外审时各部门需准备的
主要
YKK standardization office【 YKK5AB- YKK08- YKK2C- YKK18】
外审时各部门需准备的主要资料
管理层：
1、内外部环境识别及评审表
2、相关方需求及期望清单
3、风险和机遇识别及控制措施清单
4、质量总目标达成情况统计、安全总目标达成情况统计；安全管理方案落实情况；
5、内部审核资料
6、管理评审资料
7、营业执照、安全生产许可证、认证范围内所涉及的资质证书复印件
办公室
1、部门质量安全目标达成情况统计
2、部门风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以）
3、部门危险源识别清单（可使用办公区统一）
4、部门安全管理方案及落实情况（可使用公司统一的方案）
5、公司人员任职能力规定
6、持证人员的清单（如建造师、五大员、电工、焊工等），需注明姓名、类别、证号、
有效期等信息
7、人力资源规划及绩效考核记录
8、培训计划及培训记录
9、员工体检记录；
10、组织知识清单
11、劳保用品分发记录；
工程管理处
1、部门质量安全目标达成情况统计
2、部门风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以）
3、部门危险源识别清单（可使用办公区统一，注意时间更新）
4、部门安全管理方案及落实情况（可使用公司统一的方案）
5、与认证范围相关的已完成项目的竣工报告及施工总结；
6、针对检查中发现的问题的整改资料（包括复查资料）
7、数据及信息分析记录（如：目标统计、施工总结或其他分析报告）
8、到各在建项目的质量环境安全检查记录及发现的不符合的整改、复查记录；
9、对办公区的日常安全检查记录；
10、公司应急预案及演练记录
11、三级安全教育记录
12、安全事故调查处理记录（如有）
13、对内外的安全信息交流记录（可通过培训、公告、文件、参加会议等形式
体现）
14、公司对项目的安全交底资料
15、工程回访记录
16、法律法规清单及合规性评价记录
17、体系文件清单及记录清单
18、文件更改、发放、回收记录；外来文件清单
19、施工机具台账及维护保养记录
20、检测设备清单及校准证书
21、合格供应商名单及供应商的选择评价记录；
22、采购计划及采购单
经营处
1、部门质量安全目标达成情况统计
2、部门风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以）
3、部门危险源识别清单
4、部门安全管理方案及落实情况（可使用公司统一的方案）
5、合同台账及评审记录、招投标文件评审记录
6、顾客满意度调查及分析记录
7、客户投诉及处理记录
8、分包方的选择评价记录（如有分包）；
项目部
1、项目质量安全目标达成情况统计
2、项目风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以）
3、项目危险源识别清单（注意时间更新）
4、项目安全管理方案及落实情况（根据各项目特点制定）
5、施工组织设计及报审记录
6、图纸会审记录、图纸接收发放记录；
7、开工报告、人员资格报审记录；
8、质量及安全交底记录；
9、设备进场报审记录、设备维护记录
10、采购计划、材料进场报审记录
11、施工过程记录（施工日志、安全日志等）
12、施工现场的标识、防护及劳保用品使用符合要求；
13、项目质量安全的自检记录；三级安全教育记录；
14、检验批、分部分项验收记录；
15、监理及政府职能部门检查开出的整改通知书及整改记录
16、项目使用的检测设备及校准记录；
17、应急预案及演练记录；
18、劳保用品的分发记录；
19、内外部交流记录（工程联络单、变更单、工程例会记录等）
20、与认证范围相关的已完成项目的竣工报告及施工总结；
21、数据及信息分析记录（如：目标统计、施工总结或其他分析报告）
财务部
主要提供2017年6月-2018年5月来的安全投入
如;每月的培训费、应急器材费用、劳保用品费用、文明施工措施费、检测费、体检费、安全方案的专家论证费等
总工室
1、部门质量安全目标达成情况统计
2、部门风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以）
3、部门危险源识别清单
4、部门安全管理方案及落实情况（可使用公司统一的方案）
5、各项目施工组织设计审批记录
6、技术支持记录（如有）；
7、创新记录（如工法总结、新工艺、新材料的应用）等
HACCP外审注意事项 因为HACCP是操纵食品安全卫生的体系,因此分2部分 A部分,操纵安全：HACCP体系：要紧以下几点： 记录？？？？？？？？？（CCP监控记录、培训记录、卫生操纵记录、三防记录、微生物检测记录、人员卫生检查记录、设备校准记录等）要求：整理放在一起，到时要保证1分钟之内拿出来 全员的培训？（成效保证、评判考核、19日白班的人员一定要对HAC CP关键操纵点、关键限值、纠正措施对答如流） 流程图是否完整是否与实际相符? 关键操纵点和关键限值设置是否合理？ CL的监控方法和频率是否合理，设备是否按时校正？ 纠偏行动是否合理？ 验证是否合理？ 记录？？？？？？？？？ 全员的培训？ B部分，操纵卫生：SSOP(卫生标准操作程序)的8个内容是必须查的,后面的表格中有8个方面审核的具体内容。 加工用水:检测频率,余氯多少合格?水质检测报告 食品接触面:容器\设备\工人的工作服手套、口罩清洁状况,确信要看现场,操作一定要规范，清晰消毒记录要整理好 防止交叉污染:成品半成品分区、原料分区标识、车间内的工器具放置位置,清洁工具标识要清晰,幸免混用;人员不要到处流淌,从清洁区到非清洁区再进清洁区要重新更换工作服规定要清晰，车间无积水，污水。 手的清洗消毒和卫生间:洗手消毒程序,消毒水的浓度消毒水的使用:现配现用.卫生间设施清洁程度，保证19日设施良好，消毒液充足。卫生间1 8日清理一遍，多冲水，不许有臭味。
