机关电子公文管理办法
(试行)
为适应计算机公文处理系统在局机关应用的需要，逐步推进机关办公自动化，根据《机关公文处理办法》、《公文处理实施细则》，特制定本办法(以下简称《办法》)。
第一章总则
第一条办公室是公文处理管理部门，负责电子公文处理的管理工作。信息处是技术保障部门，负责计算机公文处理系统的技术保障工作。
第二条机关全体工作人员都应使用综合办公软件处理公文并执行本办法。
第三条办公人员使用计算机处理公文，应设置登录口令、签字密码，填写电话号码。登录口令、签字密码由个人负责保密，应根据需要不定期更换。如发现登录口令、签字密码被盗用，要及时报告信息处。
第四条机关计算机公文处理系统分别设置个人信箱、部门信箱。个人信箱由个人负责管理，部门信箱由部门兼职文档员负责管理。部门兼职文档员离岗1天以上的，部门要确定人员代岗。离岗5天以上的，应向办公室申请替补兼职文档员，原部门兼职文档员回岗后应通知办公室取消替补兼职文档员。
第五条机关工作人员应定时查看信箱中有无需要办
理的公文，以免延误工作。第六条机关工作人员使用计算机处理公文，应严格执行各项保密制度，要严防泄密，严禁擅自拷贝、打印或转发给无关人员阅读。未配置有效保密设备前，不得通过计算机网络传输、阅办密级文件及其它需保密的文件。使用安装有处理公文软件的计算机，不得直接或间接与国际互联网或其它公共信息网络相联接，必须实行物理隔离。对违反保密规定的，要按照有关规定予以处理。
第二章收文处理
第七条登记。机关各类收文由办公室机要人员统一拆封。分类进行登记，并填写收文处理签。同时应注明办理时限，一般情况为20日，具体按公文处理办法规定的时限执行，特殊情况和紧急公文应根据文件要求和局领导批示注明限办期限。
第八条输入。登记后的文件由办公室机要室将相应的文件扫描、拷入或录入系统。扫描文件要做到页面端正、字迹清晰，不缺页乱页。
第九条拟办。文件登录完毕后，办公室机要室应送入办公室领导个人信箱。办公室领导填写拟办意见后，直接分送局领导个人信箱和部门信箱。
第十条阅办。局领导阅批文件在个人信箱中处理。局领导对拟办无不同意见的文件，应在阅批并签名后将文件发还机要室，由机要室根据领导阅批情况分别处理，对拟办
无意见的，转交档案室；如需批示，应在“批示内容”中注明，由机要室按领导批示分送。
部门对办公室传来的阅办文件，由部门兼职文档员转交本部门主要领导个人信箱。
部门主要领导批办文件在个人信箱中处理，填写明确的批办意见后，在签名栏键入签字密码，直接发送给本处有关人员承办。如该文件涉及领导批阅的，应查看局领导批示后再填写批办意见。如属急件、特殊情况或局领导外出的，可先批办分送办理，但要请有关人员注意查看局领导批示。
第十一条承办。承办文件在个人信箱中处理。具体承办人员在阅文后，要及时根据文件的要求和领导的批示内容进行办理，办理结束后应在收文处理签的“注办”栏中填写办理情况和结果。
第十二条催办查办。办公室负责全局文件的催查办工作，机要人员要定期通过办文情况登记簿检查各部门的办文情况，对超期未办的文件应发出“催办单”予以催办。各部门兼职文档员收到催查办单后应予以登记，并对本处室有关人员予以催办，同时回复办公室，报告催办情况。
第十三条办理、归档。部门兼职文档员负责本部门的公文办结管理；对本处室处理完毕的文件，应在检查确认后将其中一份发送档案室，其余同名文件删除。
只需局领导阅而不需部门阅办的公文办结工作，由
办公室管理。机要人员对办理完毕的文件应在登记簿中注明办结，并及时转交档案室。
档案人员负责档案室信箱的管理工作。对办理完毕的文件应在档案室登记簿中登记，注明办结。文件归档按现行的档案分类管理办法执行。
第十四条查询利用。个人可在系统中查询曾经阅办过的任何文件；查询本部门曾经阅办过的文件，可由本部门兼职文档员提供；查询机关的收发文，应向办公室提出申请，经批准后，由档案人员提供。
第十五条收文字号管理。机关收文可分类别按年度编流水号进行管理。
第三章发文处理
第十六条拟稿。拟稿在个人文件夹中处理。拟稿时，必须先正确填写“文头纸”各项目内容；标识主题词可使用自动标引功能，并根据总局关于主题词标引的规定进行调整；进入“正文、附件”栏后，应先编辑正文，然后编辑附件；与本文件相关的参考文件，应在“外收文登记簿”中选择，列入有关文件栏，以便在审核、签批时参阅。拟稿人起草的文件，凡不属于密级文件和不宜公开的应设定为共享文件，以使全机关人员查询。
拟稿人经检查确认起草工作完毕后，应将文件发送本部门领导初审。
第十七条初审。部门领导负责初审。初审公文，应通过“编辑”功能进入，经审阅产生初审版本后，可在“审批意见”栏明确签署审批意见，具体审批意见写入“审批内容”栏。审批后，应在签名栏用密码签名。公文的主审人还应在文头纸相应的初审栏，用密码签名，发送给本部门信箱，由部门兼职文档员发送给办公室核稿人员。
第十八条核(审)稿。办公室核稿后，根据局领导的分工发送局领导签发。
办公室核稿后，产生相应的初核(审)稿版本，初核(审)人员应在文头纸相应的栏内，用密码签名。对不需发文、暂缓发文或需要作较大修改的文稿，应在写明意见并签字后退回。
第十九条会签。需要会签的文件，如属局内部部门会签的，应在发送办公室核稿前，发送给有关部门。会签部门审阅文稿产生会签版本后，在文头纸上用密码签名，发还拟稿部门；拟稿部门在确认会签完毕无误后，将文件发送办公室核稿人员。如需外部会签的文件应在发送消息中注明告知。局领导对需要外部会签的文稿审阅签署意见(不需要签发)后，发送给机要室。机要室进行外部会签登记后送打字室，由打字室打印局长同意版本清样，交办文部门送出会签。外部会签完毕后，办文部门应将外部会签情况交机要室登记，然后送局领导确认，并将修改意见输入计算机文稿，按
规定程序送局领导签发。
第二十条签发。局领导签发公文，首先要通过“编辑”功能审阅计算机文稿，产生领导签发版本后，在“领导批示”栏中用密码签字，注明批示内容，然后在文头纸的签发栏，用密码签名，注明签发意见。“文头纸”的签发栏由负责该文件的主签人用密码签字。签发后的文件由局领导发送机要室。
第二十一条公文编号、排版、校对。机要人员在编号前要认真审核文稿的版本，确认审稿版本、核稿版本和局领导签发版本齐全的，应进行发文登记，并注明办结，然后才能予以编号。
编号后的文件由机要人员发送打字室。文印人员排版后，应用密码签名，并拷出局长签发版本打印印刷版本（纸质），连同计算机电子文件交办文部门校对。校对人凭打字室交给的印刷版本（纸质），与计算机中的局长签发版本校对。如发现有错误，应在印刷版本（纸质）上修改后，再修改排版版本，无误后，由校对人在校对处签字，连同修改后印刷版本（纸质）转交打字室。校对人一旦用密码签字后，其文件版本为最后定版。打字室根据印刷版本（纸质）印刷。机要室应定期将印刷正本和文头纸送原签发领导补签。第二十二条归档、封发。档案人员将文件正文保留处室版、办公室核稿版、局长签发版、最后排定版。其他几版的公文，
在公文运转结束后，由档案人员酌情删除。系统封发功能由机要室使用。
第四章公文传递
第二十三条办公室机要室为全局的收发文的中心。各部门的部门信箱为部门的收发文中心。
第二十四条收文操作规程：附后
第二十五条发文操作规程：附后
第五章用户信息管理
第二十六条用户信息由办公室负责维护管理，包括建立用户标识、设置用户的起始登录口令和起始签字密码。
第二十七条用户注册名称、登录口令和签字密码管理。用户注册名称一经确定，一般不再变更。起始登录口令和签字密码由办公室设定后通知用户，用户在正式使用公文处理系统时应更改。如工作调整，其权限由办公室重新设定。
第六章权限管理
第二十八条用户权限由办公室授予并负责管理，除办公室有关人员外，全局办公人员分局领导、部门领导、部门兼职文档员、一般干部四级分别授予相应权限。
第二十九条收文处理权(包括批示权、拟办权、注办权、催办权、处理签填写权)。批示权：省局领导、部门领导；拟办权：办公室领导；注办权：部门领导、部门兼职文档员、一般干部；处理签填写权、
催办权：办公室机要人员及部门兼职文档员。
第三十条发文处理权(包括拟稿权、初审权、初核权、复审权、复核权、会签权、签发权、排版权、校对权、封发权、外部会签登记权)。
拟稿权：全局工作人员；
初审权：部门领导；
会签权：部门领导；
初核权：办公室领导；
签发权：局领导；
排版权：办公室打字室人员；
校对权：部门领导、部门兼职文档员、一般干部；封发权、外部会签登记权：办公室机要人员。
第三十一条收文簿管理权(包括插入权、更新权、删除权、查询权)：办公室机要人员、各部门兼职文档员。
第三十二条发文簿管理权(包括登记权、更新权、删除权、查询权)。
