品牌管理文件控制程序
1.0目的
对与公司品牌管理体系有关的文件进行控制，以确保各相关部门、场所使用的文件为现行有效版本。
2.0范围
适用于本公司品牌管理体系涉及的所有文件，包括各部门收集的外来技术文件、国家标准、国际标准、法律、法规等。
3.0职责
3.1总经理负责批准发布管理手册；
3.2管理者代表审核管理手册，负责组织对现有体系文件的定期评审；
3.3管理部负责品牌管理体系文件的控制和管理，编制《受控文件目录》；
3.4技术部负责技术性文件的控制和管理；
3.5各部门负责人负责与品牌管理体系有关的文件的收集、整理和归档；
3.6各使用部门负责对相关文件的编制、识别和保管；
3.7所有文件使用部门均有权提出修订，修订权责与新订时权责相同；
3.8管理部负责所有文件的分发及规范管理，定期组织对文件适用性评审。
4.0程序
4.1文件的编、审、批职责见下表：
文件名称编制审核批准管控管理手册管理部管理者代表总经理管理部程序文件相关责任师管理者代表总经理管理部作业文件相关责任师权责部门主管管理者代表管理部
记录表单（格式）相关责任师主管副总经理管理者代表/
质保工程师
档案室
4.2文件分类
公司品牌管理体系文件分为3个层次：
A.管理手册
B.程序文件
C.作业文件（作业指导、工艺文件、操作规程）和工作记录
4.2.1文件按性质分为：
A.管理性文件
B.技术性文件
4.2.2文件按来源分为:
A.外来文件，包括：
* 国家及上级机关颁发的有关法规、法令、政策等文件；
* 行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准等；
* 顾客提供的资料、来函及传真件、电话记录、供方质量证明等。
B.内部形成文件，包括：
* 管理手册、程序文件、管理制度、作业指导书，包括记录。
* 仅限于各部门内部使用的部门内部文件。
4.2.3文件按控制方式分为:
A.受控文件：凡与品牌管理体系运行紧密相关的文件应为受控，受控文件的发放必须在文件上加盖“受控文件”印章，以便于识别；
B.非受控文件：未盖“受控”印章的为非受控文件，不得在与品牌管理体系运行紧密相关的工作场所使用。
4.2.4受控文件范围包括：
A.品牌管理体系文件
B.法律、法规、安全技术规范、标准等
C.企业标准、设计文件等
4.3质量/环境/职业健康安全体系文件编号方法
4.3.1 管理手册编号
□□-□□□□
体系缩写
企业名称缩写
如：HM-QEHS
表示：**公司-管理手册
4.3.2程序文件编号
□□-□□-□□
顺序号
程序文件拼音缩写
企业名称缩写
如：HM-CX-01
表示：**公司-程序文件-顺序号01，即为第1个程序文件
4.3.3作业文件编号
□□-□□/□□- □□
顺序号
控制部门代号
文件类别缩写
企业名称缩写
如：HM-ZY/GL-01
表示：**公司-作业文件/管理部编写的-01号作业文件
4.3.4程序文件引出的记录编号
□□-□□-□□- □□
顺序号
控制部门代号
程序文件顺序号
企业名称缩写
如：HM-01-GL-01
表示：**公司-第01号程序文件-管理部为主要使用部门的-第01号记录
4.3.5作业文件引出的记录编号
□□-□□/□□-□□-□□
顺序号
作业文件编号
控制部门代号
件类别缩写
企业名称缩写
如：HM-ZY/GL-01-01
表示：**公司-管理部编写的-第一个作业文件中的-第01号记录
4.3.6质量控制部门代号
销售部：XS 技术部：JS 供应部：GY 质控部：ZJ
生产部：SC 管理部：GL 财务部：CW 服务部：FW 生产车间：CJ
4.3.7文件编号不得重复
4.4文件编号解释
4.4.1文件版本：
以字母A、B、C…表示。文件初始版为A，当某页文件发生修改时，版本号不变，只改变版序（见4.4.2.）当某页文件发生10以上（含10次）修改时，则各页文件版本号顺序增加一位，由A版变为B版，以此类推。当文件发生重大变更时，可直接将各页文件版本变化一位，版序归0：
4.4.2文件版序：
以数字0、1、2、3…顺序排列，文件初始版序为0，当某页文件发修改时，则版序顺序增加一位，（如：发生第1次修改，版序由0变为1），表示该页文件发生第一次修改，但版本号不变，以此类推；
4.5文件的编制
4.5.1公司内各类品牌管理体系文件格式、排版均按照管理部的标准模板进行编制；
4.5.2文件的编制原则依以下结构逐项叙述：
■ 1.0目的
■ 2.0范围
■ 3.0职责
■ 4.0程序
4.1
4.1.1
A.