防止污染物的污染:包装材料的防护,口罩,帽子的正确穿戴;设备和工具的放置\投料口的防护，不要的要盖好。其他溶剂有毒有害要收起来。 有毒有害物品:范畴?如何做:专人专库.标记， 职员健康:健康证,手和躯体的外伤感染情形，小伤也要包扎处理或休息。 卫生三防:防鼠\防蝇\防虫设施措施等，防鼠图，防鼠胶 环境卫生：车间周围无杂物、设备不处周围要无污物。 检测：采样器具卫生、设备保证有效校准。
ISO质量管理体系年度外部审核资料准备明细表 目的：为了迎接ISO9001:2015质量管理体系年度监督审核工作及公司自身管理需求，敬请各职能部门提供四阶文件-表单，部门三阶文件及资料准备。 审核时间：2019年1月8日-9日两天 质量方针：科技为先，品质保证，合同严守，客户满意，开拓创新，持续改进。 质量目标： 1.产品合格率≥98%; 2.准时交货率≥90%; 3.客户投诉率≤2%; 4.客户满意度≥90%. 一. 人事行政部需准备报表，文件 ●公司组织结构图、岗位职责书；部门组织结构图及工作职责（三阶文件） ●公司2018年与2019年度培训计划表 ●新进人员培训记录要齐全（2018年尽可能齐全） ●人事档案花名册（2018年1月份开始） ●劳动合同的签订及工伤保险（生产一线员工入职一周以后要签订一份） ●人员流失率的统计分析（2018年1月份开始到现在） ●特殊工作岗位的持证上岗证书，如电工证（没有人员则不用） 二．品质部需准备资料 ●部门组织结构图及工作职责。（三阶文件） ●客户投诉履历表（包括投诉回复的相关表单，甚至会议检讨时的记录） ●过程监控（进料，首件，巡检记录表、成品检验表，出货检验表，品质异常处理单） ●不合格品的处理【进料不合格（不合格材料处理单，特采单）、制程不合格（品质异常处理单）、成品 检验不合格（品质异常处理单）】各准备三份 ●2018年内部审核计划表（打印签名存档） ●2018年内部审核报告（打印签名存档，至少电子档必须有） ●2018年管理评审报告（管理评审计划、管理评审报告电子档必须有，书面的也要） ●2018年部门人员培训及相关记录（签到表及记录、考核、上岗证） ●监视测量设备管理（测量设备台帐、仪器校验计划表、仪器校验证书），公司仪器设备2018年的外部 校验报告，内校记录。 ●重大客诉8D回复处理（会议及报告2018年的尽可能齐全，最少要有记录） ●检验记录报表（来料、过程、成品出货检验报告，最近三个月的尽可能齐全） ●文控中心，文件资料管理（内部文件/外来文件清单、法律法规文件清单、文件收发记录管理、过期、 作废文件的管理） 三．生产部门准备报表，文件，（一二三车间） ●部门组织结构图及工作职责（三阶文件） ●生产工艺流程图 ●生产报表（日报表纸档最近三个月、周报表、月报表，电子档） ●车间管理制度（三阶文件） ●相关工序加工或测试记录（最近三个月的尽可能齐全） ●维修记录、报废申请单、报废率控制（最近三个月） ●订单交付达成情况（2018年尽可能齐全） ●6S管理情况（主要现场查看：车间工序要挂相对应的SOP，胶水瓶等要贴有物料标签，工作区域斑马
事业单位审计所需的材料 事业单位每年对全盘账务及帐户进行内外审计。事业单位审计的重点为年度财务会计报表和部门决算报表，具体包括资产负债表、收入支出表。 、审计名称 事业单位内审，上级主管单位指定会计事务所审计上年度财务报告。 年度中会有外审、绩效工资审计等。 二、审核（审计分技术性和政策性审核两部分） （一）技术性审核，主要看报表的完整性、真实性、表内关系是否 平衡、与账证是否相符。如财务报告编制依据是否有不一致，财务报告是否不真实问题。 审计之前，被审计单位应将审计年度所有记账凭证审核至少三遍 包括审核凭证是否连号，费用开支审批表日期是否在费用报销单之前，报销单附件张数是否正确，大小写金额是否无误，发票抬头是否正确，报销单出纳、报销人、证明人，领导审批，记账凭证中出纳、复核、制单不能为同一人，制单与记账可以为同一人。 （二）政策性审计，则涉及审计人员对政策把握的宽度和深度。 预算外如违规使用发票；违规收费；违规截留、挪用、使用资金；资金往来款长期挂账、专项资金结余、事业单位经营收支结余未单独核算、招待费超支等，都是问题。 根据年度财务收支及经济责任审计所发现的可能出现问题的归
总，一般会出现频率比较大的问题是: 1.固定资产未及时入账或盘亏报废的未作处理、年末未盘点等 2.项目经费之间相互挤占 3.业务招待费占用会议肥或为附被接待人员名单 4.培训考察活动使用旅行社发票报帐 5.往来款项或个人借款长期挂账未清理 6.记账凭证后未附原始单据. 没有购物清单.验收入库单 7.会议费未附会议通知.会议议程或事前审批等资料 8.会计科目使用不正确 9.有关收入未纳入行政经费账核算或违规发放奖金补贴过节费 10.提取现金金额较大或现金盘点不规范 11.费用报销存在跨期现象 三、打印账本装订成册 记账凭证审核无误后，将科目余额表按月打印，装订记账凭证时放置在首页。再次检查每月凭证是否连号，再装订凭证，入册。 按月打印资产负债表、收入支出表，打印12 月结转前的资产负债表和收入支出表后结转，再打印结转后的资产负债表和收入支出表。装订成册。 打印总账和明细账，装订成册。 四、需准备的审计资料： 1.会计报表及附注（按月装订） 欢迎下载2
呈陈总、陈副总审阅： 外审注意事项 一、首次会议（时间：7月23日8：00—8：30半小时） 首次会议由审核组组长主持，公司领导和各部门主管参加； 会议内容包括： （1）介绍审核组成员及资格；（5）确认审核组工作场所（写字楼一楼办公室）； （2）审核范围和目的；（6）确认与公司领导交换意见时间； （3）审核方法和程序；（7）末次会议时间； （4）确定陪同人员（2名）；（8）会议人员签到。 公司领导讲话（一般为5分钟）： （1）公司简介及发展规模； （2）简要介绍质量体系运行情况； （3）表明对认证结果的态度，并要求各部门主管和员工全力配合审核组工作，发现不符合项，促进质量体系改进。 2、经理、管理者代表（时间：7月23日8：30—9：30） 1、参加人员：总经理、管理者代表、副厂长、质管处经理及其 它； 2、主要询问： （1）质量体系运行情况； （2）公司如何保证质量体系运行：根据公司新的组织机构及职责、修订质量体系文件（D版）、组织内审员于5月底开展内 部质量审核，发现问题及时改进，使企业质量体系增值；