发文簿管理权：办公室机要人员；
查询权：各部门兼职文档员。
第三十三条存取控制权限(分为全部文件、本部门文件、本人处理过的文件、不能查询任何文件)。
全部文件：局领导，办公室领导，办公室机要、档案人员；
本部门文件：部门领导和部门兼职文档员；
本人处理过的文件：除上述以外的其他人员。第三十四条信箱管理权(包括查询权、删除权及转发权)。部门信箱管理权：各部门兼职文档员、机要人员、档案人员、文印人员。
第三十五条案卷目录管理权(包括案卷查询权、案卷管理权)。
卷宗目录管理权：办公室领导、办公室档案人员。
第三十六条系统维护权(包括机构人员维护权、系统代码维护权、系统文件销毁权、系统控制维护权、系统维护配置权)。
所有系统维护权分别由办公室和计算机信息中心确定的系统管理员维护。
第三十七条收文字号管理权：办公室机要人员。第三十八条发文字号管理权：办公室机要人员。
第七章附则
第三十九条本规则未尽事宜，按有关规定执行。
第四十条本规则由淮南市地方税务局负责解释。第四十一条本规则自机关计算机公文处理系统运行时执行。
首次进入公文处理系统操作要求
一、启动计算机，以administrator的用户名注册（无
口令）。
二、启动公文处理系统。双击公文处理系统图标，打开系统的登录屏幕。
三、登录：输入注册名、口令、回车或点确认，进入系统的主控操作屏幕。（注册名、口令、由办公室投供，注册名永久使用。）
四、修改口令：点选项——修改口令，输入旧口令、新口令、再认定，点确认退出，口令修改成功，再次进入公文处理系统时，应使用新口令。
五、修改签名密码：点选项——修改签名密码，输入旧密码、新密码、再认定，点确认退出，签名密码修改成功。注意：口令、签字密码如泄密，应及时修改，最好定期修改。如遗忘，请与办公室联系。
六、修改电话号码：点选项——修改电话号码，输入你的办公室电话号码，点确认退出。
发文操作规程
（一）本规程适用于发文字为淮地税、淮地税函、淮地税办、会议纪要、收入简报的文件。发文字为淮地税党组、淮地税纪的文件参照执行。
一、拟稿（操作人：办文部门经办人）
1、进入个人信箱
2、点个人文件夹
3、点新建
4、选择公文种类
5、填写文头纸：密级、缓急、发文字号、会签单位、标题、主题词（选自动标引）、主送单位、抄送单位。
6、编辑正文、附件①编辑正文，点存盘退出。
②编辑附件，点存盘退出。③编辑有关文件点存盘退出。
7、完成：点确认。
8、转交部门领导初审：点转交，选个人中的部门主要负责人（其不在时，可由部门其他负责人初审，下同），在附加说明栏输入“请审稿。”，点发送。
二、初审（操作人：办文部门负责人）
1、进入个人信箱
2、选中待初审的文件
3、点发文——审批——初审
4、编辑正文、附件，点正文附件。
①编辑正文，点存盘退出。
②编辑附件，点存盘退出。
③编辑有关文件，点存盘退出。
5、填写初审意见：点领导审批，填写意见、审批内容，输入签字密码签名。
6、填写文头纸：点文头纸，编辑修改文头纸有关内容（除拟稿时所填内容外，还增加了印刷份数）。在初
审栏输入签字密码签名。注意：修改文头纸中标题时，应
同时修改正文、附件中正文的标题，反之亦然（注意版本号
的选择）。点确认退出。
7、转交：点转交，在部门栏选本部门名称，在
附加说明栏输入“请登记后送办公室核稿。”，点发送。需内
部会签时，输入“请登记后送×××会签。”，点发送转送到
本部门信箱。需外部会签时，输入“请登记后送办公室核稿。
联淮发文，需送×××会签。”，点发送转送到本部门信箱。
三、登记及转送内部会签、核稿（操作人：办文部门兼
职文档员）
1、进入部门信箱
2、选中待登记的文件
3、点登记，修改后，点确定（已登记在发文登
记薄）。
4、需内部会签时：点发文登记薄，选中要转送
的文件，点分送，在部门栏选中需会签的部门，在附加说明栏，输入请会签，点发送。附：内部会签的操作程序：
①接收、转送（操作：会签部门兼职文档员） a. 进入部门信箱 b. 选中需会签的文件 c. 点分送，在
个人栏选部门主要负责人，在附件说明输入“请会签。”，点
发送。
②会签（操作人：会签部门负责人） a. 进入
个人信箱 b. 选中需会签的文件 c. 编辑：点发文——会签，进入编辑（分别编辑正文、附件、领导审批、文头纸，方法与初审相同。）。最后，在会签框内的领导签字栏输入签字密码签名，点确认退出。 d. 点转交，在部门栏选本部门，在附加说明输入“已会签，请退回。”，点发送。
③转送（操作人：会签部门兼职文档员） a.进入部门信箱 b.选中已会签的文件 c.点分送，在部门栏选送会签的部门，在附加说明栏输入“已会签，退回。”，点发送。
④当有多个会签部门时，将收到的第一个部门已会签的文件，再分送第二个部门会签，直到全部会签完毕。已会签完的文件，转送部门负责人审阅。（在附加说明栏输入“已会签，请审阅。”）部门负责人审阅后，转送部门信箱（在附加说明栏输入“已阅，请送办公室核稿。”）。
5、转送办公室核稿（操作人：办文部门兼职文档员）
①进入部门信箱，点发文登记薄。
②选中要送核稿的文件
③点分送,在个人栏选办公室核稿人，在附加说明栏输入“请核稿。”，点发送。
联淮发文需外单位会签，办文部门在分送办公室核稿时，必须在附加说明栏输入“请核稿。联合发文，需送×××会签。”。
四、办公室核稿（操作人：办公室核稿人）
1、进入个人信箱，选中要核稿的文件。
2、点发文——审核——初核
3、核稿：文头纸、正文、附件、领导审批
4、签名后，点确认。
5、转送局领导签发。
需送外单位会签时： a.转送局领导审阅（不签发）。
b.局领导审阅后（不签发），转送办公室机要室（在附加说明栏输入“已阅，请×××会签。”）。
c.办公室机要室在发文登记薄上登记,并注明送外单位会签后，打印局领导审阅版本，送办文部门进行外单位会签。
d.办文部门到外单位会签后，交办公室机要室。
e.办公室机要室登记外部会签结果。
f.办公室机要室转送办公室核稿人（在附加说明栏输入“外部会签已完成，请审阅。”）。
g.办公室核稿人阅后，送局领导签发。
五、签发：（操作人：局领导）
1、进入个人信箱
2、选中待签发文件
3、点发文——签批、签发。
4、审定正文、附件、领导审批、文头纸。最后，
在文头纸框内，选择发，输入密码签名，点确认退出。
5、点转交，在部门栏选办公室机要室，点发送。
六、登记编号（操作人：办公室机要室）
1、进入部门信箱
2、选中待办文件，点登记，点确认退出。
3、点发文登记薄，选中办结的文件，点办结。
4、点发文——发文编号。
5、点分送，在部门栏选办公室打字室，点发送。
七、排版（操作人：办公室打字室）
1、进入部门信箱
2、选中待排版文件，点阅文，拷出后排版打印印刷版本。
3、选中待排版文件，点发文——排版，编辑后，点确认退出。
4、点转交，在个人栏选拟稿人，点发送，转交拟稿人校对（在附加说明栏输入“已排版，请校对。”）。同时，将印刷版本（纸质）送拟稿人，供校对。
八、校对（操作人：拟稿人）
1、进入个人信箱。
2、选中待排版文件，点发文——校对，在正文中选择局领导签发版本，点阅览，与印刷版本（纸质）校对，修改印刷版本（纸质）。然后，在正文中选择排版版本，点
编辑，根据修改后的印刷版本（纸质），编辑修改正文和附件。修改完成后，在文头纸上的校对栏输入密码签名，点确认退出。
3、转交：点转交，在个人栏选文印人员，在附加说明栏输入“已校对，请付印。”。同时，将修改后的印刷版本（纸质）送交文印人员。
九、付印（操作人：办公室打字室）根据校对人修改后的印刷版本（纸质）修改后付印。
计算机公文处理系统发文操作规程（二）本规程适用于淮南地税信息（含调研专辑）、信息专报、送阅材料的操作。办公会议通知参照执行。
一、拟稿（操作人：办公室秘书）
1、进入信箱
2、点个人文件夹
3、点新建，选择公文种类，点确认。
4、编辑文头纸、正文、附件。
5、点确认退出。
6、转送核稿：选中文件，点转交，在个人栏选办公室核稿人，在附加说明栏输入“请核稿。”，点发送。
二、核稿（操作人：办公室核稿人）
1、进入个人信箱。
2、选中待核稿文件。
3、点发文——审核——初核，编辑文头纸、正文、附件、领导审批，点确认退出。
4、转交：点转交，在个人栏选签发人，在附加说明栏输入“请×××签发”。
三、签发（操作人：局领导）
1、进入个人信箱。
2、点发文——签批、签发，编辑文头纸、正文、附件、领导审批，点确认退出。
3、转交；点转交，在部门栏选办公室秘书室（如为局长办公会议通知，则选办公室领导。），点发送。
四、登记、编号（操作人：办公室秘书）
1、进入部门信箱
