科技档案整理方法
第一节科技档案
一、科技档案的定义
《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。
二、科技档案的特点
1、专业性
2、多样性
3、成套性
三、科技档案与科技资料的区别
1、反映对象不同
（1）科技档案：本单位科技活动的直接记录
（2）科技资料：外单位科技活动的记录
2、来源不同
（1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录
（2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的
3、作用不同
（1）科技档案：依据与凭证作用
（2）科技资料：参考与借鉴作用
第二节科技档案的收集归档
一、收集方法
一列入、一同步、一参加、一把关
1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。
2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。
（1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。
（2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。
3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。
4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关
围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。
二、归档范围
三、归档要求
1、归档的文件材料应为原件。
2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。
3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。
4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
5、图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。
6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。
四、归档时间
（一）基建档案
1、工程前期文件（依据性、基础性文件）：工作完成后，一次性归档。
2、施工、监理、竣工文件：
（1）规模小：竣工验收后三个月内一次性立即归档。
（2）规模大、周期长：可按单位、分部工程，通过单项验收后归档。
（二）设备、仪器：大型设备应在设备、仪器安装、调试成功，交付使用时归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。
（三）科研课题
1、一般情况下：在研究结束并完成成果鉴定后归档。
2、研究周期长的：可按阶段归档或按年度归档。
（四）产品、工艺：应在产品定型验收、正式投产时归档，也可视周期长短分阶段归档。
五、归档份数
1、基建档案一般不少于2套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆。
2、其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。
六、归档手续
档案交接时，应编制移交清单，一式两份，交接双方签字、盖章后方可交接。
第三节科技档案的整理
整理程序
1、分类→
2、组卷→
3、卷内文件排列→
4、拟写案卷标题→
5、复查定卷→
6、编页号→
7、填写卷内文件目录→
8、填写卷内备考表→
9、填写案卷封面→10、案卷装订→11、案卷排列与档号编制→12、填写卷盒、装盒排架→13、编制检索工具
一、科技档案的分类
（一）基建档案分类
1、“使用性质——单项工程”分类法
2、“专业——使用性质——单项工程”分类法
3、“使用性质”分类法
4、不分类直接组卷
5、综合类的设置
（二）设备档案分类
1、“使用性质——型号”分类法
2、“工序——型号”分类法
3、“车间——使用性质”分类法
4、“使用性质”分类法
5、不分类直接组卷
（三）科研档案分类法
1、“性质——课题”分类法
2、“专业——课题”分类法
（四）产品档案分类法
1、“系列——型号”分类法
2、“品种——问题”分类法
二、组卷
（一）组卷的含义：组卷，就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。
（二）组卷的要求
1、一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。
2、每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。
3、卷厚适度。一般不超过40mm。
4、案卷内不应有重份文件。
5、价值（保管期限）大体相同。
（1）基建档案：依据性文件（前期立项及审批文件）、基础性文件、土地证红线图、竣工材料及涉外文件等作永久保存外，其余文件可划分为长期或短期，原则不短于建筑物的使用寿命。参见P22页。
（2）设备档案：一般为长期或定期。要根据设备仪器的使用寿命来定。
（3）科研档案：要视其重要程序和价值大小来定期限。
（4）产品档案：一般定期，若反映出了该企业的发展史，则可永久存放。
（三）组卷方法
1、基建档案：以单项工程即某一建筑物为单位组卷
（1）大中型建设项目
a、文字表格类：按问题（专业）组卷。如：立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。
b、竣工图类：按专业组卷。即建筑、结构、水、电、气、暖等专业。
（2）小型建设项目
a、按阶段组卷：即按准备（开工前阶段）、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。
b、直接按单项工程组卷：即1个工程（建筑物）1卷，文字材料在前，图纸在后。
2、设备档案
（1）大型设备按结构组卷：即按设备的组件、部件、零件等不同可分拆的组成部分组卷。
（2）普通设备仪器按单台组卷：即1台1卷。
