企业档案内容数据库的建设
作者：王金木
作者机构：福建三明市三钢集团公司综合档案室,365000
来源：中国档案
ISSN：1007-5054
年：2004
卷：000
期：009
页码：28-29
页数：2
中图分类：G270.7
正文语种：chi
关键词：企业档案;档案内容;数据库;原文扫描;档案利用
摘要：为了方便档案利用者查阅档案原文，实现馆际档案信息资源的交流与共享，提高档案利用和编研工作的效率，不少综合档案馆和文件利用中心已建立档案内容数据库，并取得很好的应用效果。企业也要重视和开展建立档案内容数据库的工作。
档案数据库建设要求 1、数据库建设原则 1.1、标准性与规范性； 数据库建设所采用词汇、表格、数据等应标准、规范，遵照执行国家颁布的与档案管理有关的最新或现行的制度与标准以及即将推出的各类规范。 1.2、综合性与平台性； 数据库应该可以存储综合的档案数据，管理的对象应包括业务档案、文书档案、会计档案、科技档案、声像档案（音频、视频、照片、光盘等档案）、设备档案、实物档案等多种档案对象，该数据库能完成档案的所有管理环节，可以兼容多种不同介质的档案，包括纸质档案、电子档案、音频、视频、图片、光盘、奖杯、奖牌、锦旗等。1.3、可行性与安全性； 应充分考虑在实现管理对象从“物质流”（纸质档案）向“电子流”（数字信息：电子档案）的转变过程中，确保信息采集和信息处理的安全、准确、完整；能够有效提高效率和降低工作人员的工作强度，改善工作人员的工作环境。档案管理工作是一项严格的工作事项业务，所设计的档案影像管理系统应在档案的处理、存储、管理、分类和安全分级和授权查询方面提供安全的、有效的、统一的、细致的权限管理机制和审核机制；提供完善的数据备份方案以及集中的系统监视与系统日志，使运行状态一目了然。系统留有完整的备份数据及日志记录，具备在任何情况下不使档案数据意外丢失。并可以根据用户实际要求，提供完善的图形、图像分级加密功能，可实现页面加密及权限设置，使权限机制更加完善。
1.4、先进性与开放性； 所建设数据库采用目前IT领域中稳定高效、应用广泛的计算机设备和网络设施，和先进成熟的图像处理技术、数据库技术、网络与信息安全技术等作为集成环境，充分利用先进的、成熟的、有生命力的技术成果，建立一个高起点并有良好伸缩性数据库，能满足今后一个时期内的需要。具有开放性，无论是网络操作系统、网络协议、软件体系结构，还是传输介质、数据交换协议、通讯方式和接口等方面，充分利用开放的平台，均符合国际标准系统。可以和包括OA系统及其它业务系统等进行接口衔接。 1.5、实用性与经济性； 设计以用户需求为主导，以完整地实现预期功能为目标，系统设计同时遵循“保护用户投资、全面降低成本”的原则，充分考虑建设成本、运行成本和维护成本，提高项目建设的性价比和效益。 1.6、可扩展性与灵活性； 系统架构在开放的安全应用支撑体系结构之上，软硬件配置具备可伸缩及动态平滑扩展能力，通过系统框架和相应服务单元的配置，适应业务量的变化，以获得良好的性能价格比。易于扩展，扩建新的业务功能，使得数据库具有良好的可扩充性。完全可以适应今后档案规模的不断扩大和档案管理对象的调整、增加。可根据用户的特殊需要随时增加新的功能，版本升级换代容易。 1.7、易维护性与易操作性； 较好的易维护性和较低的维护费用，而且操作简单、直观，便于学习掌握。有详细的操作手册和安装说明，操作人员只要阅读手册，就可掌握该数据库的基本使用方法。
课程设计题目一：学生档案管理系统 一、系统需求分析： 学生档案管理系统的用户是有负责学籍管理的教师（下称为管理员）、任课老师、和学生，系统包括院系管理、学生基本信息管理、学生照片管理、学生奖惩管理、休学及调转管理、选课信息管理等主要功能，具体功能如下：（1）院系信息的添加、修改、删除和查询，此功能为学生档案的分类管理提供依据。 （2）学生基本信息的添加、修改、删除和查询。 （3）学生教育经历的添加、修改、删除和查询。 （4）学生奖励和处罚信息管理。 （5）学生学籍变动信息管理，包括休学，转专业，休学，留级和调转管理。 （6）学生政治信息的变动，包括变动的各个阶段。 （7）学生每学期成绩信息，包括补考、及重修。 （8）用户信息的注册，包括用户名和密码。 （9）选课信息管理，包括选修学期、教员信息。 1
(一)理解需求 1.学生档案管理系统分为以下几个模块： 用户信息管理系统 该系统涉及用户的基本信息包括、用户名、密码、用户权限分类，例如：用户管理员具有添加、修改、删除和查询雪上档案管理系统的四项子功能，而用户任课教师和学生只能查询该系统， 学生基本信息管理系统 在这个系统中，又分为学生基本信息管理和学生在校信息管理两个子系统。学生基本信息管理和学生在校信息管理是学生档案管理的重要组成部分，也是录入完整、有效的新生信息是学生课程信息管理、学生成绩管理、学生奖惩信息管理的基础。 课程信息管理系统 在此系统中，包括学生各个年级和学期所选的课程信息，这是学生成绩管理的基础，只有有了课程才能在期末对学生的成绩进行管理；这里包括了对学生课程的录入、查询、修改、删除等功能。 成绩管理系统 2