（3）对质量方针和质量目标的发布和理解； （4）管理评审的组织和实施情况。 3、公司领导表态：ISO9000是企业管理的基石，我们要在 ISO9000的基础上，将公司质量管理工作做得更好，2000年版 ISO9000已发布，我们愿全力学习ISO9000 2000年版精神，融 会贯通至企业管理中，并准备于明年进行换版工作。 三、实施审核 1、陪同人员应提前通知受审核部门，并提醒受审核部门做好准备， 如现场记录是否按规定频率填写，记录是否签署完备等； 2、对发现有明显问题，不要去争执，尽量寻找有利证据，并与审核 员沟通，使其确信公司能更好地解决问题； 3、陪同人员应记录不符合项，并争取能在审核结束前将不符合项通 知有关部门主管纠正好； 4、检查的最后一天，所有不符合项将会与公司领导进行口头讨 论，最终不符合项报告会请公司领导及各责任部门主管签 字； a．有明显证据的不符合项应给予确认； b．对有模糊时，公司领导应提出疑议，不可随便签字； 5、确定完成纠正期限：一般为一个月。 四、末次会议：（7月24日16：30—17：00） 末次会议由审核组长主持，公司领导和各部门主管参加； 会议内容： （1）审核组长介绍外审的基本情况； （2）说明不合格报告的数量和分类； （3）宣读外审结论； （4）受审方确认并签字；
TS16949体系审核各部门准备工作 ◆ISO/TS16949:2002 质量管理体系运行工作方法： ○“多方论证方法”（即“项目管理方法”）应用于所有工作，强调横向职能协调； ○“抓系统”＋“系统抓”层层保证、定期讲评的工作方法 ○“抓系统”由贯标工作组（品质保证部）对各职能部门进行检查和指导体系运行； ○“系统抓”各职能部门围绕本系统工作对各分部门、车间进行检查和指导体系运行； ○定期进行贯标工作例会，进行如下工作： ¨讲评体系运行状况、 ¨采取纠正措施、 ¨管理流程协调、 ¨难点问题攻关、 ¨履行考核激励手段、 ¨下步工作安排等。 一、品质保证部 A、质量体系文件控制 1. 体系文件的总控清单；外来技术文件的总控清单。 2. 体系文件的保管和责任
3. 体系文件和资料的标识（图号/编号、更改、受控、存档责任件） 4. 体系复制/分发/回收和借阅规定 5. 体系文件的更改（更改权限、更改标识、相关文件的同步更改、版本状态一览表） 6. 生产现场体系文件的使用和管理 7. 体系文件的存档管理 8. 贮存条件（防火、防潮、防霉、防蛀、防损坏、防窃） 9. 电子文件的管理 10. 存档范围/存档期限的规定（一览表） 11. 存档及借阅规定 12. 企业内部文件和顾客文件保密规定 13. 无效文件的处理 14. 体系文件有效性定期检查 B、质量记录控制 1. 质量记录总控清单 2. 记录表单清样 3. 记录要求（标识、正确、完整、清晰、日期、签名、审核） 4. 存档责任（涉及产品安全性的在产品更新换代后保存15年） 5. 贮存条件（防火、防潮、防霉、防蛀、防损坏、防窃）
质量管理体系外审发现的问题及要求 1、质量目标考核中，目标完成，应写成分析结果，目标达不到要求时，进行原因分析。 2、管理评审中，改进方向要定明确，如公司准备引进尖端人才，引进前沿技术，开发新的产品等，作为改进的方向。 3、内审记录中，不符合事实描述中，要描述清晰如设计开以缺少评审记录，应明确是什么产品的设计开发。 4、生产服务部：在记录控制上要加强，例如出现试卷上名字书写潦草；办公网络设备巡检表及车间巡检记录中也有同样的问题。记录要清晰、明了，按体系程序文件中“记录管理控制程序”执行。 5、生产服务部是设备的归口管理部门，应建立设备台帐（包括本公司各过程中使用的设备（如各车间和工程部安装或维护使用的设备）、租赁设备、办公设备），并将所有设备的维护保养记录备案，在审核时提供出相应的记录；各车间对本部门使用的相应设备建立台帐，正确填写维护保养记录，并保存归档。 6、仪表二车间仪表岗位巡检工作日志中，故障描述不清楚，建议改进；提供的记录大部分为多方共同验收，缺少自检记录。 7、各车间缺少不符合方面的记录。 8、综合采供部：缺少产品防护方面的管理制度。（其它各单位也要针对自己的产品制定防护管理制度。（如软件防护要求等） 9、市场开发部：合同评审要进一步完善；与客户沟通记录，只有回款内容，缺少客户对产品质量及性能要求方面的内容。 10、 11、工程部：提供焊接记录；要有完整的施工流程。技术部：系统集成服务方面，没有提供服务菜单、服务级别、服务内容、响应时间等；要依据ISO2000标准规范要求实施，施工流程、实施计划要细化，要有技术交底、安全交底（施工时，技术部与工程部的交接记录）；要有交底后的培训； 以上1、2、3、4、5、8各部门或内审员均应在本部门进行自检、自审及整改。
I S O质量管理体系外审 各部门准备资料文件 SANY标准化小组 #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#
