项目信息和文档管理方案
1.1.文件及信息的分类
本办法中信息是指有意义的数据；文件是指信息及其承载媒体，包括如下几类：
（1）有关的国家、地方法令、法规；
（2）上级政府、主管部门、工程所在地方的与本工程建设有关批文；
（3）国家、行业、地方的规范和技术标准；
（4）合同文件。含图纸及合同履行中发包人承包人有关工程的洽商、变更等书面协议或文件；与监理、施工单位等往来函件、会议纪要；
（5）工地现场检查记录、会审记录、会议纪要、项目部阶段工作总结、监理周报、月报等。
1.2.职责划分
（1）本工程项目部所有有关文件、技术资料管理归项目经理负责，项目部任何部门收到的文件、技术资料均要在指定时间内送达项目经理。项目经理在指定时间内审阅签署处理意见后交办。
（2）项目部设信息材料办理员岗位，对本工程项目部所有有关文件、技术材料统一编码、收转、跟踪催办、保管归档工作。
（3）监理机构和施工单位的往来函件、工地建设有关工程质量、进度、材料检验信息，设计错误、施工环境变化、以及监理机构和施工单位提出的其他问题由项目部负责收集，在指定时间内审核并签署意见后交资料管理员。
（4）本工程项目部各部门对外沟通文件由部门负责起草，部门负责人签字后报项目部材料员，经项目经理审批后发放。
（5）项目部所有成员有义务将从其他渠道获得的文件，与自己承办的事务文件性成果实时交项目部材料员归档。
1.3.文件控制程序和编码办理
（1）工作程序
1）自编文件收罗整理程序
2）外来文件收罗整理程序
文件签收文件编号文件登记文件处理意见文件交办
文件的换版与取消文件归档办理
文件编号文件编写文件审批文件发放文件更改
跟踪催办处理结果交验文件归档管理
（2）需控制的文件和资料形式包括：
1）以文件、图纸形式构成的文件；
2）以实物、照片、胶卷、软件、拷贝构成的文件和资料。
（3）需归档管理的文件包括：
1)适用的法律法规、国家标准、行业标准、地方标准和国际标准、国外标准和需执行的上级组织或业务主管部门的有关文件；
2)政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的文件和中介机构信息。
3)政府、行业主管部门、建设行政办理部门、工程所在地方的与本工程建设有关批文。
4)勘探设计材料，含图纸、设计修改通知单，设计变更通知单及签证、图纸会审记实；
5)监理单位（施工单位）交来的函件、会议纪要、各种计划报表、监理周报、月报、签证等；
6)工程专题敷陈，包括完工敷陈、停工、复工敷陈；工程预验收申请敷陈、工程验收申请敷陈、工程竣工敷陈
7)经确认的质量检查验收记录、供货单位提交的产品合格证书、使用维护说明书和图样资料;
8)作为工作依据的其它外来文件和资料;
（4）须办理的对外发文和内部文件包括：
1）向政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的其他单位发出的申请、请示、报告、联系函件；
2）对重要问题提出见解和处理办法。
3)招标投标有关材料及合同文件，包括可行性研究、勘探、设计、监理、施工等发包合同和补充合同、及合同履行中发包人与承包人对有关工程的洽商、变更等书面协议或文件。
4)设计义务联系单、监理工作联系单及对外联系函件；
5)专家组活动记录；
6)公司下发项目部文件、项目部内部文件、管理制度等。
7)工地现场检查记录、施工日志和大事记、项目部阶段工作总结。
（5）文件实行统一编码。工程施工记实文件应按业主项目文档编码规则进行统一编码，也若业主五要求则可按相干规程规范统一树立文件编码系统。设计图纸用原设计单位编号。
文件编码一般应包括：工程项目代号、单项工程代号、单位工程代号、文件类型、编写部门单位代号、编制日期。
（6）文件的编写与审批。
项目部对生手文除特殊情况经项目经理批准外，须以项目部的名义。
向政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的其他单位发出的申请、请示、报告、联系函件,由项目经理（或项目副经理）安排编制，由项目经理（或项目副经理）负责审批；
项目部向承担建设任务设计单位、监理单位、施工单位发出的非技术问题联系函，由项目经理（或项目副经理）安排编制，由项目经理（或项目副经理）负责审批；
技术问题联系函，由项目经理安排人员编制，项目经理审批，必要时由项目经理审核，项目经理（或项目副经理）负责审批；
项目部向承担设计任务设计单位设计项目组、现场监理机构、施工项目部发出的联系函件，由项目经理安排人员编制，项目经理审批；由项目部某部门提出的须协调问题，由部门领导安排编制文件，部门领导审核，项目经理审批。
项目部内部文件、管理制度等，只涉及部门内部的按职责分工由部门编写，部门领导审核，项目经理（或项目副经理）负责审批；涉及项目部全局的，由项目经理（或项目副经理）安排编写，项目经理（或项目副经理）负责审批。
（7）须发放的文件包括以下内容：
1)须转发、传阅的政府、上级主管部门、建设行政办理部门和公司下发的文件;
2)需审阅的设计文件（图纸）;
3)需传阅审批的设计、监理、施工等单位交来的报告、函件;
4)需下发的项目部内部文件、管理制度等
5)需收回的项目部自编文件；
（8）文件的收发。所有收文、发文均造册登记，归信息资料管理员统一管理。
信息资料管理员在收到文件并登记后，附收文表头（见附件4），技术文件交项目经理、其他文件交项目副经理签署处理意见。按处理意见信息资料管理员负责复制、分发、传阅、跟踪催办、并将处理结果汇报原签署领导，文件回收归档；
内部文件发放应按批准范围进行，并做好签收记实。下发文件、图纸由领用人签字，并在文件上注明密级（或在领用时由信息材料办理员明确）、受控状况、保存方式、允许扩散范围、失效文件回收及烧毁方式。
需收回文件由信息材料办理员登记后收回，用邮寄方式者须保留邮局挂号存根；托人带出者需由受托人签字确认并在事
后补充对方收文记实（有收文单位文件接受人签字）；由信息材料办理员本人收回的文件要求收文人在发文登记表相应栏目中签字。
（9）由监理机构（施工项目部）交来的设计修改申请书、现场签证、造价及支付文件，由工程办理部附处理看法表并按要求签署看法；项目部向监理机构（施工项目部）发文采用“业主工作联系单”的形式，向委托设计单位发文采用“设计义务联系单”的形式。
（10）文件的更改。对收回的文件需要更改时，原起草部门或提出修改看法的部门提交“文件更改申请表”，报项目经理批准后进行。文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时，则由接替其岗位的职员审批。
文件更改批准后，归口部门材料员向有关部门和单位收回“文件更改通知单”，并做好记实。
（11）文件的换版及作废。文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废，换发新版本。换版、换页后的作废文件应按档案管理规定的要求进行处理。需作资料保留时应在其醒目位置作“保留资料”标识。
（12）文件的管理。各单位、部门的文件按其内容与类别进行分类管理。各部门应建立本部门文件清单或文件目录，掌握文件分布和更改记录。
资料员应保管好文件，防止发霉、虫蛀、残缺少页，保持清洁完整。
按划定不属文件的持有者，确因工作需要时，可向该文件办理部门借阅，各部门必须树立收、发文和借阅登记制度。任何人不得擅自复印，和/或向外部提供有关文件。
1.4.设计文件管理
（1）设计单位应按合同和供图协议规定的份数及时提交施工设计图纸、文件。规划总平面、主体工程、施工总布置、以及设计专题报告等8份。以上图纸和文件的修改文件应与原件提供相同的份数。当设计单位提供份数不足时，应复制到要求份数。
供给图纸的时间根据招投标需要和现场施工进度需要确定，由技术部负责与设计单位联系。