■ 5.0相关文件
■ 6.0记录
4.5.3记录表格编制见《记录控制程序》。
4.6文件的会签、审核与核准发行
4.6.1若有其他部门对该文件内容有异议，则需对该文件进行重新修订；
4.6.2文件编制、审核、批准完成后，须在文件上注明生效日期及文件编号，同时批准人应注明分发数量（号），管理部登记在《受控文件目录》后，进行影印和分发，接收文件部门于《文件发放/回收/销毁记录》上签字确认；
4.6.3公司内分发的正式文件，均需加盖红色“受控文件”章，使用部门不得文件上进行涂改；
4.7受控文件的发放
4.7.1受控文件的发放按分级管理原则，文件分发至相关部门，由部门负责人接收并签字，部门分发至各有关岗位，由岗位负责人或责任人签字接收；
4.7.2受控文件的确定及发放范围、发放数量《文件发放/回收/销毁记录》中记录，编制《受控文件目录》由部门负责人审核，管理者代表/质保工程师批准；
4.7.3根据受控文件的修订状态和有效状态，每年进行一次适用性及需求审查，并及时发布适用的《受控文件目录》;
4.7.4不属文件发放者，确因工作需要，可向管理部按《档案管理制度》要求办理相关借阅文件登记手续，任何人不得擅自复印；
4.7.5文件破损影响使用或丢失时，可向管理部申请置换，填写《文件领用申请单》，补发完好的受控文件，但必须上交破损的受控文件并由管理部负责销毁，丢失的文件一旦找回，应立即上交管理部并销毁。
.4.8文件的修订
4.8.1文件若有不符合现状需要修订时，修订提出部门负责填写《文件更改申请单》，报原审批部门重新审批，文件修订采取换页方式；
4.8.2由提出部门说明修订原因、修订内容。文件修订的审批原则上由原审批部门或人员进行，如特殊情况，要由被指定的部门或人员审批时，必须获得原审批所依据的背景材料；
4.8.3修订完成后按4.8.1-4.8.2执行，修改情况记录于《受控文件目录》；
4.8.4管理部负责及时将旧版文件进行撤换，填写《文件发放/回收/销毁记录》，并将作废文件加盖“作废文件”章，统一进行处理；
4.9文件的换版与作废
4.9.1受控文件经多次修改或经管理评审及内部评审需大幅度修改时，可进行换版。原版次有效文件相应作废。按原发放范围、发放程序换发新版本；
4.9.2换发新版时，原版次受控文件由文件控制人员收回，加盖“作废文件”章，进行登记，定期销毁。需作资料保留的，应盖上作废印章。
4.10文件的保管
4.10.1文件的保管方式与借阅复印
A.各部门应有专门人员负责保管本部门的文件，并不定期的检查本部门文件状态，如有损坏或缺失及时上报管理部进行更换；
B.设备资料、技术图纸（资料）由公司档案室统一管理，档案室文件的借阅与复印，需要填写《文件借阅/复印记录》，并由使用部门负责人审批；
C.档案室负责保管公司所有质量/环境/职业健康安全体系文件的原版文件及表格的标准格式文件；
D.所有存入软盘的受控文件应进行适当标识、编目，由档案室管理人员保存、更改或换版时及时修正。
4.10.2保管设施
A.各部门应将文件分类整理并在文件封面（侧面）做出相应的标识，编制《文件、记录归档目录》按规定时限移交档案室办理归档手续，张贴在现场的文件需采取相应的保护措施，如：塑封、喷绘展板、镶镜框等；
B.档案室需将归档文件资料保存在文件柜内，防止文件损坏和丢失，具体按《档案室管理制度》执行。
4.10.3保存期限
A.公司制造销售产品的设备资料，要求保存10年，到期设备资料，根据设备使用情况延长保存期限，具体由管理者代表/质保工程师监督统一处理；
B.其他品牌管理体系文件随文件修订状况，作废文件原则保存4年，也可依实际要求调整（延长）保存期限；
4.11文件的销毁
对要销毁的作废文件，由提出部门填写《文件销毁申请单》,管理部统一编制《**公司档案资料销毁记录》，经管理者代表/质保工程师审核，总经理批准后进行统一销毁；4.12外来文件的控制
按《外来文件管理规定》执行，编制《法律法规标准登记目录》《工具图书登记表》。
4.13产品档案的管理按照《档案管理制度》中的有关规定执行。
4.14技术文件管理执行《技术文件管理规定》。
4.15记录控制执行《记录控制程序》,编制《QEHS记录清单》。
5.0相关文件
5.1 《记录控制程序》
目录 0修改记录 1目的 2范围 3 职责 4 工作程序 5 支持性文件 6 记录
1目的 通过对能源管理体系相关的所有文件的控制与管理，确保在公司各场所均获得并使用相应文件的现行版本，防止作废文件的非预期使用，制定本程序。 2范围 适用于公司与能源相关的管理体系文件、行政文件、外来文件的控制与管理。 3 职责 3.1 总经理负责公司能源管理手册的批准和发布。 3.2 管理者代表者负责能源管理手册文件的审核，负责程序文件的批准和发布。 3.3 各部门经理、处长负责本部门文件的审核，分管领导负责分管范围内文件的批准和发布。 3.4 设备部 3.4.1 负责组织编写和修订能源管理体系文件。 3.4.2 负责能源管理体系文件的状态、发放、管理的控制。 3.4.3 负责原版能源管理体系文件的归档、保管。 3.4.4 建立受控文件清单，以便识别文件的有效性和适宜性。 3.5 集团办公室 3.5.1 负责行政收文的登记、识别、报批、传阅、催办和归档保管。 3.5.2 负责公司行政发文会签、文件状态、发放、管理、归档的控制。 3.5.3 负责档案的管理。 3.5.4 协助做好能源管理体系文件的打印、发放工作。 3.5.5 负责行政事务相关文件的管理和实施。 3.6 各有关部门 3.6.1 负责相关程序文件、作业文件、行政文件的编写和修改。
3.6.2 负责相关外部文件的核查、报批、发放。 3.6.3 负责本部门职责范围内规章制度的管理和实施。 3.6.4 负责识别、确认适用的相关法律法规及相关要求，获取并更新。 4 工作程序 4.1管理体系文件的分类 4.1.1 管理体系文件包括:管理手册、程序文件、作业文件、管理记录。 4.1.2所确定的策划和运行管理体系所需的外来文件包括法律、法规、规章、标准、集团、顾客发的文件等，外来文件的识别和控制执行《法律法规和其他要求获取与更新控制程序》。 4.2 文件的编制和审批 4.2.1 管理手册中的能源部分由设备部编写、修改，管理者代表审核，总经理批准发布。 4.2.2 程序文件中的能源部分由设备部组织各分管部门编写、修改，各部门负责人审核，必要时相关部门会签，分管公司领导审核，管理者代表批准发布。 4.2.3 作业文件由负责本项工作的部门编写、修改，本部门负责人审核，必要时相关部门负责人会签，分管公司领导批准发布。 4.3 文件的标识 4.3.1 公司管理手册、程序文件、作业文件应标明文件名称、编码、版本、修改状态和生效日期。 4.3.2 作废或过期文件需保留时，应标明“作废”或“过期”字样。 4.3.3 设备部按职责编制《受控文件清单》，并注明文件编码和版本。 4.4 文件的发放和管理控制 4.4.1设备部确定管理手册、程序文件和作业文件的发放范围，进行发放登记。 4.4.2 使用者对文件资料要妥善保管，不得涂改、复印、转借。 4.4.3如有损坏、丢失要及时向设备部报告、登记、补发新文件，原编号不变。损坏的要
