关于规范集团档案管理的通知
各公司、各部门：
为进一步加强和完善集团档案信息中心工作和规范集团及各公司、各部门档案管理，实现集团档案的完整性、系统性及清晰记录集团的成长和发展历程，以及更好地为各公司各部门提供档案查阅便利，提高档案利用价值和工作效率，根据《企业档案管理规定》的要求，经请示集团董事长和总经理会议同意，现将档案收集、整理、归档、移交相关要求发给你们，望遵照执行。
一、集团及各公司、各部门本年度应当移交的档案应在次年的二月底前汇总、整理、编号、移交集团档案信息中心，同时移交一份档案统计目录。
二、集团及各公司的规章制度汇编、上级机关下发的正式文件、向上级机关的请示与批复、本级单位的重要文件、工作计划、总结、申报材料、简报、年鉴、大事记等都需移交规档。
三、仟坤建设公司承建工程项目竣工后，应按照“绵竹市城市建设档案馆技术档案移交情况表”的内容将相关档案资料移交集团档案信息中心。
四、鑫坤机械厂区购置的设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘以及随机材料（合格证、使用说明书、随机附件清单、易损零件等）均属于设备档案归档移交
范围。
五、人力资源部的每年新员工入职招聘登记审批表、离职人员相关材料需移交规档。
六、按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，每
年要形成会计档案，财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册移交档案信息中心。移交的内容：原始凭
证和汇总凭证，明细账、总分类账，现金日记账、银行存款日记账，
财务月季报告和年报财务终决算报告。如特殊原因不能及时归档也可移交一份财会档案统计目录。
七、凡是集团和各公司为工作、学习等参考而收集或编写的一
切公开或内部的材料，一般包括书籍、刊物、报纸、汇集、简报、公报、小册子、图片、图表、影视片、照片、唱片、录音带等都需妥善
整理保管，必要时应移交集团档案信息中心。
八、档案资料原件如工作中需要使用，可以交复印件。如工作中
原件不再使用，应及时移交集团档案信息中心。
望各公司、各部门领导高度重视，档案管理人员积极配合集团
档案信息中心完成档案移交归档工作。
备注：所有档案移交资料应在2014年2月底前移交档案信息中心，以备档案管理人员即时整理存档查阅。
仟坤集团有限公司2014-1-8
企业档案管理的通知 关于加强企业职工档案管理及办理《档案保管许可证》的通知 各有关部门： 为加强企业职工档案管理，严格规范企业职工档案立卷、归档、查阅、转递、保管和使用行为，保证职工档案完整真实和精练使用，根据河北省劳动和社会保障厅冀劳社办字[XX]24号文件通知要求，在我县实行《职工档案保管许可证》制度，现将有关事项通知如下： 一、企业职工档案是国家档案的重要组成部分，我县劳动和社会保障行政部门是企业职工档案管理工作的管理部门，企业保管职工档案必须经劳动保障行政部门批准，由取得《职工档案保管许可证》资格并具有劳动人事管理权的劳资（组织、人事）职能机构保管，没有取得职工档案保管资格的机构不得保管职工档案。 二、企业职工档案立卷、归档、统一使用市劳动保障行政部门印制的专用职工档案袋（盒）、档案卷皮（夹）、档案目录、分类彩页。档案抄写、填写及手续要完备，统一使用钢笔、毛笔、碳素笔书写。 三、企业职工档案保管单位和代管机构，必须完善保管职工档案软、硬件设施，建立专用档案库房，使用专用铁质档案
柜，建立健全职工档案立卷、归档、查阅、转递、保管使用、登记、统计和保密制度。 四、加强对职工档案的管理。各单位要选配政治素质高，责任心强，办事认真的专业人员负责档案管理工作。档案管理人员要依法管理档案，严格完善管理手续，查阅档案必须经主管领导批准，对不经领导批准擅自查阅档案的，档案管理人员有权拒绝。对需归档的材料要认真加以鉴别，保证材料的真实有效、文字清楚工整。档案内容不得涂改，对私自涂改档案的，要追究有关人员责任；造成严重后果的，对有关责任人员给予行政处分或移交司法机关追究刑事责任。 各有关单位接此通知后，于11月20日前到我局劳动科办理《职工档案保管许可证》，办证时收取工本费元。
公司档案管理规定 Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT
密级： 编号： XXX文件归档制度 编制： 审核： 会签： 批准： 1、目的 加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 4、职责 办公室档案管理员
负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。 学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 各职能部门负责人 负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识，及时上交办公室存档。负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室档案管理员； 生产部、化验室、财务部负责管理运营过程中质量管理体系相关记录及文件保存。 常务副总经理 负责对公司档案日常管理工作监督检查以及相关制度流程、方案、报告的审批。 总经理 负责公司档案管理工作的决策和考核。 5、内容 文件、资料的来源和范围：接收、发放，内部文件和外来文件 公司文件、资料归档的范围和归档分类
