涉密公文管理流程
1目的
本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）涉密公文管理的流程及控制要点，旨在促进本行机关密件管理工作规范化、制度化、科学化，确保本行安全、稳健运行。
2适用范围
本文件适用于本行涉密公文管理活动。
3定义、缩写与分类
3.1定义
1）公文:是指本行在经营管理过程中形成的，具有法定效力和规范体式的文书，是依法经营和进行公务活动的重要工具。
2）涉密公文:是指涉及国家和本行秘密的公文。
3.2缩写
无
3.3分类
涉密公文分为：
1）绝密公文：是指内容涉及国家和本行最重要的秘密，泄露会使国家和本行的安全和利益遭受特别严重损害的公文。
2）机密公文：是指内容涉及国家和本行重要秘密，泄露会使国家和本行的安全和利益遭受严重损害的公文。
3）秘密公文：是指内容涉及国家和本行一般秘密，泄露会使国家和本行的安全和利益遭受损害的公文。
4职责与权限
5原则与基本规定
5.1原则
1）突出重点原则。涉密公文的保密工作，要围绕日常经营管理工作，突出重点业务、重点领域及涉及的重点人员。
2）分层负责原则。分管综合办公部门的主管领导是本行涉密公文保密工作的第一责任人，各部门、分支机构负责人是本部门、分支机构涉密公文保密工作的第一责任人，综合办公部门机要岗及阅知涉密公文的相关人员是直接责任人。
3）积极防范原则。涉密公文保密工作坚持积极防范、确保安全、便利工作的方针。
5.2基本规定
1）本行产生的企业秘密，必须对照定密依据，依法及时、准确地确定密级，并在载体上标明密级和保密期限。
2）传递秘密载体，应详细登记、密封包装，信封上标明密级、编号和收件单位名称；传递中每个环节必须严格履行交接签字手续；严禁通过普通邮政传递秘密载体；在市内传递绝密级载体，必须双人同行直接送达，不得通过公文交换站交换。
3）收到秘密载体，由综合办公部门机要岗拆封、清点核对，其他人员不得拆封。
4）参加涉密会议带回的秘密载体，应及时送交本行综合办公部门机要岗登记处理。
5）绝密级文件资料和密码电报不允许复印；复印机密、秘密级文件资料须经本行领导批准，复印件视同原件管理。秘密文件资料必须在内部印制或者在经保密局批准的定点单位印制，严禁将秘密载体委托非定点单位印制。
6）严禁携带秘密载体参与社交活动或中途办理其他事项。
7）未经审查批准以及办理相关手续，任何部门和个人不得向外提供本行秘密；严禁向新闻出版单位提供或公开报道秘密信息。
8）本行应指定计算机设备处理涉密业务，并登记造册。用于储存、传输和处理秘密信息的计算机及其网络系统不得直接或间接与国际互联网或其他公共信息网络相连接。
9）保存秘密载体的场所须安装铁门、铁窗，配备保险柜，办公场所无人时，应将秘密载体放入文件保密柜。
10）销毁秘密载体应认真清点、登记，并经本行主管领导审核批准；密件复制过程中产生的残、次页和废品，必须及时销毁；销毁数量少的，应使用碎纸机销毁，销毁数量大的，应双人押送至定点销毁单位销毁；销毁后，要确保秘密载体无法还原；按规定应当清退的秘密载体，应按期如数清退，不得自行销毁。
11）禁止将秘密载体当作废品出售或委托他人代为销毁。
12）综合办公部门机岗位变动时，应与接任人员办理密件交接手续。
6流程描述与控制要求
7检查监督
8附件
附件一：《密件印发登记簿》附件二：《密件收文登记簿》附件三：《密件督办登记簿》
密件印发登记薄
密件收文登记薄
密件督办登记薄
公文管理流程 1 目的 对收文、发文过程及行文规则进行规范化管理，以保证公文在处理过程中准确、及时、安全。 2 范围适用于公司及下属各单位处理上级公司、外单位来文及OA 系统流转的公文处理流程。 3 定义公文是各类机关、单位，在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要工具。 4 职责 4.1 公司行政中心负责制定公文管理流程，检查公文管理流程落实效果。 4.2行政部 a) 分管领导负责行文的审批； b) 行政部经理/主管负责公司收文的分发处理； c) 行政部文员/专员负责行文编号，收、发文处理； d) 拟稿人负责公文相关内容的协调管理。 5 内容 5.1 公文划分与种类 5.1.1 公文划分公文分为正式文件和专用文件。正式文件是指内容比较重要、格式完整的公文。专用文件是指在一定范围内使用、具有特定文件版头和处理程序的文件。
5.1.2 正式文件种类 a) 公司文件。凡公司范围内的重大事项，以公司文件行文。该类文件是 指内容比较重要、格式完整，版头有发文机关名称及文件字样，套红 印制的公文； b) 公司部门文件。凡部门职责范围内的常规性事项，以及可以部门名义 办理的某些公司职责范围的事项，以部门文件行文。 5.1.3 文件种类文件种类包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、函。 a) 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排； b) 通知：适用于发布企业内部规章；任免、奖惩有关人员转发上级 机关和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级 办理和有关单位需要周知或共同执行的事项； c) 通报：适用于表彰先进，批评错误，要求下属企业办理和有关单 位需要周知或者共同执行的事项； d) 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况；提出意见或者建 议；答复上级机关的询问； e) 请示：适用于向上级机关请求指示、批准； f) 批复：适用于答复下级企业请示事项； g) 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向 有关同级主管单位或部门请求批准等。 5.1.4 专用文件专用文件按分类分别由相关部门进行编号和管理。 5.1.4.1 会议纪要适用于记载和传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守、执行。 5.1.4.2 传真电报适用于公司及其业务管理部门就某一具体事项或者某项业务
