人和商业控股有限公司经营管理事业部
文件管理体系执行程序
目录
一、建立文件管理体系的目的 (2)
二、文件管理体系定义 (2)
三、文件发布类型 (2)
四、文件发布形式 (2)
五、文件管理原则 (2)
六、文件类别 (3)
七、文件收发流程 (4)
八、文件保管、借阅管理 (4)
九、文件管理体系表单模板和行文标准格式 (4)
一、建立文件管理体系的目的
1.加强事业部文件管理，规范事业部行文程序；
2.强化文件体系为决策服务的作用；
3.凡事做到有据可查，成为内控管理中复查、稽核的重要而有效的手段。
二、文件管理体系定义
1.本体系范围仅指所有经事业部行政办和相关职能部门负责的收发文；
2.所有文件的收发、分类、归档、借阅均归由事业部行政办统一管理。
三、文件发布类型
1.上行文：经营管理事业部向公司或政府相关职能部门的一种行文
2.平行文：经营管理事业部与其他事业部之间的一种行文
3.下行文：经营管理事业部对所属各职能部门及各团队的一种行文
四、文件发布形式
1.对内发布：纸质、OA办公系统
2.对外发布：纸质、公司网站、信箱
五、文件管理原则
1.保密原则：凡是牵涉公司重大商业机密的文件须有严格的保密措施予以
保障，相关责任人须签署保密协议；
2.归口管理，专人负责原则：文件的收发、分类、归档及借阅必须由归口
部门指定专人负责；
3.实效性原则：文件的处理与执行要讲求效率，以追求文件的实际效用为
目标；
4.标准化、规范化原则：所有文件的格式、流程及档案管理均须遵循所制
定的规范标准，以使文件管理系统的运转高效、有序。
六、文件类别
经营管理事业部文件体系分为外部来文和内部文件。
1.外部来文
外部来文为政府相关职能部门、行业协会、社会团体和企事业单位的外来文件。按来源可分为：
①政府相关职能部门
②行业协会、社会团体、民间组织
③公司或其他事业部
④其他企事业单位等
2.内部文件
内部文件为经营管理事业部内部的各种通知、决定、报告、请示、计划、总结和相关资料等文件。内部文件按类别可分为：
①行政管理类文件
a.经营管理事业部领导机构构成及变更，职能部门构成及变更
b.经营管理事业部重大活动
c.行政事务
d.企业文化
e.法律事务
f.劳动合同管理，社会保险、薪酬福利、职务任免，绩效等
g.员工教育和培训
h.消防保卫
i.外事工作
②经营管理类文件
a.事业部经营战略、计划总结、各种统计报表
b.资产管理、产权变动
c.公司宣传
d.商务合同
e.物资采购、保管和使用
f.招投标管理
③设备物品类文件材料
a.购置设备物品的审批，购置合同等
b.设备的验收和安装调试
c.设备物品的使用、维护和更新
七、文件收发流程
1.收文管理流程
行政办签收来文、登记→行政办主任审阅处理→主管副总/总经理批示→行政办下发批示处理文件→相关部门经理接收处理→行政办归档管理
2.发文管理流程
发文部门起草公文→发文部门经理审阅→主管副总审核→总经理审批→行政办校稿、打印、盖章、发出→行政办接收反馈并存档
八、文件保管、借阅管理
1.文件由归口部门负责收集并及时移交到行政办，行政办指定专人统一管
理。
2.因工作需要借阅文件时，须填写《文件借阅审批单》（见【附件二】），并
经相应审批人批准后借阅，归还时文件管理员应及时归档。
3.借阅人必须保持资料的完整性，不得破损。
4.如文件已过保存期限，须填写《文件销毁申请单》（见【附件四】）并经
相应审批人批准后销毁。
九、文件管理体系表单和行文标准格式
【附件一】文件归档登记表模板
文件归档登记表
序号归档日期文件名称文件编号归档人经办人备注1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
备注：标有密级的文件应在备注中写明。
【附件二】文件借阅审批单模板
文件借阅审批单借阅申请部门申请人
文件名称
借阅日期归还日期
借阅目的：
部门经理审批主管副总经理审批
总经理审批
【附件三】文件借阅登记表模板
文件借阅登记表
文件名称编号借阅类型借阅时间返还时间借阅人签字保管人签字
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
□借阅□复制
【附件四】文件销毁申请表模板
文件销毁申请表文件名称
文件类别
归属部门
正/副份数保存期限
销毁原因
经手人部门负责人审核行政办经手人行政办负责人复核
总经理审批
备注
【附件五】发文申请表模板
发文申请表
文件名称
文件类别文件份数
紧急程度密级
起草部门负责人
发文说明：
审批意见：
终审意见：
□批准发布、实施，发布日期年月日
□请修改、补充、核实
□暂缓发布
□不予批准
签字：年月日填报说明：
1. 文件类别包括：规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函和会议纪要等。
2. 文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。
3. 紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。
4. 各级别文件相应由总经理、主管副总经理或部门经理进行审批，并签署终审意见（文件级别遵循事业部文件管理制度中的规定）。
5. 发文申请表后需附拟发文件的正文。
【附件六】文件发放登记表模板
文件发放登记表
序号发文日期文件名称文件类别文件编号
发文部门收文部门
备注
部门经办人部门经办人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
填报说明：属于密级的文件和紧急程度为特急或急的文件应在备注中标明。
- 13 -
【附件七】收文登记表模板
收文登记表
序号收文日期文件名称文件类别文件编号
收文部门转呈部门发文部门
备注
部门经办人部门经办人部门经办人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
- 14 -
填报说明：属于密级的文件和紧急程度为特急或急的文件应在备注中标明。
- 15 -
【附件八】上行文格式模板
部文件
编号：签发人：
关于的请示/报告
年月日
（印章）
主题词:
主送：
抄送:
