干部人事档案整理的方法步骤
整理的第一个环节是鉴别，也是对准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否属于归档范围，是否符合归档要求。鉴别工作的内容包括归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备；对经过鉴别不符合归档要求的材料，要区别不同情况，采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理。除了鉴别以外，一般来讲，整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤:
第一步。分类按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。
第一类:履历材料。包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。主要有：1988年、1999年两版履历表，参加工作后填写，填写1999版可以填当前时间，填写要规范，前后一致，培训两个月以上的填写，需在四类中有材料。还要有属于履历性质的登记表，中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归此类。
第二类:自传材料。报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类。一些以自传为主的履历或简历
表也应该归在第二类。第二类中新增加了报告个人有关事项的材料。
第三类:考察、考核、鉴定材料；审计材料。包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。具体有：定期考核材料，年度考核登记表,每年需归档，援青、援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业、学校、党校学习纯属鉴定不带成绩的各类鉴定（带成绩的归在第4类中）；调任时审计材料（经济责任审计结果报告）；后备干部登记表。
第四类:学历学位材料。职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。需要注意的是过去学生登记表归第一类，学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第三类，此次统一调整到第四类。其中：1、学历学位材料：高中毕业登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推荐免试登记表，专家推荐表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明。归二级分类的1类中。2、职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材
料。归二级分类2类中。3、反映个人科研学术水平的材料：青海省存在此类情况的较少，主要是科研单位和院校，归二级分类3类中。4、培训材料：为其两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记表等材料（培训学习时间明确为两个月以上）归二级分类4类中。
第五类：政审材料。更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料。注意，过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的，此次调整到第五类。档案审核工作中形成的“三龄一历”（年龄、党龄、工龄和学历学位）认定材料也归在第五类。这里重点讲一下关于确认出生日期和参加工作时间如何确认。档案材料中出生日期更改的情况主要有：虚、实岁换算造成出生年份不一致；阴阳历换算误差造成出生月份或出生年份不一致；出生日期填写中的笔误；个人早期为满足入学、参军或参加工作所必须的年龄条件而有意将出生日期提前或拖后填写。中组部、人事部、公安部关于干部出生日期问题的文件有两个：一个是现行的文件，即《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字［2006］41号）。文件规定，“从2006年10月起，不再办理审批干部本人要求确定或更改出生日期的事项；对个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”中组部2007年1月印发《关于做好公务员登记中干部档案相关工作的通知》（组通字
［2007］4号）规定，“对个别干部的出生日期、参加工作时间等信息，档案记载前后不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”干部档案中，最先记载干部出生日期的材料一般为入团志愿书，或者高中毕业生登记表、入伍登记表、招工登记表等。第二个文件是1990年印发的《关于办理干部退（离）休手续时认定出生日期问题的通知》（组通字［1990］24号）。在2006年10月以前，已经按照这个文件更改了出生日期的，档案中必须有个人申请、所在单位党委（党组）或组织人事部门的调查报告、证明材料（原户籍内册、登记卡片、出生证等的复印件）、按照干部管理权限上级党委（党组）或组织人事部门的批复。干部档案中记载干部参加工作时间的早期材料一般为：录（聘）用审批（备案）表、应征入伍登记表、招工审批表、职工登记表、毕业生转正定级审批表等，以及招生（入伍、招工）政审材料、知青上山下乡登记表证明等。确认干部参加工作时间的政策性文件包括：《中共中央组织部、劳动人事部关于确定建国前干部参加革命工作时间的规定》（中组发［1982］11号）、《国家教委、人事部、劳动部关于博士生和在职人员考取硕士生学习期间工龄计算问题的通知》（教高［1990］001号）、《人事部关于“文革”前赴苏联、东欧留学的本科生学习期间工龄计算的问题的通知》（人薪发［1992］11号）、《人事部、劳动部关于一九六六至一九六九届大中专毕业生参加工作时间和工龄计算问题的通知》（人薪发［1994］43号）、《劳动人事部关于解决原下乡知识青年插队期
间工龄计算问题的通知》（劳人培［1985］23号）等等。
第六类:党、团组织建设工作中形成的材料。包括干部参加党、团组织的有关材料。
第七类:表彰奖励材料。包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意，享受政府特殊津贴材料，此次统一规定作为奖励材料，归第七类。
第八类:涉法违纪材料。
第九类:招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。包括干部职务变化、工资待遇、出国(境)等材料，以及各种代表会议代表登记表等材料。注意，《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》统一规定归在第九类。本条增加了对外国永久居留证、港澳永久居民身份证复印件的归档要求，删除了因公出国（境）人员备案表。这里的工资、待遇类材料应有：93年10月执行的工改表；95年10月正常晋档工资审批表；97年7月调整工资标准审批表；97年10月工资正常晋档审批表；98年元月正常晋级审批表（五年年度考核称职）；99年7月调整工资标准审批表；99年10月正常晋档审批表；2001年元月调整工资标准审批表；艰苦边远地区津贴审批表；2001年10月调标审批表和正常晋档审批表；2003年元月正常晋级工资审批表（五年年
度考核称职）；2003年7月调标审批表和正常晋档审批表；2004年10月学历浮动工资审批表；2005年10月正常晋档审批表；2006年7月工资改革审批表、工作津贴和生活补贴审批表、完善艰苦边远地区津贴审批表。2006年至今正常晋级和调整艰苦边远地区津贴审批表。职务变动调整工资，要在职务变动工资审批表标表明工资文号，属于公务员的要有公务员定级表（97年或98年）；退休的要有退休住房补贴表、高原补贴表这两张表。任免：要求有副科级以上任免表及形成的考察材料及现实表现；按规定逐项如实、准确填写。要注明任免职务的批准机关、时间和文号，并加盖组织印章。2008年3月以后从其他单位调入机关或参照公务员法管理机关的干部，须有《公务员调任审批（备案）表》。
第十类：健康检查和处理工伤事故材料;治丧材料;干部人事档案报送、审核工作材料;其他材料。包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料;生平，非正常死亡调查报告等。省管干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也归入此类。
这里需要重点说明两个问题：一是第四类、第九类材料的二级分类问题。第四类、第九类材料需要采用二级分类法，按照内容的不同再分别分为四小类，具体来说: 根据中组部1991年印发的《干部档案整理工作细则，第九类材料可以再分为:1.工资材料; 2.任免材料;3.出国(境)材料; 4.参加会议的代表登记表等其它材料。此外，第四类材料可以再分为: 1.学历学位材料;2.职业（任