ISO质量管理体系年度外部审核资料准备明细表 目的：为了迎接ISO9001:2015质量管理体系年度监督审核工作及公司自身管理需求，敬请各职能部门提供四阶文件-表单，部门三阶文件及资料准备。 审核时间：2019年1月8日-9日两天 质量方针：科技为先，品质保证，合同严守，客户满意，开拓创新，持续改进。 质量目标： 1.产品合格率≥98%; 2.准时交货率≥90%; 3.客户投诉率≤2%; 4.客户满意度≥90%. 一. 人事行政部需准备报表，文件 公司组织结构图、岗位职责书；部门组织结构图及工作职责（三阶文件） 公司2018年与2019年度培训计划表 新进人员培训记录要齐全（2018年尽可能齐全） 人事档案花名册（2018年1月份开始） 劳动合同的签订及工伤保险（生产一线员工入职一周以后要签订一份） 人员流失率的统计分析（2018年1月份开始到现在） 特殊工作岗位的持证上岗证书，如电工证（没有人员则不用） 二．品质部需准备资料 部门组织结构图及工作职责。（三阶文件） 客户投诉履历表（包括投诉回复的相关表单，甚至会议检讨时的记录） 过程监控（进料，首件，巡检记录表、成品检验表，出货检验表，品质异常处理单） 不合格品的处理【进料不合格（不合格材料处理单，特采单）、制程不合格（品质异常处理单）、成品检验不合格（品质异常处理单）】各准备三份 2018年内部审核计划表（打印签名存档） 2018年内部审核报告（打印签名存档，至少电子档必须有） 2018年管理评审报告（管理评审计划、管理评审报告电子档必须有，书面的也要） 2018年部门人员培训及相关记录（签到表及记录、考核、上岗证） 监视测量设备管理（测量设备台帐、仪器校验计划表、仪器校验证书），公司仪器设备2018年的外部校验报告，内校记录。 重大客诉8D回复处理（会议及报告2018年的尽可能齐全，最少要有记录） 2018年质量目标统计及落实情况、跟踪记录（按月度展开），质量目标每月前三项不良的必须要有改善报告！ 检验记录报表（来料、过程、成品出货检验报告，最近三个月的尽可能齐全） 文控中心，文件资料管理（内部文件/外来文件清单、法律法规文件清单、文件收发记录管理、过期、作废文件的管理） 三．生产部门准备报表，文件，（一二三车间） 部门组织结构图及工作职责（三阶文件） 生产工艺流程图 生产报表（日报表纸档最近三个月、周报表、月报表，电子档） 车间管理制度（三阶文件） 相关工序加工或测试记录（最近三个月的尽可能齐全） 维修记录、报废申请单、报废率控制（最近三个月） 订单交付达成情况（2018年尽可能齐全） 6S管理情况（主要现场查看：车间工序要挂相对应的SOP，胶水瓶等要贴有物料标签，工作区域斑
质量管理体系认证审核资料准备详解 质量管理体系认证是企业质量控制能力水平一种标志，拥有这个证书，从某种程度上说明企业具备国家相关机构认可质量控制水平。是一套完整的质量控制方法，以顾客为心中，产品质量遵循持续改进。以质量管理体系八大管理原则为基础，围绕持续顾客满意的宗旨，将产品的质量做好，那么我们在质量管理体系认证时，企业应该如何看待这次认证，各部门需要准备哪些资料呢？如何才能完成一次外部审核呢，带着这些问题，我们来回顾一下以往质量管理体系外审，在些以我们公司为例，简要说明一下在质量管理体系审核时，需要准备哪些资料。 首先，质量管理体系审核是一次系统的审核，这就要求各部门密切配合，环环相扣，保持紧密的合作关系。其次，这是一次侧重质量管理水平控制的审核，自然与生产环节质量数据控制有很关联。最后，质量管理体系是一个完整的系统，所以每个部门都需要准备资料，需各种资料的准备又是有章可循的，并不是杂乱无章的。那么究竟该如何准备一次完整的审核资料呢？下面，我们就来详细的列举说明，相信看了这篇文章后，聪明的你就会对质量管理体系有一个系统的认识，清楚在认证审核时需要准备哪些资料，应该侧重哪些资料，在资料准备时，应该以什么资料为主线，做到有条不紊，心中有数。 大家知道，做任何事情，都有一个原则，写任何故事，都有一条主线，那么质量管理体系是否有主线呢，那么这个是什么呢？告诉大家，质量管理体系的主线就是质量手册和程序文件。有人会说这不是两个文件吗？是的，确实是两个文件，但所有文件都是以这个两个文件为基础，所以我们才说这是中心，也是在整个过程中，需要参照文件。 下面，我们来详细介绍一下，需要准备哪些文件，各部门都有哪些文件。首先查看一下质量手册中的组织架构，据此来分配各部门的需要准备的文件与表单。就被审核方来讲，围绕这样几个部门准备资料，其它都是相互关联的，所以有这些资料后，就能保障审核的资料的完整性。具体要准备的部门有管理层、研发部、人力资源部、销售部、品管部、采购部、生产部和生产车间八个部门。其中生产部可以包含生产车间，具体看公司的架构安排。
三体系审核需准备事项： 管理层（总经理、管代）： 1）营业执照副本（已年检）、机构代码证副本（已年检）、税务登记证、开户许可证等复印件各1份； 2）公司公章； 3）陪同人员的确定：对组织管理体系、管理以及生产较为熟悉的人员； 4）各部门负责人：姓名； 5）明确认证范围（需按营业执照范围界定）； 6）内审、管理评审（计划、通知、签到表、会议记录、总结报告）； 7）外包（丝印、电镀、热处理、SMT、洗水……）； 8）特种设备（货梯、电葫芦、行车、储气罐、锅炉、压力管道、机动叉车……）的特种设备登记表以及安全检验报告； 9）特种作业人员（电工、焊工、锅炉工、货梯工、机动叉车操作工、超重作业人员……）的上岗证； 11）公司的“重大环境因素清单”和“重大危险源清单”； 12）环境监测报告（废水、废气、噪声、等）； 13）生产场所有害因素安全检测报告； 14）生产工艺流程图； 15）各部门岗位职责； 16）相关资质证书：如“生产许可证”、“CCC证书”、“QS证书”、“建筑资质证书”、“印刷许可证书”、“排污许可证”“危险废弃物处理协议”“危险废弃物转移联单”……； 17）产品执行标准（国标、行标、地标、企标……） 18）产品第三方检测报告； 19）首末次会议（各主要部门负责人参加）。 生产部（制造部）： 1）部门质量目标、环境和安全的“目标、指标和管理方案”； 2）生产设备清单； 3）生产设备点检保养维护维修表； 4）生产通知单（生产计划单、生产订单）； 5）生产各工序作业指导书； 6）生产区域的“环境因素识别评价表”和“危险源识别评价表”； 7）生产区域的“重大环境因素清单”和“重大危险源清单”； 8）环境和安全运行控制方法（水、气、声、渣、资源消耗）； 9）应急响应和预案（消防演练、化学品泄露演练、爆炸演练等）； 10）生产区域的环境和安全日常检查记录表； 11）生产区域的环境和安全不符合记录（含纠正预防措施）。 行政部（人事部、办公室）： 1）部门质量目标、环境和安全的“目标、指标和管理方案”；