（2）设计文件审查。为保证提供设计文件质量，削减施工过程中设计文件修改，下降工程造价和提高投资效益，须对设计单位提供的设计图纸、文件和设计变更进行审查。
施工设计图纸和设计文件的审查范围：由委托设计单位为本工程工程建设提供的施工设计图纸和文件，包括工程建筑物的布置图、结构图、体型图、配筋图、方案、技术要求和设计变更等。
施工设计图纸和文件的审查内容：
1）审查施工设计图纸和文件与招标图纸和文件的差异（工程项目、建筑物体型、工程量、方案和技术要求等）；
2）审查施工设计图纸和文件中的错误和表达不清之处；
3）审查提交施工设计图纸和文件的份数和时间。
（3）施工设计图纸和文件的审查、发放程序见框图。
设计单位设代处建设办资料室1份设计图纸文件
建设办总工1份
建设办资料
审查通过设
计图纸文件
工程部2份
监理部审查
总工批阅
设计修改通知
监理部2份
工程部及总工审查工程部汇
总审查意施工单位3份
审查通过设计图纸文
件
说明：“”为设计图纸、文件审查、发放线路；
“”为设计图纸、文件审查看法反馈线路。
每一级审签不得跨越3天，审签职员应在划定的时间内审签完毕，并按“工程施工图纸（文件）签审看法单”的要求实时签署看法。
工程监理审签通过的设计文件须盖章确认。
项目部负责将审查看法汇总后交项目经理；项目经理在审核汇总看法后处理，需要设计单位澄清和修改的项目由项目经理负责联系沟通。
“工程施工图纸（文件）签审意见单”及处理记录交项目部资料员与相关设计文件一起保存。
（4）设计文件的发放。设计文件应该按照预先确定的对象、份数发放（见图23.1）。经审核通过的设计文件由项目部材料员发放，个中应该发给施工单位的设计文件由项目部材料员发至监理机构，再由监理机构转发。文件领用者须在设计文件领用单上签字确认。
设计文件的发放对象必须前后统一，设计修改文件必须发至原文件持有者手中，避免误用已经修改或失效的设计文件。
（5）设计文件的使用与保存。
设计文件除材料员留档以外，视为部门所有，应最大限度地保证工程建设的需要。文件持有者或与工程建设有关的工程技术职员应认真研读设计文件，正确指导施工。
文件持有者和保存者应爱护设计文件，避免污损、损坏和丢失。限制设计文件的扩散范围，不得随意借阅、复制，确有需要时要履行有关审批手续。
（6）设计修改与工程变更。
若施工设计图纸和文件与现场实际不符，由项目经理和/或项目部驻现场工程师会同项目监理部及有关人员进行商定，设计单位以变更通知予以确认。
变更申请、审核看法、审批记实原件交项目部材料员保存。
1.5.文件归档
（1）文件依据：《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国档案行业标准（DA/T28－2002）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、中华人民共和国国家标准（GB/T .1）《CAD电子文件光盘储备、归档与档案办理第一
局部：电子文件归档与档案办理》、（GB/T ）《照片档案办理规范》、
（2）职责划分。
1)本工程项目部项目经理负责工程建设竣工档案的管理工作；负责协调各承建单位档案整理、归档工作；负责工程前期文件、工程建设管理文件、设备档案、整体工程竣工及阶段验收文件的收集整理与归档；负责所有承建单位工程竣工档案的监督、移交工作；负责收集、整理、编制、移交工程质量监督部门在质量监督工作中形成的各类质量监督文件；负责组织工程建设档案的专项验收；并负责最终向有关单位移交。
2)技术部负责与设计单位沟通，搜集工程各阶段勘测设计文件、科研敷陈及批复文件、设计图纸及设计修改通知书和设计总结等材料，按年度整理、移交。并负责提交本年度内施工图纸总目录、设计修改总目录和技术要求总目录。编写卷内目录及光盘（或电子文件）一份。
3)项目部负责与监理单位沟通，收集、整理、编制、移交工程监理业务范围内形成的各项监理工作（工程质量、工期、投资等）的全部文件材料和监理工作总结；负责监督检查及审核工程项目的承建单位在竣工档案的编制、移交，对竣工档案在形成中是否收集完整、准确，负责竣工档案和竣工图的审核
并签署意见。负责收集、整理、编制、移交各承建总包单位的竣工档案，还责汇总整理各分包单位编制的竣工档案。
（3）工程建设归档范围。
凡是反映与本工程有关、具有查考价值的各种载体（纸张、照片、录音带、光盘等）的文件资料，都应收集齐全，纳入工程建设项目归档范围。
竣工图按施工图图纸汇总目录为依据；文字材料按档案分类表中有关条款内容为依据；设备材料按设备清册为依据。声像材料按实际形成，由建设单位牵头，承建单位辅佐，统一编制。《竣工图、竣工文字材料案卷总目录》由建设单位牵头，设计、承建单位辅佐编制。
（4）竣工档案材料的编制深度及要求。
整个建设项目或单项工程施工、安装、调试完毕后，各部门根据工程实际情况及合同的要求督促参建单位收集积累文件，进行编制。
编制竣工文件（竣工图），应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的成套性和有机联系，使组成的案卷既能准确系统地反映工程的全貌，又便于今后的保管和提供利用。
竣工文件（竣工图）编制完毕后，项目经理应督促有关单位（监理、施工等）对竣工文件的编制情况进行审查，发现不
准确、遗漏或短缺时，应及时修改和补齐。引进项目、引进技术，竣工图应由提供方确认。
1）文字材料的整编按下列要求整理：
a)按照工程档案分类大纲进行文件分类组卷，管理性文件按阶段、问题或重要程度进行排列；同一问题（时间）的请示、批复、合同、协议、来往文电等应组放在一起，按时间顺序排列;一般文字材料在前,图样在后；复文在前，来文在后。
b)文字材料组卷应按专业进行分别组卷,组卷要遵循科技文件材料形成的纪律,保持案卷内文件材料系统的联系,便于此后档案的保管和利用,确保案卷内所有反映的文件材料完全、齐全、真实、正确。文字材料的载体和书写材料必须使用便于档案长期保存的材料,如碳素墨水、蓝黑墨水或签字笔。
c)文字材料的编目：案卷页号均以有书写内容的页面编写页号，单面的文件材料在右下角编写页号；双面书写材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。案卷封面、卷内目录（图纸目录除外）、卷内备考表不编写页号，每卷从正文起用阿拉伯数字从001依次标注页号；连接的案卷，每一卷都必须从001开始编写。
d)文字材料的装订：案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面A4(或16K),有文字面向内折。为便于长期保存,案卷
装订时必须去掉金属物,用线绳在案卷左边竖向装订(装订为3孔,每孔孔距为8cm)。
e)案卷卷盒使用统一国标卷盒,卷内文字材料排列顺序为：内软封皮（采用牛皮纸）、签字页、卷内目录、正文、备考表（采用牛皮纸）。
f)卷内软封面的填写：立卷单位名称应填写承建单位全称或通用简称,起止日期为文件材料（竣工图）日期，卷脊用牛皮纸打印填写;为竖版，自左向右填,小三号宋体字(加粗),第一竖行前面留二个字空格；第二竖行字顶头填写.
2）竣工图的编制。
竣工图是工程建设最终情况的真实反映,是工程项目建成投产运行维护保养必不可少的凭证和依据，工程在建设过程中必须按工程施工实际情况编制竣工图(包括设计变更、现场商洽、材料代用、质量事故处理等均应在竣工图上反映)，做到图物相符,技术数据可靠，准确、完整、统一，各项签字手续完备（不得由他人代签或个人印章替代签字）。
a)凡按图纸施工无变更的,则由承建单位（包括总包和分包单位）在原设计施工图标题栏旁或空白处加盖“竣工图”章后即可作为竣工图。
b)在施工中只是一般性变更,可不重新绘制竣工图;由承建单位在原施工图上空缺处进行修改(杠改或刮改),并标注修改依据（设计变更通知单、监理通知单、名称、专业、日期）,其文件所在案卷号、页号等前后顺序填写,并加盖“竣工图”章后即作为竣工图.