2、选中已签发文件，点登记，点确定退出。
3、点发文登记薄，选中文件，点办结，再点发文——发文编号，点确认退出。
4、分送：
①发送到办公室打字室付印：点分送，在部门栏选办公室打字室，在附加说明栏输入“请付印”。点发送。
②发送给市局机关人员：点分送，在办公组栏选局内全体办公人员，点发送。
五、付印（操作人：办公室打字室）
1、进入部门信箱
2、选中文件，点阅文，拷出付印。
计算机公文处理系统收文操作规程
一、收文登记、填写收文处理签、输入文件内容、分送（操作人：办公室机要室）
1、进入部门信箱
2、点收文——收文登记，打开外收文登记屏幕，登记有关信息后点确定，继续进行下一份文件的登记。
3、点外收文登记薄，选中待处理文件，点收文——填写收文处理签，打开屏幕，收文处理签的大部分内容已带入。点正文、附件，输入文件的正文和附件。点确认退出。
4、分送：选中待处理文件（可选中多份文件），点分送，在部门栏选办公室领导，在附件说明栏输入“请拟办。”，点发送或全部发送。
二、拟办：（操作人：办公室领导）
1、进入部门信箱
2、选中待处理办件，点收文——拟办，阅览正文、附件内容后，在收文处理签的拟办意见栏输入拟办意见，点确认退出。
3、分送：点分送，根据拟办意见，分送局领导或部门。
三、批办（操作人：局领导）
1、进入个人信箱
2、选中待处理文件，点收文——批办，首先在正文、附件中，分别点阅览，查看正文和附件的内容；再在收文处理签中，查看拟办意见；最后，在领导批示中的批示内容栏输入批示意见，在签名栏输入签字密码签名。点确认退出。
3、转交：先中已阅文件（可选多份文件），点转交，在部门栏选办公室机要室，点发送或全部发送。
四、分送（操作人：办公室机要室）
1、进入部门信箱
2、转送，选中待处理文件，点阅文，查看领导批示意见和拟办意见。点分送，根据领导意见发送到相关的部门信箱。
五、接收分办（承办部门兼职文档员）
1、进入部门信箱
2、选中文件，点发送，发给部门主要负责人。
六、承办部门承办（注办），（操作人：承办部门负责人）
1、进入个人信箱
2、选中文件，点阅文，查看文件内容、领导批示、拟办意见。
①需批办的，选中文件，点收文——批办，在领导批示中的批办内容栏输入批办意见，在签名栏输入签字密码签名。点发送，选中承办人员（可选多人），点发送。
②不需批办可直接办理的，选中文件，点收文——注办，在收文处理签中的注办栏输入办文结果，并输入签字密码签名。
七、承办注办（操作人：承办部门承办人员）
1、进入个人信箱
2、选中文件，点阅文，查看文件内容、领导批示、拟办意见等，进行文件办理。
3、文件办理结束后，把办理结果输入（注办）：选中文件，点收文——注办，在收文处理签中的注办栏输入办文结果，并输入签字密码签名。
XX集团公文格式和版式的标准 一、总体要求 1．纸型。公文用纸采用国际标准A4型，成品尺寸为210mm ×297mm。 2．版心。版心尺寸为156mm×225mm（不含页码），上边距37 mm，下边距35 mm，左边距28 mm，,右边距26 mm，每页22行，每行28个字，行距固定值28磅。 3．装订。左侧装订。 二、公文格式各要素编排规则 （一）版头部分 4．份号。用6位3号半角黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行（仅限涉密文件使用）。 5．密级及保密期限。用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行标注“绝密、机密、秘密”（在份号下方）。保密期限用阿拉伯数字标注。密级两字之间不空格，密级和保密期限之间用★隔开；不标注保密期限时，密级两字之间空一格。 6．紧急程度。用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，标注“特急、加急”。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，依次按顺序自上而下分行排列。 7．发文单位标示。发文单位标示上边缘距版心上边缘35mm，
距纸张上边缘72mm。一般用红色小标宋体字居中。字体大小不超过22mm×15mm。上行文、平行文使用发文单位全称或标准化简称，下行文使用发文单位全称或标准化简称加“文件”二字。 8．发文字号。用3号仿宋体字，在发文单位标示下空二行居中。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括号；发文顺序号使用阿拉伯数字，不编虚号，不加“第”字等，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。 9．签发人。在发文单位标示下空二行位置，居右空1字编排。“签发人”三字用3号仿宋体，后标全角冒号；签发人姓名用3号楷体。如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位顺序号从左到右、自上而下依次排列。上行文必须标注签发人，签发文应为单位主要负责人或主持工作的负责人。 10．版头分隔线。发文字号下4mm处居中一条红色分隔线。党委公文中间为2号字的红色实心五角星，两边线长分别为72mm，行政公文线长156mm与版心同宽。Word排版时线号约磅。（二）主体部分 11．标题。用2号小标宋体字，在版头分隔线下空二行居中位置，由发文单位全称或规范化简称、事由、文种三部分组成。标题排列使用梯形或菱形。 12．主送单位。用3号仿宋体字，居左顶格编排于标题下空一行，机关名称后加全角冒号。
文件收发管理办法 1 目的 规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转，从而提高管理职能和办事效率，特制定本办法。 2 范围 2.1 收进文件，指由外单位发来的文件。 2.2 外发文件，指由公司发出的文件。 2.3 内部文件，指由公司内部传递的文件。 收发文件的管理一般应包括：登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。 3 收文处理程序 3.1 收文 (1) 收文由办公室行政秘书负责，对文件进行检查验收。 (2) 应严格遵守拆封权限，所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开拆，其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。 (3) 收文收到后应立即进行登记，按收文登记簿上要求准确登记。 (4) 应保持原信封的完好，以备处理时需要。 （5）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理 （6）按文件密封等级要求，做好保密工作。 3.2 拟办
办公室负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，根据公司领导的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在《文件处理单》中。 3.3 批办 办公室行政秘书应根据《文件处理单》的意见，及时报请公司领导批示办理，由公司领导在《文件处理单》中明确批示：文件处理单位、处理办法、处理时间等要求。 3.4 承办 办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求，应及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。 3.5 传阅 对非承办的传阅文件，办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进行。防止文件积压或遗失。 3.6 催办 对承办文件，办公室负责人应适时询问、检查和督促。避免承办拖沓、文件积压。 3.7 办复 对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。 3.8 借阅 (1) 未归档文件，视文件性质，经本部、室负责人批准后，办理借阅
