公司收发文管理制度
1. 范围
适用于集团、下属公司各部门的收发文管理、传阅管理。
2. 目的
规范公文拟写、审批、处理规范化、制度化、标准化，提高公文质量和处理效率。
3. 术语和定义
3.1 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销
下级单位不适当的决定事项。
3.2 规定、办法：“规定”适用于对某项工作或活动做出安排，提出具体管理措施和行为规
范；“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。
3.3 通知：适用于人事任免，转发上级和不相隶属机构的公文，传达要求总部部门或下属公
司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。
3.4 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。
3.5 报告：适用于向上级机构汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机构的询问。
3.6 请示：适用于向上级机构请求指示、批准。
3.7 批复：适用于答复下级部门或企业的请示事项。
3.8 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法
3.9 函：适用于与不相隶属机构之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
3.10 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
4. 职责
4.1 行政管理部
4.1.1 明确公文规范；
4.1.2 负责登记外部收文；
4.1.3 负责一级、二级发文的核稿及送审工作；
4.1.4 负责二级对外发文核稿工作；
4.1.5 推进公文处理办公自动化系统运用；
4.1.6 负责公文处理中的安全保密工作；
4.1.7 完成与公文处理有关的其他工作。
4.2 下属公司行政部
4.2.1 负责登记外部收文；
4.2.2 负责一级、二级发文的核稿及送审工作；
4.2.3 推进公文处理办公自动化系统运用；
4.2.4 负责公文处理中的安全保密工作；
4.2.5 完成与公文处理有关的其他工作。
4.3 集团各部门、下属公司各部门
4.3.1 承办本部门权限范围内文件答复；
4.3.2 本部门权限范围外，给出公文拟办意见；
4.3.3 落实完成领导批办公文中的事项和任务；
4.3.4 起草与本部门业务相关的以集团/下属公司名义对内对外单位的发文稿；
4.3.5 负责本部门对内的日常二级公文的拟稿、核稿、签发、发文等工作及公文送审过程
中的传递工作。
4.4 集团行政人力分管领导、下属公司行政分管领导
4.4.1 批办权限范围内的收文办理；
4.4.2 审核一级发文；
4.4.3 按权限签发二级对外发文。
4.5 下属公司总经理
4.5.1 批办权限范围内的收文办理；
4.5.2 签发一级发文。
4.6 总裁
4.6.1 审批公文规范；
4.6.2 批办权限范围内的收文办理；
4.6.3 签发一级发文。
5. 程序
5.1 公文规范
5.1.1 集团行政管理部负责明确公文规范，包括公文种类、公文级别、公文格式、行文规
则、打印格式及公文办理规定，报总裁审批后，下发执行。
5.1.2 公文级别
一级公文
1）以集团或下属公司名义对内下发的红头文件，其中包括公司决定、规章制度、人员任免等；
2）以集团或下属公司名义对外发布的各种红头文件。
二级公文
1）集团各部门及下属公司各部门编发的各类关于经营活动的一般性材料，如通知、通报、简报、报纸、图片图表、录音、录像等；
2）集团各部门与下属公司各部门之间因工作需要编制发放的纪要、备忘录等文件材料；
3）集团各部门及下属公司各部门向外界发放的文书、材料，包括发出的各类公文、函件、传真等；
4）其它类型需保存的一般性文件材料。
5.1.3 公文载体
1）红头文件：适用于以集团名义向总部各部门、下属公司及政府部门的行文（第九条所列第一至十项公文）；发布公司制度；公司员工的行政职务任免。
2）抄告单：适用于向下级机构传达公司决定和需要告知的一些具体事项，以及对下属公司报请性文件（不含政令性文件）的批复。发文字号为：
3）工作联系单：适用于公司总部部门之间、总部部门与下属公司之间的会议通知、业务联系安排等事项。
5.1.4 公文格式
1）公文一般由标题、发文号、签发人、主送部门、正文、附件、印章、发文时间、抄送部门、附注等部分组成。在文件起草中要严格公文格式和行文规则。
2）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容和公文种类，一般不用标点符号，但标题中的法规名称要加书名号。
3）文件编号，包括宗明公司/下属公司代码、部门代码、发文年度、发文编号。
以集团名义上报或下发的一级文件，由集团行政管理部统一编号；以下属公
司名义上报或下发的一级、二级文件，由下属公司行政部负责统一编号。各
下属公司上报或下发的文件，由相对应的下属公司确定其编号方式。
4）红头文件一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机构标识、发文字号、签发人、标题、主送机构、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题