ISO体系认证审核前各部门准备资料清单 I S O9001:2015质量管理体系 一、人事行政部 1.公司组织结构图、岗位职责书；部门组织结构图及工作职责 2.公司去年与今年培训计划表 3.新进人员培训记录要齐全 4.人事档案花名册 5.劳动合同的签订及工伤保险 6.人员流失率的统计分析 7.特殊工作岗位的持证上岗证书，如电工证 二、品质部 1.部门组织结构图及工作职责。 2.客户投诉履历表 3.过程监控（进料，首件，巡检记录表、成品检验表，出货检验表，品质异常处理单） 4.不合格品的处理【进料不合格（不合格材料处理单，特采单）、制程不合格（品质异常处理单）、成品检验不合格（品质异常处理单）】 5.内部审核计划表 6.内部审核报告 7.管理评审报告 8.部门人员培训及相关记录（签到表及记录、考核、上岗证） 9.监视测量设备管理（测量设备台帐、仪器校验计划表、仪器校验证书），公司仪器设备外部校验报告，内校记录10.重大客诉8D回复处理11.质量报表，数据统计分析（日报、周报、月报）12.质量目标统计及落实情况、跟踪记录（按月度展开）、改善报告13.检验记录报表（来料、过程、成品出货检验报告）14.文控中心，文件资料管理（内部文件/外来文件清单、法律法规文件清单、文件收发记录管理、过期、作废文件的管理） 三、生产部 1.部门组织结构图及工作职责 2.生产工艺流程图 3.生产报表 4.车间管理制度 5.相关工序加工或测试记录 6.维修记录、报废申请单、报废率控制 7.订单交付达成情况 8.6S管理情况（主要现场查看：车间工序要挂相对应的 S O P，胶水瓶等要贴有物料标签，工作区域斑马线及标识，化学品区域及标识，合格品与不合格品区域划分及标识，颜色箱框管理），生产现场员工必须穿戴相关的如口罩等劳保用品9.设备点检表 四、采购部 1.部门组织结构图及工作职责 2.合格供应商名单 3.供应商调查表 4.供应商评估表 5.月度、
关于I S O质量管理体系内审或外审的难点要求 Revised by Chen Zhen in 2021
关于ISO9001 质量管理体系内审或外审的难点要求 5.2以顾客为关注焦点内外审要求 8.1 总则内外审要求 摘要：在执行ISO9001质量管理审核时，我们的内审员往往对以上六点比较简单的要求感到不知从何下手，审核什么，审核部门需要提代什么证据等。作者也是结果平时遇到的问题做了如下总结，格式不太标准，但内容还可以，希望帮到需要的朋友； 5.2 以为关注焦点---职责的要求 5.2 以顾客为关注焦点内外审要求 a)与顾客有关的要求是否均已明确。 b)最高管理者如何体现体现增强顾客满意为目的。 c)查顾客的评价、判断是否达到顾客满意。对顾客不满意之处采取了哪些措施，效果如何？ 6 资源— 6.1 资源提供--需要的内容 a)提供为实施、保持及改进管理有效性的资源需求情况。最高管理者如何识别资源需求。能否及时配置所需资源。 b)质量管理体系所需资源满足程度，特别是对质量有重要影响的过程和岗位的资源情况。 c)为增强满意能提供哪些配置所需资源的证据。 7.2 与有关的过程: 7.2.1与有关的要求的确定-- a)产品方式（是否有网上销售）
b)确定顾客规定的要求是否包括对产品固有特性珠要求（如：性能、等）、对产品交付要求（如：交货期、包装等）及对产品支持方面要求（如售后服务等），以何种文件形式来表达和传递。有哪些不同的顾客，他们的要求都有什么。 c)通过哪些渠道和方式识别、确定隐含要求，隐含要求是什么查证据。 d)产品涉及的法律要求（包括环境、、健康等方面与产品及产品实现过程有关的法律、法规要求和强制性标准）有哪些，是否均已收集齐全（3C、UL、CE、GB、RS、许可证等） e)是否包括组织的附加要求（如规定目标） 7.2.3沟通---内外审要求核对 7.2.3顾客沟通 a)沟通涉及哪些内容（如：广告、目录、宣传册，产品实现过程中对合同的处理，顾客关于产品的询问和反馈），如何确定与顾客沟通的渠道，以及具体沟通的安排。 b)如何获得有关产品信息。 c)如何回答询问，查提供答复的证据。（查询） d)能否提供合同、订单和处理的证据，包括修改的受理和顾客确认的证据。 e)顾客反馈信息如何实施，怎样进行分析汇总，分析汇总用了什么统计方法，分析的结果是什么。 f)抽查顾客投诉能否及时有效地进行处理。 g)抽查对顾客投诉和抱怨进行闭环管理的证据。 h)维修网点、售后服务、客户投诉、用户电话回访、“365”客服、门前上门维修、信息 8、分析和改进：总则---内审和外审的要求 8.1 总则内外审要求 a)组织策划并实施了哪些监视、测量、分析和改进过程。 b)查与符合性和确保的符合性有关的监测、分析和改进过程的哪些，其实施与策划是否相等。 c)查与持续改进质量管理体系的有效性有关的监测、分析和改进过程有哪些，其实施与策划是否相等。 d)分析过程包括应用哪些适用的统计技术（如：统计过程控制、等）。查相应统计技术的结果及其如何发挥预期的作用。 8.2.4的监视和---外审和内审的要求 8.2.4产品的监视和测量