职）资格和评（聘）转业技术职务（职称）材料；3.反映科研学术水平的材料；4.培训材料等。第四类、第九类材料必须按新的分类标准进行二级分类。二是内容交叉材料的分类问题。部分档案材料，特别是一些制式表格，存在内容交叉的情况，可以根据材料的主要内容或用途来确定类别：1、以自传为主的履历或简历表归第二类；2、学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类；3、享受政府特殊津贴材料归第七类；4、干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类；5、中央和地方各级党委委员简历，人大常委会委员、政协委员简历放一类。
第二步，排序排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。排序的具体方法有两种:
1.按材料形成的时间排序适用于干部人事档案材料第一、
二、三、四、七、九、十类材料。注意，第四类、第九类材料排序时，是在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。
2.按材料的内容以及材料之间的内在联系排序适用于第
五、六、八类材料。其中，第五类、第八类材料的排列顺序一般为:上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号
和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页;有封面的材料从封面开始编写;空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。
第三步，编目修订后的目录与旧目录的不同:一是把“类号”改成了“序号”；二是把“材料制成时间”改成了“材料形成时间”；三是删除了“份数”栏。
编目的具体要求： 1.档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。2.每类目录应首先注明材料类号和类别名称。3.“类号”下再依次填写排列序号。规范的序号栏填写方法应该是：材料类号用汉字的“一”至“十”，二级类号用（一）至（四），顺序号用阿拉伯数字。 4.“材料名称”根据材料题目填写。一般来说，没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。 5.“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准，也就是以文件办理完毕、正式生效的时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全，如1985年9月1日，不能填为85年9月，或者1985年等。 6.“页数”材料
的页数。按照编好的页数如实填写。7.“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表；复印件等情况也应注明。8.书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。特别是第三、四、九类等，由于后续的材料比较多，为了留出足够的空格，不要在同一页中再填写其它类别材料的条目。
第四步，技术加工 1.对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求，经久耐用。复制件应附在原件后，与原件作为一件。 2.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。 3.幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。 4.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。 5.为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、被糊等形式粘连在一起。
第五步，装订。装订好的档案，档案目录臵于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不
损坏文件，方便阅读。如果左侧的空白不够，要托裱出装订边，不能压字。注意，装订时只要求档案材料左边、下边对齐，卷内有不同幅面的材料，右边、上边不能对齐是正常的，不需要刻意追求“四边齐”。干部人事档案如果太厚，应该分成两卷装订；分卷装订时，必须保证同一类材料分放在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求。卷夹背脊应附标签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等。书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。
照片档案归档整理规则． 照片档案归档整理规则 一.归档内容： 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的
照片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作 品的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。． 11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式： 1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工
作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料 移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间： 3．
文书档案（归档文件）整理方法 一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。 ※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。 ※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订
一起。 二、质量要求 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。 三、整理方法 1、对归档文件的技术处理。包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。 （1）拆钉。文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。 （2）文件修整。为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。主要包括以下内容： 第一，修裱破损文件。使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。 第二，复制字迹模糊或易退色的文件。包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。目前常见的复制方法是复印，字迹不宜太深，最好采用单面复印。
照片档案管理 1、照片档案概念： 照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。（见《照片档案管理规范》GB/T 11821—2002。） 照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。传统的照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案，其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备。 第一节照片档案管理 一、照片档案的积累与收集 (一)直接收集和征集 1、找业务部门收集 2、定人、定点、定期收集 3、全面收集与重大活动重点收集相结合 4、协商与协作收集 5、深入实际部门，发现收集线索 6、收集与翻拍相结合 7、自摄 （二）直接收集的保障措施 1、宣传教育手段 2、行政手段 3、经济手段 4、档案人员直接参与 （三）收集要求 1、对属于收集与归档范围的照片，应定期归档，集中管理，不得据为己有。 2、对存有真伪疑义的照片进行鉴定 3、归档照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁 4、底片、照片说明齐全