【附件九】平行文格式模板
关于的函
特此函询/复函/函告
发文单位
年月日
【附件十】下行文格式模板
经营管理事业部文件
编号：
关于的通知/批复/决定/指示
：
年月日
（印章）
主题词:
主送：
抄送:
经营管理事业部印发
文件控制程序 一、目的：对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 二、范围：对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 三、职责者：公司总经理、管理者代表、各部门负责收集。 四、内容： 1、职责 1.1总经理负责批准发布质量手册。 1.2管理者代表负责审核质量手册。 1.3各部门负责本部门相关文件的编制、使用和保管。 1.4办公室负责组织对现有体系文件的定期评审。 1.5各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 2、程序 2.1文件分类及保管 2.1.1文件一级分类及代号 2.1.2 文件二级分类及代号 每一大类生产质量管理文件下，又规定作二级分类，即分为：
二类分类代号中的字母除SOP，SMP为英文缩写外，其它均为中文的拼音缩写。2.1.3第一级质量管理体系文件为质量手册，第二级质量管理体系文件为程序文件，由办公室备案保存。第三级质量管理体系文件，由各相关部门自行保存并报办公室 备案存档。 2.2文件的编号 2.2.1文件的编号与格式 编号格式 版本号（两位数字） 2.2.2 一级分类、二级分类、三级分类代号的编制按2.1.1、2.1.2的有关规定执行。 2.2.3 顺序号用三个阿拉伯数字表示，按文件编制的顺序排列。 2.2.4 版本号表示文件修订情况，文件的第一版用“00”表示，第一次修订用“01”表示，以后每次修订按顺序递增。 2.2.5例如： 程序文件《文件控制程序》编号：CX-SMP-001-00表示该文件是：程序文件 , 2.3文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的： a)质量手册由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布， 由办公室负责登记、发放； b)各部门工作文件由各部门负责人组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总 经理批准，办公室负责登记、发放； c)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收 要填写《文件发放、回收记录》。 2.4文件的受控状况 文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面书写“受控”表 明其受控状态，并注明分发号。 2.5文件的修订或替换
第一章项目综合管理 一、为了进一步提升我项目的管理水平和企业形象，提高企业竞争力，规范和加强对大型综合项目的管理，促进项目管理的科学化、规范化和制度化，提高大型综合项目的综合效益，适应公司发展的需要，依据《建设工程项目管理规范》(GB/T50326-2006)和公司有关项目管理制度，结合项目实际，特制订本办法。 二、公司大型综合施工项目按照项目法管理原则进行管理。推行标价分离、 项目经理责任制和项目成本核算制的管理模式，确保项目管理效益在全过程的全 面实现。 三、公司大型综合施工项目的管理，根据项目运作流程实行全过程、分阶 段管理。即从工程项目的信息跟踪、合同洽商与签约，项目组织机构设置与内部发包，项目施工过程控制与管理，项目结算、审计、考核与兑现等全过程进行管理。 四、公司大型综合施工项目的管理，实行公司领导下的各职能部门分工负责制。 五、本办法中未尽的罚则及其他事宜参照第一部分相关规定执行。 第二章项目范围管理 一、项目经理部经理是实现项目管理目标的第一责任人，是公司法定代表人在项目上的委托代理人，根据公司法定代表人授权的范围、期限和内容，对工程项目自开工准备至竣工验收，实施全过程、全面管理。 二、项目经理部经理有权对工程项目的人员、资金等进行协调，根据施工需要组织、协调各子项目和分包单位配置资源。 三、项目经理部经理负责实施生产计划进度、质量、安全、技术的管理和控 制。 四、项目经理部经理统一负责对业主的相关业务往来，实施资金、预结算的统一管理。 五、项目经理部在项目施工过程中应进行进度、质量、安全和成本四大控制，
并做好合同管理、现场管理、资源管理、信息管理、风险管理五大管理和组织协 调等工作。 六、严禁项目出现亏损。若项目出现亏损的，由公司按照有关制度给予项目经理部经理经济处罚或行政追究。 七、项目实行资金集中管理、材料集中采购、合同集中管理的“三集中”管理模式。 第三章项目时间管理 一、活动定义 将项目工作分解为更小、更易管理的工作包也叫活动或任务，这些小的活动应该是能够保障完成交付产品的可实施的详细任务。在项目实施中，要将所有活 动列成一个明确的活动清单，并且让项目团队的每一个成员能够清楚有多少工作需要处理。活动清单应该采取文档形式，以便于项目其他过程的使用和管理。当然，随着项目活动分解的深入和细化，工作分解结构（WBS可能会需要修改， 这也会影响项目的其他部分。例如成本估算，在更详尽地考虑了活动后，成本可能会有所增加，因此完成活动定义后，要更新项目工作分解结构上的内容。 二、活动排序 在产品描述、活动清单的基础上，要找出项目活动之间的依赖关系和特殊领域的依赖关系、工作顺序。设立项目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是项目中关键的事件及关键的目标时间，是项目成功的重要因素。里程碑事件是确保完成项目需求的活动序列中不可或缺的一部分。比如在开发项目中可以将需求的最终确认、产品移交等关键任务作为项目的里程碑。 在进行项目活动关系的定义时一般采用优先图示法、箭线图示法、条件图示法、网络模板这4种方法，最终形成一套项目网络图。其中比较常用的方法是优先图示法，也称为单代号网络图法。 三、活动工期估算 项目工期估算是根据项目范围、资源状况计划列出项目活动所需要的工期。估算的工期应该现实、有效并能保证质量。所以在估算工期时要充分考虑活动清单、合理的资源需求、人员的能力因素以及环境因素对项目工期的影响。在对每项活动的工期估算中应充分考虑风险因素对工期的影响。项目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算数据，将其文档化，同时完善并更新活动清单。