办公室常用公文格式标准 办公室常用公文格式标准 一、通知用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。事务性通知通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知属事务性通知的一种，会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。 [ 范例] 关于举办湘潭大学第十二届相声小品比赛的通知各学院学生会、研究生会：为促进校园精神文明建设，深化校园文化底蕴，丰富校园生活，加强各学院的联系，促进学生之间的沟通与交流，提高同学们的曲艺表演水平，我校将定于____________________________________ 年____ 月____ 日举办湘潭大学第十二届相声小品大赛。 湘潭大学大学生艺术团 ____ 年__ 月 ___ 日 二、请假条请假条是请求准假不参加某项工作、学习、活动文书。 [ 格式要求] 1.居中写标题； 2. 请假对象的称谓； 3. 请假原因； 4. 请假起止时间； 5. 祝颂语； 6. 请假人签名； 7.请假时间。 [ 范例] 请假条 尊敬的老师： 因_____________ ，___________ 同学需请假 ________ 月_______ 日_____ 节。请 予以支持为感！ 共青团湘潭大学委员会______ 年____ 月____ 日 三、证明证明信是各组织单位为证明有关人员的身份，经历以及与其事件关系而出具的信函，有公文式、书信式以及便条式三种。用可靠的材料表明或断定人或事物的真实性，证实和说明人与事物具体表现或特性的专用文书。 [ 格式要求] 证明的格式由文种名称[ 证明] ，收信单位名称，正文，落款，盖印等主题组成。需要存根备查。 [ 范例] 证明 __________ 同学系我校外国语学院09 级法语一班的学生，湖南郴州人，因赴西班牙演出，该同学未能参加外国语期末考试。由共青经湘潭大学共青团查证该学生在校期间表现优
关于规范公文格式的通知 集团公司各中心，各直属企业，各开发项目部： 为进一步规范集团公司公文格式，以统一规范、页面简洁、实用有效为原则，参照国家GB/T9704-2012《党政机关公文格式》，结合集团公司公文处理的实际情况及《四川金杯集团管理手册》中《公文管理制度》的相关规定，对统一公文格式作如下要求。 一、公文用纸及版面要求 （一）用纸：公文用纸一律采用A4型纸（尺寸：210 mm×297mm），公文页边与版心尺寸规定为：天头（上边白）37mm、地脚（下边白）35mm、订口（左边白）28mm、翻口（右边白）26mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。 （二）颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 （三）字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。 （四）行数和字数：每面排22行，每行28个字（含标点符号），并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 二、公文格式要素编排规则 公文格式要素分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分是版头；公文首页红色分隔线以下，公文末页首条分隔线以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、
末条分隔线以上以上的部分称为版记。页码位于版心外。 （一）版头 1.份号、密级和保密期限、紧急程度原则上不使用。发文单位标志由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，发文单位标志居中排布，上边缘至版心边缘为35mm，用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 2.发文字号：由发文单位代字、年份和发文顺序号组成。年份编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。发文单位代字以“×××发”字样表示，要精练而准确，固定使用。集团公司各中心、各直属企业、各开发项目部自行拟定。发文年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用方括号“[ ]”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。以集团公司发文号为例为：川金发[2015]1号。 3.版头中的分隔线 在发文号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。 （二）主体 1.标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线空二行位置,分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。除法律、规章制度加书名号外。标题一般不用标点符号。
收发文件管理制度4 收发文管理制度 为进一步规范做好公司公文处理工作，确保各项工作能够及时上呈下达，提高工作效率和工作质量，结合公司实际，特制定本制度。 一、收文 凡外部送达我公司的公务文件、信函和其他文字材料属于收文，收文归综合管理部管理，收文管理包括以下内容： 1．签收。投递到公司的收文，由门卫签收；到上级机关领取收文，由领取人签收；上级机关专人送来的文件或外出参会带回的文件，由综合管理部人员签收。签收人应将收件及时移交综合管理部。 2．拆封。拆封由综合管理部人员办理，其他人员非经同意不得私自拆封。标有具体领导人“亲收”的信件，应交领导人自己办理。 3．传阅。对于收文需填写《公文传阅单》，应送有关领导及部门负责人传阅，传阅范围由综合管理部经理确定，按确定的传阅范围组织传阅工作。 4．归档。传阅后的文件要及时交回档案室，及时进行归档。 二、发文 以公司名义发出的文件、信函和其他文字材料属发文。发文工作包括以下内容： 1．拟稿。以公司名义的发文，分别由综合管理部拟稿；涉及到其他部门或单位，由相关部门或单位拟稿。拟稿必须填写《文件发文单》，其标题、主题词、
发放范围、拟稿人、核稿人等均应填写清楚。 2．核稿。综合管理部经理负责对发文的文字、内容、体式等作全面审核并在《文件发文单》上签字确认。 3．签发。核稿后的发文，由行政主管及时送交公司领导审核签发。 4．编号登记。发文经公司领导签发后，由行政主管负责对发文进行登记和编号。 5．打印。经过编号登记后的发文，由行政主管负责安排打印。 6．用印。正式文件加盖公司印章。 7．送发及归档。发文、传阅或送发由综合管理部负责，公司发文的底稿及正式文件交综合管理部归档。 附：1、《公文传阅单》 2、《文件发文单》 山东鼎盛精工股份有限公司 2018年6月12日 公文传阅单 文件发文单鼎盛司发【】号
国家行政机关各类公文格式 和写作范例 北斗星计算机培训中心 2005年4月12日
目录 国家行政机关公文格式 (1) 前言 (1) 1范围 (1) 2引用标准 (1) 3定义 (1) 4公文用纸主要技术指标 (2) 5公文用纸幅面及版面尺寸 (2) 6公文中图文的颜色 (2) 7排版规格与印制装订要求 (2) 8公文中各要素标识规则 (2) 9页码 (4) 10公文中表格 (4) 11公文的特定格式 (4) 《国家行政机关公文格式》条文释义 (5) 1范围 (5) 2引用标准 (5) 3定义 (5) 4公文用纸主要技术指标 (6) 5公文用纸幅面及版面尺寸 (6) 6公文中图文的颜色 (7) 7排版规格与印制装订要求 (7) 8公文中各要素标识规则 (8) 9页码 (13) 10公文中表格 (14) LL 公文的特定格式 (14) 12式样 (15) 各类公文格式和写作范例 (16) 令 (16) （一）令的写作格式 (16) （二）令的写作范例 (16) 指示 (17) （一）指示的写作格式 (17) （二）指示的写作范例 (17) 公告 (18) （一）公告的写作格式 (18) （二）公告的写作范例 (18) 决议 (19) （一）决议的写作格式 (19) （二）决议的写作范例 (19) 议案 (20)