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涉密公文管理流程 1目的 本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）涉密公文管理的流程及控制要点，旨在促进本行机关密件管理工作规范化、制度化、科学化，确保本行安全、稳健运行。 2适用范围 本文件适用于本行涉密公文管理活动。 3定义、缩写与分类 定义 1）公文:是指本行在经营管理过程中形成的，具有法定效力和规范体式的文书，是依法经营和进行公务活动的重要工具。 2）涉密公文:是指涉及国家和本行秘密的公文。 缩写 无 分类 涉密公文分为： 1）绝密公文：是指内容涉及国家和本行最重要的秘密，泄露会使国家和本行的安全和利益遭受特别严重损害的公文。 2）机密公文：是指内容涉及国家和本行重要秘密，泄露会使国家和本行的安全和利益遭受严重损害的公文。
3）秘密公文：是指内容涉及国家和本行一般秘密，泄露会使国家和本行的安全和利益遭受损害的公文。 4职责与权限 5原则与基本规定 原则
1）突出重点原则。涉密公文的保密工作，要围绕日常经营管理工作，突出重点业务、重点领域及涉及的重点人员。 2）分层负责原则。分管综合办公部门的主管领导是本行涉密公文保密工作的第一责任人，各部门、分支机构负责人是本部门、分支机构涉密公文保密工作的第一责任人，综合办公部门机要岗及阅知涉密公文的相关人员是直接责任人。 3）积极防范原则。涉密公文保密工作坚持积极防范、确保安全、便利工作的方针。 基本规定 1）本行产生的企业秘密，必须对照定密依据，依法及时、准确地确定密级，并在载体上标明密级和保密期限。 2）传递秘密载体，应详细登记、密封包装，信封上标明密级、编号和收件单位名称；传递中每个环节必须严格履行交接签字手续；严禁通过普通邮政传递秘密载体；在市内传递绝密级载体，必须双人同行直接送达，不得通过公文交换站交换。 3）收到秘密载体，由综合办公部门机要岗拆封、清点核对，其他人员不得拆封。 4）参加涉密会议带回的秘密载体，应及时送交本行综合办公部门机要岗登记处理。 5）绝密级文件资料和密码电报不允许复印；复印机密、秘密级文件资料须经本行领导批准，复印件视同原件管理。秘密文件资料必须在内部印制或者在经保密局批准的定点单位印制，严禁将秘密载体委托非定点单位印制。 6）严禁携带秘密载体参与社交活动或中途办理其他事项。
制药公司文件管理操作 规程S O P 标准化管理部编码-[99968T-6889628-J68568-1689N]
文件管理SOP 文件管理SOP 1目的：建立文件的设计、起草、审核、批准、替换或撤销、复制、分发、培训、执行、归档、变更、保存和销毁操作程序。 2适用范围 本标准适用于文件系统整个生命周期的控制。 3职责 文件编制者：依照该程序有关规定设计、起草制订文件。 各级生产质量管理人员：执行该程序的有关规定。 QA质量管理员：按该程序的有关规定进行归档、复制、保存、借阅、回收和销毁文件。质量部QA：监督检查本程序的执行情况。
4内容 4.1文件的设计 文件设计时，文件的内容应当与药品生产许可、药品注册等相关要求一致，并有助于追溯每批产品的历史情况。 4.2文件的起草 4.2.1文件起草的时间要求 生产开工前、新产品投产前、新设备安装前；引进新处方或新方法前；处方或方法有重大变更时；验证前和验证后；组织机构职能变动时；文件编制质量改进时；使用中发现问题时；接受GMP检查认证或质量审计后；文件的定期复审时；有关法律、法规修订后（如中国药典、药品生产质量管理规范等） 4.2.2文件起草的基本要求 4.2.2.1文件应当标明题目、种类、目的以及文件编号和版本。 4.2.2.2文件的标题应能清楚地说明文件的性质。 4.2.3文件使用的语言确切、清晰、易懂、不能模棱两可。填写内容时应有足够的空格。文件的起草、修订、审核、批准的责任应明确，有责任人签名并注明日期。文件的起草: 4.2.3.1起草：由文件主要使用部门起草，以保证内容的全面性和准确性。并由起草人根据实际使用需要或会稿确定文件分发部门及分发份数。 4.2.3.2起草人向质量部QA质量管理员申请文件编号。 4.2.3.3文件格式及内容要求 4.2.3.3.1标准类文件格式和内容要求 ●标准类文件正常格式和内容要求 页眉：公司名称、文件名称、文件编号。 标题：文件的名称。 首页：起草人、审核人、批准人签名和日期，拷贝号，制定（变更）原因及目的，分发部门及份数。 目的：文件制定的目的。 适用范围：该文件的适用范围。 职责：确定与标准直接相关人员或部门的责任。 内容：管理标准的正文内容包括管理职能、管理内容与要求；操作标准的正文内容包括工作内容与要求、责任与权限；技术标准的正文内容包括药品生产技术活动中的工艺、技术、质量等项目及有关参数。 相关文件：与该文件相关联的其它文件，除文件名称外，需列出文件编号，修定号可不列出。
关于进一步规范公文处 理程序的通知 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】
关于进一步规范公文处理程序的通知各乡镇人民政府，县府各部门： 为进一步促进办文规范化、制度化、科学化，提高公文处理效率和质量，依据国家和省市政府系统公文处理有关规定，现结合我县实际，就进一步规范公文处理程序通知如下： 一、收文办理 收文办理的主要程序为：签收、登记、分发、审稿、拟办、批办、承办、催办、办结归档。 （一）签收、登记：所有报送县政府及县政府办公室的公文统一由县政府办公室综合科负责签收、登记、传递。综合科初审后，登记填写《文件处理签》、《阅办文件处理签》、《交办文件处理签》，代拟稿送秘书科进行公文处理，再送有关领导审签。正副县长、正副主任不受理和审批未经文书处理、登记请批的公文。其中乡镇政府和县府各部门送来的请示、报告由综合科转送办公室主任处理。登记工作必须在来文的当日完成。 （二）分发、拟办：根据来文性质可分为传阅件和拟办件两大类。传阅件由县府办综合科登记后分发各有关领导或科室传阅，并作好记载，传阅后及时收回。拟办件由综合科填写阅示单，由科室负责人提出拟办意见后分送有关领导批示。送领导的批示件，一般应在登记的当天送达，如领导未及时签批，由办公室主任或分管主任询问、提示。 （三）审稿、批办、承办：凡领导的批示件，应由提出意见的科室按领导的批示，送达有关单位和人员承办。办理单位或人员应当及时准确，不得延误、推诿，对报告性公文原则上从交办之日起10个工作日内办理完毕，请示性