档案管理理论对档案数据库建设的影响分析 档案数据库是以档案的本体管理为基础，兼顾数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在数据冗余度、管理效率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上，档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件，是档案信息化不可或缺的基础工作之一。 在建设结构合理、格式规范、便于共享的档案数据库的过程中，仅仅依靠数据库理论是不能胜任的’数据库管理系统（DBMS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。 ?、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用 从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。” “这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”正因为如此，“说得笼统一点，档案管理理论上的所有能称得上’重大’的分歧和争论，大都围绕着分类方法展开。”① 由是，笔者将档案分类作为影响档案数据库建设的基础理论，该理论直接影响着档案数据库建设的方向。在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的…般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想’比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行
企业诚信档案数据库 诚信承诺书 为维护市场公平竞争，营造诚实守信的市场环境，我单位自愿将本单位相关信息提交“包头市建设工程全流程网上电子招投标平台企业信息库”（以下简称信息库）予以登记并对外发布，信息库发布的我单位相关信息均经我单位确认无误，我单位对此郑重承诺如下： 、凡我单位在包头市参加的投标项目，在资格审查和评标阶段需要提交的企业业绩和获奖等情况，我单位均将事先在信息库对外予以披露，未披露的可不作为我单位资格审查和评标的依据。 、我单位提交并在信息库发布的相关信息均真实有效，提交的材料无任何伪造、修改、虚假成份，材料所述内容均为本单位真实拥有。若违反本条承诺一旦查实，本单位愿意接受公开通报，自愿退出所有正在包头市参加的投标项目，并愿意承担由此给我单位带来的一切不良后果。 承诺人法定名称（单位公章）： 承诺人法定地址： 法定代表人（签字或盖章） 电话：传真： 年月日
企业诚信档案数据库 法人授权委托书 包头市建设工程全流程网上电子招投标平台领导小组办公室： 我，系的法定代表人，现全权委托同志前来新建企业基本信息数据库事宜，以我单位的名义办理，均予以承认。 特此委托 单位组织机构代码证号 联系人联系电话 单位名称：法定代表人（签字或盖章）：（盖章） 年月日
企业基本账户确认承诺书 公司名称：； 开户行：； 账号：； 我公司郑重承诺以上信息真实准确，并为递交投标保证金的唯一账户。我公司将严格按照相关法律法规的规定，在包头市进行招标投标活动。如因以上信息不准确，在招投标活动中造成的一切不良后果，我公司将承担全部责任。 以上信息如有变更，我公司将及时申报更新，在不及时变更的情况下，参加招标投标活动造成的一切不良后果，我公司将承担全部责任。 法人代表（签字或盖章）： 单位盖章（公章）： 年月日
课程设计报告课程设计题目：档案管理系统 学生：阳渊 专业：软件工程 班级：081103 学号：08110327 指导教师：小林王红玲 2009年12月13日
目录 一、课程设计题目、时间、地点 (3) 二、系统分析 (3) 三、课程设计目的 (4) 四、课程设计要求 (4) 五、实现思路 (5) 六、实验过程 (13) 七、课程设计总结 (15) 八、心得体会 (18)
（一）课程设计题目、时间、地点： 档案管理系统 2009-12-13 软件楼506 （二）系统分析： 四十年代电子计算机问世以来，计算机科学发展迅速，应用领域不断扩展由于计算机的普及与广泛应用，现代社会正朝着高度信息化，自动化方向发展。随着计算机硬件的不断成熟，成本不断降低，特别是个人台式计算机，已经是各行各业必不可少有办公设备，而且近几年个人台式计算机，笔记本电脑逐步走后门向我国普通家庭，成为“家用电器”中的一员。计算机的普及与广泛应用，除硬件方面的因素外，还有微机所使用的各种软件的开发，推广和应用起了很大的促进作用；特别是近几年来随着计算机网络的不断升温，由其是“因特网”的发展和广泛运用，网民人数在飞速增长，除了获取信息外，网络的一个非常重要的功能是拉近了人与人之间的距离。 档案是科学知识的宝库、是文化的积累和沉淀，是统计分析的第一手资料，是研究决策的权威.随着计算机技术在档案管理领域中的广泛应用，档案系统的通用性，灵活性、可扩展性 .成为最关注的问题。本文提出了动态档案结构的概念，系统没有固定的档案数据库文件、数据库结构和数据库类型，在运行过程中根据使用单位的需求动态生成档案结构，实现了在一个数据库字段存取任何类型电子文件，并自动从数据库提取、识别和运行电子文件的方法，实现了档案管理系统软件的通用性，具有良好的应用推广应用价值。关键词档案管理；通用性；动态管理；电子档案建立基于计算机网络的档案管理信息系统，形成一个现代化的集档案数据采集，加工、存储、检索、输出和发布于一体的档案数据处理中心，是实现各单位档案信息管理标准化和现代化的前提条件，是提高档案管理效率、提高档案服务水平的根本途径。“通用档案信息管理系统”软件的研发促进了档案管理部门以新的观念、新的制度、新的模式与手段开展档案信息管理工作。软件实现了档案信息管理电子化、网络化，增强档案管理的科学性，规性和易操作性，改变了传统繁琐的档案管理模式。该软件的通用性设计避免了各类型档案系统的重复投入开发，具有良好的应用推广价值。 “档案管理系统”主要研究通用的档案管理信息化解决方案，研究各单位各行业档案系统的普遍特征，研发适合各类型层次单位的档案信息管理系统软件。通过通用性的研究，将该系统的可应用拓展到其他单位或者行业的档案信息系统建设，以期提高档案工作信息化水平.