审核注意事项： 1、质量、环境、安全目标分解及完成检查； 2、环境、安全管理方案实施检查； 3、文件汇总发放， 4、记录汇总； 5、人员培训（包括体系、质量、环境、安全及特殊人员的培训），培训计划、培训记录、培训评价等； 6、特殊工种人员证及有效性； 7、设备台账、设备维修保养计划、维修保养记录、维修记录； 8、特种设备台账，特种设备合格证； 9、销售合同台账，评审； 10、顾客满意度调查及统计分析； 11、内审、管审、合规性评价； 12、不合格品控制，不合格品处置记录； 13、环境安全不符合记录及纠正措施记录； 14、法律法规清单及评审； 15、环境因素识别、评价和重要环境因素清单； 16、危险源识别和不可接受风险清单； 17、供方评价及合格供方名录； 18、内外部信息沟通记录； 19、体检报告 20、环保设施投资费、消防设施投资费、绿化费、培训费、体检费、劳保用品费、保险费等； 21、演练记录及评价； 22、事故报告及处置方案； 23、三大检验过程记录； 24、生产过程控制记录； 25、监视和测量设备台账、检定计划、有效检定证书； 26、营业执照、组织机构代码、排污许可、守法证明； 27、环评报告，环评验收报告；环境检测报告； 28、安评报告，安评验收报告；有害场所检测报告； 29、危险固废处置协议，处置手续； 30、日常环境、安全运行检查记录； 31、废水处置装置运行记录及废水指标控制记录； 32、消防设施台账，消防设施检查记录； 33、配电房环境、安全方面的记录； 34、危险化学品清单、MSDS、及危险化学品购买转化移手续； 35、固废分类及处置记录； 36、特殊、关键过程确认及日常工艺监控记录； 37、外包过程的识别及控制；
外审时各部门需准备的主要资料 管理层： 1、内外部环境识别及评审表 2、相关方需求及期望清单 3、风险和机遇识别及控制措施清单 4、质量总目标达成情况统计、安全总目标达成情况统计；安全管理方案落实情况； 5、内部审核资料 6、管理评审资料 7、营业执照、安全生产许可证、认证范围内所涉及的资质证书复印件 办公室 1、部门质量安全目标达成情况统计 2、部门风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以） 3、部门危险源识别清单（可使用办公区统一） 4、部门安全管理方案及落实情况（可使用公司统一的方案） 5、公司人员任职能力规定 6、持证人员的清单（如建造师、五大员、电工、焊工等），需注明姓名、类别、证号、有 效期等信息 7、人力资源规划及绩效考核记录 8、培训计划及培训记录 9、员工体检记录； 10、组织知识清单 11、劳保用品分发记录； 工程管理处 1、部门质量安全目标达成情况统计 2、部门风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以） 3、部门危险源识别清单（可使用办公区统一，注意时间更新） 4、部门安全管理方案及落实情况（可使用公司统一的方案） 5、与认证范围相关的已完成项目的竣工报告及施工总结； 6、针对检查中发现的问题的整改资料（包括复查资料） 7、数据及信息分析记录（如：目标统计、施工总结或其他分析报告） 8、到各在建项目的质量环境安全检查记录及发现的不符合的整改、复查记录； 9、对办公区的日常安全检查记录； 10、公司应急预案及演练记录 11、三级安全教育记录 12、安全事故调查处理记录（如有） 13、对内外的安全信息交流记录（可通过培训、公告、文件、参加会议等形式体现） 14、公司对项目的安全交底资料 15、工程回访记录 16、法律法规清单及合规性评价记录 17、体系文件清单及记录清单 18、文件更改、发放、回收记录；外来文件清单
关于SGS外审准备及注意事项 为了迎接SGS认证中心来我司进行ISO/TS16949认证审核工作，尽量避免轻微不合格项的产生，绝对禁止严重不符合项，确保审核顺利通过，现将各部门各人员应准备及注意事项通知如下： 1.文件与资料的准备 1）各部门负责人必须熟悉本部门的ISO//TS16949体系文件与相关过程、要素 2）所有文件是受控的状态，非受控、作废、旧版一律撤出现场，所有文件必须建立目录且为最新版本，具体参照《文件一览表》核对。 3.各办公桌、台、墙壁、门窗不能贴非受控版本的文件。 2.各种记录的整理 1）各部门记录按照各部门ISO/TS16949实施要求与进展状况表的要求进行整理归档，确保记录易于检索，如有不完善的请及时补齐。 2）技术部请确认APQP\PPAP的资料是否齐全，是否及时更新。 3. 行政部需对照年度培训计划的要求对各部门的培训记录进行确认，并与部门确认培训的需求，制 订2014年度培训计划并发放到相关部门，督促各部门按照年度培训计划的要求进行培训，并提交相关培训资料与试卷。并且与培训履历表对应。 4）特定人员的的培训资料或证书准备齐全等。 5.员工满意度调查统计表完善及资料对应 3.现场的整改 1）.各部门务必在审核前将各部门的车间环境进行6S整理。 2）各种区域的文件按要求规划及标识。 3）各种区域用标识牌，标鉴、流转单、周转箱清楚标识品名、规格、日期、订单号、状态，数量等。 4.现场未受控的文件一律出现场，各种无受控的记录表单不要在现场使用 4.人员 1）所有人员必须理解本工序作业标准、质量方针、本部门的质量目标（KPI） 2）新进人员都有入职培训记录、岗前、年度培训记录。 3）返修人员必须了解返修流程，修理后的产品流向及处理方式，返工现场需有返工作业指导书，所有返工、返修的产品需有重新检验的记录。 4）品管人员需正确使用校正的量测仪器，熟悉抽样计划及检验标准、理解X-R图、不良品处理流程、检验的依据以及检验报告按照控制计划及检验规范的要求按时填写报表等。 5）现场各车间的报表按时填写完整 6）我司人员为140人以内，回答时请注意。 5.生产设备 a)所有的机器需有保养记录及操作规程，无保养记录的机器一律挂上“停机”或“停用“牌。 b)所有的机器需有状态标识如正常、维修、报废、待料等标识。 c)未校正的仪器一律撤出现场，不准使用无合格校验标识的量测仪器。 6.材料 1）不合格与合格物料严格区分隔离。 2）所有的原材料需有标识及检验状态标识，我司无客供材料回答时请注意。 3）账、物、卡一致，确保先进进先出。 4）进出仓单手续齐全。