电子档案管理制度 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。 3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。 4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。 2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。 3 4 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。 四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表B.2)。 3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。 4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。 (二) 文件分类及编号方法 1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。 2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。 3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。
《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：
工程档案分类编号规范 为适应公司档案工作发展的需要，实现公司档案分类、排架、检索的标准化和规范化，进一步加强和促进公司档案的科学管理，结合公司实际情况对档案的分类编号作出以下规定。 一、档案编号的原则 档案编号的原则以项目各个单体为编号单位，由总到分，按照不同的文件类别，分类编号。 二、档案编号的方法 档案编号的一般方法：文件的编号由分公司名称、项目单体名称、文件名称、分部工程代码、序号五个部分组成，采用统一的编号格式，具体格式与各类目的对应的关系和说明如下： XX — XX — XX — XX — XX 一级类目—二级类目—三级类目—四级类目—顺序代号 分公司名称—项目单体名称—文件名称—分部工程—顺序代号 1、一级类目 一级类目对应各分公司名称，分公司名称编号采用字母与数字代码（2位）相结合的方式进行编制，字母为该城市名称的拼音首字母缩写形式，数字代码则表示为该城市的第几个项目。 2、二级类目 二级类目为项目单体名称，项目单体名称的编号同样采用单体名称拼音首字母缩写形式来编写。 3、三级类目 三级类目为文件名称，归档文件主要分为A、B、C、D四类文件以及综合类文件。 A类文件为建设单位文件资料，包括：立项文件（A1）、建设规划用地文件（A2）、勘察设计文件（A3）、招投标、合同文件（A4）、工程开工文件（A5）、商务文件（A6）、工程竣工验收及备案文件（A7）、其他文件（A8）。 B类文件为监理单位文件资料，包括：监理管理资料（B1）、监理质量控制资料（B2）、监理进度控制资料（B3）、监理造价控制资料（B4）。 C类文件为施工单位文件资料，包括：施工管理资料（C1）、施工技术资料（C2）、施工物资资料（C3）、施工测量记录（C4）、施工记录（C5）、隐检验收记录（C6）、施工检测资料（C7）、施工质量验收记录（C8）、单位(子单位)工程施工质量竣工验收资料（C9）。 D类文件为建筑安装工程竣工图，包括：综合竣工图（D1）、室外专业竣工图（D2）、专业竣工图（D3）。 综合类文件主要为不包含在ABCD四类文件中的一些特殊文件资料，作为一个应急的文件类别，当各部门存在某些特殊文件无法在资料清单中找到对应的编号时，则可统一归档在综合类文件中。 各类文件的具体分类细目及编号详见附表1《资料清单及编号表》。 4、四级类目 四级类目为分部工程名称，分部工程名称的编号采用统一数字代码编制，详见附表2《分
公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
1 范围 本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 25-2000 档案修裱技术规范 DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 归档文件archival document(s) 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 3.2 整理arrangement 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。 3.3 件item 归档文件的整理单位。
3.4 档号archival code 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。 4 整理原则 4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。 4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。 4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。 5 一般要求 5.1 组件（件的组织） 5.1.1 件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 5.1.2 件内文件排序 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 5.2 分类 5.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。