浅谈档案数据库在档案管理中的作用 随着信息技术的不断变化与发展，人们对于信息的不断完善与强化，使其应用于各个行业之中，档案数据库的建立正式对于信息化需求的完美体现，如何有效的加强档案数据库的建设，以便更好的在档案管理中发挥重要作用，成为了当今档案管理中亟待解决的问题之一，档案信息的发展不仅仅要充分考虑档案信息的资源化，还要考虑到档案对于自身的管理，数据库的安全设立是保证档案管理正常运行的首要条件，也是基础条件。对此文章主要针对档案数据库存在的一些问题进行简要的分析与总结，并提出相应的解决措施。 标签：档案数据库；档案分类；研究分析 档案数据库是以档案的本体管理为基础，兼顾数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在数据冗余度、管理效率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上，档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件，是档案信息化不可或缺的基础工作之一。 1 档案分类理论对档案数据库的建設起着导向作用 档案管理是针对于档案分类而言，进行的一种管理方式，其主要目的就是为了档案信息的管理规范化，流程分类的有序化。档案管理的形式多样且复杂多变，所以在进行管理过程中要尤其注意档案的分类，划分。将不同的档案按照一定的原则进行分类，可以从大的方向向小的方向逐渐分类区分，再从小的方向进行细致的分类，这样做的主要目的不仅仅能够将庞大的档案进行有效的划分和管理，还能够为日后的查询奠定基础。 传统意义上将档案进行分类的过程中主要是依据标准进行的，并没有一个清晰准确的概念和界定。也有一种方法是将档案按照时间，保存时间的长久进行有效的合理分类，这种分类方式可以有效的针对事件存储的时间对档案有一个整体的宏观把握。强调的是一种以现实为基准的生态分析，更加贴近于事实的本身。现实来讲，这种分类方式是一种归于全宗形式的原则分类，有助于了解档案的整体发展内容，这也是有别于数据库管理分类的一个重要特征，所以某种程度上将，传统的分类方式与现代的分类方式所说不同，但两者之间也是相互独立存在的，不能被取而代之。 2 数据库在档案管理中应用的现状与不足 随着各个行业的不断发展壮大，传统的档案管理方式已经很难适应时代社会发展的需要，对此必须加强改革。利用现代化信息技术手段完善档案数据的管理。计算机作为未来发展建设的主流，在整个信息化时代起到了至关重要的推动作用，档案信息化的出现更加说明了数据库建设在档案中的作用。原有的档案信息
档案馆资源建设之我见 档案资源是档案馆的立馆之本，是档案馆各项工作得以顺利开展的要素资源，是衡量服务能力和水平的重要指标。加强档案资源建设，是档案馆事业可持续发展的基础、是提升档案馆公共能力、实现传统型档案向现代型公共档案馆转变的必经之路。我们常说，资源、资本、劳动力是生产的三要素，其实档案事业发展，也离不开这三要素。资源建设是国家档案馆的重要任务之一。拥有档案资源的规模与质量，是新时期衡量一个档案馆发展水平的重要指标，也是一个档案馆立足社会、服务社会的资本。因此，资源建设永远是档案学理论研究和档案工作实践所必须面对的一个重要命题。为便于论述，本文仅就国家综合档案馆的资源建设，谈点粗浅的认识。 一、认识档案资源的价值 关于档案的价值，许多教科书多概括为凭证价值和参考价值。这种概括至今仍具有科学意义，但以前我们在阐述其具体价值时，往往过于狭隘。例如，对档案的凭证价值，往往解释为对形成单位的查考价值，其实，就档案的凭证价值而言，不仅仅对形成单位的日后工作具有凭证价值，对社会，对大众同样有凭证价值。档案的凭证价值还表现在对社会公众的凭证价值。政府或公共机构在管理社会事物过程中，尤其是在办理行政许可过程中，形成大量涉及社会大众的档案，这些档案既是政府日后工作查考的依据，也是当事人日
后查考的依据。 二、影响档案资源建设的要素 档案馆保存什么，不保存什么，不是完全凭主观愿望，也不是一成不变的，重要的是看社会需求。有社会需求的档案才有收藏的意义，反过来只要有社会需求就可以去收集。例如各种民生档案，原本没有明确列入档案馆接收范围，因为有社会需求，所以才引起各级档案馆的重视，这也是近几年“建立覆盖人民群众的资源体系”提出的依据。可见社会需求是资源建设的重要因素。 三、当前档案资源建设主要策略 1、拓宽资源建设的主渠道 档案馆的档案主要是接收来得而不是其他途径获取的。这就决定了档案馆要丰富馆藏，要改善结构，必须将着眼点放在主渠道的拓宽和完善上。首先要重新审视原来的接收范围是否适当。所谓拓宽，主要是向过去忽略的经济和社会领域延伸。国有企事业单位的档案自然应是拓展的重点。而向非国有档案（包括集体和民营企事业单位、以及民间组织、家庭、个人所有的档案）延伸也应是有益的考量。其次在接收档案门类上，必须突破单一文书档案的局限，向照片档案、音像档案、涉及民生的专门档案、有时代特点的科技档案和实物档案延伸。要实现这一转变，就必须从档案形成和归档机制、移交机制入手，只有实现了有效的前端控制，接收进馆才能顺利实现。 2、主动拍摄和采集
课程设计报告 课程设计题目：档案管理系统 学生姓名：阳渊 专业：软件工程 班级：081103 学号：08110327 指导教师：谢小林王红玲 2009年12月13日
目录 一、课程设计题目、时间、地点 (3) 二、系统分析 (3) 三、课程设计目的 (4) 四、课程设计要求 (4) 五、实现思路 (5) 六、实验过程 (13) 七、课程设计总结 (15) 八、心得体会 (18)