（二）议案的写作范例 (20) 函 (21) （一）函的写作格式 (21) （二）函的写作范例 (21) 决定 (23) （一）决定的写作格式 (23) （二）决定的写作范例 (23) 通告 (25) （一）通告的写作格式 (25) （二）通告的写作范例 (25) 规定 (26) （一）规定的写作格式 (26) （二）规定的写作范例 (26) 意见 (28) （一）意见的写作格式 (28) （二）意见的写作范例 (28) （一）通报的写作格式 (29) （二）通报的写作范例 (29) 通知 (30) （一）通知的写作格式 (30) （二）通知的写作范例 (30) 会议纪要 (33) （一）会议纪要的写作格式 (33) （二）会议纪要写作范例 (33) 办法 (35) （一）办法的写作格式 (35) （二）办法的写作范例 (35) 章程 (36) （一）章程的写作格式 (36) （二）章程的写作范例 (36) 条例 (39) （一）条例的写作格式 (39) （二）条例的写作范例 (39) 细则 (40) （一）细则的写作格式 (40) （二）细则的写作范例 (40) （一）请示的写作格式 (43) （二）请示的写作范例 (43) 批复 (45) （一）批复的写作格式 (45) （二）批复的写作范例 (46) 会议记录 (48) （一）会议记录的写作格式 (48)
公司行政公文格式规范及模板 一、文件行文规范： （一）上行文：报告、请示、申请、汇报、总结 1、标题：二号黑体加粗字、居中、无缩进； 2、二级标题： 三号宋体加粗字体，首行缩进两字符； 3、正文： 三号宋体字，首行缩进两字符，行间距为固定值28磅。 4、收尾落款与日脚： 三号宋体加粗字体，居中； 日脚为插入文体字样日期； 通过左缩进至右下脚位置； （二）平行文、下行文；通知、通报、批复、函、意见、纪要、工作联系单。 1、标题： 二号黑体加粗字，居中，无缩进。 2、二级标题： 三号宋体加粗字，首行缩进两字符； 3、正文： 四号宋体字，首行缩进两字符，行间距为固定值25磅；
4、文尾落款和日脚： 四号宋体加粗字、居中，左缩进到右下角。 日脚为插入文体字样日期。 二、行文规定： （一）公文用纸： 1、文本文件：为A4型白纸：210mm×297mm。 2、图纸文件：为A3型白纸：29.7m m×42mm。（二）装订： 1、文件（红头文件）：单面装订； 2、常规文件：单面或双面装订； 3、普通文书：双面装订； 297mm 26mm 二、公文模板
X矿业股份有限公司文件 新矿司X发[XXXX]XX号签发：XXX XXXXXXXXXXXX XXX： XXXX X股份有限公司 XXXX年XX月XX日 主题词：设置组织机构通知 抄报：董事长法人董事会成员 抄送：总经理矿长工程师副矿长矿属各单位印发：综合管理办公室存：档案室
（一）决定 001．重要事项决定 ×××公司关于×××（事由） 的决定 ××××（主送单位）： 为了×（目的），根据×（依据），经研究，决定××（决定事项）。 一、×××。 二、×××。 三、×××。 ……（决定的具体内容） （印章） ××年×月×日
公文收发管理制度 为加强对公文收发文的管理，特制定本制度： 一、文件收文管理 单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。 （一）公文的签收呈办 、签收：办公室人员及时领取文件和信件。各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。 、登记：公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。 、批办：将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。 、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。 、承办：各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一般公文在 个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在 个工作日内办结。 、催办：办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 、处理办毕公文。公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。 （二）公文的保密。
对涉密文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。并做到日清、月查、及时清退。 （三）公文的借阅承办。各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。 二、公文发文管理 发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。 、拟稿：拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回。文稿草拟后，拟稿工作人员须在发文首页纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单位等，并同电子版文稿报办公室。不允许代签、缺签。重要文件的文稿送审时应附有报送说明、起草依据或领导批示意见等背景材料的原件或复印件，领导审稿时参考。 、审核：由各业务偶工作人员草拟的公文，须报办公室负责人初审后，交分管领导审核。未经办公室审核的，各业务口工作人员不得将草拟的文稿直接交分管（主要）领导签发，杜绝文稿逆向流转。 、签发：审核后的文稿，送分管领导及主要领导审阅后签发。凡需要重新修改的，由文稿起草人负责修改完善，经逐字逐句校对后，再按程序重新送审。 、登记。签发的文稿，由办公室统一编写发文字号、主题词并标明份数后建立发文登记台帐。 、复核。拟稿人承担校对责任，确认无误后做出清样，在发文稿纸单上校对栏目中签字，并由办公室确保无误后予以印发。 、用印：由办公室专人负责用印管理，公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。 、归档：公文底稿、签发及审签意见与公文印成件，由办
常用的公文种类： 一、决议。经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。 二、决定。对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。 三、公告。向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告”。 四、通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。 五、通知。发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级 机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。 六、通报。表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。 七、报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。 八、请示。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。 九、批复。答复下级机关的请示事项，用“批复”。 十、条例。用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。 十一、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。 十二、意见。对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。 十三、函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。 十四、会议纪要。记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。