能源管理程序文件2012年12月12日发布实施
相关术语 能源管理体系：用能单位管理体系的一部分，用来制定和实施其能源方针并管理其用能活动。 用能单位：消耗能源的独立核算单位或其中具有自身职能和行政管理的一部分。能源因素：在用能单位运营全过程中，对能源消耗和能源利用效率有影响的过程和环节。 重要能源因素：指对能源消耗和能源利用效率可能产生重大影响的过程和环节。能源方针：用能单位最高管理者正式发布的降低能源消耗、提高能源利用效率的宗旨和方向。 目标：用能单位所要实现的降低能源消耗、提高能源利用效率的总体要求。 指标：为实现部分或全部目标而设定的、量化的、可测量的绩效要求。 关键岗位：能源管理岗位和重点用能设施、设备操作岗位。 基准：用能单位为评价实施能源管理体系的绩效，通过对历史数据收集与分析，确定的某一年(或某一时期)能耗指标、能源利用效率。 标杆：用能单位参照比对的、同行业同类型活动可得的最佳能源利用水平。 能源管理绩效：用能单位实施能源管理活动所取得的可测量的结果。 能源管理方案：用能单位为挖掘节能潜力、提高能源利用效率，针对能源因素所采取的具体措施。 不符合：未满足要求。
目录
修改记录
文件和资料控制程序 一、目的 控制供水能源管理体系相关的文件和资料，确保各有关部门、单位使用有效的版本，为能源管理体系的有效运行提供可靠的保证。 二、适用范围 适用于能源体系文件和资料的管理与控制。 三、职责 ㈠负责能源管理手册和能源程序文件的控制。 ㈡负责发文件和上级来文的控制，其他外来文件由接收部门控制。 ㈢各部门、单位负责本职能范围内第三层文件的编制和控制。 四、工作程序 ㈠工作流程 编制批准发布实施更改换版评审㈡文件的分类 1、能源管理体系文件分为三个层次： ⑴能源管理手册； ⑵能源程序文件； ⑶第三层文件。 2、能源管理手册是阐述企业的能源方针、目标，对组织的机构、职责权限以及标准要求进行总体描述的文件。 3、能源程序文件是能源管理手册的支持性文件, 是为满足能源管理体系标准要求所规定的过程方法。 4、第三层文件是程序文件的支持性文件，是除能源管理手册、能源程序文件以外的其他控制管理作业文件。 5、有关能源法律法规等外来文件的控制，按《法律、法规与其它要求获取和确认及合规性评价控制程序》执行。 ㈢文件的编制、批准和发布
目录
文件与记录管理程序 1、目的 通过对管理体系文件的严格控制管理，确保其文件使用的有效性、保管和更改的规定。并对质量记录其完整性、准确性、清晰、保管等予以控制。以证明产品三体系满足规定要求、管理体系有效运行，并为实现可追溯性、证实作用以及采取纠正和预防措施提供依据。 2、适用范围 适用于本公司所有管理体系文件及相关资料记录的管理与控制。 3、职责与权限 ISO综管部负责公司管理体系文件的收集、分类编号、整理、存档保管、发放及与管理和 控制有关的其他工作。 各部门负责本部门在用文件的管理和控制。 4、程序内容 管理体系文件的分类、编制、审核、审批按下列规定执行： 管理体系文件的编号、归口、分类、 4.2.1 公司编制的各级管理体系文件均由综管部归口、分类并统一编号，其文件编号规定。 4.2.2 文件受控分类 管理体系文件分为受控原版、受控副本、非受控副本： 1)受控原版是不须加盖受控文件印章，由综管部保存，仅作为复制用途。 2)受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色“受控本”印章发放，作为公司内使用的合法文件，公司内不允许使用“受控本”变黑的非法复印文件，以确保文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。 3）非受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色本公司名印章作为提供给客户或公司以外的人员使用的合法文件。公司内部不允许使用加盖红色本公司印章名的体系受控文件。 4.2.3 文件版次规定 为确保公司管理体系文件的有效性能够得到控制，对其采用版次来控制最新有效版次。版次采用“A”+第几次版本,文件经过一次修改后进行换版，版本号增高一位（如：A0首次发行版本、A1第一次修改、A...n第n次修改 文件的发放与记录 4.3.1 综管部根据管理手册、程序文件、效率记录制定并及时登录《受控文件总表》；根据质量记录表格制定并及时登录《质量记录总表》，确保各部门使用最新有效的文件。根据统一分发号加盖红色“受控”印章发放，收件人应当场核对页数，页码和分发号无误后，在《文件发放与回收记录》上签收。 4.3.2用部门的体系文件破损或遗失时，须填写《文件领用申请表》经体系负责人批准补发。破损文件及时交还综管部，遗失文件须追究相关人员责任。 4.3.3 非发放范围人员需领用文件时，须填写《文件领用申请表》经该文件的批准人同意后，按本节第条办理手续。 4.3.4 三体系记录空白表格的发放由综管部根据《质量记录总表》发放三体系记录空白表格，不需要加盖蓝色“受控本”印章，接收人在表格原件背面签字，作为发放记录(注:综管部只控制质量记录空白表格的格式、编号和版次)。 文件的更改
项目质量管理体系文档编制序号：[KKIDT-LLE0828-LLETD298-POI08]
项目部质量管理体系 第一章工程管理目标 1、工程质量：严格执行国家有关现行质量标准，合格； 2、安全无重伤、死亡事故，轻伤小于4‰； 3、环境管理：扬尘、噪声达标，有害固体、液体达标排放； 4、施工工期：保证工程总进度达到合同要求。 第二章质量管理体系 项目部质量管理体系图如下 第三章项目班子成员岗位职责 一、项目经理岗位职责 1、负责工程项目全过程管理，贯彻执行国家和地方有关的法律法规及公司各项规章制度。 2、对工程质量、环保、安全、工期、文明施工管理负全面领导责任。是项目管理的第一责任人。 3、负责项目部的组织机构设置、资源配备，明确管理人员的职责和权限。 4、批准项目施工方案、施工计划、物资采购计划和机械设备租赁计划。
