治表现、工作能力、成绩贡献、技术专长的展现。借助于信息技术,不断提高档案管理工作效率,提升档案管理水平。 1 建设目标要求 运用现代信息技术,基于信息化战略规划和档案馆的信息化总体要求,面向人事档案工作的全过程规划、设计和建设一个能够实现档案馆与其他部门信息系统集成和数据共享,能够支持人事档案全过程业务工作自动化开展,支持人事档案信息的网络化(分权限)查询利用服务,并将 通过该系统的应用,实现人事档案工作的现代化管理,使档案馆能够在人事档案工作过程中不断改进服务方式,提高办事效率,提升管理水平,促进人事档案管理体制的改革。 2 系统结构要求 人事档案的收集、归档、整理、保管、利用、转出等业务工作的网络化运行。要求档案数据集中存储,应用程序采用B/S运行模式,客户端不需要安装任何插件。要求系统的运行基于档案工作的业务流程实现业务与信息的自动化处理与运行。要求与学校其他部门的信息系统实现系统集成,实现信息资源共享。系统中的人事档案信息资源包括人事档案案卷和卷内文件的目 录信息、电子全文信息;系统设备资源包括数据库管理系统及服务器、存储器等软硬件资源。要求系统用户分权限设置。要求使用系统的每个用户都拥有特定的功能权限和数据访问权限(根据岗位设定),功能权限的设置要求细化到功能组件级;数据权限的设置要求细化到目录(行与列的权限)和全文(修改、浏览、下载、打印等);同时要求做好系统备份、数据备份,确保系统的不间断运行(至少在工作时间内);档案数据要求做到物理归档,因此需要与其他业务系统的数据
浅析档案数据库建设 档案数据库是档案管理的根本，满足数据库设计以及发展需求，将档案实体数据以及管理数据运用一定的管理模式形成数据库，能够为以后档案的使用提供便利。档案数据库是档案数据系统建设的重要组成部分，同时，也是档案数据信息化发展的重要组成部分。 标签：档案数据库；档案分类；全宗原则；电子文件 引言 长久以来，数据库建设为人类社会的发展提供了很大的便利，同时，其也是经济社会发展的重要体现。数据库是信息构成以及管理方式的重要表现形式，能够对数据进行很好的管理，同时，在数据完整性方面具有良好的优势。对档案数据库建设进行重视，能够为经济社会以后的发展提供依据，同时也能更好的完善档案信息化建设。 1 档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用 从管理学方面来看，管理行为的目标性非常重要，因此，在档案管理中，对档案管理的目标问题也要进行重视。档案管理中，对档案本身的管理以及信息的管理都要进行重视，同时，对比较复杂的档案进行管理时，要提高其管理的质量。很多的档案在数量上非常多，同时，在种类上也非常多，因此，在档案管理方面要对很多的细节问题进行重视。档案管理中，对种类的划分问题要进行重视。对档案的种类进行划分是为了实现档案管理的条理性，在很多情况下，档案的类型和级别都会存在问题，在这种情况下，按照其种类进行管理，能够在使用时实现更高的效率。对档案分类理论进行重视，能够对档案数据库的建设起到很好的导向性。 将档案种类划分当做对档案数据库创建的根本原理，其对档案资料库的创建方向存在直接作用。在档案种类划分中逻辑以及历史主义的划分方式获得广泛认同。逻辑主义的划分方式将档案的普遍特性作为划分规范以及根据，是按照严格的样式逻辑开展区分的分类观念，例如根据保管年限、保密等级开展区分。历史主义的划分思维是根据事物的现存状况和边界对事物开展划分，着重按照事物的现实状况开展划分，尽量靠近事物最真实的样貌，是客观主义的划分思维。历史主义技术在档案管理范畴的详细表现是全宗准则，在种类划分时先根据档案归属的全宗开展划分。逻辑主义划分思维能够协助某一详细特点开展区分，方便对档案开展多方位的灵活位置确定；历史主义主要着重于档案根源归类这个基本特点，健全了档案的实质，同时也是数据库和别的资料库区分的重要因素。在档案管理的过程中，这两类划分思维相互辅助，但是，却不能够互相替代。 2 全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用
浅谈档案的信息化建设 内容提要： 随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。本文将结合税务档案的自身规律，联系日常工作，阐述档案信息化建设的基本理论、实现信息化的必要性、如何实现以及在现实中急需解决的问题。 关键词：档案信息化 国家档案局于２００２年１１月印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字和数据库建设。当前由于认识不高，组织不力，缺乏资金以及更重要是掌握现代信息技术的人力资源的缺乏，档案信息话建设存在很多问题。一、档案及其信息化 （一）档案概述 “ 档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。”档案学是一门社会科学。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案是机关工作者查考的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对社会的发展起着多种积极的甚至不可缺少的作用。 （二）档案信息化建设 开展档案信息化建设首先需要明确的是其内在理念，即确保保存“社会记忆”功能的实现。因此，在档案信息化建设中要加大对数字化档案研究的力度，解决数字化档案的长期保存与安全传输等问题。否则，“人类记忆”就会面临丢失的危险。 档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化。同时，需要明确的是网络化、数字化不等于信息化。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。 二、档案信息化建设的必要性 （一）档案管理现代化、信息化是必然趋势。 随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。但是由于各个部门、各个地区的发展水平存在差异，所以在某些新成立档案部门的单位、偏远地区仍存在着信息化不够的现象。 （二）档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域。 档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益。 （三）档案现代化管理可以增加信息存储量。 现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。 三、如何实现档案信息化建设 档案信息化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中，应该多做调查、分析、研究。要加快档案管理现代化、信息化的建设，应