XXXX【人】字（2014）第23号签发人：XXX 关于XXXX人事档案管理的通知 各公司： 为规范XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下： 一、电子档案管理 1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。 2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。 二、纸质资料管理 （一）收集 档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。 （二）整理 1．人事档案分类 人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。 （1）基本档案资料 ①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类； 员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类； （2）其他档案资料
①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。 ②其他档案资料分类 累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中； 更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。 ③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。 员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。 （3）离职档案资料 离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。 三、档案组卷、存放规定 1．有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。 2．每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。 3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。 4．档案盒内首页应当设置档案索引表。 5．根据《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。档案子类别、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。 6．归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳
XXXXXX公司档案管理办法 第一章总则 第一条为了规范和提高公司档案管理工作水平，促进档案工作为企业的各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际制定本办法。 第二条档案是指公司各单位在科学研究、生产经营、基本建设、党政工团管理活动中形成的对国家、社会、企业和个人具有保存利用价值的各种载体的文件信息材料、图纸、表格、影像制品、获奖证书、奖牌、锦旗、奖状和各类礼品等。 第三条公司各单位形成的各类档案是企业自身发展的历史记录，是企业资产的重要组成部分，对于企业的持续发展具有重大深远的现实和历史意义。各级领导必须给予高度重视，加强领导，整合资源，增强全员档案意识，同心协力做好档案工作。 第四条公司各单位要将档案工作列入企业总体发展规划，并制定年度工作计划和目标。要纳入企业领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制；明确单位档案工作分管领导，并经常检查档案工作，切实解决档案管理过程中的难题。 第五条公司各单位应认真贯彻、执行、遵守《档案法》，依法管理本单位各类档案。坚决贯彻执行集中统一管理各类档案的原则，建立和健全各级档案管理机构，集中统一管理本单位的各类档案，配备必要的设施设备，确保档案齐全、
完整、准确和安全。各级档案业务管理部门，对所属系统的档案工作，要经常进行业务指导、监督和检查，全面提高档案管理水平。 第二章档案工作体制、机构、职责 第六条公司档案工作接受总公司办公室的领导和业务检查。全公司实行集中统一领导，分级管理，逐级监督、指导和检查的原则。 第七条公司办公室是全公司档案业务主管部门，履行下列职责: 一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计、销毁、移交等有关规章制度、细则和办法。 二、负责制定公司档案工作规划、计划和措施，总结交流和推广档案工作经验，组织培训和参与本系列职称评审工作。 三、指导并组织公司机关各部门文件材料的平时立卷、积累和归档工作；负责公司机关各类档案的收集、标准化整理、科学保管、编制各类检索工具；组织对超过保管期限的各类档案进行终审鉴定及审批监销工作；开展各类档案的提供利用等工作。 四、组织编制档案年度统计报表；指导并汇总“公司各单位档案工作年度统计报表”。 五、监督、指导和协调公司所属机构各工程建设项目竣
最新公司档案资料管理办法