5、负责项目经理部合同管理。组织物资采购、劳务、机械租赁及专业分包的调查、评价，签定工程项目物资采购合同、劳务供方、机械租赁供方承包合同。 6、负责与建设、监理单位及有关方的联络、沟通工作。 二、生产副经理岗位职责 1、对项目经理部的施工过程负组织、执行管理责任。 2、负责工程项目施工现场安全管理、材料动力设备管理、文明工地管理。 3、负责制定、审查工程项目的资源管理计划、施工计划、物资采购计划。 4、组织实施工程施工方案、环境和安全管理方案。落实安全措施，消除事故隐患。 5、组织职工入场教育培训，进行重要环境因素、重大危险源辨识与风险评价结果的交底。 6、分管生产安全组、材料动力组。 三、项目技术副岗位职责 1、对项目经理部的施工技术负责组织、执行管理责任。 2、负责项目经理部内部及外部技术活动的组织与沟通、协调。 3、参与图纸会审和技术交底的组织工作，并负责设计变更的复核确认。
. 质量体系文件包括： 一阶文件：质量手册； 二阶文件：程序文件（文件控制程序、记录控制程序、不合格品控制程序、内部审核控制程序、纠正错控制程序、预防措施控制程序） 三阶文件：作业指导书、规范、外来文件等； 四阶文件：表单、记录等。 ISO9000有几个主要的特性，概括起来就是“1个精髓和1个中心、2个基本点；3种特性、4个凡事和4大产品、5大模块、6个文件、8项原则”： ①、一个精髓：说、写、做一致。 ②、一个中心：以顾客为中心。 ③、两个基本点：顾客满意和持续改进。 ④、三个特性：适宜性、充分性、有效性。 ⑤、四个凡事：凡事有人负责、凡事有章可循、凡事有据可查、凡事有人监督。⑥、四大产品：服务、软件、硬件、流程性材料。 ⑦、五大模块：（1个总过程，4个大过程）质量管理体系；管理职责；资源管理；产品实现；测量、分析和改进。 ⑧、六个文件：ISO9000：2000版标准明确提出的6个程序文件必须制订：文件控制程序、质量记录管理程序、内部审核程序、不合格品控制程序、纠正措施控制程序、预防措施控制程序。 ⑨、八项原则：以顾客为中心、领导的作用、全员参与、过程方法、系统管理、持续改进、以事实为依据、与供方互利的关系。 共分为4类文件： 第一阶文件：品质手册：简述本品质系统如何满足国际标准要求。 第二阶文件：程序文件：规定何人、于何时、在什么地方做什么事。 第三阶文件：作业指导书、检验规范技术文件和图纸：说明如何做。 第四阶文件：表单格式：用以收集、传递资讯、控制作业流程或证明作 iso的精髓就是pdca循环，持续改进，四阶； 一阶文件：质量手册； 二阶文件：程序文件 三阶文件：作业指导书； 四阶文件：表单、记录等。 想要学习更多请搜索“设备人论坛”的iso体系管理板块，上面有很多。 部分内容来源于网络，有侵权请联系删除！
项目管理体系文件项目经理任命书 编撰人：TMO 审核人： 批准人： 批准日期：2010-9-1 保密级别：机密 文档版本：0.0.1
版本历史
项目经理任命书 兹任命： 同志为项目（项目编号：）的项目经理，负责组织项目实施，以达到预定的项目目标。项目经理必须履行下述职责，并可行使下述之权力。 项目所属部门： 项目类型：□合同开发类项目□产品研发类项目 项目业务目标： 项目管理目标： 项目技术目标： 职责： ●作为项目组对外的主要沟通负责人，按照公司的项目管理规范要求以及项目 的特殊要求，与相关领导、机构进行有计划的有效沟通； ●明确项目组成员的责任，并促使他们完成对项目的承诺； ●有计划的推进项目提交，完成预定的项目目标，达到预定的客户满意度。 权力： ●根据需要组建项目团队，指导项目组的活动； ●有权对项目组成员进行绩效考评，并作为项目考核的重要依据；
有权分派项目责任，并向项目组成员授权。 项目总监：签字日期： 根据此项目文件，本人已明确此次任务的目标，清楚担负的职责和权力，正式接受负责该项目。 项目经理：签字日期：
项目经理任命书 我代表XXXXXX有限公司,兹任命XXX先生/女士担任XXXX的项目经理，项目代号：XXXXXX 。其职责和权限为： 1.代表企业实施施工项目管理。贯彻执行国家法律、法规、方针、政策和强制性标准，执行企业的管理制度，维护企业的合法权益。 2.组织编制项目管理实施规划。 3.在授权范围内负责与企业管理层、劳务作业层、各协作单位、发包人、分包人和监理工程师等的协调，解决项目中出现的问题。处理项目经理部与国家、企业、分包单位以及职工之间的利益分配。 4.对进入现场的生产要素进行优化配置和动态管理。 5.进行现场文明施工管理，对施工员进行管理，发现和处理突发事件。
体系文件描述 质量体系文件构成： 第一层质量手册 第二层程序文件 第三层管理文件、技术文件、质量计划、作业指导书 第四层质量记录表格 质量手册：质量手册是证明或描述质量体系的主要文件；质量手册规定质量基本结构，是实施和保持质量体系应长期遵循的文件；质量手册至少应包含组织的质量方针和对所采用的质量体系标准的全部适用要素的描述； 程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法；描述程序的文件称为程序文件；质量体系程序文件对影响质量的活动做出规定；是质量手册的支持性文件；应包含质量体系中采用的全部要素的要求和规定；每一质量体系程序文件应针对质量体系中一个逻辑上独立的活动。 管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。 技术文件：包括产品实现所需的产品技术标准、检验标准、产品实现的工艺流程，指标、卡片、手册、说明书、图纸等。 质量计划：质量计划是针对某项产品、项目或合同，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件；质量计划是为达质量目标所进行的筹划安排，质量计划总是针对一定的目标，如合同、项目或产品的特定要求。 作业指导书：作业指导书是指为保证过程的质量而制订的程序；作业指导书也是一种程序，只不过其针对的对象是具体的作业活动，而程序文件描述的对象是某项系统性的质量活动；作业指导书是质量体系程序文件的支持性文件。作业指导书有时也称为工作指导令或操作规范、操作规程、工作指引等。内容包括：用于施工、操作、检验、安装等具体过程的作业指导书。