文件控制程序 一、目的：对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 二、范围：对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 三、职责者：公司总经理、管理者代表、各部门负责收集。 四、内容： 1、职责 1.1总经理负责批准发布质量手册。 1.2管理者代表负责审核质量手册。 1.3各部门负责本部门相关文件的编制、使用和保管。 1.4办公室负责组织对现有体系文件的定期评审。 1.5各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 2、程序 2.1文件分类及保管 2.1.1文件一级分类及代号 2.1.2 文件二级分类及代号 每一大类生产质量管理文件下，又规定作二级分类，即分为：
二类分类代号中的字母除SOP，SMP为英文缩写外，其它均为中文的拼音缩写。2.1.3第一级质量管理体系文件为质量手册，第二级质量管理体系文件为程序文件，由办公室备案保存。第三级质量管理体系文件，由各相关部门自行保存并报办公室 备案存档。 2.2文件的编号 2.2.1文件的编号与格式 编号格式 版本号（两位数字） 2.2.2 一级分类、二级分类、三级分类代号的编制按2.1.1、2.1.2的有关规定执行。 2.2.3 顺序号用三个阿拉伯数字表示，按文件编制的顺序排列。 2.2.4 版本号表示文件修订情况，文件的第一版用“00”表示，第一次修订用“01”表示，以后每次修订按顺序递增。 2.2.5例如： 程序文件《文件控制程序》编号：CX-SMP-001-00表示该文件是：程序文件 , 2.3文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的： a)质量手册由办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布， 由办公室负责登记、发放； b)各部门工作文件由各部门负责人组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总 经理批准，办公室负责登记、发放； c)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收 要填写《文件发放、回收记录》。 2.4文件的受控状况 文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面书写“受控”表 明其受控状态，并注明分发号。 2.5文件的修订或替换
1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。 2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。 3定义： 3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。 3.2发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。 3.3受控文件：体系文件、技术文件。 3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换 4职责： 4.1QCI&EHS部（文控部门） 4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制 4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。 4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。 4.2HR部 4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。 4.3技术部 4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。 4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并 输出到文控部门受控。 4.4销售部 负责收集客户提供的文件和资料归档。 4.5运营部 负责公司生产、能源、设备等方面文件控制 4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。 公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。 4.6所有部门 4.6.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。 4.6.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。 4.6.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。 4.6.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。 5工作流程 5.1文件分类 5.1.1按文件来源分：内部文件、外来文件 5.1.2按性质文件分为四层
目录
文件与记录管理程序 1、目的 通过对管理体系文件的严格控制管理，确保其文件使用的有效性、保管和更改的规定。并对质量记录其完整性、准确性、清晰、保管等予以控制。以证明产品三体系满足规定要求、管理体系有效运行，并为实现可追溯性、证实作用以及采取纠正和预防措施提供依据。 2、适用范围 适用于本公司所有管理体系文件及相关资料记录的管理与控制。 3、职责与权限 ISO综管部负责公司管理体系文件的收集、分类编号、整理、存档保管、发放及与管理和 控制有关的其他工作。 各部门负责本部门在用文件的管理和控制。 4、程序内容 管理体系文件的分类、编制、审核、审批按下列规定执行： 管理体系文件的编号、归口、分类、 4.2.1 公司编制的各级管理体系文件均由综管部归口、分类并统一编号，其文件编号规定。 4.2.2 文件受控分类 管理体系文件分为受控原版、受控副本、非受控副本： 1)受控原版是不须加盖受控文件印章，由综管部保存，仅作为复制用途。 2)受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色“受控本”印章发放，作为公司内使用的合法文件，公司内不允许使用“受控本”变黑的非法复印文件，以确保文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。 