词、抄送机构、印发机构、印发日期和印发份数等部分组成。
5）抄告单一般由发文机构标识，发文字号、签发人、会签人、抄告依据、抄告对象、抄送对象、抄告主题、正文、成文日期、印章、附件等部分组成。
6）工作联系单一般由签发部门、发文编号、发送机构、抄送机构、经办人、审核人、签发人、正文、成文日期等部分组成。
7）涉及公司秘密的公文应当标明密级。
8）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
9）发文机构标识应当使用发文机构全称或规范化简称。联合行文，主办机构排列在前。如联合行文单位过多，必须保证公文首页显示正文。
10）发文字号应当包括机构代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机构发文字号。
11）上行文应当标注签发人姓名。
12）公文标题应当简要准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。
13）主送机构指公文的主要受理机构；抄送机构指除主送机构外需要执行或知晓公文的其他机构。二者均应使用全称或者规范化简称、统称。
14）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
15）公文都应当加盖印章。联合上报和下发的公文机构都应当加盖印章。印章应该盖在成文时间中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。
16）成文日期以机构负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机构负责人的签发日期为准。
17）公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。
18）公文应当标注主题词。上行文按照上级机构的要求标注主题词。
19）公文中的各组成部分的标识规则，参照《国家行政机构公文格式》国家标准执行。
5.1.5 行文规则、打印格式
1）符合公司的规章制度和有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。
2）情况确实，观点明确，内容全面，表达规范，条理清楚，层次分明，文字精炼，书写工整，标点明确，篇幅简短。
3）公司正式文件字体要规范整齐、匀称美观, 一般应统一用宋体字型，文件排头统一采用公司标志加宋体公司名称。
4）文字排版可根据公文的文字数量，按照规范整齐、匀称美观原则适当调整字号；一律从左向右横排，采用黑色。
5）人名、地名、数字、引文准确，时间应写具体的年、月、日。
6）公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应
前后一致。
7）公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。
8）公文应按照其格式的标准和要求进行书写。
9）公文用纸，一律使用标准A4型纸。
10）文件打印好后要认真校对，原则上由拟稿人校对。
5.1.6 行文规则
1）行文应当确有必要，注重效用。凡是能通过当面协商或者利用现代通信手段等方式解决的事项，不要行文。
2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。如遇特殊情况，必须越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。
3）除上级机构负责人直接交办的事项外，请示、意见、报告应当主送上级机构，不得以公司名义向上级机构负责人报送。
4）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机构，需要同时送其他机构的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机构。“报告”和“意见”中不得夹带请
示事项。
5）不相隶属机构之间一般以函的形式商洽工作，对不相隶属机构发送的公文，不得有指示性、规定性的文字内容。
6）同级机构之间必要时可联合行文，上下级之间，禁止联合行文。联合行文按主、会办次序依次签发，原则上不得使用复印件会签。
5.1.7 公文办理
1）公文办理分为收文和发文办理。
2）收文办理一般包括登记、分发、拟办、批办、承办、督查、立卷及归档等程
序，收文流转之前必须填写《收文登记表》。
3）发文办理一般包括拟稿、审稿、核稿、签发、校对、打印、用印、发文、登记、分发、传阅及归档等程序。发文填写《发文登记表》。
4）集团行政管理部指定专人负责公文的收发、登记及传递工作。
5）下属公司行政部指定专人负责公文的收发、登记及传递工作。
6）各部门应指定专人负责本部门日常公文的收发、登记、归档及公文送审过程中的传递工作。
5.2 收文办理
5.2.1 集团：行政管理部负责登记外部收文，需要办理回复的公文，应当根据内容和性质，
及时交予有关部门办理；内容涉及几个部门的，应当确定一个主办单位；紧急公文，
应当提出办理时限。
5.2.2 下属公司：行政部负责登记外部收文，需要办理回复的公文，应当根据内容和性质，
及时交予有关部门办理；内容涉及几个部门的，应当确定一个主办单位；紧急公文，
应当提出办理时限。
5.2.3 集团承办单位接文后，应当抓紧办理并在5个工作日内或按时间要求答复办理结果，
不得延误、推诿。
1）承办本部门权限范围内的公文答复，经所在部门分管领导后，进行文件回复或传阅处理；