公文在5个工作日内办理完毕。确因特殊情况不能按时办理完毕的，应当在回复时限内以书面形式说明理由。 （四）催办：交办件一般从交出后5-7天无办理结果的即行催办。紧急件应当按照特定时限要求办理，必须指定专人跟踪督查，做好内部运转和衔接工作。 （五）办结归档：办结归档的文件，由承办科室按收文顺序，在来年四月向档案室移交，个人不得保存应当归档的公文。移交时，反映文件办理过程的有关文件、资料（包括批示单、交办单、处理笺）等都应收集完整、有序。 二、发文办理 发文办理的主要程序为：草拟、核稿、审核、签发、缮印、用印、办结归档。 （一）草拟：按照“谁承办，谁拟稿”的原则，一般由部门代拟稿或秘书科拟稿。对拟稿的要求是：所拟文稿内容要符合法律法规、方针政策，反映情况要真实、准确，文字规范，文章精炼，结构严谨，人名、地名、数字、引文、主题词准确无误。拟制紧急公文时，应体现紧急的原则，并根据实际需要确定紧急程序。拟文一般应以打印件送审，并附有关依据材料，包括有关文件、材料、领导批示及相关依据文字等，附件可用复印件。 （二）核稿：由拟稿单位负责人核稿，若是代拟稿，应由秘书科负责人复核。对核稿的要求是：重点审核是否需要行文，是否经过协商、会签，文种使用、行文格式、文字表述、报送单位、紧急程序、密级等是否符合规范，并按要求修改完善。文稿内容涉及有关部门的应交有关部门会签。核稿的时限要求：特急件、急件一到即核；其它文稿一般在1天内核毕。
竭诚为您提供优质文档/双击可除 免费公文审批系统 篇一：公文审批系统初稿 1需求分析 通过对各分支机构目前对行政公章使用现状存在的问 题进行有效分析，可得出以下几点具体需求： 1、需要实现对传统实物行政公章转成电子签章方式； 2、需要实现对电子行政公章的统一管理； 3、需要实现对电子行政公章的使用授权； 4、需要实现对日常需要加盖电子行政公章的电子合同文档进行审批，审批通过后才允许盖章； 5、需要实现对日常电子行政公章的使用情况进行日志记录； 6、需要实现对日志信息进行校验（盖章人，盖章时间，盖章文档，盖章的名称，电脑mac地址，ip地址）； 7、需要实现审批工作流程的配置；8、需要实现独立的用印流程管理系统9、对用印流程管理节点可以灵活配置2技术解决方案 2.1总体框架
1/4 整体解决方案总体框架包括表现层、行政审批系统、应用层、电子签章系统、数据层、支撑层、基础设施层等。 2.2业务流程设计 2.2.1行政公章用印审批流程 以下为各分支机构使用行政公章审批流程 2/4 3/4 4/4 篇二：公文审批系统解决方案 智元软件公文审批系统解决方案 出处：电子政务工程服务网日期： 20xx-8-18 保存本文 1、系统简介 智元软件公文审批系统是无纸化办公的核心，它包括公文传输、发文审批、收文传阅办理、公文档案库等重要模块。智元软件公文审批系统的规范化设计，对政府、机关、部队以及企事业单位的电子办公、电子政务、电子业务等将起关键作用。 智元软件公文审批系统的标准化程度、技术的先进性与
成熟性、系统结构搭建的严谨度、功能的清晰与合理性、模块间的科学关联，以及系统在运行时对环境的适应能力、流畅性、负载能力、易操作和易维护等，是衡量系统整体性能的重要指标。实践证明，智元公文审批系统能有效解决电子办公中的核心问题，成为构架可扩展式电子办公体系的强大基础，是真正意义上的无纸化网络办公平台。 2主要功能 2.1发文管理 发文管理可实现以下功能：发文拟稿、核稿、领导审批、承办等；可做公文状态查询、收回、签收、修改、提交、会签、传阅、归档、删除等操作。转发公文，实时追踪，监督发文处理流程，并可及时追回公文。系统中流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程需求。系统支持全文批注和批注痕迹保留，方便发文稿件修改。 发文管理包括对下列环节的自动化处理： 发文拟稿：填写发文拟稿纸和发文正文以及相关的信息，发送给相关领导审核。发文审核：审核者收到文件，需要时可对正文进行必要的修改，系统可保留所有的修改痕迹；签署审核意见，根据文件的内容和性质决定由谁签批，并发送给相关的责任人。会签：所有收到签批请求的领导或各部门办公主管对文件进行批示，需要时可对正文进行必要的修改，系统可上载修改后的文件；完成后送办公室编号。
一、目的：规范质量管理体系文件的管理与控制及正确实施。 二、职责： 1.企业法人、企业负责人负责所有质量管理体系文件的批准发布； 2.质量负责人负责质量管理文件的审核； 3.质量管理部会同各部门负责人拟定质量管理体系文件； 4.各有关部门负责本部门文件的使用与保管。 三、范围：适用于与质量管理体系有关文件的管理与控制。 四、主要内容： 1、总则 质量管理体系文件是从事药品经营活动和质量保证活动的依据和准则。文件管理系统涉及到GSP各个方面，贯穿于药品经营有关的一切活动中，包括文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管，以及修改、撤销、替换、销毁等应按照文件管理操作规程进行，并保存相关记录。 文件系统的建立与严格管理可以保证药品经营的全过程有章可循，有章必循，有据可查，最大限度地减少药品经营中的混淆和差错，确保药品经营的一切生产活动都在有效的控制之下。 2、本企业质量管理体系文件分为四类，即：