3）非受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色本公司名印章作为提供给客户或公司以外的人员使用的合法文件。公司内部不允许使用加盖红色本公司印章名的体系受控文件。 4.2.3 文件版次规定 为确保公司管理体系文件的有效性能够得到控制，对其采用版次来控制最新有效版次。版次采用“A”+第几次版本,文件经过一次修改后进行换版，版本号增高一位（如：A0首次发行版本、A1第一次修改、A...n第n次修改 文件的发放与记录 4.3.1 综管部根据管理手册、程序文件、效率记录制定并及时登录《受控文件总表》；根据质量记录表格制定并及时登录《质量记录总表》，确保各部门使用最新有效的文件。根据统一分发号加盖红色“受控”印章发放，收件人应当场核对页数，页码和分发号无误后，在《文件发放与回收记录》上签收。 4.3.2用部门的体系文件破损或遗失时，须填写《文件领用申请表》经体系负责人批准补发。破损文件及时交还综管部，遗失文件须追究相关人员责任。 4.3.3 非发放范围人员需领用文件时，须填写《文件领用申请表》经该文件的批准人同意后，按本节第条办理手续。 4.3.4 三体系记录空白表格的发放由综管部根据《质量记录总表》发放三体系记录空白表格，不需要加盖蓝色“受控本”印章，接收人在表格原件背面签字，作为发放记录(注:综管部只控制质量记录空白表格的格式、编号和版次)。 文件的更改
文件控制程序及记录控制程序培训试题 工号： 005 姓名：得分： 一、判断题：（每题4分，共20分），对的打“レ”错的打“╳” 1.一阶文件：品质手册由管理代表批准；（√） 2.各部门的四阶文件------表单记录由部门主管批准即可；（√） 3.董事长负责批准一阶文件：质量手册的发布；（√） 4.二、三阶文件的批准由总经理/管理代表负责；（√） 5. 表单记录时尽可能避免涂改，有修改时可将原字迹用钢笔或圆珠笔划删除线“”（如“235”），再旁边 空白处记录正确的，并签字和日期；（√） 二、选择题：（每题4分，共20分）填入选择的序号如：a、b、c 1. 二阶文件的文件阶层代码为 QP ； a、QR b、QP c、OF 2. 四阶文件的文件阶层代码为 QR ； a、QR b、SOP c、00 3.文件发行时由相关部门填写 A 在批准后方可发行； a、文件制修订/作废/补发/发行申请单 b、文件销毁记录表 c、文件一览表 4. 现场使用的文件必须有文管中心盖的蓝色 C 发行章； a 、红色：作废 b 、外来文件 c、受控文件； 5.各记录到规定的保存期限后，要销毁时呈相关主管核准后记录于 A ，在日历年底集中销毁； a、文件销毁记录表 b、记录一览表 c、文件一览表 三、填空题：（每空4分，共20分） 1.品保部QA收集了一份流水号为“05”的外来文件，版本为“2006”，按我司的《文件控制程序》，该文 件的编号应为 BOCA-OF-QA- 05 ，版本应为 2006 ； 2.你帮技术部人员为流水号为“17”的图纸(外来文件)编号 BOCA-OF-TD-17 ； 3. 四阶表单格式及撰写内容不设限，表单右下角要注明表单编号及版本号，再注明保存期限； 四、回答题：（每题10分，共40分） 1.请写出下列部门的代码： 商务部： CD 生产部： PD 物控部： MC 行政人事部： MA 技术部： TD 2.请写出下列三阶文件代码： 作业指导书： WI 材料清单： BOM 岗位说明书： JD 标准作业指引、公司管理制度： SOP 图纸：DR 3. 为品保部二阶文件流水号为07的文件编号为：QP-QA-QR07 4. 为品保部二阶文件流水号为07的文件下属的流水号为01的表单编号为：QP-QA01-QR07
唐山凯伦新材料科技有限公司 文件控制程序 A/0版 受控状态：文件编号：TSCL-QP-01 编制：文件编写小组日期：2017年06月01日 审核：日期： 2017年06月15日批准：日期：2017年06月15日 2017年06月15日发布 2017年06月15日实施
修改记录
1 目的 本程序规定公司管理体系文件的编制、审核、批准、发布、修改等过程的要求，以确保各部门所使用文件的有效性及一致性。 2 适用范围 适用于公司各部门与管理体系有关的文件的控制，包括管理手册、程序文件、工作指引类文件、作业性技术文件等体系文件及相关的外部文件、临时文件的控制。 3 职责分配 3.1人事行政部负责管理手册、程序文件、工作指引类等文件的发布、补发、回收、作废的管控作业和公司管理体系运行所需的外部文件的管理。编制<受控文件一览表>。 3.2 各部门应指定人员负责管理与本部门相关的带有<受控文件>标识的文件。 4 程序描述 4.1 文件的编制、审核、批准 4.4.1 文件的编制可根据文件级别的要求，必要时可成立文件编写小组进行。 4.1.2 管理手册：由总经理组织相关人员编写，副总经理审核，总经理批准。 4.1.3 程序文件：由各部门负责人组织相关人员编写，部门负责人审核，总经理批准。 4.1.4 工作指引类文件：此文件可分为工作程序指引和作业性技术指引两类，工作程序指引如：规范、实施细则、管理制度、管理办法、方案等。作业性技术指引主要指产品生产作业标准、工艺和原材料、半成品、成品检验标准等。由相关部门负责编写，部门负责人审核，所属部门副总经理批准。 4.1.5 同一级别、类型文件的编制应保持统一的格式、风格。 4.1.6 未签名确认或未按规定签名确认的文件无效。 审批权限详表
质量管理体系文件控制程序 HQZ/B401—2004 1 目的与范围 对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行。 本文件规定了工厂质量管理体系文件管理的职责、控制要求与工作程序。 本文件适用于工厂质量管理体系所有文件的控制。 2 术语 2.1 文件 信息及其承载媒体。 2.2 质量手册 规定组织质量管理体系的文件。 2.3 程序文件 为进行某项活动或过程所规定的途径的文字描述。 2.4 质量管理 在质量方面指挥和控制组织的协调的活动。 2.5 质量管理体系 在质量方面指挥和控制组织的管理体系。 3工作流程 4 质量科是质量管理体系文件的归口管理部门，负责组织质量管理体系文件的编
