工程文件收发管理制度1
工程文件收发管理制度
1、设计文件管理
（1）发包人提供用于工程实施的设计文件均一式五份，其中监理部审核备查及监理工作留存两份，其余三份依照工程承建合同文件规定通过监理部审核后批转承包人执行。
（2）设计文件应根据发包人单位与设计单位签订的供图计划，于项目开工前二至三个月提供发包人单位。监理部于收到发包人单位核转设计文件后15天内完成审核工作；对于需要修改的设计文件，提出具体修改建议，通过发包人单位转回设计单位研究处理；审核合格图纸，及时签发承包人执行。
（3）承包人对收到的设计文件应进行仔细阅读和检查（包括核对所有尺寸、高程和数量）对发现的或在作业实施过程中发现设计文件中存在缺陷或错误，应在14天内以书面方式通知监理部，供监理工程师在施工前作出修改和补充，避免由此引起返工和造成损失。（4）未经发包人单位或监理部批准并签发的任何设计文件不能作为正式施工的依据。监理部也不为按未经有效签发的设计文件与按未经有效签发的施工变更实施的工程进行合同支付签证。
（5）施工过程中，若地形、地质或其他自然条件发生了与设计文件不符的重大变化，承包人应及时书面通知监理部，并提出处理或变更建议报监理部审批。
施工期间，监理部依据工程承建合同文件规定与发包人单位授权所签发的施工变更指示，承包人应执行，也不得以此为理由要求解除或
改变合同责任与义务。
（6）除非合同文件另有规定,或监理文件另有要求,否则设计文件(包括监理部或监理部授权监理处签发的施工变更指示),在送达承包人6小时后生效。
（7）承包人可根据施工需要自行复制所需数量的设计文件，也可通过监理部向发包人单位申请追加提供图纸份数，并为此支付其费用。（8）由发包人单位或监理部所提供的设计文件，未经监理部许可，承包人不得用于本合同项目范围以外或转给第三方。
2、施工文件管理
（1）承包人应依照工程承建合同规定和监理文件要求，报送或递交工程活动全过程的施工文件。施工文件的报送期限、内容、格式和细节应该符合发包人单位和监理部的要求。
对于已经批准的施工文件，若因自然条件或施工发生重大变化且必须对施工文件作实质性的变更，承包人仍应按上述要求及时提出书面文件重新报请发包人单位或监理部审批。
（2）合同文件规定由承包人负责设计的工程项目，承包人必须于项目开工28天以前，一式四份报监理部审批。
（3）承包人编制的施工文件均应一式四份递交监理部，并
由监理部监理员负责签收。已经审批的施工文件或其审签意见单也由承包人指定的资料员向监理部领取。
（4）对应报送审批并已送达的施工文件，监理部将在一个不长于28天的期限内完成审批工作，审批意见包括“照此执行”、“按意见修改后执行”、“修改后重新报送”或“已审阅”四种。返回承包人的施工
文件审签或批复意见若为“修改后重新报送”，承包人必须按有关规定和要求修改后重新报送，并承担由此所造成施工延误及经济损失等的合同责任。
（5）施工文件的报送期限以监理部或指定签收人的签收日期为准。该报送期限按合同文件规定执行，若合同文件未作明确规定时，按有关监理实施细则或监理工作规程的要求执行。
监理部超过审批期限仍未完成对施工文件的审批，可认为该报审文件已报经监理工程师审阅。
3、发包人指示或向建管局报送的文件
（1）除非发包人另有指示或合同文件另有规定，承包人向发包人报送的施工文件都必须主送监理部，并经由监理部审核和转达。（2）除非发包人另有指示或合同文件另有规定，否则发包人关于工程项目施工主要意见和决策，都将通过监理部向承包人下达实施。
4、监理文件管理
（1）监理文件的送达时间以承包人授权部门与机构负责人
或指定签收人的签收时间为准。
（2）承包人对收到的监理文件如有异议，可于接到该监理文件的7天内（并在实施前），向监理部提出确认或要求变更的申请。监理部在7天内对承包人提出的确认或变更要求作出书面回复，逾期未予回复表示监理部对原指令予以确认。
（3）承包人如以对监理文件或监理部的确认意见有异议，可于该文件或确认意见送达后的7天内向发包人申请复议，并承担由此而产生的一切费用与损失。
（4）除非监理部、发包人复议或合同争议评审组或通过仲裁程序对监理文件己作出撤销、变更或修改外，在确认、复议、评审或仲裁期间，原已送达的监理文件继续有效。
（5）属于紧急工程文件，必须在其左上角一个明显位置加盖“急件”章，受理方应在一个合理的短时间内做出处理。在非常情况下，还可以先通过电话或口头传递文件内容要点，并在随后的8小时内补送书面正式文件。
（6）根据《工程监理合同》文件规定，发包人应在14天内就监理书面提交事宜作出书面决定送达监理部。若超过期限监理部未收到发包人决定意见，可理解发包人对监理部的建议无异议，并将建议意见视为发包人的决定。
（7）指令文件是指质量问题通知单、停工令、返工令、警告、备忘录、情况纪要等，指出施工中的各种问题，提请承包人注意。在监理过程中，双方来往都以文字为准。监理工程师通过书面指令和文件对承包人进行质量控制。对施工中已发现或有苗
头发生质量问题的情况，监理工程师及时以口头或现场指示的形式通知承包人加以注意或修整，然后在规定时间内以工地指示的形式予以确认。指令文件上交监理部、建管局各一份，其中：停工令、返工令、警告及重要通知上交监理公司一份。
河南信禹监理有限公司
第三监理部
工程文件资料管理制度1
工程技术部资料档案管理制度
第1条为了规范工程技术部资料档案管理工作，保证资料的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本
制度。
第2条档案管理机构及其职责
2.1工程技术部档案工作实行二级管理，一级管理是指工程技术部的
统筹管理；二级管理是指各项目部的档案资料管理。
2.2工程技术部负责各项目所有档案资料的统一收集管理，
各项目部
负责本项目档案资料的使用管理。
2.3工程技术部有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，定期对
二级档案管理进行检查验收。
第3条工程技术部对档案资料在收发、借阅、存档、销毁各环节中应严格登记。认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案
资料的作用。
第4条归档制度
4.1凡是反映工程生产经营、项目管理及工程成本等活动，具有查考
利用价值的文件资料均属归档范围。
4.2凡属归档范围的文件资料，均由工程技术部集中统一管理，任何
个人不得擅自留存。
4.3归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或
相关部门保留的，工程技术部保存复印件，并需留存原件的彩色
扫描件。
4.4凡工程业务活动中收到的文件、函件及以公司或工程技术部名义
发出的文件、函件要留底稿及正文备查，均要及时归档。
4.5业务活动中涉及合同、成本、结算等经济方面的资料，由财务部
保存原件，工程技术部保存以上文件的复印件，并需留存原件的
彩色扫描件。；
4.6在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交工
程技术部,各部门需要使用的可复印或复制；归档范围外的由各
项目部自行保管。
4.7二级档案应根据资料的性质和需要，项目竣工验收后一个月内须
全部移交，必须保留的尽量留复印件，其余资料交工程技术部统