凡有重大的变更或图面变更超过35％的,应重新绘制竣工图,仍用原图编号,在标题栏中标明××××工程竣工图,技术负责人审核、签字后,即可作为竣工图.
c)竣工图章应使用不褪色的白色印泥，图章应该在图标上方空缺处，以不压盖图中的内容或尺寸为好。竣工图章的尺寸(80×60mm)及内容见图；
编制单位
本工程建设项目工程竣工图
编制人
监理单位名称
技术负责人编制日期
监理工程师
3)所有工程设计修改通知单按年度、专业组卷，一份设计修改通知单涉及多张图纸的,(如图纸不在同一卷内)应将修改通知单的编号、专业号填写在卷内备考表中的“互见号”栏内。
4)同一建筑物、修建物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中,但必需在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明,不同建筑物、修建物应分别编制竣工图。
5)应负责或委托有关单位编制项目总平面图、综合管线竣工图.
（5）竣工图纸的修改办法和技术质量要求：
1)杠改:对于少量的文字和数据的修改,可用一条粗直线将被修改部分划去,在其上方或下方(一张图纸上要统一)空白行间填写修改后的内容(文字或数据)。如行间空白处有限,可将被修改点全部划去,用线条引至空白处,填写修改后的情况.还可用“×”号将被修改掉的线条划去,在适当的位置画上修改后的线条。
刮改:用刀片轻轻的刮掉需修改的线条;然后将修改的线条或数据重新标注.
2)修改处都要标注修改依据,如：变更文件名称、编号、专业号、日期及所在案卷号、页号的先后顺序填写。
3)所有设计变更文件中的变更内容，必须在对应竣工图中如实修正。
4)每一张竣工图的技术要求要一致,同一案卷内竣工图的技术要求也要一致。修改后的文字和数据位置要与被修改部分的位置大致相对应。
5)作为竣工图的蓝图必须是图面清晰的新图纸,图纸更改的部位,必须使用耐永久性书写材料，不得使用圆珠笔或其他易褪色的书写材料绘制,确保竣工图纸质量、规格统一、图面整洁、字迹清晰,竣工图章由施工单位技术负责人审核签字。
6)竣工图采用手风琴式折叠法，幅面为A4（297×210mm）,采用不装订形式，案卷卷盒统一使用国标（科技档案）卷盒（承建单位自备）。卷内到软封面、目录、图纸、备考表齐全。
7)竣工图卷内既有文字材料又有图纸的，要求文字材料排列在前，图纸在后排列。卷内软封皮、签字页、卷内目录、文字材料、备考表装订在一起，并在备考表中注明文字材料页数、图纸张数。卷内只有竣工图纸的，卷内做到内软封皮、卷内目录、备考表齐全（用胶水粘贴）。
（6）设备档案的归档。凡属本工程建设项目招标采购订货的设备，供货商应按照合同规定提供设备资料，由项目经理会同项目部现场工程师、项目监理部及承建单位共同开箱验收，填写设备档案验收记录，项目部负责设备档案的整理归档工作。为承建单位提供满足安装需要的设备资料。
设备档案按台、件组卷，主设备和主要辅助设备资料应完整、准确，任何人和单位不得擅自拿走设备资料原件。对进口设备，供货商应提供一份译文并同原文一同移交。
设备档案的装订与文字材料相同，对不装订的设备材料可按件归档。
（7）照片档案的归档。照片档案应按照照片的自然张为单元编写文字说明，包括照片所反映的事件、事物、拍摄时间、地点、拍摄单位等,如一组照片(若干张)相联系的照片应加总说明，照片与说明、底片必须固定在芯页上(采用照片档案册或影集)组成案卷,并填写卷内目录,照片号为卷内照片的顺序号,备考表格式可采用《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定。
（8）电子文件的归档。文本电子文件应保证电子文件的真实性、完整性和有效性，形成单位应注明文件的存储格式、文字处理工具等。如采用了某些技术方法保存电子文件，应把其技术方法和相关软件一同移交，电子文件的归档还应包括相应的背景信息和原数据。图形电子文件的归档，应注明软硬件环境和相关数据。
电子文件载体应采用：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘、可擦写光盘等。禁止使用软磁盘。
电子文件归档时，应将相应的电子文件机读目录、相干软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表。载体或包装盒上应贴有标签，标签内应填写档号、落款、密级、硬件及软件环境等。电子文件的载体应设置成禁止写操作的状况。
（9）竣工材料移交的要求。竣工材料在编制完毕后,各编制单位应向档案部门提供竣工材料编制说明(包括总说明及各专业编制说明),叙述竣工材料编制原则及各专业的编制情况等,与竣工材料一并向档案部门移交。
竣工材料应在工程整个启动试运行完毕进利用用后一个半月内移交完毕。或根占有关合同及划定在三个月外向建设单位移交。凡提早使用的单项工程或分期建设的工程项目应在该单项工程或分期工程建设通过竣工验收后一个月内办理移交手续。
（10）承建单位向建设单位移交竣工材料时必须手续完备,明确档案移交的内容、案卷数量、图纸份数等，并有完备的清点、签字等交接手续。承建单位可凭竣工档案材料移交清单进行工程决算,如承建单位违约,建设单位可扣压一定数额的工程用度。
1.6.物资采购组织实施方案
建设项目信息管理措施方案 项目信息管理措施 1.施工项目信息管理的内容 1.1收集整理相关公共信息 (1)法律、法规和部门规章信息。 (2)市场信息。市场信息包括材料价格表，材料供应商表，机械设备供应商表，机械设备价格表，新材料、新技术、新工艺、新管理方法信息表。应通过每一表格及时反映出市场动态。 (3)自然条件信息。应建立自然条件表，包括地区、场地土类别，年平均气温，年最高气温，年最低气温，冬、雨、风季时间，年最大风力，地下水位高度，交通运输条件，环保要求等内容。 1.2收集整理工程总体信息 工程总体信息包括：工程名称、工程编号、建筑面积、总造价；建设单位、设计单位、施工单位、监理单位和参与建设其他各单位基本项目信息；基础工程、主体工程、设备安装工程、装饰装修工程、建筑造型等特点；工程实体信息、场地与环境、施工合同信息等。 1.3收集整理相关施工信息 施工信息包括施工记录信息和施工技术资料信息。
(1)施工记录信息。施工记录信息包括施工日志、质量检查记录、材料设备进场记录、用工记录等。 (2)施工技术资料信息。施工技术资料信息包括主要原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量证明和试(检)验报告，施工试验记录，预检记录，隐蔽工程、基础、主体结构验收记录，设备安装工程记录，施工组织设计，技术交底资料，工程质量检验评定资料，竣工验收资料，设计变更洽商资料，竣工图等。1.4收集整理项目管理信息 项目管理信息包括项目管理计划信息，项目成本控制信息，项目质量控制信息，项目进度控制信息，项目平安控制信息，项目现场管理信息，项目条约管理信息，项目人力资本管理信息，项目材料管理信息，项目机械设备管理信息，项目技术管理信息，项目资金管理信息，项目竣工验收信息，项目查核评价信息等。具体可参见项目管理信息分类表7-1。 2.施工项目信息管理的表现形式 施工项目信息管理的表现形式主要有书面形式、技术形式和电子形式。2.1书面形式 1)设计图纸、说明书、任务书、施工组织设计、合同文本、概(预)算书、会计、统计等各类报表、工作条例、规章、制度等。