5、底片、照片影像一致 6、翻拍与制作照片 7、符合相关标准要求 （四）收集时间 及时整理，不跨年 （五）照片档案的归档范围 1、反映单位主要职能活动和工作成果的照片档案。 2、领导人和著名人物参加与单位、地区有关的重大公务活动的照片档案。 3、单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。 4、记录单位、地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。 5、反映地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。 6、与其他载体档案有密切联系的照片档案。 7、其他具有保存价值的照片档案。 二、照片档案的归档要求 （一）常规照片的归档要求 1、归档的照片材料必须含有照片、底片与文字说明。 2、归档的照片内容应具有真实性。 3、归档的照片和底片应清晰和无损伤（最好为5吋）。 （二）文字说明六要素：照片说明的六要素是：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。 （三）照片档案的结构 1、底片：底片分为原底片和翻版底片（复制底片）。——照片的母体、核心部分。 2、照片：是通过底片洗印而成的，与被摄对象是一致的。——直接利用的实际物。 3、文字说明：是照片的题名、文字补充和说明材料。——为方便利用，是照片档案的有机组成部分。 三、照片的整理方法、要求 1、照片的分类、组卷 根据形成量大小和利用需求一般采用两种分类组卷方法：一是形成量大的单位按年度——专题分类。是指将一个年度内归档的全部照片结合不同的专题依次排列组卷。一个年度的照片档案可形成一卷或若干卷。二是形成量少的单位按专题——年度分类。是指根据照片所反映的
科技档案的整理方法 一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。 一、分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。 1、分类的要求。搞好科技档案的分类，应注意以下几点： （1）科技档案的分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。 （2）科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。 （3）科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。 2、分类的方法。基层档案部门对科技档案的分类，实际上是在分类方案的指导下进行的。科技档案的种类很多，因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的，大体上，科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。（1）工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。 （2）型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。 （3）课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。 （4）专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。 （5）地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。 （6）时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。 以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。 二、案卷组织与排列 案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：按结构组织案卷、按
科技档案整理方法 第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录
2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的 3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。
2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。
档案业务知识培训 2013.3
目录 第一章什么是档案 一、什么是档案 二、档案的形成者是谁 三、档案的本质属性 四、档案的形式多种多样 五、档案的作用 第二章归档文件整理规则 一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集（归档）工作 2、归档文件的收集要求与方法 三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开 四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位
3、确定装订顺序 4、装订方式和要求 五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列 七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章 八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》 九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求 第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则
什么是档案 一、什么是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 二、档案的形成者是谁？ 档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。四、档案的形式多种多样。 档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；
照片档案整理方法步骤 ?一、照片档案的定义 ?照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和题名三部分。 ?二、照片档案整理原则 ?照片档案的整理应遵循照片档案的有机联系、便于保管和利用。照片档案的底片、照片应存放在照片盒内，数字照片的光盘，移动硬盘应单独存放。 ?三、照片档案整理方法步骤 ?收集——分类——排列——编号——装袋——装盒——编目?（一）照片档案收集 ?1、收集范围 ?（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。 ?①领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。 ?②本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 ?③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。 ?（2）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。 ?（3）其他具有保存价值的照片。 ?2、收集要求：及时、齐全、完整。 ?（1）对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机关或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为
已有。 （2）对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。 （3）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点?（4）底片、照片、说明应齐全。 ?（5）底片与照片影像应一致。 ?（6）对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。数字照片以光盘、移动硬盘和照片两种方式保存。 ? 3 、收集时间 ?（1）对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，各档案室归档，一般不应跨年度。 ?（2）依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他形态的档案一起向有关档案移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。 ?（3）档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。 ?（二）照片档案分类 ?将照片按其形成年度分类或按年度――类别分类。 ?（三）照片档案排列 ?1、照片在全宗、年度内按时间先后顺序排列； ?2、照片在全宗、年度、类别内按时间先后顺序排列。?（四）照片档案编号 ?1、编号 ?在照片背面按照片排列顺序逐张编号。 ?格式①：全宗号――年度――张号。