（一）课程设计题目、时间、地点： 档案管理系统 2009-12-13 软件楼506 （二）系统分析： 四十年代电子计算机问世以来，计算机科学发展迅速，应用领域不断扩展由于计算机的普及与广泛应用，现代社会正朝着高度信息化，自动化方向发展。随着计算机硬件的不断成熟，成本不断降低，特别是个人台式计算机，已经是各行各业必不可少有办公设备，而且近几年个人台式计算机，笔记本电脑逐步走后门向我国普通家庭，成为“家用电器”中的一员。计算机的普及与广泛应用，除硬件方面的因素外，还有微机所使用的各种软件的开发，推广和应用起了很大的促进作用；特别是近几年来随着计算机网络的不断升温，由其是“因特网”的发展和广泛运用，网民人数在飞速增长，除了获取信息外，网络的一个非常重要的功能是拉近了人与人之间的距离。 档案是科学知识的宝库、是文化的积累和沉淀，是统计分析的第一手资料，是研究决策的权威.随着计算机技术在档案管理领域中的广泛应用，档案系统的通用性，灵活性、可扩展性.成为最关注的问题。本文提出了动态档案结构的概念，系统没有固定的档案数据库文件、数据库结构和数据库类型，在运行过程中根据使用单位的需求动态生成档案结构，实现了在一个数据库字段内存取任何类型电子文件，并自动从数据库提取、识别和运行电子文件的方法，实现了档案管理系统软件的通用性，具有良好的应用推广应用价值。关键词档案管理；通用性；动态管理；电子档案建立基于计算机网络的档案管理信息系统，形成一个现代化的集档案数据采集，加工、存储、检索、输出和发布于一体的档案数据处理中心，是实现各单位档案信息管理标准化和现代化的前提条件，是提高档案管理效率、提高档案服务水平的根本途径。“通用档案信息管理系统”软件的研发促 进了档案管理部门以新的观念、新的制度、新的模式与手段开展档案信息管理工作。软件实现了档案信息管理电子化、网络化，增强档案管理的科学性，规范性和易操作性，改变了传统繁琐的档案管理模式。该软件的通用性设计避免了各类型档案系统的重复投入开发，具有良好的应用推广价值。 “档案管理系统”主要研究通用的档案管理信息化解决方案，研究各单位各行业档案系统的普遍特征，研发适合各类型层次单位的档案信息管理系统软件。通过通用性的研究，将该系统的可应用拓展到其他单位或者行业的档案信息系统建设，以期提高档案工作信息化水平.
档案综合管理系统数据库的标准化建设 作者：李玲 来源：《办公室业务（上半月）》 2019年第4期 文/贵州财经大学档案馆综合档案科? 李玲 【摘要】本文阐述了当前档案综合管理系统发展过程中在数据库设计方面的问题，并根据 信息工程原理提出建立档案标准化数据库模块的建议，并说明该方法的原理及好处。 【关键词】档案信息化；数据库；标准化 一、档案信息化建设进程 1.1996年国家档案局成立了电子档案归档与电子档案管理研究领导小组，集合有关力量开 展相关研究。2.2002年《全国档案信息化建设实施纲要发布》，将电子文件归档作为主要任务 纳入全国档案信息化建设。3.2007年召开全国电子文件中心经验交流会，鼓励、倡导地方政府 电子文件的集中管理。4.2010年国家档案局在全面分析我国电子文件系统建设现状的基础上， 开展了“国家电子文件支持平台系统”建设项目，目的是认真总结我国十多年来电子政务建设 方面的经验与教训、国内软件企业发展模式的利弊，同时认真梳理、企事业单位、分析党政机 关对电子综合管理系统业务与技术需求，实现对电子综合管理系统标准体系的研究和编写，最 终形成符合我国自身国情、具有自主创新与示范意义、能够被社会认可、可以公开标准的国家 电子文件支持平台系统，初步实现我国电子文件的填写遵循统一标准规划、设计、建设、应用 与管理，推动我国电子政务的标准化、国产化进程。 二、档案信息化综合管理系统的现状及问题 （一）档案综合管理系统的基本架构。第一层系统层包括：网络平台、硬件平台、系统软 件平台等，这些平台现在已经是高度标准化的，之间的通用性是得到国际标准保证的。第二层 数据层：这一层主要是数据库，常用的数据库为ORACLE和SQL数据库，它的作用就是存放我们的档案管理系统的所有数据，并提供检索支持。第三层平台应用层：这一层主要实现数据接口、文件检测、全文检索、打印报表等基础性功能。第四层软件应用层：这一层主要实现综合管理、信息发布、电子文件归档等功能性作用。第五层数据接入层：该层主要实现与校内其他管理系 统的对接，例如OA系统、各部门的自用系统等实现信息资源的共享。第六层展示层：实现程序最终在电脑、手机和平板电脑等终端的显示功能。 （二）非标准化档案数据存在的隐患。当我们的客户发现所购买的软件功能不能满足自身 发展需要而软件公司也无法提供更新时，或者软件公司由于自身问题倒闭无法提供售后服务时，用户肯定会重新购买软件使用，但是由于各家软件公司的在数据库设计上执行各自的标准，这 就导致两款不同的档案管理软件之间无法共享基础数据，无论是重新建立数据库来适应软件还 是修改软件来适应原有数据库，所耗费的人力和资金比新建一个系统还要多，而我们在做档案 信息化时都了解，搭建一个档案管理系统不算难，难的是将档案电子化录入数据库之后的过程，这个过程有可能消耗的是数年和数十年的时间，资金和人力消耗上也是数十倍余，搭建软件平台，对于档案管理系统来说，数据库无疑是无价之宝。 三、借助信息工程理论来尝试解决问题 信息工程（Information?Engineering）是一门新兴学科，它是数据处理发展过程中，总结了几十年的经验教训、进行了一系列实际考察后，在理论分析与多种方法综合的基础上，于80