（3）小型设备仪器可酌情合并组卷：即2—3台组1卷。
3、科研档案
（1）科研成果档案
a、大型：按课题的阶段问题组卷：准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段。
b、小型：按单独课题项目直接组卷。
（2）科研论文：按年度或部门组卷，即1个年度的论文组1卷或1年中1个部门的论文组1卷。
4、产品档案
（1）大型产品：按结构组卷，即组件、部件、零件或按立项、设计、试制、生产、销售、创优等工作程序。
（2）小型产品：按系列或单个产品组卷，即1
个系列产品或1个产品组1卷。
三、卷内文件排列：
（一）概念：卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系，系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。
（二）方法：
1、按阶段排列——适合只组1个卷的情况。
（1）基建档案：按前期文件、工程设计（初设、扩初设计、技设、施工图设计）、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列。（竣工图按建筑、结构、水、电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列）（2）设备档案：按依据性文件、开箱验收、随机文件图纸、安装测试、运行维修的顺序排列。
（3）科研档案：按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段顺序排列。
（4）产品档案：按立项、研究设计、试制、生产、销售、创优等工作程序排列。
2、卷内即有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。
3、卷内纯属文字材料时，可参考文书档案排列：
（1）整体上按时间（工作程序进度）。
（2）正文在前、底稿在后。
（3）正文在前、附件在后。
（4）批复在前、请示在后。
（5）原件在前、复印件在后。
4、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。
四、拟写案卷标题
（一）基建档案标题拟写方法：
1、文字材料类：前期文件
“三段式”：责任者关于问题的名称
例：郑州市政府关于市电业局110千伏碧沙变电站
征地的
责任者问题
批复、会议纪要
名称
2、表格、图纸材料类：
（1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称
（2）项目名称+表格、图纸名称
例1：教学楼给排水、电气、门窗、装饰分部工程质量评定表
项目名称子项分部表格名称
例2：教学楼（电气）竣工图
项目名称专业图纸名称
例3：教学楼隐蔽工程记录
项目名称表格名称
（二）设备档案标题拟写方法：
型号+设备仪器名称+文件名称
例：XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单
型号名称文件名称
（三）科研档案标题拟写方法（略）
（四）产品档案标题拟写方法（略）
五、复查定卷
复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。复查内容：（1）案卷组成是否合理（2）卷内文件是
否齐全完整（3）卷内文件排列是否系统科学（4）案卷题名是否恰当。
六、编制卷内文件页号
1、编号范围：
（1）除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一编号。
（2）印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。
2、位置：正面——右下角、背面——左下角，同文档相反。
3、编号工具：用铅笔编写阿拉伯数字。
七、填写卷内文件目录
1、序号：即顺序号。序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。
（1）其中打印件与底稿，主件与附件，原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。
（2）请示与批复视为2份文件，各编各的号（若批复不另行文，只在原请示件上批示意见的，仍做为
一份文件，编一个号，但需要在题名填写时体现出批示）。
2、文件编号
（1）文件：如：请示、批复，文件编号就是文号。
（2）图纸：填图号，例“建施-1”，“结施01”“水施03”。
（3）许可证：填证号。
3、责任者：
（1）以落款盖章或签名为准，填写文件的直接形成单位和个人；
（2）有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
（3）竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。
（4）责任者可填写规范通用的简称。
4、文件材料题名。
即文件标题或图纸的全称。
5、日期：文件或图纸的形成日期。格式为20020 612（8位数）。
6、页号：填每份文件的首尾号。
说明：（1）图纸有图样目录时，仍要编制《卷内文件目录》，原图纸目录要作为卷内一份文件编页号
登入目录；若该套图纸需要组成几卷，图纸目录放在第一卷内。
（2）卷内文件目录排在卷内文件首页之前。
八、填写卷内备考表
（一）说明：包括以下内容：
1、标明卷内文件的件数与页数；
2、说明卷内文件残缺破损情况（无者不写）；
3、填写立卷人、检查人姓名及日期，日期为立卷的完成时间。
（二）互见后：填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号，该档号后应注明载体形式，并用括号括起。
九、填写案卷封面
1、档号：后面讲。
2、档案馆号：不填。
3、案卷题名：填写已拟写好的案卷
题名即可。
4、立卷单位：哪个单位组卷就填哪个单位
5、起止日期：填写卷内文件形成的起止日期，只填年、月。
6、保管期限：①填写划定的永久、长期、短期
②卷内档案材料有两种以上保管期限时从长划定。
7、密级：根据已划定的密级填、若没有则不填，特殊情况请示有关领导再填。
十、案卷装订
（一）拆掉金属物。
（二）科技档案可采用装订和不装订两种形式。
1、装订方法：