一保存。
4.8需归档详细资料见附件《工程技术部存档资料一览表》。
第5条档案保管制度
5.1公司工程技术部根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具
备防火、防潮、防虫等安全条件。
5.2归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成
册，保管要有条理，主次分明，存放科学。库存档案必须图物相
符，帐物相符。
5.3档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；
根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。(所有资
料归档按工程名称分类存放)。
5.4档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌
握利用规律。如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。
5.5所有档案资料均要定期清查（暂定一个月清查一次），借出的档
案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并
且及时采取补救措施。
5.6根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据
此进行整理、剔除。
5.7经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导
及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保
存。
5.8严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。如因档
案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的
要追究相应责任。
5.9若文档负责人调离岗位时，须按文档目录清单与现存文档核对做
好工作交接，方可办理调动手续。如果出现物单不符，给公司造
成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。
第6条档案借阅制度
6.1档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经
公司领导批准不得借阅。
6.2借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公
室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管
部门负责人批准。
6.3借阅档案，必须履行登记、签收手续。
6.4借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档
案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
6.5借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、
不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追
究当事人责任。
6.6借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部
门及时处理。
6.7重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同
意，必须外借的，由总经理审批。
第7条文件管理
7.1起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所
需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。
7.2起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及
运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。
7.3各种文件在下发之前要经部门经理审阅，文件下发时要迅速、及
时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做
好事后的回收工作。
7.4文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要
及时整理
存档,有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。
第8条本制度从二〇一五年元月一日起执行。
工程技术部
二〇一五年元月一日
附件《工程技术部存档资料一览表》工程技术部存档资料一览表
阶段序号资料名称存档日期
要求存档版本要
求
备注
施工前期阶段1招标文件一周内F&D
2中标预算书、中标施组一周内F&D PDF格式3施工蓝图一周内Y、D CAD格式4中标通知书一周内F、S原件交财务5施工合同一周内F、S、D原件交财务6合同备案书一周内F、S 原件交财务7施工许可证一周内F、S原件交财务8施工组织设计（报监理）一周内D Word格式
9
工程动工报审表、施工进度计划报审表
（须含施工总进度计划）
一周内S、D
10现场组织机构图及相关人员证件一周内S
11
现场各方通信录开工后一
周内
S&D
施工中期阶段1
图纸会审记录、工程洽商、设计变更、
签证
一周内Y、S
2施工方案一周内D
3技术交底一周内D
4监理/建设方会议纪要一周内S
5各劳务分包合同一周内S&D原件交财务
竣工验收阶段1工程竣工验收报告一周内S、D 2
建设工程规划、消防等部门验收合格文
件
一周内S
3单位（子单位）工程质量竣工验收记录一周内F、S原件交财务4
施工管理、技术、物资、施工记录、试
验记录、过程验收及竣工验收等所有组
卷资料
竣工后一
个月内
Y&F&D组卷后移交5
施工日志竣工后一
个月内
Y
6
竣工图竣工后一
个月内
Y、D
7工程实体竣工移交书一周内F、S原件交财务8竣工资料称交证书一周内F、S原件交财务9工程保修合同一周内F、S、D原件交财务10
现场各方通信录竣工后一
个周内
S、D
11工程结算审定表一周内F、S原件交财务
说明：存档要求按原件（Y)、复印件(F)、扫描件(S)、电子版(D)