(一)信息管理的工作任务 信息是工程建设四大监控目标实现的基础，是项目管理决策的依据、是各方单位之间关系的纽带、是全过程工程咨询服务工程师做好协调组织工作的重要媒介。信息管理是项目管理中的重要组成部份，是确保质量、进度、投资控制有效进行的有力手段。 (1)本工程既涉及到众多的土建承包商、众多的材料供货单位、业主、管理单位，也涉及到政府各个相关部门，相互之间的联系、函件、报表、文件的数量是惊人的；因此必须建立有效的信息管理组织、程序和方法，及时把握有关项目的相关信息，确保信息资料采集的真实性，信息传递途径畅顺、查阅简便、资料齐备等，使业主在整个项目进行过程中能够及时得到各种管理信息，对项目执行情况实际全面、细致准确的掌握与控制，才干有效地提高各方的工作效率、减轻工作强度、提高工作质量。 (2)我公司通过质量体系认证工作，从文件体系中就涵盖了信 息管理和资料管理，而且对信息资料管理有了明确、规范的管理制度和方法。我公司在大型建设项目信息管理工作中拥有广泛的经验，这使我们能匡助承包商同业主、各级政府机关等单位保持联络，保证向业主等部门提交的各种文件形式符合要求，对业主提出的任何要求我们能做出恰如其分、令人满意的回答。 (3)从信息采集上来区分，信息管理将由施工前期信息采集， 施工中信息采集和竣工交验后信息采集整理三部份组成。
(二)信息管理的主要任务 (1)及时与业主沟通信息，使业主了解项目发展情况。 1.工程建设中浮现的影响项目目标的问题，及时通过信息传递，报告业主。 2.超出合同约定的各种变更，均应得到业主的批准指令。 3.定期向业主书面报告 (监理月报或者周报) 项目三大目标的执行情况。 4.建立工程会议制度。 5.催促承包商整理工程技术资料；组织有关工程设计和施工的技术交底、资料管理，处理工程技术、经济、管理；以及材料物资供应、管理等方面的信息。 (三)信息管理的方法 (1)信息管理的主要内容： 1.信息采集。 2.建设前期要采集信息。 3.施工图设计阶段信息采集。 4.招投标合同文件及有关资料的采集。 5.施工过程中的信息采集。 6.工程竣工阶段的信息采集。 (2)监理信息的加工处理： 1.根据投资控制信息，对工程设计规模和采取的设备材料进行指示。
项目管理实施方案范文信息管理 项目管理实施方案信息管理1、项目信息管理原则通过对项目建设过 程中所产生的所有信息的合理分类、编码，促进各部门迅速准确地传递信息，全面有效地管理信息，并且客观地记录和反映项目建设的整个历史过程。 2、项目信息流程图 3、项目信息管理的工作内容3.1建立信息收集、信息处理等管理制度。 3.2收集与工程建设有关的各种原始信息。 3.3对信息进行分类、排序、计算、比较选择等加工。 3.4保持信息在各部门之间的畅通传输。 项目总承包单位监理单位承包商设计单位业主施工单位 3.5建立信息档案，便于检索。 3.6输出各种打印报表文件。 4、项目信息收集4.1收集业主提供的信息。 4.2收集项目承包人的信息。 项目承包人在施工中，现场发生的各种情况均包含大量 4.3收集建设项目的施工现场记录和监理记录。 4.3.1现场管理人员的日报表。主要包括如下内容：当天的施工内容；当天参加施工的人员(工程数量等)；当天施工用的机械(名称、数量等)；
当天发现的施工质量问题；当天施工进度与计划施工进行的比较(若发生 施工进度拖延，应说明原因)；当天的综合评论；其他说明(应注意的事项)等。 4.3.2工地日志。主要包括：现场管理人员的日报表；现场每日的天 气记录；管理工作改变；其他有关情况与说明。 4.3.4驻施工现场管理负责人的日志。主要包括如下内容：当天所作 的重大决定；当天对承包商所作的主要指示；当天发生的纠纷及可能的解 决办法；该工程项目管理负责人(或其他代表)来施工现场谈及的问题；当 天与该工程项目管理负责人的口头谈话摘要，当天对驻施工现场管理工程 师的指示；当天现场监理谈及的问题，及发出的书面或口头指令；当天与 其他人达成的任何主要协议，或对其他人的主要指示等。 4.3.5驻施工现场管理负责人周报和监理周报。驻施工现场管理负责 人和现场监理应每周向工程项目管理经理和技术负责人汇报一周内所发生 的重大事件。 4.3.6驻施工现场管理负责人月报和监理月报。驻施工 现场管理负责人和现场监理应每月向项目管理负责人及业主汇报下列 情况：工地施工进度状况(与合同规定的进度作比较)；工程款支付情况； 工程进度拖延的原因分析；工程质量情况与问题；工程进展中主要困难与 问题，如施工中的重大差错，重大索赔事件，材料、设备供货困难，组织、协调方面的困难，异常天气情况等。 4.3.7驻施工现场管理负责人对承包商的指示。主要内容：正式发出 的重大指示；日常指示；加在每日工地协调会中发出的指示；在施工现场 发出的指示等。
项目信息管理和文档控制 在项目管理过程中，项目信息的管理和文档控制是非常关键的环节。通过有效的项目信息管理和文档控制，可以确保项目团队之间的沟通顺畅，信息传递准确，有助于项目的顺利进行和取得成功。 一、项目信息管理 项目信息管理是指对项目相关信息进行搜集、分类、整理和传递的过程。它包括以下几个方面的内容： 1.信息搜集：项目信息搜集是指通过各种渠道获取项目相关的信息，包括项目目标、需求、计划、进展情况等。搜集信息的途径可以包括面对面会议、沟通、电子邮件、电话等多种形式。 2.信息分类和整理：搜集到的项目信息需要进行分类和整理，以便于后续使用和查阅。可以按照项目的不同阶段、不同模块或者不同功能进行分类，将信息整理成清晰、易读的格式。
3.信息传递和共享：项目信息需要及时传递给相关人员，以确 保项目团队之间的沟通畅通无阻。可以通过会议、报告、工作台、项目管理软件等方式进行信息传递和共享。 二、文档控制 文档控制是指对项目相关文档进行管理和控制的过程。它包括 以下几个方面的内容： 1.文档编制和更新：项目涉及到大量的文档，包括项目计划、 需求文档、设计文档、测试文档等。这些文档需要由相关人员编 制和更新，确保与项目的实际情况保持一致。 2.文档版本控制：对于重要的项目文档，需要进行版本控制， 以避免出现版本混乱或者冲突的情况。版本控制可以通过文件命 名规范、版本管理工具等方式实现。 3.文档审查和批准：在项目过程中，需要对关键文档进行审查 和批准，确保其质量和准确性。审查可以由项目负责人或者项目 团队成员进行，批准则需要由相关的领导或者决策者进行。
4.文档存储和查阅：项目文档需要进行存储，以便于项目团队成员随时查阅。可以使用文件服务器、云存储等方式进行文档的存储和管理，同时可以建立文档索引或者文档库，方便查找和检索。 三、项目信息管理和文档控制的重要性 项目信息管理和文档控制在项目管理中扮演着重要的角色，具有以下几个重要性： 1.保证信息的准确性：通过信息的搜集、整理和传递过程，可以确保项目信息的准确性和完整性，避免信息传递错误或者遗漏的情况发生，提高项目的执行效率和准确性。 2.提高沟通效率：项目信息管理和文档控制可以保证项目团队之间的沟通畅通无阻，避免信息传递的双向阻碍或者延误，提高沟通的准确性和效率。
