会议管理标准作业规程
1.0 目的
为了确保公司内部沟通的有效进行，完善内部沟通渠道，提高会议效率，特制定本办公会议制度。
2.0 范围
适用于公司职能部门总监周例会、公司职能部门经理与项目经理的月沟通会、项目各部门经理周例会、部门工作会议、年度工作述职会、专题研讨会、其他会议的召开。
3.0 职责
3.1行政办公室负责公司会议制度的建立和完善。
3.2行政办公室负责组织公司职能部门总监周例会、公司职能部门总监与项目总物业经理的月沟通会的召开，配合总经理参加相关的会议。
3.3人力资源部负责组织公司年度工作述职会的召开。
3.4项目综合管理部负责项目各类会议的组织。
3.5部门工作会议由各部门经理组织召开。
3.6其他会议由会议的主持人负责组织召开。
4.0 方法和控制过程
4.1公司职能部门总监周例会
4.1.1主持人：总经理；出席人员：公司的执行总经理、常务副总经理、总经理助理、公司各职能部门总监以及总经理指定的人员；
4.1.2周期：每周周一
4.1.3会议陈述内容：
4.1.3.1财务纬度；
4.1.3.2顾问纬度；
4.1.3.3内部运营纬度；
4.1.3.4学习与成长纬度；
4.1.3.5下周工作计划。
4.1.4会议纪要：例会召开后的次日，由行政部文秘将整理好的会议纪要，通过0A 转至与会人员。
4.2公司职能总监经理与项目经理的月沟通会
4.2.1主持人：总经理；出席人员：公司总经理和公司各职能部门经理、各项目总物业经理。
4.2.2周期：每月举行一次
4.2.3会议内容：
4.2.3.1周工作报告；
4.2.3.2弱点攻坚；
4.2.3.3工作亮点；
4.2.3.4工作计划。
4.2.4会议纪要
例会后的次日，由行政部文秘将整理好的会议纪要，通过0A转至与会人员。
4.3项目各部门经理周例会
4.3.1主持人：项目经理；出席人员：项目各部门经理（必要时，公司各职能部门经理列席）。
4.3.2周期：每周四（或根据项目的实际情况而定）举行一次。
4.3.3会议内容：各部门经理汇报上周工作完成情况及下周工作安排；各部门间工作协调；公司重大事项、新制度要求的传达；其他需沟通事宜。
4.3.4会议纪要：例会后的次日，由综合管理部整理成公司会议纪要，送有关部门传阅。
4.4部门工作会议
4.4.1主持人：部门经理；出席人员：本部门员工。
4.4.2周期：各部门依据工作安排自定。
4.4.3会议内容：本部门上周工作总结本部门下周工作安排；公司重大事项、新制度要求的传达；其他需沟通事宜。
4.4.4会议纪要：由部门经理自行决定是否形成会议纪要。
4.5年度工作述职会
4.5.1主持人：人力资源部经理；出席人员：公司总经理、公司各职能部门经理、项目总物业经理、项目各部门经理、总经理秘书。
4.5.2周期：每年1月份和7月份。
4.5.3会议内容：由各部门经理通过PPT（格式见附件一：PPT规范）方式，向总经理和出席人员汇报年度工作及问题的分析、总结，下年度工作的规划安排；
4.5.4会议纪要：无会议纪要要求。
4.6专题会
4.6.1主持人：专题的对口负责人；出席人员：与专题有关的人员。
4.6.2周期：根据需要确定。
4.6.3会议内容：结合公司的发展和工作的需求，拟定专题进行研讨。
4.6.4会议纪要：由专题确定是否需要形成会议纪要并传阅。
4.7其他会议
4.8会议要求
4.8.1会前应准备事项：
4.8.1.1会议召开前，由总部行政办公室或项目综合管理部负责人或指定人员做好会议场地的安排工作，确定议题及内容，准备好相关的会议资料及文件。必要时对出席对象提前发出“会议通知”，以备会议出席者能提前安排好工作。会议需增加、延期、合并或扩大出席对象时，由召集部门及时发出变更及扩大范围的通知。
4.8.1.2会议出席者应准时到会，如果无法参加，应事先向会议组织者请假，未请假或未经允许而缺席、迟到者，按有关出勤考勤办法处理，缺席者事后应及时主动阅读会议纪要，了解会议精神。
4.8.1.3周期性例会因开会时间及人员相对固定，故不履行会议通知及会议签到程序，到会人员情况在会议纪要上反映。
4.8.2会中应注意事项：
4.8.2.1出席会议人员应于会议前安排好工作，会议期间其他人如无特殊情况不得进入会场找人、谈事。如有来访客人或来访电话，须离开会场时应尽量不影响会议进程与发言，保持会议正常进行。
4.8.2.2与会者要严格遵守会场纪律，尊重他人发言，保持安静，不得随意出入会场。手机都要处以振动状态，以维护会议的正常秩序。
4.8.2.3会议应坚持讲效率、开短会的原则（周期性例会每人发言控制在5-10分钟，总体时间控制在1小时左右），发言者做到言简意赅，不讲题外话，切实以解决问题、提出措施为主，使会议能起到应有的效果。
4.8.3会后应完成事项：
4.8.3.1会议结束后，召集部门应根据会议记录及时（一般不超过次日）撰写会议纪要，并将会议纪要发放到参会部门或人员手中，以便于学习及参照执行。
4.8.3.2会议上所布置工作的完成情况由会议召集部门进行检查、监督及评价。