公司档案资料管理办法 （试行） 一、目的 为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及局机关有关档案管理工作的要求，特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料等的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造、财务管理、销售供应等涉及企业经营各方面的，反映本公司经营管理活动和历史面貌具有具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。 三、机构设置及职责 健全档案工作管理体系。公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司综合部，负责建立健全档案管理各项制度，对全公司各类档案进行收集、整理、归档和综合的管理工作。 健全档案人员网络管理体系。各部门负责人是本单位档案收集、编制、移交工作的第一责任人，同时要明确一名专（兼）职档案人员，具体负责对本部门归档文件资料进行初级管理。专（兼）职档案员一旦工作岗位调整，则需要重新制定专（兼）人员并报办公室备案，以保持档案工作的完整性和延续性。 1、各项日常生产、管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定专门的部门及专人负责文件材料收集、整理后归档，然后交给公司档案管理人员统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或负责人收集、整理；会议文件由综合部收集。 4、强化业务学习，各专职及兼职档案人员要认真学习档案业务知识，熟悉掌握档案管理的相关制度和收集、整理、归档的范围和标准。 四、档案归档 (一）．归档要求
电子文件归档与管理规范（试行） 一、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。 二、引用标准 青岛市电子文件归档与管理规范；电子文件归档与电子档案管理办法GB/T 18894—2002 三、术语 本标准采用下列术语 1、电子文件 指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 2、归档电子文件 具有凭证和利用价值、作为档案保存的电子文件。 3、真实性 指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 4、完整性 指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。 5、有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 6、逻辑归档 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 7、物理归档 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 8、元数据
指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 四、管理体制和职责 1、文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。 2、为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。 3、归档的电子文件，应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要确保电子文件能有效机读。 4、档案管理人员应用严格保密档案人员的个人信息以及其他的档案材料的内容。 五、电子文件的收集 1、收集范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件、相关人员信息的更正或调整及相关软件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括：（1）文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 （2）图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。 （3）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 2电子文件收集要求 （1）归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。 （2）文本文件收集时应统一将其转换为TXT、word、excel、wps等通用格式的文档 （3）静态图像文件收集时应统一将其转换为PDF、JPEG、jpg等常用格式，推荐使用JPEG、pdf。 （4）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V 一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
档案收集归档的通知
关于档案收集、归档的通知 各部门： 为了加强对我公司档案的科学管理，规范档案的整理和归档，防止重要信息资料流失，满足我公司在证据、责任和信息等方面的需求，为我公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、DA/T 42-2009《企业档案工作规范》规定，综合管理部对各部门现存资料的收集、归档工作特作如下通知： 一、文件材料归档范围： （一）反映我公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对我公司各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）我公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； （三）我公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与我公司有关的文件材料； （四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对我公司各项活动具有查考价值的文件材料。 二、文件材料的分类 （一）文书档案按目前部门设置情况，分党委、工会、综合管理部、人力资源部、财务资产部、质保部、经济运行部、技术中心、科