2.1质量管理规定制度类； 2.2质量管理岗位职责类； 2.3质量管理工作程序类； 2.4质量记录类。 3、修改与修订的条件:遇有以下情况时，可以修改或修订。 3.1质量管理体系需要改进时 3.2有关法律、法规修订后 3.3组织机构职能变动时； 3.4使用中发现问题时； 3.5经过GSP认证检查或内部质量体系评审后以其他需要修改的情况。 4、文件编码要求 4.1为规范内部文件管理，有效分类，便于检索，对各类文件实行统一编码管理，编码应做到格式规范，类别清晰，一文一号。 5、文件的审批 5.1 审核 5.1.1文件编制（或修订）的初稿，首先由起草部门负责人对文件进行初审，再由编（修）人根据文件内容所涉及的部门，组织以传阅或会议的形式进行会审。 5.1.2会审后，由编（修）人与会审部门对文件会审意见逐条确认并修改（如需再次会审，仍执行会审程序）后，一并交给由质量管理部审核文件形式及制定程序是否符合要求。 5.1.3文件审核定稿后，由质量负责人审核。 5.2批准 5.2.1审核通过的文件，由总经理签字批准并注明日期，签署生效日期，定稿，准予颁布，并返回质量管理部安排印制。 6、文件的印制 6.1文件经批准后，各种标准文件的复制，在公司统一复制；各种记录根据实际情况及内容由办公室送印刷厂印刷。 7、文件颁发 7.1文件由质量管理部分发，并在文件生效之日前发放。
公文管理系统数据库设计书1系统管理作业相关表 1.1 结构关系图 TProcess PID: NUMBER NOT NULL ProcessName: NVARCHAR(20) NOT NULL RoleIDList: NVARCHAR(20) NOT NULL DataFlowOut: NUMBER NOT NULL DataFlowCOut: NUMBER NULL ButtonName: NVARCHAR(20) NOT NULL ButtonIcon: NVARCHAR(255) NULL AspFile: NVARCHAR(255) NULL DivFinTag: NUMBER NOT NULL TargetDeptTag: NUMBER NOT NULL TargetRoleTag: NUMBER NOT NULL TargetUserTag: NUMBER NOT NULL CTargetDeptTag: NUMBER NOT NULL CTargetRoleTag: NUMBER NOT NULL CTargetUserTag: NUMBER NOT NULL StackTag: NUMBER NOT NULL CheckType: NUMBER NOT NULL ResultType: NUMBER NOT NULL TDataFlow DataFlowID: NUMBER NOT NULL DataFlowName: NVARCHAR(20) NOT NULL DataFlowTag: NUMBER NOT NULL RestColumn: NVARCHAR(255) NULL RestSQL: NVARCHAR(255) NULL TDataFlowGroup GroupID: NUMBER NOT NULL GroupName: NVARCHAR(20) NOT NULL TRoleDataFlowGroup GroupID: NUMBER NOT NULL (FK) DataFlowID: NUMBER NOT NULL (FK) RoleID: NUMBER NOT NULL ListOrder: NUMBER NOT NULL ActiveTag: NUMBER NOT NULL TInputProcess PID: NUMBER NOT NULL (FK) DataFlowIn: NUMBER NOT NULL (FK) ListOrder: NUMBER NOT NULL ActiveTag: NUMBER NOT NULL 1.2 栏位说明 1.2.1修改- 基本代码表 Table Name: TAttr Table Comment: 公文性质表 Table Column Name Table Column Datatype Table Column Null Option Table Column Comment Table Column Is PK Table Column Is FK AttrID NUMBER NOT NULL性质ID Yes No AttrNO NVARCHAR(10) NOT NULL 性质编号No No AttrName NVARCHAR(20) NOT NULL 性质名称No No ActiveTag NUMBER NOT NULL 使用标志： 0 - 不可使用 1 - 可使用 No No Table Name: TCopy Table Comment: 公文本别表 Table Column Name Table Column Datatype Table Column Null Option Table Column Comment Table Column Is PK Table Column Is FK CopyID NUMBER NOT NULL本别ID Yes No
操作规程
1、质量文件管理规程 2、药品采购操作规程 3、药品验收操作规程 4、药品销售操作规程 5、处方审核、调配、审核操作规程 6、中药饮片处方审核、调配、核对操作规程 7、药品拆零销售操作规程 8、含麻黄碱类复方制剂销售操作规程 9、营业场所药品陈列及检查操作规程 10、营业场所冷藏药品存放操作规程 11、计算机系统操作和管理操作规程 12、不合格药品处理操作规程
小镇大药房操作规程 1、目的：对质量活动进行预防、控制和改进，确保企业所经营药品安全有效和质量管理体系正常有效地运行，规范质量管理文件的起草、审核、批准、执行、存档等操作程序。 2、依据：《药品经营质量管理规范》。 3、适用范围：适用于企业经营质量管理过程中的质量管理制度、操作程序等文件。 4、责任：质量管理人员对本程序的实施负责。 5、内容： 5.1 文件的起草： 5.1.1 文件应由主要使用人员依据有关规定和实际工作的需要，填写《文件编制申请及批准表》，提出起草申请，报质量管理人员。 5.1.2 质量管理人员接到《文件编制申请及批准表》后，应对文件的题目进行审核，并确定文件编号，然后指定有关人员起草。 5.1.3 文件一般应由主要使用人员起草，如有特殊情况可指定熟悉法律法规、药品经营质量管理和企业实际情况的人员起草。 5.1.4 文件应有统一的格式：文件名称、编号、起草人、起草日期、审核人、批准日期、批准人、执行日期、变更记录、版本号、目