信息化项目档案管理方案 一、项目背景 随着信息化建设的不断推进，各个企事业单位在日常运营中产生大量的电子化档案，需要统一管理和存储。传统的纸质档案管理方式已不适应现代化的工作需求，亟需建立一套信息化的档案管理系统。本方案旨在提供一种完整的信息化档案管理方案，为企事业单位提供高效、安全、便捷的档案管理服务。 二、目标与要求 1.实现电子化档案的统一管理和存储，提高档案检索的效率。 2.构建安全可靠的档案数据存储和备份机制，确保档案数据的安全性和完整性。 3.提供便捷的档案借阅和归还服务，提高办公效率。 4.建立系统的权限管理机制，确保档案的机密性和可控性。 5.提供企业内部和外部合作伙伴的数据共享和协作功能，提升信息互通效果。
三、设计方案 1.系统架构设计 （1）前端：采用Web页面作为用户界面，提供多种浏览器兼容性，确保用户在不同平台上均能正常访问。 （2）后端：使用数据库存储档案数据，通过后台服务器进行数据 交互和管理。 （3）网络：采用可靠的网络连接，确保用户在任何时间、任何地 点均能访问和管理档案。 （4）安全：采用数据加密、权限控制等手段保障档案数据的安全性。 2.功能模块设计 （1）档案录入模块：提供档案信息录入界面，支持批量导入和手 动输入档案信息。 （2）档案检索模块：提供快速、精确的档案检索功能，支持关键 字查询和高级检索。
（3）档案借阅模块：提供在线档案借阅申请和归还功能，支持权限控制和审批流程管理。 （4）档案分类模块：根据档案属性进行分类，支持自定义分类和自动分类。 （5）档案归档模块：提供档案的归档和整理功能，支持批量归档和档案盘点。 （6）档案移交模块：支持档案的实物移交和电子档案的共享与协作。 （7）档案销毁模块：提供档案销毁申请和审批功能，确保档案的合规处理。 3.系统实施方案 （1）需求分析：通过与企事业单位的沟通和调研，明确具体的档案管理需求。 （2）系统配置：搭建服务器、数据库等基础设施，安装档案管理系统软件。
项目信息.文档管理与控制 根据招标文件我们编制了项目信息.文档管理方案，建立了信息编码系统.确定了信息管理流程。明确了项目文档编码规则，实现对文档处理.控制.保管和存档有效管理，确保项目文档的完整性和规范性。 联合体根据以往EPC项目信息.文档管理经验，结合本标段工程特点，建立工程建设信息系统，达到与业主.调控中心单位良好的信息沟通协调。 一.项目信息管理 1.信息管理界面一览表 2.信息管理系统 （1）信息管理系统作业内容 信息管理系统包括项目各方面作业管理的信息系统和竣工数据
采集系统，其作业一般包含以下内容： 1）施工计划的编制和上报以及执行情况的监控； 2）对工区的监督检查作业信息收集及对各工区不符合工程的整 改情况监控； 3）工程质量管理计划的编制及执行情况的信息收集； 4）项目质量.HSE作业各种报表的审核作业； 5）外协作业计划的编制以及外协作业报表的编制及收集.上报； 6）采办作业各种信息的收集.整理.录入及上报。 7）设计作业各种信息（设计资料.图纸）的收集.整理.录入及 上报。 8）竣工资料信息数据的采集.录入及整理上报，督促各工区按 要求上报。 9）工程竣工资料的编制.整理.录入及上报。 （2）信息系统组织机构及岗位设置.岗位职责 为保证西气东输三线管道东段隧道工程EPC总承包第2标段的 信息化建设的顺利，保证工程设计资料.图纸的录入和竣工管道数据 采集.整理.汇总和准确.及时上报，保证项目其他各项管理作业信息 的及时收集和整理，EPC项目部由工程管理部兼管工程建设管理信 息系统建设的组织协调作业，在EPC项目部工程管理部设信息采集 工程师，负责工程建设系统作业的具体实施，负责信息系统的日常 监管和维护.数据收集.整理及对其它各管理系统进行技术支持。。 1）EPC项目部信息管理系统组织机构图
项目文档管理方案 1. 简介 文档管理是一个项目中至关重要的组成部分。一个好的文 档管理方案不仅可以提高项目的效率和质量，还可以节省项目的成本和时间。本文将介绍一个完整的文档管理方案，包括文档管理的目的、原则、流程、工具和最佳实践等方面。 2. 目的 文档管理方案的目的在于确保项目的文档能够被正确地创建、存储、共享、协作和管理。通过一个良好的文档管理方案，我们可以实现以下目标： •提高项目的效率和质量，避免重复工作和错误； •统一文档格式和标准，促进协作和沟通； •保护敏感信息和知识产权，规范权限和保密措施； •提高文档安全性和可追溯性，对文档进行版本控制和备份。 3. 原则 在制定文档管理方案时，应该遵循以下原则： 1.统一标准：制定统一的文档格式和规范，避免过多 的自定义和个性化。 2.透明公开：文档应该可以被所有相关人员查看和编 辑，确保信息的透明和公开。 3.系统化管理：采用专门的工具和系统对文档进行管 理和维护，避免手工操作和混乱。
4.安全可靠：保护敏感信息和知识产权，规范权限和 保密措施，确保文档的安全可靠。 4. 流程 在文档管理方案中，应该明确文档的整个生命周期，并对每个阶段的流程进行规范和优化。一般而言，文档的生命周期包括以下几个阶段： 1.创建阶段：确定文档的类型、格式和内容，明确文 档的使用对象和范围。 2.审核阶段：对文档的内容和质量进行审核和评估， 确保文档符合标准和规范。 3.发布阶段：将文档发布给相关人员，确保文档能够 被所有人使用和共享。 4.维护阶段：对文档内容进行更新和修改，确保文档 保持最新和准确。 5.存档阶段：将文档归档和存储，确保文档能够被追 溯和恢复。 5. 工具 在实施文档管理方案时，应该选择合适的工具和系统，以支持文档的管理和协作。以下是一些常用的文档管理工具： 1.GitLab：源代码管理平台，支持文档的版本控制和 协作。 2.Confluence：企业知识管理系统，支持文档的集中 存储和共享。 3.Google Docs：在线文档协作工具，支持多人编辑和 交流。
项目文档管理方案
项目文档管理方案项目组 2010-1
目录 一, 文件种类 (4) 二，使用文件的人员以及所关心的文件： (5) 三，软件生存周期各个阶段及其相应的各种文件的编制 (7) 四，文件编制工作的管理 (8) 五,附:目录结构说明 .............. 错误!未定义书签。
一, 文件种类 在一项软件系统的开发过程中，一般地说，应该产生以下多种文件：0配置及材料 1项目任务书 2项目计划书及评审总结报告 3系统开发计划文档 04需求说明书及评审报告 系统设计 4.1接口设计 4.2软件设计 4.2.1总体设计说明书 4.2.2详细设计说明书 4.2.3数据库设计说明书 7系统测试及测试评审报告 测试申请 测试报告 测试总结 测试评审表 8系统实施(割接)方案 9系统试运行 10系统总结
11验收表 12系统版本维护 13系统维护手册/系统使用(操作)手册 培训文档 14系统故障/维护申请纪录 15项目会议纪要 周(月)报 项目会议纪录 二，使用文件的人员以及所关心的文件： 人员文件种类人员名单管理人员配置及材料 项目任务书 项目计划书及评审总结报告 系统开发计划文档 项目会议纪要 系统实施(割接)方案 系统试运行 系统总结 验收表
开发人员0配置及材料 1项目任务书 2项目计划书及评审总结报告 3系统开发计划文档 04系统设计 5需求说明书及评审报告 06系统开发计划文档 7系统测试及测试评审报告 8系统实施(割接)方案 9系统试运行 测试人员项目开发计划 软件需求说明书 系统设计 系统测试 维护人员系统版本维护 系统设计 测试分析报告 用户维护手册 操作手册