XXX技术有限公司二〇〇九年八月档案管理系统 产品白皮书
目录 概要 (4) 一、产品背景 (5) 二、产品特点 (6) 三、产品市场定位 (7) 3.1用户对象定位 (7) 3.2技术定位 (7) 3.3功能定位 (7) 四、系统体系结构 (8) 4.1系统拓扑结构 (8) 4.2软件体系架构 (8) 4.3软件界面截图（C/S版本） (10) 五、系统主要功能 (11) 5.1案卷管理子系统 (11) 5.2编目整理子系统 (12) 5.3检索查询子系统 (12) 5.4借阅管理子系统 (13) 5.5辅助管理子系统 (13) 六安全保护技术 (15) 6.1客户端安全设计 (15) 6.2服务器端安全设计 (15) 6.3传输安全设计 (16) 七、数据库数据安全 (17) 7.1系统的备份策略 (17) 7.2系统的恢复策略 (18) 八运行环境 (19) 8.1服务器环境要求 (19) 应用和数据库服务器，建议运行环境/软硬件配置:.... 错误!未定义书签。
8.2客户端环境要求 (19) 九公司简介 (20) 9.1 基本情况 (20) 9.2 公司文化 (20) 9.3 经营宗旨 (20) 9.4 技术支持服务计划 (20) 专业技术服务内容 (21) 支持服务计划 (21)
概要 本系统是为厂矿企业、高等院校的档案管理的电子化提供信息化的产品，各个企事业单位，档案数量非常巨大，归整复杂，人工查询速度慢，无法产生应有的效益，工作效率低下，并且由于大部分档案信息在保存期间受制于档案保存环境影响，以及档案利用者的重复调用影响，有可能造成原件的受损或破坏，为档案的复查以及重复利用带来极大的困难。 本产品是针对上述背景对现行手工档案管理的信息化支撑方案。本产品采用目前先进的软件开发体系结构、计算机语言和中间件技术体系进行研发，在确保安全的前提下，与现有管理软件相接驳，获得相应的数据支持。提供档案管理的全部功能、和丰富的备份手段，满足企事业单位各级管理部门的需要。 本产品应用范围涉及档案管理部门、各级管理部门、信息化支撑部门。
第九章建立和使用數據庫檔案 多項選擇題 1.下列哪些項目是需要數據庫來提供資料： (1)網上購物 (2)圖書館系統 (3)機票訂購 (4)銀行證券買賣 A. 只有(1) B. 只有(1) 和(2) C. 只有(2)、(3) 和(4) D. (1)、(2)、(3) 及(4) 2. 數據庫是包含有一個或多個___________。 A. 工作表 B. 資料表 C. 打印表 D. 記錄表 3. 每個資料表中包含一個或多個列，稱為__________。 A. 記錄 B. 欄 C. 工作表 D. 字符串 4. 每一個記錄都有不同的___________或稱字段(field) 。 A. 檔案 B. 字符 C. 欄位 D.符號 5. 在資料表中，有一個或多個欄位會被選擇為________________。 A. 主關鍵碼 B. 特別碼 C. 密碼 D. 連接碼
6. 在學生資料數據中，假若「學生編號」被選為主關鍵碼，這是因為每個學生有 一個______________的學生編號。 A. 容易更改 B. 獨一無二 C. 容易刪除 D. 容易更新 7. 一般數據庫軟件會內置設有下列的功能： (1)排序 (2)搜索 (3)存取 (4)更新 A. 只有(1) 及(2) B. 只有(2) 及(3) C. 只有(3) 及(4) D. (1)、(2)、(3) 及(4) 8. 數據庫在數據組織層次中屬於 A. 最低層。 B. 最高層。 C. 中間層。 D. 非屬上述。 9. 數據庫組織被分為不同層次，下列哪一項是由高至低的正確排列次序？ A. 數據庫、檔案、欄、記錄、字符。 B. 數據庫、檔案、記錄、欄、字符。 C. 檔案、數據庫、記錄、字符、欄。 D. 檔案、數據庫、字符、記錄、欄。 10.在數據庫的檢視模式中，SQL是用作下列哪種功能？ A. 複製 B. 刪除 C. 更新 D. 查詢
浅析档案数据库建设 档案数据库是档案管理的根本，满足数据库设计以及发展需求，将档案实体数据以及管理数据运用一定的管理模式形成数据库，能够为以后档案的使用提供便利。档案数据库是档案数据系统建设的重要组成部分，同时，也是档案数据信息化发展的重要组成部分。 标签：档案数据库；档案分类；全宗原则；电子文件 引言 长久以来，数据库建设为人类社会的发展提供了很大的便利，同时，其也是经济社会发展的重要体现。数据库是信息构成以及管理方式的重要表现形式，能够对数据进行很好的管理，同时，在数据完整性方面具有良好的优势。对档案数据库建设进行重视，能够为经济社会以后的发展提供依据，同时也能更好的完善档案信息化建设。 1 档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用 从管理学方面来看，管理行为的目标性非常重要，因此，在档案管理中，对档案管理的目标问题也要进行重视。档案管理中，对档案本身的管理以及信息的管理都要进行重视，同时，对比较复杂的档案进行管理时，要提高其管理的质量。很多的档案在数量上非常多，同时，在种类上也非常多，因此，在档案管理方面要对很多的细节问题进行重视。档案管理中，对种类的划分问题要进行重视。对档案的种类进行划分是为了实现档案管理的条理性，在很多情况下，档案的类型和级别都会存在问题，在这种情况下，按照其种类进行管理，能够在使用时实现更高的效率。