的、依据、适用范围、责任和内容。 5.1.5 岗位职责还应有质量责任、主要考核指标。 5.1.6 文件编号规则： 5.1. 6.1 形式：企业代码－年份－文件类别代码－版本号。 5.1. 6.2 企业代码：由本企业名称前两个字的第一个拼音大写代表。例如：小镇大药房（XZ） 5.1. 6.3年份是指制定或修订当年。 5.1. 6.4文件类别代码：质量管理体系（代码为Q）；岗位职责（代码为D）；操作规程（代码为P）；管理规程（代码为M）。 5.1. 6.5版本号按文件的版本分别用2位阿拉伯数字，从“01”开始顺序编号。 5.1.7 文件起草时应依据文件的合法性、实用性、合理性、指令性、可操作性、可检查考核性等六个方面进行制定。 5.2 文件的审核和批准： 5.2.1 质量管理人员对已经起草的文件进行审核。 5.2.2 审核的要点： 5.2.2.1 是否与现行的法律法规相矛盾。 5.2.2.2 是否与企业实际相符合。 5.2.2.3 是否与企业的现行的文件相矛盾。 5.2.2.4 文件的意思是否表达完整。 5.2.2.5 文件的语句是否通畅。 5.2.2.6 文件是否有错别字。
中国石化公文管理系统 问题处理手册 目录 中国石化公文管理系统 (1) 问题处理手册 (1) 1.引言 (3) 1.1.什么是中国石化公文管理系统问题处理手册？ (3) 1.2.如何使用目录？ (3) 2.用户登录 (3) 2.1.问：如何登录公文管理系统？ (3) 2.2.问：通过门户无法进入公文管理系统？ (4) 2.3.问：如何修改用户的对照？ (5) 2.4.问：公文管理系统首页面简介？ (5) 2.5.问：进入办公自动化时页面总是弹出非正常窗口？ (6) 2.6.问：发文稿纸介绍？ (7) 3.操作问题 (7) 3.1.问：如何起草文件，去向选择？ (7) 3.2.问：拟稿过程中为何提示验证消息？ (8) 3.3.问：如何送部门会签？ (8) 3.4.问：如何查看部门会签反馈意见 (9) 3.5.问：领导如何正文改稿？ (9) 3.6.问：如何驳回文件？ (10) 3.7.问：如何撤回文件？ (10) 3.8.问：如何查看流程信息？ (11) 3.9.问：普通人员为什么打不开SEP文件？ (12) 3.10.问：普通人员为什么不能打开脱密文件？ (12) 3.11.问：分发的具体操作？ (13) 3.12.问：分表分发的具体操作？ (13) 3.13.问：分发文件时接收单位为什么只收到了部分附件？ (14) 3.14.问：分发与分表分发的区别？ (14) 4.客户端问题 (14) 4.1.问：系统支持的操作环境？ (14) 4.2.问：控件位置显示红叉号？ (15) 4.3.问：文件提交时，系统提示传输错误？ (16) 4.4.问：控件中的文件无法打开？ (16) 4.5.问：使用遨游，搜狗浏览器无法打开控件？ (17) 4.6.问：上传文件后提交时，显示文件上传失败？ (17)
GSP文件系统的管理规定 目的：规范文件系统管理。 范围：全公司质量管理的制度、记录（包括电脑软件及其资料信息）。 责任：质量管理部、行政部。 内容： 1.文件分类 1.1.分类说明质量管理文件系统分为制度系列和记录系列。 1.2.制度系列分类制度系列文件是公司全员的行为规范准则，其分 为责任(部门、岗位)制度类、管理准则类、操作规程类。 1.2.1.责任制度类(TQC、QC) 分为部门责任制度(TQC)和岗位职责(QC)。 如：《采购部质量管理责任》、《采购员质量管理职责》。 1.2.2.管理准则类(SMP) 对各项工作的规定、办法等准则性制度。 1.2.3.操作规程类(SOP) 规定的操作程序、流程，如《药品验收规程》、 《不合格药品的确认和处理规程》等。 1.3.记录系列分类记录系列文件是质量管理体系的鉴证资料，是质量管理在经营活动过程中留下的实际历史痕迹，以此实现质量管理的有效追踪。该系列文件分为单据、表报、台账。 1.3.1 单据类(SDJ) GSP要求的《进货记录》、《验收记录》等单据。 1.3. 2.表报类(SBG) GSP要求的《进货计划(表)》、《温湿度记录(表)》、《质量报表》等表报。 1.3.3.台账类(STZ) GSP要求的《设备(使用、维修保养记录)台账》、《注射液灯检(记录)台账》、《质量管理文件编码登记台账》等。 2.文件系统编码 2.1.文件代码表所有质量管理文件，为便于识别系列分类必须具有系统的代码并按规定的方法编码。由质管部的文件管理专职人员统一给质量管理文件发放代码编号，以便识别、控制及追踪，并建立质量管理文件的编码登记台账。（文件代码表见附件一）
发文管理制度 【变更记录】 第1条行政部作为公文归口管理部门 1负责公司发文流程、内容的优化、监督工作。 2行政部负责公文的登记编号、存档、管理、传达、废除及文件规范性检查等日常管理工作。第2条人力资源部作为培训主管部门，负责以公司名义下发的文件进行培训、宣导。 第3条各部门职责
1根据各部门需求，负责本部门范围内相关公文的起草、审核、解释工作。 2负责向相关部门进行发文前的征求意见并根据意见反馈进行修改。 3负责发文的具体执行与监督工作。 第四章公文分类内容 第1条制度类：规定、制度、办法、决定及方案等。 第2条报告类文件：报告、申请、工作总结及工作计划等。 第3条 第五章 第1条 1 2 3 4 5 6 （1 （2）以公司名义发布的制度类文件，由行政部以邮件的形式发送全体员工；以部门名义下发的制度类文件，由拟稿部门负责发送，所有签发原件由行政部归档。 第2条报告类 1报告类文件由各部门负责人进行审批并交由本部门专人负责存档。 第3条报表类文件