第三部分 文书档案的整理方法和步骤 文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤 一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。 复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年：…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2010年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法 永久：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法 永久：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。 二、鉴定 ◆确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况，我们选择以下分类方法 保管期限－年度分类法
这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如： 长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 （1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。 （2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号 （3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列 1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求 （文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是
一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 （4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国 （财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》
会计档案的整理与归档方法 一、会计档案含义料归档范围 会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。 二、会计档案材料归档范围 根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关规定，会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性（非指本单位）不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。 （一）会计凭证： 会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：（企业会计中还有汇总凭证）１、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。 自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。 ２、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。 综上所述：会计凭证归档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。 （二）会计帐簿： 会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证
只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种： １、序时帐簿（又称日记帐）、出纳帐、银行帐； ２、分类帐簿： 分类帐簿分总帐和明细帐两种 （１）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿； （２）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿； ３、辅助帐（备查帐簿），还有固定资产明细帐（卡片）各种登记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。 （三）会计报表： 会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支计划情况的报告文件。是根据帐簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类，主要有：１、从内容分：资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等； ２、从时间分：旬报、月报、季报、年报等； ３、从单位分：基层报表、汇总表等。（按各机关在编制会计报表时，所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档。）（四）工资表： 工资表是按照“各尽所能，按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入。种类主要有：工资发放名册、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金等。 （五）综合管理： 综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独立卷，但编案卷号时，可与报表一起编号，属永久卷排在决算报表的后面，属短期卷的排在月报表的前面。 三、会计档案立卷整理 （一）会计档案材料保管期限鉴定： 会计档案分两个保管期限：即永久、短期。永久保管的档案，没有时间终止，永远保存。短期保管的档案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。 １、凭证保管期限：
档案归档整理方法和步骤 对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。 一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。 一、收集文件 收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。 二、区分归档和不归档材料的范围 （一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 （二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。 2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 （三）机关之间分工归档的范围 为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。 1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。 2、上级业务主管机关召开的专业会议文件，由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。 3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他
建设项目照片归档整理方法 ?建设项目照片收集范围 ?照片档案整理 ?数码照片档案管理 建设项目档案概念 ?建设项目档案是指从建设项目的提出、调研、评议、决策、规划、征地、拆建、勘测、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用全过程中形成的应当归档保存的各种文字、图纸、图表、计算、声像等不同形式的文件材料。 照片档案 ?照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和文字说明三部分。 一、建设项目照片收集范围 ?凡是反映本工程项目建设过程中的工作活动，具有查考价值的照片均属收集范围 ?以能够反映项目建设全过程和整体面貌为基本原则 一、建设项目照片收集范围 ?记录本单位在参与工程项目建设过程中的主要职能活动和重要工作成果的照片 ?领导人和著名人物视察或参加与建设项目有关的重大公务活动的照片 ?在项目建设过程中本单位组织或参加的重要外事活动的照片 一、建设项目照片收集范围 ?记录本建设项目重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片 ?记录本建设项目的地理概貌及所涉及到的城乡建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片 ?其他具有保存价值的照片 历史的记忆随着时光流逝，凝固在泛黄的照片上，一个个瞬间，汇集成一部生动的历史画卷 照片具有强烈的生动性和形象性，时间感和空间感的特点，其作用和功能是其他载体所不能替代的 记录本单位主要职能活动和 重要工作成果的照片 ?开工前的原貌，包括拆迁前、拆迁过程、拆迁后； ?开工时：开工典礼； ?施工过程：记录主要部位施工状况 记录本单位主要职能活动和 重要工作成果的照片 ?竣工验收：竣工验收会、现场检查等； ?竣工后新貌：室内、外及周边环境。