对档案分类理论进行重视，能够对档案数据库的建设起到很好的导向性。 将档案种类划分当做对档案数据库创建的根本原理，其对档案资料库的创建方向存在直接作用。在档案种类划分中逻辑以及历史主义的划分方式获得广泛认同。逻辑主义的划分方式将档案的普遍特性作为划分规范以及根据，是按照严格的样式逻辑开展区分的分类观念，例如根据保管年限、保密等级开展区分。历史主义的划分思维是根据事物的现存状况和边界对事物开展划分，着重按照事物的现实状况开展划分，尽量靠近事物最真实的样貌，是客观主义的划分思维。历史主义技术在档案管理范畴的详细表现是全宗准则，在种类划分时先根据档案归属的全宗开展划分。逻辑主义划分思维能够协助某一详细特点开展区分，方便对档案开展多方位的灵活位置确定；历史主义主要着重于档案根源归类这个基本特点，健全了档案的实质，同时也是数据库和别的资料库区分的重要因素。在档案管理的过程中，这两类划分思维相互辅助，但是，却不能够互相替代。 2 全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用
浅析档案信息数据库的建设 一档案信息化的相关概念 档案信息数据库的概念 档案信息数据库是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合。相互关联、共同存取方式和一定组织方式、共享是档案信息数据库本质的三个要素。数据库中储存的是一系列相互关联的档案信息数据，而不是杂乱无章的数据。这些数据包括档案题名、责任者、分类号、主题词、内容摘要等，还包括全文、图像、声音、影像等。这些相互关联的数据是经过调查、试验、统计、整理和归纳后得到的，并经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储。 二当前档案信息数据库建设的关键问题 (一)明确数据库建设目的 对于档案信息数据库建设，主要用于档案目录、全文、多媒体等实体信息，明确建设档案信息数据库是为了检索、建立档案信息管理系统的需要。 (二)实现档案目录数据库建设
档案目录数据库的建设是数据库建设的第一个目标。信息化建设的切入点和工作重心，首先是抓好目录数据库的建设。目录数据库可以比较全面地反映档案信息，有助于实现全方位的、动态的、完整的档案信息服务。 在档案目录数据库建立的基础上，可以考虑建立档案目录中心，实现一定范围内档案内容互补和档案信息资源整合，更大限度地发挥档案效益。 三档案信息数据库建设步骤 (一)档案信息的收集 档案信息的主要来源是传统档案的数字化和电子文件。除此之外，档案机构和管理部门也是数值数据和事实数据的重要来源。在建立相应的数据库时，必须确定档案信息的收集范围和来源，按要求进行全面地收集。 档案信息主要来源于两个方面：一是对各种以传统载体形式存在的档案信息进行数字化处理后形成的数字副本，二是直接通过计算机生成和处理的、并由档案机构进行收信归档的电子文件。 (二)档案信息前期处理 这是一项基础工作，为数据库提供经过加工处理的数据。主要是将档案的内容特征和形式特征著录、标引出来。著录标
试论档案管理理论对档案数据库建设的影响 发表时间：2018-05-28T16:57:36.660Z 来源：《建筑模拟》2018年第3期作者：苏伟[导读] 随着科学技术的不断进步，人们为了推动社会经济的发展，提高自身的经济效益，提出了各种先进的科学理论。国家电网东明县供电公司 274500摘要：目前，人们已经将计算机信息技术广泛的应用到了各个领域当中，有效的推动了各行各业经济的发展。而在档案管理当中，由于传统的档案管理方法已经不能满足当前档案信息资源的需求，因此为了提高档案管理的工作效率，人们也将计算机信息技术应用到了档案信息管理当中，进而提高了档案管理质量和水平。本文通过对档案管理理论对档案数据库建设的作用进行详细的分析，讨论了当前人们 对档案数据库建设管理的主要内容和未来的发展前景，以供相关人士参考。关键词：档案管理；档案数据库；影响随着科学技术的不断进步，人们为了推动社会经济的发展，提高自身的经济效益，提出了各种先进的科学理论。由于计算机信息技术的广泛应用，也使得社会的生产效率得到了有效提高，人们的生产水平也得到了大幅度的提升。而在档案管理工作中，人们也逐渐的意识到了档案信息管理的重要性，开始对档案管理技术进行不断的优化，并且摒弃了传统的档案管理方法，将计算机信息技术应用到了其中，从而提高档案管理工作效率和质量，推动了我国档案管理行业的发展。而档案数据库作为档案管理工作中重要的组成部分，工作人员在进行档案管理工作时，一定要加强对档案数据库的建设，从而提高档案信息管理的质量。 一、档案管理对档案数据库建设的作用人们对档案信息进行管理，主要是为了现实管理数据信息的有序化管理，方便人们对档案信息数据的读取而产生的。不过，在对档案信息进行管理的时候由于档案数据数量十分的庞大，而且其中包含的内容以及结构形式也比较复杂，这也加大了档案管理人员对档案信息管理的难度。因此，为了方便管理人员对档案数据的管理，人们就对档案的总体进行分类，从而对其进行分别的管理。这种档案管理方法不仅降低了档案信息管理的难度，还有效的提高了管理工作的效率，使得档案管理人员在对其进行管理的过程中，可以明确自身的管理内容。 目前，在对档案管理的时候，要对档案管理的实体信息资源进行维护，保障其信息资源的完整性，而且在管理过程中，管理工作人员还要了解并且尊重档案管理中本质的特征，从而在档案数据库建设的过程中，起到良好的指导作用，方便人们对档案信息的控制管理，有效的提高管理工作人员的管理水平和综合素质。