1拟稿：报表类文件由部门统计或财务人员根据原数据统计进行报表编制和统计分析。 2审核：报表类文件编制完成后，由拟稿人提交部门负责人审核。 3签发：部门负责人将审核后的报表类文件提交行政部，由行政部将相关文件按类型分类整理后转交CEO签字确认。 4用印：由行政部根据批准情况及业务需要予以加盖相关印章。 5执行：行政部将CEO签字后的报表类文件发回拟稿人，拟稿人根据情况需要发送相关部 第六章 第1条 第2条 第3条 第4条 第5条 第6条 第7条 第8条 第9条 1 如：行政部2018年第1号管理制度2018-ZD-X-001 业务部2018年第3号通知2018-TZ-Y-003 具体释义详情见表1 表1 发文编码表
公文管理系统 ·1、系统概述 公文管理系统是应用https://www.doczj.com/doc/804305125.html,技术开发的一个简化系统。该系统综合运用了数据库解决方案、封装、用户控件、文件上传及高级控件等，实现基于Web的公文发布、接收、浏览、查询和维护功能。系统由多个网站模块组成。每个模块由一组页面及相关程序组成，完成相对独立的任务，如公文浏览、发文处理和收文处理等。模块涉及与用户的交互过程，包含的文件数目和类型较多，并需要访问数据库。因此，设计好页面内容，规划好页面之间传递的数据及对数据库的访问，对于系统的设计和实现非常重要，同时也能够为今后系统的维护和升级带来方便。 ·2、系统设计 2.1系统功能分析 开发应用系统的首要工作是进行需求分析，根据应用需求，设计系统功能。公文管理系统需要对公文进行收发文处理、收发文查阅和查询，据此系统由发文浏览、收文浏览、文件查询、发文处理、收文处理、系统维护和用户登录6个模块组成。 （1）用户登录。为了保证系统使用的安全性，进入系统首先要登录。按照对系统功能的授权，将用户权限划分为六类：1—发文浏览，2—收文浏览，3—文件查询，4—发文处理，5—收文处理，6—系统维护。用户成功登录系统后，系统使用Session变量记录其操作权限，以后在该用户执行各功能之前都先进行权限检查，只有具备执行权限时才可使用相应的功能。 （2）发文浏览。以分页方式列出所有发文的编号和时间，用户单击编号查
看详细内容，并可发表阅文回执。 （3）收文浏览。其功能与发文浏览十分相似，也以分页方式列出所有收 文编码和时间，用户单击编号查看详细内容，并可发表阅文回执。 （4）发文处理。用于签发公文。用户填写文件标题、编号、有效期及办理建议，选择文件名后提交，即可发布文件。 （5）收文处理。用于签收公文。用户选择文件标题后，即可显示该文件的编号、发文日期、有效期及发文单位，并可查阅文件内容。用户可填写办理建议后执行签收功能。 （6）系统维护。由部门维护、用户及权限维护、公文（字）维护三部分组成。部门维护包括添加新部门、修改现有部门信息；用户及权限维护包括添加新用户、修改现有用户的权限；公文（字）维护包括添加新“字”和修改现有“字”信息。 系统的主界面和主要功能模块界面均采用框架（Frame）结构设计，系统的各项功能以用户控件形式加载，位于页面上部，页面的右下部是主显示区，用于显示文件或维护信息。 2.2数据库设计 本系统选用Access数据库，所使用的数据库名为oadata.mdb，包括5
1. 目的： 规范在药品生产质量管理过程中应用的计算机化系统，确保其运行稳定、可靠、数据真实，计算机化系统代替人工操作时，不会对产品的质量、过程控制和其保证水平造成负面影响，不增加新的风险。 2. 范围： 适用于本公司在药品生产质量管理过程中应用的计算机化系统。 3. 责任者： 所有参与计算机化系统操作、管理、维护及验证管理的相关人员执行本规程，质量管理部监督本规程的实施。 4. 正文： 4.1 计算机化系统的定义：由硬件、系统软件、应用软件以及相关外围设备组成的，可执行某一功能或一组功能的体系。 4.2 计算机化系统管理原则 4.2.1 计算机化系统代替人工操作时，应当确保不对产品的质量、过程控制和其质量保证水平造成负面影响，不增加总体风险。 4.2.2 风险管理应当贯穿计算机化系统的生命周期全过程，应当考虑患者安全、数据完整性和产品质量。作为质量风险管理的一部分，应当根据书面的风险评估结果确定验证和数据完整性控制的程度。 4.2.3 计算机化系统供应商提供产品或服务时（安装、集成、验证、维护、数据处理等），应当与供应商签订正式协议，明确双方责任，并基于风险评估的结果开展供应商质量体系审计，并按要求及时完成相关文件记录。 4.2.3.1 计算机化系统供应商管理 4.2.3.1.1 应根据风险级别及计算机化系统的类别建立计算机化系统供应商档案，对于在生产质量控制及管理中起重要作用、属3类、4类的计算机化系统必须建立完善的供应商档案，档案的内容应包括供应商的联系方式及联系人、供应商介绍、供应商资质证明、供应商审计记录及批准报告、质量保证协议
等等。 4.2.3.1.2 计算机化系统供应商审计也需要根据风险级别及计算机化系统的类别开展。审计团队应包括使用部门、工程设备部、质量管理部。审计方式可以采取三种方式：a. 历史经验（基于可用信息的判断），根据公司的经验总结共享；b. 调查问卷邮寄审计；c. 现场审计，此种审计费用较高，但是对于风险级别较高、系统复杂的计算机化系统供应商，开展现场审计是非常必要的。供应商审计应主要关注供应商的质量体系、软件开发项目管理、软件开发方法、测试、配置管理、制造、项目实施管理、现场变更管理、GMP实施经验、文档管理、安全管理、培训管理、售后支持等 4.3 计算机化系统的分类 4.3.1 类别1：嵌入式计算机系统。 该类计算机化系统的特点：没有用户界面，只产生原始数据及测试结果但不存储及处理，软件程序固化在系统的内部存储器中；可以输入并储存运行参数，但不能对软件进行修改和配置。如： A、现场安装的智能化传感器、显示仪、温度、频率、转速、PH、电导率仪等。 B、现场安装的智能化仪表自动控制系统。温控仪、压力控制器、带调节信号及报警信号的智能仪表等。 C、电子衡器、数显式检测仪器、测试工具、离线仪表等。 