外审检查总结 编制：刘文昌 2016年8月7日北京方圆质量认证有限公司金老师及公司聂总陪同下，到我项目部进行外审工作。 今年的外审工作事项，作为我们项目部非常有幸，机会实属来之不易，而第一次接触外审对我们项目来说，能很好的提高项目整体素质、提高管理水平，对今后的工作至关重要。 审核组对项目部进行了现场审核。在审核过程中，审核组通过提问、查阅、观察、验证、记录等多种方式，与项目部负责人和相关管理人员进行沟通交谈，收集我项目质量管理体系运行情况的信息。 在此次审核中，审核组对我项目质量管理体系运行的符合性和有效性做了充分的肯定和认可。 1.现场材料堆放整齐、分类码放
2．收发文台账齐全、整理细致 3.施工组织设计及各类专项方案齐全
4.贯标类资料齐全 检查过程中存在的问题：
1.外协队自己提供的三级箱、安全带、安全帽及各类小型电动工具，进场时未做验收及记录，电动工具未定期做绝缘摇测； 2.有图纸会审记录，未做图纸自审记录； 3.与外协签订的安全协议和劳动合同中未能体现减少扬尘、降低噪音及减少大气污染等环保方面的要求，合同中未能体现工程的质量目标； 4.项目上缺少急救箱及相应的急救物品； 5.项目未编制汛情应急预案； 6.《纠正预防措施记录表》可以一段时间内同一类问题填写一次，没必要一个问题填一份，一个问题写个整改通知单并有整改记录就可以了。 7.危险源辨识与评价要根据项目自身的实际情况编制，不要一味的套用以前的模板；未建立环境检测检查记录台账，未填写环境检测检查记录表； 8.劳务队伍人员花名册必须与考勤及安全试卷一一对应，中途有退场的在表格的备注栏里注明退场日期，新来的及时更新花名册并进行安全教育和答卷。 结束语：通过此次外审，我们认识到我们项目还有许多需要完善的地方，我们在今后的工作中只有不断推动各项工作并持续改进，积极学习、研究与自己本职工作相关的管理体系文件，才能为规范化管理、经营、降低管理成本、提高管理效率贡献。 附：外审注意事项 附
各部门材料准备 工作项目部门准备工作现场工作内容 办公室环境、（安全）三同时验收批复、营业执照、组织机构代码证、安全生产许可证（安监局出具不需要证明）、消防验收、防雷防 静电、排污许可证 确定人员职业健康安全负责人： 员工事务代表： 确定体系文件编制、审核、批准人 职能分配、职责确定公司组织机构，公司现有部门职责须包含质量、环境、安全方面的职责 职责下发 入职要求确定公司现有各部门、各类人员的能力需求规定、岗位人员能力评定记录 公司目前管理制度的收集、修改、标准化、发放？ 环境管理制度、计量器具检定规程2个 培训制定公司年度培训计划（包括公司内部质量、环境、安全培训、外部培训、新员工培训、转岗培训等） 公司培训计划的完成情况，培训记录收集、培训效果评价 特种作业人员台帐：电工、压力容器操作工、锅炉工、安全管 理人员等持证上岗 制定方针全公司征集质量/环境/职业健康与安全管理方针。（可发动公司各部门主管、员工征集方针。）初步制定质量/环境业健康与安全管理方
管理目标主要围绕以下这几个方面制定公司目标： 产品一次合格率≥； 顾客满意度≥； 1）三废达标排放； 2）化学品中毒、触电伤亡、重大安全事故为0，职业病， 工伤事故≤%。 目标分解到各部门，并进行考核初步制定管理目标分解至各部门，体行中再修改 文件收集、修改确定公司现有文件的编号方法 收集公司各部门现有文件、文件标准化 填写公司文件控制清单、外来文件清单 文件发放记录完成 确定管理性文件和 性文件编号方法， 文件按编号方法进 号文件标准化。 记录收集、修改公司现有记录的编号方法，各部门收集各部门现有记录，检查 现有记录是否按编号方法进行编号，并列出记录清单。 确定记录编号方法 出公司记录清单 相关方管理对绿化、道博、建筑施工发相关方的一封信 填《相关方环境、安全检查记录》 墨盒、硒鼓回收协议 设备管理公司现有设备台帐、制定公司设备维护保养计划、设备检修记录收集、设备检修计划（设备大、中、小修计划）、设备点检记 录收集 特种设备清单（锅炉、压力器容等）整理、检定证书是否在有 效期内 监视和测量设备台账、周检计划整理（包括温度表、流量计、 压力表、可燃气体报警仪等、pH计、化验室设备检定）、检定 证书确保在有效期内。检查公司目前的设理是否符合要求
环境及职业健康体系外审准备的资料清单 1.营业执照 2.产品资质证书 3.环境的守法证明 4.安全的守法证明 5.防雷检测报告 6.查体报告 7.环境检测报告 8.职业病危害检测报告 9.各部门的环境因素清单，危险源清单 10.环境因素及危险源汇总表 11.重大环境因素清单 12.法律法规清单（环境/安全） 13.环境/安全目标指标和管理方案 14.本年度在环境及安全方面的投入资金情况 15.岗位说明书 16.培训计划，及计划的实施情况记录 17.新员工的入厂安全三级教育 18.对内/外信息交流的台账 19.本年度环境及安全文件是否有变更，变更的审批？ 20.文件清单，及文件受控状况 21.固体废弃物的处理台账，处理记录 22.污水的处理记录 23.废气的处理记录 24.噪声的控制 25.能源资源使用的考核 26.劳保用品发放的标准及发放台账 27.现场的安全警示标志\防护装置\劳保用品佩戴是否符合要求 28.配电室是否符合配电室的要求，证件是否齐全
29.各种特种设备及操作人员的证件是否齐全 30.危险化学品的使用及存放是否符合化学品相关的规定 31.现场使用的安全及环境的监视和测量设备是否经过了鉴定 32.现场安全三级教育\日常的安全教育 33.手持电工工具的管理 34.节假日期间的安全管理 35.与相关方签订的合同中有关安全及环境的要求 36.餐厅管理要求 37.应急预案 38.消防演练的记录 39.消防器材台账 40.消防器材检查记录，消防设施的检测报告 41.现场消防器材的状态情况 42.目标完成情况的每月的考核 43.日常环境及安全的检查 44.合规性评价记录及评价结果的报告 45.各种不符合的处置记录 46.记录的管理 47.内部审核相关的资料 48.管理评审