制、付印、发放、更改（换版）、回收处理和控制。 党政办负责涉及质量管理体系运行的厂部文件的制定、发放和控制以及涉及体系运行外来文件的收发、传递和管理。 各部门负责本部门与质量管理体系文件有关的支持性管理文件的编制、报批、发放、更改和控制。 5 质量管理体系文件的管理与控制 5.1 文件分类 工厂质量管理体系文件主要有： a) 质量管理手册（A层次） b) 质量管理体系程序（B层次） c) 质量管理体系的支持性管理文件（C层次—指程序文件中涉及的有关规定、 其他管理文件、作业指导书、检验规程等） 5.2 文件标识 5.2.1 文件编号 质量管理体系文件属工厂管理标准中的一部分，其编号按企业标准来对待。 a) 质量管理手册的编号 发布年号 手册版次号 质量管理手册代号 工厂管理标准代号 b) 质量管理体系程序的编号 发布年号 该章中的程序文件顺序号 标准章号 程序代号 工厂管理标准代号
1.文件：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。 文件是一个具有符号的一组相关联元素的有序序列。文件可以包含范围非常广泛的内容。系统和用户都可以将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或一组文字命名为一个文件。 注1：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。 注2：一组文件，如若干个规范和记录，经常被称为“documentation”。 注3：某些要求(如易读的要求)与所有类型的文件有关，然而对规范(如修订受控的要求)和记录(如可检索的要求)可以有不同的要求。 2.文档：厂房设计图、建厂审批文件、设备说明书、合同等 1．文件：以文字或图示描述管理内容或业务内容、通过规定程序由有权人员签署发布、要求接收者据此作出规范反应的电子文档或纸质文档。体系中的文件分为三个层次。 一层次文件——质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是公司全体员工进行质量管理活动的基本依据和准则，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。 二层次文件——程序文件：对顾客导向过程（COP）和支持过程（SOP）及管理过程（MOP）以逻辑上独立的活动进行区分、并予以规范、以确保过程和结果符合顾客要求的文件，是质量手册的支持文件，是员工进行质量管理活动的具体依据。 三层次文件——作业文件：依据程序文件的规范，对其所指向的过程进行分解描述、以指导具体操作的文件。比如设备操作规程、作业指导书、图纸、明细表、检查基准书、工艺流程图、行政通知公告、部门管理规范、临时作业文件、对外沟通函件等。 “记录”作为质量体系的第四层次，区别于“文件”。 2．记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 3．质量管理体系文件通常包括： a)质量方针及其目标； b)质量手册； c)书面程序； d)作业(工作)指导书； e)表单； f)质量计划； e)规范； h)外来文件； i)记录。 质量管理体系文件可以采用任何类型的媒体，如硬拷贝或电子媒体。 注：使用电子媒体有如下一些优点： a)适合于个人在任何时间使用同一最新资料； b)使用和更改容易实现和控制； c)通过选择打印硬拷贝，能立即分发和易于控制； d)可以远程存取文件；e)收回作废文件简便且有效。
1、目的 对与质量管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。 2、适用范围 适用于本公司范围内，与质量管理体系运行有关的管理性文件、技术性文件以及外来文件的控制。 3、术语、缩略语 本程序采用质量手册中的术语、缩略语。 4、职责和权限 4.1企业负责人负责组织质量方针、质量目标的制定，负责质量手册等体系文件的批准； 4.2管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写，并负责系统审核； 4.3质量部是所有文件的归口管理部门，负责归口范围内文件的组织、存档、发放、回收、协调工作。其他部门为协办及配合部门； 4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理。 5、工作程序 5.1文件的分类及编号 5.1.1 管理体系文件的分类 1）质量手册(包括质量方针、质量目标)； 2）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求形成文件的程序（如：程序文件等）； 3）本公司确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件以及国家或地区法规规定的其他文件（诸如本公司内部使用的各类技术标准、管理标准、操作标准、验证标准以及外来文件等），具体执行表1规定； 4）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求的记录。
表1：文件分类表 5.1.2 文件编号 本公司所有质量体系文件（不包括记录，记录编号执行《记录控制程序》）均由质量部控制并给定代号，各类型文件编号控制执行如下要求： 5.1.2.1质量手册 QM-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始 流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 质量手册代号； 5.1.2.2程序文件 QP-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始 流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 程序文件代号； 5.1.2.3第三层次文件 除国家、行业主管部门对编号有限定规则的文件外（如产品技术要求），本公司第三层次文件执行如
1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 文件分类： 红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。 四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 文件分为受控文件及非受控文件： 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会
签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 文件的审查、批准权限为： 文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。