4.3.2 类别2：工业过程控制类计算机 该类计算机化系统特点：有单一用户界面，配置参数可存储及再使用，但软件不能进行配置，产生原始数据及测试结果存储及处理，具备显示、控制功能。如： A、HMI+PLC控制系统（HMI：人机界面；PLC：可编程逻辑控制器，一种数字运算操作的电子系统，专为在工业环境应用而设计的。）：生产工艺设备（流化包衣机、三维混合机、胶囊填充机、铝塑包装机等）；纯化水机组、净化空调系统机组等。 4.3.3 类别3：该类计算机化系统特点：有单一用户界面，配置参数可存储及再使用，但软件不能进行配置；产生原始数据及测试结果存储及处理，具备显示、控制、软件数据处理、贮存功能。如： 实验室设备计算机控制/数据采集处理分析系统：高效液相、气相检测仪、红外光谱分析仪、紫外检测仪、色谱工作站。 4.3.4 类别4：该类计算机化系统特点：多个用户界面，配置参数可存储及再使用；产生原始数据及测试结果存储并用应用软件处理，具备显示、控制、软件处理数据、贮存功能。如：电子监管码系统 4.4 计算机化系统清单 4.4.1 制定包含药品生产管理过程中涉及的所有计算机化系统清单，以GMP文件管理模式进行编号管理。编号原则：按使用部门+计算机类别+流水号进行编号。
第一部分发文管理制度 第一章总则 第一条为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。 第二条公司所有文书的呈批和发文由综合办统一管理。 第二章行文规则 第三条公文的种类 公文类别主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种 第四条公文格式 公文格式一般包括：标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级等项。 1.标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。 2.主送部门：指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。 3.正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。 4.发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。 5.发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以签发人签发日期为准。 6.抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。 7.文件版头：正式公文一般都有版头，版头以黑色大写印上“浙江金象科技股份有限公司”。 8.公文编号：一般包括编字、年号、顺序号。 9.机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。 10.附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。 11.其它：公文排版要求详见附件。
1.1.1 公文管理 公文一般分为收文（外来公文）和发文（自制公文）两大类，公文管理的功能包括：收文登记/发文起草、收文转发/发文转发、校对公文、公文审核、退回处理、代办公文、公文查询、流程跟踪等。 公文的流转基于灵活的流程定义，主要实现的功能包括： 用户可自定义审批流程 在公文流转过程中，可以根据办事需要，将公文内容转交，不记录流程； 具有流程跟踪功能 具有自动催办功能 支持短消息提醒跟踪 实现全过程记录，痕迹保留 可以通过电子邮件方式分发文件 拥有公文处理人员的代办机制，解决人员暂时不在岗时，公文也能及时处理的问题 在任意一个流转过程中的任意一个环节，都可以添加意见和修改文稿内容 公文管理中，可以对收发文登记自动编号、生成办文单或发文处理笺 支持标准格式的公文打印。 公文的编辑，系统可以封装Office应用软件功能，用户可以在线对公文文档进行编辑和保存，提供的功能有： Office软件的所有编辑功能，如复制、粘帖、对齐等，可插入图片、表格、批注。 具有原文修改功能，并保留修改人、修改时间等痕迹。 具有红头文件和加盖电子公章功能。 公文在流转中提交前均有文件预览功能 公文管理从逻辑上可划分成收文管理、发文管理、督办管理和立卷归档，同时，与医保业务相关的审批工作，也可以转入OA系统，通过预定的流程，进行处理。 1.1.1.1 收文管理 收文管理包括来文登记、批办、批示、传阅、归档等处理。系统可以对流转过程进行监督。从收文（进行电子扫描）、拟办、核办、业务部门处理及各直属单位处理、领导批示至归档，各流程都要能提供打印功能。 收文流程示例 收文管理从功能上划分出子模块： 收文登记 公文处理 流程跟踪
GSP 文件系统的管理规定 目的： 规范文件系统管理。 范围： 全公司质量管理的制度、记录（包括电脑软件及其资料信息）。 责任： 质量管理部、行政部。 内容： 1. 文件分类 1.1. 分类说明 质量管理文件系统分为 制度系列 和记录系列。 1.2. 制度系列分类 制度系列文件是公司全员的行为规范准则，其分 为责任（部门、岗位 ）制度类、管理准则类、操作规程类。 1.2.1. 责任制度类（TQG QC ） 分为部门责任制度（TQC ）和岗位职责（QC ）。 如：《采购部质量管理责任》、《采购员质量管理职责》。 1.2.2. 管理准则类 （SMP ） 对各项工作的规定、办法等准则性制度。 1.2.3. 操作规程类 （SOP ） 规定的操作程序、流程，如《药品验收规程》、 《不合格药品的确认和处理规程》等。 1.3. 记录系列分类 记录系列文件是质量管理体系的鉴证资料，是质量管 理在经营活动过程中留下的实际历史痕迹， 以此实现质量管理的有效追踪。 该系 列文件分为 单据、表报、台账。 GSF 要求的《进货记录》、《验收记录》等单据。 GSp g 求的《进货计划（表）》、《温湿度记录（表）》、 GSF 要求的《设备（使用、维修保养记录）台账》、《注 射液灯检（记录）台账》、《质量管理文件编码登记台账》等。 2. 文件系统编码 2.1. 文件代码表 所有质量管理文件，为便于识别系列分类必须具有系统 的代码并按规定的方法编码。 由质管部的文件管理专职人员统一给质量管理文件 发放代码编号，以便识别、控制及追踪，并建立质量管理文件的编码登记台账。 （文件代码表见附件一） 1.3.1 单据类（SDJ ） 1.32 表报类（SBG ） 《质量报表》等表报。 1.3.3.台账类(STZ)