公文格式： 第一条公文一般由眉首，正文、文尾三部分组成。 第二条公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线与正文部分隔开。 一、发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，居中。 二、发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、横线之上，居中。 三、向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号的同行右端。 四、紧急文件分“急件”、“特急件”两种，标于眉首右上角。 五、秘密文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于眉首右上角。 第三条正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等。 一、标题置于眉首之下，主送机关之上，居中。标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。 二、“公告”“通告”“条例”“规定”“决议”“决定”等公文可不标明主送机关，其它公文应标明主送机关。主送机关一般置于正文内容之上、左端顶格。“决议”“决定”若标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。 三、正文内容的结构层次序数依次为“一、”“(一)”“1.”“(1)”。规章和规范性文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。 四、附件名称标于内容之后，成文日期之前。附件一般与主件合订发送，不能合订的应在附件首页左上角注明文件发文字号，与主件同时发送。 五、文件落款，指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。成文日期以领导签发日期为准。 六、公文除会议纪要外，应当加盖公章。加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。 文尾部分，包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。 第四条主题词。置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目间间隔一个汉字距离。 第五条抄送栏。在主题词横线之下。抄送单位可使用规范化的简称。 第六条印发机关及日期栏。在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发机关全称，右端署印发日期。 第七条文件份数。标于印发机关及日期栏横线之下，居右。 第八条公文文字从左至右横写，横排。公文用纸为A4 型，并用统一印制的红头公文纸印刷，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文标题用二号宋体字，内容用三号仿宋体。
公文收发流程 集团标准化工作小组 [Q8QX9QT-X8QQB8Q8-NQ8QJ8-M8QMN]
公文处理程序指机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。公文处理必须做到准确、及时、安全，各个环节,应力求当日事当日毕。一般应在十五天内办理完毕，并答复报文单位。因问题复杂,十五天内难以办结的,应向报文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件，必须在时限内办完。 一般过程 1．第一阶段：公文的收受与分流 （1）签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。（2）外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。（3）启封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。（4）内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。（5）分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。（6）摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。 2．第二阶段：办理收文
（1）拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。（2）批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。（3）承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。（4）注办。即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。 3．第三阶段：组织传阅与催办查办 （1）组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。（2）催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。（3）查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。 4．第四阶段：处置办毕公文 包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。
公文常用格式要求 1、标题字体为2号小标宋体字 2、主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。 3、正文中的层次序数 文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。 层次序数： 第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）； 第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“ 1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）； 第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。 4、附件说明 附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋_GB2312。 “附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点
符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.×××”。 有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。 5、发文机关署名 应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋_GB2312，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。 两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。 6、成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋_GB2312，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。 7、附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。
?附件应排在版记之前。 ?附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。 ?被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页 排印。 8.页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。 单页码居右空一字，双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。