质量记录：为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。质量记录为证明满足质量要求的程度或为质量体系的要素运行的有效性提供客观证据。质量记录的某些目的是证实、可追溯性预防措施和纠正措施。 外来文件：包括行业文件、外来法律、法规、规范。
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第一章：施工项目质量控制 一、施工项目经理及经理部的质量管理职责 1、施工项目经理是工程质量的第一责任者，对工程质量、方针、目标的制订和实施全面负责。 2、制订工程项目质量方针目标、作出承诺，形成文件，并组织全员进行全过程的贯彻执行，质量方针目标应是： 1）、满足使用要求，具有适用性、安全检查性、可靠性 2）符合国家环保、城市规划、安全消防等强制性要求 3）符合公司的质量目标要求 3、对质量目标进行分解，明确其基本要求，控制要点，并要求责任部门和单位制订实施措施，质量管理的重点部位有： 主要分项分部工程、功能性施工项目，关键与特殊工序、现场主要管理工作。 4、定期组织对工程项目质量方针目标管理进行诊断和综合性考评，并将考评结果与经济承包责任制挂钩。 5、建立完善实施质量体系所必须的组织机构、责任、程序、过程，促进质量体系有效运转。 6、加强质量成本、材料质量、质量检验、安全生产、施工进度各职能 的协调，重视对质量要素和有关费用的核算、评价、分析，降低质量损失费用。
二、质量体系的组织机构 1、质量体系的主要环节： 1）施工准备 2）材料采购 3）施工生产 4）试验与检验 5）功能试验 6）竣工验收 7）、回访与保修 2、质量体系结构 （1）质量责任和权限 1）明确规定工程项目领导和各级管理人员质量责任 2）明确规定从事各项质量管理活动人员的责任和权限 3）规定各项工作之间的衔接、控制内容和控制措施 4）定期、不定期地检查工程质量控制和质量保证情况，并做出客观的评价报告 5）对施工中出现或可能出现的质量偏移、采取积极补救措施 （2）组织机构 见附图 3、成立由生产计划、施工技术、安全、材料、等部门组成的QC质量活动管理小组和由各工种、各班组技术骨干组成的QC质量活动小组。 （三）质量控制程序
质量管理体系文件应包括 一、概述 为了实现质量的管理目标，有效地开展各项质量管理活动，必须建立一个良好的质量管理体系。 为了保证质量管理体系的有效运作和对质量管理体系所需要的过程的控制，必须形成件，通过形成件的程序，加以实施和保持，并不断加以改正。 质量管理体系件应包括： )本标准所要求的程序件； b)组织为确保其过程有效运作得到控制所要求的件。 这些质量管理体系件的详细程度由组织的规模和类型、过程的复杂程度和相互作用、员工的能力等因素而决定。并且，形成件的程序和其他件可采用任何的媒体形式或类型，如纸张、计算机磁盘、光盘或其他电子媒体、照片或样件，也可以是它们的组合。 质量管理体系的件要编制形成件的程序的目的是： 1)件发布前得到批准，以确保件是适宜的； 2)件得到评审，必要时进行修改并再次得到批准； 3)识别件的现行修订状态； 4)确保在使用处可获得有关版本的适用件； 5)确保件保持清晰，易于识别和检索； 6)确保外来件得到识别，并控制其分发； 7)防止作废件的非预期使用，若因任何原因而保留作废件时，对这些件加以适当的标识。 二、质量管理体系件 一、形成件的质量方针和质量目标 1质量方针 质量方针是指“由最高管理者正式发布的与质量有关的组织总的意图和方向”。 在制定质量方针的过程中，应考虑质量方针的内容及质量方针的实施，并且制定质量方针要有长远的观点，应是组织经过努力可以达到的中长期的方向。
在质量方针的内容上： 1)质量方针是组织经营方针的一部分，因此，质量方针应与组织的总体经营方针相适应、相协调。 2)应从产品质量要求及使顾客满意角度出发作出承诺。 3)应承诺作出持续改进。改进涉及到改善产品的特征及特性、过程的有效性和效率的活动。 4)应提供制定和评审质量目标的框架。质量方针与质量目标相对应，且便于质量目标逐层展开及分解。 对质量方针要大力宣传，使管理、执行、验证和作业等各层次都能理解及贯彻，并应不断地对其进行评审。 2质量目标 在组织的相关职能和各层次上建立质量目标是最高管理者的职责。质量目标是在质量方针的基础上建立，并在根据质量方针规定的框架内展开。 1)设定质量目标的原则：在目标设定时，应考虑市场当前的情况及未来的需要，同时也要考虑顾客对产品的满意状况，因此，设定质量目标的原则是：不断改进，提高产品质量，使顾客满意。 2)质量目标的内容：包括对产品的要求及满足产品要求所需的资源、件、过程和活动等内容。质量目标还应包括对持续改进的承诺。 3)质量目标的分解：质量目标应分解到质量管理体系中的各职能部门及各层次，在展开时要密切注意各部门、各层次之间的协调和配合，以保证实现总的质量目标。 4)对质量目标的要求：所制定的质量目标应该是可测量的，所采用的测量方法必须明确。因此，作业层次上的质量目标应尽可能定量，以便于通过检验、计算等测量方法确定其量值，才能与设定的值进行比较。 二、质量手册 质量手册是指“规定组织质量管理体系的件“，即用件的形成规定组织的质量管理体系。 质量手册由于组织的规模和复杂程序不一样，因而在其详略程序和编排格式方面可以是不同的。 A质量手册应包括如下内容 1)明确质量管理的围。该围应包含组织提供满足顾客和适用法律法规要求的产品的能力所要求的内容。