XXX公司公文管理制度 一、目的 为规公司各类办公文件的管理，提高工作效率，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。 二、适用围 本制度适用于公司各类办公文件的处理。 三、常用公文文种 1、公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计15个种类。 2、我公司用的公文种类有：通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。 ●通知：适用于发布和传达公司部事项； ●通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要 事项； ●报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复询问； ●请示：适用于向上级单位请求指示和批准； ●函：适用于不相隶属单位之间的商洽工作，询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项； ●纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项； ●决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单 位及人员等。
3、公文等级分为：绝密、、秘密、一般文件。 四、版面要求 1、纸尺寸： 公文用纸一般采用国际标准A4 型纸（210mm×297mm），特殊形式的公文用纸，可根据实际需要确定。 2、版面（附件1《公文样本》） ●页边距：上：2.8厘米，下2.8厘米，左2.8厘米，右2.5厘米。 如使用公司红头稿纸（附件2），则可去掉《公文样本》中的“版头”，并将页边距的上尺寸调为4.5厘米。 ●字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体 字，特殊情况可以进行适当调整。 ●文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 ●装订：公文应左侧装订，不掉页。 五、公文容要素划分及格式要求 公文容要素分为版头、主体、版记三部分。版头指公文首页红色分隔线以上的部分；主体指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分；版记则是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。
公文处理程序 1.公文办理程序:公文办理分为收文和发文的办理。收文 办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档、销毁等程序。公文处理工作人员,应以高 度负责的精神,努力提高公文处理工作的效率和质量。公文处 理必须做到准确、及时、安全。公文处理的各个环节,应力求 当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕,并答复报文单位。因问题复杂,十五天内难以办结的,应向报文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件,必须在时限内办完。具 体有以下几个环节: ①签收、登记:首先应建立严格的收文签收、登记制度,加强对公文运转的管理,保证收到的公文件件有着落。收文的签收、登记一般由秘书处(室)负责签收、拆封,并按规定编号、 登记。送领导同志的信件,除亲启、绝密件和有特别交代的以外,一律由专门收文科室拆封,按其内容和性质,分别处理。对 需纳入收文办理的,应编号、登记,按规定程序处理。收文登记一般应登记以下内容:收文日期、收文编号、来文单位、来文 标题、密级、份数、承办单位或分送范围。 ②分办、拟办:凡需办理的公文,由文书处理部门根据文件内容和紧急程序,及时提出注批、注办意见,呈送机关领导人批示或交有关职能部门办理。紧急公文应按要求时限办理完毕; 一般公文应在文到之日起三日内交到承办部门或送至有关领导
人。除特殊情况外,领导同志不受理和审批未经文书处理部门 登记、注批的公文。 ③催办:各级国家行政机关文书处理部门必须建立健全催办、查办制度。凡属请示性的公文,无论是交职能部门办理的 还是呈送领导人批示的,都应及时催办。做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。催办一般采用电话催办和书面催办两种形式。对部门拖不办经多次催办无回音的,可以上门催办;对上门催办也解决不了的,可经分管领导批准后督办部门办理。 ④办结;公文承办人员对已处理的文件,要定期进行清理检查,根据有关规定和情况,确定是否办毕结案。确定文件办结应力求准确,不应把正在办理的文件划入办结文件一类,也不宜把已结案的文件长时间放在正在办理类文件中。已办结的文件, 在正式立卷前,由承办人按一定方法暂存一段时间。承办人员 应对暂存文件作适当整理,要注意文件形成的先后次序和有机联,保持材料的完整、齐全,并剔除重份。暂存文件的管理,以 便于查找利用和便于立卷、归档为原则,一般可采用分类依号 排列法,也可由承办处(室)自行确定符号这一原则的其他方法。 ⑤立卷、归档:公文办结后,应按《中华人民共和国档案法》及有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电 报随同文件一并立卷。公文立卷应以本机关形成的公文为主, 根据公文形成的特征、相互联系和保存价值进行分类、整理、