Q/2A GX01-2012 1 范围 本程序适用于哈飞汽车工业集团有限公司（以下简称公司）管理体系文件的编写、发布、修订、维护与评价。 本程序适用于公司本部，以及各分厂、分子公司。 2 目的 旨在保证公司管理体系文件的统一性、完整性、一致性和协同性。 3 术语和定义 3.1 管理体系（HF-MS，Hafei-Management System）文件，包括制度规范、管控（评估）标准、程序文件、作业指导书、管理授权表和管理手册等。 3.1.1 制度规范：由公司各职能部门及各二级单位制定的以书面形式表达，并以一定方式发布的、非针对个别事务处理的规范总称。包括章程、原则、规定、实施细则和决定等非流程性文件。 3.1.2 业务管控（评估）标准：哈飞汽车实施业务管控的纲领性、政策性文件，主要阐述长安汽车各业务管理和控制评价的基本原则和关键条款。 3.1.3 管理地图：展现本单位业务逻辑关系，使业务架构显性化的业务框架图。 3.1.4 程序文件：描述横向跨部门、纵向跨层级协作性工作的文件。通常是由一系列流程组成，辅之以职能职责、业务规则、记录表单等一系列标准，从而实现对业务流转关系的全面描述。部门内部跨业务处的协作性文件也属于程序文件范畴。 3.1.5 作业指导书：描述封闭在处室内部完成的管理工作，涉及工作步骤、操作规程、经验技巧、动作要领等各种指导性内容。 3.1.6 管理授权表：管理授权是指将业务中的决策责任和资源控制权赋予下属，使下属获得决策权和行动权。管理授权表描述管理体系文件中业务审批的授权情况。 3.1.7 管理手册：是某一范围数据、资料或文件的汇编，内容通常是某一专业或某一方面程序、规定、标准等文件的集合。 4 职责
1 范围 本程序规定了质量和食品安全管理体系文件的范围、标识、审批、发布、发放回收归档，修订，作废，外来文件的控制，电子媒体文件的控制，适用于本公司对质量和食品安全管理体系文件的控制。 2 引用文件 《记录控制程序》 3 职责 办公室归口实施，其他各部门配合实施。 4 过程展开与控制 4.1 本公司质量和食品安全管理体系文件包括: a.形成文件的质量卫生安全方针、质量卫生安全目标； b.质量和食品安全管理体系手册（包含程序文件）； c.程序文件； d.本公司为确保过程有效策划、运作和控制所需的文件（以下简称作业文件，如作业指导书、图纸、操作规程等）； e.外来文件，如国家的法律、法规，国家行业标准等； f.记录。 4.2 为使文件易于识别，本公司对各种文件予以标识： XX- XX - XX ↓↓↓ 单位代号文件类别文件序号或章节号 注：文件类别：M—手册文件 CX—程序文件 ZY—作业指导书 R—表单文件 SSOP-卫生标准操作规程 GMP-良好操作规范 HACCP-HACCP计划书 修订状态： X / X ↓↓ 版本修订号 注：版本用“A.B.C……J”,修订号用“0.1.2.3……”
4.3 为了确保文件是充分与适宜的，文件应经审批后才能发布。 4.3.1 质量和食品安全管理体系手册、质量卫生安全方针、质量卫生安全目标的有关文件由总经理组织人员编写，总经理批准。 4.3.2 程序文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。 4.3.3 作业文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。 4.4 本公司为确保文件的现行修订状态得到识别，由办公室文件资料员编制清单，记录文件的修订、换版、作废动态。受控文件清单由办公室主任批准。 4.5 为确保在使用处可获得有关版本的适用文件，本公司采取以下控制程序。 4.5.1 文件在发放前由办公室资料员编制文件发放名单，列出文件接受人和分发号（1人1号），经办公室主任审批后，按发放名单发放文件。 4.5.2 文件在发放前由办公室资料员盖“受控”章，填上接受人发放号。 4.5.3 文件发放、回收均由领用人、交回人在文件发放、回收登记表上签名，发放、收回人在发放、回收完成后，也应签名，原则上发放新文件回收旧文件。 4.5.4 每份文件的手签稿，由办公室资料员归档保管。 4.5.5 因破损而重新领用的新文件分发号不变，发放新文件收回旧文件按4.5.3条款执行，因丢失而补发的文件应重新给予分发号，并注明己丢失的旧文件分发号作废，也应履行4.5.3条款的规定,并在备注栏中注明原因。 4.5.6非受控的管理手册,由办公室资料员编制文件发放名单,总经理批准,按4.5.3条款发放，但本公司不再负责更改换版的控制。 4.6 文件的更改和换版 4.6.1 文件的日常更改，由更改人在文件更改单上填写更改原因，更改前后文件内容对照，经原审批部门审批后，更改生效，更改由办公室资料员采用换页的办法，并发放文件更改单附于更改文件之后备查。若由其他部门人员审批，该人员应获得该文件审批所依据的背景资料。 4.6.2 文件的换版 文件经多次更改或大幅度更改，须进行换版，换版按本程序4.3、4.5 条款的规定重新审批发放，并收回旧版本文件。 4.6.3每年底由总经理组织，办公室归口实施，对文件评审一次，必要时进行修订或
1.目的 为使质量管理体系文件受控，确保文件的现行有效和保密，特编制本程序。 2.范围 适用于本中心与质量管理体系有关的所有文件的控制。 3.职责 3.1 中心主任应： 3.1.1批准《质量管理手册》、《程序文件》等重要的质量管理文件发布。 3.2 质量负责人应： 3.2.1负责组织编制《质量管理手册》、《程序文件》和其他管理性文件； 3.2.2负责《质量管理手册》、《程序文件》的审核； 3.2.3负责维护《质量管理手册》、《程序文件》的有效性。 3.3技术负责人应： 3.3.1负责组织编制、审核、批准各种技术作业指导文件； 3.3.2负责维护各种技术作业指导文件的有效性。 3.4文件和档案管理员应： 3.4.1负责质量管理体系文件的保管和发放。 4.工作程序 4.1 文件范围 4.1.1内部文件：本中心内部编制的文件。包括：《质量管理手册》、《程序文件》，各类作业指导文件、计划、报告及记录等。 4.1.2外部文件：与检测有关的法律、法规、规章、标准、检测方法、图纸、软件、指导书、教科书、备忘录、上级文件等。 4.1.3以上文件可能是硬拷贝、电子媒体及数字的、模拟的、摄影的或书面的形式。