技部、营销部、产品制造一部、产品制造二部、产品制造三部、产品制造四部、产品制造五部等部门，文件归档时，按以上部门分成大类，每大类再按《文书档案收集目录》（附件一）的内容分为若干案卷。 （二）科研档案按科研项目分大类，每个项目按阶段分为若干案卷：1准备阶段、2试验阶段、3总结鉴定阶段、4成果和奖励申报阶段、5推广应用阶段 （三）基本建设档案按建设项目分大类，每个项目按类别分为若干案卷：1文字、2土建、3工艺、4电气、5给排水、6仪表、7热工、8采暖通风冷冻 （四）设备档案按设备类型分大类，分为：1.测试类、2液压机类、3挤出类、4滚压类、5浸渍类、6注射机类、7炉及烘箱类、8压缩机类、9空调类、10泵类、11混合类、12机床类、13仪器仪表类、14 起重类、15运输类、16其它类、17计算机、复晒印机类、18有关项目用的设备仪器。一台设备的资料整理为一个案卷。 （五）会计档案按类别分为：0凭证、1账册、2报表、3工资、4其它。 （六）声像档案按类别分为：1奖状、2照相、3磁带、4光盘 （七）质量记录按部门分为：1产品制造一部、2产品制造二部、3产品制造三部、4产品制造四部、5产品制造五部。 三、归档要求及规定 （一）归档原则： 凡属我公司归档范围的文件材料，行文日期在2016年12月31日之前的，必须按规定向我公司综合管理部移交，实行集中统一管理，
xxxxxxxx有限公司档案管理规定 为进一步加强档案管理工作，提高公司档案管理水平，使档案工作实现规模化、标准化、科学化管理。依照《中华人民共和国档案法》和《企业档案工作条例》的要求，现将档案管理规定整理如下。 附件一：《档案管理制度》 附件二：《档案管理办法》 附件三：《档案保险期限表》 附件四：《档案整理程序标准》 附件五：《档案分类方案》 档案员岗位责任制（职责） 一、认真学习《档案法》及其它规章制度，提高依法治档的意识。 二、对本公司文件材料的形成，积累和归档进行指导，具体负责档案的业务指导，监督检查和归档指导，把好档案质量关。 三、编制检索工具，为提供利用创造条件。 四、提高档案编沿工作，丰富开发利用形式，争创效益。 五、做好立卷归档档案材料的分类编号、排列上架及统计工作，保管好各门类档案。 六、做好档案安全保卫工作，确保档案万无一失。 七、积极参加社会活动，了解档案利用情况，提供有价值的资料为企业服务。 八、对前来利用档案者，热情接待，坚持原则，维护档案机密的安全。 立卷归档制度 一、各部门在各项工作中形成的，具有保存价值的文件、材料、图表、声像均属于立卷归档范围，全部实行集中统一管理。 二、应归档的文件、材料、种类、份数以及每份文件的页数，必须齐全完整，哪个单位承办形成的，由公司的兼职档案员负责收集，任何人不得据为己有。 三、文件材料的组合必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、案卷整理必须按要求整理归档。 五、每年三月底前，各部门须将上年度文件材料编制案卷移交清册向档案室移交归档。 档案利用制度 一、档案室应编制案卷目录，索引等检索工具，积极开展档案信息资源，为企业服务。 二、利用者查阅档案，必须办理查阅手续，填写《查阅档案登记表》和《利用效果找反馈记录》及时将利用档案信息反馈回来，不断总结经验，开发利用档案。 三、档案员要熟悉室藏档案分类，编号情况，提高服务质量。 四、档案应在阅览室查阅，外借时要经领导批准。 五、查阅档案要注意保护，不得折叠、圈点、勾划或其它标记。 六、利用者查阅档案后，档案员检查核对，发现与原件不符的须酌情处理。
档案管理制度大全 1 2020年4月19日
xxx公司 档案工作管理机构 2 2020年4月19日
xxx公司 档案收集工作制度 为了搞好档案接收、征集（以下简称收集）工作，不断丰富档案室的室藏，建成永久保管全公司档案的核心基地，具有独特内容和方式的历史记载基地，成为集团公司档案史料的管理中心，现根据《中华人民共和国档案法》、《档案室工作通则》及《山西省档案条例》，结合本档案室实际情况，特制定本制度。 一、档案收集工作由办公室主要负责，档案员以接收和整理汇总为主，根据档案目录分类与公司对档案工作的其它规定，进行及时、完整和系统的整理工作。 二、收集对象主要是依照档案分类表，对集团公司、各企业、各部门形成的各类档案资料。 归档范围： 1、公司及党委、工会重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的一切文书等。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、财务统计、财务报表及简报等。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 3 2020年4月19日
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 7、各类基本建设资料、经营管理资料、生产技术管理资料、产品加工利用资料、会计档案（凭证、报表、帐簿等）等生产过程管理资料； 8、公司和董事长个人的各类荣誉证书、牌匾、奖杯、锦旗等实物资料； 9、公司各类党刊、内部资料、统计资料、报刊、图书等； 10、对公司宣传报道的各类社会资料如报刊、文件、刊物、专题报道、影视照片等资料；包括董事长先进事迹、社会责任、光彩事业等事迹的报道资料和材料； 11、散存在各单位或部门上、个人手中的历史档案资料，体现公司发展历程的笔记、信札、图象、照片、产品发展史等一切记述、反映我公司生产生活、经济建设和文化建设等发展变化的资料等。 三、档案室工作人员应该详细编制收集档案单位名册，制定接收工作计划，由不定期、定期接收，逐步实行每年定期接收，实现常态化和习惯化。 四、对撤销性的档案需及时接收。 五、坚持接收标准，按照档案接收要求接收档案，填写《档案资料移交表》（表格编号： 10/HFXYJT/DA4YJB），办好档案移交 4 2020年4月19日