Q/2A GX01-2012 1 范围 本程序适用于哈飞汽车工业集团有限公司（以下简称公司）管理体系文件的编写、发布、修订、维护与评价。 本程序适用于公司本部，以及各分厂、分子公司。 2 目的 旨在保证公司管理体系文件的统一性、完整性、一致性和协同性。 3 术语和定义 3.1 管理体系（HF-MS，Hafei-Management System）文件，包括制度规范、管控（评估）标准、程序文件、作业指导书、管理授权表和管理手册等。 3.1.1 制度规范：由公司各职能部门及各二级单位制定的以书面形式表达，并以一定方式发布的、非针对个别事务处理的规范总称。包括章程、原则、规定、实施细则和决定等非流程性文件。 3.1.2 业务管控（评估）标准：哈飞汽车实施业务管控的纲领性、政策性文件，主要阐述长安汽车各业务管理和控制评价的基本原则和关键条款。 3.1.3 管理地图：展现本单位业务逻辑关系，使业务架构显性化的业务框架图。 3.1.4 程序文件：描述横向跨部门、纵向跨层级协作性工作的文件。通常是由一系列流程组成，辅之以职能职责、业务规则、记录表单等一系列标准，从而实现对业务流转关系的全面描述。部门内部跨业务处的协作性文件也属于程序文件范畴。 3.1.5 作业指导书：描述封闭在处室内部完成的管理工作，涉及工作步骤、操作规程、经验技巧、动作要领等各种指导性内容。 3.1.6 管理授权表：管理授权是指将业务中的决策责任和资源控制权赋予下属，使下属获得决策权和行动权。管理授权表描述管理体系文件中业务审批的授权情况。 3.1.7 管理手册：是某一范围数据、资料或文件的汇编，内容通常是某一专业或某一方面程序、规定、标准等文件的集合。 4 职责
1 范围 本程序适用于哈飞汽车工业集团有限公司（以下简称公司）管理体系文件的编写、发布、修订、维护与评价。 本程序适用于公司本部，以及各分厂、分子公司。 2 目的 旨在保证公司管理体系文件的统一性、完整性、一致性和协同性。 3 术语和定义 3.1管理体系（HF-MS, Hafei- Management Syste）文件，包括制度规范、管控（评估）标准、程序文件、作业指导书、管理授权表和管理手册等。 3.1.1 制度规范：由公司各职能部门及各二级单位制定的以书面形式表达，并以一定方式发布的、非针对个别事务处理的规范总称。包括章程、原则、规定、实施细则和决定等非流程性文件。 3.1.2 业务管控（评估）标准：哈飞汽车实施业务管控的纲领性、政策性文件，主要阐述长安汽车各业务管理和控制评价的基本原则和关键条款。 3.1.3 管理地图：展现本单位业务逻辑关系，使业务架构显性化的业务框架图。 3.1.4 程序文件：描述横向跨部门、纵向跨层级协作性工作的文件。通常是由一系列流程组成，辅之以职能职责、业务规则、记录表单等一系列标准，从而实现对业务流转关系的全面描述。部门内部跨业务处的协作性文件也属于程序文件范畴。 3.1.5 作业指导书：描述封闭在处室内部完成的管理工作，涉及工作步骤、操作规程、经验技巧、动作要领等各种指导性内容。 3.1.6 管理授权表：管理授权是指将业务中的决策责任和资源控制权赋予下属，使下属获得决策权和行
动权。管理授权表描述管理体系文件中业务审批的授权情况。 3.1.7 管理手册：是某一范围数据、资料或文件的汇编，内容通常是某一专业或某一方面程序、规定、标准等文件的集合。 4 职责 4.1 管理信息部： 4.1.1 负责哈飞汽车管理体系的建立、体系文件的格式审核、体系文件的维护与评价； 4.1.2 负责管理体系文件的编号管理； 4.1.3 负责指导、监督、检查、考核各单位管理体系文件的执行情况。 4.2 各单位：负责本业务领域管理体系文件的编写、修订和完善；负责监督、检查、考核本单位编写发布的管理制度和流程文件的执行情况。 4.2.1 各单位管理提升推进员： （1）负责本单位管理体系文件的审核、维护； （2）负责组织本单位体系文件的培训工作。 4.2.2 各单位一把手：负责审核本单位管理体系文件、会签相关业务文件，签发本单位作业指导书。4.3 质量部、制造物流部等专业部门：负责分管专业文件的会签。 4.4 公司分管领导：负责审核、签发主管业务领域的管理体系文件。 4.5 公司总经理：负责签发涉及资金方面的管理体系文件。 5 工作要求及程序 5.1 工作要求 5.1.1 管理体系文件的编写各单位根据业务需要，编写管理体系文件，程序文件、作业指导书、管理授 权表格 式见附录B.1、附录B.2、附录B.3。
包括： 一阶文件：质量手册； 二阶文件：（、记录控制程序、不合格品控制程序、控制程序、纠正错控制程序、预防措施控制程序） 三阶文件：、规范、外来文件等； 四阶文件：表单、记录等。 ISO9000有几个主要的特性，概括起来就是“1个精髓和1个中心、2个基本点；3种特性、4个凡事和4大产品、5大模块、6个文件、8项原则”：? ①、一个精髓：说、写、做一致。? ②、一个中心：以顾客为中心。? ③、两个基本点：顾客满意和持续改进。? ④、三个特性：适宜性、充分性、有效性。? ⑤、四个凡事：凡事有人负责、凡事有章可循、凡事有据可查、凡事有人监督。⑥、四大产品：服务、软件、硬件、流程性材料。? ⑦、五大模块：（1个总过程，4个大过程）质量管理体系；管理职责；资源管理；产品实现；测量、分析和改进。? ⑧、六个文件：ISO9000：2000版标准明确提出的6个程序文件必须制订：文件控制程序、质量记录管理程序、内部审核程序、不合格品控制程序、纠正措施控制程序、预防措施控制程序。? ⑨、八项原则：以顾客为中心、领导的作用、全员参与、过程方法、系统管理、持续改进、以事实为依据、与供方互利的关系。 共分为4类文件： 第一阶文件：品质手册：简述本品质系统如何满足国际标准要求。 第二阶文件：程序文件：规定何人、于何时、在什么地方做什么事。 第三阶文件：作业指导书、检验规范技术文件和图纸：说明如何做。 第四阶文件：表单格式：用以收集、传递资讯、控制作业流程或证明作 iso的精髓就是pdca循环，持续改进，四阶； 一阶文件：质量手册； 二阶文件：程序文件 三阶文件：作业指导书； 四阶文件：表单、记录等。
项目合作告知书 一、项目合作前需预先告之工程名称、工程地点、资金情况、招标 方式（市场招标、内部议标、直接发包）、时间及合作形式，我公司根据实际情况确定是否合作。如该工程已有人登记合作，我公司采取先登记先合作原则，但对贵方的意图予以保密。原则上低于200万的工程不参与。 二、贵方为单位的，请提供营业执照、资质证书、法定代表人资格 证明书、税务登记证、银行开户证明、授权委托书等复印件加盖单位公章；为个人的，请提供个人二代身份证、担保证明（房产、汽车等有较高价值物品）或有能力的担保人。 三、企业资料的使用：企业精装本资料收取成本费每本200元整， 只限于该单项工程，并在资质范围内使用，不得复印留存另作他用，不得超资质使用。企业资料领取后我单位进行登记备案，使用者需每至少半月回报一次资料使用后的工程跟踪情况。 四、报名、预审：工程进入报名预审阶段，将投标保证金打入我公 司指定账户，以便我公司提前安排相关事项。预审文件统一由我公司编制，费用为每工程1000元。预审时委托人必须为我公司在职人员，携带原件参与预审。工程非徐州本地的，贵方负责委托人实际发生的来回车旅费、吃饭住宿费及出差补助每人每次500元。需项目经理到场的，补助费为1000元。 五、为确保我公司中标率，防止滥用我公司资源，在资格预审合格 后，投标前，我公司收取1万元费用，如中标，该费用抵扣管理