海航集团公文格式细则 海南航空公司行李规定【1】 、托运行李 中美往返航线 公务舱旅客可托运两件行李，总重量不超过32 公斤，三边之和不超过158 厘米。 经济舱旅客可托运两件行李，总重量不超过23 公斤，三边之和不超过158 厘米。 婴儿可托运一件23 公斤行李（三边之和不超过115 厘米）外 加一两可折叠的儿童车。 其他航线 1. 欧洲航线公务舱旅客可托运40 公斤行李。 经济舱旅客可托运30 公斤行李。 留学生可托运40 公斤行李。 每件托运行李尺寸为最大重量不超过50 公斤，体积不超过 40厘米X60厘米X100厘米。 2. 中国大陆航线头等舱旅客可托运40 公斤行李。 公务舱旅客可托运30 公斤行李。
经济舱旅客可托运20 公斤行李。 每件托运行李尺寸为最大重量不超过50 公斤，体积不超过 40厘米X60厘米X100厘米。 二、手提行李中美往返航线：不超过1 0公斤，三边之和不超过115 厘 米。 其他航线：头等舱和公务舱最多可携带两件，总重量不超过 1 0公斤，三边之和不超过115厘米 国内航线：每位旅客可携带一件随身行李，总重量不超过 公斤，三边之和不超过115 厘米。 海南海航基础设施投资集团股份有限公司总裁工作细则第一章总 第一条为了完善海南海航基础设施投资集团股 份有限公司( 以下简称“公司” )的公司治理机构，根据《中华 人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》等法律法规和 海南海航基础设施投资集团股份有限公司章程》( 以下简称《公司章程》” ) 的有关规定，制定《海南海航基础设施投资集团股份有限 公司总裁工作细则》( 以下简称“本细则 第二条本细则对公司总裁、副总裁、财务总监及其他高级管理人员具有约束力。
收发文件管理制度 一、总则 1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。 2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。 二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。 5、发文办理工作程序： （1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。 （2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。 （3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。 （4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。 （5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。 （6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。 （7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。 三、收文管理 1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。 4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。 5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。 7、收文办理工作程序： （1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公
收文处理 中国收文处理 收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料，其他文字资料。 一、收文处理的一般过程 指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理。 1．第一阶段：公文的收受与分流 （1）签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。 （2）外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。 （3）启封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。 （4）内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。 （5）分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。 （6）摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。 2．第二阶段：办理收文 （1）拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。 （2）批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。 （3）承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。 （4）注办。即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。 3．第三阶段：组织传阅与催办查办 （1）组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。 （2）催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。 （3）查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。 4．第四阶段：处置办毕公文 包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。 二、收文办理活动的方法要点 1．拟办 拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可供选择的方案。作好拟办应注意：（1）认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。（2）意见要简明、具体、得体。（3）如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应
常用公文格式有关要求 为实现党政机关公文格式规范统一，根据中共中央办公厅有关文件精神，现将有关常用公文格式规范具体要求如下： 一、公文用纸 公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5～ 9.5。 二、排版规格 公文页边距尺寸： 公文用纸上白边为：36mm±1mm； 公文用纸左白边为：28mm±1mm； 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。 三、秘密等级 公文如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第1行，两字之间空1字。 四、公文版头（发文机关标识） 公文版头由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。公文版头上边缘至上页边距为50mm±1mm，发文机关名称字号应小于22mm×15mm。 五、发文字号 发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成。
发文字号标注于版头下方居中，用3号仿宋体字。发文年份用阿拉伯数字标出全称，用六角括号“〔〕”括入。 六、横隔线（红色反线） 公文版头带“文件”二字的，横隔线由居中红色五角星加两侧红色横线组成。横隔线标于发文字号下，长度与版心等宽。 七、公文标题 公文标题由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成。公文标题标于横隔线下空1行，用2号小标宋体字，可一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 八、主送机关 主送机关是主要受理公文的机关，名称应用全称或规范化简称。主送机关标于标题下空1行，左侧顶格，用3号仿宋体字，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。 九、公文正文 公文正文紧接主送机关名称下1行，用3号仿宋体字，每页排22行（Microsoft Office Word软件建议行间距：29磅），每行排28个字（Microsoft Office Word软件建议字间距：紧缩0.2磅）。 一级标题用3号黑体字，中文“一”，后标全角顿号和标题（如：“一、×××”）。二级标题用3号楷体字，阿拉伯数字“1.”，后标标题（如：“1.×××”）。数字、年份不回行。 十、公文附件 公文如有附件，在正文下1行，左空2字，用3号仿宋体