精心整理 档案管理制度 第一章总则 第一条为了规范（集团）股份有限公司（以下简称公司）档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。 123 1（销毁等的管理。 （2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。 （3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。 （4）负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。 （5）负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。
.. （6）负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录并写入OA 档案系统。 2、财务中心档案管理的职责 （1）负责配合行政部编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。 （2）负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。 第三章档案的分类管理 第五条档案的分类原则 公司档案分类和分类编号由行政部统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门主管和行政部审批同意后再做调整。 第六条档案的分类 档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。 1、按内容进行分类：具体各级的分类目录详见《档案分类管理流程》中具体规定。主要有： （1）、章程、规章制度、通知通报发文：主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。 （2）、会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。 （3）、股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。 （4）、企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。
公司档案管理办法 第一条依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制订本办法。 第二条公司档案工作的基本原则：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 第三条公司办公室设立专门的档案工作，接受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部分）档案，其任务是： （1）搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案。 （2）积极开展档案的提供、利用工作。 （3）进行档案鉴定。 （4）进行档案统计。 （5）保管部分科技档案。 （6）认真学习《中华人民共和国档案法》有关规定和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。 第四条归档的文书包括： （1）公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 （2）公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、
机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。 （3）公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 （4）公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 （5）国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 （6）公司各部门的发文。 （7）其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 （8）外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 第五条归档要求。 （1）归档的文件材料，应按照“自然形成、保持历史联系”的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 （2）在一卷内要按材料或文件形成的时间，系统地排列。 （3）案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（15 年以上）、短期（15 年以下）三种。 （4）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 （5）全部案卷组成后，要对案卷统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