费，如不中标，该费用不退还。 六、投标：预审合格后，贵方需及时购买招标文件并交我公司。为 防止投标过程中发生串标现象，投标文件由我公司根据贵方提供的招标文件、图纸、答疑、光盘等负责编制，报价由贵方控制，我公司负责对价格进行监控，确认报价是否合理，我单位有义务对报价进行保密。商务标编标费按预算价的千分之二、技术标编标费按1000元在封标前收取。投标保证金由贵方负责。开标委托人及项目经理费用同上。 七、中标后事宜另行签订“项目部承包协议”。 甲方：乙方： 年月日年月日
仅供参考[整理] 安全管理文书 HSE管理体系文件包括主要内容 日期：__________________ 单位：__________________ 第1 页共4 页
HSE管理体系文件包括主要内容 1、管理手册：它是阐述企业HSE方针和描述其HSE管理体系整体信息的文件，是体系的主要文件，也是企业体系运行中应长期遵守的纲领性文件； （1）对内是实施HSE管理的基本法规，共同遵守的行为准则； （2）对外是向相关方表明其HSE管理准则和管理能力达到规定要求的证明； （3）为审核HSE管理体系提供文件根据。 2、程序文件：它是管理手册的支持性文件，上接管理手册，是管理手册规定的具体展开；下接作业文件，为有效控制危害/环境因素创造条件； （1）程序文件规定了企业内部HSE活动的目的、职责和权限、工作流程和活动结果，每个程序文件可包含一个要素，或要素中的一部分，或是及各要素要求的一组活动，必须具备可操作性和可检查性； （2）程序文件是企业内部进行HSE活动的依据，具有法规性，各部门、岗位必须严格执行； （3）通过对程序文件的审核，可以证明企业的HSE管理与体系标准的符合程度。 3、作业文件：它是程序文件的支持性文件，描述具体的工作岗位和工作现场如何完成工作任务的具体做法，是详细的工作文件，包括管理性作业文件（管理制度)、岗位作业文件、项目HSE计划书等； （1）作业文件的核心部分是管理内容或作业步骤，应明确5W1H，即各项活动由谁做、什么时间做、什么地点做、做什么、怎么做、如何控制及达到什么要求，需要形成哪些记录，出现意外或紧急情况如何处 第 2 页共 4 页
1质量管理体系文件程序
质量管理文件管理程序 文件名质量管理文件管理程序编号GX-CX-01-00 起草人：王军审核人：张德胜执行日期：2011-12-15 起草部门：质管部批准人：白晓香变更记录： 起草日期：2011-11-2批准日期：2011-11-8变更原因、目的： 目的：对质量活动进行预防、控制和改进，确保公司所经营诊断试剂安全有效和质量管理体系正常有效地运行，规范质量管理文件的起草、审核、批准、执行、存档等操作程序。 适用范围：适用于企业经营质量管理过程中的质量管理制度、操作程序等文件。 责任：质量管理人员对本程序的实施负责。 内容： 1 文件的起草： 1.1 文件应由主要使用人员依据有关规定和实际工作的需要，填写《文件编制申请及批准表》，提出起草申请，报质量管理人员。 1.2 质量管理人员接到《文件编制申请及批准表》后，应对文件的题目进行审核，并确定文件编号，然后指定有关人员起草。 1.3 文件一般应由主要使用人员起草，如有特殊情况可指定熟悉法律法规、药品经营质量管理和企业实际情况的人员起草。 1.4 文件应有统一的格式：文件名称、编号、起草人、起草日期、审核人、审核日期、批准人、批准日期、生效日期、颁发人员、分发人员、目的、依据、适用范围和内容。 1.5文件编号规则： 1.5.1 形式：企业代码－文件类别代码－顺序号－修订号
3.2 质量管理人员计数后，应将文件统一印制并进行发放。 3.3 质量管理人员发放文件时，应做好文件发放记录。内容包括：文件题目、编号、数量、颁发人员签名及日期、分发人员签名及日期。 4 文件的复审： 4.1 复审条件： 4.1.1 法定标准或其他依据文件更新版本，导致标准有所改变时，应组织对有关文件进行复审。 4.1.2 在文件实施过程中，文件的内容没有实用性和可操作性。 4.1.3 每年1月对现行标准文件组织复审一次。 4.2 文件的复审由质量管理人员组织进行，参加复审人员应包括执行人员。 4.3 质量管理人员依据复审结果，做出对文件处置的决定。 4.3.1 若认为文件有修订的必要，则按文件修订规程，对文件进行修订。 4.3.2 若认为文件无继续执行的必要，则按文件撤销程序将文件撤销。 4.4 质量管理员应将文件复审结果记录于文件档案中。 5 文件的撤销： 5.1 已废除及过时的文件或发现内容有问题的文件属撤销文件的范围。发现文件有错误时也应立即撤销。 5.2 当企业所处内、外环境发生较大变化，旧质量体系文件已不能适用时，应相应制定一系列新的文件。新文件办法颁发执行之时，旧文
1.目的 为使质量管理体系文件受控，确保文件的现行有效和保密，特编制本程序。 2.范围 适用于本中心与质量管理体系有关的所有文件的控制。 3.职责 3.1 中心主任应： 3.1.1批准《质量管理手册》、《程序文件》等重要的质量管理文件发布。 3.2 质量负责人应： 3.2.1负责组织编制《质量管理手册》、《程序文件》和其他管理性文件； 3.2.2负责《质量管理手册》、《程序文件》的审核； 3.2.3负责维护《质量管理手册》、《程序文件》的有效性。 3.3技术负责人应： 3.3.1负责组织编制、审核、批准各种技术作业指导文件； 3.3.2负责维护各种技术作业指导文件的有效性。 3.4文件和档案管理员应： 3.4.1负责质量管理体系文件的保管和发放。 4.工作程序 4.1 文件范围 4.1.1内部文件：本中心内部编制的文件。包括：《质量管理手册》、《程序文件》，各类作业指导文件、计划、报告及记录等。 4.1.2外部文件：与检测有关的法律、法规、规章、标准、检测方法、图纸、软件、指导书、教科书、备忘录、上级文件等。 4.1.3以上文件可能是硬拷贝、电子媒体及数字的、模拟的、摄影的或书面的形式。