项目文件管理措施和技巧 1. 建立明确的文件管理流程 在项目开始之前，建立一个明确的文件管理流程非常重要。这包括确定文件命名规范、存储位置、版本控制和访问权限等方面的细节。确保所有项目成员都清楚文件的管理流程，并遵循统一的标准。 2. 使用适当的文件命名规则 选择一个简洁且易于理解的文件命名规则，以确保文件能够迅速被找到和识别。命名规则可以包括项目名称、日期、文件类型等信息。保持一致性并避免过长或含糊的文件名。 3. 统一的文件存储位置 在项目开始时，为文件选择一个统一的存储位置。这可以是一个共享文件夹、云存储服务或专门的项目管理工具。确保所有项目成员都能够轻松访问和共享所需的文件。
4. 使用版本控制工具 使用版本控制工具可以帮助您跟踪文件的修改历史，并回滚到以前的版本。这对于多人协作和保留文件历史记录非常有帮助。流行的版本控制工具包括Git和SVN等。 5. 分配适当的访问权限 确保只有那些需要访问特定文件的人员拥有相应的权限。通过限制访问权限可以保护项目文件的安全性，并减少意外更改或删除的风险。 6. 建立有效的文件索引和目录结构 为项目文件建立清晰的索引和目录结构非常重要。在文档管理系统或文件夹中使用易于理解的文件夹和子文件夹的命名，以便快速找到所需的文件。使用标签或关键字进行分类和检索也是一个不错的选择。
7. 定期备份文件 定期备份项目文件可以防止文件丢失或损坏的风险。选择合适的备份策略，包括定期将文件复制到其他存储设备或云服务中，并测试恢复过程以确保备份的可行性。 8. 培训项目成员 确保项目成员了解和了解文件管理的重要性，并提供培训和指导。教育团队如何正确使用文件管理工具和流程，可以提高整个团队的效率和协作能力。 9. 定期审查和清理文件 定期审查和清理项目文件是保持文件管理整洁和高效的关键。移除不再需要的文件，确保文件版本更新，并确保文件存储不会被过度拥挤。 以上是一些项目文件管理的措施和技巧，通过遵循这些措施，可以提高文件管理的效率和可靠性，促进项目的顺利进行。
项目文档管理制度和流程范文 项目文档管理制度和流程范 一、引言 项目文档是指在项目启动、规划、执行和收尾期间所产生的各种信息和文件记录，包括项目计划、需求文档、设计文档、测试报告等。项目文档的管理对于项目的顺利进行和后续的项目维护具有重要意义。本文档旨在制定项目文档管理制度和流程范，以确保项目文档的有效管理和维护。 二、项目文档管理制度 1. 项目文档分类及命名规范 为方便项目文件的管理和检索，应对项目文档进行分类，一般可分为计划文档、需求文档、设计文档、测试文档、验收文档和变更文档等。在进行文档命名时，应该遵循一定的命名规范，以确保文档的易读性和一致性。命名规范应包括项目名称、文档类别、版本号和日期等要素。 2. 项目文档管理责任人 项目文档的管理责任应明确分工，项目经理负责项目文档的整体管理，包括文档管理策略的制定、流程的实施和评估，以及文档存档和文档权限的管理。各个部门的负责人应负责监督本部门文档的管理和维护。
3. 项目文档管理策略 项目文档的管理策略应包括以下方面的内容： - 文档的归档：项目文档应按照类别进行分类，并设立统一的文档存档位置，确保文档的完整性和安全性。 - 文档的备份：项目文档应定期进行备份，以防止文档的意外丢失或损坏。 - 文档的版本管理：项目文档的修改应进行版本控制，确保每个版本修改的可追踪性和审计性。 - 文档的权限管理：项目文档应设定相应的权限，以确保只有授权人员才能进行修改和访问。 - 文档的评审和审批：重要的项目文档应经过相应的评审和审批程序，确保文档的质量和准确性。 - 文档的共享和传递：项目文档应方便地进行共享和传递，以便项目成员和相关方及时获取和使用。 - 文档的保密与传播：项目文档应根据需要进行保密处理，并遵守相应的信息传播规定。 4. 文档变更管理 项目文档的变更管理是指对文档中的变更进行跟踪和控制，确保文档的变更与变更请求的一致性和合理性。对于文档的变更应有相应的变更流程，包括变更请求、审批、实施和验证等环节。变更请求应通过正式的渠道提交，并由相关人员进行评审和批准。变更实施后，应进行验证，确保变更的有效性和影响范围。
项目实施方案文档管理 一、引言。 项目实施方案文档管理是项目管理中至关重要的一环，它涉及到项目实施过程 中的各种文档的创建、存储、更新和使用。良好的文档管理能够提高项目实施的效率和质量，保证项目按时按质完成。本文将就项目实施方案文档管理的相关内容进行详细介绍。 二、文档管理的重要性。 1. 保证信息的准确性和一致性。 在项目实施过程中，涉及到大量的信息和数据，这些信息和数据如果没有得到 妥善管理，就会出现错漏，导致项目实施出现偏差。通过文档管理，可以确保信息的准确性和一致性，为项目实施提供可靠的依据。 2. 提高沟通效率。 项目实施中，各个部门和岗位之间需要频繁进行沟通和协作，而文档是信息传 递和沟通的重要载体。通过文档管理，可以确保各方获取到最新、最准确的信息，提高沟通效率，避免信息传递不畅造成的问题。 3. 便于监控和控制。 项目实施过程中，需要对各项工作进行监控和控制，而文档是监控和控制的重 要依据。通过文档管理，可以及时了解项目实施的进展情况，及时发现和解决问题，确保项目按计划进行。 三、文档管理的内容和方法。 1. 文档的分类和命名。
在项目实施过程中，会产生各种类型的文档，如需求文档、设计文档、测试文 档等。对这些文档进行分类和命名，有助于统一管理和查找。可以根据文档的类型、项目阶段、版本等进行分类，同时要求文档的命名规范，以便于识别和检索。 2. 文档的版本控制。 随着项目实施的进行，文档会不断进行更新和修改，为了避免混乱和错误，需 要建立文档的版本控制机制。每次对文档进行修改和更新时，都要及时记录版本号和修改内容，以便于追溯和比对。 3. 文档的存储和备份。 文档的存储和备份是文档管理中至关重要的一环。应当建立统一的文档存储库，对文档进行集中管理和存储，同时要定期进行备份，确保文档的安全和完整性。 4. 文档的审批和发布。 在项目实施过程中，一些重要的文档需要经过审批后才能发布和使用。要建立 文档审批流程，明确审批的权限和程序，确保文档的准确性和合法性。 四、文档管理的实施步骤。 1. 制定文档管理规范。 在项目启动阶段，应当制定项目实施方案文档管理的相关规范和流程，明确各 类文档的管理要求和责任人，为文档管理奠定基础。 2. 建立文档管理系统。 根据文档管理规范，建立文档管理系统，包括文档的分类、命名、存储、审批 等功能，确保文档管理的规范和高效。 3. 培训和推广。
工程文档信息管理目标和方案 工程文档信息管理是确保项目高效进行和知识传承的重要环节。它旨在统一管理和利用项目中产生的各类文档信息，以提高信息的可获得性、可靠性和可用性。以下是关于工程文档信息管理的目标和方案。 目标： 1. 提高信息可获得性：工程项目中产生的各种文档信息需要能够方便地被项目参与者所获得。通过建立合理的文档分类和索引机制，可以使信息快速定位和检索，确保相关人员能够及时获取所需信息。 2. 确保信息的准确性和可靠性：在项目过程中，各类文档信息需要及时、准确地记录和更新。通过建立文档审查和验证机制，确保文档信息的准确性和完整性，减少信息错误和遗漏对项目的不良影响。 3. 保护信息的安全性：工程项目中的文档信息往往包含敏感和机密的数据，如设计方案、合同文件等。因此，确保文档信息的安全性至关重要。通过建立权限管理和文档保密措施，保护项目中的信息不受未授权的访问和篡改。 4. 促进知识共享和传承：工程项目中的文档信息是宝贵的知识资产，可以为类似项目的开展提供参考和借鉴。通过建立知识库和经验总结机制，实现跨项目的知识共享和传承，提高项目的效率和质量。 方案： 1. 建立文档管理体系：根据项目特点和需求，建立完善的文档管理体系。包括明确的文档分类体系、统一的命名规范、文档版本控制等，以确保文档信息的整理、存储和检索。 2. 使用文档管理工具：借助文档管理软件或平台，实现对文档信息的集中管理和控制。通过软件的强大功能，实现文档的在线共享、版本追踪、协同编辑等功能，提高团队的协作效率。