（1）用棉线三孔一线（8字装订法）
（2）图纸折叠。
a、要按A4图纸大小折叠成手风琴式；
b、卷内的图纸左侧要留出装订边30mm；
c、折叠图纸时注意正面朝内，图签外露，以保护图纸受磨损并便于查看利用。
（3）图纸装订要加垫纸板并包脊背。
2、不装订：
（1）卷内文字材料，要以份（件）为单位，用线装订。
（2）卷内图纸要折叠成手风琴式A4大小的统一幅面，不留装订边。
（3）卷内的每一件文字材料和每一张图纸，均在右上角空白处加盖档号章，式样为：
3、对破损、小于A4规格的文字材料要修复与托
裱，装订线外有字迹的要加边。
编制检案工具
科技档案常用的是《科技档案分类目录》、《总目录》。
（二）《档案总目录》
1、打破大类中二级类目及以下类目（即小类）的类别界限，以归档时间的
先后作为登记入册的前后顺序。
2、以打破年度的大流水号为登记的顺序号。
档案整理标准和要求 1、文书档案：《归档文件整理标准》 （DB12/T127-2001）。 （1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。 （2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。 （3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。 归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。填写归档章的项目可盖章也可手写。字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。 将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。 （4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管
理系统，做到文件级目录计算机检索。 2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。 （1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。其中： 会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年） 会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年 总账、各类明细账（15年）财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久） 其他类包括：会计移交清册（15年） 会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。 （3）装盒：采用会计档案专用档案盒，盒脊、盒封面项目填写齐全规范（不可手写，需购置（刻）章加盖，红色）。每卷填写备考表，签署完备。 （4）排列和编号：按照类别——年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其他四类分开，再按时间顺序编制大流水号。
第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的
3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。 2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。
3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。 二、归档范围 三、归档要求 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。 3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。 4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5、图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。 6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。 四、归档时间 （一）基建档案
惠州市建设工程档案整理规范 一、建设工程文件的归档范围 市城建档案馆接收范围的建设工程为本城市规划区内的各项建设工程。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 惠州市建筑工程文件的具体归档范围应符合本规定附录A, 惠州 市市政工程文件的具体归档范围应符合本规定附录B, 惠州市地下管线工程文件的具体归档范围应符合本规定附录C。 二、建设工程档案归档的质量要求 1．归档的工程文件应为原件。 2．工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 3．工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 4．工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 5．工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 6．工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4( 297mm×210mm)，图纸应采用国家标准 图幅。 7．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 8．所有竣工图均应加竣工图章。竣工图章的基本内容应包括："竣工图"字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图尺寸为：50mm×80mm。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。竣工图示例如下：