文书档案的整理方法 文书档案的整理方法 一、概念 文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有 保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件 ”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。 归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤 1、归档文件规范整理基本要求 归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令
公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家 “双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。 2、归档文件规范整理基本步骤 归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。 三、归档文件的整理方法 1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话： 一是处理完毕的文件材料要随时收； 二是经常用的文件，要履行借用手续定期收； 三是本单位发文，在盖章时当时收； 四是会议材料，要事先做好工作及时收； 五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；
港口区文书档案整理步骤和方法 本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。 一、文书档案整理的步骤 1、收集--- 2、分年度--- 3、确定归档范围---- 4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。 二、文书档案整理的具体方法 1、收集。 文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。 第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。 第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。 第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。 如：“白头文件”： （1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。 （2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。 （3）、合同、协议、出版物原稿（附原本） （4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。 （5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议) （6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。 2、分年度。 按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。 3、确定归档范围。 （1）、文件材料归档范围 （2）、不归档的文件材料的范围 不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。 4、分类 (归档方法)。
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 编写吴金林 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
科技档案的整理方法与步骤 科技档案的整理要经过分类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。 第一步分类 科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类，我们旗各单位的科技档案主要有基建、设备两大类，各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开，然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。 基建档案：一般先按工程性质或用途分类，之下按具体项目分类。如果项目不是很多的单位，可直接按具体项目分类。 设备档案：一般先按设备性质或用途分类，之下按设备型号分类。如果设备不是很多的单位，可分到设备性质，不必再分下去。 特别提示： 一个科技项目的文件材料具有成套性，其他项目的文件材料不能混入。 科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中，应归入所针对的项目科技文件材料中。 第二步组合 1基建档案按形成阶段和内容分别组卷。基建档案一般有依据性文件（可行性研究、立项）、基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成的文件。 基建文件材料数量多，规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷，如竣工图组一卷或若干卷。若项目较小，材料不是很多，则可几个阶段的材料组成一卷，应视情况灵活掌握。 组卷顺序：依据文件（可行性研究、立项、审批）7基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）T设计文件T施工文件—监理文件T竣工验收文件T评奖创优文件T使用、维修、改建、扩建。 2设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷。设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收（合格证、说明书、随机图纸、质保书等）、安装调试、使用维护、更新改造等阶段和内容。组卷时按文件形成阶段、文件内容，结合数量多少确定组合。小型设备材料少的，可将文字材料和随机文件材料组成一卷。这也应视情况灵活掌握。 组卷顺序：市场调研一立项审批一购置合同一商务洽谈一开箱验收（合格证书、说明书、随机图纸、质保书等）-安装调试一验收一使用维护一更新改造。 第三步案卷和卷内文件材料排列 1基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。 2、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。
文书档案归档整理操作方法 档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。 一、基本要求： 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。 二、基本概念： （一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 （二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。 归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。 （四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。 三、整理方法： （一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 档案整理的质量要求 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义： 是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求： 遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围： 凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法： 一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围