2）对本部门权限范围外的一级公文或涉及多个部门的公文答复，经部门分管领导、行政人力分管领导审核后，报总经理审批后，进行文件回复或传阅处理。
5.2.4 下属公司承办单位接文后，应当抓紧办理并在5个工作日内或按时间要求答复办理
结果，不得延误、推诿。
1）承办本部门权限范围内的公文答复，经部门分管领导拟办后，进行文件回复或传阅处理；
2）对本部门权限范围外的一级公文或涉及多个部门的公文答复，经部门分管领导、行政分管领导审核后，报下属公司总经理审核后，进行文件回复或传阅
处理。
5.2.5 对不适宜由本单位办理的公文，应当迅速返回行政管理部或者行政部并说明理由。
对限期办理的重要公文，行政管理部或者行政部要登记备案并及时检查催办，文件
在行政管理部或者行政部停留不得超过半天，急件随时处理，不得积压。定期的资
料性文件，由行政管理部或者行政部按规定范围发送有关人员传阅。每月末汇总一
次文件处理情况。
5.3 集团发文办理
集团各部门根据拟办意见，完成答复意见后，根据发文的性质报领导审批，具体的审批程流程如下：
5.3.1 集团一级发文
以集团名义对外对内的一级发文，由主办部门经办人填写《文件呈阅单》，主办部门负责人确认发至行政管理部核稿、编号后，报主报部门分管领导、行政人力分管领导审核，由总经理签发。
5.3.2 集团二级发文
1）以总部各部门名义对外发布的二级发文，由主办部门经办人拟稿并填写《文件呈阅单》，经主办部门负责人确认后发至行政管理部核稿编号，报主报部门分管
领导审核，由行政人力分管领导签发。
2）以集团各部门名义对内发布的二级发文，由主办部门经办人拟稿，经主办部门负责人确认后发至行政管理部核稿编号，由主报部门分管领导签发。
3）审批完成后，由行政管理部统一发文。
5.4 下属公司发文办理
5.4.1 下属公司一级发文办理。下属公司各部门根据拟办意见，完成答复意见后，根据发
文的性质报领导审；具体的审批程流程如下：以下属公司名义对外、对内发布的一
级发文，由主办部门经办人填写《文件呈阅单》，主办部门负责人确认发至下属公
司行政部核稿、编号后，报主报部门分管领导、行政分管领导审核，由下属公司总
经理签发。
5.4.2 下属公司二级发文办理
1）以下属公司各部门名义对外发布的二级发文，由主办部门经办人拟稿并填写《文件呈阅单》，经主办部门负责人确认后发至行政部核稿编号，报主报部门分管领导审核，由下属公司行政分管领导签发；
2）以公司各部门名义对内发布的二级发文，由主办部门经办人拟稿，经主办部门
3）负责人确认后发至行政部核稿编号，由主报部门分管领导签发；
3）审批完成后，由行政部统一发文，下属公司一级发文需备案至集团行政管理部。
5.5 发文核稿
核稿主要是对发文稿进行审核与修正的过程。主要表现为以下几个方面：
5.5.1 检查是否需要行文或是否应以公司名义行文；
5.5.2 审核收文单位是否准确；
5.5.3 审核其真实性，防止虚报或夸大事实；
5.5.4 审核文稿的文字表述是否准确、简明、易懂，易于理解与执行；
5.5.5 审核发文稿是否符合公司的行文规则及格式要求。
5.6 公文打印、用印、发文
5.6.1 打印：对经签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到：
1）必须以经签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报签发人批准；
2）注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目；
3）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清样、废页也要管理好，防止泄密；
4）打印好后由拟稿人进行最后一次校对。
5.6.2 用印：在打印好的公文上按格式标准用印。
5.6.3 发文
1）以集团名义上报或下发的文件由集团行政管理部统一发文；
2）以集团各部门名义上报或下发的二级文件，签发完毕后，由对应部门自行发文；
3）以下属公司名义上报或下发的文件由公司行政部统一发文；
4）以下属公司各部门名义上报或下发的二级文件，在签发完毕后，由对应部门自行发文；
5）下属公司下发的一级文件发文后，需抄报集团领导及行政管理部。
5.7 公文登记、分发、传阅
1）登记：发文前，由发文部门填写《发文登记表》。
2）分发、传阅：需要在一定范围内周知或共同执行的事项，发文部门需将各类公文传递到各相关部门，在权限范围内进行传阅。
3）发文部门要负责落实文件交收情况。集团下发到各部门、下属公司的文件材料，如需向全体员工公示的，各部门负责人应在收到之日起24小时内传达到本部门
所有员工，使其及时准确地得到贯彻落实。
4）审批公文，主批人应当签署明确意见以及姓名、日期。
5.8 公文的立卷、归档
5.8.1 公文的立卷：凡具有考查利用价值的公文，一经办理完毕，部门负责人应将原稿交
予集团行政管理部、下属公司行政部，由其及时整理立卷。
5.8.2 公文的归档：归档公文按类加以区分，并按年度分别装订成册，存放于文件柜内，
做到排列有序、查询方便、安全可靠。
5.8.3 各部门的公文归档应按档案管理规定执行，详见《档案管理制度》。
5.8.4 相关记录
5.9 收文登记表
5.10 集团文件呈批表
5.11 下属公司文件呈批表
5.12 发文登记表
附件一：收文登记表
收文登记表
附件二：发文登记表
发文登记表
附件三：集团文件呈批表
集团文件呈批表
编号：
附件四：下属公司文件呈批表
下属公司文件呈阅单
编号：
报告单位来文编号收到日期