文件收发管理制度 第一条，为提高基建审计速度和办公质量，充分发挥工程结算资料在各项工作中的指导作用，根据区审计局关于文书处理的有关规定，结合我基建审计的实际情况，特制订本制度。 第二条，文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。 条党政分工的原则本文件（党支部和行政）由办公室归口管理 （二）收文的管理 条公文的签收 1.所有文件（除订启的外）均由收发员（文书）登记签收、拆封（由或邮电局机要通讯员直送 的机要文件除外）在签收和拆封时收发员（文书）需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查 明原因 2.对发来的文件要文件、文号、机要编号的核定一项不对口应立即报告并登记差错文件的文号第五条公文的编号保管 1.收发员（文书）拆封和签收后应附上"文件传阅单"作分类登记编号、保管 2.本外出人员开会带回的文件及资料应送交收发员（文书）登记编号保管个人保存如职工 工作需要借阅的可复印或借用第六条公文的阅批与分转 1.凡正式文件均需由办公室主任（或副主任）文件内容和性质阅签后由收发员（文书）分送 和承办阅办文件或急作应立刻呈送（或分管）阅批后分送承办阅办为文件积压误事应在当天 阅签完 2.性质的函、电、单据等可由办公室直接分转如涉及几个会办的文件应同各后再分转
3. 为加速文件运转收发员（文书）应在当天或天将文件送到和承办如关系到两个应按批示 次序依次传阅最迟超过两天（特殊情况例外） 第七条文件的传阅与催办 1.传阅文件应遵守传阅范围和保密规定将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所也将文 件转借人阅看对尚未传达的文件向外泄露内容 2.阅读文件应抓紧当天阅完后应在下班前将文件交收发员（文书）阅批文件超过两天阅后应签名以示如有"批示" 、"拟办意见"办公室应责成和人员按文件所提要求和批示办理事宜 3.阅文时抄录全文任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续 以防止丢失泄密 4.文件阅完后应交收发员（文书）切忌横传 5.办公室对文件负有催办检查督促的责任承办接到文件、函电应立即指定专人办理将文 件压放分散如需备查应保密规定并征得办公室同意后予以复印或摘抄原件应归档周转 6.阅文范围离、退休干部由组织学习文件或由办公室通知到阅文 （三）发文的管理 第八条发文的规定 1.上报下发正式文件的权力分别党支部和行政办公室各团体和一律自行向上、向下发送正式文件 2. 各团体、需要向上反映汇报情况或向下安排布置工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提文申请并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核党支部、行政办公室同意发文 方可按党、政机构设置与分工归口以党X字、政X字发文团体文件由党支部批转 3.对涉及多个分管范围的文件须经班子决定后批准签发其余文件均由主要批准签发 第九条发文的范围：
的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂 部名义发文。 （四）发文程式与要求 第十条 发文程式规定： 1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；
2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿； 3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写； 4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿； 6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）； 7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚； 8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；
9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发； 10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印； 11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名； 12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。
（五）文件的借阅和清退 第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。 第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
邮件收发管理制度 一、目的 为规范公司邮件的收发管理，保证公司对外业务的正常开展并有效节约邮寄成本，避免造成公司资料的丢失及浪费。 二、适用范围 本公司全体员工 三、定义 邮件物品：指公司员工寄送/签收的文件、资料、货物及其他货品等，物流除外。 四、职责 4.1办公室：负责公司邮件物品的收发管理。 4.2各部门：协助办公室进行部门邮件物品的发送、审批及接收。 五、内容 5.1 邮件的接收 5.1.1原则上邮件必须由收件人亲自签收，如收件人不便，可由办公室代为接收。 5.1.2办公室收到文件，资料，货物等邮件物品时，要及时转交给相关部门人员。未经主人同意不得私自拆开邮件。 5.1.3办公室接收邮件之前需对邮件进行安全检查，对可疑邮件一律拒收。可疑邮件如：外包装破损或外露过多的内保护材料；模糊不清的地址或收件人；油污、有刺鼻异味或邮件包装浸水变色；物品外部有不明的动力装置或有滴答声等。
5.1.4物品接收人要在《邮件签收登记表》上签字接收，以备查验核对。 5.1.5收件人在接收到办公室通知后要及时前去领取邮件，如因不及时领取造成的邮件延误、破损或丢失等，一切后果自行承担。 5.2邮件的发送 5.2.1因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他物品者，必须先填写《邮件发送审核表》，经部门负责人、办公室主管签字确认，由办公室联系公司指定的快递承运单位统一发送。（各需求部门于每日17:00前提出需求，必要时需将邮寄品交办公室检验。） 5.2.2未经登记或需邮寄物品无部门负责人审批的，办公室可拒绝受理。 5.2.3各需求人员必须在《邮件发送审核表》上详细注明相关信息，以备查验核对，如资料登记不清楚或不完整者，办公室有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且经办公室要求无效者，办公室有权拒发该邮件，并将情况报备部门负责人处理。 5.2.4填写快递单要求：用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）。 5.2.5寄件人将需寄发的物件备齐，与快递单一起放到办公室待核查。寄件人若因配件较重，需快递人员直接到车间或仓库取件的，必须安排一人陪同前往，禁止收件人独自前往处理。 5.2.6邮寄后，寄件人需认真记录快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄件人自行负责，办公室配合查核。 5.2.7办公室要保留好每次邮寄的存根（保管期限为一年），以备查验核对寄件信息并每月做一次邮件发送汇总表进行快递费用核算。 5.2.8严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的10倍处罚。