3. 建立文档审查和验证机制：制定文档审查和验证流程，确保所有文档信息经过专业审核和质量验证。通过组织定期的文档审查和更新，确保文档信息的符合项目需求并保持最新。 4. 实施权限管理和文档保密措施：设置适当的权限，确保只有经授权人员能够访问和编辑文档信息。对需要保密的文档信息，建立相关的保密措施，如密码保护、加密传输等，确保信息不受未授权访问和泄露。 5. 建立知识库和经验总结机制：将项目中的经验和教训进行总结和评估，形成详实的经验库。通过合适的形式，如技术报告、案例分析等，共享和传承项目中的知识和经验，促进项目之间的学习和进步。 6. 培训和宣贯：开展培训和宣贯活动，提高项目参与者对文档信息管理的认识和理解。通过培训，使项目参与者熟悉文档管理流程和工具的使用，并加强对信息安全的重视和保护意识。 综上所述，工程文档信息管理的目标是提高信息可获得性、保障信息的准确性和安全性，并促进知识的共享和传承。通过建立合理的文档管理体系、使用文档管理工具、审查和核实文档信息、实施权限管理和保密措施，以及建立知识库和经验总结机制，可以实现对工程文档信息的有效管理和利用，提高项目的执行效率和工程质量。
项目文件管理措施和方法 为了保证项目的顺利实施和组织工作的高效进行，项目文件管理至关重要。本文档将介绍一些项目文件管理的措施和方法，帮助项目团队高效地管理和维护各类项目文件。 1. 文件分类和归档 为了便于查找和使用，项目文件应按照不同的分类进行归档。常见的分类包括项目计划、需求文档、设计文档、测试文档、进展报告等。在归档时，可以按照时间、重要性或其他适当的标准进行分类，确保文件的有序存储。 2. 文件命名规范 制定文件命名规范可以减少文件混乱和查找困难。文件名应简洁明了，能够准确反映文件的内容和用途。建议使用统一的命名规则，例如使用项目名称、文件类型、版本号等元素进行命名，以便于快速定位和识别文件。
3. 版本控制和更新 对于经常被修改的文件，建议使用版本控制工具，如Git或SVN等。版本控制可以追踪修改历史、恢复旧版本和合并不同版本的修改，确保文件的完整性和一致性。此外，需要定期更新文件， 并及时将最新版本传达给相关人员，以确保大家始终使用最新的文件。 4. 文件备份和安全性 项目文件是宝贵的资产，因此需要进行定期备份。建议将文件 备份到云存储或外部硬盘等可靠的介质上，以防止文件丢失或损坏。同时，在管理文件时要注重安全性，对于敏感信息或涉及隐私的文件，应采取适当的保密措施，确保项目文件的机密性和完整性。 5. 文件共享和协作 为了便于团队成员之间的协作和交流，项目文件应进行合适的 共享。可以使用云存储服务或协作平台，如OneDrive、Google Drive、Microsoft Teams等，方便团队成员随时访问和编辑文件。
此外，需要制定明确的协作规范和流程，确保团队成员在文件协作中的互相沟通和协调。 6. 文件审查和授权 对于重要的项目文件，需要进行审查和授权。审查可以确保文件的质量和准确性，授权可以明确文件的责任人和使用权限。通过审查和授权机制，可以提高项目文件的专业性和可信度，避免因文件质量问题引起的项目延误和风险。 7. 文件销毁和归档 根据法律法规和组织要求，项目文件的保管期限到期后应及时进行销毁或归档。销毁文件需要采取安全可靠的方式，确保文件不能被恶意获取。对于需要归档的文件，应进行整理和分类，便于日后查阅和利用。 以上是一些项目文件管理的措施和方法，希望对项目团队的文件管理工作有所帮助。可以根据具体项目的需求和特点，灵活调整管理措施，以便更好地管理项目文件，提高项目管理效率和质量。
项目文件及信息管理要点 项目文件及信息管理要点 一、引言 项目文件及信息管理是项目管理的重要组成部分，对于项目的顺利进行和成功实施具有至关重要的作用。本文将详细阐述项目文件及信息管理的要点，包括管理策略、管理流程、管理工具以及风险控制等方面，旨在为项目管理人员提供全面、实用的指导。 二、项目文件及信息管理策略 1.制定明确的管理制度 项目文件及信息管理需要制定明确的管理制度，包括文件和信息的分类、编码、存储、使用等方面的规定。管理制度应当简明易懂，便于操作，同时要确保所有相关人员都了解并遵守。 2.建立统一的文件及信息管理系统 建立统一的文件及信息管理系统是实现高效管理的基础。系统应具备文件分类、编码、存储、检索、使用等功能，同时要确保系统的安全性、稳定性和可靠性。 3.明确责任分工 项目文件及信息管理应当明确责任分工，确定各项任务的责任人、工作内容和时间节点。同时，应当建立有效的沟通机制，确保相关信息及时传递和共享。 三、项目文件及信息管理流程 4.文件及信息分类与编码 项目文件及信息应当按照重要性、紧急程度、密级等进行分类。同时，应当建立统一的编码规则，确保文件和信息的唯一性和可追溯性。 5.文件及信息存储与备份
项目文件及信息应当存储在安全、可靠的地方，并定期进行备份。备份数据应当存储在独立的存储设备或云端存储中，以防止数据丢失或损坏。 6.文件及信息检索与使用 项目文件及信息应当建立便捷的检索系统，以便相关人员能够快速查找和使用所需文件和信息。同时，应当建立完善的使用权限控制机制，确保文件和信息的安全性。 7.文件及信息更新与维护 项目文件及信息应当根据实际情况及时更新与维护。对于发生变更的文件和信息，应当及时进行修订和更新，以确保其准确性和时效性。 四、项目文件及信息管理工具 8.纸质文件及信息管理工具 对于纸质文件及信息，可采用文件夹、档案夹、文件柜等传统管理工具进行分类整理。同时，也可以使用标签、备注等辅助工具进行标识和管理。 9.电子文件及信息管理工具 对于电子文件及信息，可采用多种管理工具进行存储、检索和使用。例如，可以使用文档管理系统（DMS）进行文件的分类、存储、检索和管理；可以使用邮件、即时通讯工具等工具进行信息传递和共享；也可以使用加密软件、防火墙等工具保障信息安全。 五、项目文件及信息管理风险控制 10.信息安全风险控制 项目文件及信息应当严格遵守国家有关保密规定，防止泄露重要信息和机密。同时，应当采取措施防范网络攻击和病毒入侵等安全风险，确保文件和信息的安全性。 11.完整性及准确性风险控制 项目文件及信息应当保持完整和准确性，避免因缺失或错误导致不必要的损失。应当建立完善的质量控制机制，对文件和信息的完整性、准确性进行检查和校验，发现问题及时进行处理。 12.法律风险控制
项目文档管理规范 金蝶建筑与房地产事业部 实施管理部 目录 1.目的1 2.范围1 3.文档发布标准2 4.文档变更标准2 5.文档归档标准2 6.项目文档范围3 7.文档审计标准4 附件错误!未定义书签。 1.目的 在项目生命周期中会形成很多文档资料,包括工作文档和技术文档.这些文档资料是未来进行系统维护、升级和提供运维服务所必须的,是项目管理中非常重要的一部分工作.为加强项目过程中的风险控制,维护金蝶公司利益,特制订本规范对项目各类文档进行规范管理. 从法律角度来看,项目生命周期中产出的文档代表了金蝶公司作为服务提供方按照合同约定完成交付义务的标志,具有重要的证据作用；同时也代表了客户方对金蝶公司提供的服务的接受和确认. 2.范围 此规范适用于组织内所有项目的文档管理活动,并且各公司设置了相应的项目管理办公室