在档案数据库建设的时候，管理工作人员首先要做的就是利用全宗原则将档案实体进行详细的分类，降低档案数据库建立的难度，提高管理人员对档案信息控制管理的质量，从而确保在档案数据库建立是有着一个良好的立足点，保证档案管理工作的正常进行。不过在对档案实体进行分类的施工的时候，工作人员不能只凭借相关的逻辑理论，还要通过将档案管理理论和自身实践经验相结合，从而对档案管理的实体进行详细的划分，只有这样才能使得档案的分类达到档案数据库建设的基本要求。其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性—原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档案数据库建设中实现，包括全宗内部管理层次、管理联系等。 二、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理历史上最著名的逻辑主义分类方法应该就是事由原则，该原则在法国大革命前就应用于各国的国家档案机构，但这些国家档案机构所保管的大都是来源单一的档案，所以事由原则尚能发挥作用。但面对改革后法国国家档案馆中来源、内容、形式、种类、数量各不相同的档案，这种分类方法就显得捉襟见肘了。这两任馆长使用统一的事由原则对全部馆藏进行统一分类，即使他们根据档案复杂性的增加将事由大类由4类拓展到24类，也不能将所有档案都划分清楚。很明显，在综合性档案馆内按照统一事由原则对档案实体进行分类是典型的 “刻舟求剑” 的行为。但这并不能说明逻辑分类方法不能用于实体分类，而是它更多地适用于档案的内容分类。 三、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。换言之档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪。在档案管理中，档案数据库作为档案管理的基础环节，其重要性自然不言而喻。而在档案数据库建设过程中，为了档案管理数据库的科学性和合理性以及实用性，就必须要结合档案管理理论和档案管理工作的实际情况从而才能够使档案数据库建设达到了档案数据管理的要求。因此在档档案数据库建设中，必须要结合档案管理工作的实际情况，并且严格的按照相关要求进行档案数据库的建设。而随着计算机技术的高速发展可以预见，在今后的档案数据库建设中，其建设水平必定会得到进一步提升。 五、结束语由此可见，档案数据库的建设和档案管理理论施工紧密相连的，档案管理理论是当前档案数据库建设的前提条件，而档案数据库建设则是档案管理理论的实际体现。因此，我们在对档案数据库建设的过程中，要将档案管理理论应用到其中，从而有效的推动我国档案行业的发展。但是在档案数据库建设的过程中，只利用档案管理论完成数据库的建设是不够的，管理工作人员应该将自身的管理经营和管理实际环境相结合，对其管理理论进行完善，只有这样才能建设出符合当前管理工作要求的档案管理数据库。参考文献：
沾益县国土资源局 档案信息数据库管理办法 为加强计算机信息系统数据的安全管理，根据《中华人民共 和国计算机信息系统安全保护条例》等有关规定，结合我单位实际，制定本办法。 一、明确专人担任数据库管理员工作。数据库管理员必须经过专业技术培训，具备相应的专业技术水平方可上岗。 二、要按照计算机应用系统的使用要求和档案工作的业务要求开展工作，规范地录入、接收和移交各类档案数据和各类业务数据。信息科要加强数据质量管理，确保入库数据真实、完整、准确。 三、各类有保存价值的计算机数据实行统一管理。数据库管理员应根据工作需要拟定数据库管理技术规范，数据收集要求齐全、规范、完整地收集各类数据，并做好数据录入数据库审核登记工作。 数据管理员要对收集的各类数据进行完整性和质量检查，对不符合要求的数据，应退回形成部门重新处理。 四、数据管理员要提出数据长期保存的方案，对数据的存储环境、存储介质、存储和读写的软硬件等进行合理选择，以保证 数据的可读性、可靠性和真实性。 - 1 -
五、数据库管理员必须按照各类数据的特点，做好备份工作， 备份至少两套，有条件时应进行异地存放，确保数据不受缺失。 六、计算机软硬件系统升级应充分考虑数据的转换或迁移要求，保证数据能齐全完整地应用于新系统，以确保工作的延续性。 七、数据管理人员应根据档案管理的有关要求，确定相应数据使用人员的权限、读取方式和利用审批手续。职能范围以外数据的批量下载需经分管领导或主要领导批准；职能部门对录入数据进行校对后，其打印的校改数据必须统一销毁；数据不得外借；馆藏数据库必须与外网隔离。 八、应有计划地对数据库进行开发利用。数据的使用应遵守国家的各项法律法规，不得泄露国家秘密和个人隐私。利用者根据赋予的使用权限利用数据，未经许可，不得越权使用。 九、应用系统使用人员不得擅自进行系统参数调整和修改。 十、数据库管理人员对软件设计方案、数据库结构、加密算法、源代码、故障记录、操作记录等重要技术资料应妥善保管，严禁散失和外泄，系统日志至少保存一年以上。数据库服务器、存储设备的口令和密码的建立、更改由信息管理负责人和系统管理员同时在场商议确定，并做好完整记录，置于安全场所保管。 十一、数据存储场所应有防火、防热、防尘、防磁、防盗设施，无关人员未经许可不得进入机房和数据存储场所，严禁携带易燃易爆和强磁物品及其他与机房工作无关的物品进入中心机 房。 - 2 -