文件收发管理办法 1 目的 规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转，从而提高管理职能和办事效率，特制定本办法。 2 范围 2.1 收进文件，指由外单位发来的文件。 2.2 外发文件，指由公司发出的文件。 2.3 内部文件，指由公司内部传递的文件。 收发文件的管理一般应包括：登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。 3 收文处理程序 3.1 收文 (1) 收文由办公室行政秘书负责，对文件进行检查验收。 (2) 应严格遵守拆封权限，所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开拆，其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。 (3) 收文收到后应立即进行登记，按收文登记簿上要求准确登记。 (4) 应保持原信封的完好，以备处理时需要。 （5）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理 （6）按文件密封等级要求，做好保密工作。 3.2 拟办
办公室负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，根据公司领导的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在《文件处理单》中。 3.3 批办 办公室行政秘书应根据《文件处理单》的意见，及时报请公司领导批示办理，由公司领导在《文件处理单》中明确批示：文件处理单位、处理办法、处理时间等要求。 3.4 承办 办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求，应及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。 3.5 传阅 对非承办的传阅文件，办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进行。防止文件积压或遗失。 3.6 催办 对承办文件，办公室负责人应适时询问、检查和督促。避免承办拖沓、文件积压。 3.7 办复 对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。 3.8 借阅 (1) 未归档文件，视文件性质，经本部、室负责人批准后，办理借阅
Q/CT 湖北东神楚天化工有限公司企业标准 Q/CTGL-XX-007-2014 公司文件收发管理规定 2014-03-20发布2014-04-01实施湖北东神楚天化工有限公司发布
公司文件收发管理规定 1范围 本规定对公司外来文件处理、内部文件发放、文件的借阅与清退、文件的立卷与归档及文件销毁的标准作出阐述。 本标准适用于公司所有文件管理。 2 外来文件处理 2.1收文的管理与公文的签收 2.1.1公司所有文件(除总经理订启的外)均由党政办专人登记签收、拆封。在签收和拆封时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。 2.1.2对政府部门发来的文件要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口应立即报告上级部门并登记差错文件的文号。 2.2公文的编号保管 2.2.1文件拆封和签收后应及时附上“湖北东神楚天化工有限公司公文处理单”作分类登记编号、保管。 2.3公文的阅批与分转 2.3.1凡正式文件均需由党政办主任根据文件内容和性质阅签后由收发员分送领导和承办部门阅办，重要文件或急电应立刻呈送主管领导或分管领导阅批后分送承办部门阅办。 2.3.2一般性质的函、电邮、单据等可由党政办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同各部门联系后再分转处理。 2.3.3为加速文件运转，收发员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门应按批示次序依次传阅。最迟不得超过两天，特殊情况例外。 2.4文件的传阅与督办 2.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2.4.2阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交收发员，阅批文件一般不得超过两天阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”党政办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 2.4.3党政办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得党政办同意后，予以复印或摘抄原件应及时归档保存。 2.4.4按照阅文范围。一线员工一般由有关部门定期组织学习相关文件。或由党政办通知到单位阅文。 3 发文的规定
公司文件管理规定 第一章总则 第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。 第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。本规定中，公文指公司内外部发文文件，是具有法定效力和规范体式的文书。 第二章公文管理 第三条公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。 第四条公文种类与应用范围 1.公文种类：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 2.公司常用文种应用范围 2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项。 2.2公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。 2.3通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。