3.文档发布标准 为了规范项目文档的格式、结构、范围和填写标准等,金蝶房地产实施管理部参考公司开发方法论和实施方法论,整理了项目各阶段需要提交的文档名称和模板,通过评审后进行发布,所有在建项目均须使用标准模板. 流程说明： （1）项目管理专员参考公司实施方法论和开发方法论制定文档模板； （2）PMO对文档进行评审,部门经理对文档进行会审； （3）审核通过后,项目管理专员通过OA和邮件发布. 注：PMO为项目管理办公室,文档模板见实施工具包中,参考选用. 4.文档变更标准 在文档使用过程中,如果发现文档模板或提交方式等有问题,可以提交变更需求,由PMO进行评审,评审通过后,由PMO修改并进行发布应用. 流程说明： （1）顾问或项目经理将变更需求提交给部门经理审核； （2）部门经理汇总后提交PMO评审； （3）项目管理专员根据需求修改标准模板,并发布应用. 5.文档归档标准 一般而言,项目生命周期中的重要文档都需客户方项目经理签字并加盖公章.但考虑到文档重要性不同以及实际情况的复杂性,不同性质文档的确认标准也有所不同.需要客户签字或盖章确认的各项目成果、文档和文件一律采取书面形式提交PMO,不得通过口头、电子邮件等其他形式.纸质文档提交的同时,需要提交版本一致的电子档<在盖章审批的时候作为附件提交即可>,以供PMO进行项目配置管理. 流程说明： （1）项目经理将经客户项目经理签字盖章的项目文档原件提交部门经理； （2）部门经理审查确认后,将文档<原件>提交PMO； （3）PMO盖章后,留一份存档,同时更新文档服务器
项目文档管理方案（CMMI5标准）
目录 第1章编写目的 (4) 1.1文档概要 (4) 1.2文档内容 (4) 1.3文档要求 (4) 第2章文档管理 (4) 2.1存档规范 (4) 2.2目录建设与管理 (5) 2.3文档的提交、保存及使用 (7) 2.3.1文档提交 (7) 2.3.2文档归档 (8) 2.3.3文档保存 (8) 2.3.4文档使用 (9) 2.3.5文档修改 (10) 第3章文档计划 (10) 3.1项目启动 (13) 3.2系统需求调研及详细设计 (15) 3.3系统应用软件开发 (18)
3.4系统测试 (21) 3.5项目实施 (23) 3.6系统试运行 (26) 3.7系统验收 (26) 3.8培训文档 (28) 3.9技术支持与售后服务文档 (33) 3.10会议纪要文档 (35)
第1章编写目的 在项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程及项目验收中对各项资料的查找和相互交流，以利项目开发及进展；制订项目组开发过程中的评审和查阅规范，明确相应的管理人员责任。 1.1文档概要 根据实际情况编制 1.2文档内容 项目发展的过程中，随着项目逐步展开，会产生大量的设计书、源代码、会议记录及培训资料等内容，对这些内容进行分类、分阶段的整理归档；同时根据项目需要，对有关文档在项目网站上发布。 1.3文档要求 建立相适应文档，根据要求适时添加文档并于相关人员合作及时将文件归档，注意对项目信息的及时更新，以帮助小组人员获得最新信息。以及用户能及时获得到完整的软硬件安装、操作、使用、测试、控制和维护手册。 第2章文档管理 2.1存档规范 基线：事件发生后一个月内归档。 完整性：是否成套、缺页和涂改； 准确性：所收集的材料是否同它反映的对象相一致，同一科技项目的文件材料在内容上是否一致； 文件材料属性的鉴别：是否为同一类；
第一章文档管理程序 第一节目的 本程序规定了项目图纸及相关文件格式的要求，设计图纸及文件的修改、评审、批准的程序，图纸文件的整理存档要求，以确保设计图纸及文件管理工作的规范化、标准化。通过对项目文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，形成统一规范的编写格式及处理程序。并最终妥善保管文件，防止丢失、损坏，杜绝误用失效、作废的文件。1.适用范围 本程序适用于本公司项目组所出版的所有图纸及文件（含适当范围的外来文件，指公司其他部门及外公司来文）的控制。 2.职责权限 文控部是各类文件归口部门，负责收集、下发、保存所有文件，对文件的版次做出有效的控制，确保需参考文件的使用部门持有最新版次的文件。对带有业主意见的文件及时追踪，并提醒文件制定部门做及时升版。（注：为做到有效追踪，及时提醒文件制定部门，文控在发文件前要向相关人员收集意见后，再注明提交的日期。）对作废文件及时收回，并加盖“作废”章，并以邮件方式通知所有相关部门该文件号所涉及的所有版次的文件都已作废。 3.文件接收、发放及存档 项目相关文件（内部+外部）均由项目文控接收、发放和存档。文控需按照编写规范核对文件名称、编号、版次。接收符合标准的文件后，编制登记表，发放至使用部门；不符合规范的文件退回至原编写部门更改。同时，相对重要文件，文控需复印附件、扫描件上传至服务器留档保存。 4.文件登记、追踪 文控接收到由工程师编制，上级领导审核后的文件，二次核对文件是否符合编写规范后，需及时登记、更新状态。对申请查看文件状态的使用部门进行说明。至少每周提供登记表供查看。 使用部门对带业主意见的文件在规定的时间内修改后，提交给项目文控进行登记、更新。同时各部门应对本部门下发的文件做出登记，追踪控制。 5.文件下发 项目经理或设计经理负责该项目技术文件和相关文件的批准。经审核批准的文件，由文控按照各自项目程序文件要求，核对文件的名称、编号、版次，并第一时间下发到相关部门/
项目文件及信息管理要点 为了使项目部决策层能及时、准确地获得相应的信息，以作出科学的决策，为了使业主及时了解项目进展情况、实时控制项目。项目部在本项目实施期间，我们将强化计划、统计和信息管理，注重信息的收集、整理、处理、储存、传递和应用，按要求配置和运用业主审核认可的信息化和数字化项目管理系统，工程建设过程中进度和质量等相关数据的采集汇总、参建人员信息汇聚、信息化系统建设与服务、信息化技术应用及相关技术文档移交等工作，随时接受业主对信息化建设管理工作考核。 1总则 1.1文件及信息管理原则 1）及时、准确和全面提供信息； 2）用定量的方法分析数据和定性的方法归纳总结； 3）适应于不同管理层次的不同要求； 4）尽可能高效、低耗的处理信息。 1.2文件管理要点 1）工程工程文件资料随工程进度及时收集、收拾整顿，并按工程的统一规定进行标识。
2）工程部按照有关档案管理标准和规定，将工程设计、采购、施工、试运行和工程管理过程中形成的所有文件进行归档。 3）工程部确保工程档案资料的真实、有效和完成，不得对工程档案资料进行假造、窜改和随意抽撤。 4）工程部装备专职和兼职的文件资料管理人员。 1.3信息化管理要点 1）工程部树立工程信息管理体系。工程信息管理做到： ①按工程进展有计划地进行。 ②对信息进行分析与评估，确保信息的真是、准确、完整和安全。 ③使用统一、规范的形式或格式提供信息。 ④力求文件化。 ⑤尽量使用开放的数据库系统提供数据。 2）工程信息管理包括的主要内容： ①制定工程信息管理计划。 ②收集工程信息。 ③管理项目信息。 ④分发项目信息。 ⑤根据项目信息评估项目管理成效，调整计划。