4.2质量管理体系文件的层次 4.2.1第一层：质量管理手册――是本中心质量管理体系运行的纲领性文件，描述本中心质量方针、目标和质量管理体系各要素的要求、职责及途径； 4.2.2第二层：程序文件――是质量管理手册的支持性文件，对质量管理体系运行中各项质量活动的详细、明确描述。 4.2.3第三层：作业指导书――是对完成各项质量/技术活动的规定，供检测人员执行。 4.2.4第四层：质量和技术记录――是质量管理体系各项质量活动的证据。 4.3管理体系文件的编制、审批和发布 4.3.1质量方针、目标由中心主任亲自主持制定，经领导层集体讨论后由中心主任颁布。发布后的质量方针由质量负责人向全体员工宣贯，动员全体员工积极参与质量活动，将质量方针分解到本中心的每一个具体岗位上。 4.3.2第一层次和第二层次文件由质量负责人组织编写和审核，中心主任批准发布，质量记录由质量负责人组织编制并审批。 4.3.3第三层次文件和技术记录由技术负责人组织编制并审批。 4.4管理体系文件的修订和维护 4.4.1第一层次文件由质量负责人根据中心主任的要求安排修订，并维护其现行有效性。 4.4.2第二层次文件由质量负责人根据中心主任的要求和文件运行的问题安排修订，并维护其现行有效性。 4.4.3第三层次文件由技术负责人根据检测能力的要求组织修订，并维护其现行有效性。 4.4.4质量记录由质量负责人组织修订，并维护其现行有效性；技术记录由技术负责人组织修订，并维护其现行有效性。 4.5管理体系文件的管理与发放 4.5.1质量负责人批准质量管理体系文件的发放范围，文件和档案管理员建立所有文件、资料的帐目及明细（见《内部文件（资料）目录表》《文件审批登记表》《外来文件资料登记表》）,所有经过审批的文件在《文件审批登记表》上进行登记，文件的收发、复制、归档均统一编号，并有责任人签字。 4.5.2文件和档案管理员建立保存有效的文件发放清单（见《文件收发登记表》），防止使用失效文件，使下发的文件始终处于受控状态。
文件和资料控制程序(总11 页) -CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1 -CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除
1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类： 3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2 文件分为受控文件及非受控文件： 3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责
文件名称：文件控制管理程序
1.0 目的 对公司环境、质量管理体系以及管理标准、工作标准中的各类文件进行管理，确保各部门使用文件的适宜性及充分性, 防止误用作废文件。 2.0 范围 适用于本公司所有环境、质量管理体系文件以及管理标准、工作标准的（电子档）的编制、审核、批准、发放、评审和变更。 3.0 职责 3.2 文控中心 对公司环境、质量管理系统中各阶文件的合理管控以及文件的分类、编号、保管、发放、回收、销毁及审查等工作。 3.3 相关单位 3.3.1 各部门须遵守本程序，并配合文控中心一同做好文件的更新及维护；其部门主管 需对文件资料进行审签，对所发行的文件负责保管与执行之责。 3.3.2 各部门需负责文件的使用和保管，确保文件的整洁、完整，不得在受控的文件上 随意书写涂改，也不得丢失。版本更新时，配合文控中心及旧版资料及时回收作 业，防止误用。 4.0 定义 4.1 文件与资料 公司环境和质量文件所包含有：手册、程序、作业规范/指导书、表单；技术类文件、测试检验数据报告、各种变更文件以及公司各类经营管理标准、工作标准等。 4.2 第一阶文件－—手册
环境管理手册：环境管理系统最高指导原则，规定其核心内容的整体方向、结构和相互作用。 质量管理手册：质量管理系统最高指导原则，规定其核心内容的整体方向、结构和相互作用。 4.3 二阶文件－—程序 4.3.1 环境、质量管理程序：环境、质量作业运作过程的整体流程。 4.4 三阶文件－—作业规范、指导书、管理标准及工作标准。 4.4.1作业指导书: 指不涉及具体型号产品技术细节的作业指导书。如技术文件编号方 法、作业指导书，设备操作维护规程等。 4.4.2 技术性作业指导书:指涉及具体型号产品技术细节的作业指导书, 如技术图纸 /BOM、工艺文件、产品检验文件等。 4.4.3管理标准：指各类管理规定、管理制度、管理办法等用于规范管理及人员行为的 法规性文件。 4.4.4工作标准：指各类岗位职责及职务说明书等文件。 4.5 四阶文件－—表单 使用固定格式的单据，有表单编号及版本管控，用以质量、环境及环境的数据收集、传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求的资料记录。 4.6 外来文件与资料。 各单位因业务需求所使用的各类法律法规、国家标准、行业标准、地方标准及行业各类技术资料等。 4.7 文件标准用纸 各单位送至文控中心所有需要发行的文件标准型一般为A4纸张，禁止用“二手纸”。 5.0 工作程序 5.1 文件的编制 5.1.1 书写规定 5.1.1.1 二、三阶文件需依照（1）目的（2）范围（3）权责（4）定义[无定义时填 写“无”]（5）工作程序（6）相关文件（7）相关表单（8）附录（必要 时）。 注：二阶文件需另制作封面，由相关人员签核，三阶文件不需要封面，相关人员签核栏在页尾处。 5.1.1.2 文件页次格式：第*页，共*页代表，以此类推。 5.1.1.3 各标题内的小标题顺序如下格式： 1→1.1→1.1.1→1.1.1.1 以此类推。 2→2.1→2.1.1→2.1.1.1 以此类推。 5.1.2 文件经3.1权责主管核准后方可制订，以确保文件的充分、完整并适用。
版次：B 修改：0 文件控制程序 1 目的和适用范围 控制本公司的质量管理体系文件以及技术性文件。 适用于本公司的质量手册、程序文件、第三层文件以及技术性文件。 2 职责 2.1 质量手册的编写由管理者代表负责，总经理批准。 2.2 程序文件由各部门负责编写，有关部门领导审查，管理者代表批准。 2.3 第三层文件由各部门组织编写、发放和控制，管理者代表批准。 2.4 技术中心负责产品技术性文件的编制、发放、更改和控制以及外来文件控制。 2.5 公司质量管理部对质量手册和程序文件的编辑质量、发放、管理、更改控制负责。 3 工作程序 3.1文件和资料的分类 3.1.1 文件和资料分类如下: a) 质量手册和程序文件； b) 第三层文件（作业指导书）； c) 技术性文件和有关资料； d) 其他管理文件； e) 外来文件（国家标准、行业标准、技术规范和相关法律法规）。 3.1.2 文件和资料分为受控文件和非受控文件。受控文件应予以标识和编号。 3.2文件编号 3.2.1 质量手册按流水号编号。 XX/ QM X （QM为质量手册代号，X为流水号） 3.2.2 质量体系程序文件的编号如下:
版次：B 修改：0 XX / QP X - X X 流水号 文件对应要素号 质量程序代号 “XX”公司汉语拼音声母 3.2.3 第三层文件编号 XX/QP/X-XXX 流水号 部门代号： 0—公司办公室 1—技术中心 2—生产部、采购部 3—销售部、售后服务部 4—质量管理部 5—财务部 6—资料室 3.2.4 产品设计图样及技术文件编制按xx/QP/1-001执行。 3.3文件的控制 3.3.1 质量手册分受控和非受控文本。 3.3.2 程序文件、第三层文件以及技术性文件均属受控文本。 3.3.3 文件管理部门应确保现场使用的版本为有效文本。 3.4文件的发放 3.4.1 质量手册受控文本和程序文件发放到部门及部门以上负责人，第三层文件和技术性文件发放到有关使用部门和管理部门。 3.4.2 受控文本加盖“受控文件”印章并编号，进行登记发放，使用人需在《受控文