2.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 2.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。 2.6请示：适用于向上级单位提出请求，并要求回复的公文。 2.7批复：适用于答复下级单位的请示事项。 2.8意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。 2.9函：适用于平行单位或不相隶属单位之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项。 2.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第五条职责权限 1.综合部是行政公文的管理部门，负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。涉及公司性文件由综合部负责拟稿，专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。 2.行政公文由总经理签发，制度规定类文件由法人代表签发，公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实。 3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。 第六条发文规则 1.发文应当确有必要，注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。 2.发文统一使用公司的红头文件格式，由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印，经总经理签发后由综合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的
公司邮件快递收发管理制度 1.总则：为了充分利用互联网的信息化运作优势，提高信息传递、处理效率，确保安全；节约公司的快递成本，规范快递物品的收发管理，避免造成公司资料的丢失及浪费。 2.适用范围：本公司所有员工均属之 3.定义：3.1 快递物品：指员工因工作需要，向外部寄送文件，资料，配件，样品以及其他货品等。（销售仪器和销售试剂的发货除外） 4. 组织与职责： 4.1：值班门卫：负责公司邮件、零散快递物品的收发管理。 4.2：物流部：负责公司邮件、快递物品的寄发管理。 4.3：各部门：递。 4.4：各部门负责对本部门的快递费进行管控。 5．流程图：(略) 6 .执行说明： 6.1 快递的签收与发送寄件人必须按照本办法规定的寄件要求寄发快 6.1.1 快递的接收 6.1.1.1 值班门卫收到文件，资料，货物等快递物品时，要及时通知转交给相关部门人员。
6.1.1.2 物品接收人要在《邮件快递签收登记表》上签字接收，以备查验核对。 6.1.1.3 除特殊情况外，如货物中指定的接收人不在，电话通知本人是否接受，同意的可指定委托人代为签收。原则上各部门人员应代收。6.1.2 快递的寄发 6.1.2.1 因工作需要，需向外部寄送文件，资料，货物及其他物品者必须到物流部填写《邮件快递寄发登记表》进行登记，经部门负责人审批后交物流部，由物流部联系快递公司统一发送。各（需求部门于每日16:30 前送至物流部） 6.1.2.2 未经登记或需快递物品无部门负责人审批的，物流部可拒接受理，对于不合格的件退回发件人。 6.1.2.3 快递公司的选择：选择的原则是合理、负责任、低成本；寄件人必须根据所寄物品的性质，合理、负责任的选择性价比高的快递公司，以低成本完成寄件。能以普通邮寄处理的不选择快递。 6.1.2.4 各需求人员必须在《邮件快递寄发登记表》上详细注明收件人姓名，地址，所寄物品名称，以及快递承运单位及快递单号，以备查验核对，如资料登记不清或不完整者，物流部有权要求当事人将资料完善，对于无故拒不按要求填写，且物流要求无效者，物流部有权拒发该物品，并将情况报备部门负责人处理。
公文收发管理制度 为加强对公文收发文的管理，特制定本制度： 一、文件收文管理 单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。 （一）公文的签收呈办 、签收：办公室人员及时领取文件和信件。各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。 、登记：公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。 、批办：将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。 、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。 、承办：各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一般公文在 个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在 个工作日内办结。 、催办：办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 、处理办毕公文。公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。 （二）公文的保密。
对涉密文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。并做到日清、月查、及时清退。 （三）公文的借阅承办。各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。 二、公文发文管理 发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。 、拟稿：拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回。文稿草拟后，拟稿工作人员须在发文首页纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单位等，并同电子版文稿报办公室。不允许代签、缺签。重要文件的文稿送审时应附有报送说明、起草依据或领导批示意见等背景材料的原件或复印件，领导审稿时参考。 、审核：由各业务偶工作人员草拟的公文，须报办公室负责人初审后，交分管领导审核。未经办公室审核的，各业务口工作人员不得将草拟的文稿直接交分管（主要）领导签发，杜绝文稿逆向流转。 、签发：审核后的文稿，送分管领导及主要领导审阅后签发。凡需要重新修改的，由文稿起草人负责修改完善，经逐字逐句校对后，再按程序重新送审。 、登记。签发的文稿，由办公室统一编写发文字号、主题词并标明份数后建立发文登记台帐。 、复核。拟稿人承担校对责任，确认无误后做出清样，在发文稿纸单上校对栏目中签字，并由办公室确保无误后予以印发。 、用印：由办公室专人负责用印管理，公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。 、归档：公文底稿、签发及审签意见与公文印成件，由办