档案管理系统需求分析 档案管理系统的功能要求 档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。 根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server 结构，将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB发布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。
下面分析各个子系统的功能需求： 1．服务器端子系统： 在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分： [1]单位信息的设置 本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息 [2]目录分类： 不同单位的档案类别不尽相同，但相同行业目录却基本相似，所以，系统应根据行业设置当量的默认档案分类。档案管理员根据自己行业的默认分类结合本单位具体情况进行修改，生成自己单位的档案目录系统，以在各个分类目录中存放相应的档案文件，这部分是整个系统进行后续操作的基础。 [3]档案录入整理： 将本单位收录的所有档案按目录分类进行录入存储。 [3]借阅管理： 借阅的登记查询与核销。 [4]报表生成和打印： 把已存储的档案信息等生成报表并打印出来。 [5]上报和发布 把本单位档案信息按档案局的要求进行上报。并通过局域网或者Internet发布，不同用户根据自己权限进行查看。 档案管理系统的性能需求 为了保证系统能够长期、安全、稳定、可靠、高效的运行，档案管理系统应该满足以下的性能需求： 1．系统处理的准确性和及时性 系统处理的准确性和及时性是系统的必要性能。在系统设计和开发过程中，要
档案管理系统的分析与设计 近年来，随着企业彼此间的竞争日趋激烈，信息技术在企业的发展中占据着越来越重要的地位。在企业的运输生产中，档案已成为企业运输经营中不可或缺的一部分，为管理者进行管理决策和进行各种经营活动提供了重要的依据，在运输生产中发挥了越来越重要的作用。 档案管理系统是一个企业单位不可缺少的部分，它的内容对于企业的决策者和管理者来说都至关重要，所以档案管理系统能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。用Visual Basic构建的档案管理系统，能实现档案的录入、修改、查找、删除、统计、查询、预览、编辑、打印、打印预览、取消、刷新、视图、系统维护、帮助等功能，此外，在程序中还设计了用户登陆，并设定了密码，以确保本系统应用的安全性。本管理系统设计合理、界面美观、操作方便、运行稳定、功能完备，为进行现代化的档案管理工作起到了重要作用，具有较高的实用价值。 一、目标分析和方案确定 档案管理系统是一个企业单位不可缺少的部分，它的内容对于企业的决策者和管理者来说都至关重要，所以档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点，如:效率低、保密性差，另外时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难。 随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，
它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。今天，计算机的价格已经十分低廉，性能却有了长足的进步。它已经被应用于许多领域，计算机之所以如此流行的原因主要有以下几个方面： 首先，计算机可以代替人工进行许多繁杂的劳动； 其次，计算机可以节省许多资源； 第三，计算机可以大大的提高人们的工作效率； 第四，计算机可以使敏感文档更加安全，等等。 在企业中用计算机管理档案的意义：现在，有很多企业的档案管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。 作为计算机应用的一部分，使用计算机对档案信息进行管理，具有着手工管理所无法比拟的优点。例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率，也是企业的科学化、正规化管理，与世界接轨的重要条件。 Visual Basic简单易学且功能丰富，是广泛应用的变成语言之一，它的发展为编程人员提供了更广泛的空间。为能够迎合转变快速的信息技术，越来越多的企业倾向于分布式的管理需求，提供分布式主从结构环境的Microsoft SQL Server便成为相当重要的核心角色，这个数据库服务器运用了关系数据库的技术，同时考虑到高效率数据库管理的需求，借助标准化的访问环境，提高了和前端应用环境轻松集成的能力，以适应各种企业组织在不同环境下的操作需求。作为前端应用程序开发环境的Visual Basic6.0，在数据来源的维护、数据访问技术、国际网络和企业内部Intranet应用程序等功能方面都有其独到、先进之处。 我作为一个计算机应用专业的专科生，希望在这方面有所贡献。我希望能用我所学的Visual Basic6.0编制出一个实用的程序来对企业的档案进行更有效、快捷、方便的管理，因此，我充分运用Visual Basic进行了这套档案管理系统的开发。