9．利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3 的，应当重新绘制竣工图。 10．不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4 幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面（按《技术制图复制图的折叠方法》） （GB/10609.3---89 ）。详情请参考附录G 折叠方法。 三、建设工程档案的立卷 1．立卷的的原则与方法：立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。建设工程文件按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件按建设项目的建设程序、专业、形成单位等立卷，监理文件按单位工程立卷，施工文件按分部工程立卷，竣工图按单位工程和专业立卷，竣工验收文件按单位工程、专业等立卷。 2．卷内文件的排列：卷内文件必须按本规定附录A、附录B、附录C的类别和顺序排列，图纸按专业图纸目录顺序排列。 3．案卷的规格：文字材料一般不超过3厘米，图纸不超过 5 厘米。印刷成册的工程文件保持原状。 4．案卷的编目： （1）卷内文件页号的编制：卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1” 开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。 （2）卷内目录的编制：卷内目录排列在卷内文件首页之前，示例样本请参考图例1。序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 1 依次标注。责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余用“等” 代替。 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。文件题名：填写文件标题的全称。 日期：填写文件形成的日期。页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。 （ 3 ）卷内备考表的编制：卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，示例样本请参考图例2。卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立
档案资料编制要求及管理办法 为了加强项目档案资料管理工作，规范项目资料、文件保管程序，保证各类档案资料的完整性，避免后期竣工资料的返工，结合《贵阳市城市轨道交通工程竣工档案验收移交细则》及《贵阳市城市轨道交通有限公司声像档案管理细则》的相关规定，特制定资料编制要求及管理办法。 一、纸质文件归档要求 （一）归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘测、设计、监理、施工等方面技术标准的规定。 （二）归档文件应为原件，应真实、准确、完整，与轨道交通工程实际相符合。 （三）归档文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章规范，图章完整清晰，负有责任的各方签署手续完备（签名、盖章）。 1.签字人：技术负责人、质检员签字一栏必须是投标技术负责人及持证质检员签字，若有人员变更，则以变更通知下发之日起的相关文件由变更确认的人员签字。 2.盖章：必须是中标单位公章。 （四）归档文件中文字书写应符合国家用字规范，采用国家颁布实施的简化汉字，图表的绘制应符合国家制图标准的规定。 （五）归档文件中文字材料幅面尺寸宜为A4 幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 （六）竣工文件材料使用的纸张、照片、光盘等记录材料和载体材料
必须质量优良，耐久性强。 （七）归档的竣工图必须为新蓝图。 （八）对破损的文件、图纸应进行托裱，使用无粮浆糊，不得使用胶纸带粘贴。 （九）工程文件应采用能够长期保存耐久性强的书写材料，如碳素中性笔,不得使用易褪色的书写材料,如圆珠笔、铅笔、复写纸等。 二、归档文件字体与页边距要求 （一）归档文件字体、字号要求 （二）表格页边距要求 纵向左边距、横向上边距必须保证2.5cm的装订线，其它三边尽量满足要求。（表格页边距已经调整好） （三）签名 必须由本人签名，签名字迹必须工整、清晰，不可艺术话。 三、工程变更依据性文件质量要求 （一）施工单位施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提
( 安全管理 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 技术档案管理规定(标准版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process
技术档案管理规定(标准版) 为保证车辆技术状况良好，准确掌握车辆及其所换机件的技术状况，制定本规定： 一、技术档案是指本企业进行生产经营活动所用的一切重要图片、图纸、光碟、图书、报表、技术资料、有关设备的技术文字说明等技术性文件，整理后归并文件档案。 二、本厂设置技术档案有：维修汽车技术质量档案、技术标准、规程、工艺文件、统计报表等生产技术档案、设备档案。 三、本厂技术档案由调度资料部门负责建立、保管、运用或提供使用。 保管工作由调度资料部门指定专人负责。 四、每类档案资料进入本企业、技术部应当月内建立档案。建档时要分类编号、登记，并立卷归档，并进行必要的整理编制卡片，以便查阅。
同时建立电子档案，并在每周进行一次移动硬盘存储，防止数据丢失。 五、修理厂技术档案不外借。内部技术人员办理借阅手续后，可以借阅，但属修理厂秘密的资料不得外借，不得随便复印。技术档案阅后要及时归还并办理归还手续。 六、车辆技术档案的建立，必须建立单车维修档案，数据、信息准确全面，按信息归类存放，并做好重要的维修数据记录其换件记录。 七、技术部定期对技术档案进行鉴定，确定保管年限及时销毁失去使用价值的档案。 八、所有档案保存期限为长期。 云博创意设计 MzYunBo Creative Design Co., Ltd.