收发文件管理制度 一、总则 1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。 2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。 二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。 5、发文办理工作程序： （1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。 （2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。 （3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。 （4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。 （5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。 （6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。 （7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。 三、收文管理 1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。 4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。 5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。 7、收文办理工作程序： （1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公
公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文 （1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 （1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
公司邮箱管理制度 为确保公司能够实现现代化、数字化办公，保证公司电子邮箱的正常使用，特制定公司邮箱管理实施办法如下，希望各部门遵照执行： 一、公司电子邮箱环境 公司内部设有单独服务器专门用于邮件收发，邮件可以24时收发公司内部及外部信件。每人额定邮箱大小为100兆，每封邮件的附件大小为2兆。 二、申请、建立、注销邮箱 1.申请公司邮箱必须具备以下条件： （1）试用期满并且转正的正式员工； （2）配有公司内部电脑员工； 具备以上条件后由本人提出书面申请，经部门主管批准后递交给网络主管部门审批、通报总经理助理批准后实行； 2.建立邮箱 网络主管部门接到批准后的申请两个工作日内给申请人建立邮箱，并同时给申请人配置邮箱客户，端测试收发邮件。 3.注销邮箱 当员工辞职或被公司辞退以及其他原因将不再使用公司邮箱时应由其员工部门主管通知网络主管部门，网络主管部门在接到通知的当天注销其员工用户身份、删除员工邮箱。
三、邮箱日常使用 1.公司邮箱客户端全部使用Microsoft Outlook 2003 软件进行收 发，任何人不得随意更改、使用其他软件收发邮件。 2.不得随意改动Microsoft Outlook 2003 软件中的邮件设定参数， 因私自改动造成邮件不能收发者，网络主管部门查出后将对其本人予以警告，通报其部门主管，当出现同一个人第二次因自行修改邮箱参数导致不能收发邮件者，网络部门将有权直接删除其邮箱帐户并通报总经理助理及其部门主管。 3.严禁打开不明来历邮件及附件资料！因下载来历不明的附件导致 公司网络感染病毒、重要信息泄漏者，停止本人使用邮箱、通报总经理助理及部门主管，按照公司网络管理制度中相关规定处理。 4.不得通过公司邮箱造谣或传播反动、淫秽信息，一经查出将严厉 惩处当事人。 四、邮件日常维护 公司邮箱使用Microsoft Outlook 2003软件进行收发，所有邮件均存在每个使用者的本地计算机上，一旦因各人操作失误原因导致邮件丢失有各人承担全部后果。 *******有限公司
公司收发文管理制度 1. 范围 适用于集团、下属公司各部门的收发文管理、传阅管理。 2. 目的 规范公文拟写、审批、处理规范化、制度化、标准化，提高公文质量和处理效率。 3. 术语和定义 3.1 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销 下级单位不适当的决定事项。 3.2 规定、办法：“规定”适用于对某项工作或活动做出安排，提出具体管理措施和行为规 范；“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。 3.3 通知：适用于人事任免，转发上级和不相隶属机构的公文，传达要求总部部门或下属公 司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。 3.4 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。 3.5 报告：适用于向上级机构汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机构的询问。 3.6 请示：适用于向上级机构请求指示、批准。 3.7 批复：适用于答复下级部门或企业的请示事项。 3.8 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法 3.9 函：适用于与不相隶属机构之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 3.10 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 4. 职责 4.1 行政管理部 4.1.1 明确公文规范； 4.1.2 负责登记外部收文； 4.1.3 负责一级、二级发文的核稿及送审工作； 4.1.4 负责二级对外发文核稿工作； 4.1.5 推进公文处理办公自动化系统运用； 4.1.6 负责公文处理中的安全保密工作； 4.1.7 完成与公文处理有关的其他工作。 4.2 下属公司行政部 4.2.1 负责登记外部收文； 4.2.2 负责一级、二级发文的核稿及送审工作； 4.2.3 推进公文处理办公自动化系统运用； 4.2.4 负责公文处理中的安全保密工作； 4.2.5 完成与公文处理有关的其他工作。 4.3 集团各部门、下属公司各部门 4.3.1 承办本部门权限范围内文件答复；
公司文件管理制度 1 目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。 4.定义 4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，