For personal use only in study and research; not for commercial use For personal use only in study and research; not for commercial use 上海象屿置业有限公司 上海象屿置业有限公司 关于对外公文格式规范要求
各项目部、各职能部门： 为了规范我司对外发文的形象，办公室对规范使用红头文件及便函，文字排版及格式作了简要规范，凡需对外用印的文件、对外函件，从2011年9月18日起，均需按以下格式规范使用： 一、各使用函头范例 (一)对外公文应由办公室统一编号，经审批后方可行文。 (二)对外函件应由各部门自行编号，经审批后方可对外发放。 (三)会议纪要由经办部门拟草，经会议主持人审批后发相关人员执行，并留办公室存档。 (四)工作或工程联系单由经办部门或各项目部拟草，经审批后方可对外发出，并由所在部门或项目部按照变更签证要求统一建立台帐管理。 二、公文排版格式要求 (一)字体： 1、对外部政府相关主管部门、协作单位或董事会、上级公司的公文，标题字体为“宋体加粗”，一般为二号、小二号或三号字；正文为仿宋体，一般为三号、小三，行间距为固定值28，可根据页面作适当调整。 2、对各类对外工作联系单或工程联系单，标题字体为“宋体加粗”，一般为小二号、三号或小三号字；正文为仿
宋体或宋体，一般为小四号字，行间距为1.5倍行距，可根据页面作适当调整。 (二)页面设置： 一般上下页边距为2.5厘米左右，左右为３厘米。 附件：1.上海象屿置业有限公司公文函头 2.上海银佳房地产有限公司公文函头 3.上海云间房地产开发有限公司公文函头 4.上海象屿房地产开发有限公司公文函头 5.上海象屿鼎城有限公司公文函头 办公室 二Ｏ一一年九月十八日例一（1）：（正式文件，需有文号） 上海象屿置业有限公司文件
文件收发传阅和管理制度 马合中学 学校办公室负责学校对外行文和公文的收发处理工作，文件管理内容包括：第一，做好收文处理，包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办等工作；第二，做好发文处理，包括：拟稿、核稿、签发、用印、分发等工作；第三，做好文书管理，包括：保管、提供借阅、整理、归档等工作。另外，还包括学校的各种会议记录、制度文本、重大活动材料等工作。为使我校行文和收文处理规范化，特制定本管理制定。 一、行文规定 （一）凡以我校名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由指定专人拟稿，经负责人、分管人员初审后，送校办公室核稿，经校办公室核稿后送主管领导签发。重要文件需由主管领导审核，校长签发。联合行文必须经校长同意，方可发出。 （二）经领导签发的文稿交校办公室统一登记、分类存档。由校办公室打印、校对、装订，上行文由校办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿处室分发。 二、收文处理 （一）所有发至我校的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我校处理的公文)，由校办公室统一签收、登记，送校领导阅示或送有关处室办理。 （二）文件按阅件、办件进行分类。校办公室主任负责根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送校领导批示或交有关负责人阅办。需要办理的公文，经请示校领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。 1、传阅的文件，交给有关人员签字传阅，传阅完毕，收回存档。 2、转发交办的文件，交经办人签收，如果找不到相关人员，可及时
电话联系，如属重要文件，应定期收回，要按规定上报、清退。 3、各负责人办理的公文，应送主办部门，紧急文件先办后阅，办理与传阅同时进行。 4、对急办件，办公室应立即将文件送交校领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务人员办理。事后及时向校领导汇报并做好督办工作。 5、各部门来文有限制日期要求的，应及时催办，发现问题，及时汇报。 （三）一般公文通过学校群传阅给相关老师。保密文件一律由办公室专人传送。 （四）凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。 三、文件传阅制度 为使文件传阅迅速、准确、规范、安全，特制订本制度。 （一）工作人员对来文要及时处理，做到当日文件当日处理。 （二）工作人员在做好文件的签收、分类、登记工作后，办公室提出拟办意见。 （三）按照拟办意见规定的范围，由工作人员及时将文件送交有关领导阅批。 （四）领导批示有关部门阅办的文件，各部门要认真登记，及时按批示意见办理，并在文件上注明反馈结果。 （五）文件应当天阅毕，最长不超过三天，急件应随到随阅，不积压文件。文件阅后应及时返还工作人员，如需继续使用，经办公室同意后，可另行办理借阅或复印。 （六）密级文件的传阅，应严格遵守保密纪律。密级文件不准带出办公室，不准复印、摘抄，不准泄露文件内容。
办公室收发文处理程序 一、发文处理程序发文办理指以本公司名义制发公文的过程。包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。 （一）草拟。由办公室或其他相关科室完成，须经部门主要负责人签批，并按规定份数打印报总经理审核。未经总经理审核的文稿，原则上不予上报或发放。对涉及其他科室职权范围内的事项，主办科室应主动与涉及科室协商、会签，取得一致意见后方可行文。草拟公文应做到: 1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 3、公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 4、拟制紧急公文和密级公文，应确属紧急事项、确有保密理由。标定紧急程度和密级应准确、严格，不得滥用。 5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。 6、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。 7、草拟公文文稿，首页应使用公司专用发文稿纸。打印稿正文用3 号仿宋体字，每面排22 行、每行排28个字
（二）审核。草拟文稿完成后，在公文送负责人签发前，应先由草拟者自行审查一遍，改正错字，查漏补缺。公文审核一般按以下程序进行: 分管领导——党委书记或镇长。其中公文内容重大、涉及群众切身利益的，需要党委书记和镇长的联合签发。 审核的重点是: 1、是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，公文格式是否符合本细则的规定等。 2、公文内容是否符合草拟公文的规定。 3、需要会签的公文是否已送有关单位会签。 （三）签发。分管领导及单位负责人在签发公文时，签批人应明确签署意见，并签署姓名和时间。 （四）登记。公文签发后，应到打字室编号、排版。对未经分管公文处理的副秘书长审核和市政府负责人签发的公文，打字室一律不得登记编号。 （五）复核。公文正式印制前，由草拟公文的工作人员进行复核。复核的重点是审核、审批、签发手续是否完备;格式是否统一、规范;附件材料是否齐全; 文稿是否清晰、整洁等。 （六）缮印。按规定的公文格式印制后装订，确保文件无重页、漏页和空白页等。 （七）用印。加盖公章前应当对公文进行全面审核，确认符合用印手续并在公文登记簿上登记后，方可用印，不得在文件的空白页上盖章，并确保印章端正清楚完整。 （八）分发。要严格按照发文范围登记后发送，对发文范围不能确定的要及时向公文拟稿者询问; 分发传递密级公文，必须严格执行保密规定，采取保密措施，确保公文安全; 书写信封要清晰、规范。