1、目的 规定体系文件的编制、审批、发放等管控方法，确保体系文件得到有效控制；使各相关部门能及时获得适当且有效的最新文件。 2、范围 本公司所有质量/环境管理体系受控文件。 3、定义 受控文件：指严格按照文件编写、制定、审批、发放、记录、更改、作废及回收等过程管
控的体系文件。 4、作业流程 5、补充说明 5.1文件类别 5.1.1文件类别，可区分为四阶，其各阶代码如下： 注明： QMS：表示质量管理体系 EMS：表示环境管理体系 5.2文件编号规定 5.2.1 文件编号按如下顺序和规定制定：
一阶文件 Q E M —××× 一阶文件代码文件流水序号 二阶文件 Q E P —××× 二阶文件代码文件流水序号 三阶文件 Q S/ E S —×××—××× 三阶文件代码部门代别文件流水序号 四阶文件 Q R / E R —×××—××× 四阶表单代码部门代别表单流水序号 5.2.2 部门代码： 5.2.3 文件流水序号（三位）规定：从“001”依次开始编号。 5.2.4 文件版本规定：以三位字符表示，例如：A00，依次按A01、A02、A03编号等；文件修 订时应及时更新其版本号。 5.2.5 外来文件的获取及编号规定 外来文件主要包括：相关国际、国家标准，相关法律法规要求等；其编号按照原文件编号。 5.3 5.4 文件提交 5.4.1提交文件前，由编制部门填写《文件发放申请单》，明确注明文件发放部门及数量。 5.4.2 编制部门将审批的《文件发放申请单》，和需发放的文件提交到品保课文控；同时将 原始文件PDF档发到品保课文控文员电脑上。 5.5 文件的发放和回收 5.5.1文控文员根据《文件发放申请单》，首先登入《文件总览表》。
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受控状态分发号 质量管理体系文件 质量管理体系程序文件 编号JD/QMB4.2.3—01~JD/ QMB8.5.2/8.5.3—05 编制办公室 评审各部门 批准管理者代表 版本号第A/0版
无锡市江达商品混凝土有限公司 文件修改记录表QR4.2.3—0107 文件名称编号 修改日期修改次数版本状态修改内容修改人批准人备注
质量管理体系程序文件目录表 序号ISO9001： 2000 标准条款号 文件编号文件名称 1 4.2.3 JD/QMB4.2.3—01 文件控制程序 2 4.2.4 JD/QMB4.2.4—02 记录控制程序 3 8.2.2 JD/QMB8.2.2—03 内部审核程序 4 8.3 JD/QMB8.3—04 不合格品控制程序 5 8.5.2—8.5.3 JD/QMB8.5.2/8.5.3—05 纠正措施和预防措施程序
质量管理体系程序文件编号JD/QMB4.2.3—01 第A版第0次修改 文件控制程序第1页共5页 1．目的 建立并保持形成文件的程序，以控制与质量管理体系有关的所有文件和资料，使与质量管理体系运行有关的各个场所使用适用文件的有关版本，从所有发放和使用的场所及时撤出失效和作废的文件。 2．范围 适用于本公司质量管理体系有效运行和产品质量有关的文件和资料的控制，包括适当范围的外来文件，如标准、法规、顾客财产的知识产权（提供的图纸）等。 3．引用标准 GB/T19001—2000《质量管理体系——要求》 JD/QMA—2006《质量管理手册》4.2.3《文件控制》 4．职责 4．1办公室负责质量管理体系管理文件的控制。
2-1文件控制程序
东莞市永田实业有限公司钣金部文件编号QM-02-001 版本 A 版 生效日期2013/04/25 文件控制程序总 页数 共 5 页 页 码 第 1 页 文件制/修订记录 序号 版本 修/制订依据制/修订履历及摘要生效日期修改前修改后 1 / A
发行编号: 受控状态: 本档为本公司所有，非经许可不得翻印或抄袭。 请确认文件是否为最新版本 批准：审核：编制：ISO小组 东莞市永田实业有限公司钣金部文件编号QM-02-001 版本 A 版 生效日期2013/04/25 文件控制程序总 页数 共5页 页 码 第 2 页 1.目的:确保质量体系使用之文件处理迅速、正确流畅、应用及管制，以确保各相关部门以适 时获得有效之最新文件。 2.适应范围：适应于制造、检验测试、包装、储存至出货等各阶段作业中，不论是本工厂内部 划客户供货商提供之相关数据之制作及管理均属之。 3.权责： 责任部门 类别制定/修订/废止审查批准 分发/回收/ 销毁/管制 质量手册ISO小组管理代表总经理文控 程序文件ISO小组相关部门主管管理者代表文控作业标准指导书相关部门相关部门主管管理者代表文控/工程部外来文件/ 相关部门主管/ 文控/工程部 暂行文件相关部门/ 文控/工程部4.定义： 4.1质量手册（一阶文件）：规定工厂的质量管理体系的文件。
4.2程序文件（二阶文件）：根据GB/I19001：2008质量管理体系要求，本公司制定和维 持质量体系程序，规定了实施质量体系要求所涉及的活动，明确其目的、范围、职责、步骤文件和记录，是质量手册内容的扩展和支持性文件。 4.3作业标准指导书(三阶文件):作业标准指导书包括工艺文件、作业指导书、检验规范等 确定了与质量有关的人员的具体工作方法和步骤。 4.4窗体/记录(四阶文件):检验、纠正、测试、保养、培训记录……等。 4.5外来文件:各种国际/国家/行业标准、供货商或客户提供之作业标准、图面,以及和本工 厂程序文件或作业标准书所依据及引用之标准、条款均属之。 4.6暂行文件:客户暂行需求或暂行更改作业标准或量产前的样品试制所试行的受控文件。东莞市永田实业有限公司钣金部文件编号QM-02-001 版本 A 版 生效日期2013/04/25 文件控制程序总 页数 共5页 页 码 第 3 页 5.作业内容: 5.1文件编码体系:各文件的编制、修订后需由文控或工程部依文件编码系统编号管理,并 对各部门之文件编号列表管制,不得有重复或误用之情形。 5.1.1文件编号规则见附表（外来文件参考其本身的文件编码） 编码级别适用编码文件文件级别及代号代号的相关描述及备注 1级码体系文件QM（质量管理体系）QM为质量管理体系，E为环境管理体系，N为其他体系和文件 2级码体系文件级别02（程序文件）01为质量手册 02为程序文件 03为作业指导性文件04为记录表格类 3级码文件级别数量001（程序文件的流水号）001 为所在文件级别的数量的流水代号，从001开始编 4级码体系文件版本A（版本/变更号）版本号从原版为A版开始编，更改