学校文件收发传阅管理制度 学校办公室负责学校对外行文和公文的收发处理工作，文件管理内容包括： 一、做好收文处理，包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办、催办等； 二、做好发文处理，包括：拟稿、核稿、签发、印制、分发等； 三、做好文书管理，包括：保管、提供借阅、整理、归档等。 四、学校的各种会议记录、制度文本等。 为使我校行文和收文处理规范化，特制定本管理制定。 一、行文管理规定 （一）凡以学校名义上报或下发的文件（报告、请示、通知、函件、等），由主办处室主任拟稿，经分管领导初审，学校办公室核稿后送校长签发。 （二）经校长签发的文稿由学校办公室统一登记、用印、分类存档。红头公文由学校办公室发送，其他类别公文和材料由主办处室上报。 二、收文管理处理 （一）所有发至我校的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我校处理的公文)，由学校办公室统一签收、登记，送校领导阅示或送有关处室办理。 （二）学校办公室主任负责根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送校长阅示后，交有关负责人阅办。学校办公室根据文件内容、领导批示予以催办。 1、传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。 2、转发交办的文件，交经办人签收，所有交办文件应定期收回，要按规定上报、存档。 3、各负责人办理的公文，应送主办部门，紧急文件先办后阅，办理与传阅同时进行。 4、对急办件，办公室应立即将文件送交校领导批阅。领导不在 时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务人员办理。事后
及时向校领导汇报并做好督办工作。 5、上级部门来文有限制日期要求的，应及时催办，发现问题，及时汇报。 （四）凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。 三、文件传阅制度 为使文件传阅迅速、准确、规范、安全，特制订本制度。 （一）学校办公室对来文要及时处理，做到当日文件当日处理。（二）学校办公室在做好文件的签收、分类、登记工作后，提出拟办意见。 （三）按照拟办意见规定的范围，由学校办公室工作人员及时将文件送交有关领导阅批。 （四）领导批示有关部门阅办的文件，各部门要认真登记，及时按批示意见办理，并在文件上注明反馈结果。 （五）文件应当天阅毕，最长不超过三天，急件应随到随阅，不积压文件。文件阅后应及时返还工作人员，如需继续使用，经办公室同意后，可另行办理借阅或复印。 （六）密级文件的传阅，应严格遵守保密纪律。密级文件不准带出办公室，不准复印、摘抄，不准泄露文件内容。 （七）阅批文件，一律使用碳素笔或钢笔。 （八）工作人员应做到勤送、勤取、勤催；及时传阅和催办。 四、文件保存 （一）对每一号文件，必需将1份文件原件或1份复印件及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存。 （二）对处理完的文件（含重大活动材料等），要及时整理，按照规范要求和时间顺序归档，保证应归档的文件材料齐全。 （三）做好文件的备份工作，一般要求使用电子备份和纸介质备份，便于日常使用。 五、本制度自公布之日起施行。
收发文管理制度 一、总则 1、为了规公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，结合公司实际，特制定本制度。 2、公司文件是传达方针对政策，发布公司规章制度，指导工作，报告情况等的重要工具。因此，必须认真做好文件收发的管理工作，有效地为公司服务。 3、公司所收发文件由行政办公室统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。行政办公室指定专职人员负责收文和发文，必须按照准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。 二、发文办理 发文处理：发文程序包括拟稿、审核、复核、打印、签发、用印、分发、存档等。 1、公文拟稿： 一般公文按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项由谁拟办，带有政策性、战略性、全局性的重要文件，有关负责人要亲自拟办，也可以集体研究，提出方案，再指定专人拟办。
2、公文审核 公文审核实行分级负责制，主办部门负责人要对本部门拟定的公文进行初审并签字，凡公司发文应由办公室审核后送公司领导审签。 审核容包括有无发文的必要；用什么名义和文种行文；容是否符合政策、法规；主送机关、抄送机关是否合适；提出的措施和要求是否明确具体；涉及有关部门和单位的问题是否协商一致；篇章结构是否紧凑合理，行文是否恰当等。 未经办公室核稿的公司级公文，公司领导不予签发。 3、签发 审核的公文，填制《发文审批单》的提交签发人。签发人审核修改后在"签发"栏同意签批，并签上和时间。公司领导口头同意印发的公文，事后，由其助理或下属让同意印发的领导补签。未经公司领导签发，办公室拒绝承印和盖章。 以公司名义发出的公文由董事长、总经理、行政总经理、副总经理、财务总监按照分工负责的原则签发，其中上行文以及涉及有关重要问题或涉及面广的公文由有关分管领导审签后，根据公司章程的规定权限送董事长或总经理签发。 以部门名义发出的公文，应由部门主要负责人签发。
公司文件管理制度 1．0 总则 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 2．0 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。 3．0 收文的管理 3．1 公文的签收 3．1．1 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 3．1．2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 3．2 公文的编号保管 3．2．1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单” ，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。 3．2．2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。 3．3 公文的阅批与分转 3．3．1 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。 3．3．2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 3．3．3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2 天（特
公司邮箱使用管理规定 一、目的 为加强对公司统一配备邮箱的管理，规范邮箱的日常使用，保证邮箱系统的正常运行，特制定本规定。 二、使用要求 1、所有员工一旦成为公司邮箱的合法用户，必须严格遵守以下规定： ⑴用户必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国电信条例》、《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》和国家其他有关法律、法规、行政规章。 ⑵用户不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。 ⑶用户不得自己或允许他人利用公司的邮件服务散布大量不受欢迎或未经请求的电子邮件、广告等，也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和信息。 ⑷违反以上规定，给公司和公司员工造成损失的，由该用户承担全部责任，部门负责人承担连带责任。 3、收发邮件时需注意一下几个事项： ⑴外发邮件必须填写邮件主题，不得以空白主题发送邮件。 (2)邮件附件应采用压缩包形式。 (3)邮件正文中尽量避免出现网页地址链接内容，容易被识别为垃圾邮件。 (4)对一些论坛或者门户网站注册用户涉及到需要邮箱认证的，填写其他私人邮箱，禁止使用公司邮件注册（容易被垃圾邮件攻击）。 4、公司邮箱的合法用户，对外业务联络必须使用公司邮箱，不得以任何形式利用私人邮箱收发邮件。 5、公司邮箱仅限本人使用，禁止将公司邮箱以各种形式转让给他人。公司邮箱的账号