For personal use only in study and research; not for mercial use 我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型: 1 公司设立、变更得申请、审批、登记等方面得文件材料; 2 公司股东会、董事会、监事会形成得文件材料; 3 财务、会计及其管理方面得文件材料; 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面得文件材料; 5 经营管理方面得文件材料; 6 仪器、设备方面得文件材料; 7 基本建设、工程设计、施工方面得文件材料; 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供得,以声像形式记录下来得各种资料。 9 本企业对外得正式发文与相关机构来往得批复。 10电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输得文件。 11其它具有利用与保存价值得文件材料。 (一)整理单位: 件:即归档文件得整理单位。一般以每份文为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文各为一件。 对“件”与“为一件”得确定,原则上,整理单位应为“自然件”,即单份文件,一般以每人文件为一件。 但根据实际情况,还有以下一些原则: 1、会议文件得确定:按内容(问题)分别确定为件。 2、会议记录:以会议种类各为一件,如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项:一文一件 4、信息简报:每期为一件 5、请示与批复各为一件(四川省规定) 6、文件正本与不同稿本:正本与定稿为一件,但定稿过厚不易装订得,也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿得,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单:应与文件作为一件。 9、原件与复制件:复制件与原件作为一件。 10、转发文与被转发文:应作为一件。 11、报表、名册、图册等:按其本来得装订方式。一册(本)作为一件。 12、来文与复文:分别为一件。 (二)文件修整(略) 1、修裱破损文件 2、复制字迹模糊或易退变得文件 3、超大纸张折叠 4、去除易锈蚀得金属物 (三)文件装订 装订顺序:
科技档案的整理方法 一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、案卷组织与排列、编目几个环节。 一、分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。 1、分类的要求。搞好科技档案的分类，应注意以下几点： （1）科技档案的分类要遵循同一规则。在一个单位内部或一个专业系统，同一种科技档案的分类标准应该一致。 （2）科技档案分类要遵循效用规则。即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点，追求分类的整体适用效果。也就是说，科技档案的分类，要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性质和特点。 （3）科技档案分类要遵循排它规则。即同一级类目必须互相排斥而不能重合。（4）要编制一个合理和切实可行的科技档案分类方案。分类方案是进行科学分类的依据性文件，在编制科技档案分类方案时，要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点，确定明确的分类标准和分类方法，设置科学、合理的类目体系，形成完整的科技档案分类方案。 2、分类的方法。基层档案部门对科技档案的分类，实际上是在分类方案的指导下进行的。科技档案的种类很多，因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的，大体上，科技档案实体分类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法。对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法，其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法，其典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。（1）工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。 （2）型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案的类别。 （3）课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案的类别。 （4）专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。 （5）地域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。 （6）时间特征分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。 以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质——工程项目分类法、流域——工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质——型号分类法、系列——型号分类法、年度——纱号分类法。设备档案的分类，根据组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质——型号分类法、工序——型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科——课题分类法、专业——课题分类法。 二、案卷组织与排列 案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：按结构组织案卷、按
一、项目需求理解程度、难点分析及解决方案 1.对本项目需求的理解 1.1 对项目概述的理解 （一）项目预算理解 本项目财政预算金额为元（人民币）。 （二）项目概况理解 1.项目背景：档案管理工作是中心各项工作的基础。 中心在日常公积金业务审批活动中，形成了大量的公积金业务档案，包括公积金归集、提取和贷款三大类业务的档案。根据档案管理的有关要求，为 实现档案的规范化和数字化管理，需对日常工作中产生的各类档案进行同步整理、扫描，形成数字档案提供查询利用，提高档案服务能力和水平。 2.项目整体情况：中心目前保存的这些公积金业务档案资 料中，大部分均已由前台柜员打上页号；已打印文件材料清单（相当于卷内目录）。 前台柜员在办理业务时，已将该纸制档案高清拍照并保存在业务系统中；但大多 数电子影像需图像处理。公积金业务档案类别及数量详情如下表： 档案类别预计数量（卷/份）预计每卷档案页数公积金业务档案（包括：归集类、 不少于450万卷3-15页提取类、贷款类档案） 整理、扫描场地由中标方提供，且场地的相关安保设施等需符合档案局的检 查要求；档案整理工作中的所有设备、工具、维修与耗材费用（包括卷皮、档案盒、不锈钢装订夹、复印件等）等均由中标方承担。 （三）项目目的及目标理解 完成存量的公积金业务档案约450万卷（份）的整理、补录、补扫描及电子 影像的图像处理与复核工作。