职工安全档案管理-制度大全 职工安全档案管理之相关制度和职责，职工的安全档案管理是搞好企业安全教育的基础,是规范全员安全教育的一种好模式,也是落实全员培训、加强职工安全教育跟踪管理的一种形式。一、建立《职工安全教育卡》职工的安全教育档案管... 职工的安全档案管理是搞好企业安全教育的基础,是规范全员安全教育的一种好模式,也是落实全员培训、加强职工安全教育跟踪管理的一种形式。 一、建立《职工安全教育卡》 职工的安全教育档案管理要求由企业安全管理部门统一规范,为每位在职员工建立《职工安全教育卡》。 二、分级管理 《职工安全教育卡》由职工所属的安全管理部门负责保存和管理。车间人员的《职工安全教育卡》由所属车间负责保存和管理;机关人员(包括干部和工人)的《职工安全教育卡》由企业安全管理部门负责保存和管理。 三、跟踪管理 《职工安全教育卡》实行跟踪管理,职工调动单位时,交由职工本人带到新单位,由新单位的安全管理人员保存和管理。 四、职工日常安全教育规定 1. 职工日常安全教育包括:全员安全教育,休息时间较长的节假日的产前安全培训等。 2. 职工的日常安全教育由公司安全管理部门负责组织实施。 3. 日常安全教育结束后,安全管理部门负责在职工的《职工安全教育卡》中“安全教育情况记录”栏内作出相应的记录。 五、新入厂职工安全教育规定 1. 新入厂职工必须按规定经公司、车间(或部门)、班组三级安全教育,分别由公司安全部门、车间(或部门)安全员、班组安全员在《职工安全教育卡》中“安全教育情况记录”栏内作出相应的记录,并签名。 2. 新入厂职工经一级、二级安全教育合格后,带本人《职工安全教育卡》到厂级安全部门验
关于进一步加强档案管理的通知 各部门、龙亢公司： 为进一步规范档案管理，巩固公司档案管理达省市县级标准，有效发挥档案在工作中的作用，现就加强档案管理有关事项通知如下： 一、高度重视，加强指导 公司档案室（综合管理部）具体落实指导各部门、龙亢公司做好有关档案管理工作。档案管理纳入公司管理目标责任制年终考核内容，平时不定期开展督促检查，按季度考核进行检查验收，发现问题，及时督促整改，确保档案资料收集、整理、归档、保管完整、齐全、规范、安全、有序。 二、明确责任，规范管理 为提高档案管理质量，各部门、龙亢公司负责人为本单位档案管理的第一责任人，要明确一名兼职档案工作人员，负责文件的收集、整理、上交、造册工作，保证各类档案及时归档、立卷，以便随时查阅档案、借阅档案，利用档案。各部门、龙亢公司各项业务工作原则上都必须按照档案管理有关制度进行立卷，形成台帐，要求及时、完整的反映档案管理情况。 三、严格制度，遵章执行 各部门、龙亢公司要严格执行公司档案管理制度，遵照
制度完善相关的工作手续。根据档案管理制度的规定，严格归档要求与期限，凡是归档材料不齐全或手续不完备的，有关责任人应予迅速补充或完善，及时在规定期限内将有关材料交公司档案室，不得借故推托或拖延；严格执行借阅、移交、查询、复制档案的相关规定，严格相关的工作流程、审批手续、审批意见；严格执行借阅期限；严格填写档案借阅审批单、档案材料复制审批单、档案查询登记表、档案交接登记表等各类表式；对在借阅过程中发生的损毁、遗失档案等行为将按有关规定严肃处理；所借档案不得私自转借他人，更不得擅自借给外部人员传阅和复印。 四、加强检查，确保质量 为提高档案管理质量，确保档案的完好，强化档案的日常管理和检查工作。各部门、龙亢公司档案室应着力抓好档案、工作台帐的日常整理和保管工作。综合管理部每半年定期清点档案数量，检查档案保管情况。各部门、龙亢公司按照档案归档立卷的要求，必须将全年的工作台帐、文件资料，按年、按类进行归档整理，在每年3月底以前，将上一年整理完毕的目录和案卷以及应当存档交公司档案室（综合管理部）统一保存。 各部门、龙亢公司要对本单位综合业务档案管理情况进行一次自查，并按年度做好文件材料的收集和整理工作，确保应当移交档案室的所有档案材料完整、齐全、准确并全部
安全保卫档案管理细则 1目的 本文件规定了××农村银行（以下简称“本行”）安全保卫档案管理的要求和控制要点，旨在规范安全保卫档案的管理，确保本行安全保卫档案的规范性、完整性和真实性。 2适用范围 本文件适用于本行安全保卫档案的管理。 3定义、缩写与分类 3.1 定义 安全保卫档案：是指安全保卫工作过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、 照片、音像等不同形式的记录资料。 3.2 缩写 无 3.3 分类 1）综合文书类档案：是指在安排、部署和实施安全保卫工作过程中形成的具有保 存价值的文件材料。 2）事故案件类档案：是指在本行发生的事故案件（含已遂和未遂案件）过程中形 成的具有保存价值的文件材料。 3）枪支弹药类档案：指本行配备的枪支弹药数据资料，对枪支弹药和持枪、管枪 人员管理过程中形成的具有保存价值的材料。
4）安保人员类档案：是指在内部保卫队伍建设和教育训练过程中形成的有保存价值的文件材料。 5）安全设施类档案：是指在安全设施建设与管理过程中形成的文字、数据、图表、音像等文件材料（包括网点建设图纸及验收资料、公安、消防合格证书等资料）。 4 职责与权限 部门 / 岗位职责与权限不相容职责 1 ）负责收集、整理综合文书类、事故案件类、安全 安全保卫部门/ 安 设施类档案资料； 保管理岗 2）及时将资料移交档案管理岗。 安全保卫部门/ 枪1）负责收集、整理本行的枪械管理档案资料； 械管理岗2）及时将资料移交档案管理岗。 安全保卫部门/ 押1）负责收集、整理押运过程中的安全保卫档案资料； 运岗2）及时将资料移交档案管理岗。 1 ）负责接收、整理、立卷、归档和管理本行的安全 保卫档案资料，指导本行的安全保卫档案管理工作。 2）确保本部门档案资料的齐全、完整、系统、准确； 安全保卫部门/ 档 维护档案材料的安全，做好保密工作； 案管理岗 3）接受本行档案管理部门的业务指导和检查监督， 并按本行档案管理部门要求移交档案； 4）按规定参与安全保卫档案销毁工作；