和相应的密码，由用户自行负责保管。 6、邮箱使用人应严格保守邮件内容秘密，未经授权不得随意查看、传播、拆分往来邮件内容，一经发现辞退并追究相应责任。 三、邮箱管理 1、集团综合管理部负责管理公司员工的邮箱帐号管理工作，并保证电子邮件系统的正常运行（不可抗拒因素除外）。各部门若有新进或离职员工，请及时将名单书面呈报集团综合管理部（部门负责人签字）以便综合管理部及时分配邮箱帐号。 四、申请/注销邮箱样表 1、新驰集团邮箱申请表 1>表样 新驰集团邮箱申请表
XXX公司 公文管理制度 第一章总则 第一条为了实现公司公文管理的科学化、制度化、规范化，提高公文处理质量和效率，结合公司实际，制定本制度。 第二条公司公文是公司在经营管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理、传达信息、处理公务的载体，是指导、布置和商洽业务，请示和答复问题，报告、通报和交流工作情况等的重要工具。 第三条公司办公室主管公司公文处理工作，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作；并对公司所属部门和分/子公司的公文处理工作进行指导和督促检查。 第四条以公司、公司所属部门和分/子公司的名义行文的纸质、电子文件，均适用本制度。 第二章公文种类 第五条公司公文有如下文种，一般以红头文件印发。 （一）决定、决议。对公司的重要事项作出决策和部署、
奖惩有关单位和人员及变更或撤销所属部门或分/子公司不适当的决定、决议等事项用决定；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用决议。 （二）意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。 （三）通知。用于颁布规章制度；批转、转发公文；任免管理人员；传达上级指示、转发上级和不相隶属单位的公文；发布、传达要求所属部门或分/子公司执行、办理和周知的事项。 （四）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和交流重要情况。 （五）报告、请示。向上级汇报工作、反映情况及回复上级的询问用“报告”；向主管部门、上级请求指示、批准用“请示”。 （六）批复。适用于答复下级单位请示事项。 （七）函。用于公司与其他无隶属关系的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；答复征求对某项工作的意见。 （八）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项，提示与会单位共同遵守和执行。 第六条公文按照行文方向分为: 上行文:指下级单位向所属上级单位的发文，如请示、报告。
收发文管理办法 1.总则 1.1 为了规范公司对收发文的管理，提高文件的利用效率，进而提高公司工作质量和工作效率，特制定本办法。 1.2公司文件是传达方针政策，发布公司规章制度、请示、指示和答复问题，指导工作，报告情况等重要工具。因此，必须认真做好收发文的管理工作，有效为公司服务。 1.3公司所有收发文件由综合部统一签收、发放、传递、保管和立卷归档。综合部指定一名文书人员负责收文和发文管理工作。综合部文书根据有关文件资料，如实填写收文登记表和发文登记表，按准确、及时、安全、统一的原则做好公司的收发文管理工作。 2收文管理 收文是指外部机关送达公司的公务文书和材料，包括文件及附件等文字资料。收文管理是指对来自公司外部的文件所实施的处置与管理。 2.1 收文分类 收到的公文分四类：各级政府发文、业务合作公司发文、公司下属子公司发文及其他。 2.2文件签收 公司收到的一切公文，均由综合部文书负责签收，将收到的文件按2.1的分类在《收文登记表》填写收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数等（见附件1）。在收文登记后，填写《收文处理传阅单》（见附件2），呈综合部经理签批，符合有关规定的，综合部应及时提出办理意见和建议，送请主要领导人批示后交相关部门办理。 公司有关部门或个人收到的涉及公司事务的公文，亦应在收到后２天内，转交综合部文书，由文书按上述程序办理。 2.3文件阅批与分转 综合部经理应及时签批，并根据公文内容、要求等确定公文的处理方式和程
序，并在《收文处理传阅单》上签署意见。 综合部文书将签批的文件依据收文的处理方式和程序，送有关人员阅示、阅办及阅知。为加速文件运转，综合部文书应在综合部经理签批的当天，将文件报送有关领导或部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅。 2.4 文件的传阅、催办、保管 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不准将传阅文件转借他人阅看，不得任意取走文件内任何文件及附件。 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后，应在下班前将文件交回综合部文书，阅批一般不准超过2天，阅后应签名以示负责；如领导有批示，应立即将文件交有关部门和人员领导批示办理。 文件阅完后，应及时交还综合部文书，不得私自传阅。综合部文书负有催办督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理；不得将文件压放分散，如需备查，经批准后可复印或摘抄。 文件办理完毕,应在《收文登记表》注明办理日期，并简要写明办理结果，且立卷归档暂存。综合部应定期对公司收文的处理、归档情况进行检查、统计。3发文管理 发文办理是指公司对外发出的公文，首先要拟稿，稿子写好后要送部门负责人审核，然后报请有关领导人签发，签发后送印，印制好校对后发出。 3.1拟稿、核稿及会签 拟稿是指把领导人或公司的发文意图条理化、显物化，是发文处理的关键程序之一。公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。公司红头文件拟稿格式参考附件3，一般制度拟稿格式可参考附件4。 核稿是指由拟稿部门负责人对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送综合部经理对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签，文种、公文格式是否正确等。 3.2签发、发文登记及缮印