（四）项目依据及参考标准理解 1．《中华人民共和国档案法》。 2．《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)。 3．《档案著录规则》(DA/T18-1999)。 4．《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》。 5．《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。 6．《深圳市住房公积金管理中心业务档案整理规范》。按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到深圳市档案馆进馆质量要求。 （五）项目采购范围理解 中标方通过人员、设备、技术、管理等，对接收的实体档案进行专业化的归档、整理、著录、扫描等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库。 （六）项目完成期限理解 本项目完成期限为自合同签订之日起18个月。 （七）付款方式理解 按财政委员会相关规定进行。 1.2 对技术要求的理解 （一）归档、整理、扫描工作流程和服务内容理解。 1.档案接收：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。 2．编档号：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。 3．组卷整理：包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。中标方应严格按照《档案整理规则》(DA/T22-2000)进行整理。 4．部分著录：在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。中标方应严格按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进行著录。 5．扫描：包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。 6．总体检查：检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致；检查接收
关于科技档案归档整理的基本要求 1、归档前请到档案人员处索取项目档号，档号格式为ZN XXXX－XXX－ XX。 2、填写每卷算稿、报告及图集的《科技档案》封面（封面请到档案室领取）。 3、《科技档案》封面上的“起止日期”是指文件材料形成的最早和最终的日 期，不是归档的时间。 4、编写卷内文件页码，页码从封面开始编写，起始页码是1,有文字的页面均 需编页码，页码编写位置是正面编在右下角，反面编在左下角；如报告或算稿的正文已编有页码，则只需将页码从封面连续编到正文的前一页止，并在卷内备考表的封面及目录页栏内填上其页数。 5、检查卷内文件的墨迹，不能有红、纯蓝墨水，不能有圆珠笔，不能有铅笔 （除行业特殊要求的除外）；如有上述情况，需复印，并将复印件放原件的前面。 6、在一个案卷内有两本以上的算稿时需填写《卷内目录》。 7、填写科技档案卷内备考表，立卷人填写归档整理的人，时间填写归档时间。 8、图纸归档需在底图上填写档号，档号的填写位置应在图纸的右下角、图名 框附近的空白处，每张图纸填写一个档号，档号的格式为：ZN XXXX－XXX－XX－XX；并将底图扎边，按档号顺序排列好。如有图集的可不必晒蓝图，没有图集的需晒蓝图一套。 9、按《图纸目录》式样填写图纸目录。 10、归档的底稿、算稿、底图都需要同时归与之相对应的校审卡,放在底稿、算稿的最前面，按校审运行卡、合格产品评定表、等级评分表的顺序排，底图的校审卡按卷单独收集。 11、关于归档的份数：正式报告正本归两套，底稿一套；图集、图纸归一套， 底图一套；算稿一套；原始记录归一套。 12、归档移交时需填写好《归档移交目录》,一式两份。其填写方法是每个案 卷要占一条记录。 13、《归档移交目录》、《卷内目录》、《图纸目录》式样可到档案人员处索取。 郭海燕 2008－01－09
档案立卷及整理规范 一、卷内文件排列 （一）不同年度的文件不得放在一起立卷，即卷内文件不允许跨年度立卷；跨年度的请示与批复，放在批复年立卷，没有批复的放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年度立卷；跨年度的总结放在最后一年度立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷； （二）卷内文件按其形成时间顺序排列。首先按月份顺序排列，同一月的文件按日期的先后顺序排列； （三）文件的批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前、草稿在后；转发件在前、原件在后；结论性材料在前、依据材料在后。 二、卷内文件编号 （一）卷内文件应在有文字或图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号，空白页不编号； （二）卷内文件材料要拆除金属物，对破损文件材料应按裱糊技术要求托裱，装订线外有字迹的要加边托裱，有园珠笔、复写纸复写的材料应复制，连同复制件一并订入卷内，原件在前，复制件在后。 三、卷内文件目录的编制 （一）顺序号：卷内文件依其排列先后填写序号，一件一号； （二）文号：填写文件制发机关的发文字号，要写完全； （三）责任者：填写制成文件的单位名称，要写全称； （四）题名：一般照实抄录，原文标题过于简单，不能反映内容的，应在标题后用括号标注文件提要。例：一份五一放假通知，原文题为“通知”，应在标题后注为［关于五一放假的通知］，没有标题的文件，可依内容自拟标题外加［］。 （五）文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的文件应考证清楚后填写； （六）所在页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号； （七）备注：对卷内文件变化做必要说明。 四、卷内备考表的编制 （一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况； （二）立卷人：完成立卷后由立卷者签名； （三）检查人：由案卷质量审核者签名； （四）立卷时间：由本单位主管档案负责人签名； （五）备考表附于卷尾。 五、案卷标题的拟定：案卷标题一般由作者、问题、文种组成。标题简练， 概括准确 六、案卷的装订： 用线绳在左侧三孔装订，中侧和下边要取齐，结头在背面，装订要结实、整齐、美观。不掉页，不压文件字迹，不损坏文件，不妨碍阅读