企业三体系审核所需资料 1、营业执照副本（有有效年检章的）、组织机构代码证 2、安全生产许可证或生产许可证等相应资质证书 3、公司法人及管代的安全培训证书 4、环境/职业健康安全的守法证明 5、房屋产权或租赁协议、公司的地理位置图/区域的平面布置图 6、环境评价报告、批复、三同时验收报告 7、现场的噪声、污水、粉尘等监测报告 8、车间环境监测报告（ISO14001）、车间安全监测报告(OHSAS18001) 9、食堂的卫生许可证以及食堂人员的健康证 10、施工企业五大员证书（申报的在建项目的五大员证书完整一套，其他的再抽2个） 11、特种作业人员证书（电工/电焊工/）、特种设备安检报告 12、安全带/安全网/绝缘鞋（手套）/验电笔等的安检报告 13、有毒有害等特种作业岗位员职业健康体检报告（3~4份） 14、员工的意外伤害保险缴费凭证 15、初始环评审及危害辨识报告 16、环境因素清单、环境因素评价表、重要环境因素清单 17、危险源清单、危险源评价表、重大危险源清单 18、管理手册、程序文件 19、质量目标及分解、目标考核结果、 20、环境目标、指标，安全目标、指标，管理方案，完成情况 21、岗位说明书（职责权限和任职要求）、授权书 22、作业指导书、管理制度 23、受控文件清单、文件收发记录、记录清单 24、设备设施台帐、检修计划、检修记录、日常维护保养记录 25、计量台帐、计量检定计划、计量检定记录、计量器具检定证书 26、生产记录：生产任务单、生产计划、完成情况汇总、特殊过程确认、参数记录 27、在建/竣工项目资料：招投标书、合同、开工报告、施工组织设计、技术交底、检 验批次记录、隐蔽工程验收记录、分项验收记录、竣工验收报告等 28、检验、验收规范：进货检验规范、过程巡检规范、成品验收规范 29、检验记录：进货检验记录、过程（首件、巡检）检验记录、成品检验记录 30、年度培训计划、培训记录、内审员证书 31、销售合同、产品要求评审记录，顾客满意度调查表及统计 32、采购合同、供应商调查记录、合格供方目录 33、EMS、OHSMS运行记录，运行控制检查表，固废处置记录 34、MSDS清单、标识，垃圾分类方法、标识、垃圾桶，消防设施台帐和检查记录 35、应急响应预案（消防、食物中毒、台风、触电、辐射、有毒气体）、应急措施手册 36、消防演习计划和记录、食物中毒演习计划和记录、辐射源泄露演习计划和记录 37、法律法规清单、合规性评价（ISO14001+OHSAS18001） 38、相关方识别、施加影响记录 39、内部审核记录（内审计划、实施计划、检查表、内审报告） 40、管理评审记录（管评报告、输入总结报告、管评报告、改进计划） 注：以上内容中，红色字体内容表示建筑施工企业申请认证时需要准备的资料，绿色字体内容表示申请ISO14001、OHSAS18001认证时需要准备的资料，黑色字体内容表示企业申请ISO9001认证时需要提交的资料。
外审时的注意事项 一. 公司认证目的： 搞认证，不是简单为拿到一张证书，而是做到真正运行质量体系，提高企业管理绩效，增强市场竞争力，使市场认同，达到顾客满意，为公司带来效益。 二、接受认证审核时，每一位员工必须要做到： 1. 知道应做什么事； 2. 知道如何做事； 3. 知道做事的依据； 4. 用记录证实所做的事； 5. 任何事都应形成循环（即PDCA模式：计划、实施、检查、改进）。 三. 接受审核时应有的正常心态： 1. 不怕出现不合格，发挥出最佳水平； 2. 尽可能减少不合格； 3. 尽快纠正不合格，审核老师提出不合格应当即纠正，在审核老师离开之前完成纠正和改进措施。 四. 受审核人员在审核中的角色： 1. 20%听问题，听懂了才能回答对，没听懂就问审核老师，审核老师一般会换一个角度询问，一定搞清楚所问的问题； 2. 80%回答问题，回答时要谨慎。 五.接受审核时回答问题的基本原则是： 1. 以公司质量体系文件为基础回答问题； 2.以工作的实际情况回答问题，以质量记录为依据来证明； 3. 紧紧围绕提问的问题，不要扯太远，语言简单明了； 4. 不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个质量管理体系。 六. 回答问题时注意技巧： 1. 只说自己的事，不说别人的事； 2. 只说该说的事； 3. 用证据说明问题；
4. 自信而又不失谦虚，多解释，不争论； 5. 有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）。 七. 回答问题时应避免出现： 1. 不懂装懂； 2. 说别人的事； 3. 所说的不符合事实，拿不出证据证明事实； 八. 在正式审核到来之前，怎样做一下突击改善： 1. 对现场进行卫生整顿等清理工作； 2. 保证现场使用的文件为有效版本； 3. 每个部门进行自查自改； 4. 每位员工对照文件，熟悉工作职责； 九对审核前的准备工作应如何开展： 1. 全体员工清醒地、主动地、轻松自如的迎接审核； 2. 从各个方面体现一种与ISO9000族国际标准精神一致的管理水平； 3. 努力体现一种真诚追求提高管理水平，不单纯为了取证的思想境界； 4. 应坚决防止在审核中推卸责任、转移责任和不礼貌行为； 十. 对文件进行清理和准备： 1. 各部门管理和使用的文件应该整理，收起全部作废、不使用或与质量体系无关的文件或记录； 2. 使所有文件和保存的记录按程序文件要求放到应到的位置； 十一. 在审核进行过程中如何做： 1. 力争在审核组离开前纠正不合格； 2. 当天提出，尽可能当天纠正； 3. 自己提方案，自己纠正； 4. 经审核员确认可以接受。 十二. 在审核前对部门领导的要求： 1. 了解质量方针、质量目标； 2. 熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件； 3. 熟悉本部门与相关部门的工作接口；