4.2质量管理体系文件的层次 4.2.1第一层：质量管理手册――是本中心质量管理体系运行的纲领性文件，描述本中心质量方针、目标和质量管理体系各要素的要求、职责及途径； 4.2.2第二层：程序文件――是质量管理手册的支持性文件，对质量管理体系运行中各项质量活动的详细、明确描述。 4.2.3第三层：作业指导书――是对完成各项质量/技术活动的规定，供检测人员执行。 4.2.4第四层：质量和技术记录――是质量管理体系各项质量活动的证据。 4.3管理体系文件的编制、审批和发布 4.3.1质量方针、目标由中心主任亲自主持制定，经领导层集体讨论后由中心主任颁布。发布后的质量方针由质量负责人向全体员工宣贯，动员全体员工积极参与质量活动，将质量方针分解到本中心的每一个具体岗位上。 4.3.2第一层次和第二层次文件由质量负责人组织编写和审核，中心主任批准发布，质量记录由质量负责人组织编制并审批。 4.3.3第三层次文件和技术记录由技术负责人组织编制并审批。 4.4管理体系文件的修订和维护 4.4.1第一层次文件由质量负责人根据中心主任的要求安排修订，并维护其现行有效性。 4.4.2第二层次文件由质量负责人根据中心主任的要求和文件运行的问题安排修订，并维护其现行有效性。 4.4.3第三层次文件由技术负责人根据检测能力的要求组织修订，并维护其现行有效性。 4.4.4质量记录由质量负责人组织修订，并维护其现行有效性；技术记录由技术负责人组织修订，并维护其现行有效性。 4.5管理体系文件的管理与发放 4.5.1质量负责人批准质量管理体系文件的发放范围，文件和档案管理员建立所有文件、资料的帐目及明细（见《内部文件（资料）目录表》《文件审批登记表》《外来文件资料登记表》）,所有经过审批的文件在《文件审批登记表》上进行登记，文件的收发、复制、归档均统一编号，并有责任人签字。 4.5.2文件和档案管理员建立保存有效的文件发放清单（见《文件收发登记表》），防止使用失效文件，使下发的文件始终处于受控状态。
公司体系文件管理规定 3.文件分类： 3.1质量管理体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书、岗位职责、质 量记录表格汇编。 3.2临时文件：新增或因更改需试运行的文件（如：ISO9000质量管理体系中有 的文件申请作废后，必须立即启用临时文件；新增工作流程，原ISO9000文件无规定）。 3.3内部文件：属于公司保密性文件或不具有共性（如仅本部门使用）、不宜纳 入质量管理体系文件或临时文件的类别。 3.4临时、季节性或阶段性的活动方案、通知、通报、报告、决定、培训资料等 一般不属于本范畴。 4.3.1行政部对文件进行排版、编号： 1）文件编号方法： 质量手册：RB（HZ）–QM 程序文件：RB（HZ）－QP--XX 质量手册代号 流水号 惠州天虹缩写程序 文件代号 惠州天 虹缩写 作业指导书：RB（HZ）-WI-XX-YY 岗位职责：RB（HZ）-WI-ZZ-XX 流水号流 水号 部门缩写岗 位职责代码 作业指导书代码作业指导书代码 惠州天虹缩写惠州 天虹缩写 质量记录表格：RB（HZ）-QR-XX-YY 流水号 部门缩写 质量记录代码 惠州天虹缩写 2）部门缩写：为该部门汉语拼音缩写，如： XZ---行政 RS---人事 QH---企划PG---品管 CW---财务 TP---统配 中心 SC---商场 3）文件修改状态的标识方法： 0—未修改；1－第１次修改；2 —第２次修改；……Ｎ－第Ｎ次修。 4）文件版本状态的标识方法： Ａ—第一次版本Ｂ—第二次版本Ｃ—第三次版本Ｄ—第四次版本……
5）文件的批准日期为文件的实施日期。 4.3.2文件的审核、批准： 1）审核：质量手册由管理者代表审核；程序文件、作业指导书及质量记录表格由部门经理审核，重大情况由总经理审核。 2）批准：质量手册由总经理批准；程序文件、作业指导书及质量记录表格由管理者代表批准，重大情况由总经理批准。 4.4文件发放： 4.4.1行政管理部负责质量管理体系的文件的发放： 3)发放文件应制作文件封面：封面内容应包括文件类型、文件版本号、发放 编号、批准时间等，并应加盖“受控”印章。 4)作废文件由行政管理部以〈发放说明〉通知销毁，行政管理部保存前一次 作废文件，加盖“作废”印章（或注明“作废”字样）。 4.5文件保管、使用： 4.5.1文件保管： 1）行政管理部记录文件发放情况：包括文件发放编号、发放部门、发放时间、文件管理员；各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部。 2）各部门文件管理员按上述要求记录本部门文件保管使用情况；各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部文件管理员。 3）文件管理员负责相关文件的归档、保管，确保使用文件版本的有效。 4）文件破损严重时，使用部门应到行政管理部办理更换，文件的编号仍沿用原文件编号，行政管理部应将回收的破损文件销毁。 5）文件不慎丢失时，使用人必须做出书面说明（必要时应做出检讨）方能补领文件。 4.5.2文件使用： 1）各部门应建立〈借阅登记本〉，员工借阅文件时，应作好记录。 2）不得使用未受控的文件：当文件使用人未领到需要日常工作使用的文件时，应向发放部门申请，不得借用文件复印；一经发现，由行政部管理 收回销毁。 4.6评价文件适用性：运行中文件规定不能满足实际工作需要时，应提出修改申请。 4.6.1日常工作中，由使用部门提出申请，说明更改原因和内容（通过〈更改/ 换版申请单〉或“9-异地店ISO9000文件会签流程”流程）；如变化情况仅涉及本部门，可以经部门经理或主管总经理批准试运行3-6个月后，根据情况提出对ISO9000文件的修改。 5.4.1文件管理员对文件进行排版、编号： 1）文件编号：临时文件编号为：LS（HZ）- XX- YY 流水号 部门缩写