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求 （文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是
一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 （4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国 （财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》
科技档案的整理方法 作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：4519 更新时间：2012/5/19 第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的
3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。 2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。 二、归档范围 三、归档要求 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。
科技档案整理方法 第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录
2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的 3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用 第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。
2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。
档案整理技术要求
北京四方工程建设监理有限责任公司 锦州项目监理部
市政基础设施工程档案整理技术要求 为了规范都市道路基础设施工程竣工文件立卷归档工作，保证都市道路道路基础设施工程竣工文件档案质量，更好地为都市道路建设、全市路网规划、建设治理服务，依照国家与锦州市有关法律、法规、规范和标准，结合锦州市政基础设施工程治理的实际情况，特对竣工文件立卷归档工作提出如下要求。 一、竣工文件立卷、归档是按照辽宁省地点标准DB21/T1212-2001《建设工程监理档案编制规程》和建设部建城[2002]221号《市政基础设施工程施工技术文件治理规定》以及锦州市城建档案馆的相关技术要求，进行市政基础设施工程竣工文件、资料分类、整理、装订立卷、登记移交的工作。 二、市政基础设施工程竣工，在监理预验收合格后，由施工单位、监理单位编制竣工资料档案。监理单位由总监负责，施工单位由项目技术负责人负责。配备专职资料档案员负责道路竣工资料的收集、整理、档案编制工作。 三、市政基础设施工程施工时期和工程交、竣工时期形成的文件材料由各施工单位负责收集整理。市政基础设施工程项目预备时期的文件、材料，治理性材料由锦州市都市交通项目治理办公室、监理单位负责收集。
四、市政基础设施工程档案内容按附录一所列项目编制。 五、市政基础设施工程档案的收集、整理、档案编制工作从工序环节抓起，保证施工资料的真实、齐全、完整。承包人必须做到资料归档与施工进度同步，监理对施工单位资料进行检查指导。 六、竣工文件、资料档案按照《建设工程监理档案编制规程》和《市政基础设施工程施工技术文件治理规定》以及锦州市城建档案馆的要求，分不组成建设单位治理卷、监理卷、施工卷。建设单位治理卷全册一卷，由锦州市都市交通项目治理办公室保存全册一份。监理卷由监理单位保存，并交锦州市都市交通项目治理办公室一份，施工卷全册两卷，由施工单位保存一份，并移交锦州市都市交通项目治理办公室一份。城建档案馆组卷按锦州市档案馆组卷要求整理。 七、建设单位治理卷、施工卷由施工单位负责收集、整理组卷，监理单位审查合格后，报锦州市都市交通项目治理办公室审查。监理卷由监理单位负责收集、整理组卷，报锦州市都市交通项目治理办公室审查。 八、锦州市凌西大街等8条道路维修养护工程竣工图要求能够全面准确反映施工实际情况和特征。在施工中，完全按照设计
科技档案的整理方法 第一节科技档案 一、科技档案的定义 《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定：科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 二、科技档案的特点 1、专业性 2、多样性 3、成套性 三、科技档案与科技资料的区别 1、反映对象不同 （1）科技档案：本单位科技活动的直接记录 （2）科技资料：外单位科技活动的记录 2、来源不同 （1）科技档案：是由本单位的技术部门形成的原始记录 （2）科技资料：从本单位以外收集、交换、购买来的 3、作用不同 （1）科技档案：依据与凭证作用 （2）科技资料：参考与借鉴作用
第二节科技档案的收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。 2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关 围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。
工程技术及档案管理规 定 文档编制序号：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]
工程技术资料及档案管理制度 第一章范围 1、本制度规定了项目部所有部门工程技术资料管理标准、管理内容、要求与方法、检查与考核。 2、本制度适用于本工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间所有工程项目技术资料的收集、整理、移交等管理。 第二章规范性引用文件 建设项目（工程）档案验收办法 工程竣工图文件编制规定 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 第三章管理办法与制度 一、工程技术资料归档范围及要求 1、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 2、项目凡持有上条所述标准规定之范围中所列资料的，无论是由部门或者个人保管，均应按本制度要求进行整理，由档案工作人员验收后归档。 3、对与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理后归档。有电子文档资料的，应同时收集齐全。 4、所有归档的工程文件应为原件。 二、工程技术资料管理 1、接收：技术档案室在接收资料时应仔细核对资料名称、份数、资料状况（正、副本、原件、复印件、完好、齐全、破损）。 2、登记：充分利用资料管理软件，分类登记，确保软件自动生成的档案号与分类表一致。 3、填写卷盒封面、脊背。
4、排架：资料按类别分类排架：依照从上到下，从左到右的原则，卷盒（袋）正面向左。 三、资料的分发及借阅 1、资料分发要填写“文件和资料发放登记表”，借阅要填写“资料借阅登记表”，签字备查。(表格见附表1.1、1.2) 2、项目工程技术档案资料原则上仅供项目内部人员使用，外单位调阅档案要经项目领导批准，见有效证件才可接待。 3、资料外借一般不超过1个月，最长不超过3个月。超过规定时间应办理续借手续。档案室保存的资料数量任何时候不应少于二套，只剩二套时，原则上不再外借，特殊情况下急需借阅，必须经过综合部主任签字批准。 4、借阅资料要及时归还。 5、对借出归还的资料要认真核对清点。 6、收到归还的资料要及时放回原处，并在借阅登记表上注销。 7、档案室对借出资料每月汇总一次，对到期末还的资料发出催还通知。 8、工程技术档案管理。 四、收集 1、凡从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间，办理完毕并能反应与生产、建设、技术等有关重要职能活动，对今后各项工作和延续本企业、本单位历史发展具有查考和凭证价值的科技文件材料（纸质及其它载体）均需进行收集。 2、档案管理人员应坚持“五参加”（参加科研成果和科研项目鉴定；参加设备招、评标，参加设备开箱；参加工程项目验收；参加重要的生产事故分析会），了解工程进度及有关资料情况，以保证各类档案资料及时、齐
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 目录 1范围 2规范性引用文件 3术语和定义 4总则 5项目文件的收集 6项目竣工文件的编制 7项目文件的整理与归档 8项目档案的整理与移交 时间: 20XX-06-04 15:22:59 DA／T28—20XX 1范围 本标准规定了国家重大建设项目(工程)(以下简称项目)文件归档与档案整理的要求和方法。本标准适用国家重大建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收．其他建设项目可参照本标准． 2规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款．凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准．然而．鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件．其最新版本适用予本标准。 GB／T10609．3技术用图复制图的折叠方法 档发字[1997]20号国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》 3术语和定义 下列术语和定义适用于本标准． 3．1 建设项目construction project 指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在 经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位． 3．2 单项工程unit of project 指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工 程效益的工程． 3．3 单位工程subunit of project 指具有独立设计文件、可独立组织施工．但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的 工程． 3．4 项目文件records of project 指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成 的文字、图表、声像等形式的全部文件．包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等． 3．5
档案馆档案整理规范及要求(1)
郑州市项目档案整理规范及要求 第一部分：总体要求 第二部分：建设工程文件归档范围和保管期限表 第三部分：项目档案分类 第四部分：项目档案整理 第一部分：总体要求 一、国家、省、市关于重点建设项目档案管理的规定 1、郑州市人民政府令第184号：郑州市建设项目竣工验收规定（第五、六、七、十四、十五条） 2、专项验收制度：《重大建设项目档案验收办法》 3、登记制度：《国家重点建设项目档案管理登记办法》 4、通知制度：《关于建立郑州市重点建设项目档案专项验收通知制度的通知》 二、参建各方档案工作职责 1、工程代建（使用）单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，对工程档案的范围、套数、质量、费用、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整理、归档责任。 2、工程代建（使用）单位要对项目档案工作采取有效措施，制定可行的规章制度，实行领导负责制，确定负责领导、部门及档案工作人员，制定可行的规章制度，对工程档案实行统一管理，对参建各单位档案工作实行有效的监督、指导、检查，确保工程档案工作与工程建设同步进行。 3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣工文件；并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代建（使用）单位移交。 4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。 5、施工单位形成的档案材料种类多，数量大，应配备专人，对施工各阶段档案材料进行收集，整理，按合同要求将工程档案数量齐备、整理规范，及时向代建（使用）单位移交。 6、参建各单位在档案向代建（使用）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有害生物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。 三、归档的要求 归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。如：代建单位向市档案馆移交整个项目档案，参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。 1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。 齐全：齐全是对整体而言。对工程档案整体而言，齐全是把整个工程项目档案全部收集起来；对工程参建各方来说，齐全即是把各单位在工程建设中形成的全部文件材料收集起来，即把各单位归档范围内的文件材料全部收集起来。 完整：完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地收集起来。 准确：指文件材料是实际情况的真实反映，图物相符，文电一致。